This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Results of audits into funding compliance.'.

Tertiary Education Commission 
Audit Report 
Wairoa Waikaremoana Māori Trust Board       
trading as Whakato te Mātauranga 
Youth Guarantee Funding 
Edumis Number: 9270 
Audit Dates: 2 – 4 August 2016  
Draft Report Release Date 9 September 2016   
Final Report Release Date: 26 September 2016 

1    Purpose 
The purpose of the audit was to provide assurance that Wairoa Waikaremoana 
Māori Trust Board trading as Whakato te Mātauranga (Whakato) is meeting the 
Investment Plan Funding Conditions as referred to in the Tertiary Education 
Commission (TEC) letter of approval dated 4 December 2014 and 21 December 
2015.  The funding approved includes Youth Guarantee funding. 
2    Scope 
The scope of the audit was aligned to the performance commitments in the TEC 
Investment Plan and the associated funding obligations between the TEC and 
Whakato.  The scope was outlined in the audit arrangements letter.   
The focus areas included: 
  The reporting through the Single Data Return, including recording enrolments 
and withdrawals. 
  The financial support for the equipment infrastructure required to deliver the 
approved qualifications. 
  Whether inducements or benefits have been provided to  tudents. 
  Responsibility for subcontracting arrangements. 
  Compliance with the requirements in Part 18 of the Education Act 1989. 
under the  
  Any other matters.       
An audit is a snapshot of an organisation’s performance at a particular point in 
time and may not, as such, provide a view of ongoing compliance.  An audit is 
based on sampling and issues may remain undetected. The outcome of this audit 
wil  contribute to decisions made by the TEC relating to current and future 
3    Background 

This audit is part of the TEC s ongoing monitoring of Tertiary Education 
Whakato is a Private Training Establishment based in Wairoa and Hastings 
offering Youth Guarantee programmes that are funded by the TEC.   
The organisation receives funding for the following: 
  NCEAL1 National Certificate in Educational Achievement (Level 1)  
  NCEP1T Construction and Infrastructure (Level 2) 
Official Information Act 1982
  NCEP3T Primary Industries Trade (Level 2) 
  NCEP5N Social and Community Services Non-Trade (Level 2).  


4    Key Findings 
The key findings were: 
  Enrolment forms were signed by the student but not by the provider. 
  There was no offer of placement letter provided to students.     
  There were five invalid enrolments for funding purposes where there was no 
evidence of domestic student status.   
  Students returning to complete their programme of study following end of year 
statutory holidays were required to complete a second enrolment form.  (This is 
duplication of information already held and is not necessary unless the student 
is commencing a second programme that they have not been enrolled in). 
  At the Hastings and Wairoa sites all programmes offered are for a period of 40 
weeks.  This does not match with the programme length detailed in the NZQA 
approval letter that provides for 27 teaching and three recess weeks for all 
TEC-funded programmes.    
  The NZQA approval document specifies the teaching hours and self-directed 
study required.  There was under-delivery of teaching hours at the Hastings 
5    Recommendations 
under the  
The main recommendations are: 
  Enrolment forms are signed by both the student and the PTE. 
  Offer of placement letters are provided to all students. 
  Review and confirm there is evidence of domestic status for all students 
reported in the 2016 Single Data Returns.  
  Discontinue the practice requiring a student to complete a second enrolment 
fo m when they are returning from end of year statutory holidays (unless the 
student is enrolling in a new programme of study).   
  Review current programme delivery and ensure that all programmes are 
timetabled in accordance with the programme approval letter from NZQA.  
(Refer to the Definition of Significant Change in funding condition YG006: TEO 
to meet requirements when making changes to a qualification
  Whakato to confirm the management process for monitoring programme 
delivery. The TEC should be advised if Whakato is applying to NZQA for a 
significant change to any of its funded programmes.  
Official Information Act 1982


Withdrawal of students 
  In the sample of Youth Guarantee records reviewed no student 
formally withdrew from their programme of study but there were a 
number who ceased attending.  Whakato records student attendance 
and undertakes pastoral care follow up.  
Quality Management System 
  Whakato has a quality management system that at the time of the 
audit was in the process of being updated.  It is suggested that an 
administrative section is added covering policy on:  
a.  TEC enrolment, withdrawal and funding conditions  
b.  Controls relating to Single Data Return reporting.  
  In the sample of student records reviewed there were variations 
between the forms that were used at the Hastings and Wairoa sites.  
For example:  
a.  Hastings used four forms incl ding (1) Pathway Plans  (2) 
Individual Learning Logs, (3) M nthly Goal Setting, and, (4) 
Long Term Goals.  (Forms (3) and (4) are no longer used).   
b.  Wairoa use Individual Learning Logs but not Pathway 
  It is suggested that Whakato  eview the forms that are used, 
rationalise existing forms and standardise p ocesses. 
under the  
2.  The financial 
  Students were not required to individually purchase any item of 
support for the 
hardware or equipment necessary to gain the approved qualification. 
required to 
deliver the 
3.  Whether 
  From t e sample of records reviewed there was no evidence of any 
inducements or 
student being provided with an inducement or benefit to study. 
benefits have 
been provided 
to stud nts. 
4.  Responsibility 
  There is no subcontracting of education provision.  First aid training is 
delivered by Whakato tutors at both sites. 
subcontract ng 
arrang ments. 
5.  Compliance 
  The overal  standard of recordkeeping was satisfactory. 
with t e 
  Part 18 of the Education Act 1989 includes, but is not limited to 
Official Information Act 1982
in Part 18 of 
student programme information and records. 
Education Act 
  Whakato has one approval letter from NZQA for the programmes that 
are funded by the TEC.  A copy of the front page of the NZQA 
approval letter dated 28 March 2013 was sighted but not the course 


Retention of birth certificates 
  At the Hastings site there were less than 10 original birth certificates 
that had been applied for and paid by Whakato to confirm the 
domestic status of former students.  The birth certificates have not 
been claimed.   
  It is recommended that the organisation develop a policy for scanning 
and disposing of these birth certificates following a reasonable 
attempt to contact the former student.  
6.  Any other 
The provider has provided a written response in Appendix 1 to this 
section.  The response is included in full. 
High 1.5087 EFTS value recorded against students enrolled in 
Ministry of Social Development Training For Work programme 

  Reported in the December 2014 and Ap il 2016 Single Data Returns 
was a Training for Work programme that is funded by the Ministry of 
Social Development.   
  Students were reported enrolled in up to 65 courses (unit standards) 
over a 13 week period.   
  Discussions with the PTE ha e confirmed that the enrolment pattern 
reflected al  courses that were potential y available rather than a 
specific enrolment pattern per student. 
n Act 1982
  One example is student NSN 
 with a start date of 23 April 
under the  
2015 and a  end date of 23 July 2015.  The student was enrolled in a 
total of 65 courses (unit standa ds).  A check of the NZQA Record of 
Achievement confirms the student was successfully reported 
completing one unit standard on 6 July 2015. (Training for Work 
programmes place an emphasis on employment outcomes rather unit 
standard achievements).  
  While there is no TEC funding consequence for this enrolment pattern 
it neve th less does not reflect what an average student could 
realistically enrol in and achieve over a 13 week period.   
  The enr lment information already reported in April 2016 wil  also be 
reported in the August and December 2016 Single Data Returns.  
The 1.5 EFTS value wil  continue to trigger TEC pattern recognition 
  The Ministry of Social Development ceased funding the programme in 
June 2016. 
Official Informati


APPENDIX 1 – Provider response to Section 6: Any other matters.  
22 August 2016 
Senior Auditor –Tertiary Education organisations  
Finance Directorate 
Tertiary Education Commission 
Level 11, 44 The Terrace 
P.O. Box 27048  
Wellington 6141 
Dear 9(2)(a)  
Thank you for the draft Audit Report which we received on the 15th of August 2016.  
The report itself contains no surprises and the key findings and recommendations were 
discussed with myself and the Site Managers during the Audit visit   
The process was an opportunity for us to review our own processes so we can function better 
for the benefit of our students. 
The only query that I have is the inclusion of Point 6 in the focus areas. While I understand 
that the high EFTS value recorded against students enrolled on the Ministry of Social 
Development Training for Work programme had drawn attention because it threw up an 
anomaly in the data, I believe there was clarific tion given around why it happened.  
under the  
1.  The enrolment pattern was for  ll the courses each student could potentially access 
2.  Students follow individual programmes even though they are enrolled in a single 
3.  The programme is a hangover from a previous funding regime – Training for Work - 
and does not fit into the SDR reporting framework 
4.  Work & Income measure employmen  outcomes not qualifications and that is the 
basis of their funding  
5.  There is no funding consequence of this enrolment pattern to the funder i.e. to MSD 
or any relev nce to TEC.  
6.  There is no financial benefit to us as the Provider  
7.  The only beneficiary of the enrolment pattern is the student who has access to our 
entire accreditation rather than a proscribed part of it. 
I am concerned that this paragraph in the report will be viewed negatively by future funders 
when it has no relevance to the funding agency that contracted it.  
The Ministry of Social Development no longer funds this programme. We had a discussion 
about the impac  an anomaly in the data can have in terms of auditing, I believe in all 
fairness th  point you made has been well learned. 
Apart from this one point I am happy to sign off this report as factually correct and work 
Official Information Act 1982
through the key findings and recommendations to ensure they are all put in place. 
Thank you for the time you took. I look forward to hearing from you in the future. 
Naku noa, 
Na, 9(2)(a)
General Manager 
Whakato te Maatauranga