This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'security and safety concerns cancelled event Mr Molyneux and Ms Southern'.

Information Sheet 
Local Government and Official Information & 
 Meetings Act 1987 (LGOIMA) and Privacy Act 1993 
 The  Local  Government  Official  Information  and  Meetings  Act  1987  (“the  Act”)  and  the 
Privacy  Act  1993  guide  how  Auckland  Council  and  other  local  authorities  manage  and 
respond to requests for information. 

A re
  quest for information can be made to Auckland Council in person, over the phone, in writing or by email. 
Once  we’ve  received  your  request  we’ll  write  to  you  to  acknowledge  the  request  and  provide  you  with  a 
reference number.   
If we’re not sure what information you're looking for we’ll contact you to clarify your request. If your request 
is broad or requires significant research and collation we may ask you to refine your request by narrowing 
the time frame or scope.  
How much will it cost? 
If you’ve asked for a large amount of information or it’s likely to take a significant amount of time or research 
to put the information together, we may ask you to pay for this.  
We’ll let you know of any charges before we begin to process your request. You can then decide if you would 
like to go ahead with the request or refine the information you’re looking for.  
Our charging policy is: 
  The first four hours of time spent on fulfilling official information requests are free, and thereafter a 
charge of $38 (inclusive GST) for each additional half hour.  
  Twenty pages of free photocopying, thereafter a charge of 20 cents per page.  
  All other charges are fixed at an amount that recovers the actual costs involved (e.g. reproducing a 
For  more  detailed  information  and  our  policy  on  charging  for  official  information  go  to  the  Official 
Information home page on our website    

How long will it take? 
We’ll respond to you within 20 working days of receiving your request. If it’s going to take longer than this, 
we’ll let you know the reason why an extension is needed, and confirm the new date we will respond to you 
We’ll only extend a request if there is a large amount of research, collation or consultation needed to make a 
decision on your request and we’re not able to do this within 20 working days of receiving your request. 
To view the LGOIMA Response Calendar go to      
Transferring your request 
If  we  don’t  hold  the  information  you’re  looking  for  and  we  think  the  information  is  held  by  another  local 
authority or government agency e.g Auckland Transport, we’ll transfer your request to them. If this happens, 
we’ll  let  you  know  in  writing  within  10  working days  of  receiving  your  request that  your request  has  been 
Responding to your request 
We’ll respond to your request in writing and outline the information that has been provided.  
In some cases we may write to you to say that your request has been granted but further collation, review or 
redaction is needed before the information can be released. 
If  we  have  withheld  any  information  we’ll  let  you  know  what  information  has  been  withheld,  the  reasons 
why and the relevant section/s of the Act apply. 
Publishing information requests on our website 
We regularly publish responses to requests for information on our website which may be of interest to the 
general  public.    When  publishing  a  response,  we’ll  withhold  the  names  of  individual  requestors  to  protect 
their privacy. Visit the LGOIMA Responses page on our website 
Requests for private information 
Requests for private information will be processed under the Privacy Act 1993. We may ask you to confirm 
your  identity  by  visiting  an  Auckland  Council  Service  Centre  and  providing  photo  I.D  before  we  start  to 
process your request.   
Where possible, we’ll get the information to you within 20 working days of receiving your privacy request. 
We’ll always let you know if it’s going to take longer. 
Office of the Ombudsman 
If you have any questions or concerns about your information request please let us know. If we’re unable to 
meet  your  concerns  you  have  the  right  to  contact  the  Ombudsman.  For  more  information  go  to