This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'VUW: Evidence Of Ability to Comply with the Public Records Act and the OIA'.

27 November 2019 
Chris Johnston  
By email: [FYI request #11558 email]   
Dear Chris 
Official information request for information on the University's compliance 
with the OIA & Public Records Act 
I refer to your request for information under the Official Information Act 1982 (the Act) 
dated 30 October 2019: 
“…please provide records for: 
OIA   The business processes and training materials for servicing OIA Requests 
  Any Audits (internal or external) that relate to OIA compliance 
  The latest reporting (e.g. KPIs or Dashboard) that quantifies OIA 
  Ombudsman's decisions about OIA requests declined by VUW 
Public Records Act 
  The business processes and training materials for complying with the 
Public Records Act 
  Any Audits (internal or external) that relate to Public Records Act 
  Any reporting or KPIs that detail what Retention and Disposal activities 
have occurred in the last period reported on. 
Information Architecture 
  High level information architecture document for VUW that describes the 
main technologies, products and partners that are used - with the main 
focus on:  
  Record Search capability 
  Retention and Disposal capability” 
The Act requires that we advise you of our decision on your request no later than 20 
working days after the day we received your request. Unfortunately, it will not be possible 
to meet that time limit and we are therefore writing to notify you of an extension of the 
time to make our decision, to 5 December 2019. 

This extension is necessary because consultations necessary to make a decision on your 
request are such that a proper response cannot reasonably be made within the original 
time limit. 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this 
decision. Information about how to make a complaint is available at or freephone 0800 802 602. 
If you wish to discuss this decision with us, please feel free to contact me at 
[VUW request email]. 
Yours sincerely 
Georgia Tawharu 
Adviser, Information Access and Copyright