This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Access to services by non-binary people - Follow up'.

07 February 2019 
Anita Easton 
[FYI request #9273 email] 
Dear Anita 
Your Official Information Act request, reference: 0053434 

Thank you for your request of 18 December 2018, sent via FYI, asking for the following information 
under the Official Information Act 1982 (the Act):  
1)  “Is it possible for ACC to record a gender other than female or male in your claims and client 
management system(s)? 
2)  What guidance do you currently provide to staff on how to record the gender of non-binary 
people? This restates a portion of my initial 3b which was not completely answered. 
3)  Do you have any advice, legal opinion or other documentation supporting the view that 
insisting a non-binary person choose either female or male before they can receive cover is is 
not "gender-based discriminations in relation to either personal injury cover or entitlements" 
4)  Can you please provide documentation of the active engagement being undertaken with the 
Ministry of Health and Statistics New Zealand on this matter. Any proposed timeline for 
resolution would be particularly welcome.” 
Gender selection in ACC’s client management system 
Is it possible for ACC to record a gender other than female or male in your claims and client 
management system(s)? 
ACC’s client management system, Eos, requires the user to select a male or female gender as part of 
the claim registration process. The system does not have a non-binary option, and the field cannot be 
left blank. 
Many of the claim forms ACC receive arrive electronically from providers. Electronic claim forms are 
filled in by the provider, with the provider themselves selecting the gender. The provider must select 
either male or female before the claim form can be submitted. 
ACC staff have guidance when determining gender 
What guidance do you currently provide to staff on how to record the gender of non-binary people? 
As explained in our letter dated 18 December 2018 (Ref: 053207), where there is a record existing on 
Eos already for the client, we take the gender from that. If there is a NHI number provided, we can 
search the NHI record. Alternatively, we may call the submitting provider or the client to confirm. 
Occasionally we go by the client’s name. 
In situations where a claim form is submitted with a different gender to what is already in our 
system, we fol ow up with the submitting provider. We can then change the gender listed in our 
system if it needs correcting. 

Advice obtained regarding whether selecting a gender is not a barrier in relation to personal injury 

cover or entitlements is legally privileged 
Do you have any advice, legal opinion or other documentation supporting the view that insisting a 
non-binary person choose either female or male before they can receive cover is not "gender-based 
discriminations in relation to either personal injury cover or entitlements" 
ACC has sought and received advice with respect to whether insisting a non-binary person choose a 
gender before they receive cover is not gender-based discriminations in relation to either personal 
injury cover or entitlements. However, as this information is legally privileged, we are withholding it 
under section 9(2)(h) of the Act. We have considered the public interest in making the information 
available and have determined that it does not outweigh the need to maintain legal professional 
It is important to remember that the decisions made regarding the treatments clients receive are not 
made based on the demographic information col ected on the claim form, but on the 
recommendation of health professionals in relation to the clients covered injury. 
The information we col ect on the ACC claim form helps identify accident trends 
ACC collects a small amount of general demographic information on the claim form submitted. The 
information we collect on claim forms allows us to identify accident trends, and helps us prepare 
accordingly for the types of injuries we can expect to see over the next year. 
By collecting information such as age, gender and location of accident we can look at common 
accident trends and use them to influence our injury prevention campaigns. For example, the 
information we collect might tell us that older females are more prone to falls, meaning we look to 
target an injury prevention campaign about falls at older women.  
ACC is actively engaging on the topic of gender identity 
Can you please provide documentation of the active engagement being undertaken with the Ministry 
of Health and Statistics New Zealand on this matter. Any proposed timeline for resolution would be 
particularly welcome 
ACC is a member, and Vice Chair, of the Health Information Standards Organisation (HISO), a Ministry 
of Health committee. HISO has been consulting on various aspects of identity through proposed 
changes to the National Health Index system and the Consumer Health Identity Standard; this 
includes changes to gender. 
A summary of public feedback on the change is available to view online, and can be found at the 
following link:
The public feedback received was considered at a HISO meeting on 1 November 2018. The meeting 
discussed the need to adopt a uniform, acceptable classification of gender that is acceptable to the 
LGBTIQ+ community. HISO decided that Statistics NZ, as the overarching standards body for 
government, should be responsible for addressing concerns expressed. 
The excerpt below has been taken from the 1 November 2018 HISO meeting minutes, showing 
HISO’s intention to liaise with Statistics NZ on gender identity work. 

ACC is continuing to raise the issue of gender identity with Statistics NZ, and we hope to be involved 
with Statistics NZ for future work on this topic. As such, there is no proposed timeline for resolution. 
Any further requests for information on gender identity should be directed to Statistics NZ as the 
agency responsible for this work. 
We are happy to answer your questions 

If you have any questions, you can email me at [email address]. 
If you are not happy with this response, you have the right to seek an investigation and review of this 
decision, by the Ombudsman. Information about how to make a complaint is available at or by phoning 0800 802 602. 
Yours sincerely 
Emma Coats 
Manager Official Information Act Services 
Government Engagement & Support