Restraint Minimisation & Safe Practice                                                         
 
 
 
Type: policy 
HDSS Certification Standard [optional] 
Issued by: Restraint Approval Group  
Version: 4.3  
Applicable to: All  
Contact person: Director of Area Mental Health 
Services (DAMHS) 
Lead DHB: Hutt Valley DHB  
 
1.0 Purpose 
To minimise the use of restraint in all its forms and when practised, to ensure it occurs with full regard for 
safety, personal dignity, cultural and legal requirements 
2.0 Policy    
Introduction 
Restraint of a patient/tangata whaiora is an intervention that requires a clinical rationale, and is regarded 
as  the  last  intervention  when  all  other  clinical  interventions  or  calming/defusing  strategies  have  not 
worked.  
Restraint is a short-term technique used to manage, rather than modify, behaviour, and is used in a non-
aversive  manner  -  that  is,  in  ways  that  minimise  distress,  pain,  or  any  sense  of  being  penalised,  in  the 
person whose behaviour is being managed.   
Hutt Valley DHB will ensure that its services implement restraint only: 
•  following approved minimisation procedures/early intervention strategies  
•  as a short-term measure  
•  in appropriate circumstances and by appropriately trained staff members  
•  in  ways  that  minimise  adverse  outcomes  for  the  patient/tangata  whaiora,  while  protecting  the 
safety, dignity, cultural needs and legal rights of all persons involved  
•  use restraint methods and techniques approved by the Restraint Approval Group 
•  trauma informed care is considered within training 
3.0 Scope 
This policy applies to all Hutt Valley DHB staff who: 
•  have direct patient/tangata whaiora contact as part of their work requirements  
•  have completed approved restraint training 
4.0  Definitions 
 
4.1 Restraint  
Restraint is the implementation of any forcible control by a service provider that: 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 1 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

•  limits  the  actions  of  a  patient  /tangata  whaiora  in  circumstances  in  which  the  patient  /tangata 
whaiora is at risk of injury or of injuring another person; or  
•  the intentional removal of their normal right to freedom 
Restraint is defined in categories. These are: 
•  Personal:  Service providers physically holding a patient/tangata whaiora.  
•  Physical:  The use of equipment (mechanical restraints) and furniture  
•  Environmental: This form of restraint can range from a contained environment through to planned 
interventions that reduce the level of social contacts and/or environmental stimulation. eg: Locked 
ward or outdoor area that allows all other personal freedom, (including) their ability to continue all 
daily living functions and contact with staff and others.  
•  Enablers:   The  voluntary  use  of  equipment  by  a  patient/tangata  whaiora  to  assist  them  in 
maintaining  independence  ie:  wheelchair  and  other  safety  belts,  vehicle  interior  security  locks, 
vehicle seat belts, IV splints, orthopaedic equipment, chair trays, bed sides. 
4.2  Seclusion  is  a  form  of  restraint  and  is  defined  as  the  placing  of  a  person,  at  any  time  and  for  any 
duration, alone in an area where s/he cannot freely exit.  Seclusion can only be legally implemented under 
the Mental Health (Compulsory Assessment and Treatment ) Act 1992.  See Hutt Valley DHB Mental Health 
Service Seclusion Policy. 
 
4.3 De-escalation is a complex process in which the highly aroused patient/tangata whaiora is re-directed 
from  an  unsafe  course  of  action  towards  a  supported  and  calmer  emotional  state.  This  usually  occurs 
through  timely,  appropriate  and  effective  interventions  and  is  achieved  by  utilising  skills  and  practical 
alternatives. 
 
4.4 Use of medication is not supported as a means of restraint. All medications should be prescribed and 
used  when  indicated  clinically/therapeutically  with  appropriate  health  professional  advice  to  ensure  the 
intervention is relevant and appropriate. This use does not equate to “chemical restraint”. 
 
4.5 Safe Clinical Practice.  There are a number of standard clinical procedures that require the holding of a 
limb or the person, and in some cases sedation, to ensure the clinical procedure can be carried out safely 
and  effectively  eg  taking  blood;  cannulations/PICC  lines;  IM  injections;  IV  injections;  lumbar  punctures; 
application and removal of plaster casts; traction, radiology procedures. 
 
These  clinical  procedures  require  the  patient/tangata  whaiora  and  their  family/whanau/parent/guardian 
(where appropriate) to consent and be fully informed and involved in the procedure wherever possible.  
 
In a situation where there is resistance to the intended clinical intervention, the decision to proceed will be 
based on: 
 
•  ensuring that all other possible options have been explored 
•  parent/Guardian consent and wherever possible the active support of parents for children 
•  a  clinical  judgement  that  it  necessary  to  give  a  planned,  prescribed,  essential  treatment  to  an 
individual  who  is  resisting  and  there  is  legal  justification.  See  Section  11  of  this  Policy  –  Legal 
Consequences, and Hutt Valley DHB Policy – Self discharge against health professional advice. 
 
These clinical interventions include safe /best practice procedures and are not determined to be restraint 
events.   
 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 2 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

4.6 Ethical and legal considerations 
 
Practice  is  guided  by  ethical  principles  that  include  acting  for  the  patient/tangata  whaiora’s  good 
(beneficence), avoiding harm to the patient/tangata whaiora (nonmaleficence), avoiding harm to self and 
others and respecting the dignity of the patient/tangata whaiora and their human rights. 
 
Any unauthorised restriction of a patients/tangata whaiora’s freedom of movement may be seen as false 
imprisonment and may result in an action of assault. Ref: NZ Standards – Restraint Minimisation and Safe 
Practice Standard pg 18. 
 
5.0   Roles and responsibilities 
 
Compliance with the Restraint Minimisation and Safe Practice Standard is monitored by the establishment 
and maintenance of a Restraint Approval Group.   
5.1 Restraint Approval Group (RAG) Terms of Reference  
       5.2 Purpose of the Restraint Approval Group 
The purpose of the group is to approve restraint techniques and monitor Hutt Valley DHB’s (HVDHB) 
compliance with the requirements of the New Zealand Health and Disability Services (Restraint 
Minimisation and Safe Practice) Standards (NZS 8134.2:2008).  
5.3 Objectives  
 
•  Approve and evaluate restraint techniques that meet current best practice recommendations 
•  Approve the DHB Enabler Register  
•  Review restraint trends (through analysis of reportable events) and restraint usage at regular intervals 
in order to validate the appropriateness of techniques and identify alternative interventions 
•  Review restraint education and training 
•  Ensure appropriate access to training in supported 
 
5.4 Accountability  
The restraint approval group reports to the DHB’s Clinical Council.  
RAG is responsible and accountable for: 
•  Maintaining compliance with the requirements of the New Zealand Health and Disability 
Services (Restraint Minimisation and Safe Practice) Standards (NZS 8134.2:2008). 
•  Ensuring the Restraint Minimisation and safe practice policy is implemented and 
monitored and reviewed. 
 
5.5 Membership 
The membership of the RAG will comprise of health professionals from various disciplines, but is 
not restricted to:     
• 
Director of Area Mental Health Services (DAMHS) 
• 
Medical representative 
• 
Director of Nursing Representative 
• 
Clinical Nurse Managers (or representatives)  
• 
Te Roopu Whakatau trainer (or representative)  
• 
Consumer advisor or representative (or equivalent role)  
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 3 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

• 
Family advisor 
• 
Maori health/pacific health representative  
• 
3 DHB Manual Handling co-ordinator (or representative)  
• 
Domestic Services Manager  
• 
Quality & Risk Advisor (or representative)  
5.6 Quorum 
A quorum will be 5 members or representatives. 
Decision making will be by consensus. 
 
5.7 Chairperson 
The chair will be the Director of Area Mental Health Services (DAMHS)  
 
5.8 Frequency of Meetings 
The Restraint Approval Group will meet for a minimum of three meetings per year. Meetings will be no 
longer than one hour. 
 
5.9 Agenda  
The agenda will be sent out week prior to the meeting. Members must submit papers or items for the 
agenda to the chair/delegate prior to this.  
 
5.10 Minutes 
All meetings will be minuted. Minutes of the meeting will be sent out no more than seven days 
following the meeting. All members of the committee will receive a copy of the minutes.  
 
5.11 Reporting requirements 
The RAG will provide the DHB clinical council  with: 
•  Significant issues or trends as required 
•  Chairperson/delegate may attend the clinical council meeting to report on RAG progress as 
required  
6.0  Restraint Register 
The Restraint Minimisation and Safe Practice Standard and the Mental Health (CAT) Act,1992, s.122B: Use 
of Force, require all instances of restraint to be documented and maintained in a register for review and 
monitoring.  Hutt  Valley  DHB  will  record  all  restraint  events  in  a  centralised  Reportable  Event  register. 
Summary reports of restraint and Use of Force events will be provided to appropriate staff and to RAG for 
review. 
Recording Restraint and Use of Force Events -   staff will record all RAG approved restraint events (and any 
non  approved  restraint  events)  on  the  Reportable  Event  form  in  accordance  with  the   Reportable  Event 
procedures. Staff will also complete the Restraint Event Review form and identify any QI action to be taken.  
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 4 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Mental Health staff will record Use of Force (Mental Health (CAT) Act 1992) events on the Reportable Event 
form  in  accordance  with  the  Reportable  Event  procedures  and  also  complete the  Restraint  Event  Review 
form and identify any QI action to be taken.  
Restraint codes will identify Restraint and Use of Force events separately. Copies of Use of Force events will 
be available to the District Inspectors, and the DAMHS as required.  
7.0 Staff Training  -  Restraint Minimisation and Safe Practice 
Hutt Valley DHB will ensure staff are educated and appropriately trained in Restraint Minimisation and Safe 
Practice pertaining to their specific area of work. 
The Restraint Approval Group will approve training packages and instructors. 
Hutt Valley DHB will maintain staff records of initial training completed and required updates. 
 
 
 
7.1 Hutt Valley DHB Restraint Minimisation and Safe Practice Education /Training Levels: 
 
Level One     
Orientation/education to HVDHB Restraint 
All HVDHB staff 
Minimisation and Safe Practice policy/procedures 
(will include orientation to approved 
restraint practices pertaining to the work area. eg 
bedrails, safety belts, bean bags etc as defined in the 
RAG Restraint Approval Register. 
Level Two    
De-escalation –Training (education on a range of 
Managers identify staff in each 
interventions that can be used to minimise the 
department to attend. 
likelihood of more intensive intervention). 
  
Level Three    
Calming and Restraint Training (Intensive response to Approved HVDHB Orderlies/ 
situations requiring personal restraint methods – 
Security Staff and MHS clinical staff 
specific training and expertise required). 
working in Acute Services will 
attend Calming and Restraint 
training and refresher days as 
required. 
 
8.0  Prevention and Early Intervention 
8.1 General Principles:  Sound clinical practice requires staff to: 
• 
monitor the behaviour and activities of each patient/tangata whaiora and identifying risk  
• 
attempt to prevent/de-escalate situations that might otherwise require actions of restraint  
• 
take appropriate action to control the situation to minimise the possibility of injury.  
• 
maintain, as far as possible, a safe environment for all the patient/tangata whaiora  
• 
should  personal  restraint  be  required,  only  approved  restraint  methods  as  taught  by HVDHB 
instructors are to be used. 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 5 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

 8.2 Preventative and Alternative Strategies:   
Alternatives to the use of restraints should always be considered first, some suggestions are listed below: 
8.3 Increased supervision provided by staff, whanau, family or friends 
•  Ask family, friends or a volunteer to stay with the patient particularly when the patient needs one-to-
one attention.  
•  Educate the family, friend or volunteer about appropriate interventions to manage the patient 
behaviour.  
•  Correct reversible causes of falls, especially for those patients who have been identified as high risk for 
falls.  
•  Provide increased nursing rounds for patients with a high risk of falls, dementia or a history of pulling 
out tubes, lines or catheters.  
•  Provide a nurse special. 
8.4 Investigate reducing aggravating treatments  
•  Oral instead of IV.  
•  Removing drains and catheters.  
•  Try to eliminate the troublesome side effects of current medications with an alternative medication. 
8.5 Environmental influences 
  
•  Modify the care environment – placement of equipment.  
•  Keep the call button accessible.  
•  Decrease or increase light.  
•  Place a bedside commode near the patient so that it can be easily and safely used when needed.  
•  Place patient closer to the nurses’ station for closer monitoring.  
•  Keep bed in the lowest position or place mattress on floor.  
•  Decrease environmental stimuli and noise which tend to provoke behaviours. 
8.6 Modify patient care 
  
•  Use long sleeved gowns or robes to hide catheter sites.  
•  Place briefs over a foley catheter.  
•  Keep IV solutions and tubing out of patient’s field of vision.  
•  Overdress wounds and use abdominal binders to cover wound dressings whenever possible.  
•  Develop toileting routines to facilitate elimination and to reduce risk of falls.  
•  Carefully explain procedures and routines to reduce fear. 
8.7 Diversion and physical activities 
  
•  Television, radio, music  
•  Exercise  
•  Involve the patient in conversation  
•  Patient education in the area of activities of daily living in order to promote self-care.  
•  Relaxation techniques 
8.8 Suggested calming/defusing interventions 
• 
Orientate patient to the environment.  
• 
Talk to patient in a calm, firm and non-threatening manner.  Should be consistency of approach 
by  all  staff  ie  avoid  mixed  messages  and  manipulation.   Clear  explanations  should  be  given  to 
questions at a level and manner appropriate to the patient.  
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 6 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

• 
If appropriate encourage patient to verbally express his/her thoughts.  
• 
Be accepting of the patient but not of their aggressive behaviour.  
• 
If possible administer medication as prescribed.  
• 
If appropriate take the patient for a walk.  
• 
If appropriate have a punch bag or a similar piece of equipment available for the patient to use.  
• 
Distract  the  patient  by  offering  them  an  activity  that  they  may  enjoy  eg  warm  bath  or  read 
newspaper, music.  
• 
Provide  the  patient  with  time  and  space  (cognitively  impaired  person  may  forget  why  they 
became aggressive).  
• 
Develop  a  close  rapport  with  the  patient  so  that  interactions  can  be  more  meaningful  and 
effective.  
• 
If possible arrange for a relative or close friend to come in and be with the patient.  
• 
If the patient is demonstrating aggressive behaviour, remove excessive non-fixed items from the 
patient’s immediate environment to avoid the potential for harm to the patient or to staff. 
 8.9 Management Planning 
A  patient/tangata whaiora  identified  as  having  “indications  for  restraint”  is  to, where  practicable,  have  a 
management  plan  developed  stating  the  possibility  of  physical  restraint  and  identifying  strategies  to 
minimise the possibility of restraint occurring. 
This  plan  must  be  developed  in  consultation  with  the  multi-disciplinary  team,  with  the  patient/tangata 
whaiora and discussed (if possible) with the family/whanau and significant others as is appropriate. 
9.0 Restraint Procedures 
9.1 Initiating and ending restraint 
The decision to initiate and end restraint should be made: 
•  By the most appropriate designated registered health professional  
•  When the environment is appropriate for successful initiation and discontinuation  
•  When adequate resources are assembled to ensure safe initiation and discontinuation  
•  When appropriate planning and preparation has occurred  
•  Ending  restraint  should  occur  in  a  gradual  manner,  following  ongoing  assessment  and 
evaluation  of  outcomes  to  ensure  the  patient  is  re-integrated  into  the  least  restrictive 
environment. 
9.2 Situations of Extreme Caution 
When  the  use  of  restraint  would  threaten  to  compromise  the  well-being  (Te  Whare  Tapa  Wha)  of  the 
patient/tangata whaiora or others, consideration shall be given to the comparative risks of using restraint 
or not. 
9.3 Considerations Prior to the Use of Restraint 
Before any planned or proposed episode of restraint, clinical staff must consider the following points: 
•  Patient/tangata whaiora’s physical and psychological health  
•  Possibility that inappropriate behaviours may be reinforced by the use of restraint  
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 7 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

•  Patient/tangata whaiora’s gender and culture  
•  Degree of risk to the consumer, to others and the environment  
•  Possible alternative interventions/ strategies  
•  The  experience  of  the  patient/tangata  whaiora  and  the  possible  effects  of  restraint  on  the 
therapeutic relationship 
•  Desired outcome and criteria for ending restraint  
•  Patient/tangata whaiora’s legal status and its implications 
9.4 Initiating Personal Restraint 
Guiding Principles 
•  The respect and dignity of individuals is maintained.  
•  The  specific  cultural  needs  of  the  patient/tangata  whaiora  during  each  stage  of  restraint  are 
recognised and relevant cultural advice and or guidance is sought in order to maintain and practise 
cultural safety.  
•  Consideration is given to the legal rights and responsibilities of patient/tangata whaiora and staff, 
including the right for patients to access advocacy services.  
•  Personal restraint techniques will be approved by Hutt Valle DHB RAG and only used by identified 
staff training in the approved methods of personal restraint.  
•  The patient/tangata whaiora is kept informed of the reasons for the application of restraint and the 
process of restraint.  
•  The use of restraint is monitored. 
9.5 Indications 
Restraint may be appropriate when: 
•  There is a legal basis for treatment (See RMASP Std Section 10, page 6 for further guidance) and 
when  the  patient/tangata  whaiora  behaviour  indicates  that  the  patient/tangata  whaiora  is  a 
danger to self or others  
•  Makes a serious attempt or act of self harm  
•  Seriously compromises the therapeutic environment  
•  Is violent and seriously damages property  
•  It is necessary to give a planned, prescribed, essential treatment to an individual who is resisting 
and there is legal justification. See Section 11 of this Policy – Legal Consequences, and Hutt Valley 
DHB Self-Discharge policy.  
•  The patient/tangata whaiora is in the possession of a weapon, consideration must be given to the 
intent  and  capability  of  the  individual  to  use  the  weapon.   Staff  safety  is  paramount.   Restraint 
should  never  be  commenced  if  there  is  a  significant  risk  for  staff  safety.   In  cases  like  this,  don’t 
hesitate - CALL THE POLICE. 
Note: When restraining a patient/tangata whaiora perform hand hygiene before and after.  
9.6  Observation and Care 
Any  patient/tangata  whaiora  undergoing  personal  or  physical  restraint  requires  intensive  and  continuous 
observation. 
9.7 Personal Restraint - Care 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 8 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

9.8 Physical care 
When the patient/tangata whaiora is immobilised, the following must be assessed: 
•  Patient airway, pulse, skin colour (ie. for presence of cyanosis)  
•  Bleeding  
•  Other physical injuries or discomfort  
•  Appropriate neurological observations  
•  Patient’s position does not compromise their safety (ie positional asphyxia) 
9.9 Psychological care 
•  General mental state, including general assessment of alertness  
•  Response to the personal restraint event  
•  Cultural safety and needs 
9.10 Communication 
 
During  the  use  of  the  personal  restraint,  continuously  communicate  with  the  patient/tangata  whaiora  (if 
possible), the team members and significant others present.  
Communications  (if  possible)  with  the  restrained  patient/tangata  whaiora  include  explaining  to  the 
individual: 
•  what is happening throughout the procedure  
•  why the restraint is required, and  
•  the range of options available for the patient/tangata whaiora in the circumstances.  
•  the right that the patient/tangata whaiora has to access the services of an advocate throughout the 
restraint process 
Communication with the personal restraint team members includes: 
•  checking the well-being of members, and  
•  checking with each member that their holds are applied safely. 
Communication  with  other  staff  and  significant  individuals  eg.  patients,  visitors  directly  affected,  etc., 
includes:  
•  advising them of the chosen course of action  
•  the need for that action 
•  how they might assist. 
9.11 Designated restraint staff are to be rotated to alleviate fatigue. 
If  the  restraint  needs  to  be maintained over  a  prolonged  period of time  (longer  than  sixty minutes),  safe 
removal of the patient/tangata whaiora to a suitable designated area may be required. Consideration must 
be given to involving family and whanau in the management of the patient/tangata whaiora  e.g. Approved 
Environmental Restraint or Mental Health Service Seclusion Policy under Mental Health (CAT) Act (1992). 
9.12 Initiating Physical Restraint  
Indications 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 9 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Restraint may be appropriate when: 
•  there is a legal basis for treatment (eg Crimes Act Provisions,  MH Act) 
•  the use of personal restraint is not possible and is unrealistic 
•  an individual’s behaviour indicates that s/he is a danger to self or others  
•  an individual makes a serious attempt or act of self harm  
•  an individual seriously compromises the therapeutic environment  
•  an individual is violent and seriously damages property  
•  it is necessary to give a planned, prescribed, essential treatment to an individual who is    resisting. 
See Section 11 of this Policy – Legal Consequences  
9.13 Observation and Care 
Physical Care             
The following must be assessed: 
•  the  extremities  of  any  limbs  mechanically  restrained  must  be  regularly  assessed  for  signs  of 
restricted blood flow (ask the patient about their comfort)  
•  pressure area assessment and care should be taken with those body areas most at risk (eg. sacrum, 
heels, elbows).  
•  great  care  must  also  be  taken  when  mechanical  restraints  are  used  to  restrict  the  torso  (such 
restraint should pass across the ischial tuberosities and not be allowed to move up to the abdomen 
and chest). This is required to avoid complications such as positional aspyxia.  
•  mechanically restrained limbs must be exercised at least two hourly  
•  special attention must be paid to providing opportunities for the patient to take food and drink and 
to void bladder and bowels.  
•  A range of motions should be carried out on restrained limbs to prevent cramp or loss of circulation 
(skin care to restrained limbs in the case of Mechanical Restraint).  
•  Check for muscle or ligament damage.  
•  Complete physical examination within each 24 hour period. 
Psychological care 
The following must be assessed: 
•  mental status.  
•  the response to the mechanical restraint event.  
•  cultural safety and needs 
9.14 Communication  
As for Personal Restraint. 
9.15 Initiating Environmental Restraint        
It is the responsibility of all Hutt Valley DHB staff to initiate the least restrictive and intrusive interventions. 
At times environmental restraint may offer the least restrictive and intrusive intervention or may be used a 
step down intervention following personal or physical restraint. 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 10 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

This may occur through the provision of an RAG approved locked area (eg ward/outdoor area) that does 
not  limit  the  patient/tangata  whaiora’s  personal  freedom,  nor  their  ability  to  continue  all  daily  living 
functions and contact with staff and others. 
9.16 Observation and Care 
 
Psychological care 
•  general mental state  
•  charted observation levels/assigned responsibility  
•  cultural safety and needs 
Communication 
Communicate to the patient/tangata whaiora:  
•  why the environmental restraint is required, and  
•  the range of options available for the patient in the circumstances.  
•  the right that the patient/tangata whaiora has to access the services of an advocate throughout the 
restraint process 
Communication with other staff and significant individuals eg. Patients/consumer, visitors directly affected, 
etc., should include:  
•  advising them of the chosen course of action,  
•  the need for that action, (eg Observation levels/responsibility)  
•  how they might assist. 
9.17 Initiating Enablers 
The patient /tangata whaiora will be fully informed regarding the purpose and use of the enabler and will 
voluntarily agree to its use  
 
9.18 Ending Restraint 
•  All  restraint  events  must  be  ended  when  assessment  indicates  there  is  a  reduction  in  the 
patient/tangata  whaiora’s  physical  resistance,  a  change  in  the  patient’s  attitude  that  indicates  a 
willingness  to  comply,  a  regaining  of  their  self  control,  or  when  the  specific  treatment  has  been 
completed.  
•  The  patient/tangata  whaiora’s  management/care  plan  must  include  details  of  post  restraint 
management procedures for minimising risk. Review is to occur prior to repeat use of the restraint 
method used to ensure the intervention is the most effective and appropriate option.  
•  The ending of restraint must be done in a planned  and controlled manner. Ending restraint may 
include whanau/family, parent/guardian in the process where appropriate. 
•  The restraint team leader remains with the patient/tangata whaiora to provide support 
•  The patient/tangata whaiora, whanau/family and others involved in care are informed of restraint 
ending and of the management plan in place 
•  The  decision  to  end  restraint  must  be  justified  subsequently  to  the  patient/tangata  whaiora’s 
multidisciplinary team. 
The decision to end personal restraint is to be made by: 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 11 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

•  the staff member leading the restraint event  
•  the patient’s medical officer or senior clinical nurse  
•  documentation must be completed 
9.19 Specific Procedures for Ending Personal Restraint 
•  Staff involved move out of the patient/tangata whaiora’s personal space, although remain ready to 
instigate restraint again if needed.  
•  The restraint team leader remains with the patient/tangata whaiora to provide support  
•  Reassurance is to be given to other observers informing them that the situation has been resolved. 
9.20 Ending Use of Enablers 
Where use of the enabler ceases staff will discuss the use of the enabler with the patient/tangata 
whaiora  and  have  in  place  appropriate  support/care  plans  that  maximise  the  ongoing 
independence of the patient. Management Plans will incorporate how the patient/tangata whaiora 
may access the voluntary use of the enabler should this be required. 
9.21 Debriefing  
Patient/Tangata Whaiora Debriefing 
As  soon  as  practicable,  the  patient  /tangata  whaiora  shall  be  offered  a  debriefing  session.  Wherever 
possible, whanau/ family and or advocate are to be present.   
Where appropriate, a debrief is to occur with the patient and advocates, and whoever the patient requests 
to  be  present.  For  patients  whose  decision  making  processes  are  compromised  by  their  current  health 
status (ie dementia, intellectual disability sedation, delirium, mental disorder) strong consideration must be 
given to  involving the welfare guardian, principal care giver and/or family member closely involved in the 
patient’s care.   
Staff Debriefing  
Where  appropriate  an  immediate  debrief  will  occur  with  the  staff  and  any  significant  others  involved,  as 
soon as the event is under control. 
Debriefing  will  be  recorded  on  the  reportable  event  system  and  will  be  monitored  through  the  Event 
Reporting procedures and RAG review. 
Debriefing will follow the Hutt Valley DHB Critical Incident Debriefing procedures. 
10.0  Clinical Documentation - Reporting Requirements For Approved Restraint Events  
Staff must report all RAG approved restraint events (and non approved events where this occurs) and also 
record the plan and process/event (in accordance with the HVDHB Restraint Minimisation and Safe Practice 
policy requirements) in the clinical file.  
The Reportable Event must be completed for each restraint event and include:  
•  situation and the time restraint occurred and finished  
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 12 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

•  the means of the intervention including the type of personal, physical or environmental restraint 
used  
•  the restraint method used should be described, along with the reasons for using that method  
•  names of the staff/patient/tangata whaiora and others involved. 
The  Restraint  Event  Review  must  be  completed  for  each  restraint  event  reported  using  the  reportable 
events  system,  and  is  to  be  reviewed  by the  Clinical Manager  to ensure  QI actions  are  implemented  and 
signed off in the Unit/Service 
Approved Safe Practice – Clinical Procedures and Enablers must be recorded in accordance with the Hutt 
Valley DHB Restraint Minimisation and Safe Practice policy requirements) in the clinical file.  
Where  the  identified  Safe  Practice  –  Clinical  Procedure  is  repeated,  review  will  occur  prior  to  each 
implementation  in  accordance  with  the  Hutt  Valley  DHB  Restraint  Minimisation  and  Safe  Practice  policy 
requirements. 
These  RAG  approved  Safe  Practice  –  Standard  Procedure  do  not  require  the  completion  of  a  Reportable 
Event form. 
10.1 Measurement Criteria 
Approval and Monitoring of Restraints 
Hutt Valley DHB Restraint Approval Group (RAG) will meet at least once every year (and more frequently if 
required).  The terms of reference for this group are outlined in Section 5 of this policy. 
Evaluation of the Use of Restraint 
As  with  any  patient/tangata  whaiora  intervention,  restraint  must  be  evaluated  for  its  effectiveness 
following each event.  A clinical review will occur as soon as possible to review the reasons for the restraint 
event and its outcome.  This may include the patient/tangata whaiora and their family/whanau. The time 
scale for the review will vary according to each incident.  
The review will occur using the HVDHB Restraint Event Review form and include:   
•  how the restraint was applied  
•  whether or not the restraint used achieved its objectives, both short and long term  
•  the outcome of the restraint from the patient/Tangata whaiora’s perspective (and initiate a further 
investigation if requested by the patient)  
•  the outcome from a staff support and staff debriefing perspective  
•  any injury to any party arising as a possible result of the application of the restraint technique.  This 
would be a documented on an Incident Form.  
•  the appropriateness of the intervention in this case, considering carefully other treatment options 
which would obviate the use of restraint. 
Reviews  will  recommend  strategies/suggestions  for  minimising  the  use  of  restraint  and  improving  the 
practice of physical restraint where this is indicated 
A restraint events summary and analysis/trends report will be provided to and reviewed at the 6 monthly 
RAG meetings.  
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 13 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

11.0 References / Legal Consequences  
Type 
Title/Description 
Legislation 
Mental Health (Compulsory Assessment and Treatment) Act, 1992 and 
Amendment Act 1999 
NZ Bill of Rights 
Code of Health and Disability Services Consumers Rights (1996)Criminal Justice Act 
1985 
Crimes Act 1961 
Health & Disability Services (Safety) Act, 2001 
Intellectual Disabilities Act, 2001 
MOH Guideline 
Guidelines to the Mental Health Act (Compulsory Assessment and Treatment) Act 
1992 (April 2000) 
Guidelines for Clinical Risk Assessment and Management in Mental Health Services 
(1998) 
Night Safety Procedures June, 1995 
NZ Standards 
8141:2001 Restraint Minimization and Safe Practice 8143:2001 8143:2001 National 
Mental Health Sector 
8134:2001 Health and Disability Sector Safety 
Professional Code of 
Medical, Nursing, Psychology, etc 
Ethics 
11.1 Legal Consequences 
Every mentally competent adult has the right to determine what is done to his/her own body.  The right to 
choose is absolute.  All patients have the right to refuse medical treatment.  That fact justifies the need to 
obtain  consent  from  the  patient.   The  failure  to  obtain  consent  in  situations  where  consent  should  have 
been  obtained,  can  result  in  common  law  claims  of  trespass  to  the  person  ie.  assault  and  battery,  and 
sometimes false imprisonment.  
Restraining the patient without satisfactory justification would amount to false imprisonment and litigation 
against the hospital for damages could ensue. 
Bill of Rights Act 1990 - A person compulsorily detained has rights under this Act.  These rights include 
•  The right to be informed of the reason for detention  
•  The right to consult a lawyer and to be informed of that right  
•  The right to have the validity of the detention determined without delay  
•  The right to be treated with humanity and respect. 
The following legislation provides the basis for use of restraint: 
Criminal Procedure (Mentally Impaired Persons) Act 2003; section 23, Inquiries about persons found unfit 
to  stand  trial  or  insane,  section  24(2)(a),  section  34(1)(a)(i),  and  section  35,  Power  of  court  to  commit 
offender to hospital or facility on conviction,  section 38(2)(c), Power of court to require assessment report,  
section 44(1), Detention pending hearing or trial  section 169, Order for detention of defendant in hospital 
or secure facility  
Intellectual  Disability  (Compulsory  Care  and  Rehabilitation)  Act  2003,  section  136(5)(a),  Application  to 
mentally disordered persons. 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 14 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Mental Health (Compulsory Assessment & Treatment) Act, 1992.   
Crimes Act 1961, Section 41 Prevention of suicide or certain offences - 
Everyone is justified in using such force as may be reasonable necessary in order to prevent the commission 
of suicide or commission of an offence which would be likely to cause immediate and serious injury to the 
person or property of any one, or in order to prevent any act being done which he believes, on reasonable 
grounds, would, if committed, amount to suicide or to any such offence.  
Crimes Act 1961, Section 48 Self-defence and defence of another  
Every one is justified in using, in defence of himself or another, such force as, in the circumstances as he 
believes them to be, it is reasonable to use. 
Crimes Act 1961, Section 151 Duty to Provide the Necessities of Life and Protect from Injury 
Every one who has actual care or charge of a person who is a vulnerable adult and who is unable to provide 
himself or herself with necessaries is under a legal duty— 
(a) to provide that person with necessaries; and 
(b) to take reasonable steps to protect that person from injury 
Crimes Act 1961, Section 157 Duty to Avoid Omissions Dangerous to Life 
Every one who undertakes to do any act, the omission of which may be dangerous to life, is under a legal 
duty to do that act. 
12.0 Appendices 
1.  Enablers  
2.  De-escalation Techniques    
3.  Use Of Bedrails  
4.  Use Of Safety Belt/Vest or Table     
5.  Use Of Bean Bags  
6.  Use Of Environmental Restraint  
7.  Use of Personal Restraint    
8.  Use of Physical Restraint 
9.  Use of Environmental Restraint (Dementia / Delirium Patients) 
10. Paediatric Restraint 
11. RAG Approval form – Restraint/Safe Practice /Enablers 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 15 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

12. Evaluation and Review of Personal/Physical Restraint Events 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 16 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility 
for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Appendix 1  
 
ENABLERS 
 
[    ]  Restraint 
Type  
[    ]  Safe Practice – Clinical Procedure 
[√  ]  Enabler – (voluntary use) 
Purpose 
To facilitate the maintenance of independence for patients. 
Scope 
All HVDHB clinical staff. 
Staff 
Orientation to Restraint Minimisation and Safe Practice Policy  
education/ongoing 
Non Violent Crisis Intervention training, where available 
training 
Orientation to RAG approved Enabler practice prior to implementation 
Criteria for use of 
Patient requires specific equipment to maintain independence.  Such 
enablers 
equipment could include: 
 
•  Positioning belts 
 
•  Lateral trunk supports 
 
•  Knee blocks 
 
•  Pommels 
 
•  Trays 
•  Walking Frames 
•  Lifting equipment and the use of slings 
Before initiating use  •  Full assessment of patient’s ability to engage in activity of daily living must 
of enabler 
be undertaken. 
 
•  Alternative  equipment  options  must  be  considered  and  where 
 
appropriate trailed. 
Consent 
Explain need for use of enablers to the patient.  Ensure this is a voluntary 
 
option for the patient/tangata whaiora and is discussed with the patient and 
 
where indicated, their whanau/family. 
Procedure 
As  per  policy  requirements  for  enablers  and  identified  service  specific 
procedures. 
Monitoring and 
NB    This  monitoring  regime  applies  only  to  patients  who  are  receiving  care 
evaluation 
within an HVDHB services.  It does not apply to individual patients in external 
 
environments eg schools, own home. 
 
 
 
•  Monitoring should be undertaken as a minimum two-hourly. 
 
•  Monitoring is to include: 
 
− 
independence and functioning is being achieved 
 
− 
skin condition 
-                patient comfort.    
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 17 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Documentation 
Document need for enabler in the clinical notes.   
It is not necessary to complete a Reportable Event Form. 
 
RAG Approval Register No: 001 
Issued Date 
May 2006; Restraint Approval Group 
Review Date 
May  2016; Restraint Approval Group 
Approved  
Restraint Approval Group 
Version 
3 
 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 18 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Appendix 2   
 
DE-ESCALATION TECHNIQUES  
 
[    ]  Restraint 
Type  
[√  ]  Safe PracFce – Clinical Procedure 
[    ]  Enabler – voluntary  
 
Purpose 
Minimise  the  likelihood  of  escalation  of  disruptive  behaviours.  Management 
of difficult situations in a positive proactive manner. 
Scope 
All HVDHB staff  
Staff education/ 
Orientation to Restraint Minimisation and Safe Practice Policy  
ongoing training 
 
 
Non Violent Crisis Intervention Training 
This  internationally  recognised  programme  promotes  early  recognition  and 
intervention for persons with disruptive behaviours.  Emphasis is placed upon 
verbal  diffusion,  de-escalation  and  limit  setting.    Proactive  management  can 
prevent  situations  escalating.    Some  breakaway  techniques  are  learned  to 
assist you should you find yourself in a potentially dangerous situation. 
Orientation to RAG approved de-escalation practice prior to implementation. 
** MHS Inpatient Unit staff complete de-escalation training within their Core 
training requirement for Calming and Restraint 
Criteria for use of 
In accordance with approved HVDHB de-escalation training approved by RAG 
de-escalation 
 
techniques 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 19 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Consent 
Where  de-escalation  is  indicated  the  clinicians  involved  will  explain  and 
inform the patient/tangata whaiora and their whanau/family throughout the 
process and record this in the clinical notes. 
Where ever possible consent will be gained to a care/management plans that 
minimises the likelihood of restraint events occurring. 
Procedure 
In  accordance  with  the  restraint  Minimisation  and  Safe  practice  policy  and 
procedures 
and 
the 
HVDHB 
approved 
training 
programme 
techniques/practices. 
Monitoring & 
As per policy, Section 8 Measurement Criteria 
Evaluation 
Documentation 
All acts of verbal, physical aggression and or harassment must be reported in 
the clinical notes and reported through the HVDHB Event Reporting system. 
 
RAG Approval Register No: 002 
Issued Date 
May 2006; Restraint Approval Group 
Review Date 
May 2016; Restraint Approval Group 
Approved  
Restraint Approval Group 
Version 
3 
 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 20 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

 Appendix 3   
 
USE OF BEDRAILS  
 
[    ]  Restraint 
Type  
[√]  Safe PracFce – Clinical Procedure 
[    ]  Enabler – voluntary  
Purpose 
To prevent patient injury. 
 
The intent of the policy and procedures is to reduce the use of restraint in all 
its  forms  and  to  ensure  that,  when  practised,  it  occurs  in  a  safe  and 
respectful manner. 
Scope 
All HVDHB Clinical staff  
Staff 
Orientation to Restraint Minimisation and Safe Practice Policy  
education/ongoing 
Non Violent Crisis Intervention training, where available  
training 
Orientation to RAG approved Use of Bed Rails Safe Practice procedure prior 
to implementation. 
Criteria for use of 
1.Patient/tangata  whaiora  requires  bed  rails  to  stop  patient  from  falling, 
bedrails 
rolling  or  getting out  of  bed  and  preventing  falls  that  have  occurred  or  are 
 
likely to occur. 
 
 
 
2.Patient/tangata whaiora getting out of bed will affect treatment ie patient 
 
is attached to medical devices which could cause injury if the patient was to 
get out of bed unsupervised. 
Before initiating use 
Assess the situation as to the need for bedrails and ensure the following has 
of bedrails 
occurred: 
 
•  Beds are kept at the lowest level 
 
•  Review if use of monitors would be effective 
 
•  Review placement in ward ie place near nurses’ station 
 
•  Assessment of why falling 
 
•  Investigate what patient was going to do prior to fall and initiate plan to 
 
prevent occurring ie if patient needed to go to the toilet then toilet more 
 
frequently. 
 
•  Assess  staffing  levels  ie  are  there  enough  staff  for  supervision  of 
 
patients?  Obtain special nurse if required. 
 
•  Investigate any medical reason for fall – confusion, decreased BP. 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 21 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Where  a  Safe  Practice  procedure  is  indicated  the  clinicians  involved  will 
Consent 
explain and inform the patient/tangata whaiora and where possible consent 
 
will be gained from the patient to a care/management plan that defines the 
 
specific Safe Practice procedure planned. 
Monitoring &  
•  As per care plan for individual patient 
Evaluation 
•  Ensure bed rails are applied safely ie patient is not trying to climb over 
 
•  Assess if use of bed rails is making the patient agitated. 
 
•  Review need for bed rails regularly as per policy. For long-term care this 
 
could be done less frequently. 
 
Documentation 
Document the planned use of bed rails in the clinical notes.   
 
Refer to Patient Falls and Prevention and Management policy  
 
It is not necessary to complete a Reportable Event Form. 
A debriefing need only be held in exceptional situations.  It is not necessary, 
Debriefing 
for example, when bedrails are used as a component of a fall prevention 
 
programme. 
 
RAG Approval Register No: 003 
Issued Date 
May 2006; Restraint Approval Group 
Review Date 
May 2016; Restraint Approval Group 
Approved  
Restraint Approval Group 
Version 
3 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 22 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Appendix 4 
 
USE OF SAFETY BELT/VEST OR TABLE 
 
[    ]  Restraint 
Type  
[√  ]  Safe PracFce – Clinical Procedure 
[    ]  Enabler – voluntary  
Purpose 
To prevent patient injury when sitting in chair. 
 
The intent of the policy and procedures is to reduce the use of restraint in all 
 
its forms and to ensure that, when practised, it occurs in a safe and respectful 
 
manner. 
Scope 
All registered medical and nursing staff. 
Staff education/ 
Orientation to Restraint Minimisation and Safe Practice Policy  
ongoing training 
Non Violent Crisis Intervention training, where available 
 
Orientation  to  RAG  approved  use  of  safety  belt/vest  or  table  Safe  Practice  
procedure prior to implementation 
Criteria for use 
Patient requires safety belt or table placed in front of them to prevent patient 
from getting out of chair unsupervised and therefore prevent risk of a fall. 
Before initiating use  Assess the situation as to the need for the safety belt or table and ensure the 
of safety belt/table 
following has occurred: 
 
•  Assessment of reasons for  falling 
 
•  Investigate what they  were  going to  do  prior  to  fall  and  initiate  plan  to 
 
prevent occurring ie if patient needed to go to the toilet then toilet more 
 
frequently. 
 
•  Assess staffing levels ie are there enough staff for supervision of patients.  
 
Obtain special nurse if required. 
 
•  Investigate any medical reason for fall – confusion, decrease BP. 
•  Review placement in ward ie place near nurses’ station 
 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 23 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Procedures 
As per policy requirements and in accordance with product use information 
Approved Products 
Safety Belt 
Safety Vest 
Table 
Consent 
Where  a  Safe  Practice  procedure  is  indicated  the  clinicians  involved  will 
 
explain  and  inform  the  patient/tangata  whaiora  and  where  possible  consent 
 
will be gained from the patient to a care/management plan that defines the 
specific Safe Practice procedure planned. 
Monitoring/ 
•  Assess if use of belt/table is making the patient agitated. 
evaluation 
•  Review patient as per policy 
 
•  Review  need  for  belt  regularly  at  least  each  duty.    For  long-term  usage 
 
this could be done less frequently. 
•  Ensure belt/table are applied safely ie patient is not trying to climb out of 
restraint. 
Documentation 
Document in the clinical notes need for safety belt/table and record 
 
checks/reviews undertaken.   
 
Refer to Patient Falls and Prevention and Management policy  
 
It is not necessary to complete a Reportable Event Form. 
 
RAG Approval Register No: 004 
Issued Date 
May 2006; Restraint Approval Group 
Review Date 
May 2016; Restraint Approval Group 
Approved  
Restraint Approval Group 
Version 
3 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 24 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Appendix 5  
 
USE OF BEAN BAGS 
 
[    ]  Restraint 
Type  
[√  ]  Safe PracFce – Clinical Procedure 
[    ]  Enabler – voluntary  
Purpose 
To  ensure  the  provision  a  safe,  comfortable  positioning  -    for  example 
dementia patients, in extreme situations. 
 
The intent of the policy is to reduce the use of restraint in all its forms and to 
ensure that, when practised, it occurs in a safe and respectful manner. 
Scope 
All HVDHB clinical staff  
Staff 
Orientation to Restraint Minimisation and Safe Practice Policy  
education/ongoing 
Non Violent Crisis Intervention training, where available 
training 
Orientation  to  the  RAG  approved  Use  of  Bean  Bags  Safe  Practice  procedure 
prior to implementation. 
Criteria for use of 
•  A  patient  who  climbs  out  of  chair  and  in  doing  so  increases  his/her 
bean bag 
potential for injury through a fall. 
 
•  Compromising  others’  safety  eg  lying  on  floor,  tripping  wandering 
 
patients. 
 
•  Alternative strategies (see Section 6.2) have been unsuccessful. 
Before initiating use 
•  Assess  the  situation  as  to  the  need  for  use  of  a  beanbag  and  ensure 
of bean bag 
assessment, as to why patient is falling out of chair or agitated, has been 
 
undertaken. 
 
 
 
•  Assess/consider  use  of  alternative  strategies  (See  Section  6.2  &  6.3  in 
Policy) 
Procedure 
As per policy requirements for and identified service specific procedures. 
Consent 
Where  a  Safe  Practice  procedure  is  indicated  the  clinicians  involved  will 
 
explain  and  inform  the  patient/tangata  whaiora  and  where  possible  consent 
 
will be gained from the patient to a care/management plan that defines the 
specific Safe Practice procedure planned. 
Monitoring and 
Planned reviews during and at the end of the procedure. 
evaluation 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 25 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Document need for use of bean bags in the clinical notes.   
Documentation 
Refer to Patient Falls and Prevention and Management policy  
It is not necessary to complete a Reportable Event Form. 
 
RAG Approval Register No: 005 
Issued Date 
May 2006; Restraint Approval Group 
Review Date 
May 2016; Restraint Approval Group 
Approved  
Restraint Approval Group 
Version 
3 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 26 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Appendix 6 
 
USE OF ENVIRONMENTAL RESTRAINT 
 
[√  ]  Restraint 
Type  
[    ]  Safe Practice – Clinical Procedure 
[    ]  Enabler – voluntary  
Purpose 
To prevent patient injury and potential injury to other persons. 
Scope 
All HVDHB staff  
Staff education/ 
Orientation to Restraint Minimisation and Safe Practice Policy  
ongoing training 
Non Violent Crisis Intervention training, where available 
Orientation  to  RAG  approved  environmental  restraint  practice  prior  to 
implementation. 
Criteria for use of 
Protection of patient and others is required eg dementia patients.  Refer also 
environmental 
to policy - Section 6. 
restraint 
 
 
NB   If there is a suspicion that the patient is suffering from a mental health 
 
illness, seclusion is to be implemented as per the Mental Health (Compulsory 
Assessment and Treatment) Act 1992. 
Consent 
Where ever possible consent will be gained to a care/management plans that 
minimises  the  likelihood  of  restraint  events  occurring.  Where  restraint  is 
indicated  the  clinicians  involved  will  explain  and  inform  the  patient/tangata 
whaiora  and  their  whanau/family  throughout  the  process  and  record  this  in 
the clinical notes. 
Procedure 
As per policy requirements for Environmental Restraint and identified service 
specific procedures. 
Monitoring & 
Planned reviews during and at the end of the procedure. 
Evaluation 
Document the planned use of environmental restraint in the clinical notes.   
Documentation 
Complete a Reportable Event Form and Restraint Review Form 
Debriefing 
Where indicated to occur in accordance with HVDHB Critical Incident 
Debriefing procedures  
 
RAG Approval Register No: 006 
Issued Date 
May 2006; Restraint Approval Group 
Review Date 
May 2016; Restraint Approval Group 
Approved  
Restraint Approval Group 
Version 
3 
 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 27 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

 
Appendix 7 
 
USE OF PERSONAL RESTRAINT 
 
[√ ]  Restraint 
Type  
[    ]  Safe Practice – Clinical Procedure 
[    ]  Enabler – voluntary  
Purpose 
To  prevent  patient/tangata  whaiora  injury  and/or  potential  injury  to  other 
persons. 
Scope 
HVDHB staff trained in approved Calming and Restraint Method. 
Staff education/ 
Orientation to Restraint Minimisation and Safe Practice Policy  
ongoing training 
Non Violent Crisis Intervention training, where available 
 
Training in the RAG approved restraint practice prior to implementation 
 
Clinical Manager/Team leader training related to their role/ responsibilities in 
requesting restraint support. 
Criteria for use of 
Protection of patient/tangata whaiora and/or others is required  
personal restraint 
 
 
NB   If there is a suspicion that the patient is suffering from a mental health 
 
illness, seclusion is to be implemented as per the Mental Health (Compulsory 
Assessment and Treatment) Act 1992. 
Consent 
Where ever possible consent will be gained to a care/management plans that 
minimises  the  likelihood  of  restraint  events  occurring.  Where  restraint  is 
indicated  the  clinicians  involved  will  explain  and  inform  the  patient/tangata 
whaiora  and  their  whanau/family  throughout  the  process  and  record  this  in 
the clinical notes. 
Procedure 
As per approved training programme 
Approved Personal 
Calming and Restraint training – specified holds only 
Restraint Method 
Monitoring & 
As per policy, Section 8 Measurement Criteria   
Evaluation 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 28 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

As per policy, Section 7 Clinical Documentation 
Documentation 
Complete a Reportable Event Form and Restraint Review Form 
Debriefing 
Where indicated, to occur in accordance with HVDHB Critical Incident 
Debriefing procedures  
 
RAG Approval Register No: 007 
Issued Date 
May 2006; Restraint Approval Group 
Review Date 
May 2016; Restraint Approval Group 
Approved  
Restraint Approval Group 
Version 
3 
 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 29 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

 
Appendix 8 
           USE OF PHYSICAL RESTRAINTS   
[√  ]  Restraint 
Type  
[    ]  Safe Practice – clinical procedure 
[    ]  Enabler – voluntary  
Purpose 
To prevent patient injury and to ensure safety of clinical procedures where there 
is  an  ongoing  risk  that  the  patient  may  remove  clinical  equipment  eg  central 
venous lines, naso-gastric tubes and arterial lines. 
Scope 
All HVDHB clinical staff 
Staff 
Orientation to Restraint Minimisation and Safe Practice Policy  
education/ongoing 
Non Violent Crisis Intervention training, where available 
training 
Orientation  to  RAG  approved  Use  of  Soft  restraints  procedures  prior  to 
implementation. 
Criteria for use of  
Restraint may be appropriate when: 
 
•  there is a legal basis for treatment (eg Crimes Act Provisions MH Act) 
•  an individual’s behaviour indicates that s/he is a danger to self or others 
•  an individual makes a serious attempt or act of self harm 
•  an individual seriously compromises the therapeutic environment 
•  an individual is violent and seriously damages property 
it is necessary to give a planned, prescribed, essential treatment to an individual 
who is resisting. See Section 11 of this Policy – Legal Consequences 
Before initiating use 
Ensure prevention/alternative strategies (less restrictive) have been considered 
of Soft Restraint 
/tried and documented 
Procedure 
To be carried out in accordance with Physical Restraint procedures Section 6.5.2 
of the policy  
Approved Physical 
Approved Restraint Products 
Restraint Products 
Soft Wrist/Ankle:. To be used as per product instructions  
Soft Body Belt: To be used as per product instructions 
Body Belt  - ED 
Consent 
Where ever possible consent will be gained to a care/management plans that 
minimises the likelihood of physical restraint events occurring. Where restraint is 
indicated the clinicians involved will explain and inform the patient/tangata 
whaiora and their whanau/family throughout the process and record this in the 
clinical notes. 
Monitoring & 
As per Section 8  - Measurement Criteria  
Evaluation  
Documentation 
As per policy, Section 7 Clinical Documentation 
Complete a Reportable Event Form and Restraint Review Form 
Debriefing 
Where indicated, to occur in accordance with HVDHB Critical Incident Debriefing 
procedures  
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 30 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

 
RAG Approval Register No: 008 
Issued Date 
May 2006; Restraint Approval Group 
Review Date 
May 2016; Restraint Approval Group 
Approved  
Restraint Approval Group 
Version 
3 
 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 31 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Appendix 9 
 USE OF ENVIRONMENTAL RESTRAINT (Dementia / Delirium Patients) 
[√  ]  Restraint 
Type  
[    ]  Safe Practice – clinical procedure 
[    ]  Enabler – voluntary  
Manage dementia, delirium or challenging behaviour 
Purpose 
Scope 
All HVDHB clinical staff working with psycho-geriatric patients 
Staff 
Orientation to Restraint Minimisation and Safe Practice Policy 
education/ongoing 
Non Violet Crisis Intervention training, where available 
training 
Orientation  to  RAG  approved  Psycho-geriatric  restraint  policy  prior  to 
implementation. 
Criteria for use of 
Protection of patient and others as required  
Restraint  
Consent 
Where  a  Safe  Practice  procedure  in  indicated  the  clinicians  involved  will 
explain  and  inform  the  patient/tangata  whaiora  and  where  possible 
consent will be gained from the patient to a care/management plan that 
defines the specific Safe Practice procedure planned. 
Methods of Restraint 
The types of acceptable environmental restraint to minimise risk: 
Approved  
•  Minding at distance 
•  Supervised wandering  
•  Redirecting the patient 
•  Reducing stimuli 
•  Quiet environment room 
Where practicable, consistency in use of staff should be considered.  This 
enables  both  the  patient  and  the  carer  to  develop  a  rapport,  the  staff 
member is then better able to gauge the triggers of challenging behaviour. 
Limitation 
If  behaviour  escalates,  there  are  difficulties  in  containment  and  the 
environment and facility are not safe, the patient is non responsive to re-
direction  or  becomes  physically  challenging,  the  patient  should  be 
medically reassessed.  This reassessment should include development of a 
comprehensive  nursing  care  plan,  review  of  medication,  consideration 
given to complex case protocol. 
Senior clinicians from all disciplines should involved in decisions about the 
on-going management of the patient. 
Monitoring and 
Monitoring and evaluation to occur as per the care/management plan for 
Evaluation 
the individual patient and reviewed on a daily basis. 
Medication 
In all cases where there is difficulty administering medication, consultation 
Administration 
between clinicians and family is required to agree to an alternative 
solution. 
Calling for Non-
Orderlies/Security staff should only be called in a situation when a patient 
Clinical Assistance 
is in imminent danger to themselves or others. 
Mental Health consultation and assistance may need to be requested. 
Documentation 
Document the planned use of environmental restraint in the clinical notes. 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 32 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Complete a Reportable Event Form and Restraint Review Form. 
Related HVDHB 
Special nursing policy  
Documents 
Minder care plan policy  
 
RAG Approval Register No:  009 
Issue Date 
November 2007; Restraint Approval Group 
Review Date 
May 2016; Restraint Approval Group 
Approved  
Restraint Approval Group 
Version  
3 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 33 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Appendix 10 
 
PAEDIATRIC RESTRAINT  
 
 
[√  ]  Restraint 
Type  
[    ]  Safe Practice – clinical procedure 
[    ]  Enabler – voluntary  
Manage  the  appropriate  methods  of  restraining  neonates,  infants  and 
Purpose 
children by health professionals. 
Scope 
All HVDHB clinical staff working with patients under 16yrs 
 
Staff 
Orientation to Restraint Minimisation and Safe Practice Policy 
education/ongoing 
Non Violet Crisis Intervention training, where available 
training 
Orientation  to  RAG  approved  Paediatric  Restraint  policy  prior  to 
implementation. 
Criteria for use of 
Undergoing  medical  treatment  can  be  emotionally  and  psychologically 
Paediatric Restraint 
difficult  for  a  child.    It  is  important  to  prepare  children  for  a  medical 
techniques 
procedure  by  communicating  what  will  happen  and  why.    HVDHB 
 
Children’s Ward is committed to the benefits of play in the Hospital.  Play 
and/or distraction techniques: 
•  Lessen stress and anxiety 
•  Helps  children’s  understand  their  medical  condition  and  what  will 
happen 
•  Assists with coping strategies and with treatment 
•  Children’s feel more confident and in control 
•  Aids in assessment and diagnosis  
•  Speeds recover and rehabilitation 
 
Paediatric  restraint  should  be  used  in  conjunction  with  play  and/or 
distraction techniques.  Restraint is limited to procedures where the safety 
of  the  patient  and/or  clinician  requires  part  of  the  body  to  be  held  to 
enable clinical investigation and/or treatment. 
Consent 
Before commencing any procedure, clinical staff will explain to the family / 
whanau the rational supporting the decision to restrain the child and seek 
their consent. 
Methods of Restraint 
The types of acceptable physical restraining for paediatric patients are: 
Approved for 
Age appropriate devises used for safety: 
Paediatric Patients 
•  Cot-sides on bed 
•  Cots/Incubators – for use whilst sleeping/resting and for recovery use 
and for temperature management 
•  High handles on doors/gates at the end of the ward 
•  Highchairs with five-point safety harness 
•  Pushchairs with five-point safety harness and brakes 
•  Baby chairs /Car-seats with five-point harness 
•  Wheelchairs with lap belts or five-point harnesses 
 
Specific restraint used in Clinical Practice: 
•  Splint on limbs to secure cannulas.  Splints may at time be covered to 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 34 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

prevent the child removing their IV line. 
•  Splint on limbs to prevent the child from touching affected areas after 
surgery 
•  Use  of  bolsters/pads  within  wheelchairs  to  facilitate  safety  and 
positioning of the child. 
•  Use of comfort positioning and distraction 
•  Mitten on hands to prevent skin trauma and pulling out of tubes. 
Personal Restraint 
Personal restraint (physically holding a paediatric patient) is limited to the 
Limitation 
holding of a limb or other body part (including the head and trunk) to 
enable safe and effective patient assessment or application of treatment 
techniques. 
 
 
Acceptable Personal 
The  types  of  personal  restraint  that  may  be  required  to  use  with  infants 
Restraint Techniques 
and children as part of evidence-based clinical practice including: 
with Consent  
Holding or immobilising a body part for a clinical intervention e.g. 
•  Insert a cannula for treatment or blood tests 
•  Administer intramuscular injections 
•  Insert suction catheters, pass a naso-gastric tube 
•  Radiology examination e.g. x-ray 
•  Dressing changes e.g. burns 
•  Lumbar punctures or postural drainage 
•  Taking clinical observations e.g. obtaining a temperature 
•  Total body wrapping for the insertion of tubes so to minimise the risk 
of the tube being pulled out 
•  Total body wrapping of the child for eye drop administration 
 
Gloves or mittens may be put on the child to prevent the child from pulling 
at  tubes  or  scratching  themselves.    These  must  be  removed  at  regular 
intervals  for  short  period  of  time  to  allow  freedom  of  movement  and 
inspection of the hands/fingers.   
 
Parents may help hold their own child if they are willing and able. 
Monitoring and 
Monitoring will be through continuous observation and communication to 
Evaluation 
the child and their family / whanau.   
Medication 
Holding  and  immobilising  a  child  and  forcing  them  to  swallow  medicines 
Administration 
against their wishes should be avoided. 
Helping  the  child  understand  why  they  must  have  the  medication  and 
what will happen if they do not, should be attempted.  Parents/care givers 
may have developed strategies at home that can also be used in hospital.  
Wherever  possible  medication  administration  should  be  delivered  in  the 
same method and time used at home. 
Calling for Non-
Orderlies  staff  should  only  be  called  in  a  situation  when  a  child  is  in 
Clinical Assistance 
imminent danger to themselves or others. 
Mental  Health  consultation  and  assistance  should  be  requested  when 
mental health issued have been identified or are suspected. 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 35 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Documentation 
Document the planned use of paediatric restraint in the clinical notes. 
Complete a Reportable Event Form and Restraint Review Form. 
Debriefing 
Where indicated, to occur in accordance with HVDHB Critical Incident 
Debriefing procedures  
 
RAG Approval Register No:  0010 
Issue Date 
November 2007; Restraint Approval Group 
Review Date 
May 2016; Restraint Approval Group 
Approved  
Restraint Approval Group 
Version 
3 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 36 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Appendix 10 a  
 
Safety on the Children’s Ward 
 
Kia Ora and Welcome 
 
We understand that having your child in the hospital can be stressful for you and your family. We would like to 
make your stay as pleasant and safe as possible for you and your family. We would therefore appreciate it if you 
could take the following precautions to ensure a safe environment is maintained for you, your family and other 
children and family in the ward. 
 
Bedside 
•  Ensure cot-sides are up at all times to avoid injuries and falls. 
•  Inform your nurse if you have to leave the ward, in case we need consent for treatment or your child 
becomes upset 
•  Children and siblings are to be supervised by an adult 16 years and above at all times. 
•  Only one caregiver or parent may stay overnight. 
•  During the daytime, the curtains around the bedside should remain open, unless a health professional is 
with you and your child or there is a specific need for privacy e.g. breast feeding/nappy changes 
•  In isolation rooms, blinds should be kept open for the same reasons 
 
Pre-operative 
•  If your child is going to theatre, the anaesthetist sometimes prescribes medication to calm and relax your 
child. 
•  If your child has had medication he or she may be drowsy and therefore should be in a bed with the cot-
sides  up,  and  under  direct  supervision of  a  parent or  caregiver.   This  is  to ensure  safety  from  falls  and 
injuries 
 
Post-operative 
•  When your child returns from theatre he or she would be drowsy and tired. 
•  Ensure that cot-sides or bedrails are up at all times. 
•  Child should be supervised at all times. 
•  If you have to leave the ward, ensure that you inform your nurse. 
•  Please discuss with your nurse before feeding your child. 
 
Isolation 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 37 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Sometimes children are cared for in isolation. There are different types of isolation, some are to protect the child 
in  isolation,  and  others  are  to  protect  other  children  in  the  ward.  When  in  isolation  no  siblings  or  visitors  are 
allowed,  to  prevent  them  from  becoming  unwell  or  spreading  the  infection.  Please  follow  the  isolation 
precaution  sign  outside  your  Childs  door.    We  will  give  you  more  information  if  your  child  is  admitted  into  an 
isolation room 
 
Siblings and Visitors 
•  Siblings are allowed to visit from 3pm-5pm only. 
•  Siblings need to be supervised by a parent or caregiver at all times. 
 
Timeout 
 
It is important for you to have timeout. We have a parent room which you can have to have hot drinks. No hot 
drinks are allowed in the ward for the safety of your child and other children in the ward. This room is for adults 
only 
 
 
 
 
Appendix 10a  
Paediatric Restraint 
 
Undergoing  medical  treatment  can  be  emotionally  and  psychologically  difficult  for  a  child.  It  is  important  to 
prepare children for a medical procedure by communicating what will happen and why. HVDHB Children’s Ward 
is committed to the benefits of play in the Hospital. Play and/or distraction techniques: 
 
•  Lessen stress and anxiety 
•  Helps children’s understand their medical condition and what will happen 
•  Assists with coping strategies and with treatment 
•  Children’s feel more confident and in control 
•  Aids in assessment and diagnosis 
•  Speeds recover and rehabilitation 
 
The types of acceptable physical restraining for paediatric patients are: 
Examples of age appropriate devises used for safety (but not limited to): 
 
•  Cot-sides on bed 
•  Cots/Incubators – for use whilst sleeping/resting and for recovery use and for temperature management 
•  High handles on doors/gates at the end of the ward 
•  Highchairs with five-point safety harness 
•  Pushchairs with five-point safety harness and brakes 
•  Baby chairs /Car-seats with five-point harness 
•  Wheelchairs with lap belts or five-point harnesses 
 
Paediatric  restraint may  be  used  in  conjunction  with  play  and/or  distraction  techniques.  Restraint  is  limited to 
procedures where the safety of the patient and/or clinician requires part of the body to be held to enable clinical 
investigation and/or treatment. 
 
Before  commencing  any  procedure,  clinical  staff  will  explain  to  you  and  your  family/whanau  the  rational 
supporting the decision to restrain the child and seek your consent. 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 38 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

 
During your child’s stay, we may have to perform certain procedures. 
 
For example: Specific restraint that may be used in Clinical Practice (but not limited to): 
 
•  Splint on limbs to secure cannulas. Splints may at time be covered to prevent your child removing their IV 
line. 
•  Splint on limbs to prevent your child from touching affected areas after surgery 
•  Use of bolsters/pads within wheelchairs to facilitate safety and positioning of your child. 
•  Use of comfort positioning and distraction 
•  Mitten on hands to prevent skin trauma and pulling out of tubes.For these medical procedures your child 
will  need  to  sit  or  lie  still,  and  they  may  need  some  help  to  achieve  this.  We  immobilise  or  limit 
movement to enable safe and effective treatment. 
 
Personal restraint (physically holding a paediatric patient) is limited to the holding of a limb or other body part 
(including  the  head  and  trunk)  to  enable  safe  and  effective  patient  assessment  or  application  of  treatment 
techniques.  
 
The types of personal restraint that may be required to use with infants and children as part of evidence-based 
clinical practice including (but not limited to): 
Holding or immobilising a body part for a clinical intervention e.g. 
•  Insert a cannula for treatment or blood tests 
•  Administer intramuscular injections 
•  Insert suction catheters, pass a naso-gastric tube 
•  Radiology examination e.g. x-ray 
•  Dressing changes e.g. burns 
•  Lumbar punctures or postural drainage 
•  Taking clinical observations e.g. obtaining a temperature 
•  Total body wrapping for the insertion of tubes so to minimise the risk of the tube being pulled out 
•  Total body wrapping of the child for eye drop administration 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Insertion of intravenous line 
 
Lumbar puncture 
 
Gloves or mittens may be put on your child to prevent them from 
pulling  at 
tubes  or  scratching  themselves.  These  will  be  removed  at  regular  intervals  for  short  period  of  time  to  allow 
freedom of movement and inspection of the hands/fingers. 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 39 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

 
As parents, you may help hold your own child if you are willing and able. 
You are welcome to be present during the procedure. All attempts will be made to minimise distress to your child 
including involving the play therapist to provide distraction (if available). 
 
We will continuously communicate to you, your child and their family/whanau.  Your child will be continuously 
monitored throughout the procedure by continuous observation.  
 
 
 
 
RAG Approval Register No:  0011 
Issue Date 
April 2016; Restraint Approval Group 
Review Date 
May 2016; Restraint Approval Group 
Approved  
Restraint Approval Group 
Version 
1 
 
 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 40 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Appendix 11                HVDHB RAG APPROVAL FORM 
 
[    ]  Restraint 
Type  
[    ]  Safe Practice – clinical procedure 
[    ]  Enabler – voluntary  
 
Purpose 
 
 
 
 
Scope 
 
 
 
 
 
Staff 
 
education/ongoing 
 
training 
 
 
 
 
Criteria for use of  
 
…………….. 
 
 
 
 
Before initiating use 
 
of …………. 
 
 
 
Procedure 
 
 
 
 
Consent 
 
 
 
 
Monitoring & 
 
Evaluation  
 
 
 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 41 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

 
Documentation 
 
 
 
 
Debriefing 
 
 
 
 
RAG Approval Register No:  
Issued Date 
 
Review Date 
Approved Date 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 42 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Appendix 12  
 
 
 
Restraint/Enabler/Safe Clinical Practice Consent Form 
 
 
 
Intervention: _________________________________________________________  
 
Type            (         )   Restraint   
                     (         )   Enabler - Voluntary                      
                     (         )   Safe Clinical Practice  
 
Purpose: (e.g. to prevent patient being injured or causing injury to another person) 
___________________________________________________________________  
 
___________________________________________________________________  
 
___________________________________________________________________ 
 
I consent to use restraint /enabler/safe clinical practice measure for my ___________ 
                                       (please circle one) 
     
 
 
 
___________________________________________________________________ 
 
Patient Name (Stickie Label) 
 
I      understand      the      explanation  provided  of  the  risk/s  involved  with  using  and  not  using  the 
restraint/enabler/safe clinical practice (please circle one).   
 
Signature:   _________________________ 
Witness: ______________________ 
                                  (Patient/ EPOA/Next of Kin)        
 
Date:  _____________________________ 
Date: _________________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 43 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

 
 
 
 
 
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 44 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the 
consequences that may arise from using out of date printed copies of this document. 
 

---

Appendix 13  
           Restraint Monitoring Form    
                      
 
(24-Hour Period) 
 
Name of Patient:  ________________________________________ 
                    
 
 
Date: _________________________ 
 
Form of Restraint:  _______________________________________________________________________________________________    
 
Frequency of Checks:  ____________________________________________________________________________________________  
 
 
Time 
Time 
Intervention/s  ABC*  Food / 
Toileting  Positioning 
Skin Care 
Environmental  Psychological 
Comment/s 
Staff Name, 
Applied 
Removed 
Fluid 
Note: at 
e.g. 
Safety 
Care 
Designatio
least every 
Pressure 
n and 
2 hours 
Area 
Signature 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Note:  * ABC – Airway, Breathing and Circulation Complete physical examination within each every 24 hour period (to be documented in the Intervention/s section). 
CNM to review and then email form to Quality Team daily at 7am.  
Document author: Restraint Approval Group  
Authorised by: DAMHS  
Issue date: May 2016 
Review date: May 2019  
Date first issued: May 2006 
Document ID [to be developed]: 
Page 45 of 45 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no responsibility for the consequences that may arise from using out of date printed 
copies of this document. 
 

---