This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Copy of old Code of Practice (international students) policies'.
 
 
 
NEW ZEALAND MINISTRY OF EDUCATION 
CODE OF PRACTICE FOR THE  
RECRUITMENT, WELFARE AND SUPPORT OF  
INTERNATIONAL STUDENTS 
 
 
Notwithstanding  that  compliance  with  certain  aspects  of  the  Code  of  Practice  is  a  mandatory 
requirement for the registration of a provider by the New Zealand Qualifications Authority  
 
IT  IS  AGREED  between  the  Ministry  of  Education  and  the  International  Education  Consultative 
Committee on behalf of the education industry1 in New Zealand that the Code of Practice for the 
Recruitment,  Welfare  and  Support  of  International  Students2  is  endorsed  and  applied  by  the 
education industry thereby ensuring appropriate pastoral care of international students:   
 
 
1 
Delivery of education and training services 
 
1.1 
All  providers  will  adopt  policies  and  management  practices  which  maintain  high 
professional  standards  in  the  delivery  of  education  and  training  services  and  which 
safeguard the educational interests and welfare of all international students. 
 
1.2 
Providers will have the capacity to deliver courses and programmes offered to international 
students, provide a high standard of facilities, and use methods and materials appropriate to 
the expectations3 and/or learning needs of international students. 
 
1.3 
Providers  will  maintain  a  learning  environment  that  is  conducive  to  the  success  of 
international students. 
 
1.4 
Providers  will  ensure  that  all  staff  involved  with  the  provision  of  education  services  for 
international students are appropriately qualified, committed to improving the skills of their 
students,  and  who  are  sensitive  to  the  culture(s)  of  the  students  being  taught,  and  will 
provide for the professional development of such staff as required. 
 
 
2 
Recruitment of international students 
 
2.1 
The  recruitment  of  international  students  will  be  conducted  in  an  ethical  and  responsible 
manner. 
                                                 
1  defined as state and private sector providers of education services for international students. 
2  defined as full fee paying international students who generally return to their country of origin on completion of their education 
programme, and excludes New Zealand citizens/permanent residents who have recently arrived from another country. 
3  for instance: an experienced international postgraduate student could expect, in most circumstances, to be treated on the same basis as 
a domestic student. 
 
DISCLAIMER: The Ministry of Education is in no way either implicitly or explicitly associated with the commercial or other activities of 
the provider of the education services as a body corporate.  The Ministry shall not be implicated or associated in any legal action against 
such providers by a third party.  Any complaints about specific signatories in relation to the Code of Practice should be directed to: 
 
The International Education Appeal Authority, c/- Ministry of Education, P O Box 1666, Wellington, NEW ZEALAND 
 
Code of Practice: recruitment, welfare and support of international students 
 

 
2.2 
Any prospectus or other promotional material will give a fair and accurate presentation of a 
provider. 
 
2.3 
Offers  of  course  placement  will  be  based  on  an  assessment  of  the  extent  to  which  the 
proficiencies and aspirations of the applicant are matched by the educational opportunities 
offered by the provider. 
 
2.4 
Proficiency in English will be specifically evaluated as appropriate. 
 
2.5 
Providers  will  ensure  that  the  assessment  of  intending  students  is  undertaken  by  suitably 
qualified  and  trained  staff  and/or  agents.    Offers  of  course  placements  will  include 
requirements  for  English  language  and  bridging  courses  to  be  specified  where  these  are 
deemed necessary. 
 
2.6 
Institutions will endeavour to ensure that staff members and representatives contracted by 
providers and working overseas will be carefully selected and will be: 
 
 

sympathetic and clear communicators with a full knowledge of the providers’  
 
 
programmes and procedures and the New Zealand education system generally; 
 
 

sensitive to the culture and customs of the target country, and aware of its  
 
 
historical and political background and its education system; 
 
 

knowledgeable, experienced, and competent in education administration and in  
 
 
dealing with international students. 
 
 
3 
Contractual and financial obligations of providers 
 
3.1 
The  contractual  and  financial  dealings  between  providers  and  their  international  students 
will be conducted by providers in an ethical and responsible manner.   
 
3.2 
There  will  be  adequate  documentation  of  the  contractual  and  financial  arrangements 
between the international student and either the provider or their agents, and the provider 
or  their  agents  will  make  available  to  the  student  a  copy  of  this  documentation  as 
appropriate. 
 
3.3 
Providers  will  safeguard  all  fees  paid  by  international  students  in  accordance  with  New 
Zealand legislation4. 
 
3.4 
Providers  unable  to  deliver  courses  and  programmes  nominated  by  international  students 
will refund fees paid in accordance with New Zealand legislation5. 
 
3.5  
Providers  will  include  a  statement  on  withdrawal  and  refund  procedures  in  the  form  in 
which it accompanies all fees and enrolment documentation given to students6.  
                                                 
4 an explicit requirement of registration by NZQA (Registration of Private Training Establishments.  NZQA, 1995) 
5 ibid. 
6 ibid. 
Code of Practice: recruitment, welfare and support of international students 

 

4 
Information provided to international students 
 
4.1 
Providers  and/or  their  agents  will  supply  accurate,  timely  and  current  information  to 
international students and prospective international students on all relevant matters. 
 
4.2 
Providers  and/or  their  agents  will  inform  students  of  the  immigration  requirements 
governing  entry  of  international  students  to  New  Zealand.    The information  will  include, 
but may not be limited to: 
 
 

advice on visa conditions; 
 
 

study obligations as an international student; 
 
 

rights to supplementary employment in New Zealand; 
 
 

arrangements for accompanying dependents, including their education in New  
 
Zealand; 
 
 

reporting obligations. 
 
 
Providers  and/or  their  agents  will  also  inform  students  of  the  desirability  of  taking  out 
cover for health insurance in New Zealand7. 
 
4.3 
The  information  on  education  services  offered  by  providers  will  include,  but  may  not  be 
limited to: 
 
 

detailed and realistic estimates of costs for students and accompanying dependants  
 
 
of tuition, accommodation and living expenses; 
 
 

admission requirements, procedures, and criteria; 
 
 

conditions of acceptance; 
 
 

English language proficiency requirements where appropriate; 
 
 

bridging  courses,  pre-sessional  and  in-sessional  English  language  programmes 
 
where appropriate; 
 
 

withdrawal arrangements; termination of tuition; refund entitlements; credit  
 
 
transfers; 
 
 

available facilities and equipment, living conditions and staffing; 
 
 

availability and standards of accommodation available on and off campus; 
 
 

internal and external grievance procedures; 
 
                                                 
7  Although desirable, this is not an immigration requirement. 
Code of Practice: recruitment, welfare and support of international students 

 

 

non-academic student support services provided for international students. 
 
 

any special legal requirements for students as a consequence of their age. 
 
4.4 
The information listed in paras 4.2 and 4.3 above will be made available to students before 
they enter into any commitments. 
 
4.5 
Providers will review regularly all information provided to international students to ensure 
its accuracy and relevance. 
 
 
5 
Support services  
 
5.1 
Where  providers  make  arrangements,  either  themselves  or  with  a  third  party,  for  support 
services for international students, they will ensure that these are sensitive to cross-cultural 
issues  and  meet  any  special  needs  of  international  students,  especially  those  who  are 
vulnerable because of their youth/inexperience. 
 
5.2 
These services will include but may not be limited to 
 
 

adequate orientation; 
 
 

information and advice on accommodation; 
 
 

counselling on concurrent assistance, bridging courses, and welfare facilities. 
 
5.3 
Providers will establish an appropriate infrastructure to be the focal point for all inquiries 
from  international  students  and  to  ensure  both  the  effective  delivery  of  their  education 
programmes and the provision of all necessary support services. 
 
5.4 
Providers  will  designate  a  person  who  is  responsible  for  the  welfare  of  international 
students. 
 
 
Explanatory Note: 
 
 
Circulars 1994/35 and 1995/19 outline conditions on the use of schools’ operations funds (which includes 
revenue from tuition fees paid by international students), either to employ separate additional staff  (i.e. not 
entitlement teachers on the Collective Employment Contract (CEC)) or the secondary employment under 
separate Individual Employment Contracts (IECs) of entitlement teachers who are under the CEC. 
 
 
Circular 1994/35, in accordance with the requirement of s 75(2) of the State Sector Act 1988, requires Boards 
of Trustees appointing staff under IECs to ‘advertise’ the position, appoint the person most suitable, and obtain 
State Services Commission (SSC) approval for every IEC entered into, and carry out these functions on an 
annual basis. 
 
 
The Ministry advises that the requirement to ‘advertise’ could be appropriately satisfied by verbal notice at a 
staff meeting and the placement of a written notice on the staff noticeboard.  The Ministry has developed, in 
conjunction with the SSC, a standard IEC contract that meets SSC requirements and which will not require 
schools to obtain SSC approval for each IEC entered into unless they deviated from the standard contract. 
Code of Practice: recruitment, welfare and support of international students 

 

 
5.5 
Providers will deliver or arrange the delivery of a programme of social and cultural events 
that enable international students to develop their English language skills in social settings 
and to experience the culture of New Zealand. 
 
5.6 
Providers  will  ensure  that  the  support  services  and  social  environment  offered  to 
international  students  encourages  them  to  have  a  positive  attitude  to  New  Zealand’s 
education  services,  and  New  Zealand  as  a  country,  when  they  return  home  at  the 
conclusion of their studies. 
 
5.7 
Where  providers  or  their  agents  arrange  accommodation  for  international  students, 
providers will guarantee that host families will be visited before any international students 
are placed with them and undertake such other checks as deemed necessary to ensure their 
suitability. 
 
 

Grievance procedures 
 
6.1 
Providers will ensure that international students have access to fair and equitable internal 
procedures for dealing with their grievances in the first instance. 
 
6.2 
Students  on  acceptance  of  their  enrolments  will  be  advised  on  the  procedure  for  lodging 
complaints  that  will  allow  them  to  freely  access  the  procedures  available  to  them  for 
dealing with their grievances. 
 
6.3 
Providers will advise international students of external bodies with whom complaints may 
be lodged if the internal procedures do not result in a satisfactory resolution of concerns8. 
  
6.4 
International  students  who  are  not  satisfied  by  the  service  they  receive  from  a  state  or 
private  provider  will  be  able  to  contact  an  independent  International  Education  Appeal 
Authority, who will give a hearing to both parties and may recommend remedial action that 
must then be binding on both parties. 
 
6.5 
In  consultation  with  the  International  Education  Consultative  Committee,  the  Ministry  of 
Education  will  appoint  and  resource  a  one-person  International  Education  Appeal 
Authority9  who  will  carry  out  the  functions  listed  above.    This  person  will  receive 
prominence in Ministry information for international students held by providers, who will  
be  expected  to  make  this  information  available  as  a  condition  of  listing  on  a  register  of 
providers who subscribe to the Ministry's Code. 
 
 

Sanction procedures 
 
7.1 
The  Ministry  will  maintain  a  register  of  providers  who  subscribe  to  the  Ministry's  Code 
and who apply to be on it.  Registration/accreditation10 by the New Zealand Qualifications 
                                                 
8 an explicit requirement of registration by NZQA (Registration of Private Training Establishments.  NZQA, 1995) 
9  modelled on the current Student Allowances Appeal Authority. 
10  a student may not be enrolled by a provider in a course of more than 3 months duration unless the course is an approved course and 
the provider is accredited to provide the course (Education Act 1989, ss 224[7], 232[1]). 
Code of Practice: recruitment, welfare and support of international students 

 

Authority or an interinstitutional body (New Zealand Polytechnic Programmes Committee 
(PPC),  Colleges  of  Education  Accreditation  Committee  (CEAC)11)  will  be  taken  as 
evidence  of  a  provider’s  ability  to  meet  the  requirements  of  the  Code  of  Practice.  
Providers  may  use  the following  standard  wording  that  records that they  subscribe  to  the 
Code  of  Practice  approved  by  the  New  Zealand  Ministry  of  Education  in  any  of  their 
promotional material. 
 
 
“This  organisation  is  a  signatory  to  the  New  Zealand  Ministry  of  Education  Code  of 
Practice for the Recruitment, Welfare and Support of International Students” 

 
7.2 
The  International  Education  Appeal  Authority  may  receive  and  adjudicate  on  complaints 
received  from  international  students.    A  breach  of  the  Ministry's  Code  (after  reasonable 
time allowance for remedying the breach to the satisfaction of the Appeal Authority) may 
result in the provider being struck off the Ministry's register. 
 
7.3 
Where the issue is one of quality of delivery, the Appeal Authority may refer a complaint 
to  NZQA,  NZPPC,  CEAC  etc  who  may  independently  decide  to  cancel  the  provider’s 
accreditation/registration.  In that instance, the course may then not be lawfully delivered, 
and  the  provider  would  be  struck  off  the  Ministry's  register.  As  a  lesser  sanction,  the 
Appeal Authority may adjudicate that the pastoral care impact warrants removal from the 
Ministry's register (whether or not the registration/accreditation is terminated).  The Appeal 
Authority  would  consult  with  NZQA,  or  NZPPC  as  appropriate  prior  to  taking  this 
decision.  In  some  circumstances,  the  Appeal  Authority  may  refer  a  complaint  about  a 
school to the Education Review Office (ERO). 
 
7.4 
Where the issue is one of financial practice, the Appeal Authority may refer the complaint 
to the provider's auditors, required to be disclosed to the Appeal Authority as a condition of 
listing.  This may lead to court action in serious breaches.  As a lesser sanction, the Appeal 
Authority  may  adjudicate  that  the  pastoral  care  impact  warrants  removal  from  the 
Ministry's list (whether or not the financial practice is condoned by the provider's auditors).  
The  Appeal  Authority  would  consult  with  the  provider's  auditors  prior  to  taking  this 
decision,  and  the  provider  would  agree  in  advance  to  such  discussion  as  a  condition  of 
listing. 
 
 

Implementation 
 
8.1 
The Ministry will maintain the Code of Practice in consultation with members of IECC and 
their constituent providers. 
 
8.2 
The  Ministry  will  maintain  a  register  of  providers  who  subscribe  to  the  Ministry's  Code,  
who  apply  to  be  on  it,  and  will  make  this  register  accessible  within  New  Zealand  and 
overseas.    Registration/accreditation  by  NZQA,  NZPPC,  CEAC,  etc  (legally  required  of 
providers that intend to deliver courses of more than 3 months to international students) is 
taken as evidence of a provider’s ability to meet the requirements of the Code of Practice.  
Providers  may  use  standard  wording  that  records  that  they  subscribe  to  the  Code  of 
                                                 
11 other institutional bodies are anticipated (e.g. for wananga). 
Code of Practice: recruitment, welfare and support of international students 

 

Practice approved by the New Zealand Ministry of Education in any of their promotional 
material. 
 
8.3  
Grievance and sanction procedures as described above will apply. 
 
 
Explanatory Note: 
 
 
The  Association  of Polytechnics  in  New  Zealand  is  developing  a  Code  of Practice  that  includes  three  sets  of 
guidelines: quality and accreditation, pastoral care, and financial and resources.  APNZ’s guidelines for pastoral 
care  are  congruent  with  the  Ministry's  (except  the  word  ‘polytechnic'  replaces  'provider'  throughout).    The 
Ministry and APNZ have agreed in principle to ensure commonality of their Codes of Practice for pastoral care, 
subject to para 8.1 above. 
 
 
Code of Practice: recruitment, welfare and support of international students 

 

NEW ZEALAND MINISTRY OF EDUCATION 
CODE OF PRACTICE FOR THE  
RECRUITMENT, WELFARE AND SUPPORT 
OF INTERNATIONAL STUDENTS (SUMMARY TEXT) 
 
IT IS AGREED between the Ministry of Education and the International Education Consultative 
Committee  on  behalf  of  the  education  industry  in  New  Zealand  that  the  Code  of  Practice  is 
endorsed  and  applied  by  the  education  industry  thereby  ensuring  appropriate  pastoral  care  of 
international students:   
 
 
All  providers  will  adopt  policies  and  management  practices  which  maintain  high  professional 
standards  in  the  delivery  of  education  and  training  services  and  which  safeguard  the  educational 
interests and welfare of all international students. 
 
The recruitment of international students will be conducted in an ethical and responsible manner. 
 
The  contractual  and  financial  dealings  between  providers  and  their  international  students  will  be 
conducted by providers in an ethical and responsible manner. 
 
Providers and/or their agents will supply accurate, timely and current information to international 
students and prospective international students on all relevant matters. 
 
Where providers make arrangements, either themselves or with a third party, for support services 
for international students, they will ensure that these are sensitive to cross-cultural issues and meet 
any  special  needs  of  international  students,  especially  those  who  are  vulnerable  because  of  their 
youth/inexperience. 
 
Providers  will  ensure  that  international  students  have  access  to  fair  and  equitable  internal 
procedures for dealing with their grievances in the first instance.   
 
International  students  who  are  not  satisfied  by  the  service  they  receive  from  a  state  or  private 
provider will be able to contact an independent International Education Appeal Authority, who will 
give a hearing to both parties and may recommend remedial action that must then be binding. 
 
The Ministry will maintain a register of providers who subscribe to the Ministry's Code,  who apply 
to be on it, and will make this register accessible within New Zealand and overseas.  Providers may 
use standard wording that records that they subscribe to the Code of Practice approved by the New 
Zealand Ministry of Education in any of their promotional material 
 
The International Education Appeal Authority may receive and adjudicate on complaints received 
from  international  students.    A  breach  of  the  Ministry's  Code  may  result  in  the  provider  being 
struck off the Ministry's register. 
 
 
DISCLAIMER: The Ministry of Education is in no way either implicitly or explicitly associated with the commercial or other activities of 
the provider of the education services as a body corporate.  The Ministry shall not be implicated or associated in any legal action against 
such providers by a third party.  Any complaints about specific signatories in relation to the Code of Practice should be directed to: 
 
The International Education Appeal Authority, c/- Ministry of Education, P O Box 1666, Wellington, NEW ZEALAND 
Code of Practice: recruitment, welfare and support of international students