19-E-0484 / DOC 6038744 
 
 
15 August 2019 
 
 
Hannah Enderby 
via FYI website 
 
 
Dear Ms Enderby 
 
We refer to your Official Information Act (OIA) request to the Department of 
Conservation dated 18 July 2019 regarding the urine samples that were tested for 
traces of 1080. 
 
Eligibility under the OIA 
 
In our 7 August 2019 response to a previous OIA request from you (request 19-E-
0457), we asked that you provide evidence of your eligibility to make requests under 
the OIA by 14 August 2019. 
 
We did not receive the  evidence we requested within that prescribed timeframe. 
Therefore, we have decided to decline this request on the basis that it does not meet 
the eligibility criteria set out in section 12 of the OIA. I have made this decision in 
consideration  of the resources we have available to respond to requests and our 
obligation and ability to respond to legitimate OIA requests in a timely manner. 
Future requests for information  
The Department is open to responding to future requests for information on the basis 
that you pay for the costs incurred by the Department in preparing responses to those 
requests.  
 
Schedule  1 (attached to this letter) provides an example of how we might calculate 
those costs. That example considers a request which will require the Department to 
spend a minimum of 8 hours to prepare a response (so effectively one working day). I 
note that the charging rate we have used in that example is consistent with the rate 
prescribed in the Ombudsman’s guidelines for charging for official information.  
 
If  we receive an  information request  from you  in future,  we  will  scope the work 
required to respond and fix a charge accordingly. We would then require full payment 
of that amount to the Department before we begin preparing a response. 
 
Conservation House - Whare Kaupapa Atawhai 
PO Box 10 420, Wel ington 6143 
Telephone (04) 471 0726, Fax (04) 381 3057 
 
 

---

You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this 
decision. Information about how to make a complaint is available at 
www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 602. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Amber Bill  
Director Threats 
for Director-General 
 

---

Schedule 1 – an example of the calculation of costs  
 
 
Table 1: chargeable activities 
 
Chargeable activities 
•  Search and retrieval of relevant documents 
required 
•  Research (reading and reviewing to identify 
relevant information) 
•  Drafting and editing the response 
•  Reasonably required peer review to ensure that the 
response accurately captures the requested 
information 
Minimum estimated 
8 hours 
total time to complete 
chargeable activities 
 
 
Table 2: calculation of total cost payable 
 
Charging rate*  
Total hours 
Total chargeable 
(NZD) 
hours 
Total cost* (NZD) 
8 hours 
$38/half hour, 
7 hours 
$532.00 
with the first hour 
free 
   
 
* All costs are inclusive of GST 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---