This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'The status of HDC in relation to the Horowhenua NZ Trust 2705851'.
Horowhenua District Council - Property Strategy 
November 2015 
                                                                                                               
Overview 
Council holds a significant property portfolio of approximately 550 properties that have a 
total rateable value (land and buildings) of approximately $101 Million (2014). 
The reason Council holds property is to enable it to deliver services as defined in the Local 
Government, and Amendment Acts of 2002 and 2012 respectively. In particular the 
overriding purpose of local government is defined in Section 10 of the LGA. This places an 
obligation on all local authorities “to meet the current and future needs of communities for 
good quality local infrastructure, local public services, and performance of regulatory 
functions in a way that is the most cost effective for households and businesses.”
 
In the LGA “good quality” is defined and measured as: 
  Efficient; and 
  Effective; and 
  Appropriate to present and future circumstances. 
From a strategic point of view the LGA defines the overall outcomes that need to be 
achieved by Councils. Many Council property obligations are then explicitly defined by 
statute, regulation and or policy. In determining how Council should undertake its property 
function it is impossible to depart from the stipulations dictated by this overarching 
framework. 
Having established that Council must deliver a number of services as a result of regulatory 
and legislative imperatives it is important to note the majority of them require land-based 
assets and infrastructure. Consequently local authorities must by reason of their function, 
hold and maintain assets whether as owners; lessees; or in some other form e.g. as 
stakeholders in trusts, partnerships etc. 
The purpose of this strategy is to provide an overarching framework which assists 
Horowhenua District Council in future decision making with regard to its property asset.  
Property Drivers  
The range of services Council’s deliver are many and varied and as such the property asset is 
diverse including: 
 
Infrastructural property, for example roads and water/ wastewater facilities; 

 

 
Land, buildings and facilities held for community purposes, for example halls, cultural 
hubs (“Te Takere”) cemeteries and libraries; 
 
Recreation and reserves land and facilities; 
 
General business premises including offices and depots; 
 
Residential housing units;  
 
Properties  held  for  community  good  that  may  be  leased  to  voluntary  or  community 
providers and; 
 
Miscellaneous assets such as endowment land and forestry blocks. 
Property Function  
Council’s property team manages the purchase; sale; rental; and leasing of Council property 
both commercially and to community and voluntary organisations. It also manages routine 
scheduled and reactive maintenance across all activities which include fire compliance and 
Building Warrant of Fitness works required to meet legislative and regulatory compliance.  
The portfolio includes commercial; recreational; residential; and infra-structural buildings. 
The current cost of maintaining Council’s non-core asset for the next ten years is estimated 
to be $2,884,000 this does not include interest payments; insurance; or overheads.  
Similarly the current estimate to undertake seismic strengthening and deferred 
maintenance on non-core Council property is estimated at $4,393,840 over the next 10 
years.  
This expenditure may be of a significant magnitude when set against the economic return 
realised from lease or use of the asset which may be of a ‘peppercorn’ nature or at 1% of 
land value (per annum). To minimise debt and maximise ‘bang for buck’ and ensure a good 
return on investment1 there is a need to rationalise Council’s asset where necessary. The 
Property Strategy will enable that process. 
The need for a Property Strategy  
There are a range of ways that dictate how Council’s acquire assets including as indicated 
above the need to fulfil the requirements of primary legislation; to give effect to those  
objectives identified by the community in Long Term planning; restructure/reorganisation of 
Territorial authorities (TA’s); endowments; covenants; bequests; failure / bankruptcy of 
community organisations to name but a few.  
                                                           
1 A subsequent piece of work that will arise from the Property Strategy is the Community 
Assistance Policy that will provide a commercial and community leasing framework. 
 

 

As indicated Council can acquire assets in a number of ways and there is as a result a need 
to have a formal process to test whether an acquisition, or indeed the ongoing maintenance 
and management of an existing one, is in the strategic interest of Council and the 
community it serves.  
Similarly there is a need to have a formal process to dispose of assets should they be 
redundant after renewal; legislative change; or lack of community use. Consequently there 
is a necessity to measure the strategic value of an asset to the organisation and community 
by way of ensuring Council only owns, maintains, and/or manages those assets that have 
strategic relevance; relate to core business; or add value in another form. This approach will 
ensure that Council achieves the best possible return on its property asset and will minimise 
costs associated with maintaining or renewing it.  
A number of properties have previously been identified for sale via Council resolution 
arising from the meeting of Horowhenua District Council on 05.08.2009 these are indicated 
in Appendix 1. Efforts will continue to dispose of them under the terms of the existing 
resolution. However there are a number of other properties that need to be considered for 
disposal and the Property Strategy will provide a framework to determine those assets that 
should be acquired; held; and potentially disposed of by Council.  
In September 2014 Council officers engaged the Property Group to undertake a strategic 
review of Council’s asset portfolio with a view to informing the production of a property 
strategy. To assist in the decision making process the Property Group suggested the Council 
split its asset into core and non-core assets. Essentially those properties that have been 
designated as core or strategic need to be maintained in a state ‘fit for purpose’ and 
renewals funded. This does not mean those properties classified as non-core will necessarily 
be disposed of but does mean they need to be assessed for organisational and community 
benefit.  
The Property Strategy provides a process that facilitates this evaluation against a series of 
10 key criteria those being. 
  Strategic relevance – has the property been identified as being strategically 
relevant? 
  Core business – does the property contribute to the core business of Council? 
  Location – is the property in the correct location? 
  Sufficiency – is the property sufficient for delivering the service? 
  Functionality/Utility – is the property in a good state of repair and ‘fit for purpose’? 
  Utilisation – is the property well-utilised/accessible for its purpose?   
  Provision – is the property the only one of its kind or are other options available? 
  Cost efficiency – is the property cost effective? 

 

  Return on investment – does the property provide a good ROI? 
  Cost – what is the cost of maintaining the property in a state fit for purpose? 
Following evaluation against the matrix, but prior to potential disposal a report relating to 
those properties failing to meet the minimum criterion will be brought in front of Council for 
direction. Should disposal be confirmed those properties to be disposed of will be subject to 
an individual marketing / disposal strategy designed to maximise return on the particular 
asset. 
Furthermore if following evaluation recommendations are required regarding future 
investment in an asset, these will be presented to Council and recommended to form the 
Long Term Plan 2018-2028.  
What defines core and strategic properties?  
Notwithstanding the current range of assets, it is important at this point to pose the 
question. ‘What property assets need to be held by Council to enable it to fully meet its 
regulatory and legislative obligations, both as defined in the LGA and as expressed in the 
wishes of its local communities
?’ 
Under Section 14 of the LGA Council has an obligation as a local authority to act in 
accordance with a number of principles many of these have relevance for Council’s property 
functions for example, the obligations for Council. 
 
To  conduct  its  business  in  an  open  transparent,  and  democratically  accountable 
manner; 
 
To make itself aware of, and have regard to, community views; 
 
To  undertake  commercial  transactions  in  accordance  with  sound  business  practices; 
and 
 
To ensure prudent stewardship and the efficient and effective use of resources. 
The LTP defines the activities that Council has committed to undertake and the associated 
outcomes it has agreed with the community (community outcomes). In particular the 
following matters are relevant.  
1. 
The LTP outlines a key set of objectives for individual and community benefit from a 
range of real property assets. 
2. 
Councils  Investment  Policy  proposes  a  hierarchy  of  priorities  that  directly  relate  to 
how real assets should be held that being to: 
i.  Minimise the risk of loss 
ii.  Ensure planned expenditures are not hindered by a lack of funds 

 

iii.  Maximise returns from investment. 
3. 
Council’s Significance Policy, which is part of the LTP and is a requirement of Section 
90 of the Act, defines which assets are considered to be Strategic Assets.  
Table 1: Strategic Assets drawn from Strategic Asset Review (Property Group, Sep 
2014) 
 
Service Area 
Asset 
Recreation 
Public cemeteries 
Land transport 
Roading system as a whole 
Water supply 
Water supply system as a whole 
Wastewater disposal 
Waste water drainage system as a whole 
Solid waste disposal 
Hokio landfill 
Libraries 
Levin library – Te Takere 
Property 
Pensioner flats as a whole 
Storm-water 
Each storm-water drainage system as a whole 
 
Property Classifications  
Officers have reviewed the initial list provided by the Property Group and have made some 
revisions most obviously this has been the movement of Civic Buildings from non-core to 
core and none-core on the basis of its emergency management function.  
It is important to note at this point that property classified as core provision may not remain 
so following changes in regulation; legislation; Council’s strategic priorities; or some other 
driver including exposure to the acquisition and disposal matrix facilitated by the Property 
Strategy. Similarly what might be classed as non-core currently could become core as a 
result of the same drivers.  
It is also important to understand that a classification of non-core does not automatically 
mean that the relevant property/facility should or can be disposed of as a range of other 
factors come into play. For instance though endowment land might be classified as non-core 

 

it may not be possible to dispose of it legally or without significant additional legal costs. In 
this regard it may not be feasible to dispose of some classifications of land at all. Similar 
provisions relate to gazetted land under the Reserves Act, and will also apply to those areas 
fulfilling important roles in delivering HDC’s service related outcomes established by the LTP 
and other strategic Council documents.  
Table 2: Property Classifications drawn from Strategic Asset Review (Property Group, Sep 
2014) 
High Level 
Category of Property 
Reason for Classification 
assessment 
Core 
 
 
Drainage & Sewage 
Core 
Core infrastructure 
LTP LOS. Currently LA’s are 
Cemeteries 
Core 
the only organisations that 
can provide burial grounds 
Public Swimming pools 
Core 
LTP levels of service 
Public Health Act and levels 
Public Toilets 
Core 
of service relating to the LTP 
Solid Waste 
Core 
Core infrastructure 
Core & non-core 
 
 
Car parking 
Core & non-core  LTP Levels of Service 
Community Halls 
Core & non-core  LTP Levels of Service 
Community Centres Sports & 
LTP Levels of Service 
Core & non-core 
Cultural 
Some required for cost-
Depots 
Core & non-core  effective operation of 
services. 
Libraries (including Te Takere) 
Core & non-core  LTP LOS. No other  provider 
Miscellaneous properties 
Core & non-core  LOS (variable) 

 

Reserves & Parks 
Core & non-core  LTP Level of service 
Road reserve and walkways 
Core & non-core  LTP levels of service 
Office space is not core but 
Civic Buildings 
Core & non-core  emergency management is. 
None- core 
 
 
Commercial buildings and Land 
Non-core 
Not core business 
Endowment 
Non-core 
Not core business 
Forestry 
Non-core 
Not core business 
Motor Camps 
Non-core 
Not core business 
Pensioner Flats 
Non-core 
Not core business 
Rental Houses 
Non-core 
Not core business 
Focal Point 
Non-core 
Not core business 
Rural Leases 
Non-core 
Not core business 
Subdivision 
Non-core 
Not core business 
 
 
 
 
Overview of Horowhenua District Councils Property Holdings 
Based on the above information it is possible to identify an approximate value for the assets 
in each of the three broad property categories. However it is important to note that the 
analysis should only be used as a high level indication of those properties in each category 
and their possible value.  The values included in the assessment were sourced from draft 
valuation numbers based on IPSAS 16 and 17 valuations as at June 2014. The values are 
rounded to the nearest $1,000. 
Table 3: Summary of HDC property holdings by classification. 

 

Category of Property 
Combined Value 
Core properties 
$22,768,000 
Categories containing both core and non-core 
$50,991,000 
properties 
Non-core properties 
$27,782,000 
Total 
$101,541,000 
 
It can be seen from the above summary that approximately 27% of Council’s property 
portfolio may not be delivering in respect of its strategic plan or community outcomes, with 
a further 50% that may or may not be contributing to its outcomes. Considering Council’s 
desire to maximise its return on assets and reduce debt there is a pressing need to 
rationalise its property portfolio.  
Summary 
Council  by  reason  of  the  services  it  provides  and  legislation,  particularly  the  Local 
Government  Act,  needs  to  hold  and  maintain  property.  The  property  portfolio  held  by 
Council is significant at about $101,541,000 (IPSAS 16 & 17 valuations). Whilst Council holds 
a significant property portfolio there is a need to  ensure it meets the Councils Investment 
Policy that being to: 
a. 
Minimise the risk of loss 
b. 
Ensure planned expenditures are not hindered by a lack of funds 
c. 
Maximise returns from investment. 
Initial evaluations suggest that 27% of Council’s property asset may not be delivering on its 
outcomes and a further 50% may or may not be delivering on those outcomes. In addition 
HDC’s property holdings and maintenance thereof, together with the services delivered 
from those premises will have a significant effect both on debt and the level of rates 
contributions.  
The requirement under the provisions of the Local Government Act (Amendment) that 
requires Council “to meet the current and future needs of communities for good quality local 
infrastructure, local public services, and performance of regulatory functions in a way that is 
the most cost effective for households and businesses”
 infers that Council should assess 
what assets and property need to be held to deliver ‘good-quality’ infrastructure and 
services. To achieve this in a ‘cost-effective’ manner it is obligatory on Council to develop a 
policy to determine those properties crucial to delivering its infrastructure and services, and 

 

potentially divest itself of those not contributing to its outcomes, or doing so in an 
uneconomic way. 
Proposed Property Strategy Evaluation Process  
In order to provide some transparency in determining whether a non-core property asset 
should be retained or disposed of it is necessary to  
(a) determine the strategic value of the property (Appendix 2: Property Disposal Decision 
Matrix), and  

(b) assess it according to a standard set of criterion (Appendix 3: Criteria for Land 
Acquisition or Disposal).  

It is via this process that the relative benefits of retaining the property can be measured.  
Should the evaluation suggest the asset be a candidate for disposal the feasibility factors will 
be evaluated via the Feasibility Factors in Property Disposal (Appendix 4) and it will be 
disposed in line with the Property Disposal Process (Appendix 5). Alternatively should there 
be good reason to acquire the property it will be done so via the Property Acquisition 
Process (Appendix 6).
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

APPENDIX 1: Properties Identified for Sale via Council Resolution (05.08.2015) 
Location 
Legal Description 
Status 
Group 1 Properties 
 
 
82 Oxford Street Levin 
Lot 33 DP 2175 
HDC 
Strip on Johnston Street, Foxton 
Sec 652 Town of Foxton 
Sold 
Main Street Service Lane, Foxton 
Lot 2 DP459341 
HDC 
Depot House, Hokio Beach Rd. 
Lot 2 DP48902 
HDC 
Former drainage reserve Trafalgar St. 
Lot 42 DP 18132 
HDC 
Adjacent to Boys Brigade, Foxton Beach 
Lot 695 DP18833 
HDC 
Durham car-park, Levin 
Lot 2 DP 348886 
Sold 
Group 2 properties 
 
 
Albert Road (ex tip site), Tokomaru 
Lot 3 DP 318638 
Sold 
Unformed part of Brown Street , 
Sec 3 SO 36234 
HDC 
Shannon 
Unformed part of Brown Street , 
Sec 11 SO 36234 
HDC 
Shannon South 
Part of Buckley Rd, Shannon 
Sec 25 Blk XV Robinson 
HDC 
SD 
Part of Buckley Rd, Shannon 
Sec 29 Blk XV Robinson 
HDC 
SD 
Part of Buckley Rd, Shannon 
Sec 30 Blk XV Robinson 
HDC 
SD 
Part of George St, Shannon 
Sec 9 SO 36234 
HDC 
Part of George St, Shannon 
Sec 10 SO 36234 
HDC 

27 Futter St, Foxton 
Lot 12 DP 1779 
Sold 
72, Cambridge Street Industrial Site 
Lot 2 DP361271 
HDC 
Tararua Road Industrial, Levin 
Lot 2 DP308918 
HDC 
8 Montgomery Street (leasehold land) 
Sec 6 Blk Xiv, Levin 
Sold 
 
 
 
 

 
 
 
APPENDIX 2: Property Disposal Decision Matrix 
 
 
 
 
 
 
Deal with Section 40 PW Act 
Has the property undergone a change 
YES 
implications before taking any 
of use from a public work to a non-
further action 
public work purpose, for which 
Section 40 PW Act implications will 
need to be addressed? 
 
NO 
 
Is the property currently being held 
 
and utilised for a core 
YES 
purpose/activity? 
 
 
NO 
 
 
Does the property meet all criteria? 
1. Strategic  
 
Is the property being held for 
2. Core 
 
future use for a core 
3. Location 
YES 
purpose/activity? (Landbanking 
4. Sufficiency 
YES 
for a core purpose/activity) 
5. Functionality/utility 
6. Utilisation 
 
7. Provision 
8. Cost effective 
 
9. Return on investment 
NO 
10. 
Cost 
 
 
 
NO 
 
 
 
Is the property being held to initiate 
 
 
 
 
 
 
YES 
development in the future (Land-
 
 
 
 
banking to initiate future 
Can the property be practically and 
 
development) 
economically modified to meet the 
YES 
Include upgrade, subdivision or 
YES 
RETAIN THE PROPERTY 
essential performance criteria, and is 
other modification in the  Activity 
Is there an approved landbanking 
this the best option? 
Plan 
strategy for the property and, if 
NO 
NO 
held for a core activity is the need for 
 
future land identified in the Activity 
Plan? 
NO 
 
YES 
YES 
 
 
 
NO 
Is it necessary to  secure a 
Is the approved landbanking 
NO 
Is the property required by Council for 
 
replacement property before the 
strategy still valid? 
another use? 
property (or part) could be 
disposed of? 
 
 
YES 
NO 
YES 
 
 
NO 
 
 
 
 
For properties that have been 
Are there future opportunities that 
YES 
NO 
landbanked to initiate future 
 
mean the property should not be 
Retain until replacement has 
YES 
development, would the sale of all or 
YES 
declared surplus? 
been secured  
part of the property to a private party 
(subject to appropriate 
covenants) achieve the purpose for 
NO 
NO 
which it is being held? 
 
 
 
 
 
RETAIN THE PROPERTY.  
NO 
Is it practically; legall NO
y; s  
ocially; 
NO 
NO 
environmentally; culturally 
CANDIDATE FOR DISPOSAL 
And economically feasible to 
dispose of the property?
 
YES 
 
RETAIN the property under a 
CANDIDATE FOR DISPOSAL 
 
regime to optimise returns and 
 
minimise holding costs 
 

 
APPENDIX 3: Criteria for Land Acquisition or Disposal 
 
 
 
 
 
Measures/Scores 
Criterion 
 
STRATEGIC RELEVANCE: 
10 - The property is required to meet Council’s strategic 
 
priorities. 
Is the function the property will fulfil 
 
identified as a strategic priority for 
5 – The property provides the most cost-effective option of 
Council, or is subject of a Council 
several required to achieve Council’s strategic priorities. 
resolution?  
 
1 – The property is one of several options that could meet Council’s 
strategic priorities.  
 
 
CORE BUSINESS: 
10 – Core Council business 
 
 
Is the function the property will fulfil 
5 – not core Council business but desirable and no one else is supplying 
core Council business? 
the service 
 
1 - service could be provided by the private or voluntary sector 
 
 
LOCATION: 
5 - The location is ideal 
  
 
In terms of the purpose for which the 
4 - The location is good to very good 
property is held and utilised: 
 
 
3 – The location is good 
 
2 - The location is acceptable, but could be better 
 
1 - The location is poor. There is only a marginal requirement 
for the property asset in this location, and/or the location 
causes some dysfunction in the use of the property 
 
(Note that if a property is rejected on the basis of location, it is 
assumed that a better location is possible) 
 

 
 
 
SUFFICIENCY: 
5 - The site and improvements are large enough and have 
 
sufficient additional land to accommodate future 
Is the property sufficiently large to 
development (10-20%) 
accommodate the service and 
 
facilitate growth as required? 
4 - The site and improvements are large enough for the current 
 
purpose 
 
3 - The site and/or the improvements are too small, but this can 
be readily accommodated by improvements costing less 
than 20% of CV, or acquiring adjacent land. 
 
2 - The site and/or the improvements are too large (>20% than 
required). 
 
1 - The site and/or the improvements are too small but this 
can be mitigated by improvements costing less than 
30% of CV, or acquiring land in close proximity. 
 
Note: “Ideal size” incorporates room for future growth where 
applicable 
 

 
 
 
 
FUNCTIONALITY/UTILITY: 
5 - The functional utility of the land and improvements is 
 
estimated to be within 90% of that exhibited by a new asset 
Is the property fit for purpose? 
designed and built specifically for the purpose 
 
 
Notes: 
4 - The functional utility of the land and improvements is 
 
estimated to be within 75% to 90% of that exhibited by a 
“Depreciation” is loss in value 
new asset designed and built specifically for the purpose 
from any cause. The two main 
 
components are physical 
3 - The functional utility of the land and improvements is 
depreciation and obsolescence 
estimated to be less than 75% of that exhibited by a new 
 
asset designed and built specifically for the purpose, but 
 
“Physical depreciation” is 
the asset can still be practically used for the purpose 
physical wearing out due 
 
to use and natural forces 
2 - Physical depreciation and/or obsolescence is 
 
of such a degree that the usefulness of the asset is moderately 
 
“Obsolescence” is loss in 
and noticeably constrained 
value from causes other 
 
than physical decay or 
1 -  Physical decay and/or obsolescence is 
wear. It includes 
of such a degree that the usefulness of the asset is 
functional, economic, legal 
significantly constrained 
and technological  
obsolescence 
 
 
UTILISATION  
5 - At least 95% of the floor area and 85% of the land area are 
 
effectively utilised for the purpose. Or the property 
Is the property well-utilised? 
exhibits a very high use ratio for its intended purpose. 
 
 
Note: 
4 - At least 85% of the floor area and land area are effectively 
 
utilised for the purpose. Or the property has a high use 
Utilisation in this regard means the 
ratio for its intended purpose. 
property is either (a) well utilised in 
 
terms of physical space, or (b) the 
3 - At least 70% of the floor area and land area are effectively 
property attracts high use levels. 
utilised for the purpose. Or the property has reasonable 
 
use for its intended purpose. 
 
2 - At least 50% of the floor area and land area are effectively 
utilised for the purpose. Or the property has low use for 
its intended purpose. 
 
1 - Less than 50% of the floor area or land area are 
effectively utilised for the purpose. Or the property 
is infrequently used in terms of its intended 
purpose. 
 
Note: The percentage utilisation estimated can include an 
allowance for future growth 
 
 
 

 
 
PROVISION: 
 5 – The service fulfils local need there is no other provision locally 
 
 
Is the property/service already provided  3 – The service/property will need to be provided temporarily but 
elsewhere locally by Council or another  may be provided by others or from another property longer-term 
provider?  
 
1-The service/property is already provided locally or can be provided 
locally 
 
 
 
 
COST EFFICIENCY: 
5 - No, the function cannot be practically provided in a more 
 
cost-effective manner 
Can the function be provided in a 
 
more cost-effective manner, and is 
3 - It may be possible to practically provide the function in a 
it practical to do so? 
more cost-effective manner 
 
 
 
1 - Yes, the function can be practically provided in a more cost-
effective manner 
RETURN ON INVESTMENT:  
 
 
 5 - The financial return from the property is equal to or exceeds a 
Does the function achieve a good return  fair  market  return.  Or  delivers  expected  returns  in  line  with 
on investment in terms of economic 
Council policies. 
return or strategic outcomes? 
 
 
 4  -  The  financial return from  the  property  is  between  90%  and 
100% of the fair  market  return or  expected  returns  in  line  with 
Council policies. 
 
 3 -  The financial return from the property is between 75%  and 
90%  of  the  fair  market  return  or  expected  returns  in  line  with 
Council’s policies 
 
 2 -  The financial return from the property is between 50%  and 
75%  of  the  fair  market  return  or  expected  returns  in  line  with 
Council policies. 
 
 1 - The financial return from the property is less than 50% of the 
fair  market  return  or  expected  returns  in  line  with  Council 
policies. 
CAPITAL COSTS: 
5 – IEA greater than 67% of NBS; or capital costs are < 6% OF 
 
CV over the next ten years.  
What are the capital costs required to 
 
maintain the property in a state fit for 
4 – IEA greater than 34% of NBS; or capital costs are between 
purpose? 
6-10% of CV over the next ten years. 
 
3 – Seismic strengthening to 67% of NBS less than 20% of 
CV; or capital costs are between 11-15% of CV over the 
next ten years. 
 
2 – Seismic strengthening to 34% of NBS less than 20% of 
CV; or capital costs are 16-20% of CV over the next ten 
years. 
 
1 – Seismic strengthening to 34% of NBS is less than 30% of 
CV; or capital costs are >20% of CV over the next ten years. 
 
Essential Performance Criteria 
 
Properties would fail the retention/acquisition criteria if they show : 
 
1.  A cumulative score less than 35 
2.  Any 2 or more criteria ranking as 1 or less 
3.  Any 4 or more criteria ranking as 2 or less 
 

 
Landbanking 
 
 
Landbanking for future use for 
For the property to meet the criteria for landbanking for a 
a core activity/purpose 
future core activity/purpose, the following needs to apply. 
 
1.  The future need for the land/buildings has to be 
identified in the relevant activity plan 
 
2.  There needs to be an approved landbanking 
strategy for the specific property asset, in the 
form of a recommendation to landbank the 
property, with supporting arguments and 
evidence, signed off by the relevant Activity 
Manager and approved by the CEO/Council 
resolution 
 
3.  If the landbanking strategy is more than two years 
old, the Activity Manager needs to confirm that it 
is still current/valid 
 
 
 
 
Landbanking to initiate future 
The basis for this category of landbanking is to secure 
development 
land to initiate development that will be beneficial for the 
community, but which is not otherwise being initiated by 
the private sector. It is envisaged that Council’s role in 
this form of advance purchase would generally be one of 
initiation or facilitation on a case by case (usually short- 
term) basis. 
 
For the property to meet the criteria for landbanking to 
initiate future development, the following needs to apply. 
 
1.  There needs to be an approved landbanking 
strategy for the specific property asset, in the  
form of a report and recommendation to landbank 
the property. As a minimum the report should 
contain supporting arguments, evidence and a 
risk assessment. The recommendation should be 
signed off by the Activity Manager and be 
approved by the CEO/Council resolution 
 
2.  If the landbanking strategy is more than two years 
old, the Activity Manager needs to confirm that it 
is still current/valid 
 

 
 
 
 
For properties that have been landbanked 
There may be grounds to release land that 
to initiate future development,   determining 
has been landbanked to initiate future 
whether the sale of all or part of the 
development, if its sale would achieve the 
property to a private party (subject to 
purpose for which it is being held. 
appropriate covenants) would achieve the 
 
purpose for which it is being held 
The test as to whether this applies is to 
 
determine the outcome that best achieves 
the “well-beings” described in Section 
10(a) of the Local Government Act 2002: 
 
“to promote the social, economic, 
environmental and cultural well-being of 
communities, in the present and for the 
future”
 
 
 
 

 
APPENDIX 4: Feasibility Factors in Property Disposal 
 
 
 
 
CANDIDATE 
FOR 
DISPOSAL 
 
 
 
 
Is it practically, 
 
 
legally, socially, environmentally, 
 
 
culturally and economically 
feasible to dispose of the  
Are there other reasons that 
RETAIN the property under a 
property (or the surplus part)? 
justify disposal 
regime to optimise returns and 
NO 
eg. future sustainability 
NO 
minimise holding costs 
 
 
 
YES 
 
YES 
 
DISPOSE of the property via an 
approved disposal strategy 
 
 
 
 
Feasibility Factors in Property Disposal 
 
•  Are there are any issues with the underlying status of the land that may constrain or preclude disposal eg. land 
subject to the Reserves Act, endowments or trusts? 
 
•  If subdivision is necessary to separate the part of the property that is surplus, whether this is legally, practically and 
economically feasible? 
 
•  Whether the impact of Section 40 of the Public Works Act 1981 constrains the potential disposal? 
 
•  Whether it is economic to dispose of the property? The costs of disposal need to be compared with the estimated 
sale price plus the net present value of ongoing holding and administrative costs 
 
•  Whether there are any other physical matters that may constrain the ability to dispose of the property eg. contamination 
 
•  Whether there are any consultation requirements that may constrain the ability to dispose of the property eg. 
associated with road stopping and the disposal of strategic assets 
 
•  Whether there are any other social, environmental or cultural issues that may constrain the ability to dispose of 
the property 
 
 
 
 

 
APPENDIX 5: The Property Disposal Process 
 
 
Determine whether consultation is required 
under legislation. If so, undertake in an 
appropriate manner 
 
 
 
 
 
 
If after CAND
 any  IDA
nec T
es E 
sary consultation the 
decision is sFOR
till to dispose of the property, 
obtain an D
y  IrSPOSAL
equired i  nternal approvals and 
declare the property surplus to requirements 
 
 
 
 
 
 
Undert CAND
ake a  I
f DA
or TE
mal  investigation under 
Section 40 o FOR
f the  
 PW Act 1981 and action 
accordi D
ngl I
ySPOSAL
 (NB. sp  
ecific process defined 
elsewhere) 
 
 
 
 
 
If/when  CAND
the pr IDA
ope T
rt E
y   is released from the 
Section 40  FOR
proc  
ess (ie. exempt from offer 
back or o D
ffeIrSPOSAL
 to forme r owner not accepted) 
prepare a strategy for disposal of the 
property on the open market. Obtain 
approval of the strategy 
 
 
 
 
  The pro CAND
cess of  IDA
dev T
e E
l  
oping the property 
disposal strat FOR
egy   should include 
determining: 
DISPOSAL 
 
1. The type(s) and nature of the property 
product(s) being offered for sale and 
the target market(s) 
2. How the property might best be 
presented for sale, including physical, 
legal, and financial presentation, and 
the information to be provided 
3. The best method of promotion of the 
property to the target market(s) 
4. The role of pricing (ie. price or no-price) 
and the most appropriate method of sale 
5. The process for selecting and appointing 
agents - where applicable 
 
 
 
 
 
 
 
Action the approved strategy 
 
 
 
 
 

 
Appendix 5: Property Acquisition  F l o w c h a r t  
 
 
1.Identify the  Need 
Identify the need for the property and the timing of the required purchase 
 
(the need will usually be generated from within the relevant Activity Group) 
 
 
 
 
 
   
2. Confirm the Need 
Confirm  C
( A
AN
ti D
vitIDA
y MT
E
 
ager ) the need for the property, congruence with LTCCP 
and/ FO
or  R
An 
 
nual Plan, and obtain budget and purchase approval 
 
 
 
 
 
   
3. The Brief 
Prepare C
( A
N
rojD
IDA
ct S T
E
 
nsor ) property purchase brief to arrange purchase of the 
FOR 
property 
 
 
 
 
Confirm  C
( A
Pr N
D
pe IrDA
ty  T
E
 
nager or Acquisition Consultant ) acceptance of the brief 
and associat FO
ed i R
n  
structions/terms (subject to any necessary modifications), set 
up the prD
ojISP
ect O
a SAL
nd a  gree a regular reporting regime with the Project Sponsor 
 
 
 
 
 
4. Purchase Strategy 
Develop C
 s A
tr N
at D
e I
gDA
y a T
n E
d  tactics for purchase of the property (to be progressively 
FO
m R 
odified as more detailed information is obtained) 
 
 
 
 
 
 
5. Due  Diligence Investigations 
Undertake C
  A
pr N
o D
peIrDA
ty  T
d E
u  
e diligence investigations including: 
Physical  - phyFO
sic R
a  
l inspection and any specialist reports required eg. 
geotechnic
 
D
al I
, SP
 ha O
z SAL
ards,   condition of buildings and structures, services and 
infrastructure, boundaries/survey etc. 
Note:  There will be overlaps 
Legal  - Title/tenure, RMA and District Plan requirements, LIM report 
between steps 4, 5 and 6 
Financial  - property income and expenditure 
Market -  market investigations including obtaining an independent registered 
valuation to support the purchase 
 
 
 
 
6. Purchase  Negotiations 
Negotiate purchase with the Vendor(s) - price, terms and conditions 
 
 
 
 
 
 
7. Agreement  Documentation 
Arrange for draft agreement to be prepared. Agree on final content and wording 
 
 
 
 
 
 
 
 
8. Execution of  Agreement  by Vendor 
W herever possible, have the agreement 
 
executed by the Vendor first, as an offer to sell to Council. (This may change 
subject to the purchase strategy, particularly if the property has already been 
 
listed for sale with an agent) 
 
 
 
 
 
 
9. Report  and  Recommendation, 
Prepare report in agreed format with purchase recommendation. Execute 
Execution of  Agreement  by Council 
agreement in line with delegated authority procedures following approval of 
 
report 
 
 
 
 
 
 
10. Advance  Property  Management 
Enter property in database once agreement is unconditional and ensure ongoing 
Actions 
management regime is in place. Notify insurer/insurance register 
 
 
 
 
 
 
11. Settlement 
Complete settlement. Ensure compensation certificate is registered on title for 
 
partial purchases under the PW  Act 
 
 
 
 
 
 
12. Legalisation 
Undertake all relevant legalisation actions eg. gazettal