This is an HTML version of an attachment to the Official Information request '2018 Census External Data Quality Panel OIA act request'.

 
 
2018 Census External Data Quality Panel: Minutes of Meeting 
on 7 December 2018 
Date and time 
7 December 2018, 9am to 3:30pm 
Location 
Stats NZ, Auckland Office 
48 Greys Avenue, 
Auckland Central 
Present - 
Richard Bedford - Chair 
panel members  Tahu Kukutai 
Donna Cormack 
Alison Reid 
Thomas Lumley 
Len Cook (on video conference from Wel ington from 11:30am) 
Barry Milne 
Ian Cope (on video conference from UK until 1pm) 
Present – Stats 
Auckland 
NZ 
Kathy Connol y, General Manager Census 
Vince Galvin, Chief Methodologist 
Gareth Meech, Senior Manager Census and Secretariat 
Steph Prosser, Senior Analyst Census 
Adele Quinn, Manager Census Analytics 
Christine Bycroft, Principal Statistician 
Christchurch via v/c for selected sessions 
Brooke Theyers, Senior Population Insights 
Robert Didham, Demographic Analyst 
Mike Berry, Manager Census Content and Customer Relations 
Digby Carter, Statistical Analyst, Census Content and Customer Relations 
 
Meeting minutes 
9-10am – Previous minutes and shared workspace issues 
The Chair and secretariat worked through the minutes from the November meeting. Specific 
updates are noted in the second half of this document. The secretariat then talked through the 
new shared workspace structure and answered questions about the setup. Noted that it looked 
like panel members did not have write-access. Also noted that any attachments added should be 
appropriately label ed to al ow easier reference and cross reference. 
 
AP4-1: Secretariat to ensure al  panel members have shared workspace write-access and items 
are label ed appropriately. 
 
AP4-2: Secretariat to ensure al  documents have useful headers and footers to ensure it is clear 
what panel members are reviewing. 
 
There were several comments from the panel that the late loading of the shared workspace the 
previous day made it difficult for the panel members to be prepared. This was acknowledged but 
it was pointed out that the newly run data meant many parts of the presentation had only been 
created during the previous 2-3 days. There was also a discussion about whether the panel 
members should have access to a folder just for their use. Such a folder can be created but it 
would not be completely secure given that the manager of the secure site (the secretariat) would 
Page 1 of 10 
 


 
 
have access. However, the panel was assured that Stats NZ staff would not access the material in 
such a folder if it was created. No specific action is required at this stage. 
 
A glossary was also requested for SNZ acronyms. 
 
AP4-15: Gareth to begin compiling a glossary of acronyms that can be added to over time. This 
wil  be uploaded to the workspace. 
 
The date for the March meeting was confirmed as Wednesday 6 March 2019 in Auckland. 
 
There was a request to add an action to load a document that shows the internet col ection 
system screens that respondents completed – in particular the household set-up form. Adele 
noted that we do not have a ful  copy of every screen, but we could col ate screen shots from 
most parts of the system. 
 
AP4-3: Adele to create a load document with Internet Col ection System screen shots for panel 
members. 
 
10am – Update about public communications and programme timelines 
Kathy talked about the media release published on 27 Nov and the low general media uptake to 
date. There has been some interest on social media and from Māori media. Kathy thanked the 
panel for their advice as it influenced the media release and supporting messages. The panel 
commented that stakeholders were not that surprised by the announcement. Kathy discussed 
some complementary strategies being started to better meet the needs for data for Māori. The 
panel noted that if Stats NZ know now that iwi data are not going to be of sufficient quality for 
publication then they should be letting key Māori stakeholders know this as soon as possible. 
 
An updated 2018 Census Privacy Impact Assessment (PIA) has been published that updates the 
public about the data linking and protections being used. There was a discussion that if the PIA 
does not contain the ful  picture, Stats NZ would be under increased scrutiny and exposure to risk. 
There was a level of discomfort about the chain of consent from individuals through data 
suppliers to Stats NZ. It was also noted that a discussion at a previous meeting had not created an 
action point about what commitments Stats NZ has given to respondents and data suppliers (see 
new AP4-6). 
 
AP4-4: Gareth to add link to PIA to shared workspace. 
AP4-5: Stats to document how multiple de-identified data points have been protected from 
identification once they are assembled. 
AP4-6: Stats NZ to document ‘What is the legal basis that it is OK to do what we are doing with 
admin data and what are the ethical implications we have considered?’ ‘What commitment has 
Stats NZ given to respondents and data suppliers about what we are doing with admin data? 
What have they said? What are the key data sources?’ 
 
Kathy reviewed the draft critical path for the analysis and release of census data. Comments were 
made about the sensitivity of electoral data and questions were raised about the technical papers 
Stats NZ intended to publish. 
 
The panel discussed the chal enges of how their report is drafted in terms of the level of technical 
information required and the time commitments that wil  require, both from the panel and Stats 
NZ. The possibility of needing a dedicated writer was suggested. The need to consider the relative 
Page 2 of 10 
 


 
 
timing of the two external reports in relation to each other and the first release of data was also 
discussed. 
 
It was agreed that the panel report wil  need to come out around the time of first release of 2018 
Census data, as it wil  be dependent on the need to refer to published data. 
 
AP4-7: Gareth wil  share draft list of technical papers (currently being reviewed internal y) with 
the panel to see if this list wil  also help the panel produce the independent report. The panel has 
also created a list of documents that would be helpful, so these can be compared. 
 
11am – Methods and data update 
Christine reviewed briefly the Plan B methods. This session was shortened as the Chair needed to 
ensure al  items in the agenda for this meeting were covered at least partial y. After presenting 
updated data, Kathy and Christine asked the panel ‘what does an acceptable level of under-
coverage look like’ and ‘what is an acceptable level of imputation’? Some members of the panel 
felt unprepared to give an answer and others expressed that it ‘was going in the right direction’. 
 
The panel discussed slides Christine presented on alternative sources of iwi information. Examples 
included 2013 Census ‘codefile’ data and iwi organisation lists – both were seen to have data 
quality issues. 
 
The Chair noted that the iwi data did not look as if they could be improved by drawing on other 
sources. At this stage the iwi data did not look fit for use. The panel advised that as it is, iwi data 
should not be released as standard output, but could potential y available under certain 
conditions to specific groups with caveats. It was acknowledged that this was a panel 
recommendation but that it was a Stats NZ decision on whether and how this data would be 
released. The panel further advised that Stats NZ consider national vs iwi specific approaches to 
how we communicate this. The secretariat noted that Stats NZ wil  come back to the panel with 
proposals as to how they wil  work with iwi on this issue. 
 
Stats NZ participants pointed out that there is stil  some work to be done on iwi data, but that 
these are unlikely change too much in the coming months. Output options were discussed briefly 
and Stats NZ wil  come back to the panel with a detailed evaluation and output options paper 
once more work had been done. 
 
AP4-8: Gareth and Richard to consult over a when Stats NZ wil  return to the panel with proposals 
relating to the public release of iwi data. 
 
12pm – Quality Assurance Framework and customer engagement 
Gareth presented some of the slides (again truncated due to time constraints) relating to the 
quality framework focusing on the principles of decision making. There were questions about 
whether the principles had been ordered (not yet specifical y). It was noted that constitutional 
and Treaty obligations should be at the top of the lists. 
 
AP4-9: Gareth to update panel once more detail has been completed on the framework including 
an ordering of decisions making criteria. 
 
Mike Berry and Digby Carter joined the meeting as the leads of the fit for purpose engagement 
team. The panel noted that the example slides did not make reference to Māori stakeholders. 
 
Page 3 of 10 
 


 
 
AP4-10: Gareth to upload the ful  customer engagement spreadsheets to the workspace. 
 
The panel discussed the publication delays and it was suggested that population estimates and 
projections based on these estimates could serve the purposes of some data users. Many other 
countries run 10 yearly (rather than 5 yearly) censuses and their key uses of population data need 
to live with longer intercensal periods. 
 
There were also concerns raised about a possible judicial review and that Stats NZ needs to be 
wel  prepared for chal enges stimulated by data quality issues. Mike and Digby left the meeting at 
the end of this session. 
 
12:30pm – Post Enumeration Survey (PES) update 
The panel was joined by Brooke Theyers and Robert Didham via video conference from 
Christchurch. Brooke gave an overview of the progress and issues being faced by the survey 
project. 
 
There was discussion about the fact that the 2018 PES would not be able to measure Census 
dwel ing under and over coverage. It would stil  be able to measure individual coverage. This was 
also the case in 2013 but for different reasons. The panel expressed concern about the PES 
missing the same dwel ings as the census. 
 
Prior to lunch and the in-committee meeting, the chair summarised some points: 
-  Ian would be in New Zealand for the February and March meetings. 
-  The day before the planned 14 Feb panel meeting, the panel would meet with the 
external reviewers. This would possibly be a half day and the rest of the day to be devoted 
to preparation and planning for the panel report. 
-  The February meeting needs to address legal and ethical issues. 
-  More information is needed about the data quality of the variables. The panel suggested 
they should be looking at each variable one at a time to be able to give advice. 
-  Information is needed about our census strategic decisions being made. 
-  More information is wanted about what users require and whether we can meet their 
needs and whether we have talked to enough key users (eg. The Health Quality and Safety 
Commission). 
 
AP4-11: Kathy and Len to review whether the document created and loaded into the workspace 
on legal issues goes into sufficient detail about Stats NZ‘s legal obligations. 
 
1-2pm – In committee meeting 
When the Stats NZ participants were cal ed back after the in-committee meeting, the Chair 
summarised the discussions: 
-  For future meetings, much more time is required in advance for panel members to read 
information prepared for each meeting 
-  The panel has not yet talked about the use of census as a periodic social survey (eg 
questions of activity limitation) and that the census is used as a survey frame (eg Te 
Kupenga) for other household surveys – and how these uses wil  be affected by the data 
quality issues. 
-  The panel would like more information about the quality of the administrative data that 
sits behind the variables. This includes the list of possible data sources, the similarity of 
Page 4 of 10 
 


 
 
the concepts and the hierarchy of steps taken to improve the quality of data relating to 
different variables. 
AP4-12: Gareth to load a document to workspace that shows variable data sources, concepts and 
hierarchy of steps taken to improve quality. 
-  As the panel is starting to put more pressure on Stats NZ for more information, is the 
team able to resource the questions the panel has? 
-  The panel discussed having an in-committee meeting in late January or early Feb in 
Wel ington, before the meeting on 14 February, to discuss the report. 
-  The need to confirm the April meeting (currently targeting 10/11 or 12 April). 
 
AP4-13: Gareth to create a table to summarise variable measures. 
AP4-14: Gareth to facilitate a Jan/early Feb meeting (without Stats people in attendance). 
AP4-16: Richard to contact panel about a late Jan/early Feb in-committee meeting and inform the 
secretariat. 
AP4-17: Gareth to check with panel members about availability for the April meeting before 
Christmas. 
 
The next meetings dates are: 
- late January/early February, Wel ington 
- 13 and 14 February, Wel ington 
- 6 March, Auckland 
- 10, 11 or 12 April 
- May and later dates to be confirmed. 
 
 
Action log 
Ref 
Date 
Description 
Owner 
Date 
Progress 
Date 
raised 
required 
closed 
AP 1-
29/8/18   Send independent ABS report 
Gareth 
Before 
23/10 ABS report not yet sent 
Close 

to members. 
Oct 
given the information is 
meeting  sensitive. Gareth to work with 
Kathy and Richard on how to 
give access or present at future 
meeting. Update at Nov meeting 
9/11. Paper wil  be added to 
sharepoint folder once up and 
running. To close before Dec 
meeting. 
6/12 Added to 
workspace/Shared Documents 
AP 1-
29/8/18 
Give information on how 
Gareth 
Before 
23/10 Adele has prepared some 
 Close 

respondents were to meet 
or at Oct  information, to be discussed at 
their legal obligations. 
meeting  the informal meeting on 30 Oct. 
9/11 Short paper printed and 
added to pack at meeting. 
Additional paper SNZ presented 
to conference to be added to 
sharepoint. 
6/12 Added to 
workspace/Shared Documents 
AP 1-
29/8/18 
Confirm dates of next 
Richard 
At Oct 
23/10 Nov, Dec, Feb and Mar 
Close 

meetings. 
meeting  dates confirmed. April date to 
be confirmed. Leave open 
Page 5 of 10 
 


 
 
9/11 Feb and March dates wil  
likely include additional 
meetings to work on panel 
report and meet with external 
review team. Now standing 
agenda item. Close 
AP 1-
29/8/18 
Col ate and send out 
Gareth 
Before 
23/10 Summary not provided at 
Close 

information about languages 
Oct 
Oct meeting. Wil  target Nov 
(what was considered & 
meeting  meeting. 
priorities). 
9/11 Some information was 
provided with the October 
agenda. To be added to 
Sharepoint folder before Dec 
meeting. Additional information 
wanted on how the languages 
were selected. 
6/12 Added to shared folder 
AP 1-
29/8/18   Find out the response rate of 
Gareth 
At Oct 
23/10 Ran out of time for PES 
Close 

the PES 
meeting  update. To be prioritised in next 
2 meetings. 
9/11 Ran out of time at 9 Nov 
meeting, but wil  be added to 
later meeting date. 
6/12 PES added to agenda for 
Dec meeting 
Meeting 2 actions 
AP 2-
23/10/18  Revise minutes from the first 
Richard 
By 9 
9/11 To be completed by 23 
Open 

meeting and present to for 
and 
Nov 
Nov. 
confirmation at the meeting on  Gareth 
9 November. 
AP 2-
23/10/18  Work out way to give access to  Kathy 
By 9 
9/11 DIA Sharepoint solution 
Close 

sensitive information outside 
and 
Nov 
approved, but not yet 
of the meeting room 
Gareth 
implemented. Target date 16 
November. 
6/12 Sharepoint solution 
created and access given to 
panel members 
AP 2-
23/10/18  Create and distribute a conflict 
Gareth 
By 9 
9/11 To be completed and 
Open 

of interest register 
Nov 
added to Sharepoint before Dec 
meeting. 
6/12 Added to 
Sharepoint/Shared Documents – 
7/12 Leave action open for 
panel members to fil  in prior to 
14 Feb 2019 meeting 
AP 2-
23/10/18  More information requested 
Gareth 
By Dec 
9/11 Information presented that  Open 

about what investigations we 
meeting  include 2013 response rates and 
are doing into 2013 counts and 
counts. Gareth to check with 
response rates – are we 
Richard whether this should be 
assuming that 2013 is correct? 
closed by 23 Nov. 
6/12 Gareth to discuss with 
Richard 
AP 2-
23/10/18  Send apartment strategies (and  Gareth 
By 9 
9/11 To be completed and 
Close 

other targeted strategies) as 
and 
Nov 
added to Sharepoint before Dec 
background to next meeting. 
Steph 
meeting. 
6/12 2018 Census Targeted area 
slides added to workspace 
AP 2-
23/10/18  Need more detail about the 
Gareth 
By 9 
Sessions at 30 Oct meeting and 
Open 

totality and components of the  and 
Nov 
priority at ful  9 Nov meeting. 
imputation methods initial y 
Richard 
9/11 Information presented at 
meeting. Gareth to check with 
Page 6 of 10 
 


 
 
planned and now being 
Richard whether this should be 
implemented. 
closed by 23 Nov. 
6/12 Gareth to discuss with 
Richard 
AP 2-
23/10/18  Request for data on birthplace.  Gareth 
By Dec 
Topic for December meeting 
Open 
10 
meeting  9/11 To be presented at Dec 
meeting. 
7/12 Data added to workspace 
by 7 Dec 
AP 2-
23/10/18  More information needed 
Christine 
By 9 
9/11 Presentation on mitigation 
Open 
13 
about IDI household matching 
Nov 
including imputations 
including whether there wil  be 
completed at Nov meeting. 
any more specific targeting of 
Gareth to talk with Richard 
areas with the threshold cut-
about whether this should stay 
offs (have we considered using 
open. 
different cut-off rules for 
6/12 Gareth to discuss with 
different parts of the 
Richard 
population?). 
AP 2-
23/10/18  Re electoral implications, more  Kathy 
By 9 
Discussion planned for 9 Nov 
Open 
16 
information is required about 
and 
Nov 
meeting. 
the representativeness of the 
Gareth 
9/11 No additional electoral 
data and impacts of 
data was presented (as not 
imputations. A range of 
complete yet). Updated draft 
scenarios, including 
electoral calculations to be 
constitutional impacts for 
presented to panel in Dec 
Māori, would be useful 
meeting. 
6/12 Electoral data has not yet 
been run – targeting Feb 
meeting update. 
AP 2-
23/10/18  Need more information about 
Kathy 
By Dec 
Topic for December meeting. 
Close 
18 
the Post Enumeration Survey 
and 
meeting  9/11 PES to be included in Dec 
methods and outcomes under 
Brooke 
meeting agenda. 
the different imputation 
6/12 added to agenda 
scenarios. 
Meeting 3 actions 
AP 3-
9/11/18 
Each panel member to ensure 
Panel 
By 23 
6/12 Panel members to update 
Close 

they have a functioning 
members  Nov 
14/12 Al  members have access 
RealMe username. 
AP 3-
9/11/18 
Develop and distribute 
Gareth 
By 23 
6/12 Brief guidelines provided 
Close 

guidelines when file sharing 
Nov 
via email 
solution is in place 
AP 3-
9/11/18 
Agree and distribute future 
Richard 
By 23 
6/12 Feb and March dates now 
Close 

meeting dates by 23 November  and 
Nov 
finalised. Now standing agenda 
Gareth 
item. 
AP 3-
9/11/18 
Correct minutes from 23 Oct 
Gareth 
By 23 
6/12 added, new version to be 
Open 

meeting adding a note to the 
Nov 
uploaded after Dec meeting. 
sentence ‘that we could test 
the model accuracy’ in addition 
to col ecting more data from 
respondents. 
AP 3-
9/11/18 
More information about what 
Gareth 
By 7 Dec  6/12 Did not have time for this 
Open 

admin data is used in the 
item in the Dec agenda. Wil  
method and for what purpose. 
present information in Feb. 
Privacy Impact Assessment 
update. Add to agenda for 
December. 
 
AP 3-
9/11/18 
Check the table stating the 
Christine 
By 7 Dec  To be completed 
Open 

percentage of the IDI_ERP 
Page 7 of 10 
 


 
 
using different admin sources 
as data does not look right. 
AP 3-
9/11/18 
More information needed 
Christine 
23 Nov 
6/12 included in Dec 
Open 

about the sources and 
presentation 
component of admin data used 
to help fil  gaps in Māori 
descent data. 
AP 3-
9/11/18 
For future data presentations, 
Gareth 
By 7 Dec  6/12 Noted 
Close 

request that any data created 
to Territorial Authority level, 
that we include Auckland Local 
Boards. 
AP 3-
9/11/18 
More information needed 
Gareth 
By 21 
6/12 Info not yet available, can 
Open 

about the sub-types of Non-
Dec 
target Feb or Mar meeting 
Private Dwel ings (NPDs). 
Check when this detail wil  be 
available for the panel and add 
to sharepoint folder when 
ready. 
AP 3-
9/11/18 
Clarification is needed about 
Christine 
By 7 Dec  6/12 Leave open, not addressed 
Open 
10 
what data is used in the census  and 
yet 
administration enumeration 
Kathy 
(referred to as IDI data in the 
presentation), and a list of the 
current variables being 
imputed, where it comes from, 
whether the data suppliers are 
aware of its use and whether it 
uses identifiable or de-
identified person data. 
AP 3-
9/11/18 
Present criteria about the 
Gareth 
By 7 Dec  6/12 Some information in Dec 
Open 
11 
thresholds being used to make 
and 
meeting present, more info to 
decisions about methods. 
Christine 
come after meeting. Leave 
open. 
AP3-
 
Panel members to think further  Kathy 
By 7 Dec  6/12 Check with panel about 
Open 
12 
about going back into the field 
whether there was any more 
and whether they had any 
feedback. 
further advice for us (as they 
14/12 Panel unable to comment 
didn’t think they had time to 
on this yet with only a brief 
appropriately digest and 
discussion in November. The 
respond at the meeting). 
panel needs more information 
from Stats NZ on what sorts of 
options exist for col ecting 
further data from the field. 
Kathy to report back to February 
or March 2019 meeting. 
AP 3-
9/11/18 
Agree priority of topics for Dec 
Richard 
By 23 
Close 
Close 
13 
meeting. 
Nov 
AP 3-
30/10/18  The Dwel ing Frame evaluation 
Gareth 
14 Feb 
 
Open 
14 
report to be shared with the 
2019 
q/a panel 
AP 3-
30/10/18  Provide information on births 
Gareth 
14 Feb 
 
Open 
15 
and removals from the 
Chris H 
2019 
Dwel ing frame during the live 
operation 
AP 3-
30/10/18  Produce an estimate of 
Adele 
14 Feb 
 
Open 
16 
population at smal  
2019 
geographies by applying the 
average household size from 
2013 census to the number of 
Page 8 of 10 
 


 
 
dwel ings on the dwel ing 
frame. 
AP 3-
30/10/18  Produce a matrix showing the 
Adele 
14 Feb 
 
Open 
17 
counts of people listed on the 
2019 
dwel ing questionnaire against 
the number of individual 
questionnaires 
AP 3-
30/10/18  Confirm the source of local 
Gareth 
14 Feb 
 
Open 
18 
estimates of those born 
2019 
overseas (e.g. in Auckland) 
AP 3-
30/10/18  Provide the panel with 
Gareth 
14 Feb 
13/12 Gareth: Suggest this is out  Open 
19 
information on staff shortages 
2019 
of scope but in scope of the 
at local levels of geography – 
external review and to close 
ideal y in a way that identifies 
action 
the impact on workloads 
AP 3-
30/10/18  Report back on how might the 
Gareth 
14 Feb 
13/12 Gareth: Suggest this is out  Open 
20 
problems with the scanning 
2019 
of scope but in scope of the 
field staff recruitment vendors 
external review and to close 
impact on response rates? 
action 
AP 3-
30/10/18  Share paper with the panel on 
Gareth 
14 Feb 
 
Open 
21 
the imputation approach and 
2019 
the CPT recommendations on 
which admin variables to use 
for imputation. Ideal y also to 
include a flow chart of the 
process. 
AP 3-
30/10/18  Elaboration of the options 
Christine 
14 Feb 
 
Open 
22 
around imputation – with the 
2019 
pros and cons of each option 
and the impacts on users spelt 
out (maybe in a table with a 
Red/Amber/Green status?) 
Meeting 4 actions 
AP 4-
7/12/18 
Ensure al  panel members have  Gareth 
By 21 
13/12 Panel members now 
Open 

shared workspace write-access 
Dec 
given write access. Documents 
and items are label ed 
to be renamed by 21 Dec 
appropriately. 
AP 4-
7/12/18 
Secretariat to ensure al  
Gareth 
By 21 
13/12 Noted for future 
Open 

documents have useful 
Dec 
attachments. Al  current docs to 
headers and footers so once 
be updated by Xmas 
open it is clear what panel 
members are reviewing. 
AP 4-
7/12/18 
Create and load document 
Adele 
By 14 
18/12 Two documents (AP4-3a 
Open 

with Internet Col ection System 
Feb 
and AP4-3b) uploaded to 
screen shots for panel 
meeting  workspace with screenshots. 
members. 
Wil  leave open until Feb 
meeting for panel let know 
whether there is enough 
information. 
AP 4-
7/12/18 
Add link to Privacy Impact 
Gareth 
By 21 
13/12 Added to Shared folder 
Close 

Assessment to shared 
Dec 
workspace. 
AP 4-
7/12/18 
Document how multiple de-
Gareth/ 
By 14 
 
Open 

identified data points in admin 
Adele 
Feb 
sources have been protected 
meeting 
from identification once they 
are assembled. 
AP 4-
7/12/18 
Document ‘What is the legal 
Christine 
By 14 
 
Open 

basis that it is OK to do what 
and 
Feb 
we are doing with admin data 
Kathy 
meeting 
Page 9 of 10 
 


 
 
and what are the ethical 
implications we have 
considered?’ ‘What 
commitment has Stats NZ 
given to respondents and data 
suppliers about what we are 
doing with admin data? What 
have they said? What are the 
key data sources?’ 
AP 4-
7/12/18 
Share draft list of technical 
Gareth 
By 14 
 
Open 

reports with the panel to see if 
Feb 
this list wil  also help the panel 
meeting 
produce the independent 
report. The panel has also 
created a list of documents 
that would be helpful, so these 
can be compared. 
AP 4-
7/12/18 
Consult over a when Stats NZ 
Richard 
By 14 
 
Open 

wil  return to the panel with a 
and 
Feb 
decision about public release 
Gareth 
meeting 
of iwi data 
AP 4-
7/12/18 
Update panel once more detail  Gareth 
By 14 
 
Open 

has been completed on the 
Feb 
quality framework including an 
meeting 
ordering of decision making 
criteria. 
AP 4-
7/12/18 
Upload the ful  customer 
Gareth 
By 21 
 
Open 
10 
engagement spreadsheets to 
Dec 
the workspace. 
AP 4-
7/12/18 
Discuss with Len after the Dec 
Kathy 
By 21 
 
Open 
11 
meeting whether the 
and Len 
Dec 
document ‘Information census 
legislative obligations – DRAFT 
5 Dec 2018’ loaded into the 
workspace goes into sufficient 
detail about Stats NZ legal 
obligations. 
AP 4-
7/12/18 
Create a table to summarise 
Gareth 
By 14 
 
Open 
12 
variable data sources, concepts 
Feb 
and hierarchy. 
meeting 
AP 4-
7/12/18 
Create a table to summarise 
Gareth 
By 14 
 
Open 
13 
variable quality measures. 
Feb 
meeting 
AP 4-
7/12/18 
Facilitate set-up of an in-
Gareth 
By 21 
13/12 Room in Wel ington Stats 
Open 
14 
committee meeting (without 
and 
Dec 
office and travel booked for 
Stats people in attendance) in 
Sophie 
Auckland people coming. Food 
late Jan or Feb 2019. 
and room access remaining 
actions. 
AP 4-
7/12/18 
Create glossary for Stats NZ 
Gareth 
By 14 
13/12 Started and added to 
Close 
15 
acronyms and load to 
Feb 
Shared folder 
workspace 
meeting 
AP 4-
7/12/18 
Contact panel about a late Jan 
Richard 
By 21 
13/12 Chair has set date of 5 
Close 
16 
or early Feb 2019 in-committee 
Dec 
Feb and agreed with panel 
meeting and inform the 
members 
secretariat. 
AP 4-
7/12/18 
Check panel members 
Gareth 
By 21 
 
Open 
17 
availability for April meeting. 
Dec 
 
Page 10 of 10