Southern District Health Board  
Dunedin Hospital 
201 Great King Street 
Private Bag 1921  
DUNEDIN 9054  
 
 
 
Chief Executive Officer 
 
Phone 03-476 9456 Fax 03-476 9450 
 
11 September 2020 
 
 
Renoh Chalakkal 
Via email: [FYI request #13623 email]  
 
Dear Mr Chalakkal 
 
Re: 
Official Information Act Request 2003 
 
I refer to your Official Information Act request received on 1 September 2020 in which you specifically 
requested the following: 
 
I  would  like  to  know  the  details  about  the  current  referral  system  followed  by  Southern  DHB  in 
ophthalmology referrals. I have the following questions: 
1.  How are the ophthalmology referrals prioritized? 
Referrals  are  triaged  by  a  consultant  Ophthalmologist  against  criteria  determined  by  the 
department to ensure consistency. 
 
2.  Is there any automatic referral system in place? 
There is no automatic referral system in place. 
 
3.  Are there any standards or operating procedures that are followed while placing referrals from 
GPs/primary care providers? 
There are national referral guidelines for glaucoma. 
 
4.  Can  private  eye  care  providers  (Specsavers/OPSM  etc.)  refer  a  patient  to  specialist 
ophthalmologists in Southern DHB? 
Yes, private eye care providers can refer a patient to Southern DHB Ophthalmologists. 
 
5.  Can  a  patient  consult  with  a  specialist  ophthalmologist  at  the  ED  directly  without  an 
appointment? If not can a GP immediately refer a patient to a specialist ophthalmologist at the 
hospital? Are there any specialist ophthalmologists available in ED 24*7? 
If a patient presents to ED, and the ED staff refer to Ophthalmology, they would be assessed by 
the acute Ophthalmology registrar. The Ophthalmology register would present the patient to the 
Ophthalmologist if clinically required after their initial assessment. Ophthalmologists operate a 
24/7 on call roster, but are not based out of ED. 
 
6.  What criteria are followed in prioritizing the ophthalmology referrals? 
In general Southern District Health Board use a template proforma triage sheet to triage patients. 
 
7.  In  2019-2020,  what  is  the  average  time  taken  for  a  GP  referral  for  different  types  (serious, 
moderately  serious,  and  not  serious,  etc.)  priorities  to  get  an  appointment  with  a  specialist 
ophthalmologist/optometrist? 
Acute patients are seen as needed by the acute Ophthalmology registrar.  
1 

---

 
Other  non-urgent  patient  referrals  are  seen  well  within  the  four  month  First  Specialist 
Assessment target. The triaging Ophthalmologist will indicate a timeframe in which the patient 
must be seen when they triage. 
 
8.  How  many  specialist  ophthalmologists  and  optometrists  are  practicing  in  Southern  DHB 
separately? 
Dunedin has 4.9 FTE Ophthalmologist and 1 FTE Optometrist. 
Southland has 2.0 FTE Ophthalmologist 
 
9.  How many registered ophthalmologists/optometrists are there in whole New Zealand? 
Southern District Health Board is unable to answer this question. 
 
10.  Were there any steps taken by DHBs across New Zealand (or at least by Southern DHB) to conduct 
the ophthalmology clinics remotely over tele-platforms so that patients get necessary eye care 
during the different stages of lockdown in New Zealand? 
Telehealth in Ophthalmology is difficult due to the need to physically examine the patient. We 
are interested in exploring the possibility of telehealth for Ophthalmology. 
 
You  have  the  right  to  seek  an  investigation  and  review  of  our  decision  by  the  Ombudsman.    The 
Ombudsman's 
Office 
can 
be 
contacted 
on 
0800 
802 
602 
or 
on-line 
at 
http://www.ombudsman.parliament.nz/.   
 
Yours sincerely 
 
 
Chris Fleming 
Chief Executive Officer 
 
 
2 

---