Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Submissions and correspondence related to increases in EFT student numbers at the Auckland University Law School'.

 
Council Minutes 
 
4:30pm 
 
Council Room 
21 August 2017  
 
 
 
Present:  
Mr St John (Chair), Professor McCutcheon (Vice-Chancellor), Mr Daniell, Ms 
Dawson (by telephone), Mrs Dunphy, Associate Professor Kawharu, Mr 
Kiely, Associate Professor Sims, Ms Tarrant, Mr Matthews  
In Attendance: 
Mrs Cleland, Professors Morrow and Metson, Ms Davila, Mr Gudsell, Mrs 
 
Moss, Mrs Verschaeren 
 
Welcome: 
The Chancellor welcomed the participants in the University’s Women in 
 
Leadership Programme, who were observing Part A of this Council 
 
meeting.  
 
PART A – Open Minutes 
1. 
APOLOGIES 
Sir Ralph Norris, Mr Ferrier 
   
 
   
RESOLVED (Chancellor): That the apologies be noted. 
 
2. 
DISCLOSURES OF INTEREST BY COUNCIL MEMBERS 
No further disclosures were made.  
 
3. 
CONFERMENT OF DEGREES  
 
 
 
With the authority of Council, the Chancellor conferred the degrees as per the schedule 
provided to the meeting. 
 
4. 
AWARD OF DIPLOMAS 
 
With the authority of Council, the Chancellor awarded the diplomas as per the schedule 
provided to the meeting. 
 
5. 
COUNCIL MEETINGS 
 
5.1  Council, Draft Minutes (Part A), 19.06.17 
 
 
 
A minor correction was made to Item 11.4, p. 6, fourth paragraph, second sentence; to 
 
read: “A difficult issue was that of the academic staff members who left the University 
 
in the last 18 months, most taught in the four compulsory courses in Part 2 Law and 
 
that, when the semester started, there had been only one replacement for these staff 
 
members”.  
 
 
 
 
 
RESOLVED (Chancellor/ Mrs Dunphy): That the Minutes (Part A) of the Council 
 
meeting held on 19.06.17 be taken as read and confirmed, subject to the 
 
above correction. 
 
5.2 
Matters arising from the Minutes (Part A), 19.06.17 not elsewhere on the Agenda. 
 
   
No matters arising. 
   
Council Minutes 21.08.17 
Page 1 of 8 
6. 
VICE-CHANCELLOR’S REPORT 
 
  The Vice-Chancellor’s report was taken as read. 
 
  The Vice-Chancellor drew Council’s attention to the passing of Sir John Graham, former 
  Chancellor of the University of Auckland (point 2.1) and extended Council’s deepest 
  sympathy to Lady Shiela and their family. 
 
  With regards to point 1.1, it was noted that the wording on p.11:” It is understood that 
  there was no exposure’’ meant that, based on the information available to Property 
  Services at the time of the discovery, there had been no exposure to asbestos. 
 
  With regards to point 9.1, it was noted that the criteria to establish a university were set 
 
  out in Section 162 of the Education Act 1989 and an organisation that met these criteria, 
 
  could apply to become a university. It would, however, not be appropriate for any  
 
  institution that did not meet the statutory criteria of universities to be called a university. 
 
  Council raised the question whether, for clarifying purposes, it  would not be preferable to 
 
  consult with Māori colleagues and investigate whether the University of Auckland’s Māori 
 
  name: “Te Whare Wānanga o Tamaki Makaurau” should be replaced by a name that did 
 
  not include the word “wānanga”. 
 
 
 
RESOLVED (Chancellor/ Ms Tarrant): that the Vice-Chancellor’s Report be 
 
 
 
noted. 
  
7. 
REPORTS OF COUNCIL COMMITTEES 
 
7.1    CAPITAL EXPENDITURE COMMITTEE 
  
 
  8.2.1   Minutes (Part A), 27.07.17 
 
 
 
RESOLVED (Chancellor/Mr Daniell): that the Capital Expenditure Committee 
 
 
 
Minutes (Part A), 27.07.17 be received. 
 
 
7.2  FINANCE COMMITTEE 
 
7.2.1  Minutes (Part A), 25.07.17 
 
RESOLVED (Chancellor/Mr Daniell): that the Finance Committee Minutes (Part 
A), 25.07.17 be received. 
 
 
 
7.2.2  Financial Performance to 31 March and Forecast for 2017 
 
 
 
The Chief Financial Officer, Mr Peter Gudsell presented this item. 
 
 
 
He reiterated that the financial position of the University remained strong. 
 
 
 
The aspects that were causing some risks to the operating surplus, were 
 
 
 
unusual cost items related to construction, demolition and especially 
 
 
 
asbestos removal.   
 
 
 
 
A formal forecast for 2017 was currently in the making. 
 
 
 
 
 
   
 
 
RESOLVED (Chancellor/Mr Matthews):  that the Financial Performance to 31 
 
March and  Forecast for 2017 Report be received; and that Council note the 
 
Finance Committee report that the University’s forecast performance against 
 
budget, TEC financial risk criteria, the University’s own financial management 
 
parameters, Strategic Plan objectives related to financial and resource 
 
management and debt-related and other external covenants are satisfactory. 
 
 
   
 
 
Council Minutes 21.08.17 
Page 2 of 8 
8. 
SENATE MATTERS 
8.1  Report of Senate, 31.07.17 
 
The Deputy Vice-Chancellor (Academic), Professor Morrow, introduced the Report of 
Senate.  
 
 
Part A:       
Policy and other matters requiring Council approval 
 
 
 
Part B, 1:    
Matters for noting by Council  
 
 
Part C, 1-3:  
Matters handled under Delegated Authority 
 
He commented that, at the request of the Faculties involved, the 2018 Programme 
Limitations had been tweaked since the Meeting of Senate, 31.07.17 and the 
following changes had been made: 
• 
The limitation for the Bachelor of Property (BProp) increased from 135 to 
165; and 
• 
A limit of 150 was set for the Postgraduate Diploma in Education (PGDipEd) 
and the Postgraduate Diploma in Social Work (PGDipSW). 
 
 
With regards to the Review of the Discipline of History, the Report mentioned that the 
 
 
last review took place in 2004. Council asked if there had not been another review 
 
 
since then, as this seemed a long time and reviews usually follow a seven-year cycle. 
 
 
The Deputy Vice Chancellor (Academic) responded that he would follow up on this.  
 
 
RESOLVED (Chancellor/Associate Professor Kawaharu): that the  
 
recommendations in Part A of the Report of Senate, 29.05.17 be adopted, and 
 
Parts B and C be noted. 
 
 
9. 
CORRESPONDENCE REFERRED BY THE CHANCELLOR 
 
No items received. 
 
10.  OTHER MATTERS FOR DECISION OR NOTING 
 
10.1 SEAL 
 
 
Since the Council meeting on 19.10.16 the seal had been applied to the 
 
 
following documents in accordance with the Council resolution of 18.02.1991: 
 
(1) Deed of Assignment of Lease : 59 Park Road, Grafton, Auckland: Up Aqua Foods 
  
Ltd and The University of Auckland  
(2) Deed of Lease : 55 Symonds Street, Auckland : New Zealand Education Holdings 
  
Ltd and The University of Auckland  
(3) Deed of Renewal of Lease: University House, 19A Princes Street, Auckland :  
  
Nineteen Princes LLC and The University of Auckland  
 
 
RESOLVED (Chancellor/Professor McCutcheon): that the affixing of the seal 
to the above documents be noted. 
 
10.2 RESCINDMENT 
 
 
10.2.1 Student Lisa Maree Stowers 
 
ID: 9455546 
 
 
   
Memorandum, 10.08.17 from the Director of Academic Services, Mrs Joanna 
Browne. 
  At its meeting of 19.10.16, Council conferred a Graduate Diploma in Arts on 
  the student. 
 
 
RESOLVED (Chancellor/Ms Tarrant): that the Memorandum, 10.08.17 from 
 
the Director of Academic Services be received and that Council rescind the 
Council Minutes 21.08.17 
Page 3 of 8 
 
Graduate Diploma in Arts conferred on 19 October 2016 and confer a 
 
Postgraduate Diploma in Arts. 
 
 
11. 
GENERAL BUSINESS 
11.1   UPDATE REGARDING THE IMPLEMENTATION OF DILIGENT  
 
 
         BOARDS 
 
 
   
 
 
 
RESOLVED (Chancellor/Mrs Dunphy):  that Council receive and note the 
 
 
memorandum, 07.08.17 from Mrs Wendy Verschaeren, University  Committee 
 
 
Executive regarding the implementation of Diligent Boards   
 
 
12. 
LEAVE OF ABSENCE (for Council meeting of 16 October 2017) 
 
  None requested at this time. 
 
   
 
 
Council Minutes 21.08.17 
Page 4 of 8 
PART B 
PUBLIC EXCLUSIONS 
RESOLVED  (Chancellor/Professor McCutcheon): That the public be excluded from Part B of this 
meeting.  
The general subject of each matter to be considered while the public is excluded, the reason for 
passing this resolution in relation to each matter, and the specific grounds under section 48(1) of 
the Local Government Official Information and Meetings Act 1987 for the passing of this resolution 
are as follows: 
General subject of each matter to be considered: 
 
Item No. 13.1 
Council Meeting Minutes (Part B), 19.06.17 
 
Item No. 14.1 
University of Auckland Human Participants Ethics Committee, 04.08.17 
 
Item No. 14.2.1 
Capital Expenditure Committee, Minutes (Part B), 27.07.17 
 
Item No. 14.2.2 
Proposal relating to Park West, Grafton 
 
 
Item No. 14.3.1 
Finance Committee, Minutes (Part B), 25.07.17 
 
Item No. 14.4 
University Honours Committee Reports, 03.08.17 and 07.08.17 
 
Item No. 14.5 
Naming Committee Report, 07.08.17 
 
Item No. 14.6 
Vice-Chancellor’s Review Committee 
 
Item No. 15.1 
Memorandum regarding the appointment of Esquires Bedell 
Reason for passing this resolution in relation to each matter: 
 
The protection of the interests mentioned below. 
Grounds under section 48(1) for the passing of this resolution: 
 
Those in Section 9 of the Official Information Act 1982 namely: 
i)  To protect the privacy of the persons referred to in the recommendations and to 
maintain the confidentiality of those recommendations; 
ii)  To enable the University to carry on without prejudice or disadvantage negotiations; 
and 
iii)  To prevent the disclosure or use of Official Information for improper gain or 
advantage. 
AND THAT Adrienne Cleland, Professor Jim Metson, Peter Gudsell, Gabriella Davila, Peter Fehl, 
Brendan Mosely, Michael Rengers, Pamela Moss and Wendy Verschaeren be permitted to remain 
for this part of the meeting, after the public has been excluded, because of their knowledge of, or 
need to be briefed about, the matters to be discussed.  This knowledge, which will be of assistance 
in relation to the matters to be discussed, is relevant to those matters because it relates to aspects 
of the administration of The University of Auckland for which those persons are responsible. 
The Meeting moved into Public Excluded Session at 5.20pm 
The Meeting closed at 5.50pm 
 
Approved as a true and correct record.    
_____________________           ________ 
Scott St John, Chancellor                       Date 
Council Minutes 21.08.17 
Page 5 of 8