This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Request for the Benefit and Cost Calculations used to support the Hamilton to Auckland Start‐Up Passenger Rail Service Single Stage Business Case'.

 
 
7 February 2019 
 
 
Tony Randle
[FYI request #9087 email] 
 
 
 
Tēnā koe Tony 
 
REQ141978 – Request from T Randle – Hamilton to Auckland passenger rail 
 
Thank you for your request for information relating to the above received by Council 20 November 2018. 
On 19 December 2018, Council advised that the request had been granted subject Council’s rights and 
obligations to withhold or decline in part under the Local Government Official Information and Meetings 
Act.   Your request is set out in italics below: 
 
“I note the release of the Hamilton to Auckland Start‐Up Passenger Rail Service Single Stage  Business Case 
to 

be 
decided 
at 
tomorrows 
Waikato 
Regional 
Council 
(WRC) 
meeting 
(https://www.waikatoregion.govt.nz/assets/Uploads/AGENDA-PACKAGE-FOR-COUNCIL-MEETING-21-
NOVEMBER-2018.pdf).
    I  am  interested  in  how  the  costs,  benefits  and  cost  benefit  ratios  used  in  this 
business  case  were  calculated.    I  am  also  interested  in  how  the  travel  times,  patronage  and  funding 
estimates were calculated. 
 
1)  Can I please  have a copy of the assumed Hamilton  to Britomart Auckland travel times  for Long List 
Option 3 "Connecting bus - limited stops peak" and Option 4 "Connecting bus - all stops peak" listed in 
"Figure 9-2: Long list screen against investment objectives" on page 108  of the above WRC Agenda ? 
2) Can I please have a copy of the assumed Hamilton to Britomart Auckland travel times for the shortlisted 
Options "Option 10 – Connecting train – higher frequency peak with facilities"; "Option 12 - Connecting 
train – higher frequency all day with facilities"; and "Option 16 - Through train higher frequency all day 
with facilities" listed in "Table 9-3: Shortlisted Options " on page 110  of the above WRC Agenda ? 
3) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Capital Cost totals for each option in "Table 
9-4 Shortlisted Options Economic Assessment" on page 112 of the above WRC Agenda ? 
 
4) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Operating Cost totals for each option in 
"Table 9-4 Shortlisted Options Economic Assessment" on page 112 of the above WRC Agenda ? 
5) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Revenue totals for each option in "Table 9-
4 Shortlisted Options Economic Assessment" on page 112 of the above WRC Agenda ? 
6) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Transport Benefits totals for each option in 
"Table 9-4 Shortlisted Options Economic Assessment" on page 112 of the above WRC Agenda ? 
7) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Cost totals for Private Car and Train in 
"Table 10-11: Train vs private car journey cost comparison" on page 122 of the above WRC Agenda ? 
8)  Can I please  have a copy of the detailed calculations  for the Projected Annual Patronage totals  in " 
Figure 10-4: Projected annual patronage volumes (five-year start-up period)" on page 123 of the above 
WRC Agenda ? 
9)  Can I please have a copy of the detailed calculations  for the Capital Cost totals for  in "Table 10-12: 
Capital Cost Components" on page 124 of the above WRC Agenda ? 
10) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Operating Cost totals for in "Table 10-13: 
Operating Cost Components" on page 125 of the above WRC Agenda ? 
11)  Can  I  please  have  a  copy  of  the  detailed  calculations  for  the  Revenue  totals  for  in  "Table  10-14: 
Indicative Fare Revenue" on page 126 of the above WRC Agenda ? 

Doc # 13681074 

 
12) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Public Transport User Benefit totals for in 
"Table 10-15: Public Transport User Benefit Components" on page 127 of the above WRC Agenda ? 
13) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Non-user Benefits totals for in "Table 10-
16: Non-User Benefit Components" on page 126 of the above WRC Agenda ? 
14) Can I please have a copy of the detailed calculations used for the amounts for the four scenarios in 
"Table 10-18: 30-Year Present Value Benefits, Costs and BCR Outputs" on page 130 of the above WRC 
Agenda ? 
15) Can I please have a copy of the detailed calculations used for the funding amounts in "Table 11-1: 
Funding Case" on page 134 of the above WRC Agenda ?” 
 
Please follow the link below to information requested.   
 
https://waikatorc-
my.sharepoint.com/:x:/g/personal/sarah_mcleay_waikatoregion_govt_nz/EQZhf3PJ3_9Cp0Cq9Z_qtzwB
ucESp1MIIavvoO7i-etPdg?e=PI097K 
 
Some of the information requested does not exist or cannot be found. Question 1 and 2 seek information 
that wasn’t utilized when completing the assessment of the long list of options against the investment 
objectives.  This  analysis  was  a  qualitative  one  (actual  travel  times  weren’t  computed)  that  utilized  a 
scoring  criteria,  which  is outlined  in  page  108 of  the  Council  report.  The  time  benchmarks  used  were 
derived  from  the  consultants’  previous  experience  and  literature  review  of  previous  work  that  had 
published travel times for an array of transport options for the Hamilton to Auckland corridor.  In addition, 
the information sought in question 14 is not held by Council.    The consultants that led the completion of 
the SSBC ran a separate economic sensitivity analysis with a set of parameters. This was not retained. 
 
The balance of your request is declined in accordance with section 17(f) of the Local Government Official 
Information  and  Meetings  Act  on  the  basis  that  it  cannot  be  met  without  substantial  collation  and 
research  having  a  significant  and  unreasonable  impact  on  Council’s  ability  to  carry  out  its  other 
operations.  To provide further information Council would be required to review and collate (by way of 
hard coding and link amendment) approximately 200 Excel records each containing a number of cell and 
spreadsheet interdependencies.  A trial of this process has been undertaken and indicates that it would 
take, as a minimum, 6 minutes per record to complete.  This would require a further 20 hours of staff time 
in addition to 25 hours already spent to supply the information provided.  Council notes that: 
  the 25 hours already incurred was required to consult with external consultants to obtain records, to 
read and review information and to collate that information for release to you. 
  charging for the remaining information  would not assist in its provision given the need for significant 
technical understanding of nature of the information requested and Council’s electronic filing systems 
along with difficulty obtaining contracted resource to undertake the work. 
 
Please contact me should you wish to make a new request that refines the scope of the declined portion 
of your request to the extent that provision is possible. 
 
You have the right to seek investigation and review by the Ombudsman of this decision. Information about 
how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or free phone 0800 802 602.  
 
Nāku, nā 
 
Sarah McLeay 
Statutory Processes Advisor  
Waikato Regional Council 
[email address] 
Doc # 13681074 
 
Page 2