16 May 2018 
 
 
 
Mark Hanna 
Email: [FYI request #7635 email] 
 
 
 
Dear Mr Hanna                                                                       
                    Ref: 0051785 
Official Information Act Request 
Thank you for your request of 17 April 2018, which we are responding to under the Official 
Information Act 1982  (the Act). Your request seeks the  following details about  official 
information requests that ACC responded to in the period 1 July to 30 December 2018: 
 
1.  The date on which the request was received. 
2.  The date on which the request was answered. 
2a  If the request was answered on the last allowable day, the time at which the 
request was answered  
3.  Whether or not the request was extended under section 15A of the OIA. 
3a  If the request was extended, the date on which notice of the extension was sent to 
the requester. 
3b.  If the notice of extension was sent to the requester on the last allowable day, the 
time at which the notice of extension was sent to the requester. 
3c.  If the request was extended, the duration of the extension. 
4.  The outcome of the request (e.g. all information released, transferred to another 
agency). 
 
Our response 
We take very seriously our legislative responsibilities to provide official information, including 
providing information as soon as practicable and assisting the requestor receive relevant 
information. The latter includes extracting information even when it is not readily accessible 
and providing similar information when the information requested is not held. 
  
Commentary on timeliness of ACC responses to your requests 
We note that the requests you make tend to be for data that is not already to hand and is 
extracted by another part of the business. As such your requests  will often  take longer to 
complete than most requests we receive. 
 
Background to information provided 
We have extracted the following information from our records. 
 
In the period 1 July 2017 to 30  December, we completed 418 official information requests. 
We answered 81 requests (18%)  on the twentieth  day  after ACC received the request. We 
extended the response timeframe for 33 requests (8%), and 10 of those were extended  on 
the last day. You will appreciate on occasion circumstances require that we extend at a later 
stage  if unexpected issues arise  during the process of preparing the response. We aim to 
accurately estimate the additional time needed to complete a response so that the requestor 
has some certainty about when they will receive the information. ACC endeavours to provide 
a response as soon as it is possible. 
 
 
 
 
Dates and times of official information decisions and extensions  

---

The data for questions 1, 2, 3, 3a and 3c is in the attached appendix. Please note that this 
information is not held in a way that it can be extracted electronically and has been 
specifically prepared for you. 
 
With respect to questions 2a and 3b, we do not specifically record the time of day when the 
decision or notice of extension was sent. In order to provide this information, we would need 
to manually search the relevant emails.  
 
This would involve an extensive manual search through our official information files, as well 
as searches for some  individual  emails through our  email archives. Due to this we decline 
this part of your request under the substantial collation and research grounds provided by 
section 18(f) of the Act.  
 
However, to assist you, we have manually extracted available  information on the timeliness 
of notice of extension letters. As noted above, for the period 1 July to 30  December 2017, 
there were 10 official information requests which we extended on the last date. Of those 10 
requests,  we have a notice of extension email on file for six. The times  of day  that  those 
emails were sent are as follows: 
 
Extension 
Time notice 
Date received 
Date replied 
Due date 
Comments 
date 
sent 
23-May 
02-Aug 
02-Aug 
EXT (30 DAYS) 
21-Jun 
4:04pm 
26-Sep 
23-Nov 
23-Nov 
EXT (20 DAYS) 
25-Oct 
6:56pm 
28-Jun 
08-Aug 
09-Aug 
EXT (10 DAYS) 
26-Jul 
1:20pm 
07-Sep 
12-Oct 
19-Oct 
EXT (10 DAYS) 
05-Oct 
4:07pm 
25-Oct 
04-Dec 
06-Dec 
EXT (10 DAYS) 
22-Nov 
9:13am 
03-Oct 
22-Nov 
22-Nov 
EXT (15 DAYS) 
01-Nov 
3:31pm 
 
Request outcomes 
The information for question 4 could only be produced by a review of all our decision letters, 
which are held on individual files, and  then  categorising these. This, in our view, would 
amount  to creating information. Noting this, we decline this part of your request as the 
information requested does not exist. This decision is made under section 18(e) of Act. 
 
While we do not have information on decision outcomes that can be readily collated, we have 
included  in the appendix information that indicates if a request has been extended, 
transferred or withdrawn. This is provided in the comments column of the attached table. 
 
ACC is happy to answer your questions  
If you have any questions about the information provided, I can be contacted via email at 
[email address]. 
 
You also have the right to make a complaint to the Office of the Ombudsman. You can call 
them on 0800 802 602, 9am to 5pm weekdays, or write to The Office of the Ombudsman, PO 
Box 10 152, WELLINGTON 6143. 
 
Yours sincerely  
Government Engagement and Support 
 
 
 
 

---