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AGENDA NO.  
THE 
3.2
ACT   
BOARD PAPER 
Paper no: 
2018/03/1214  UNDER 
Meeting date: 
1 March 2018 
Gavin Armstrong, Manager Organisational Performance  
Prepared by: 
John Coulter, Senior Manager, Operational Policy, Planning and 
Performance, Investment and Finance   
Jenny Chetwynd, General Manager Strategy, Policy and Planning 
Recommended by: 
INFORMATION 
1982
Howard Cattermole, General Manager, Investment and Finance 
Board function: 
Setting sector and organisational direction 
Statement of Intent 2018-2022 and Statement of 
RELEASED 
Subject: 
Performance Expectations 2018-2019 
OFFICIAL 

It is recommended that the NZ Transport Agency 
Board resolves to … 
THE  ACT 
 • Receive an update on the process for developing the NZ Transport Agency’s 
  Statement of Intent 2018-2022 and Statement of performance expectations 
2018-2019.  
• Receive the draft outlines and design concept for the NZ Transport Agency’s 
Statement of Intent and Statement of Performance Expectations.  
UNDER 
• Approve the Transport Agency’s non-financial performance information to be 
provided to the Ministry of Transport for the Estimates for Vote Transport.  
• Endorse the assumptions/principles to be used for developing the financial 
elements of the Transport Agency’s Statement of Intent 2018-2022 and 
INFORMATION 
1982
Statement of Performance Expectations 2018-2019 
RELEASED 
OFFICIAL 

The Board has multiple decision points 
in developing the Statement of Intent and 
Statement of Performance Expectations 
THE  ACT 
 
Decision 
1 March meeting  Round robin  between   20 April meeting 
29 March and 6 April 
A  pprove changes to the Transport 
✓ 
Agencies strategic framework 
 
Approve budget assumptions and 
✓ 
principles 
 
UNDER 
Approve  Vote Transport non-
financial performance measure 
✓ 
targets 
 
Approve KPIs, output class 
measures, targets and prospective 
✓ 
✓ 
INFORMATION 
NZ Transport Agency and National 
 
 
1982
Land Transport Programme budgets 
Final approval of Statement of Intent 
2018-2022 and Statement of 
✓ 
Performance Expectations 2018/19 
 
RELEASED 
OFFICIAL 

In April 2018, the Board will be asked to approve 
the NZ Transport Agency’s draft Statement of Intent 
and Statement of Performance Expectations 
THE  ACT 
•
On 9 February 2018, the Board received an update on the next steps for developing the 
 Transport Agency’s Statement of Intent 2018-2022 and Statement of Performance 
Expectations 2018-2019 [Board paper 2018/02/1211 refers] 
•  This paper advises the Board of the Transport Agency’s approach to developing these 
documents, budget assumptions and principles,  and seeks the Board’s approval of 
performance information required to be provided to Ministry of Transport for the Vote 
Transport Estimates of Appropriation  UNDER 
•
A table later in the paper details future engagements with the Audit, Risk and Assurance 
(ARA) Board Committee and Board, including: 

Between 29 March and 6 April 2018 – Round robin discussion with the Board to consider a draft of 
the Statement of Intent and core content for the Statement of Performance Expectations 

17 April 2018 - Special ARA Board Committee meeting for the Board Committee to receive assurance 
INFORMATION 
1982
on the draft Statement of Intent and Statement of Performance Expectations 

20 April 2018 - Board meeting at which the documents will need to be approved for provision to the 
Minister of Transport by 1 May 2018 
• The Transport Agency must consider Ministry of Transport’s feedback, and finalise and 
RELEASED 
publish the documents before 1 July 2018 
 
OFFICIAL 

Endorsing the budget assumptions and principles  
THE  ACT 
 
•  The Transport Agency uses a number of assumptions and principles to guide its 
budgeting process  
 
• The fol owing slides outline the assumptions and principles to be used in 
developing the proposed financial elements of the Transport Agency’s Statement 
of Intent 2018-2022 (SOI) and Statement of Performance Expectations 2018-2019 
UNDER 
(SPE)    
• The principles and assumptions are broadly consistent with those fol owed in prior 
years  
• The key difference from 2017-2018 is the inclusion of provision for the net 
INFORMATION 
1982
incremental costs of any new capacity or capability required to change planning 
and investment priorities signalled by the Government (for example, to increase 
capability in areas such as public transport, integrated land-use planning) 
RELEASED 
OFFICIAL 

The Transport Agency 2018- 2021 proposed budgets will 
be prepared based on the following assumptions/principles 
THE  ACT 
Item  Principle 
Application in financial budgets 
1 
  The Transport Agency is strategy-led - its budget is  Budget developed to support strategic alignment, delivery of 
the financial translation of decisions made in the 
SPE activities, GPS priorities 
  business planning process 
2 
The Transport Agency is reviewing the operational 
Core operational budgets may change as a result of the 
budget in light of the new Government’s priorities 
business planning process through: 
and Government Policy Statement on Land 
- new activities or projects required to deliver against new 
Transport (GPS).  The Transport Agency will need 
agency expectations; 
UNDER 
additional capability on some areas and will have to  - Reduction or removal of activities that are no longer 
resource up to provide leadership and assistance to 
required or justified 
the sector 
3 
A base salary increase will be separately approved 
Centrally applied adjustment to salary budgets 
by the Remuneration and HR Board Committee 
4 
Memorandum accounts balances should fluctuate 
The budget to reflect those fee reviews where the process is 
around zero over the long term.  Commissions and  advanced to a stage that the outcome is reasonably certain.  It 
INFORMATION 
1982
transactions costs are expected to reflect realistic 
is anticipated that the outcome of the Rail fees Review wil  be 
projections of volumes and the impact of fee 
included in the 2018-2019 budget 
reviews 
5 
The projected National Land Transport Programme  Adjustments wil  be made to output class expenditure to align 
(NLTP) output class expenditure should reflect, as 
with the new GPS.  (Note that the GPS wil  move from draft to 
RELEASED 
far as practical, the new GPS 
final during the budgeting/business planning process). 
 
Continued … 
OFFICIAL 

The Transport Agency 2018- 2021 proposed budgets will 
be prepared based on the following assumptions/principles 
continued 
THE  ACT 
Item  Principle 
Application in financial budgets 
6 
 The sum of the projected National Land Transport 
Given the different timelines for completion of the SPE and 
 Programme output class expenditure should be within  NLTP, the best information available at the time wil be used for 
the projected National Land Transport Fund funding 
NLTF assumptions 
levels including any carry over surplus and anticipated 
financing and other funding arrangements 
7 
As far as possible alignment will be sought between the  Given the different timelines for completion of the SPE and 
UNDER 
National Land Transport Programme projections and the  NLTP, the best information available at the time wil  be used for 
statement of intent/statement of performance 
SPE budget assumptions – total alignment between the SPE 
and NLTP wil  not be possible. 
One year only of budget information wil  be detailed (as for the 
prior year) to reflect delayed timetable and uncertainty for 
NLTP 2018-2021, and the potential for a further GPS to be 
published in 2019 
INFORMATION 
1982
8 
The cost of managing the funding allocation system 
Budgets wil  be tested for compliance with the [1.2%] threshold   
(formerly MOFAS) to be less than [1.2%] of the total 
NLTP expenditure (NLTF & Crown funded / finance 
project spend), final % to be determined following 
finalisation of overhead cost allocation and overall 
RELEASED 
agency expenditure budget 
OFFICIAL 

Non- financial performance measures for the  
Transport Agency’s activities are also required for the 
Estimates of Appropriation for Vote Transport 
THE  ACT 
•
A proportion (14%) of the Transport Agency’s funding comes through standard government 
 budget processes 
•
Governed by the Public Finance Act 1989, the Vote Transport section of the Government’s 
 annual budget comprises of 17 output areas belonging to the Transport Agency in 
Annual/Permanent and  Multi-year Appropriations (see below) 
Annual/Permanent Appropriations 
Multi-Year Appropriations 
 
Non-Departmental Other Expenses 
 
Departmental Output Expenses 
•
Bad Debt Provision – Motor Vehicle 
Non-Departmental Capital Expenditure 
UNDER 
•
Fuel Excise Duty Refund 
Registration/Licences and Road User 
•
Regional State Highways 
Administration 
Charges 
 
 
Non-Departmental Output Expenses 
•
SuperGold Card – Public transport 
 
 
•
Crash Analysis 
concessions for card holders 
 
•
Licensing Activities 
•
Urban Cycleways – Local Routes 
 
•
Ministerial Servicing by the NZTA 
Non-Departmental Capital Expenditure 
•
National Land Transport Programme 
•
Auckland Transport Package Loan 
Permanent Legislative Authority 
•
NLTP – New Infrastructure for and 
(PLA) 
Renewal of State Highways PLA 
INFORMATION 
1982
•
Road User Charges Investigation and 
•
NLTF Borrowing Facility for Short-
Enforcement 
Term Advances 
•
Road User Charges Refunds 
•
Regional State Highways 
•
SuperGold Card – Administration of 
•
Urban Cycleways – Crown Assets 
the Public Transport Concession 
 
Scheme 
Multi-Category Expenses and Capital 
 
Expenditure 
RELEASED 
 
•
Reinstatement of the South Island 
Transport Corridors 
 
 
   
Continued … 
OFFICIAL 

Non- financial performance measures for the 
Transport Agency’s activities are also required for the 
Estimates of Appropriation for Vote Transport 
continued 
THE  ACT 
•
The Transport Agency is held accountable for funding received through appropriations 
 via financial and non-financial performance information in each output area 
•
In preparation for 2018-2019 budget process, estimated performance against 2017-
 2018  non-financial measures and confirmation of 2018-2019 non-financial measures 
and targets are required 
•
The Estimates of Appropriation for Vote Transport is owned by the Ministry of Transport 
UNDER 
and the Ministry of Transport process for Estimates of Appropriation for Vote Transport 
is set out below 
Timing 
Process step 
Before 8 March 2018 
Ministry of Transport works with Crown entities on the Estimates of 
Appropriation 
9-22 March 2018 
Ministry of Transport works with Treasury on Estimates of 
Appropriation 
INFORMATION 
1982
23 March 2018 
Draft Estimates of Appropriation provided to Ministry of Transport 
April 2018 
Minister of Transport signs off the Estimates of Appropriation for 
Vote Transport and provides it to Minister of Finance 
Approx late May 2018 
Budget Day 
March 2018 
Make adjustments to the appropriation if required through 
RELEASED 
Supplementary Estimates 
OFFICIAL 

A subset of the performance measures in the  
Statement of Performance Expectations is used for the 
Vote Transport Estimates of Appropriation 
THE  ACT 
•
The appropriation performance measures in Vote Transport are either subsets of, or 
 aligned with, the measures in the Transport Agency’s annual Statement of Performance 
 Expectations (SPE).  There are more measures in the Statement of Performance 
Expectations because they cover all Transport Agency funding, not just the 
appropriations subset 
•
The timing for approval of measures differs slightly between the appropriations       
UNDER 
(Vote Transport) and output class (SPE) measures 
•
The Board is asked to approve the Vote Transport information in Attachment One 
(appropriation measures) for provision to the Ministry of Transport by 9 March 2018 
•
In due course, the Board will be asked to approve the full SPE via round robin between 
INFORMATION 
29 March 2018 and 6 April 2018, and to the ARA Board Co
1982mmittee and the Board in 
April 2018. 
•
Any changes to the Vote Transport measures or targets, should they be required, could 
be accommodated in the Supplementary Estimates in March 2019 
RELEASED 
OFFICIAL 

There are no substantive changes to the 
information in the Estimates of Appropriation 
THE  ACT 
• The non-financial information provided for the Estimates of Appropriation (refer 
Attachment One) includes, for each appropriation: 
• a performance measure 
• the 2017/18 standard and estimated actual result, and 
UNDER 
• the 2018/19 target 
• The measures and targets represent minimum performance standards for core 
activities funded through the appropriation (and delivered under the Transport 
Agency’s output classes) 
INFORMATION 
1982
RELEASED 
OFFICIAL 

The Statement of Intent and Statement of Performance 
Expectations will reflect the refreshed strategy 
THE  ACT 
• The outlines and design concept for the Statement of Intent and Statement of 
Performance Expectations are contained in Attachments Two and Three 
• The form and content of the Statement of Intent and Statement of Performance 
Expectations wil  reflect the Transport Agency’s refreshed strategy post 
Government Policy Statement (GPS) changes 
UNDER 
• The documents wil  highlight the Transport Agency’s contribution to the 
Government’s priorities and how it wil  deliver on the Minister of Transport’s 
expectations for 2018-2019  
• Ministry of Transport officials and KPMG have been advised of the proposed 
approach and understand the Transport Agency’s rationale 
INFORMATION 
1982
RELEASED 
OFFICIAL 

The following engagement is planned on the  
Transport Agency’s 2018/19 accountability documents 
THE  ACT 
BOARD 
R
BOARD & ARA 
BOARD & ARA 
OUND ROBIN 
CONTENT 
B
B
CHAIRS UNDER 
CHAIRS UNDER 
 
OARD 
DISCUSSION 
ASSURANCE 
OARD 
 
DOCUMENT CONTENT 
1 M
DELEGATED 
DELEGATED 
ARCH 
(BETWEEN             
ARA  
20 APRIL 
29 M
AUTHORITY 
AUTHORITY 
ARCH AND      
17 APRIL 
6 A
BY 1 MAY 
BY 1 JULY 
PRIL) 
STATEMENT OF INTENT 2018-2022 
  Document outline and design concept 
✓ 
  Revised (consolidated) focus areas 
✓ 
✓ 
✓ 
  
draft 
final 
final 
  Final draft statement of intent for provision to responsible ministers 
  
  
  
✓ 
  Final statement of intent reflecting feedback from responsible 
ministers 
✓ 
UNDER 
STATEMENT OF PERFORMANCE EXPECTATIONS 2018/19 
  Document outline and design concept 
✓ 
  Revised (consolidated) focus area commentary 
✓ 
✓ 
✓ 
  
draft 
final 
final 
  Significant activities for focus areas 
✓ 
✓ 
✓ 
  
draft 
final 
final 
  Measures and targets for key performance indicators 
✓ 
✓ 
✓ 
  
draft 
final 
final 
  Measures and targets for output classes 
✓ 
✓ 
✓ 
  
draft 
final 
final 
✓ 
INFORMATION 
$
1982
  Financial forecasts for output classes 
✓ 
✓ 
excluding business 
  
planning outcomes 
draft 
draft 
$  Financial assumptions and principles 
✓ 
✓ 
✓ 
  
  
report on compliance 
report on compliance 
$  Prospective financial statements  
  
✓ 
✓ 
  
draft 
draft 
  Final draft statement of performance expectations (inc. prospective 
financial statements) for provision to responsible ministers 
  
  
  
  
✓ 
RELEASED 
  Final statement of performance expectations reflecting feedback 
from responsible ministers 
✓ 
OFFICIAL 

Attachments and supporting information 
THE  ACT 
There are three attachments: 
•
Attachment One 
The Transport Agency’s non-financial performance information for the 
Vote Transport Estimates of Appropriation 2018-2019 
UNDER 
•
Attachment Two 
The draft outlines for the Transport Agency’s Statement of Intent 2018-22 
and Statement of Performance Expectations 2018-2019  
•
Attachment Three 
The design concept for the Statement of Intent 2018-2022 and Statement 
INFORMATION 
1982
of Performance Expectations 2018-2019  
RELEASED 
OFFICIAL 

Document Outline