This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Baylink project, Tauranga – decision to remove Bayfair underpass from project scope'.

50 Victoria Street 
Private Bag 6995 
Wel ington 6141 
New Zealand 
T 64 4 894 5400 
F 64 4 894 6100 
 25 September 2019 
Colleen Bain 
[FYI request #10995 email] 
REF: OIA-5638 
Dear Colleen 
Request made under the Official Information Act 1982 
Thank you for your email of 16 August 2019 to the Minister of Transport, Hon Phil Twyford, requesting 
the following information under the Official Information Act 1982 (the Act): 
1.Please provide the following: 
(a)All information provided to you in relation to the recent decision to remove the Bayfair 
underpass from the scope of the Baylink project including but not limited to any change 
requests, memos, reports, and background documents (or equivalent) on which the decision 
was based; (b)All information on which the information requested in 1(a) was based including 
but not limited to any risk and/or impact assessments in relation to the risk and impact on the 
surrounding community and the impact on traffic flows from pedestrians and cyclists crossing 
Maunganui Road at ground level, the impact of the decision on NZTA’s focus on creating 
accessible ‘liveable communities’, alternatives that were considered other than removing the 
underpass from the project, reports, background documents, correspondence and other 
communications which informed the information in 1(a); and (c)All information provided to 
decision-makers in relation to the 2018 decision to retain the Bayfair underpass from the Baylink 
project including but not limited to any change requests, memos, reports, and background 
documents (or equivalent) on which the decision was based. 
Point (b) and (c) of your request were transferred to the NZ Transport Agency on 21 August 2019 
under section 14(b) of the Act. 
Your questions and my responses are below. 
(b)All information on which the information requested in 1(a) was based including but not limited 
to any risk and/or impact assessments in relation to the risk and impact on the surrounding 
community and the impact on traffic flows from pedestrians and cyclists crossing Maunganui 
Road at ground level, the impact of the decision on NZTA’s focus on creating accessible 
‘liveable communities’, alternatives that were considered other than removing the underpass 
from the project, reports, background documents, correspondence and other communications 
which informed the information in 1(a); 

Please find enclosed a copy of the documents falling within scope of your request. For your 
convenience, a Document Schedule has been provided, outlining the document title, date and 
•  Attachment 1: Scheme Assessment Report and Appendices 17 December 2014. 
•  Attachment 2: Road Safety Audit of the Conceptual Design September 2016. 
•  Attachment 3: SH2 Baypark to Bayfair 50-85% detailed design RSA Issue B. 
•  Attachment 4: Pedestrian and Cyclist Underpass Grade Separation Options 20 
November 2017. 
•  Attachment 5: Emails RE BayLink Road Safety Audit. 
•  Attachment 8: Baylink Underpass Memo Final 21 June 2019. 

•  Attachment 9: Emails Baylink Underpass Memo. 
•  Attachment 10: BRI-1766 Baylink 9 August 2019. 
•  Attachment 11: excerpt of Weekly Report to the Minister #154 5 July 2019. 
Certain information has been withheld from the documents under section 9(2)(a) of the Act. This 
section allows for the withholding of information to protect the privacy of natural persons. Certain 
information is also withheld under section 9(2)(b)(ii) to protect information where the making available 
of the information would be likely unreasonably to prejudice the commercial position of the person who 
In order for the Transport Agency to maintain the effective conduct of public affairs through the free 
and frank expression of opinion by or between or to Ministers of the Crown or members of an 
organisation in the course of their duty, information has also been withheld from attachment 8 and 9 
under section 9(2)(g)(i) of the Act. 
To maintain the constitutional conventions for the time being, information has been withheld from 
attachment 10 to protect the confidentiality of advice tendered by Ministers of the Crown and officials 
under section 9(2)(f)(iv) of the Act. 
Traffic modelling of the new signalised roundabout with cycle/ bus prioritisation is still under 
development and traffic impact is still being tested. Furthermore, the Transport Agency has not 
completed any reports on the impact of the underpass removal on liveable communities. These parts 
of your request have therefore been refused under section 18(e) of the Act as the information 
requested does not exist. 
In order to provide further context to your comments about the possible impact of traffic flows from 
pedestrians and cyclists crossing Maunganui Road at ground level, it is expected that approximately 
50% of traffic flow currently moving through the Bayfair roundabout will be diverted to the new flyover 
bridge at the completion of the Bay Link project.  
(c)All information provided to decision-makers in relation to the 2018 decision to retain the 
Bayfair underpass from the Baylink project including but not limited to any change requests, 
memos, reports, and background documents (or equivalent) on which the decision was based. 
I have enclosed the following documents that are within scope of your request: 

•  Attachment 6 (Underpass Concept Design Report Including Costs - 18 September 
•  Attachment 7 (Scope Variation for BayLink Underpass MGI active modes 
recommendation – 19 September 2018). 
Personal information has again been withheld from Attachment 6 under section 9(2)(a) of the Act, 
some information is withheld under section 9(2)(b)(ii) to protect information where the making available 
of the information would be likely unreasonably to prejudice the commercial position of the person who 
supplied. Meanwhile, Attachment 7 has been released to you in full. 
In respect to the information that has been withheld, I do not consider that it is in the public interest to 
make this information available. 
Under section 28 of the Act, you have the right to ask the Ombudsman to review my decision to 
withhold some information and refuse parts your request. You can find the contact details for the 
Ombudsman at 

If you would like to discuss this reply with the NZ Transport Agency, please contact Sarah Lee-Crellin, 
Media Manager, by email to [email address].  
Yours sincerely 
Kevin Reid 
Acting Senior Manager, Project Delivery 

OIA-5638 document schedule  
Document name 
Document date 
Document description  
 Attachment 1: Scheme Assessment 
17 December 2014 
Some information is withheld: 
Report and Appendices 17 
December 2014 
-  section 9(2)(a) to protect the 
privacy of natural persons 
-  section 9(2)(b)(ii) to protect 
information where the 
making available of the 
information would be likely 
unreasonably to prejudice 
the commercial position of 
the person who supplied. 
 Attachment 2: Road Safety Audit of 
September 2016 
Personal information, such as 
the Conceptual Design September 
name and DDI, are withheld 
under section 9(2)(a) to protect 
the privacy of natural persons. 
 Attachment 3: SH2 Baypark to 
October 2017 
Personal information, such as 
Bayfair 50-85% detailed design RSA 
name and DDI, are withheld 
Issue B October 2017 
under section 9(2)(a) to protect 
the privacy of natural persons. 
 Attachment 4: SH2 Pedestrian and 
20 November 2017 
Personal information, such as 
Cyclist Grade Separation Options at 
name and DDI, are withheld 
B2B project (working draft) 20 
under section 9(2)(a) to protect 
November 2017 
the privacy of natural persons. 
 Attachment 5: Email Re: Bay Link: 
18 May 2018 
Personal information, such as 
Road Safety Audit 18 May 2018 with 
name and DDI, are withheld 
email attachment 
under section 9(2)(a) to protect 
the privacy of natural persons. 
 Attachment 6: Underpass – Concept 
18 September 2018 
Some information is withheld: 
Design Report Including Costs 18 
September 2018 
-  under section 9(2)(a) to 
protect the privacy of natural 
-  under section 9(2)(b)(ii) to 
protect information where 
the making available of the 
information would be likely 
unreasonably to prejudice 
the commercial position of 
the person who supplied. 
 Attachment 7: Scope Variation for 
19 September 2018 
Released in full 
BayLink Underpass MGI active 
modes recommendation – 19 
September 2018 
 Attachment 8: Baylink Underpass 
21 June 2019 
Some information is withheld 
Memo Final 21 June 2019 
-  section 9(2)(g)(i) to maintain 
the effective conduct of 
public affairs through the 

Document name 
Document date 
Document description  
free and frank expression of 
opinion by or between or to 
Ministers of the Crown or 
members of an organisation 
in the course of their duty 
-  section 9(2)(a) to protect the 
privacy of natural persons 
-  section 9(2)(b)(ii) to protect 
information where the 
making available of the 
information would be likely 
unreasonably to prejudice 
the commercial position of 
the person who supplied. 
 Attachment 9: emails Baylink 
26 June 2019 
Some information withheld:  
Underpass Memo.docx 26 June 2019 
-  under section 9(2)(a) to 
protect the privacy of natural 
-  under section 9(2)(g)(i) to 
maintain the effective conduct 
of public affairs through the 
free and frank expression of 
opinions by members of an 
organisation in the course of 
their duty. 
10.   Attachment 10: BRI-1766 Bayfair 9 
9 August 2019 
Some information withheld: 
August 2019 
- under section 9(2)(a) to 
protect the privacy of natural 
- under section 9(2)(f)(iv) to 
maintain the constitutional 
convention for the time being 
which protect the 
confidentiality of advice 
tendered by Ministers of the 
11.   Attachment 11: excerpt 154 Weekly 
5 July 2019 
Some information withheld 
Report WE 05 July 2019.pdf  
under section 9(2)(a) to protect 
the privacy of natural persons