This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Request for Information to NZTA about the Local Government Commission Reorganisation of Wellington Transport'.

From:
s9(2)(a)
To:
s9(2)(a)
Cc:
Subject:

Wellington Regional Transport Economic Case Workshop 2
Date:
Tuesday, 3 May 2016 4:19:21 p.m.
Attachments:
image001.png
Agenda 4 May 2016 - Wellington Regional Transport Economic Case Workshop 2.docx
Final Presentation 4 May 2016 to Economic Case Workshop 2.pptx
Wellington Transport 4 May 2016 - Options Short List Table Workshop 2.docx
THE  ACT 
Hi everyone,
Just wanting to draw to your attention the change in venue for tomorrow night is now:
Expressions Arts and Entertainment Centre,
836 Fergusson Drive,
Upper Hutt

UNDER 
(next door to Council Buildings)
We look forward to seeing you there.
Many thanks
Kind regards
s9(2)(a)
INFORMATION 
Ms s9(2)(a)
 | Executive Assistant to CEO & Business Support Team Leader | Local Government
Commission | DDI  s9(2)(a)  | Ext 
RELEASED s9(2)(a)
The Department of Internal Affairs Te Tari Taiwhenua
46 Waring Taylor Street | PO Box 1568, Wellington 6140, New Zealand | www.dia.govt.nz
DIAlogo
From: s9(2)(a)  
OFFICIAL 
Sent: Tuesday, 3 May 2016 4:02 p.m.
To: 
s9(2)(a)

Cc: 
Subject: Papers for tomorrow's Wellington Regional Transport Economic Case Workshop 2
 
Dear workshop participants
 
Attached is the agenda for tomorrow evening’s workshop along with the presentation and A3
detailing the potential options.
 
The presentation sets out the process that will be followed in the workshop. You may like to
think about how you would rate the options (in terms of the Investment Objectives, and Critical
Success Factors discussed last week) before we meet tomorrow.
 
THE  ACT 
We will be providing a light meal at 6pm, with the workshop starting at 6.30pm.
 
We look forward to meeting with you tomorrow.
 
Kind regards,
 
s9(2)(a)
 
s9(2)(a)
 | Senior Advisor| Local Government Commission
s9(2)(a)
s9(2)(a)
UNDER 
Local Government Commission
DDI 
 | Extn 
147 Lambton Quay| PO Box 5362, Wellington 6140, New Zealand |  www.lgc.govt.nz  
 
INFORMATION 
RELEASED 
OFFICIAL 



 
 
AGENDA 
Wellington Regional Transport Business Case 
Economic Case Workshop 2 
 

THE  ACT 
6.00pm to 8.30pm  
Expressions Arts and Entertainment Centre 
836 Fergusson Drive, Upper Hutt 
4 May 2016 

 
6.00 pm 
Light dinner 
6.30 pm 
Welcome and introductions 
6.35 pm 
Recap and update 
UNDER 
6.40 pm 
Assessment process 
6.45 pm 
Assessment of options – group discussion and report back 
8.05 pm 
Implementation challenges 
8.25 pm 
Close 
INFORMATION 
RELEASED 
OFFICIAL 
 





THE  ACT 
WELLINGTON 
REGIONAL 
TRANSPORT 

UNDER 
Business Case 
ECONOMIC CASE 
INFORMATION 
WORKSHOP 2 
4 May 2016 
RELEASED 
OFFICIAL 


CONTEXT 
 

ACT 

Local Government Commission and the Wellington Regional Mayoral Forum working to 
THE  
identify opportunities to improve the region’s transport governance and service.  

A first report, Wellington Regional Transport: Options for Change (prepared by Castalia) 
identifies problems with current arrangements and high level options for change.  

MartinJenkins, Cranleigh and TDG have been commissioned by the Local Government 
UNDER 
Commission to evaluate local government transport model options using Better Business 
Case methodology. 

Business case will inform public and targeted engagement. 

It will not identify a single preferred way forward. 
INFORMATION 
 
 
RELEASED 
 

OFFICIAL 


OBJECTIVES AND TASKS 
THE  ACT 
To assess options to improve transport governance, planning and 
service delivery in the region using the Better Business Case 
Framework 

Last week: 
UNDER 
• Discussed short list options 
• Agreed assessment criteria 
Following our discussion some amendments have been made 
This week: 
INFORMATION 
• Agree assessment process 
• Assess the options 
 
RELEASED 
 

OFFICIAL 


AGENDA 
Workshop 2:  4 May 
THE  ACT 
1830 
Welcome and introductions 
1835 
Recap and update 
1840 
Assessment process 
1845 
Assessment of options – group discussion and report back 
UNDER 
2005 
Implementation challenges 
2025 
Close 
INFORMATION 
RELEASED 

OFFICIAL 


INVESTMENT OBJECTIVES 

The immediate objectives of any change 
THE  ACT 
1.  Improve alignment and 
2.  Build capability 
integration 
Between: 
To manage transport planning and service 

programming and regional priorities 
delivery – both locally and regionally 
 
UNDER 

programming and delivery 

across  

local roads and state highways 

roads and public transport 

local and regional objectives 

transport and land use planning 
INFORMATION 
 
Very important 
Very important 
RELEASED 

OFFICIAL 


CRITICAL SUCCESS FACTORS 
 
• Other key factors to assess 
THE  ACT 
 1. Local and regional voice  
very important 
• Is sufficient and appropriate say given to local communities? 
2. Effective governance 
very important 
• Will governance arrangements be effective? 
UNDER 
3. Achievability 
important 
• Realistically, can we get the agreement needed across the region? 
• If any legislative change is required, is it plausibly forthcoming? 
• Are there any hurdles to implementation eg costs, disruption of other 
INFORMATION 
processes? 
• Are there significant risks? 
4. Long term value for money 
important 
RELEASED 
• Will decision making ensure we get value over the longer term (taking 
into account economic, social and environmental dimensions)? 

OFFICIAL 


SUMMARY OF OPTIONS 
Options C and D could potentially be combined (and possibly include elements of B) 
THE  ACT 
Option 
Scope 
Overview 
A: Status Quo 
Planning, technical 
The present arrangements. 
services, service delivery 
B: Non-structural 
Planning 
A bundle of non-structural changes to planning and coordination to 
measures to improve 
improve alignment between transport activities. May require 
alignment 
legislative change outside scope of LGC. 
C: Pooled Planning 
Technical services 
Planning, management, and related information functions and 
UNDER 
Support  and Traffic 
analytical capabilities pooled under a shared service arrangement 
Management Functions 
(or small CCO). Covers public transport and local roads. 
and Capabilities 
D: Wellington Roads, 
Service delivery 
CCO pools roading capability to develop, maintain and operate 
Paths and Cycleways 
roads, paths and cycleways. Existing planning arrangements 
remain. Public transport stays with GWRC. SH could optionally be 
included or excluded. 
INFORMATION 
E: Wellington Transport 
Technical services 
Single agency (a CCO) with responsibility for programming and 
operations for all modes in the region (local roads, public transport, 
Service delivery 
walking and cycling). SH could optionally be included or excluded. 
Planning 
An analogue of Auckland Transport but existing RTC is retained. 
Other modifications to take into account local context and lessons 
RELEASED  learned. 
 
Refer to separate A3 for detailed descriptions. 
 
 

OFFICIAL 
 
 
 
 
 


DIMENSIONS OF CHANGE 
  

How regi  
onal consol idation ac  
ross dim
 
ensions c
 
ontributes to investment objectives 
THE  ACT 
 
1: Alignment and 
integration
Planning
UNDER 
Contribution to 
Technical Services
investment 
objective
Service Delivery 
2: Capability
Difficulty of implementation
EASIER
HARDER
INFORMATION 
RELEASED 

OFFICIAL 


ASSESSING THE OPTIONS 
Group task – refer investment objectives and critical success factors on pages 5 & 6  
THE  ACT 
 
Break into working groups 
 
For each option  
Consider against each of the assessment criteria and rate 

‘Strongly meets criteria’ 
UNDER 

‘Meets criteria’ 

‘Neutral’ 

‘Contrary to criteria’ 
• Note key advantages, disadvantages, risks, how to improve the option 
and implementation challenges 
• Where there are differing views 
INFORMATION 

Note the range of views 

Identify factors driving the difference 
 
RELEASED 
Report back to plenary (briefly!) 
 
 
 


OFFICIAL 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 


ASSESSING THE OPTIONS - FORMAT 
Group task – refer investment objectives and critical success factors on pages 5 & 6 
THE  ACT 
 
Group X: Option Y: 
 
IO1:   rating  - optional note 
IO2:   rating  - optional note 
CSF1:   rating   - optional note 
UNDER 
CSF2:   rating  - optional note 
CSF3:   rating  - optional note 
CSF4:   rating  - optional note 

 
Advantages: 

 
 
note 
INFORMATION 
Disadvantages:   
 
note 
Risks:   
 
 
note 
How to improve this option: 
note 
RELEASED 
Implementation chal enges: 
note 
 
 

10 
 
OFFICIAL 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 


NEXT STEPS 
 
 Further inputs: 
THE  ACT 
• Additional interviews 
• Continue engagement with councils 
• Analysis of data provided 
 
Draft business case: 
20 May UNDER 
Final business case:  
8 July 
 
 
 
 

INFORMATION 
 
 
 

RELEASED 
 
 
 
11 
OFFICIAL 
 
 
 
 
 


Wellington Regional Transport Business Case 
Short List Options 

Draft: 2 May 2016 
Table 1:   Short-list of Options 
Option dimension 
A: Status Quo 
B: Non-structural measures to improve 
C: Pooled Planning Support and Traffic 
D: Wellington Roads, Paths and 
E: Wellington Transport 
alignment 
Management Functions and Capabilities 
Cycleways 
Overview 
The present arrangements 
A bundle of non-structural changes to 
Planning, traffic and network management, 
CCO pools roading capability to develop, 
Single agency with responsibility for 
improve alignment between transport 
and related information functions and 
maintain and operate roads, paths and 
programming and operations for all modes 
activities. 
analytical capabilities pooled under a shared 
cycleways. Existing planning arrangements 
in the region. 
Impacts on national frameworks and may 
service arrangement. 
remain. 
An analogue of Auckland Transport but 
require legislative change which may fall 
Could potentially be combined with Option D 
Focus on service delivery. 
existing RTC is retained. Other 
THE  ACT 
outside scope of LGC. 
and elements of B. 
Could potentially be combined with Option C 
modifications to take into account local 
Elements could potentially be combined with 
and elements of B. 
context and lessons learned. 
Options C and D 
Institutional form  
Functions distributed amongst Regional 
No change 
As present plus shared service arrangement 
As present, plus CCO owned by Territorial 
Majority of Local Authority functions 
Council, Territorial Authorities and NZTA 
hosted by GWRC 
Authorities 
transferred to CCO owned by Regional 
Optionally a small CCO 
Council and Territorial Authorities 
Optionally hosted by WCC 
Ownership and voting rights 
N/A 
N/A 
N/A 
Territorial authorities with shareholding 
GWRC: fixed percentage of shareholding to 
based on population.  
reflect public transport and regional planning 
Majority voting with agreed extraordinary 
role. 
items reserved for 75% majority 
Territorial authorities: balance of 
shareholding split based on population.  
UNDER 
Majority voting with agreed extraordinary 
items reserved for 75% majority 
Options to split voting and non-voting 
shares, with non-voting shares reflecting 
capital contributions 
Governance  
Standard local government and land 
Existing governance structures 
Technical oversight committee appointed by 
CCO governed by independent board of 
CCO governed by independent board of 
transport governance arrangements 
a joint committee (or council forum). 
professional directors and transport experts. 
professional directors and transport experts. 
 
Board appointments made by a joint 
Board appointments made by a joint 
committee (or council forum) with one 
committee (or council forum) with one 
member per Territorial Authority.  
member per council, one NZTA member, 
GWRC member, or optionally based on 
INFORMATION 
voting shares. 
Governance: key accountability 
RLTP 
N/A 
Service level agreement 
Statement of Intent 
Statement of intent 
documents 
Range of statutory and non-statutory local 
RLTP 
RLTP 
planning documents  
Local transport plans 
Service level agreements 
Scope: Networks/Modes 
All networks and modes 
All networks and modes 
All networks and modes other than State 
Local roads, arterial roads other than State 
All networks and modes other than State 
RELEASED 
Public Transport 
Highways 
Highways, cycling/walkways 
Highways 
Public transport 
Option to include State Highways 
Public transport 
Option to include State Highways 
Scope: Geography 
All of region 
All of region 
All of region 
Region west of Rimutakas 
All of region 
Optionally sub-set of councils 
Option to include Wairarapa depending on 
Option to exclude exclude Wairarapa 
outcome of Local Government Restructuring 
roading 
Option to include or exclude KCDC 
OFFICIAL 
Planning 
RLTP plus range of local and regional plans 
Enhanced regional land transport plan 
RTC retains responsibility for RLTP 
RTC retains responsibility for RLTP. WR 
RLTP responsibility of existing RTC 
and strategies  
requirements and process including some of 
RLTP includes further detail on 
provides input. 
Wellington Transport has responsibility for 
the following: 
programming and sequencing including 
TAs keep responsibilities for planning 
Regional Public Transport Plan. 
•  Including a statutory requirement in 
centrally identified projects. 
activities and participating in regional 
Mechanisms to engage Wellington 
the Resource Management Act that 
Technical advice for Territorial Authority 
processes. 
Transport in other planning exercises (e.g. 
Councils have regard to the RLTP 
level Planning provided by shared 
economic development). 
•  Require that approved organisations 
service arrangement) 
state how their activities give effect to 
the RLTP 
 
 

 
 
25 May 2017 2.41 p.m. 
DRAFT. Commercial In Confidence 


Option dimension 
A: Status Quo 
B: Non-structural measures to improve 
C: Pooled Planning Support and Traffic 
D: Wellington Roads, Paths and 
E: Wellington Transport 
alignment 
Management Functions and Capabilities 
Cycleways 
•  Include specific programme 
identification as part of the RLTP 
•  More clearly connect the RLTP to 
other plans (eg Annual Plans and  
Regional plan and programming to have 
reference to regional spatial plan if 
available 
Funding  
Rates, NLTF, service fees (eg fares) 
No change to existing arrangements 
Funding covers planning, data and 
Funding covers roading, paths and 
Funding covers a spectrum of planning, 
information etc, but no operations/service 
cycleway services 
programming, and operations. 
delivery. 
Budget agreed by shareholders 
Budget agreed by shareholders 
Funding formula based on size metrics (e.g. 
Fee for service model paid by Territorial 
Contributions by local councils uses funding 
rating base, transport activity) 
Authorities (plus NLTF funding as available) 
formula based on size metrics (e.g. rating 
Commitment by councils to use new entity 
base, transport activity), or a targeted rate. 
ACT 
exclusively for all services it was established 
Optionally fee for service model, with some 
THE  
to provide.  
cost sharing of regionally important projects 
Roles and functions 
All land transport functions 
All land transport functions 
Planning support for RLTP 
All functions related to the development and 
Programme identification and advice on 
(see also table below) 
Option to include greater use of 
Programme identification and advice on 
management of roads, paths and cycleways 
programming priorities and sequencing 
mechanisms to coordinate programming 
programming priorities and sequencing 
including 
activities for RLTP 
and delivery between certain agencies, eg 
activities for RLTP 
•  Asset management 
Development and management of roads, 
an overarching GWRC/WCC/NZTA joint 
Specialist advice to TAs on specific planning   •  Procurement 
paths and cycleways. 
committee to integrate decision-making. 
Shared data analytics and modelling 
Possibly including: 
Public transport 
functions.  
•  Standard setting 
Road safety 
Travel demand management function 

Sustainable behaviour change 
  Traffic control operations 
•  Data analytics and modelling 
•  Travel demand management 
UNDER 
Road controlling authority 
All powers vested in TAs 
No change 
Delegated some road controlling authority 
Delegate the relevant road controlling 
Delegated most or all road controlling 
powers 
powers 
authority powers of the shareholding 
authority powers of the shareholding 
territorial authorities.  
territorial authorities 
Asset ownership 
Assets owned by local authorities and NZTA 
No change 
May be transfer of assets related to specific 
May be transfer of assets related to specific 
May be transfer of assets related to specific 
technical capabilities to GWRC. 
technical capabilities to CCO. 
technical capabilities to CCO. 
Infrastructure still owned by local authorities 
Infrastructure still owned by local authorities 
Infrastructure and management assets 
potentially transferred to Wellington 
Transport. 
Implementation strategy 
N/A 
Changes implemented as developed, with 
Phased change by function 
Majority of changes in a single step on 
Majority of changes in a single step on 
some bundling 
formation of CCO 
formation of CCO 
INFORMATION 
Option to start with City Councils and bring 
in KCDC and Wairarapa Councils later as 
phased approach. 
Option for a more phased approach 
regarding functions 
Key transactions to establish 
N/A 
•  PMG appointed by TLAs to develop 
•  TLAs PMG agree key terms 
•  TLAs PMG agree key terms 
•  TLAs PMG agree key terms 
and implement improved processes. 
•  TLAs vote then public consultation if 
•  TLAs vote then public consultation 
•  TLAs vote then public consultation 
RELEASED 
•  Report backs to councils with 
required 
•  TLAs vote to proceed 
•  TLAs vote to proceed 
approvals as required by scope. 
•  TLAs vote to proceed 
•  Jnt Committee or forum established 
•  Jnt Committee or forum established 
•  Detailed planning 
•  CCO entity and board formed 
•  CCO entity and board formed 
•  Unit established in GWRC or one of 
•  LTAs provide establishment funding 
•  LTAs provide establishment funding 
LTAs 
•  SLA agreed with each TLA 
•  SLA agreed with each TLA 
•  Advisory established board if desired 
•  IP, staff and related assets (not 
•  Novation of PT contracts into CCO 
•  SLA agreed with each TLA 
roads) sold to CCO in exchange for 
•  IP, staff and related assets (not 
•  IP, staff and related assets (not 
loans and shares 
OFFICIAL 
roads) sold to CCO in exchange for 
roads) sold or lease to lead TLA. 
loans and shares 

 
 

 
DRAFT. Commercial In Confidence 
25 May 2017 2.41 p.m. 


Table 2: Allocation of Functions 
Function 
A: Status Quo 
B: Non-structural measures to improve 
C: Pooled Planning Support and Traffic 
D: Wellington Roads, Paths and 
E: Wellington Transport 
alignment 
Management Functions and Capabilities 
Cycleways 
Land transport planning 
 
 
 
 
 
Preparation of RLTP 
RTC 
RTC 
RTC 
RTC 
RTC 
Local transport and asset 
TAs 
TAs 
TAs 
TAs 
WT 
management planning 
Modelling 
GWRC and TAs 
GWRC and TAs 
Shared services hosted by GWRC 
GWRC and TAs 
WT 
Public transport* 
GWRC 
GWRC 
GWRC 
GWRC 
WT 
THE  ACT 
Safer roads 
 
 
 
 
 
Project management 
TAs and NZTA 
TAs and NZTA 
TAs and NZTA 
WR and NZTA 
WT and NZTA 
Contractor/consultant 
TAs and NZTA 
TAs and NZTA 
TAs and NZTA 
WR and NZTA 
WT and NZTA 
procurement and management 
Communications 
TAs and NZTA 
TAs and NZTA 
TAs and NZTA 
WR and NZTA 
WR and NZTA, 
Manage parking, and enforce 
TAs 
TAs 
TAs 
WRs or TAs 
WT 
traffic regs 
Manage traffic 
NZTA and TAs 
NZTA and TAs 
Shared services hosted by GWRC 
NZTA and WR 
NZTA and WT 
UNDER 
Improve environment for cycling 
GWRC and TAs 
GWRC and TAs 
GWRC and TAs 
GWRC and WR or TAs 
WT 
and walking. 
Delegated regulatory functions 
TAs and NZTA 
No 
No 
TAs remain road controlling authority but 
TAs remain road controlling authority but 
(eg oversize vehicles, permissions 
delegate some functions 
delegate some functions 
and approvals, road stopping, 
road enchroachment) 
Sustainable behaviour change 
 
 
 
 
 
Carry out market research, 
GWRC and TAs 
GWRC and TAs 
Shared services hosted by GWRC 
GWRC and TAs 
WT 
INFORMATION 
including customer surveys. 
Optional additional research by TAs 
Option to delegate to WR 
Plan and co-ordinate transport 
GWRC and TAs 
GWRC and TAs 
Shared services hosted by GWRC 
GWRC and TAs 
WT 
safety activities. 
Educate adults and children about 
GWRC and TAs 
GWRC and TAs 
Shared services hosted by GWRC 
GWRC and TAs 
WT 
road safety. 
RELEASED 
Develop school, community and 
GWRC and TAs 
GWRC and TAs 
Shared services hosted by GWRC 
TAs 
WT 
workplace travel plans t
encourage more people to catch 
Optional additional activities by TAs 
the train, bus, ferry or walk, cycle, 
carpool. 
 
* Public transport includes: 
• 
Identify and contract public transport services (bus, train, ferry) 
• 
Monitor and review public transport services 
OFFICIAL 
• 
Provide information about public transport services 
• 
Develop bus and train stations and interchanges 
• 
Develop and maintain bus shelters and bus stops 
• 
Manage contracts and services for school buses 
• 
Fund concession fares and mobility services 
• 
Fund the total mobility service and other initiatives to help people with disabilities 
 
 

 
 
25 May 2017 2.41 p.m. 
DRAFT. Commercial In Confidence 

Document Outline