This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'A formal complaint to the Hauora Tairāwhiti Chief Executive Officer by the Public Service Association on behalf of many of the Gisborne secondary mental health services in 2018'.
Open Letter to Te Ara Maioha Whānau 
January 17 2019 
Tēnā koutou Te Ara Maioha Whānau 
Follow up to Hei Oranga Ngākau Review 
This is a summary follow up to the review completed by Glenis Philip-Barber into the issues raised in 
the PSA letter to me in April of last year. 
The review outcomes were presented to you by Glenis at the House of Breakthrough on 28 November. 
There was an accompanying proposed set of actions from me in relation to the 6 recommendations 
contained in the report. Copies of the report were provided and you were asked to provide feedback 
on the report, conclusions, and the actions, 
I acknowledge that some staff have felt that an opportunity to specifically address the hurt felt by 
many,  and  to  apologise  for  that,  was  missed  at  the  meeting.  I  apologise  for  this  as  it  is  certainly 
recognised as an important factor, as being felt by many over the past year. 
The submissions were duly circulated 
, in an anonymised format, to the members of the 
review Steering Group: 
The Steering Group and I met on 11 December to discuss the feedback, review the responses to the 
draft recommendations and plan a way forward. 
At the outset of the specific agreed actions from the Steering Group meeting, I want to raise one of 
the most important actions, one that was not included in Glenis’s report, but which was promoted by 
the PSA members of the group and readily accepted by the full group, and me. This is that given the 
extent of the issues, hurt, mamae, there should be a marae based wānanga for Te Ara Maioha staff in 
order  to  use  a  marae  process  to  seek  resolution  of  these  matters,  and  to  rebuild  the  trust  that  is 
essential to support staff in their work, to therefore achieve recovery for whānau. 
On further discussion with Te Kāhui Pakeke, the idea has been supported by that roopu, with expert 
leadership for the process and not left at one such wānanga. I accept this advice and the first wānanga 
will be planned for early March 2019. 
Turning to the recommendations and next steps, the following is the agreed position of the Steering 
Recommendation 1 
Urgently strengthen the Governance capabilities within Te Kūwatawata
It  was  agreed  that  this  is  a  task  for  the  governance  of  Te  Kūwatawata  itself  which  comprises 
representatives  from  Hauora  Tairāwhiti,  Pinnacle,  Te  Kupenga  and  Te  Kurahuna.  This  has  been 
progressed and needs to be more visible to Te Ara Maioha staff. 
Recommendation 2 
Urgently clarify the scope and focus of Te Kūwatawata for all stakeholders
This is another action that has already received some attention. The Steering Group are aware of the 
work carried out by a wider group of stakeholders, including primary care, that has addressed many 
of the friction points and established agreed pathways. However, Te Ara Maioha staff have limited 
visibility of this. It was agreed to re-start the working groups that had been in place earlier last year 
and which were making good progress when put in abeyance at the time of the letter. The working 

groups will need reviewed membership and leadership for each. They will ensure the development of 
policies, procedures and pathways. They will link with the wider sector work done. They will be under 
the direction and oversight of the Change Management Team. 
Recommendation 3 
Appoint an experienced change team 
The  team  composition  has  been  agreed  and  its  purpose  to  oversee  the  work  groups,  guide  the 
dissemination of information to staff and receive feedback, plan out the change processes required 
and move the service forward. There will be an agreed terms of reference for the team. 
The team will have joint Hauora Tairāwhiti and PSA representation. It was also agreed to add an NZNO 
Recommendation 4 
Establish a WAKA values taskforce 
This  has  been  agreed  as  an  organisation  wide  approach  to  re-invigorating  the  WAKA  values.  As 
previously advised, Hauora Tairāwhiti, supported by site unions, has engaged the Cognitive Institute 
to  run  the  Speaking  Up  for  Safety  and  the  Promoting  Professional  Accountability  Programmes  at 
Hauora Tairāwhiti.  
Speaking Up for Safety has been launched and a call has gone out for people to apply to be trainers. 
We have agreed to link the training to the WAKA values and for there to be a steering group over the 
roll out, including union representation. 
This will not be the only part of the WAKA values re-fresh work in 2019. 
Recommendation 5 
Strengthen training and development to complement & support Te Kura Huna - Grow and sustain a 
range of indigenous approaches.
Work has begun on this in two ways. The first is the kawa group which has developed the processes 
in Tawhirimatea between the Cultural Therapy and the Psychiatrist Assessment Teams. The second is 
a pakeke led group to provide input to Te Kūwatawata. 
Recommendation 6 
Aligning capability to our core demographic – achieveing a strategic shift 
The Steering Group felt this recommendation linked back to the prior five and that no specific action 
was required on it at this stage. It will however be monitored by the Change Management Team to 
ensure any opportunities are not missed. 
It also relates to the wider work across the organisation in approaches to improve equity. These do 
not have a high profile and visibility needs increasing for Hauora Tairāwhiti staff in general. 

Thank you for your responses to the review and to the input provided to planning the next steps. I am 
very confident that the change team put forward will apply their efforts to ensure the next steps meet 
the needs of all. I look forward to hearing the results of this, especially the wānanga. There is a lot of 
work to do in 2019. 
Ngā mihi