14 December 2016 
 
 
 
 
 
Jake Preston   
 
Sent by email:  
[FYI request #4974 email] 
 
 
 
 
Dear Mr Preston  
  
Request for information 
 
I refer to your Official Information Act 1982 (OIA) request dated 16 November 2016 where 
you requested the following: 
 
“[H]ow many times has Southern Response, its agents and sub contractors agreed to 
a brief with the insured and then set it aside when instructing an engineering firm?” 
 
Southern Response’s standard procedure is for Southern Response or Arrow to directly 
instruct and engage an expert.  A manual search of Southern Response’s approximately 
8,000 claim files would be required to identify any instances whereby a brief may have 
additionally been agreed with the insured. Accordingly, we refuse your request pursuant to 
section 18(f) of the OIA on the basis that the information requested cannot be made 
available without substantial collation or research.  
 
Nevertheless, we note that if there was an instance where a brief was agreed with the 
insured, this would have been an absolute exception to Southern Response’s standard 
practices.  
 
You are welcome to contact the Ombudsman about this decision.  To do so, you can visit 
their website - http://www.ombudsman.parliament.nz/ . 
 
Yours Sincerely 
 
 
Kate Armstrong  
Legal Risk Advisor  
 

---