This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Emails and analysis regarding Births, Deaths and Marriages Act'.
Media Liaison, Social Media and Digital Security 
Principles applied 
175.  Our Communication team are the experts in understanding the media and how comments or 
content provided to the media impact on the Commission’s reach, relevance and reputation 
176.  Appropriate members of the Communication team cultivate relationships with journalists, and 
manage media enquiries 
177.  Social media engagement based on representation, responsibility and respect (three Rs) 
178.  Social  media  training  provided  as  and  when  required  and  generally  those  who  are  media 
spokespeople should have undertaken media training 
179.  Media  contact  includes  but  is  not  limited  to  providing  information  via  media  releases  or 
statements, letters to the editor, responding to media enquiries over the phone and via email, 
interview  or  briefings,  disclosing  information  to  the  media,  comments  on  talkback  radio, 
addressing  aa  seminar  or  conference  where  the  media  are  present,  and  media  activities  for 
events, reports, and launches 
180.  We keep our Communications team up to date on events, announcements, emerging issues of 
potential media and public sensitivity etc 
181.  Media activity relating to a project is discussed with the Communications team 
Page | 17 

Fixed Policy Rules 
182.  Human Rights Advisors, legal, ENC and Complaints provide content expertise for media content 
as required 
183.  Any highly contentious issues the Chief Commissioner and the CE must be advised.  In the case 
of the OHRP the DHRP must be advised 
184.  Any media release criticising a Minister or their agency’s policy or practice the Minister’s media 
advisor must be advised prior to the release 
185.  Where appropriate Commission spokespeople are briefed and debriefed 
186.  We treat journalists with respect and are courteous 
187.  Staff are not to comment to media unless authorised to do so by the CE, CC or the DHRP 
188.  Staff  must  request  a  journalist’s  name  and  contact  details  if  contacted  by  a  Journalist.  The 
information is emailed to a member of the Communication team 
189.  All media engagements are “on the record”, truthful and accurate. 
190.  All  media  enquiries  and  Commission  responses  are  responded  to  and  logged  by  the 
Communication team 
191.  Personal  or  contact  details  of  staff,  stakeholders,  spokespeople,  Commissioners  etc  are  not 
provided to the media without prior consent 
192.  Don’t  post  material  that  is  insulting,  derogatory,  politically  partisan,  obscene,  defamatory, 
threatening, or discriminatory. 
193.  If you are using any mobile device to synchronise to the Commission email (including personal 
phones), you must register the device with the ICT Adviser 
194.  Your  manager,  the DHRP  or  CE  must be  consulted  before  purchasing  or  using new hardware, 
software, applications etc. that might have implications on HRC’s network and security 
195.  Email and internet are available as a business tool for work activities you must not violate the 
SSC CoC and the Commission’s Code of Conduct 
196.  We abide by the SSC responsibilities in the lead-up to, and in the period immediately after, an 
election SSC Parliamentary Elections 
197.  If you need to share files that are too big to email, contact the ICT Adviser 
Page | 18 

198.  We  encourage  you  to  exercise  caution  should  you  wish  to  install  personal  games/apps.  Such 
installations must be from reputable sources. No unauthorised or unsafe games/apps be installed 
199.  Where airline security measures allow, take any Commission devices as carry-on luggage, (check 
airline and confirm electronic devices policies before you travel 
200.  Passwords must be unique and secure 
201.  Keep us safe by not writing down your passwords, not sharing sensitive information while on 
public Wi-Fi (unless with direct access), not plugging in unknown USBs, not opening emails or 
attachments from unknown or suspicious sources  
202.  Don’t put customer or confidential information in non-approved systems like Dropbox, WeChat 
203.  A project/programme wanting/requiring a social media platform requires a social media plan 
204.  Appoint a moderator to any Commission social media site 
205.  We adhere to State services SSC: Principles for interaction with social media 
Page | 19