This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Elective Endometriosis Investigation Prioritisation'.

15 May 2019 
B Williams 
[FYI request #10009 email] 
Dear Sir/ Madam, 
Official Information Act (1982) Request 
I write in response to your Official Information Act request, dated 05 April 2019. You requested the 
following information: 
1.  Please provide the criteria that are used to prioritize patients needing to be placed on a 

waiting list for elective Endometriosis laparoscopic investigation.  
Counties Manukau Health currently uses the Clinical Priority Assessment Criteria (CPAC) national 
tools. These tools are developed by national clinical working parties, and include three dimensions: 
clinical, patient-experienced, and social. These dimensions generated a  total score, to score 
referrals from 0 to 100 (least to most urgent). 
For Gynaecology procedures, we use the fol owing scoring. 
a.  CPAC 100 – known cancer – Highest priority (should be operated on as soon as possible, 
to fit the national 31-day Faster Cancer Treatment guidelines). 
b.  CPAC 90 – possible cancer – Medium priority (should be operated on within 4 months). 
c.  CPAC 65 – all other cases - Low priority (may wait 6 -12 months for procedures). 
CPAC scores allocated via the National CPAC Tool of 90 and above are over-ridden, to al ow these 
individuals to receive more timely treatment. This is intended to reduce the wait-times for cases of 
potential cancer malignancies, so that they are investigated in clinically acceptable lengths of time. 
2.  Please provide the range of possible scores used for prioritisation for the above procedure. 

As outlined above. 
To support the CPAC scoring  system,  the  Senior  Clinician  completing the priority grading/ score 
takes into consideration the overal  clinical picture. This process includes considering any additional 
information provided in the referral, for example on pain levels/ control, previous Ultrasound Scan 
(USS)  or similar diagnostic  findings, any current/  past treatments  -  and  the  impact  of  that  on 
symptoms, patient age, and wider impact on life (e.g. impacts on ability to work/ responsibilities 
Counties Manukau District Health Board 
19 Lambie Drive, Manukau, Auckland 2104 | Private Bag 94052, Manukau, Auckland 2241 
T: 09 276 0000 | 

3.  Please provide CMDHB’s current threshold scores for the above procedure, this may include, 
but is not limited to scores that would represent no help offered, medium and high priorities. 
As outlined above. 
The  current  system, including use of the national CPAC Tool  scores  has  been  utilised  since mid-
2018.  Prior to mid-2018, referrals were booked chronological y, and if new clinical information was 
subsequently provided, then a new earlier appointment date was expedited. 
4.  Please provide information as to how a patient would be informed about their current 

waiting/  priority status, both initial y after first assessment, and also during the course of 
waiting for treatment. 
A  referral  acknowledgement letter is used, including  information  indicating  that  a waitlist  is in 
place. This is sent to the referrer, and is also provided to the patient. It will include case specific 
detail, stating the graded priority score, and the approximate waiting time. 
If a case reaches a 5-6 month wait (from Anaesthetic clearance for procedure), then the CM Health 
Gynaecology Surgical Coordinator will contact the patient via phone, and have a conversation with 
them on their current circumstances. The outcome of that conversation is dictated on the patient 
record via Clinical Portal – a clinical information system. 
If the patient contacts the service at any time while on the waitlist, they are advised to go to their 
General Practice or if urgent to the hospital. If communication is received from a GP/private 
physician/hospital clinician, the patient’s priority  to be seen  is reviewed,  in light of any  new 
information provided. 
I trust this information satisfactorily answers your query. If you are not satisfied with this response 
you are entitled to seek a review of the response by the Ombudsman under section 28(3) of the 
Official Information Act. 
Please note that this response or an edited version of this may be published on the Counties 
Manukau DHB website. 
Yours sincerely, 
Fepulea’i Margie Apa 
Chief Executive 
Page 2