This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'OPCAT Monitoring places of detention report 2015 - 2016'.

Mental Health Services Group 
Level 3, 44 Taharoto Road 
Private Bag 93-503, Takapuna 
Auckland 0622 
Telephone: (09) 487-1300 
Freephone: 0800 80 9342 
Facsimile:  (09) 487-1333 
3 November 2017 
Health Sector Workers Network 
[FYI request #6682 email] 
Dear Sir/Madam 
Re: Official Information Act Request – OPCAT Monitoring places of detention report 2015-2016 

Thank you for your Official Information Act request to Waitemata District Health Board (DHB) received 11 
October 2017 in which you sought the fol owing: 
In the 2015-2016 Optional Protocol to the Convention Against Torture (OPCAT) Monitoring Places 
of Detention report, there were a number of recommendations made to mental health inpatient 
units in the Auckland region. The Office of the Ombudsman’s report within the OPCAT document 
10 recommendations were made to He Puna Waiora; 

Six recommendations were made to Waiatarau 
Could you please provide the details of those 16 recommendations? 

Please be aware that the Waitemata DHB Specialist  Mental Health  and Addiction  Service serves a 
population of more than 615,000 within the Waitemata district and is the largest service in the country by 
volume of service-users seen. 
The Adult Mental Health Service also provides treatment in two adult acute mental health inpatient units.  
He Puna Waiora is a 35-bed unit on the North Shore Hospital site and Waiatarau is a 32-bed unit on the 
Waitakere Hospital site.    
The  Crimes of Torture Act (the Act) gives effect to New Zealand’s international obligations under the 
United Nations Optional Protocol to the Convention Against Torture ('OPCAT'). 
The objective of OPCAT is to establish a system of regular visits by independent international and national 
bodies to places of detention, in order to prevent torture and other cruel, inhuman or degrading 
treatment or punishment. 
The Act provides for the designation of 'National Preventive Mechanisms' (NPMs), whose role is to 
examine, at regular intervals, the conditions of detention and treatment of detainees  and make 
recommendations for improvement. (  
We believe our adult mental health inpatient units (He Puna Waiora and Waiatarau) provide a high 
standard of care to our service users and acknowledge there are always opportunities for further 
improvement.  We are always open to independent external feedback that can assist us to continue to 
improve our services for the benefit of our service-users, family and whanau within Waitemata DHB.  
OIA response – Health Sector Workers Network 


The following recommendations were identified by COTA during a visit to Waiatarau and He Puna Waiora 
and we have taken the fol owing actions to address each finding:   
Crimes of Torture Act (COTA) Report: Waiatarau 
Summary of Findings 
Actions taken in response 
This finding related to the fact that Waiatarau’s 
1.  Informal clients are 
The practice of arbitrarily 
front doors are kept locked to ensure that very 
being arbitrarily 
detaining clients should cease 
unwel  patients who are being compulsorily 
treated are not able to leave the unit.  Informal 
patients have always been free to leave, simply by 
asking a staff member to open the doors for them.   
Notices are displayed at the reception area and on 
doors leading to the main ward highlighting the 
process for family/whanau around leaving the unit. 
The seclusion register and 
The service is currently developing one electronic 
2.  There were anomalies in  restraint register should be ful y 
reporting system for restraint and seclusion 
both the seclusion 
maintained and accurately 
register and restraint 
reported on. A quality assurance 
framework should be applied to 
Documentation is also reviewed at the weekly 
the completion of al  paperwork. 
‘Restraint & Seclusion Panel’ meetings and the 
monthly ‘Restraint & Seclusion Minimization’ 
meetings.  At these meetings al  documentation is 
updated fully. 
3.  Not al  family/whānau 
As part of the sectioning process,  Where the service-user is sectioned in the unit, the 
are consulted as part of 
the Unit records and reports on 
family are contacted and this contact is recorded 
the sectioning process 
the family/whānau consultation 
and documented on the HCC clinical notes.   
4.  Contact details for the 
Contact details for District 
The District Inspectors’ phone numbers are 
District Inspectors were 
Inspectors should be available 
available in the phone boxes for service-users and 
not displayed in a place 
next to the client telephone(s). 
are replaced when they are removed. 
easily accessible to 
5.  Some soft furnishings 
Damaged furniture and worn 
There was a replacement of chairs and furniture in 
and carpet were 
carpets should be replaced. 
Waiatarau in May 2017.  Replacement of carpets is 
damaged and worn. 
6.  Not al  clients have 
All clients should have access to 
The High Care Areas and open ward have enclosed 
access to at least one-
at least one hour in the fresh air 
courtyards that can be freely accessed by service-
hour fresh air daily. 
daily. This should be recorded 
users during the day. 

Crimes of Torture Act (COTA) Report: He Puna Waiora 
Summary of Findings 
Actions taken in response 
1.  The Seclusion register 
The Seclusion register should be 
The service is currently developing one electronic 
and some seclusion 
fully maintained and a quality 
reporting system for restrain and seclusion 
records were 
assurance framework applied to 
the completion of al  seclusion 
documentation (including 
Documentation is also reviewed at the weekly 
electronic records). 
‘Restraint & Seclusion Panel’ meetings and the 
monthly ‘Restraint & Seclusion Minimization’ 
meetings.  At these meetings al  documentation is 
updated fully. 
2.  The Restraint register(s)  The Restraint register should be 
The service is currently developing one electronic 
and some 
ful y maintained and a quality 
reporting system for restraint and seclusion 
documentation were 
assurance framework applied to 
the completion of al  restraint 
documentation (including 
Documentation is also reviewed at the weekly 
electronic records). 
‘Restraint & Seclusion’ meetings and the monthly 
‘Restraint & Seclusion Panel’ meetings. At these 
meetings al  documentation is updated fully. 
3.  Not al  staff were up to 
Al  staff should be up to date with   Staff training is routinely reviewed and where 
date with mandatory 
mandatory training requirements  indicated staff are booked on training.  Reminders 
training requirements 
regarding mandatory training, including e-learning, 
are sent to staff to complete. 
4.  The Unit is a locked 
Notices detailing the process for 
Notices are displayed at reception area and on 
facility and has the 
entry and exit into the Unit for 
doors leading to main wards highlighting process 
potential to arbitrarily 
informal (voluntary) service-users  for family/whanau when needing to leave unit. 
detain informal 
(and visitors) should be displayed   
(voluntary) service-
in prominent areas, including the 
The process for leaving the locked unit is 
Unit entrance. 
accessible for visitors to He Puna Waiora  to read. 
5.  The DHB’s complaints 
Information on the DHB’s 
The District Inspectors’ phone numbers are now 
process, including 
complaints process should be 
available in the phone boxes for service-users and 
contact details for 
easily accessible to al  service-
are reviewed regularly and replaced when needed.  
District Inspectors, is 
users.  The contact details of 
not well-advertised 
District Inspectors should be 
verified and updated on a regular 
6.  Service-users are not   
Service-users should be invited to  We accept the principle that service-users should, 
invited to attend their 
attend their MDT meeting and 
as much as possible, be involved in the planning 
MDT review meeting 
routinely provided with a copy of  and review of their care. Practical y, however, the 
and do not routinely 
the minutes of their review. 
logistics of running such meetings with every 
receive written 
service-user participating directly would make the 
feedback from the 
running of the ward unmanageable. Input to 
planning and review of treatment does happen in 
other ways, including with family, in accord with 
other standards and guidelines. MDT meeting 
discussions are recorded in the clinical record, 
which can be accessed by service-users at any time 
should they wish to do so. 
7.  The DHB’s guidelines 
The DHB should consider 
Our usual position is that we encourage and 
for requesting Police 
adopting a zero-tolerance 
support police involvement.  However, a simplistic 
assistance in adult 
approach on violence (to service-
‘zero-tolerance’ approach is unrealistic and fails to 
acute mental health 
users, staff and visitors) by 
recognise the clinical complexity of acute care. 
units lacks detail 
automatical y referring assaults 
Clearly, if the person affected by a violent act 

and other serious incidents to the  wants police involvement we wil  support that and 
Police.  This could be 
our usual approach is to encourage and support 
incorporated into the current 
police involvement for serious violence. However, 
serious and sentinel events 
we must be able to use our discretion on this, 
taking a range of factors into consideration, 
including views of victims and their caregivers. 
8.  In order to protect 
In order to protect service-user’s 
Staff discuss this issue with service-users as 
service-users’ dignity, 
dignity, staff need to be more 
required and encourage them to dress 
staff need to be more 
vigilant with regard to ensuring 
appropriately, while supporting individual choices.  
vigilant with regard to 
service users are appropriately 
For those who are very disorganised, then staff wil  
ensuring service-users 
ensure their dignity is maintained and support 
are appropriately 
them to dress appropriately. 
9.  Not al  service-users 
Service-users need to be offered 
The High Care Areas and open ward have enclosed 
have access to daily 
at least one hour of fresh air 
courtyards that can be freely accessed by service-
fresh air 
users during the day. 
10.  There is no privacy for 
Service-users should be offered 
There are two phone boxes available on the main 
service-users when 
privacy when accessing the 
wards and service-users in the High Care Areas are 
accessing the telephone  telephone(s). 
able to take the phone into the interview room or 
if using their own the bedroom.  Service-users are 
made aware of the availability of options should 
they wish to take a phone call in a private space. 
I trust this information will satisfy your request. 
Yours sincerely 
Pam Lightbown  
General Manager 
Specialist Mental Health & Addictions Services 

Document Outline