This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Documentation related to decision to offer NZ students "free" Microsoft Office 365 licenses'.

Dave Lane 
[FYI request #9578 email] 
Dear Dave 
Thank you for your further email of 13 February 2019 requesting the following information: 
All  correspondence,  analysis,  and  advice  the  Ministry  considered  in  relation  to  the 
decision to promote Microsoft's Office 365 product licenses to high school (and other) 
students in NZ.  

The  details  of  the  agreement  between  the  Ministry  of  Education  (or  other  gov't 
organisation)  and  the  Microsoft  Corporation  regarding  the  supply  of  those  licenses  - 
cost, terms, length of agreement, etc. 

Your request has been considered under the Official Information Act 1982 (the Act). 
The Ministry’s role is to give schools choices and we currently have relationships with the three 
main  software  providers  (Apple,  Microsoft  and  Google)  to  provide  schools  access  to  core 
computing  software. Our  intention  is  that  schools  will  choose  the  brands and  products that 
best fit the needs of their students and their communities, and that maintain the open market.  
In line with maintaining an open market, the Ministry does not promote Microsoft’s Office 365 
product licences directly to students in New Zealand. The Ministry is however working to raise 
awareness about the benefits for parents of the agreement with Microsoft. The aim of this work 
is to ensure that parents purchasing a Microsoft capable device are aware that free Microsoft 
Office 365 licences are available through the agreement between the Ministry and Microsoft.   
In relation to your request for the details of the agreement between the Ministry and Microsoft, 
I am releasing four documents to you.   
The  first  is  a  copy  of  the  agreement  between  the  Ministry  and  Microsoft.  The  agreement 
document  has  information  withheld  under  section  9(2)(b)(ii)  of the  Act,  which  is  withheld  to 
protect information where the making available of the information would be likely unreasonably 
to prejudice the commercial position of the person who supplied or who is the subject of the 
The second, third and fourth documents are copies of the terms and conditions. The second 
document has been extracted from a Powerpoint and is provided in accordance with section 
16(1)(e) of the Act. The rest of the slideshow is withheld in full and one investment term in this 
document is withheld under section 9(2)(b)(ii) of the Act. Documents 3 and 4 are released to 
you in full.  
You also asked for the cost of the agreement, this information is withheld in full, under section 
9(2)(b)(ii)  of  the  Act.  As  for  the  length  of  the  agreement,  the  Ministry  website  outlines  the 
agreement will be in effect until 31 December 2021.  
OIA 1177785 
National Office, Mātauranga House, 33 Bowen Street, Wellington 6011 
PO Box 1666, Wellington 6140. Phone: +64 4 463 8000 Fax: +64 4 463 8001 

I  hope  this  information  is  helpful.  You  have  the  right  to  ask  an  Ombudsman  to  review  this 
decision.  You  can  do  this  by  writing  to  [email address]  or  Office  of  the 
Ombudsman, PO Box 10152, Wellington 6143. 
Yours sincerely 
Zoe Griffiths 
Deputy Secretary 
Business Enablement and Support