This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'How do you employee tutors'.

15 October 2018 
Teri Marie Brown 
By email: [FYI request #8699 email] 
Dear Teri Marie 
Official Information Act Request – supplemental response 2 
We  refer  to  your  message  dated  17  September  2018,  timed  at  10.23pm,  addressed  to 
Victoria University of Wellington (the University), in which you requested the following 
information under the Official Information Act 1982 (the Act): 
“Dear Victoria University of Wellington, 
In  your  response  to  by  (sic)  previous  OIA  you  responded  that  the  tutor  was  not  a 
permanent  employee.  Yet  in  your  contract  for  services  policy  you  state  a  contractor 
should not be undertaking a core activity of the university. see (sic) below 
So how do you engage tutors - employees, contractors, suppliers or some other means. 
Surely  they  don't  work  for  free.  Do  you  have  a  standard  agreement  of  some  sort  for 
engaging tutors - are you able to provide a copy. 
Or to put it bluntly why was a tutor who had been harassing a student handle (sic) as a 
student to student harassment. If a tutor was harassing a member of staff such as yourself 
would this also be handles (sic) as a student matter or an employment matter.  Would it 
have  not  been  more  appropriate  for  VUW  to  have  handled  this  matter  under  the 
Contract for Services Policy 
In principle a Contractor should not be undertaking a core activity of the University (for 
example:  teaching,  tutoring,  curriculum  development,  and  research  work);  or 
performing  services  exclusively  for  the  University  (see  Appendix  A:  Status  Criteria), 
which  also  applies  to  former  staff  who  have  resigned  applying  to  contract  back  to 
undertake similar work. 
Yours faithfully, 
t s brown” 

As explained in our response dated 17 September 2018 (Response to the Second Request), 
at  the  times  that  the  events  complained  about  occurred  and  were  considered  by  the 
Disciplinary Committee, the person who was the subject of the complaint was a student at 
the  University,  and  not  a  tutor.  The  University  is  refusing  to  provide  further  details  in 
relation to the individual in question under section 9(2)(a) of the Act, on the ground that 
withholding this information is necessary to protect the privacy of natural persons. Before 
reaching  this  view,  the  University  has  considered  whether,  in  the  circumstances  of  this 
particular  case,  the  withholding  of  information  is  outweighed  by  other  considerations 
which rendered it desirable, in the public interest, to make that information available, and 
has determined that it is not. 
Individuals  are  employed  or  engaged  by  the  University  from  time to  time  to  undertake 
various work, for the University and/or to provide a variety of services to the University. 
The type of agreement, and the status of the relationship between an individual and the 
University,  will  depend  on  a  number  of  factors,  including  the  type  or  work  or  services 
required, and the duration for which such work is to be performed, or services provided.  
Individuals who are employed as tutors, who choose to join the Tertiary Education Union 
(TEU), and whose work is covered by the collective agreement for tutors that the University 
has  concluded  with  the  TEU  are  subject  to  the  terms  and  conditions  of  that  collective 
agreement for the duration of their employment as a tutor. A copy of the current collective 
agreement for tutors between the University and the TEU can be accessed via the following 
An individual who is not employed as a tutor and/or who is not a member of the TEU may 
be employed, or engaged, on different terms and conditions. 
Tutors  (with  the  exception  of  Senior  Tutors)  are  typically  employed  on  fixed  term 
employment arrangements, where the employment relationship with the University ceases 
automatically at the conclusion of the fixed term specified in the offer of employment. 
Where the University receives a complaint about behaviour by a member of the University 
community,  the  University  will  consider  the  appropriate  procedure(s)  to  follow  to 
investigate and, if appropriate, take further action in relation to that complaint.  
Where  there  is  not  a  current  employment  relationship  between  an  individual  whose 
reported  behaviour  is  the  subject  of  a  complaint  and  the  University,  an  employment 
process  would  not  be  suitable.  This  is  because,  amongst  other  things,  the  employment 
rights, duties and obligations between employee and employer have ceased to apply. In 
such cases, the University will nevertheless consider whether there are any other actions 
that it may be able to take to inquire into the complaint and, if wrongdoing is found to have 
occurred, to take appropriate measures to address the complaint under other applicable 

Under section 28(3) of that Act you have the right, by way of complaint to an Ombudsman, 
to  seek  investigation  and  review  of  the  University’s  refusal  to  provide  you  with  further 
specific information relating to individual who the University understands was the subject 
of your request. 
Yours sincerely 
Pam Thorburn 
Director Student Academic Services