This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Results of audits into funding compliance.'.

 
 
 
A826322 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Tertiary Education Commission 
the  
  
1982
Audit Report 
 
Act 
 
 under 
 
Te Kōhanga Reo National Trust Board 
 
Student Achievement Component Funding 
 
 
 
 
Information 
 
Released        
Official 
 
 
 
Edumis Number: 9381 
Audit Dates: 20 – 22 September 2016  
Draft Report Release Date: 4 October 2016 
Final Report Release Date: 4 November 2016 
 

1    Purpose 
 
The purpose of the audit was to provide assurance that Te Kōhanga Reo 
National Trust Board (TKRNT) is meeting the Investment Plan Funding 
Conditions as referred to in the Tertiary Education Commission (TEC) letters of 
approval dated 21 December 2015 and 4 December 2014.  The funding approved 
refers to Student Achievement Component (SAC) funding. 
 
2    Scope 

 
The scope of the audit was aligned to the performance commitments in the TEC 
Investment Plan and the associated funding obligations between the TEC and 
TKRNT.  The scope was outlined in the audit arrangements letter.   
 
The focus areas included: 
  The reporting through the Single Data Return (SDR), including recording 
enrolments and withdrawals. 
  The Annual Maximum Fee Movement (AMFM) policy relating to fees and 
course costs. 
  The refund of fees that have been overcharged. 
  The financial support for the equipment infrastructure required to deliver the 
approved qualifications. 
  Whether inducements or benefits have been provided to students. 
  Responsibility for subcontracting arrangements. 
under the  
  Compliance with the requirements in Part 18 o  the Education Act 1989. 
  Any other TEC funding matters.       
An audit is a snapshot of an organisation’s performance at a particular point in 
time and may not, as such, provide a view of ongoing compliance.  An audit is 
based on sampling and issues may remain undetected. The outcome of this audit 
wil  contribute to decisions made by the TEC relating to current and future 
funding. 
 
 
3    Background 
 

Released 
This audit is part of the TEC’s ongoing monitoring of Tertiary Education 
Organisations.   
 
TKRNT is a Māori Private Training Establishment based in Wel ington offering 
education in and through Māori language and Mātauranga Māori to whānau and 
extended whānau members. Programmes are provided through Te Kōhanga Reo 
that are placed throughout Aotearoa. The programmes are funded by the TEC.   
 
The organisation receives SAC funding for the following: 
Official Information Act 1982
   
  PC1953 Te Ara Tuatahi Mo Te Reo Māori – Level 2  
  PC2014 Te Tohu Mātauranga o TeTakaimatua - Level 4 
  NC5553 Te Takaimatua o Te Kōhanga Reo - Level 4   
  PC1954 Te Ara Tuatahi Mo Te Reo Māori – Level 5 
  PC1699 Whakapakari Tino Rangatiratanga - Level 7. 
 
 

 



4    Key Findings 
 
The key findings were: 
 
  In 2015 one ākonga was enrolled in an incorrect programme and then 
withdrawn. TKRNT continued to receive SAC funding from this enrolment for 
the academic year.  
  One ākonga was enrolled in a programme by using a marriage certificate as 
proof of identity. This is not acceptable evidence to use as identity when 
enrolling in a SAC programme. 
  The withdrawal policy is under review and a timeframe needs to be included to 
prevent a lengthy withdrawal period. 
  The August 2016 course completion rates are below the expected results 
required for this time of the year. 
  The information recorded in Service for Tertiary Education Organisations 
(STEO) is not up-to-date including the present programmes being delivered. 
the   1982
  TKRNT was first registered by NZQA in 1993 as a private training 
establishment and has been using a number of delivery sites for providing 
teaching programmes. 
  The TEC requires all teaching organisations to assess ākonga by using the 
Act 
Literacy and Numeracy for Adults Assessment Tool (Assessment Tool) at the 
beginning and then towards the conclusion of a programme of study. 
under 
 
5    Recommendations 
 
The main recommendations are: 
 
  The continued SAC payment to TKRNT for the incorrectly enrolled student 
during 2015 could constitute a repayment to the TEC for the SAC funding 
received.  
  TKRNT may have to repay the SAC funding for the student presenting a 
marriage certificate as proof of identity during the enrolment process. 
  TKRNT needs to report without delay to the TEC that a withdrawal process has 
Released 
Information 
been approved by management.  
  TKRNT need to focus on completing courses to raise the next SDR submission 
to a more acceptable level.  
  TKRNT is required to correct the information held in STEO promptly. 
  Applications to NZQA for delivery site approval should be completed as soon as 
possible. 
Official 
  TKRNT confirm that they wil  introduce the Assessment Tool into practice at the 
beginning of 2017. 
   

 



  The student management system was evaluated as satisfactory. 
  Most of the ākonga records in the audit sample were valid enrolments 
for funding purposes, domestic status was confirmed and minimum 
attendance requirements met.   
 Student enrolments 
  A  National Student Number 9(2)(a)
 was enrolled in an incorrect 
programme PC2014 at the beginning of the academic year and was 
withdrawn in April 2015. They were re-enrolled in the correct 
programme PC1954 at the beginning of 2016. 
  The ākonga however, was not formally withdrawn from the 2015 SDR 
and TKRNT continued to receive full SAC funding for the 2016 year.  
  This constitutes a repayment to the TEC for the SAC funding received 
by TKRNT for the incorrect payment made in 2015.  
  NSN 9(2)(a)
 was enrolled in a PC2014 by using a Ma riage 
Certificate as proof of identity. According to the SAC funding 
conditions a marriage certificate is not in luded in the l st stated under 
SAC3+/016 Verification requirements. 
  This constitutes a repayment to the TEC for the SAC funding received 
by TKRNT for the incorrect payment made in 2015. 
 Student withdrawals 
  Policy refers to a withdrawal process to be f l owed when a ākonga 
has officially withd awn or TKRNT has not communicated with a 
ākonga for som  time. 
under the  
  The withdr wal policy is under review and a timeframe needs to be 
included to prevent a lengthy withdrawal period. 
  TKRNT needs to report without delay to the TEC that a withdrawal 
process has been approved by management.  
Cou se completions 
  The August 2016 course completion rates are at a lower rate than 
expected  or this time of the year. 
  TKRNT has an extensive monitoring process in place and managers 
are aware of the present course completion percentage. Staff need to 
continue to focus on completing courses to raise the present result to 
a more acceptable level.  
Released 
Services for tertiary education organisations 
  The information recorded on Service to Tertiary Organisations 
(STEO) is not up-to-date including programmes being delivered and 
hours of ākonga contact. TKRNT is required to correct the information 
held on STEO promptly. 
 
2.  The Annual 
  The Annual Maximum Fee Movement Policy does not apply to 
Official Information Act 1982
Maximum Fee 
TKRNT as a ākonga enrolled in a programme is not charged any 
Movement 
student cost or fees.   
(AMFM) policy 
relating to fees   
and course 
costs. 
 
 
 

 

3.  The refund of 
  A procedure for the refund of ākonga fees is not applicable as 
fees that have 
TKRNT is not charging ākonga fees or costs. 
been 
overcharged. 
 
 
 
4.  The financial 
  All ākonga were not required to individual y purchase any item of 
support for the 
hardware or equipment necessary to gain the approved qualification. 
equipment 
infrastructure 
  KPMG completed an audit of the 2015 - 2016 annual accounts and 
required to 
the requirement for a financial report was submitted to the TEC in 
deliver the 
July 2016.  
approved 
qualifications. 
 
 
5.  Whether 
  From the sample of records reviewed there was no evidence of any 
inducements or 
ākonga being provided with an inducement or benefit to study  
benefits have 
been provided 
to students. 
 
   
6.  Responsibility 
  TKRNT claimed no subcontracting arrangements are used for any 
for 
component of the programmes being provided. 
subcontracting 
arrangements.
  Programmes where specific teaching expertise is not readily 
 
available, such as for the business and administration programme 
specialised teaching staff are engaged on a fixed term basis.  
under the  
  Teaching staff have been approved on fixed term contracts for the 
Napier teaching site, Auckland and Tainui. 
 
7.  Compliance 
  The overal  standard of recordkeeping was reviewed as satisfactory. 
with the 
requirements 
  Part 18 of the Education Act 1989 includes, but is not limited to 
in Part 18 of 
ākonga programme information and records. 
Education Act 
  TKRNT has programme approval from NZQA for the programmes 
1989. 
that are funded by TEC.  Copies of NZQA Qualification Overviews 
were available for the audit. Original copies of NZQA course approval 
documents were not available from NZQA and information held on 
Released 
NZQA website as reference material was used as a substitute. 
  One NZQA course approval letter dated July 2014 was provided for a 
Type 2 change for the programme Te Tohu Matauranga o Te 
Takaimatua. 
  This programme leads to the National Certificate in Māori Business 
and Management – Level 4.  
Teaching site approval  
Official Information Act 1982
  TKRNT was first registered by NZQA in 1993 as a private training 
establishment. Since being registered with NZQA ākonga have since 
been enrol ed in programmes at the permanent delivery sites. 
  TKRNT provided the approval documents for two sites and agreed 
that a plan is in place to obtain approval for the remaining eight 
delivery or teaching sites.  
 

 



 
the   1982
Act 
under 
Released 
Information 
Official