This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Record Keeping Audits'.

14 November 2017 
Archives New Zealand, Mulgrave Street, Wellington 
Phone +64 499 5595 
Ross Francis 
[email address] 
Dear Mr Francis 
Official Information Act Request Ref: 17/18-0145 
Thank you for your request for official information from Archives New Zealand, received on 
Monday 30 October 2017. 
You have asked: 
“The Audit of the Ministry’s record keeping has failed to identify some fundamental 
and important gaps in our recordkeeping systems and processes. The audit is 
promoted by Archives New Zealand as a value-adding activity that wil  provide a gap 
analysis of our current recordkeeping capability against Public Record Act 
requirements and standards. The audit, however, has failed to accurately identify 
areas for improvement by overstating the current level of the Ministry’s compliance.” 
What fundamental and important gaps in the Ministry’s recordkeeping was Ms 
Wakefield referring to? What advice and or recommendations (if any) did Archives 
provide the Justice Ministry in response to Ms Wakefield’s concerns? Please provide me 
with copies of all internal and external communication, including any discussion of Ms 
Wakefield’s concerns among any Archives’ employees, in regards to these questions. 
This includes information held in the minds of officials. 
The fundamental and important gaps in the Ministry’s recordkeeping Ms Wakefield was 
referring to are set out in her email to Marilyn Little, dated 17 April 2015, provided to you 
on 26 October 2017. These were: 
•  5.1.1 “Records management requirements are identified in business processes and 
•  5.2.1 “Records are captured routinely, documents and organised according to the 
organisation’s business requirements” 
•  5.3.3 “Disposal authorities are mapped to systems that create and maintain records” 
The response from Marilyn Little, dated 23 April 2015, was provided to you on 26 October 
2017. No other documents on this issue are held. 

link to page 2 The member of staff who led the Ministry of Justice audit no longer works for the 
Department of Internal Affairs. Other staff who were involved or had an oversight of the 
audit process recalled that the Ministry were anticipating a harsher audit report that they 
hoped would support their efforts to obtain a new electronic document management 
system. No further information on this issue is held. 
Schedule A sets out the documents which fal  within the scope of your request, together 
with my decision on release. This includes the rating changes tables, which were released to 
you in our response dated 26 October 2017 as part of bundle 2014-0808. 
Information on security details and the provider and location of the Ministry's off site 
storage provider is being withheld under section 9(2)(ba)(i) of the Official Information Act, 
to protect information which is subject to an obligation of confidence. I do not consider that 
the public interest in this information outweighs the withholding of it.   
You also requested: 
Please note that in Archives’ reply to me dated 26 October 2017, some documents 
supplied referred to meetings that were held which were attended by Archives’ 
employees. However, I have not been given a copy of any notes from these meetings. 
Were notes created? If so, please forward all information that Archives holds about 
these meetings, which may have been held in 2014 and 2015. 
[A]ll such records, including records of any other meetings or phone calls between 
Archives and the Justice Ministry in regards to recordkeeping in 2014 and 2015 
A search of our records has been undertaken. No meeting minutes were recorded at any of 
the meetings referred to in the documents released to you on 26 October 2017, nor were 
any file notes made for telephone calls made or received by Archives staff in relation to the 
Ministry of Justice audit. It is Departmental practice to record minutes where information of 
note or actions resulting from meetings is required. Had any minutes or file notes been 
required as a result of those meetings and phone calls, these would have been recorded. 
Under General Disposal Authority 7, calendar invites to meetings do not need to be retained 
as they are considered transitory records.All existing information on these meetings has 
been released to you in our response 26 October 2017. 
As mentioned above, the staff member who led the audit of the Ministry of Justice has since 
left the Department of Internal Affairs and is therefore unable to provide any recollection on 
the discussions held at these meetings. We recommend you contact the Ministry of Justice 
for any minutes they may have created from these meetings. 
Page 3 of 3 

You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at 
or Freephone 0800 802 602. 
Yours sincerely 
Richard Foy 
Acting Chief Archivist 
Archives New Zealand 
Page 3 of 4 

Schedule A: Documents released to Ross Francis under the Official Information Act 1982 
#  Name of document 
Document  Summary of contents 
Release or withhold 
1. Ministry of Justice - Client 
December  Self-assessment completed by the Ministry of Justice 

Report (A816476) 
2. Non-Judicial Authorities - 
December  Self-assessment completed by the Ministry of Justice 

Client Report (A816014) 
3. Ministry of Justice - 
December  Report prepared by audit reviewer 
Information about security withheld under s 
Reviewers Report (A816477)  2014 
4. Non-Judicial Authorities - 
December  Report prepared by audit reviewer 

Reviewers Report (A816518)  2014 
5. Non-Judicial Authorities - 
Review of the alignment of MoJ’s self-assessment’s ratings 
Identification of offsite storage location/provider 
Desktop Review Findings 
with the documentary evidence provided 
withheld under s 9(2)(ba)(i) 
6. Ministry of Justice - uploading  April 2015  Spreadsheet of al  questions, self-assessment response and 
Information about security and identification of 
into CSAA (A830649) 
evidence gathered through audit process for uploading to 
offsite storage location/provider withheld under 
Client Self-Assessment Application 
s 9(2)(ba)(i) 
7. Non-Judicial Authorities - 
April 2015  Spreadsheet of al  questions, self-assessment response and 
Information about security and identification of 
Audit findings for uploading 
evidence gathered through audit process for uploading to 
offsite storage location/provider withheld under 
Client Self-Assessment Application 
s 9(2)(ba)(i) 
8. MoJ - Rating changes 
April 2015  Table outlining ratings changes from self-assessment to 
Information about security withheld under s 
completion of audit 
9. Non-Judicial Authorities - 
May 2015 
Table outlining ratings changes from self-assessment to 

Rating Changes 
completion of audit 
Page 4 of 4