This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Asbestos Management Plans'.

 
 
MidCentral District Health Board 
Asbestos Management Plan  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Prepared for 
Mid Central District Health Board 
Address 
50 Ruahine Street 
Palmerston North 4442 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1 | P a g e  

Contents 
1. 
FOREWORD .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... . 3 
2. 
ASBESTOS FACTS ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. 3 
3. 
HISTORICAL ASBESTOS USE .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. ... . 4 
4. 
KEY INFORMATION . .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... . 5 
5. 
DUTIES.. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... . 6 
6. 
ASBESTOS MANAGEMENT POLICY STATEMENT.. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ..  10 
7. 
ASBESTOS MANAGEMENT OVERVIEW . .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. ..  10 
8. 
GENERAL ASBESTOS MANAGEMENT INFORMATION . .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... 11 
a. 
Responsible Persons . .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. ..  11 
b. 
Staff Awareness ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. ..  12 
9. 
MANAGING ASBESTOS ON SITE ... .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... 13 
a. 
Asbestos Survey and Register .... .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... 13 
b. 
Identification of Asbestos Containing Materials .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... 13 
c.  Assessing the Exposure Risk . ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... 14 
d. 
Managing Asbestos Related Risk .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. ..  15 
e. 
Monitoring and Inspection .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... 15 
10. 
WORKS AND VISITOR PROTOCOLS ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... 16 
a. 
Contractors ... .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. ... 16 
b. 
Emergency Services .... .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. ..  16 
c.  Maintenance and Servicing (Minor) Works .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. ..  16 
11. 
ASBESTOS RELATED AND REMOVAL WORKS ... .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... 17 
a. 
Refurbishment or Demolition Works .... .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. ..  17 
b. 
Asbestos Works and Removals ... .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... 17 
c.  Maintaining Documentation ... .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... 18 
d. 
Air Monitoring and Clearance Inspections .... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ..  18 
e. 
Re-Occupying an Area Following Asbestos Removals .. .. ... .. .. .. .. .. .. ..  19 
12. 
INCIDENTS/EMERGENCIES INVOLVING ASBESTOS .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... 19 
a. 
Disturbance / Damage to Non-Friable ACM . .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... 19 
b. 
Disturbance / Damage to Friable ACM ... .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... 20 
c.  Incapacitated Person in an Asbestos Hazard Area . .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. ... 20 
2 | P a g e  

 
1.  FOREWORD   
Working in buildings that were constructed using asbestos containing materials does 
not mean that your health is at risk.  Studies have shown that bonded asbestos 
containing materials, such as within old textured ceilings, floor tiles and fibrous 
cement sheeting, do not pose a health risk if they are in good condition and left 
undisturbed.    
Our Property and Facilities team have implemented an on-going asbestos survey and 
management program to identify and safely manage all previously installed asbestos 
containing materials (ACM) within our buildings constructed pre-2000.  As part of this 
program, MidCentral District Health Board (MDHB) commissioned experienced and 
reputable consultants to undertake specialised building surveys across its properties.  
Communication with any affected parties has been on-going and extensive air 
monitoring has assured us that the safety of our staff, patients and visitors has at no 
time been compromised.  
MDHB, as a person conducting a business or undertaking (PCBU), has duties under 
the Health and Safety at Work (Asbestos) Regulations 2016 in relation to work 
involving asbestos.  Such duties include managing asbestos risks by ensuring that 
asbestos is identified at the workplace, an asbestos management plan is prepared and 
that the information in the asbestos management plan is kept up to date.    
This document, the MDHB Asbestos Management Plan, sets out how the identified 
asbestos or asbestos containing materials (ACM) at our buildings will be managed.  It 
is extremely important that each of us ensure that the Asbestos Management Plan is 
strictly adhered to.   
Maintaining a safe working environment for workers and patients is our highest 
priority.  MDHB is fully committed to protecting the environment and ensuring the 
safety of our staff and the public. 
2.  ASBESTOS FACTS  
Asbestos is the name used for a group of naturally occurring minerals that are made 
up of many small fibres. These fibres are very strong, and highly resistant to heat, 
fire, chemicals and wear due to friction.  These properties made it an extremely 
popular and widely used building material throughout the 20th century.  
Potential Health Effects of Asbestos   
Asbestos has been recognized as a health hazard for people employed in its 
production and processing for centuries.  However, it was not until the late nineteenth 
century, with the onset of the Industrial Revolution, that its use became widespread, 
and it was not until the early part of the twentieth century that the relationship 
between the use of asbestos and a variety of health effects became a source of 
concern to the medical profession.  
3 | P a g e  

Many serious, debilitating and often fatal diseases have been linked to the respiration 
of asbestos fibres.  Although the mechanism of asbestos related diseases is still not 
fully understood, it is known that there is normally a long waiting (latency) period 
between the time of exposure and the occurrence of disease. This latency period can 
typically be between ten to over forty years. Asbestosis, Mesothelioma and Lung 
Cancer are the diseases most commonly associated with asbestos exposure, although 
several other diseases have been linked to it.   
The health risk of contracting an asbestos related disease is negligible for ’office’ 
building workers, however the risk for maintenance workers is higher.  This is because 
maintenance workers are more likely to come into contact with and disturb asbestos 
containing materials in the normal course of their work. 
3.  HISTORICAL ASBESTOS USE  
Asbestos was inexpensive to mine and has some very useful physical properties.  As a 
result, it has been used in over 3000 different commercial products worldwide.  Some 
of these physical properties include:  
  Resistance to high temperatures 
  High tensile strength (greater than steel) 
  Good acoustic soundproofing properties 
  High chemical resistance 
  Good electrical insulating properties 
  Good mechanical strength 
Asbestos has been widely used in building construction over many years and in some 
countries, its mining and use continues today.  It is estimated that there are more 
than 80,000 public buildings in New Zealand that were constructed with asbestos 
containing materials.  Asbestos products are generally classed into two groups: friable 
and non-friable.  
Friable Materials   
Friable materials are those that, when dry, can be crumbled, pulverized or reduced to 
powder using moderate hand pressure.  The use of friable materials in construction is 
banned today but due to its widespread use in the past, these materials are still 
present in many of our older buildings.    
Non-Friable Materials  
Non-Friable refers to ACM in sound condition.  Left undisturbed; it presents negligible 
risk to building occupants and the general community. Therefore, removal of ACM 
may not be immediately necessary.  However, our surveys also take into 
consideration immediate health risks based on the location and condition of the ACM.    
The condition of any remaining ACM (such as fibre cement cladding to buildings) is 
monitored and regularly inspected (at least annually) by an independent assessor.  
Reasonably practical steps are taken to implement any recommendations to eliminate 
or minimise health risks from these ACM.    
4 | P a g e  

4.  KEY INFORMATION 
This  Asbestos  Management  Plan  identifies  the  risk  posed  by  the  presence  of 
asbestos at MDHB sites. It outlines the process that has been developed to manage 
and  monitor  that  risk.  The  plan  must  be  kept  on-site  in  a  location  that  is  easily 
accessible to staff, workers and emergency services. 
 
MDHB District Health Board Information 
Address: 
50 Ruahine Street, Palmerston North 
Levels: 
Multi-Storey Property / Hospital Complex
Property & Facilities Manager Contact Details 
Name: 
Liam Greer 
Phone: 
06 350 8801 
Email Address: 
[email address] 
Maintenance Manager Contact Details 
Name: 
Rachel Nesbit 
Phone: 
06 350 8862 
Email Address: 
[email address] 
Health and Safety Manager Contact Details 
Name: 
Keyur Anjaria 
Phone: 
06 350 8800 
Email Address: 
[email address] 
 
 
As stated in Section 14 of the Health and Safety and Work (Asbestos) Regulations 
2016 this plan must be reviewed at a minimum of every 5 years. However, to align 
with industry good practice this plan will be renewed every two years or sooner if 
asbestos controls are reviewed, asbestos is removed, disturbed, sealed or enclosed or 
if the plan is no longer adequate for managing the asbestos risks (e.g. if new asbestos 
is identified). 
 
5 | P a g e  

5.  DUTIES  
Duty 
Description 
Duty relating to exposure to airborne 
The PCBU that manages or controls a 
asbestos at workplace 
workplace must make sure that exposure of a 
person at the workplace to airborne asbestos 
is removed as far as reasonably practical. If 
this is not practical, then exposure must be 
minimised as much as possible. 
The PCBU must also make sure that the 
airborne contamination standard for asbestos 
is not exceeded at the workplace. 
However, apart from minimising exposure as 
far as possible, the above does not apply to an 
asbestos removal area when it is enclosed to 
prevent the release of respirable asbestos 
fibres and negative pressure is used. 
Duty to ensure asbestos identified at 
The PCBU that manages or controls a 
workplace 
workplace and knows, or should know, that 
there is a risk of exposure to respirable 
asbestos fibres in the workplace must make 
sure, as far as possible, that all asbestos or 
asbestos-containing material (ACM) that may 
cause a risk at the workplace is identified.  
This does not apply: 
 
if the PCBU assumes or has reasonable 
grounds to believe that asbestos or ACM is 
either present or not present 
 
 
 
in relation to soil at the workplace unless 
there is reasonable cause for the business 
to suspect that asbestos-contaminated soil 
is present. 
If material at the workplace cannot be 
identified, but the PCBU believes that the 
material is asbestos or ACM, the PCBU must 
assume the material is asbestos. 
If part of the workplace is inaccessible to 
workers and likely to contain asbestos or ACM, 
the PCBU must assume that asbestos is 
present in that part of the workplace. 
6 | P a g e  

 
Duty to analyse samples 
The PCBU that manages or controls a 
workplace may identify asbestos or ACM by 
arranging for a sample of material at the 
workplace to be analysed. The analysis must 
be done by an accredited laboratory. 
 
Duty to ensure presence and location of 
The PCBU that manages or controls a 
asbestos indicated 
workplace must make sure that the presence 
and location of asbestos or ACM identified at 
the workplace are clearly indicated. This must 
be done to meet the requirements of any 
applicable safe work instrument. 
 
Duty to prepare asbestos management plan  From April 2018, when asbestos or ACM has 
been identified at a workplace, or is likely to 
be present, the PCBU that manages or controls 
the workplace must make sure that an 
asbestos management plan is prepared and 
kept up to date.  
The plan must include information about the 
following: 
 
The identification of asbestos or ACM 
 
Decisions, and reasons for decisions, 
about the management of the risk arising 
from asbestos at the workplace 
 
Procedures for detailing incidents or 
emergencies involving asbestos or ACM at 
the workplace 
 
The workers who carry out work involving 
asbestos, including: 

information and training that has been, 
and will be, provided to the workers,  

roles and responsibilities of the workers, 

any health monitoring of the workers that 
has or will be done. 
The PCBU must make sure that a copy of the 
plan for the workplace is available to: 
 
a worker (or their representative) who has 
carried out, or intends to carry out work 
at the workplace, and 
7 | P a g e  

 
a PCBU that has required, or may require 
work to be carried out at the workplace. 
 
 
 
From 4 April 2018, the PCBU that manages or 
Duty to review asbestos management plan 
controls a workplace that has an asbestos 
management plan must make sure that the 
plan is reviewed and, if necessary, revised if: 
 
there is a review of a control measure 
 
asbestos is removed from, or disturbed, 
sealed, or enclosed at, the workplace 
 
the plan is no longer adequate for 
managing the asbestos or ACM risk at the 
workplace 
 
a representative requests a review as 
detailed below 
 
five years have passed since the plan was 
last reviewed. 
A representative for workers may request a 
review of the plan if they believe that: 
 
any situation mentioned above affects or 
may affect the health and safety of a 
member of the work group they 
represent, and 
 
the PCBU that manages or controls the 
workplace has not adequately reviewed 
the plan in response to the situation. 
 
 
Duty to provide health monitoring 
A PCBU must make sure that health 
monitoring is provided to a person working for 
them if the worker is at risk of exposure to 
asbestos when doing licensed asbestos 
removal work, other ongoing asbestos removal 
work, or asbestos-related work. 
The PCBU must make sure that the health 
monitoring of the worker doing licensed 
asbestos removal work begins within four 
weeks of them starting. 
The PCBU does not have to provide health 
monitoring for a worker engaged to do Class B 
asbestos removal work under a Class B 
8 | P a g e  

asbestos removal licence for no more than four 
weeks in any 12-month period. 
 
 
 
Duty to ensure that appropriate health 
A PCBU must make sure that (unless another 
monitoring is provided 
type of health monitoring is 16recommended 
by a medical practitioner) the health 
monitoring of a worker includes a physical 
examination and consideration of: 
 
the worker’s demographic, medical, and 
occupational history, and  
 
records of the worker’s personal exposure 
to asbestos. 
 
 
Duty to train workers about asbestos 
A PCBU must not use, or direct or allow a 
 
worker to use, a high-pressure water spray or 
compressed air on either asbestos or ACM.  
 
This is in addition to the training required by 
 
regulation 9 of the Health and Safety at Work 
(General Risk and Workplace Management) 
Regulations 2016. 
This does not apply in relation to an asbestos 
removal worker engaged for work under an 
asbestos removal licence. 
The PCBU must make sure that a record is 
kept of the training undertaken by the worker 
while they are carrying out the work, and for 
five years after the worker finishes working for 
the business. The record must be available for 
inspection. 
 
Duty to limit use of equipment on asbestos 
A PCBU must not use, or direct or allow a 
or ACM 
worker to use, a high-pressure water spray or 
compressed air on either asbestos or ACM.  
However a high-pressure water spray may be 
used for fire-fighting or prevention purposes, 
or to clear or prevent blockages in waste water 
or water pipe networks. In specific instances a 
high-pressure water spray may be used in a 
9 | P a g e  

relevant approved method for managing risk 
associated with asbestos 
 
6.  ASBESTOS MANAGEMENT POLICY STATEMENT 
This  Asbestos  Management  Plan  sets  out  how  MDHB  identified  asbestos  or  ACM  is 
managed, including: 
  The identification of asbestos and ACM 
  Decisions,  and  reasons  for  the  decisions,  about  how  the  asbestos  risks  are 
managed 
  Procedures  for  recording  incidents  or  emergencies  involving  asbestos  in  the 
workplace 
  Information about workers carrying out work involving asbestos, including 
o  Information and training that has been or will be provided 
o  Their roles and responsibilities 
o  Any health monitoring that has been or will be conducted. 
 
In accordance with New Zealand’s Health and Safety at Work (2015) Act, New Zealand’s 
Health  and  Safety  at  Work  (Asbestos)  Regulations  2016,  Approved  Code  of  Practice: 
Management  and  Removal  of  Asbestos  (Nov  2016)  and  WorkSafe’s  Guideline: 
Conducting Asbestos Surveys (Oct 2016) and DHB policy.  
 
The plan is developed in consultation with business management, MDHB Occupational 
Health team and endorsed by Precise Limited Ltd, (Technical Experts). 
7.  ASBESTOS MANAGEMENT OVERVIEW 
A copy of this plan and the premises asbestos survey and register, in addition to any 
other relevant information as detailed in the DHB’s guidance, will be held at the Spotless 
Facilities Management office. 
 
This central folder  will be  made  readily available to all those  who  need  access to the 
asbestos documentation. 
 
To ensure DHB employees, contractors and visitors to the premises do not disturb ACMs 
and  are  safe  from  potential  exposure,  the  following  effective  asbestos  management 
procedures are in place: 
  A  designated  person/s  responsible  for  the  management  of  asbestos  on  the 
premises  (referred  to  as  the  Responsible  Person);  including  the  updating  of 
existing records; 
  A system to ensure ACMs are identifiable through appropriate labelling and/ or 
colour coding; 
  Provision of asbestos awareness training to relevant employees and third parties 
as deemed necessary (including the keeping of appropriate training records); 
10 | P a g e  

  To periodically inspect ACMs on a regular basis as specified within the Asbestos 
Management Plan (AMP); 
  To periodically review this Asbestos Management Plan; 
  Provide access to the asbestos management central folder to contractors carrying 
out maintenance and/or construction works (this includes IT contractors) prior 
to the commencement of works; 
  Ensure that where deemed necessary, a refurbishment or demolition survey is 
undertaken when the DHB undertakes any construction works; 
  Seek  advice  and  guidance  from  suitably qualified and  experienced Competent 
Persons on any asbestos related work activities that are to be undertaken (this 
may  include,  but  is  not  limited  to:  re-inspections,  asbestos  removal  works, 
environmental cleans, encapsulation works & air-monitoring); 
  Inform the Client of any instances of suspected exposure to ACMs so that the 
DHB  can  provide  professional  assistance  and  guidance  (refer  emergency 
procedures); 
8.  GENERAL ASBESTOS MANAGEMENT INFORMATION 
a. 
Responsible Persons 
The  following designated  person  has  been  nominated to  be  responsible  for  managing 
asbestos on MDHB's premises. This person shall be known as the Asbestos Coordinator: 
 
Name 
Title 
Phone Number 
Rachel Nesbit 
Maintenance Manager  06 350 8862 
 
The designated person detailed above has attended a recent asbestos awareness training 
course. Details of these records can be found in their training records. All contractors 
conducting asbestos related work or who may come into contact with asbestos and/or 
ACM must undergo asbestos awareness training prior to working on this site. 
 
MDHB is responsible for ensuring that other workers are suitably trained to undertake 
the  duties  of  the  Asbestos  Coordinator  so  there  is  adequate  back  up  support  if  the 
Asbestos Coordinator is unavailable.  Regular meetings shall be held with the delegated 
personnel to ensure that current issues are addressed, and proactive measures are in 
place to deal with the management of identified and presumed asbestos and ACM.  These 
personnel are: 
 
Name 
Title 
Phone Number 
Liam Greer 
Property&Facilities Manager 
06 350 8801 
Keyur Anjaria  Health & Safety Manager 
06 350 8800 
 
The Asbestos Coordinator is the main contact point for all asbestos-related matters and 
assumed responsibility for the safe management of asbestos in the workplace.  
 
The Asbestos Coordinator shall: 
11 | P a g e  

 
  Know the presence and location of identified or presumed asbestos and ACM within 
the workplace;  
  Be aware of the risks associated with the presence of asbestos; 
  Be aware of the measures in place to control those risks including the contents of 
this AMP; 
  Ensure that matters related to asbestos risk management are communicated to 
workers, whether they be employees, contractors or visitors; 
  Ensure that employees are given appropriate training and that these records are 
held with the AMP; 
  Undertake inductions of contractors prior to the commencement of works at the 
site; 
  Ensure that all contractors and their workers are suitably trained and competent 
to undertake asbestos related and/or asbestos removal works; 
  Ensure that actions required to control the risk associated with the presence of 
asbestos are implemented; 
  Conduct routine visual inspections of workplace facilities and document this in the 
Asbestos Register; 
  Consult with  the Health  and Safety Representative  (HSR) regarding the  above, 
including conducting inspections, maintaining the workplace’s Asbestos Register 
and all proposed refurbishments, demolitions and minor works involving asbestos 
and/or ACM; 
  Report  on  all  asbestos-related  concerns  that  have  been  discussed  in  employee 
meetings and/or through other forums; and 
  Maintain and update the Asbestos Management Plans and record any asbestos-
related hazards and incidents into the in-house Incident Management System. 
 
b. 
Staff Awareness  
All staff within MDHB will be provided with relevant information, on request, on: 
  Types and location of ACMs (via the Asbestos Register and this AMP); 
  The visual means of identifying ACMs (labels/colour coding); 
  How to avoid risks from asbestos (e.g. not disturbing); and 
  How to report concerns about ACMs (e.g. to the Duty Holder)  
 
New and temporary staff will be inducted onto site as part of their general work-start 
induction carried out by an approved and competent person. 
 
All staff are to report any concerns in relation to ACMs to their line manager or the site 
health and safety manager.  
 
Any periodic updates on any asbestos related works will be communicated to staff via 
email and staff notice boards. 
12 | P a g e  

9.  MANAGING ASBESTOS ON SITE 
 
a. 
Asbestos Survey and Register 
The Asbestos Survey Report provides accurate information on the location, extent and 
condition of ACMs. The information in the survey report will be used to form the asbestos 
register which is a key component of the management plan for the DHB. 
 
The DHB will ensure that an up-to-date copy of the asbestos survey/register and this 
Asbestos Management Plan will be available on the premises. These documents shall be 
available to workers, contractors and visitors. 
 
Building Address 
Location of documents 
50 Ruahine Street, Palmerston North
Spotless Facilities Management Office 
 
All contractors must report to the above location upon arrival to the site. Contractors 
must complete a contractor induction prior to commencing any works; this will include a 
full review of this Asbestos Management Plan. The induction must be completed by the 
Asbestos Coordinator or other delegated person as listed in Section 7a of this Plan.  
 
b. 
Identification of Asbestos Containing Materials 
The  areas  of  the  site  which  have  asbestos  containing  materials  (ACMs)  that  require 
management will be listed in the asbestos register within the asbestos survey report. 
Controls and ongoing management plans for areas identified and/or presumed to contain 
asbestos are included later in this plan.   
 
Where  areas  are  identified  as  inaccessible  or  as  having  limited  access  during  the 
Asbestos Management Survey, it is assumed that ACM are present within these areas 
unless  recorded  when  construction  date  and  materials  invalidates  that  assumption. 
These areas will be treated as though they contain ACM unless determined otherwise 
through surveying and sampling. 
 
Where  ACMs  have  been  identified,  the  person/s  named  earlier  in  this  plan  as  being 
responsible for managing asbestos will ensure that the materials are capable of being 
identified visually by all staff and contractors using the following:  
 
  Asbestos containing materials in rooms, corridors and other areas accessible to all 
staff and contractors will be identified by a label/ sticker similar to those contained 
within the table below; and 
  Asbestos  containing  materials  in  other  areas  will  be  labelled  using  labels 
commensurate  with  legislative  requirements  i.e.  a  ‘tombstone’  label  (see  table 
below). 
 
 
13 | P a g e  





Examples of acceptable asbestos stickers/ labels to be used1 
Asbestos sticker  
Normal industry standard label used 
The following examples of labels/ 
stickers are suitable for use within the 
premises as part of the management 
control procedures outlined within this 
Asbestos Management Plan.  
 
These examples are not exhaustive 
and other appropriate stickers/ labels 
may be used. 
 
 
Encapsulated asbestos sticker 
Used when ACMs have been 
encapsulated 
 
 
Presumed asbestos sticker 
Used when similar materials have been 
proven to contain asbestos or the area 
is likely to contain asbestos and hasn’t 
been tested as clear.  
 
Warning sticker 
Can be used in communal areas where 
ACMs are present; may be used in 
place of other types specified above 
which may cause unnecessary concern 
 
c. 
Assessing the Exposure Risk 
If the asbestos or ACM is in good condition and undisturbed, it is unlikely that airborne 
asbestos fibres will be released. In this situation, the risk to health is low. It is usually 
safer to leave the material in situ and periodically review its condition. 
 
However, if the asbestos or ACM deteriorates, is disturbed, or if dust associated with the 
ACM is present, there is an increased likelihood that asbestos fibres will be released and 
become airborne. 
 
                                                             
 
14 | P a g e  

The material binding the asbestos fibres will have an impact on the potential for airborne 
asbestos fibres to be released. For example, a loosely-bound sprayed coating is more 
likely to release fibres if it is disturbed, compared to asbestos cement with firmly bound 
fibres. 
 
The exposure risk is taken into consideration when developing the control measures. 
 
d. 
Managing Asbestos Related Risk 
If the PCBU is not sure whether asbestos is present in a building material that may be 
affected by planned works, they must either assume asbestos is present and treat the 
work as asbestos related work or have a sample analysed to determine the presence of 
asbestos. 
 
The  PCBU  must  put  control  measures  in  place  to  minimise  the  risk  of  exposure  to 
respirable asbestos if it is not reasonably practicable to remove the asbestos. 
 
The PCBU must ensure the airborne contamination standard for asbestos is not exceeded 
within the workplace.  
 
Specific situations where removal may be the best control include: 
  asbestos lagging on pipes; 
  asbestos in plant; 
  asbestos contaminated dust; 
  loose insulation; and 
  cracked or damaged fibreboard containing asbestos. 
 
If  it  is  not  reasonably  practicable  to  remove  asbestos,  the  workplace  PCBU  must  put 
other control measures in place to ensure workers are not exposed to airborne asbestos. 
 
These control measures include encapsulating or sealing the asbestos to minimise the 
risk of fibre release. 
 
Refer  to  Table  6  in  the  Approved  Code  of  Practice  –  Management  and  Removal  of 
Asbestos  for  more  information  regarding  options  for  managing  asbestos  containing 
materials in buildings. 
e. 
Monitoring and Inspection 
MDHB  will  ensure  formal  visual  inspections  of  all  known  ACMs  are  carried  out  as 
stipulated  within  Appendix  4:  the  Asbestos  Management  Tables  of  this  Asbestos 
Management Plan. The Asbestos Management Tables and supporting documents can be 
accessed at the Spotless Facilities Office. 
 
 The details of these inspections should be recorded within the Asbestos Management 
Tables to ensure the Asbestos Management Plan remains up to date. 
 
15 | P a g e  

Formal visual inspections of retained ACMs will be conducted on at least an annual basis, 
by the Responsible Person/s identified earlier in this plan. These will be conducted and 
recorded periodically. 
 
Any  damaged  or  deteriorated  materials  found  will  be  reported  according  to  the 
procedures detailed later in this plan.  
 
The AMP must be reviewed every five years by a Competent Person. 
10.WORKS AND VISITOR PROTOCOLS 
 
a. 
Contractors 
Everyone attending the site to carry out any works is required to access and review the 
asbestos survey, register and AMP before undertaking any work. These documents will 
be  provided  by  the  person/s  responsible  for  managing  asbestos  or  other  relevant 
member of staff. 
 
All contractors undertaking any work at the site will be required to sign that they have 
reviewed the documents using Appendix 1 of this AMP.  
 
Where there are ACMs that are to be worked on or nearby, no work will take place until 
an  appropriate  method  statement  of  work  is  produced,  and  the  Permit-to-Work 
procedures detailed in Appendix 2 have been authorised and implemented.  
 
b. 
Emergency Services 
Emergency  Services  personnel  attending  site  must  be  given  access  to  the  asbestos 
survey, register and plan on arrival. 
 
c. 
Maintenance and Servicing (Minor) Works 
Only competent personal shall be allowed to undertake asbestos related maintenance 
and servicing works. 
 
The Asbestos Coordinator shall: 
  Ensure  only  competent  persons  undertake  asbestos  related  maintenance  and 
servicing works; 
  Ensure decontamination facilities are available and used properly; 
  Ensure  anything  within  the  asbestos  work  area  is  decontaminated  or  safely 
contained before it is removed from the work area; 
  Ensure asbestos waste is disposed of safely and regularly in line with regulatory 
requirements; 
  Ensure the asbestos work area is separated from the rest of the workplace; 
  Ensure the asbestos work area is sign-posted and barriers put in place to ensure 
other workers and people do not enter the area; 
16 | P a g e  

  Identify any asbestos that workers may encounter when doing asbestos-related 
work; if it is not possible to positively identify the presence of asbestos, assume 
asbestos containing materials are present; 
  Inform  workers  who  are  undertaking  ongoing  asbestos-related  work  about  the 
health risks of asbestos exposure and provide health monitoring if they are at risk 
of exposure to asbestos 
  Ensure, if there is uncertainty about whether the airborne contamination standard 
for asbestos might be exceeded, air monitoring is undertaken; 
  Ensure only WorkSafe approved methods for asbestos-related work are used; 
  Ensure  all  people  undertaking  the  asbestos-related  work  are  aware  of  the 
presence of asbestos. Prevent any work activity that might expose them or others 
nearby to airborne asbestos; and 
  Keep up-to-date records for all Asbestos related works. 
11.ASBESTOS RELATED AND REMOVAL WORKS 
 
a. 
Refurbishment or Demolition Works 
Where MDHB commissions any construction works involving an upgrade, refurbishment 
or demolition work, a refurbishment or demolition survey must be undertaken to locate 
and describe, as far as is reasonably practicable, all ACMs in the area where the work 
will take place.  
 
This will be undertaken in accordance with the requirements of the Health and Safety at 
Work (Asbestos) Regulations 2016. 
 
Where necessary, MDHB will seek further advice and guidance from a competent person.  
 
b. 
Asbestos Works and Removals  
MDHB will ensure that any works undertaken involving ACMs will be carried out within 
the requirements of Health and Safety at Work (Asbestos) Regulations 2016. Guidance 
from 
WorkSafe 
New 
Zealand 
can 
be 
found 
at: 
http://construction.worksafe.govt.nz/guides/acop-management-and-removal-of-
asbestos/#26-duties-for-licensed-asbestos-removal-work  
 
Only  appropriately  licenced  asbestos  removal  contractors  should  be  selected  to 
undertake asbestos removal works. Where less than 10m2 of non-friable material is being 
removed,  no  licence  is  required  however  the  contractor  must  demonstrate  they  are 
competent to undertake this work. 
 
WorkSafe must be notified of planned removal works 5 days prior to work commencing; 
excluding where 
 under 10m2 of non-friable material is being removed. 
 
17 | P a g e  

Control measures will be detailed in the method statement/Asbestos Removal Control 
Plan (ARCP) provided by the contractor. This document will be prepared by the asbestos 
removal contractor in consultation with MDHB, the PCBU with management or control of 
the  workplace  and  workers  and  their  representatives.  The  nominated  supervisor  is 
responsible for ensuring that each individual worker is aware of their responsibilities to 
follow risk control measures as detailed in the ARCP. 
 
Where ACMs are to be removed, or encapsulated a competent person/Licensed Asbestos 
Assessor  will  be  contacted  (consultant)  prior  to  any  such  works  taking  place.  The 
consultant will be provided with a copy of the contractor’s method statement or ARCP; 
the  consultant  will  review  this  document  and  confirm  that  the  control  measures  and 
removal method are appropriate for the works to proceed. 
 
The  asbestos  register/AMP  will  be  updated  accordingly  following  completion  of  the 
asbestos related and/or removal works. 
 
Where the DHB requires further guidance in relation to the Health and Safety at Work 
(Asbestos) Regulations 2016, the support of the consultant will be sought. 
 
c. 
Maintaining Documentation 
The  Asbestos  Coordinator  shall  maintain  records  of  all  completed  Safe  Work  Method 
Statements,  Asbestos  Removal  Control  Plans,  Air  Monitoring  Reports  and  Clearance 
Certificates. 
 
d. 
Air Monitoring and Clearance Inspections 
As per the Health and Safety at Work (Asbestos) Regulations 2016 a clearance inspection 
must be undertaken by a Competent Person or, as of 4 April 2018, a Licenced Asbestos 
Assessor is required to undertake Class A Clearance work. Guidance from WorkSafe New 
Zealand  can  be  found  at:  http://construction.worksafe.govt.nz/guides/acop-
management-and-removal-of-asbestos/#28-clearance-inspections  
 
A visual clearance inspection is required following the removal of non-friable (Class B) 
asbestos or ACM. The Asbestos Assessor will undertake air monitoring and/or surface 
sampling if deemed necessary.  
 
The removal of contaminated soil will require soil sampling for validation in line with the 
Guidelines for the Assessment, Remediation and Management of Asbestos Contaminated 
Sites in Western Australia, May 2009. 
 
During  the  removal  of  friable  (Class  A)  asbestos  there  are  more  stringent  control 
measures: 
  Air  monitoring  for  respirable  fibres  during  the  removal  process  to  demonstrate 
that fibres are not being released from the removal enclosure; 
  Four  Stage  Clearance  Inspection  –  to  be  completed  by  a  Licenced  Asbestos 
Assessor 
18 | P a g e  

o  Stage 1 – preliminary check of site condition and job completeness 
o  Stage 2 – thorough visual inspection inside the enclosure / work area 
o  Stage 3 – surface sampling and air monitoring for respirable fibres 
o  Stage 4 – final assessment post enclosure / work area dismantling 
 
In the event of friable removals air monitoring is conducted during the removal work and 
as part of the clearance inspection. Results of air monitoring should be compared with 
the recommended control levels outlined in Section 30.3.1 of the Health and Safety at 
Work Act, Approved Code of Practice – Management and Removal of Asbestos.  
 
The  recommended  control  levels,  as  listed  below,  provide  an  indication  of  the 
occupational exposure levels relevant to quality control and re-occupancy of an area. 
 
< 0.01 fibres/mL – trace level (controls are acceptable and in the event of a clearance 
the area can be re-occupied) 
> 0.01 fibres/mL but < 0.02 fibres/mL – above recommended control levels, review and 
enhance controls 
>  0.02  fibres/mL  –  stop  work  immediately,  review  controls  and  implement  more 
stringent control measures. Do not proceed with work until subsequent air monitoring 
results are < 0.01 fibres/mL 
 
Note:  Air  monitoring  concentration  of  0.02  f/ml  or  greater  must  be  notified  to 
WorkSafe as a notifiable event. 
e. 
Re-Occupying an Area Following Asbestos Removals 
Where  works  have  involved  the  removal  of  asbestos  and/or  ACM,  the  Asbestos 
Coordinator shall ensure that no one reoccupies an area where the removal works have 
occurred until: 
  Air  monitoring,  if  required,  has  been  undertaken  during  and  after  removal  of 
asbestos and associated reports show no evidence of airborne fibres once asbestos 
removal work has been completed; and 
  A  Clearance  Certificate  has  been  issued  confirming  that  the  works  have  been 
completed and the area is safe to occupy. 
12. INCIDENTS/EMERGENCIES INVOLVING ASBESTOS 
 
a. 
Disturbance / Damage to Non-Friable ACM 
Where  non-friable  asbestos  containing  materials  (ACMs)  have  been  damaged,  or 
damaged  materials  and  deterioration  are  identified  during  the  routine  inspection 
processes, the DHB will instigate the emergency procedure below. 
 
The Responsible Person (Asbestos Co-Ordinator) shall: 
 
  Secure  the  area  affected  ensuring  no  access  is  permitted  (signage  should  be 
displayed, and barriers erected where appropriate); 
19 | P a g e  

  Review the impact to MDHB’s operational procedures i.e. if a work area is affected, 
alternative  work  arrangements  would  need  to  be  implemented  as  the 
contaminated area cannot be used; 
  Contact: Inform the Health and Safety Manager and notify them of the damage; 
  The Health and Safety Manager/responsible person will then provide advice and 
guidance  as  necessary.  This  may  include,  but  is  not  limited  to,  inspecting  the 
damage reported, arranging an air monitoring test and arranging and managing 
any associated remedial works required; 
  Maintain  controlled  access  to  the  area,  until  such  time  as  a  formal  clearance 
inspection has been undertaken. Clearance guidance is outlined in section 28 of 
the Approved Code of Practice: Management and Removal of Asbestos 2016; and 
  Maintain good communication with DHB staff and relevant other parties, providing 
updates as necessary to ensure the access arrangements are not breached. 
 
b. 
Disturbance / Damage to Friable ACM 
Where  friable  ACMs  have  been  disturbed,  knocked,  damaged  or  there  is  significant 
deterioration identified, MDHB will immediately engage a suitably trained person to seal 
the area and implement control measures to eliminate/minimise the risk of respirable 
fibre release from the area. 
 
The  areas  adjoining  should  be  vacated  until  air  monitoring  has  been  completed  and 
returned results under the workplace exposure standard of 0.1 fibres/mL averaged over 
an 8-hour period as stipulated in the WorkSafe approved Workplace Exposure Standards 
and Biological Exposure Indices, 8th Edition. 
 
As soon as reasonably practicable, the area should be enclosed as a Class A removal 
enclosure and both removal and decontamination works should take place. Section 10 
of this Plan details the requirements for this work to take place. 
 
c. 
Incapacitated Person in an Asbestos Hazard Area 
Where a person becomes incapacitated in an asbestos hazard area, immediately assess 
the risk of moving the person to a ‘safer area’. DO NOT TOUCH OR MOVE THE PERSON 
IF YOU SUSPECT ELECTROCUTION! Isolate power source before proceeding. If 
they can be moved to a less hazardous area, then do so. 
 
If they cannot be moved, then call 111 and request the fire brigades HAZMAT Rescue 
team. Ambulance staff do not have the equipment or training to enter into an asbestos 
hazard area. 
 
Where the incapacitated person requires CPR, it is an individual’s choice as to whether 
they  remove  their  mask  within  the  hazardous  environment  to  administer  CPR  to  the 
incapacitated person or wait for the emergency services. 
 
Emergency services will require a competent person to assist them with decontamination 
of the incapacitated person.
20 | P a g e