This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Baylink project, Tauranga – decision to remove Bayfair underpass from project scope'.

50 Victoria Street 
Private Bag 6995 
Wel ington 6141 
New Zealand 
T 64 4 894 5400 
F 64 4 894 6100 
10 October 2019 
Colleen Bain 
[FYI request #10995 email] 
REF: OIA-5887 
Dear Colleen 
Request made under the Official Information Act 1982 
Thank you for your email of 30 September 2019 requesting the following information under 
the Official Information Act 1982 (the Act): 
1.  Email from John McCarthy to Andrew Thackwray and Darryl Coalter dated 13 June 
2019 (attachment 9) refers to Darryl briefing Andrew but I cannot see any information 
that appears to be this briefing – can you please either advise which attachment 
contains the information that was conveyed in this briefing or provide the information 
to me. 

2.  Email from John McCarthy to Andrew Thackwray and Darryl Coalter dated 13 June 

2019 (attach 9) also refers to a memo prepared by John McCarthy and Darryl 
(Coalter?) that was attached to the email. From the email trail it appears Andrew 
requested amendments to the memo that were actioned by John. Can you please 
confirm if this is the memo from John McCarthy to Andrew Thackwray and Darryl 
Coalter dated 21 June 2019 which was included as attachment 9? If not, please 
urgently provide a coy of the memo referred to in the email. 

3.  Updated underpass user figures – Baylink Scope Variation MGI active mode 

recommendation 19 September 2018 (attach 7) is the only document I could see that 
contains user figures for the existing infrastructure. This document identifies both the 
significant increase in users of the underpass from previous figures and that there 
was high density housing under construction in Owens Place (on the Matapihi side of 
the intersection) at the time the recommendation was written. Can you please direct 
me to where the updated user counts and projections are for the underpass? 

4.  Updated vehicle traffic modelling based on the updated underpass user numbers 

referred to in 3. above – as increased numbers of active users through this 
intersection will have a direct impact on vehicle users of the intersection this 
modelling is key to understanding the impact of the decision to remove the underpass 
on traffic flows and therefore on the aspect of the project that does not relate to active 

5.  Safety audit of the intersection for the period immediately following removal of the 

underpass until completion of the project, ie during the ‘temporary traffic light’ 

We have provided answers to question 1 and 2 on 1 October 2019. This response will 
address your questions numbered 3 to 5.  

3.  …. Can you please direct me to where the updated user counts and projections are for 
the underpass? 
The figure for 2018 p.a in attachment 7 is an estimate underpass user counts calculated by 
using a three day survey. I have enclosed a spreadsheet with the details on how we obtain 
the figure in attachment 7. Please note the following regarding the attached spreadsheet: 
•  The count data was conducted via a three day survey from 24 to 26 July 2018. 
•  The definition for the row labels below: 

C: Cyclist 

M: Mobility 

P: Pedestrian 

Pr: Pram 

S: Scooter/ Skateboard 
With respect to your request regarding user counts projections figure, I am refusing this part 
of your request under section 18(g)(i) of the Act because the information requested is not 
held by the Transport Agency.  
4.  Updated vehicle traffic modelling based on the updated underpass user numbers referred 
to in 3. Above…. 
The current traffic modelling from the original project scope has not changed. An at-grade 
signalised crossing was proposed when the Baypark to Bayfair project was first initiated. As 
such, I am refusing this part of your request under section 18(e) that the requested document 
does not exist. 
5.  Safety audit of the intersection for the period immediately following removal of the 
underpass until completion of the project, ie during the ‘temporary traffic light solution. 
The safety audit for the temporary signalised crossing is currently under development and 
yet to be completed. Therefore, I am refusing this part of your request under section 18(e) 
because the requested document does not exist.  
I do not consider that it is in the public interest to make this information available. 
Under section 28 of the Act, you have the right to ask the Ombudsman to review my decision 
to refuse your request. You can find the contact details for the Ombudsman at 
If you would like to discuss this reply with the NZ Transport Agency, please contact the Bay 
Link project by email at [email address].  
Yours sincerely 
Andrew Thackwray 
Senior Manager, Project Delivery