This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Request for restraint policy and the use of mechanical restraints in all services'.
link to page 1 link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7

If printed, this document is only valid for the day of printing. 
 
 
 

 
 
Sensory Modulation in Mental Health & Addictions 
Document Type 
Guideline  
Function 
Clinical Service Delivery 
Healthcare Service Group (HSG) 
Mental Health and Addictions 
Department(s) affected 
Inpatient and Community Mental Health 
Patients affected (if applicable) 
All service users of Mental Health and Addictions 
Staff members affected 
All clinicians and identified non-registered staff members 
Key words (not part of title) 
Sensory Strategies, Sensory Modalities, Sensory Room 
Author – role only 
Sensory Modulation Project Lead 
Owner (see ownership structure) 
Nurse Director of Mental Health and Addictions 
Edited by 
  Clinical Policy Advisor  
  Document Controller: 
  Copy edit 
  Formatting 
  Proofreading 
Date first published 
September 2012 
Date this version published 
February 2016 
Review frequency 
3 yearly 
Unique Identifier 
PP40/RBP/032 
Contents 
 
1.  Purpose of guideline 
2.  Guideline management principles and goals 
3.  Definitions 
4.  Responsibilities 
5.  General precautions 
6.  Documentation 
7.  Sensory room purpose 
8.  Equipment maintenance of supplies 
9.  Infection control 
10. Sensory preference form 
11. Supporting Evidence 
12. Associated ADHB documents 
13. Disclaimer 
14. Corrections and amendments 
 
 
Back to Contents 
Sensory_Modulation_in_MHA_2016-02-29.docx 
Page 1 of 7 

link to page 1

If printed, this document is only valid for the day of printing. 
 
 
 

 
 
1. Purpose of guideline 
This guideline outlines requirements for the safe utilization of a sensory modulation 
approach across inpatient and community mental health services within Auckland District 
Health Board (ADHB). Sensory modulation is a Ministry of Health endorsed approach 
underpinned by a trauma informed care philosophy and a valuable tool used for supporting 
recovery, reducing the use of seclusion and restraint in acute settings, and as an adjunct to 
risk, safety and treatment planning. 
2. Guideline management principles and goals 
Sensory modulation is a multi-disciplinary intervention which is expected to be utilized by all 
mental health (MH) clinicians in inpatient and community settings. It is an expectation that 
all service users should have access to sensory assessments, equipment and sensory 
strategies as part of the model of care in inpatient and community mental health services. It 
is recommended that all MH clinicians complete the one-day training package in sensory 
modulation. 
 
Service user preferences must be documented in a timely manner using the Sensory 
Preference form, completed collaboratively with service users and their whānau. Sensory 
modulation is a multi-disciplinary intervention which is expected to be utilised by all MH 
clinicians in inpatient and community settings. 
 
 
Back to Contents 
Sensory_Modulation_in_MHA_2016-02-29.docx 
Page 2 of 7 

link to page 1 link to page 6

If printed, this document is only valid for the day of printing. 
 
 
 

 
 
3. Definitions 
3.1  Sensory modulation 
Sensory modulation is defined as the “capacity to regulate and organise the degree, intensity 
and nature of responses to sensory input in a graded and adaptive manner. This allows the 
individual to achieve and maintain an optimal range of performance and adapt to challenges 
in daily life (Miller and Lane, 2000)”. 
As an intervention, sensory modulation is used to help service users evaluate their sensory 
preferences, in order to identify what sensory tools would assist them in modulating their 
responses to their environment. This may be used for de-escalation in times of emotional 
distress, calming prior to commencing a distressing activity, or as an alerting mechanism to 
increase motivation to participate in purposeful occupation. 
Sensory modulation is an approach which utilises sensory input to promote emotional 
regulation, grounding and encourage adaptive ways of performing simple and complex 
purposeful activities. Sensory modulation is also believed to be a powerful complement to 
cognitive-based therapies. 
The implementation of a sensory modulation approach in MH services has been identified as 
an organisational and practice priority for MH services across New Zealand. This initiative 
has been led by Te Pou and the “Seclusion: Time for a Change” project, and the use of 
‘sensory strategies’ to support de-escalation practices and recovery. 
3.2  Mental health clinician 
All registered mental health clinical staff members, including nurses, social workers, 
occupational therapists, psychologists and medical staff members (e.g. registrars and 
consultant psychiatrists). Mental health assistants, support workers, rehab workers and OT 
assistants who work in a clinical setting will also be required to complete sensory modulation 
training in order to administer sensory interventions; however they will not be expected to 
administer assessments such as the forms listed in the forms section. 
3.3  Sensory preferences 
Sensory preferences (e.g. what the person finds calming, alerting) are identified using the 
Sensory Preference form. These preferences are unique to the person and dynamic in 
nature. It is essential that identified sensory preferences are incorporated into 
risk/safety/treatment planning. 
3.4  Sensory strategies/modalities 
Sensory strategies/modalities involve the use of sensory tools to calm or alert the person. 
Sensory strategies may involve the use of a ‘sensory diet’, aromatherapy or as a 
compensatory technique to assist the person in coping with situations in which the person is 
over stimulated or struggling with motivation. 
 
Back to Contents 
Sensory_Modulation_in_MHA_2016-02-29.docx 
Page 3 of 7 

link to page 1 link to page 3

If printed, this document is only valid for the day of printing. 
 
 
 

 
 
3.5  Sensory room/space 
Sensory rooms are therapeutic spaces that are designed to promote self organisation and 
sensory awareness. They are equipped with a variety of sensory modalities and may be used 
for individual and group sessions. In acute settings sensory modulation rooms may be used 
for de-escalation or identifying new skills and preferences that can be transferred to other 
environments. In the community, sensory rooms may be used for individual sessions or in a 
group context. For some services, sensory rooms are multipurpose rooms that incorporate 
aspects of sensory modulation. 
3.6  Comfort room/multi-purpose room 
Comfort rooms are therapeutic spaces which have soft furnishings. They are designed to 
contain minimal sensory equipment so that they may be used by the person for individual 
use, family visits or meetings. Service users may choose to bring sensory items into the 
comfort space. 
3.7  Sensory equipment 
Sensory equipment ranges from everyday items such as hand creams and ‘stress balls’ to 
specialised items such as weighted dogs, weighted blankets and massage chairs. The 
equipment may be stored in a variety of places depending on the needs of the unit, e.g. 
locked in drawers/cupboard of the sensory room, in a sensory cart, or kept in the service 
users’ personal belongings. 
4. Responsibilities 
4.1  Training 
All MH clinicians responsible for the inclusion of a sensory modulation philosophy and 
approach in their practice are advised to complete the Sensory Modulation Training 
package. This package has been developed in partnership with Te Pou and Waitemata DHB. 
4.2  Documentation 
All MH clinicians (see definitions) are responsible for documenting service user sensory 
preferences using the Sensory Preference form. If non-clinical staff members document 
sensory information, this must be supervised by a registered clinician. 
4.3  Reflection 
Mental health clinicians are expected to use professional supervision as a way of developing 
professional practice, skills and knowledge around the inclusion of a sensory philosophy and 
approach in practice. 
Back to Contents 
Sensory_Modulation_in_MHA_2016-02-29.docx 
Page 4 of 7 

link to page 1

If printed, this document is only valid for the day of printing. 
 
 
 

 
 
5. General precautions 
Staff members are expected to consider the following precautions; as well as mental state 
and risk assessments: 
  Allergies 
  Trauma history 
  Environmental effects (lighting, background noise etc) 
  Respiratory/cardiac precautions: these conditions may contraindicate the use of sensory 
modulation. Do not proceed without appropriate advice and support from medical staff 
members 
  Weighted blankets have contraindications for use. Please see weighted blanket 
guidelines 
6. Documentation 
Documentation regarding sensory modulation is to be completed using the Sensory 
Preference form. This should be accessible in the forms section on HCC. It is recommended 
that the form be completed in the first 72 hours following admission to inpatient settings. In 
community settings, the form should aim to be completed within the first 2 weeks of 
introduction to the service. The documentation is required to be stored in HCC, and service 
users are to be provided with a copy. Following the assessment it is recommended that 
service users be provided with a summary of their preferences. 
A ‘guest book’ may be a useful record kept in the sensory modulation room (if applicable) to 
record service user experiences of sensory modulation. The guest book provides information 
to help measure the effectiveness of the room, and to identify which modalities are most 
effective. 
7. Sensory room purpose 
Where appropriate, sensory rooms are only to be available for individual and small group 
sessions. The preference is that the sensory room is used for sensory modulation purposes 
only. Use of the room should always be on a voluntary basis. 
7.1  Maintenance 
The room must be left in a clean and orderly condition. 
7.2  Monitoring room use 
  Mental health clinicians are required to actively supervise any service user utilising a 
sensory modulation room 
  Appropriate signage should be posted to indicate the room is in use. When using the 
room with service users, staff members should not be interrupted unless in an 
emergency 
  When the sensory modulation room is not in use it is recommended the door remains 
locked to ensure the safety of the service users and equipment. It is advised that comfort 
rooms/multipurpose rooms remain unlocked 
Back to Contents 
Sensory_Modulation_in_MHA_2016-02-29.docx 
Page 5 of 7 

link to page 1 link to page 7 link to page 7

If printed, this document is only valid for the day of printing. 
 
 
 

 
 
  If locked, it is recommended that keys for the sensory modulation room are kept in a 
designated area known by all clinical staff members 
  Please refer to the services specific guidelines around the locking/unlocking of sensory 
modulation rooms and comfort spaces 
7.3  Room booking 
  Inpatient: It is recommended that the room is not booked. Expected time frames for 
using the room is approximately 20 - 30 minutes 
  Community: The room may be booked through reception booking systems 
8. Equipment maintenance of supplies 
An inventory of sensory equipment is kept in an agreed on space by the responsible clinician 
and is regularly reviewed to ensure supplies are well stocked. 
8.1  Infection control 
  Mental health clinicians and service users are advised to use alcohol hand sanitiser prior 
and after using sensory modulation equipment. It is recommended alcohol hand sanitiser 
is available at the entry to or within rooms where sensory equipment is being used 
  It is advised sensory modulation equipment come into contact with intact skin only 
  Where clothing is soiled or might be soiled, a sheet or paper sheet or similar should be 
placed between the person and the sensory modulation equipment. Any sheets used 
should be sent to the contracted laundry services depending on local arrangements 
  It is recommended that any hard surfaces of sensory modulation equipment are 
routinely wiped with disinfectant spray 
  Mental health clinicians are recommended to adhere to the Infection Control policy 
regarding the cleaning of all items. All staff members are responsible for informing the 
nominated person when items are soiled and needing to be cleaned urgently, or in need 
of replacement or repair 
  Please see the Associated Auckland DHB documents section for more detailed infection 
control information regarding weighted modalities 
9. Sensory preference form 
The Sensory Preference form (see Associated Auckland DHB documents section) is designed 
to be filled out collaboratively with the service user and their whānau. This can be filled out 
in one setting, or administered over several days. It consists of a series of tick box questions 
that cover a variety of areas, e.g. early warning signs, triggers, and sensory strategies and is 
designed to assist service users to identify sensory strategies that are useful. It is 
recommended that the service user be provided with a copy of the assessment at its 
conclusion. 
9.1  The sensory profile 
The sensory profile is a standardised assessment that measures sensory abilities and 
preferences and the effect these have on the functional performance of adults, older adults, 
adolescents and children. There are two separate profiles, The Sensory Profile (ages 3 to 10) 
Back to Contents 
Sensory_Modulation_in_MHA_2016-02-29.docx 
Page 6 of 7 

link to page 1


If printed, this document is only valid for the day of printing. 
 
 
 

 
 
and the Adolescent/Adult Sensory Profile (self questionnaire). The assessment can be 
administered by a health professional with training in the use of this assessment tool. 
10.  Supporting evidence 
  Champagne, T., Stromberg,N. (2004). Sensory approaches in inpatient psychiatric 
settings: innovative alternatives. Journal of Psychosocial Nursing and Mental Health 
Services, 42(9), 34-44. 
  Champagne, T. (2011). Sensory Modulation & Environment: Essential Elements of 
Occupation (3rd Ed. Revised) Pearson PsychCorp: Australia. 
  O’Hagan M., Divis., Long J. (2008). Best Practice in the reduction and elimination of 
seclusion and restraint; Seclusion: Time for change. Auckland: Te Pou Te Whakaaro Nui: 
the National Centre of Mental Health Research Information and Workforce 
Development. 
11.  Associated Auckland DHB Documents 
  Code of Rights 
  Privacy of Patient Information 
  Restraint - Mechanical (Physical Restraint) in MH&A 
  Restraint Minimisation (MH&A) 
  Weighted Blankets in Mental Health & Addictions 
11.1 Other resources 
  Seclusion: Time for a Change Te Pou website 
  Sensory Preference Form, District Mental Health Services, Waitemata DHB 
Sensory Preference 
form.htm
 
12.  Disclaimer 
No guideline can cover all variations required for specific circumstances. It is the 
responsibility of the health care practitioners using this ADHB guideline to adapt it for safe 
use within their own institution, recognise the need for specialist help, and call for it without 
delay, when an individual patient falls outside of the boundaries of this guideline. 
13.  Corrections and amendments 
The next scheduled review of this document is as per the document classification table (page 
1). However, if the reader notices any errors or believes that the document should be 
reviewed before the scheduled date, they should contact the owner or the Clinical Policy 
Advisor 
without delay. 
Back to Contents 
Sensory_Modulation_in_MHA_2016-02-29.docx 
Page 7 of 7