This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Employment Contracts for IRD Staff'.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
nupe 
 
national union of public employees 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Inland Revenue/NUPE Collective Agreement – 035 
 
 
 
 
 
 
 
 
1 July 2015 – 27 December 2017 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 

 

Introduction – About this Collective Agreement 
 
This part of the Collective Agreement sets out the statements of understanding, expectation 
and intent of the parties and is not a legally enforceable part of this Collective Agreement. 
The legal obligations applying to the relationship between Inland Revenue and NUPE are set 
out in the Employment Relations Act 2000 and in the body of the Collective Agreement.  The 
parties are committed to upholding these legal requirements and dealing with each other in 
good faith. 
 
The relationship between Inland Revenue, its employees and NUPE is also based on 
requirements under legislation and the obligations and rights that are written into this 
Collective Agreement.  Inland Revenue, the employees covered by the Collective Agreement 
and NUPE are committed to upholding these requirements. 
 
The working relationship between Inland Revenue and its employees is much more than the 
legal rights and obligations contained in the Collective Agreement and the laws that apply to 
the workplace.  It also includes the expectations that each employee has of Inland Revenue 
and their manager, together with the expectations that Inland Revenue and the manager 
have of each employee. 
 
NUPE’s approach 
 
NUPE members have an expectation that their collective agreement interests are promoted by 
the union as part of its good faith relationship with them.  Within this legal obligation, NUPE 
desires to develop a co-operative dialogue with Inland Revenue on matters of mutual interest. 
 
NUPE and its members are committed to working with Inland Revenue in an open and co-
operative manner, recognising that developing a constructive working relationship with Inland 
Revenue is an objective in which Inland Revenue, employees and NUPE have a mutual 
interest.  The contributions of Inland Revenue, employees and NUPE to this objective can be 
enhanced through the mutual recognition of their respective roles and responsibilities and by 
effective communication between the parties. 
 
 
 
To join NUPE or for further information on this Collective Agreement, contact your local NUPE 
delegate or contact NUPE: 
 
Website: http://www.nupe.org.nz/contact/ 
 
Email: [email address] 
 
Phone:
 (03) 377 3582 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 


link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 23 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 25 link to page 25 link to page 26 link to page 27 link to page 29 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 33 link to page 35 link to page 35 link to page 35 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 37 link to page 37 link to page 37 link to page 38 link to page 38
Collective Agreement Arrangements ........................................................................ 5 
1.1 
Parties ........................................................................................................... 5 
1.2 
Coverage ....................................................................................................... 5 
1.3 
Definitions ..................................................................................................... 5 
1.4 
Term of Agreement ......................................................................................... 5 
1.5 
Variation of Agreement .................................................................................... 5 
1.6 
Recognition of Previous Service ........................................................................ 6 
1.7 
Integrity Statement......................................................................................... 7 

Employment Policies .............................................................................................. 8 
2.1 
Employment Philosophy and Business Direction .................................................. 8 
2.2 
Foundation Principles for Employment ............................................................... 8 
2.3 
Inland Revenue’s Commitment ......................................................................... 8 
2.4 
Employees’ Commitment ................................................................................. 9 
2.5 
Equal Employment Opportunities - Diversity ....................................................... 9 

Consultation ....................................................................................................... 10 
3.1 
Introduction ................................................................................................. 10 
3.2 
Union Facilities ............................................................................................. 10 

Categories of Employment .................................................................................... 13 
4.1 
Permanent Employees ................................................................................... 13 
4.2 
Fixed Term Employees ................................................................................... 13 
4.3 
Casual Employees ......................................................................................... 13 
4.4 
Preferential Re-engagement after Childcare...................................................... 14 
4.5 
Notice of Termination .................................................................................... 14 
4.6 
Ending employment on medical grounds .......................................................... 15 
4.7 
Discipline and Dismissal ................................................................................. 15 

Work Hours ........................................................................................................ 16 
5.1 
Hours of Work .............................................................................................. 16 
5.2 
Non-Standard Hours of Work (Flexitime).......................................................... 19 
5.3 
Accumulation of Additional Hours (not Time Off In Lieu for Working Overtime) ..... 20 
5.4 
Overtime and Time Off In Lieu (TOIL).............................................................. 20 
5.5 
Meal and Rest Breaks .................................................................................... 21 
5.6 
Call Back ..................................................................................................... 22 
5.7 
Minimum Break – Overtime and Call Back ........................................................ 22 
5.8 
Technology Fix – IT and other technology support staff ..................................... 22 
5.9 
On Call Allowance ......................................................................................... 23 

Leave ................................................................................................................. 24 
6.1 
Introduction ................................................................................................. 24 
6.2 
Public Holidays ............................................................................................. 24 
6.3 
Closedown Period .......................................................................................... 24 
6.4 
Public Holidays falling during leave or time off .................................................. 25 
6.5 
Annual Leave ............................................................................................... 25 
6.6 
Parental Leave .............................................................................................. 26 
6.7 
Discretionary and Extended Discretionary Leave ............................................... 27 
6.8 
Sick Leave ................................................................................................... 29 
6.9 
Caring for Dependants ................................................................................... 32 
6.10  Bereavement/Tangihanga and Hura Kohatu Leave ............................................ 32 
6.11  Jury Service and Witness Leave ...................................................................... 32 
6.12  Long Service Leave ....................................................................................... 33 

Health and Wellbeing ........................................................................................... 35 
7.1 
Health and Safety ......................................................................................... 35 
7.2 
Visual Health ................................................................................................ 35 
7.3 
Breaks from work for health and safety reasons................................................ 36 
7.4 
Employee Assistance ..................................................................................... 36 
7.5 
Workplace Harassment .................................................................................. 36 
7.6 
First Aid ....................................................................................................... 37 
7.7 
Machine Pacing ............................................................................................. 37 
7.8 
Pregnant Employees ...................................................................................... 37 

Performance Management and Remuneration.......................................................... 38 
8.1 
Performance Management .............................................................................. 38 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 


link to page 38 link to page 43 link to page 43 link to page 43 link to page 43 link to page 44 link to page 44 link to page 44 link to page 45 link to page 45 link to page 45 link to page 46 link to page 46 link to page 46 link to page 46 link to page 46 link to page 46 link to page 47 link to page 47 link to page 47 link to page 48 link to page 49 link to page 50 link to page 52 link to page 53 link to page 53 link to page 55 link to page 55 link to page 55 link to page 55 link to page 56 link to page 57 link to page 60 link to page 62 8.2 
Remuneration ............................................................................................... 38 
8.3 
Payment of Salaries ...................................................................................... 43 
8.4 
Deductions ................................................................................................... 43 
8.5 
Performance Payments .................................................................................. 43 
8.6 
Minimum Wage for an Adult ........................................................................... 43 

Allowances and Expenses ..................................................................................... 44 
9.1 
Childcare Subsidy ......................................................................................... 44 
9.2 
Additional - Higher Duties and Allowances ........................................................ 44 
9.3 
Transfer Expenses......................................................................................... 45 
9.4 
Meal Allowance ............................................................................................. 45 
9.5 
Business Expenses ........................................................................................ 45 
9.6 
Motor Vehicle Allowance ................................................................................ 46 
9.7 
Reimbursement of Expenses for Caring for Dependants ..................................... 46 
9.8 
Working Away from Usual Place of Employment ................................................ 46 
9.9 
Interpretation Allowance ................................................................................ 46 
9.10  Reimbursement of Admission, Registration and/or Practising Fees ...................... 46 
9.11  Bereavement Grant ....................................................................................... 46 
10  Management of Change ........................................................................................ 47 
10.1  Introduction ................................................................................................. 47 
10.2  Principles ..................................................................................................... 47 
10.3  Development of the Change proposal and process............................................. 48 
10.4  Identification of staff in positions affected by the change ................................... 49 
10.5  Appointment Processes for Affected Employees ................................................ 50 
10.6  Unplaced Staff .............................................................................................. 52 
10.7  Redundancy ................................................................................................. 53 
10.8  Sale or Transfer ............................................................................................ 53 
11  Integrity of the Tax System .................................................................................. 55 
11.1  Confidentiality .............................................................................................. 55 
11.2  Conflict of Interest ........................................................................................ 55 
11.3  Intellectual Property ...................................................................................... 55 
12  Employment Relationship Problem Resolution.......................................................... 56 
Appendix 1 - Grandparented Entitlements ..................................................................... 57 
Appendix 2 – Pay Bands .............................................................................................. 60 
Appendix 3 – Positions in Pay Band .............................................................................. 62 
 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 


  
1  Collective Agreement Arrangements 
1.1  Parties 
 
The parties to this agreement are: 
  The Chief Executive of the Inland Revenue Department (Inland Revenue) 
  The National Union of Public Employees (NUPE) 
1.2  Coverage  
 
This agreement applies to employees in the following types of positions: 
  officer level 
  team leader level 
  tax technical/tax specialists 
  other equivalent types of positions with a similar level of responsibility. 
 
This agreement does not apply to employees: 
  in management positions  
  in positions holding a level 1, 2, 3 or 4  HR delegation 
  in management advisor positions, ie those that provide advice to managers on HR, 
training or finance including advisors to Tier 1 to 3 leadership positions 
  in any positions in Policy and Strategy (except the positions of Strategic Analyst and 
Senior Advisor Strategic Planning, which will come under coverage of this collective 
agreement). 
 
Where job titles or descriptions of roles change as a result of restructuring, or where there is 
any doubt over the application of this agreement, the parties will meet to discuss the 
application of the agreement. 
1.3  Definitions  
1.3.1  Manager 
 
Where the word manager is used in this agreement, it means the employee in charge of each 
section or group of other employees, who has the necessary level of authority to make a 
decision on an employment issue.  The person identified as the manager may not have the 
word “manager” in their job title. 
1.4  Term of Agreement 
 
This agreement will commence on 1 July 2015 (“commencement date”) and will continue in 
force until 27 December 2017. 
1.5  Variation of Agreement 
The provisions of this agreement may be varied in the following manner: 
  The initiator of a proposal to vary the provisions of this agreement will notify the other 
party of the proposal; and 
  Inland Revenue and NUPE will agree which positions covered by this agreement are 
directly affected by the proposal; and 
  where positions covered by this agreement are directly affected by the proposal, 
Inland Revenue and NUPE will negotiate and agree proposed changes to the provisions 
of this agreement; and 
  a ratification process will be agreed by NUPE and their members in positions directly 
affected by the proposed changes; and  
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 


  following ratification of the proposed changes by NUPE members, these will be deemed 
to be a variation in accordance with the applicable employment legislation. 
 
The agreed variation will be recorded in writing and appended to and become part of this 
agreement. 
1.6  Recognition of Previous Service 
1.6.1  General 
Where there is a reference in this agreement to continuous service, this means all consecutive 
periods of service with Inland Revenue, other Departments of the Public Service, as listed in 
the First Schedule of the State Sector Act 1988, and the Parliamentary Service, will be 
recognised and credited as continuous provided that the employee joined or rejoined Inland 
Revenue within one month of the last day of pay relating to the earlier period of service. 
 
Previous service that ended with the employee accepting either a severance or enhanced 
early retirement payment will not be recognised. 
 
Where service with other NZ organisations is seen to be relevant and valuable, Inland 
Revenue has the discretion to recognise it. 
 
Continuous service will be interrupted but not broken if the break in service was for childcare, 
so long as that break in service was not more than four years. 
 
For the purposes of recognising service, the employee will be required to provide evidence of 
prior service.  The employer will maintain a record of this prior service for the purposes of 
calculating leave entitlements. 
 
For fixed term employees, only service with Inland Revenue will be recognised for service 
related and other benefits.  Providing an employee has been employed by Inland Revenue on 
more than one occasion, all periods of temporary employment shall accumulate for the 
purposes of service related and other benefits.   
1.6.2  Recognition of Previous service for the purposes of Leave entitlements. 
Leave for which continuous service is recognised is annual, long service, sick and caring for 
dependants and parental leave. 
1.6.3  Employees employed prior to 1 July 1996. 
For employees appointed prior to 1 July 1996, previous service with other organisations may 
have also been credited, and this will be recognised as continuous service for the purposes of 
leave entitlements under this agreement. 
1.6.4  Employees employed up to and including 30 June 2009. 
All periods of service with Inland Revenue, other Departments of the Public Service (as 
specified in the First Schedule of the State Sector Act 1988), and the Parliamentary Service, 
will be recognised and credited as continuous for the purpose of leave, provided that the 
employee joined or re-joined Inland Revenue within one month of the last day of pay relating 
to the earlier period of service. 
 
Where continuous service has already been recognised for a particular entitlement prior to 1 
July 2009, that service will continue to be recognised for leave provisions. 
 
For fixed term employees and casual employees, only service with Inland Revenue will be 
recognised for leave entitlements.  Providing an employee has been employed by Inland 
Revenue on more than one occasion, all periods of fixed term or casual employment shall 
accumulate for the purposes of leave entitlements, provided the breaks between periods of 
employment do not exceed one month. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 


1.6.5  Employees employed on or after 1 July 2009. 
All periods of service (including fixed term/temporary employment), with Inland Revenue, 
other Departments of the Public Service (as specified in the First Schedule of the State Sector 
Act 1988), the Parliamentary Service, and with any Crown Entity (excluding District Health 
Boards and the Education Service as defined in the State Sector Act 1988 (e.g. School Boards 
of Trustees and Tertiary Education Institutions)), will be recognised and credited for the 
purposes of calculating continuous service for leave entitlements for a maximum of five years 
prior to 13 May 2008.  
1.6.6  Breaks in Service 
Any break in service of greater than one month but less than 15 months that has occurred 
since 13 May 2003, will be treated as interrupting but not breaking service. 
1.7  Integrity Statement 
It is the intention of the parties that, unless specifically varied in this Agreement, that this 
Agreement will not reduce the terms and conditions of employment applying to any employee 
at the date of this agreement coming into force. 
 
It is also recognised that the updating of this Collective Agreement may have resulted in 
errors caused by: 
  omission of clauses, or 
  deletion, addition or restructuring of wording that results in the intent of the original 
clauses being lost or altered. 
 
Where such an error is identified, it is agreed that the matter will be referred to the members 
of the NUPE and Inland Revenue bargaining team responsible for the development of the new 
document. 
 
The members of the NUPE and Inland Revenue bargaining team may: 
  agree the original intent applies; or 
  clarify and confirm the new intent; and/or 
  agree to recommend that any necessary alterations be entered into the Collective 
Agreement by way of a ratified variation to this agreement. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 


2  Employment Policies 
 
2.1  Employment Philosophy and Business Direction 
 
Inland Revenue’s mission is to provide quality tax and social policy services to the 
Government and the community.  Inland Revenue aims to maximise compliance with New 
Zealand tax and social policy legislation through education, quality service and fair but firm 
enforcement.  Inland Revenue’s strategic direction is outlined in its Business Plan – IR for the 
Future. 
 
If Inland Revenue is to achieve its strategic direction, it must have a constructive working 
relationship with its employees that recognises co-operation and participation for outcomes 
that are mutually beneficial. 
 
For employees this means a safe, healthy work environment where contribution is recognised, 
diversity is valued, and where they are acknowledged and supported in meeting their 
developmental and personal needs, and where their right to act collectively through 
membership of NUPE is recognised and respected. 
2.2  Foundation Principles for Employment 
 
The following are the principles that underpin the employment relationship.  They are binding 
on both Inland Revenue and employees. Inland Revenue and employees will: 
  Value each other and act with integrity, honesty, respect and trust and will develop a 
relationship based on these features. 
  Be ethical in our dealings with each other and with our customers, and will maintain 
appropriate standards of confidentiality. 
  Meet and be seen to meet all legal obligations consistently and impartially. 
  Act professionally in all interactions with customers, service providers and colleagues 
within Inland Revenue, and will take responsibility for our actions. 
  Work together co-operatively to promote responsiveness, flexibility and efficiency in 
meeting our customer needs, while balancing those needs with the needs of the 
business. 
  Work together to build a safe and healthy work environment and will meet our 
obligations under the health and safety legislation. 
  Meet our obligations under the Treaty of Waitangi and provide opportunities for 
employees to develop further their understanding of Maori and their working 
relationships with Maori. 
  Observe and promote the principles of equal employment opportunities and cultural 
awareness. 
  Pursue quality, because it is fundamental to our success. 
2.3  Inland Revenue’s Commitment 
 
As the employer, Inland Revenue is committed to the following actions and approaches: 
  Encouraging and engaging in open two-way communication. 
  Supporting employees in their endeavours to fulfil their duties. 
  Supporting employees to balance their work and family, and other personal 
commitments. 
  Encouraging skill development for individuals and recognising and rewarding positive 
performance. 
  Encouraging suggestions for innovation and better ways to do things. 
  Exercising good judgement.  
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 


2.4  Employees’ Commitment 
 
Employees are committed to: 
  Being honest, diligent and performing to the best of their ability. 
  Working as part of a team and promoting the efficient operation of their team and 
other teams within Inland Revenue to achieve the best outcome possible. 
  Taking responsibility for their own development and participating in the opportunities 
for development that Inland Revenue offers. 
  Contributing to the responsible operation of Inland Revenue’s business. 
  Maintaining appropriate standards of performance and behaviour recognising that, as 
public service employees, they have certain rights and obligations under the legislation 
governing their employment. 
2.5  Equal Employment Opportunities - Diversity 
 
Inland Revenue and employees: 
  are committed to having an inclusive, respectful and responsive organisational culture 
which enables access to work, equitable career opportunities, and maximum 
participation for members of designated groups and all employees. 
  will develop flexibility and capability through actively encouraging such an 
environment, where contributions are valued and where work arrangements are 
flexible, and through investment in the development of employees and networks. 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 


3  Consultation 
 
3.1  Introduction 
 
Inland Revenue recognises that NUPE has a legitimate role in representing its members in the 
Department. 
 
Where changes are being considered by Inland Revenue to its operational structure, work 
practices or employment policies, which may significantly affect the terms and conditions of 
employment of employees who are NUPE members, it will consult with those employees and 
NUPE prior to making decisions and implementing changes. 
 
Consultation means that, on key employment related matters, including those contained in 
the HR Manual, Inland Revenue will: 
  provide employees and NUPE representatives with relevant information; 
  retain an open mind; and 
  give full consideration to any responses before making final decisions.   
 
Inland Revenue will work with NUPE so that it may: 
  understand the department’s business direction; 
  represent the views of its members and contribute on their behalf on any proposals for 
change; 
  resolve issues locally in the first instance. 
 
NUPE will provide feedback and responses on proposals on behalf of its members in a 
constructive and timely manner. 
3.2  Union Facilities 
3.2.1  Recognition 
Inland Revenue recognises NUPE, its delegates, officials and officers, as representing the 
collective and individual interests of its members and values the important role of delegates in 
the workplace. 
 
Inland Revenue acknowledges the right of NUPE to elect, select and support its 
representatives according to its rules. 
 
Inland Revenue and NUPE will agree engagement processes and structures for delegates and 
managers to meet regularly and to further the relationship between them.  
 
Inland Revenue will provide an opportunity for NUPE representatives to meet new staff as 
part of any orientation process.  Inland Revenue will provide new employees with information 
about NUPE, including relevant contact details.  Inland Revenue will also establish local 
processes and protocols for the provision of names of new employees and their locations 
(with the employee’s agreement) to NUPE within a reasonably practical timeframe.  NUPE will 
provide the relevant information to be given to employees.    
 
Inland Revenue will periodically provide NUPE, where reasonable and practicable, with 
information related to the collective agreement, including the location and number of 
members and employees who come under the coverage clause of the agreement. The 
information and arrangements for such will be agreed between Inland Revenue and NUPE. 
 
Inland Revenue and NUPE may agree other arrangements for maintaining, establishing or 
further developing the relationship between them.   
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
10 

3.2.2  Delegates 
Inland Revenue will promote and support the role of delegates in the workplace.  
 
Reasonable paid time will be allocated to delegates to carry out their role effectively within 
and beyond the workplace (subject to arrangements agreed between NUPE and the employer 
dealing with notice, timing etc).  This includes time for recruitment, to meet with new and 
potential members, other delegates and NUPE officials over employment matters and/or NUPE 
business, and attending regional, national and other NUPE forums.   
 
Inland Revenue will agree an annual allocation of a reasonable number of paid days, inclusive 
of any statutory entitlements, to enable delegates to attend training, including NUPE delegate 
training.   
3.2.3  Access 
NUPE representatives may enter the workplace for purposes relating to members’ 
employment and/or other union business, including recruitment, at reasonable times during 
work hours.  NUPE representatives accessing the workplace will follow normal notification 
protocols, and observe any established safety or health or security procedures. 
3.2.4  Deductions 
Inland Revenue shall deduct NUPE membership fees, with the authorisation of each member, 
from wages or salary, and shall remit these deductions to NUPE at a frequency in line with the 
employer’s pay periods.  These arrangements are subject to any provisions separately agreed 
between Inland Revenue and NUPE.     
 
When remitting deductions Inland Revenue will provide an electronic deduction schedule 
which allows NUPE to account for whom and over which period, fees have been deducted. 
 
Where practicable, Inland Revenue will make arrangements to advise NUPE whenever 
deductions cease due to a member commencing a period of leave without pay; and to arrange 
for the recommencement of deductions when the member returns from a period of leave 
without pay.    
3.2.5  Union Meetings 
NUPE members are entitled to attend, on ordinary pay at least four union meetings, up to a 
total of four hours in each calendar year. The number and duration of these meetings will be 
agreed within the total annual maximum of four hours, inclusive of any statutory provisions.   
 
NUPE shall provide Inland Revenue at least 14 days notice of the date and time of any such 
union meeting. 
 
NUPE shall make arrangements with the employer for Inland Revenue’s operations to 
continue. 
 
Paid leave is only available for actual attendance at union meetings where the employee 
would otherwise be working for Inland Revenue during the meeting. 
 
NUPE shall provide Inland Revenue with a list of names of union members who attended the 
meeting and the time at which the meeting finished. 
 
Inland Revenue and NUPE may agree additional allocations of time for paid union meetings.  
 
Agreed meetings over collective employment matters are not a debit against any allocation of 
time for union meetings.  
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
11 

3.2.6  Facilities 
Inland Revenue will provide reasonable access to facilities for delegates to carry out their role.  
This includes, where practicable, access to a workstation (with word processing, email, 
printing and external internet capability), photocopying facilities and facilities for 
communication with members including meeting spaces, tele-conferencing facilities, notice 
boards, internal mail, telephone, and email. In addition, members will be allowed reasonable 
access to the union’s external website.  In using these facilities, delegates and members will 
observe all the employer’s normal standards and policies that apply to such facilities. 
3.2.7  NUPE Right of Representation 
As an employees’ authorised representative at the workplace, NUPE is able to personally 
represent employees on a range of matters relating to their employment.  Some specific 
examples include: 
  assistance  in  relation  to  concerns  arising  from  individual  performance  appraisal 
and/or salary review; 
  enquiry  or  dispute  regarding  the  interpretation,  application  or  operation  of  this 
collective agreement and/or any supplementary individual employment agreement; 
  personal grievance claim that employees may have such as unjustifiable dismissal, 
disadvantage, discrimination, sexual harassment or duress; and 
  proposals to introduce new or varied terms and conditions of employment. 
3.2.8  Employment Relations Education Leave 
Sections 73 and 74 of the Employment Relations Act 2000 set out the minimum union 
entitlement to the allocation of employment relations education leave (EREL). 
The Act provides for an amount of EREL based on union membership. 
 
NUPE members are eligible to take paid leave by arrangement with Inland Revenue where 
NUPE select a member to undertake an approved course of employment relations education. 
An approved course in employment relations education may include (but not be limited to) 
knowledge and skills development in: 
  Understanding ‘good faith’ obligations 
  Participating in consultation arrangements 
  Interpreting this agreement and other employment related documents 
  Assisting members with employment issues and problems 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
12 

4  Categories of Employment 
 
Inland Revenue may enter into permanent employment arrangements on a full time or part 
time basis with employees covered by this collective agreement.  Inland Revenue may also 
enter into temporary/ fixed term or casual appointments on a full time or part time basis.  
Inland Revenue must have genuine reasons based on reasonable grounds for entering into 
temporary, fixed term or casual appointments. 
 
Inland Revenue will comply with its obligations under the State Sector Act 1988 including that 
wherever practicable vacancies will be advertised in such a way as to enable suitably qualified 
persons to apply for the position. 
4.1  Permanent Employees 
 
Permanent employment arrangements are those with no predetermined expiry of 
employment. 
4.2  Fixed Term Employees  
 
Fixed term employees may be employed as follows: 
  to perform a defined task or project of a temporary nature including acting in a 
relieving capacity 
  to assist Inland Revenue during peak workloads or seasonal fluctuations 
  in accordance with any agreement reached between NUPE and Inland Revenue with 
regard to restructuring 
  in the situation where Inland Revenue has to downsize by attrition, Inland Revenue 
will consult with NUPE on the use of fixed term employees to continue to manage its 
business. 
 
Fixed term employees will be advised in writing of the work to be undertaken and the 
duration of the period of employment, why it is for a fixed term and when and how the 
employment will end.  If relieving for a employee on parental leave the fixed term employee 
will be advised that the period of employment is dependent on notification of the date of 
return of the employee. 
 
Unless Inland Revenue agrees otherwise, the following clauses in this collective agreement do 
not apply to fixed term employees, due to the short term nature of their employment: 
 
  Clause 6.5 
The wording relating to anticipation of annual leave 
  Clause 9.3   Transfer Expenses 
 
The management of change provisions do not apply to fixed terms employees who have 
reached the expiry of a fixed term agreement. 
4.3  Casual Employees 
 
Casual employees may be engaged to provide urgent or short term cover.   An employee who 
is a casual employee may be employed on an hourly, daily or weekly basis without any 
commitment from either party to an ongoing employment relationship. 
 
Casual employees will be advised in writing of the work to be undertaken and the period their 
services will be engaged.  Each engagement will be for a minimum of 4 hours. 
 
Unless Inland Revenue agrees otherwise, only the following clauses and sections of this 
collective agreement will apply to casual employees: 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
13 

  Section 1 
Collective Agreement Arrangements 
  Section 2 
Employment Policies 
  Section 3 
Consultation 
  Clause 4.5 
Notice of Termination 
  Clause 4.7 
Discipline and Dismissal 
  Clause 5.4 
Overtime and Time Off In Lieu  
  Clause 5.5 
Meal and Rest Breaks 
  Clause 5.7 
Minimum Break – Overtime and Call Back  
  Section 7  
Health and Wellbeing 
  Clause 9.4 
Meal Allowance 
  Clause 9.5 
Business Expenses 
  Clause 9.6 
Motor Vehicle Allowance 
  Section 11 
Integrity of the Tax System 
  Section 12 
Employment Relationship Problem Resolution 
4.4  Preferential Re-engagement after Childcare 
 
An employee who resigns from Inland Revenue to specifically care for pre-school children will 
have preference for re-employment if they apply for a position within four years from the date 
of resignation or five years from the date of taking up parental leave. 
 
The person will need to advise Inland Revenue that they are invoking this preferential re-
entry clause at least three months before the date they wish to return to work and confirm 
their intentions at least one month before their intended date of return. 
 
The preference will apply to a vacancy that is substantially the same position as previously 
held and where the person has the necessary skills to competently fill the position.  Where 
these criteria are met, the person will be offered the position in preference to any other 
person. 
 
The period of absence will interrupt service but not break it and will not count as service for 
any leave entitlements. 
 
The preference will lapse where the applicant has not been appointed to a position within five 
years and three months of the date the person ceased work. 
4.5  Notice of Termination 
4.5.1  General 
One months’ notice of termination of employment will be given by either party. This may be 
varied by agreement.  
 
In the case of serious misconduct, Inland Revenue may dismiss any employee with a lesser 
period of notice than specified above, with or without notice. 
 
Where employment ends in accordance with a fixed term or casual employment, notice is not 
required. 
 
Inland Revenue may decide that an employee, including a fixed term employee, is not 
required to work during the notice period and in such circumstances the employee will be paid 
in lieu of the notice period. 
4.5.2  Wellington and Palmerston North Contact Centre employees 
Two weeks notice of the termination of employment (due to resignation, dismissal or 
redundancy) is required or two weeks pay in lieu of notice will be paid or forfeited as the case 
may be. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
14 

4.6  Ending employment on medical grounds 
 
Where Inland Revenue approves that employment is to end due to medical reasons, the 
employee will be granted 65 days pay in addition to any outstanding annual leave.  This 
clause does not apply if the employee is to receive a greater entitlement in accordance with 
any grand parented entitlement in Appendix 1. 
4.7  Discipline and Dismissal 
 
The following principles are to be followed when dealing with disciplinary matters: 
 
(a.) 
Employees must be advised of their right to request union assistance and/or 
representation at any stage. 
(b.) 
Employees must be advised of the specific matter(s) causing concern and a reasonable 
opportunity provided for an employee to state any reasons or explanations. 
(c.) 
If a matter under investigation is considered sufficiently serious an employee may be 
placed on suspension on full pay pending an investigation under (d). 
(d.) 
Before any substantive disciplinary action is taken, an appropriate investigation is to 
be undertaken by Inland Revenue. 
(e.) 
Depending upon the seriousness of the misconduct an oral warning should precede a 
written warning.  Oral warnings will be recorded on an employee’s personal file and will 
expire after a specified period. 
(f.) 
If corrective action is required this will be explained to the employee and they will be 
given a reasonable opportunity to take this action.  
(g.) 
The process and results of any disciplinary action are to be recorded in writing, sighted 
and signed by the employee and placed on their personal file.  Any warning letter will 
specify the duration of the warning. 
(h.) 
An employee aggrieved by any action taken by Inland Revenue must be advised of 
their right to pursue a grievance in terms of the Employment Relationship Problem 
Resolution procedures. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
15 

5  Work Hours 
5.1  Hours of Work 
 
Inland Revenue’s mission is to provide quality services to the community.  This requires 
flexibility and co-operation from both parties to ensure customer and business needs are met 
while balancing these requirements with individual employees’ personal and family 
commitments and needs.   
 
The objective in setting the days and hours that are worked is to provide as much stability as 
practicable and yet be adaptable to the changing needs of our customers, the business and its 
employees.   
 
An employee’s hours of work, including the agreed nine hour band (if applicable), will be 
confirmed in their letter of offer of appointment.  Unless otherwise agreed with the employee, 
the hours of work will not be inconsistent with the hours of work set out in this agreement.   
 
Where an employee wishes to change their hours on either a temporary or a permanent basis 
or where the patterns of work in any particular workplace require a change in their current 
hours of work, this must be agreed.  Any resulting agreement to either a temporary or 
permanent change in hours will be recorded in writing as an individual variation to the 
employee’s terms and conditions of employment. 
 
An employee’s letter of offer of appointment may provide for an initial nine-hour band to 
apply from the commencement of employment, and a different band to apply at another date 
thereafter. 
 
If an employee accepts a new position within Inland Revenue they will be subject to any new 
hours of work for the new position as set out in the letter of offer of appointment for the new 
position. 
 
All full time employees in a work area will work the same number of weekly hours (37 hours 
55 minutes) or fortnightly hours (75 hours 50 minutes) exclusive of meal breaks and within 
the same nine hour band. 
 
Employees appointed after the commencement of this contract may be required to be 
available at any time within an agreed nine hour band (if applicable) as set out in their letter 
of offer of appointment, (or as subsequently varied in writing by mutual agreement). 
5.1.1  Definitions 
These definitions apply for the purpose of these hours of work provisions only.   
Full time employee.  A full time employee’s hours of work are 7 hours 35 minutes a day, 37 
hours 55 minutes a week, 75 hours 50 minutes per fortnight. 
Part time employee.  A part time employee’s hours of work are less than 7 hours 35 
minutes a day or, less than 37 hours 55 minutes a week or, less than 75 hours 50 minutes 
per fortnight. 
Standard hours of work.  The standard hours of work for a full time employee are 7 hours 
35 minutes a day. 
Overtime.  Full time employees are paid for a minimum of 8 hours per day.  Overtime and 
time off in lieu shall only apply to hours worked in excess of 8 hours per day. 
Nine hour band.  The nine hour band is the period between the start time and the finish 
time for a days work of an employee.  The 7 hours 35 minutes hours of work, meal and rest 
breaks are within those two points in time. 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
16 

5.1.2  Those employed prior to 1 May 2007 [yellow shaded wording is new] 
a)  Full time employees - other than Wellington and Palmerston North Contact 

Centre employees 
 
The standard hours of work for full time employees (other than Wellington and Palmerston 
North Contact Centre employees) who were employed by Inland Revenue before 1 May 2007 
are 7 hours 35 minutes per day, 37 hours 55 minutes per week, to be worked between 
8.00am and 5.05pm Monday to Friday. 
 
b)  Full time employees in the Wellington and Palmerston North Contact Centres 
 
The standard hours of work for full time employees employed in the Wellington and 
Palmerston North Contact Centres before 1 May 2007, are 7 hours 35 minutes per day, 75 
hours 50 minutes per fortnight, to be worked between 8.00am and 8.00pm Monday to Friday, 
and between 9.00am and 1.00pm Saturday.  
 
Any employee covered by this clause may agree with Inland Revenue that their rostered 
hours of work will be worked at any time between the hours of 7.25am and 8.30pm Monday 
to Friday and between 8.00am and 5.00pm Saturday, subject to the right of either party to 
return to the standard hours of work applicable to this group of employees, by giving no less 
than four weeks’ notice. 
 
Some Contact Centre employees employed prior to 1 May 2007 may have agreed the 
following working hours arrangement: Hours of work will be up to 7 hours 35 minutes per 
day/75 hours 50 minutes per fortnight to be worked between 8am and 6.30pm Monday to 
Friday and between 9am and 1pm Saturday. These employees will be entitled to retain these 
hours, unless subsequently varied by agreement. 
5.1.3  Those employed on and from 1 May 2007 
a)  Full time employees [other than those employed in Contact Centres]  

 
The standard hours of work for full time employees (other than Contact Centre employees) 
who were employed by Inland Revenue on and from 1 May 2007 are 7 hours 35 minutes per 
day, 37 hours 55 minutes per week, to be worked within an agreed nine hour band between 
7.25am and 8.30pm Monday to Friday and between 8.00am and 5.00pm Saturday. Unless 
otherwise agreed these employees will have 2 consecutive days off each week.  
 
The employee's hours of work, including the agreed nine hour band, will be confirmed in their 
letter of offer of appointment. The employee's letter of offer of appointment may provide for 
an initial band to apply from the commencement of employment, and a different band to 
apply at another date thereafter. 
 
Employees may be required to be available at any time within the agreed nine hour band set 
out in their letter of offer of appointment, or as subsequently varied in writing by mutual 
agreement. 
 
b)  Full time employees in Contact Centres  
 
This clause applies to employees employed in Contact Centres on and from 1 May 2007. 
 
This clause also applies to employees employed outside Contact Centres, who are required to 
directly support Contact Centre activities. This does not include employees from other areas 
of Inland Revenue who assist with answering customer telephone calls from time to time.  
 
The standard hours of work for these full time employees are up to 7 hours 35 minutes per 
day and 75 hours 50 minutes per fortnight, to be worked between 7.25am and 8.30pm 
Monday to Friday, and between 8.00am and 5.00pm Saturday. 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
17 

Some Contact Centre employees first employed between 1 May 2007 and 8 November 2010 
(inclusive) may have agreed the following working hours arrangement: Hours of work will be 
up to 7 hours 35 minutes per day/75 hours 50 minutes per fortnight to be worked between 
7.25am and 6.30pm Monday to Friday and between 8.00am and 5.00pm Saturday. These 
employees will be entitled to retain these hours, unless subsequently varied by agreement. 
 
Inland Revenue is also entitled to recruit full time employees in Contact Centres whose hours 
of work shall be performed within an agreed 9 hour band which will be between 7.25am and 
8.30pm Monday to Friday, and between 8.00am and 5.00pm Saturday, with no option of 
subsequently moving to a different set of hours unless mutually agreed with Inland Revenue. 
 
Where this occurs, the specific hours of work will be advertised with the position, and all 
applicants will be expressly informed in writing of those specific hours of work for the position. 
5.1.4  Rostering of Contact Centre Employees 
Contact Centre employees’ hours of work will be set by roster, based on business needs. 
 
Where possible Inland Revenue will endeavour to take account of employee preferences.  
 
Notice of rosters showing hours of work for each roster cycle will be advised to the employees 
concerned four weeks in advance. Rosters may be varied prior to commencement of duty to 
meet the requirements of an emergency situation or by agreement. Each roster period will be 
of a duration of between one and 24 weeks. 
 
Contact Centre employees will not be rostered to work on more than four Saturdays in a 16 
week period. 
 
Contact Centre employees will not be rostered to work later than 6.30pm on more than four 
weeks in a 16 week period. 
 
Contact Centre employees will be given at least two consecutive days off no less than three 
out of four  weeks, and as a consequence their hours of work may be spread across four, five 
or six  days in any one week but will total no more than 75 hours 50 minutes per fortnight. 
5.1.5  Part Time Employees 
The Hours of Work provisions set out in this agreement, including the standard hours of work 
applicable to each group of employees shall apply to part time employees, provided that the 
number of hours worked will be less, as agreed in the employee’s letter of offer of 
appointment or mutually agreed in writing. 
5.1.6  Individual Arrangements 
In addition to the terms and conditions of this agreement, an employee (or group of 
employees) may negotiate supplementary terms and conditions of employment, provided 
these are not inconsistent with this agreement. 
 
Any supplementary terms and conditions will be recorded in writing (commonly expressed in 
the form of an appointment letter, contract variation or agreement letter, with protected or 
grand-parented entitlements) pursuant to section 61 of the Employment Relations Act 2000. 
5.1.7  Letters of Offer of Appointment 
The standard hours of work for all new employees (including the nine hour band, where 
applicable) will be identified in their letters of offer of appointment, and will not be 
inconsistent with the hours of work provisions in this collective agreement. 
 
Where the standard hours of work are other than 8.00am to 5.05pm Monday to Friday, this 
will be identified when the position is advertised.  
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
18 

After the commencement of employment, an employee and Inland Revenue may mutually 
agree to vary their hours of work, provided that the agreed hours of work shall not extend 
outside the hours of 6:00am and 10:00pm Monday to Friday and where appropriate 8.00am 
and 5.00pm Saturday. 
5.1.8  Fixed term employees 
In order to meet specific business needs, Inland Revenue may need to engage fixed term 
employees on hours of work arrangements which fall outside the hours of work provisions in 
this collective agreement.   Where Inland Revenue considers that business needs require 
hours of work arrangements outside the provisions of this collective agreement, it will consult 
with NUPE with a view to seeking agreement to alternative hours of work applicable to fixed 
term employees.  The terms of any such agreement reached will apply instead of the hours of 
work provisions set out in this agreement in respect of those employees directly affected.   
5.2  Non-Standard Hours of Work (Flexitime) 
 
Inland Revenue supports employees balancing personal and family commitments with their 
daily work so long as operational needs are met and the health and safety of the employee is 
not adversely impacted.  Wherever possible employees will be given the opportunity to work 
flexitime, and agreement to requests from employees to work flexitime will not be 
unreasonably withheld.  
 
Access to flexitime is subject to Inland Revenue’s operational requirements at all times.  This 
means that employees can be required to be available at any time within the standard hours 
of work applicable to that employee (as established in their letter of offer of appointment or 
as subsequently varied by mutual agreement in writing), should office demands require.  
Access to flexitime may be limited where employees are rostered. 
 
The flexitime hours of work in Inland Revenue, during which employees may work their hours 
of work are between 6.00am and 10.00pm Monday to Friday and 8.00am to 5.00pm 
Saturday.   
 
An employee and their manager will establish: 
 
  the pattern of hours to generally be worked by the employee during the flexitime and  
  the amount of additional flexibility available to an employee around that established 
pattern of hours, to make an occasional or short term change to their hours, without 
the need to seek further agreement from their manager. 
 
Where an employee wishes to change their pattern of hours outside of these established 
limits of additional flexibility, this must be agreed with their manager. Any resulting 
agreement to a change in hours will be recorded in writing.  
 
5.2.1  Operation of Non-Standard Hours 
Employees will not be disadvantaged for choosing not to, or not being able to, work flexitime. 
 
The aim of flexitime is to enable employees to balance their time credits over a period of 
time.  Unless given prior approval by Inland Revenue a negative time balance must be made 
up to a nil balance within a month.  A positive balance will be managed in agreement with the 
employee’s manager.  If an employee wishes to accumulate time to be taken outside of the 
established limits of additional flexibility, they should discuss and agree this with their 
manager with a view to accumulating the additional hours under the relevant clause in this 
agreement. 
 
Accumulated time credits can be managed in a variety of ways, including, but not restricted 
to, taking a day or half day off, but must be used within one year of being accumulated.  If 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
19 

after having made two requests within the twelve month period, the employee is unable to 
take the credits because of work commitments, the credits will be paid at T1. 
5.3  Accumulation of Additional Hours (not Time Off In Lieu for Working 
Overtime) 
 
Where it is agreed, an employee can accumulate up to two extra days paid leave per month 
on the basis of one hour off for each additional hour worked.  Such leave must be taken 
within 12 months of qualification in periods of not less than half a day duration. 
 
Where Inland Revenue is not able to approve the taking of the accumulated time at any time 
within the qualifying period, it will be paid for at the rate of T1½.  Where an employee does 
not apply to take the accumulated time off within the qualifying period, the accumulated time 
will be forfeited.  Three months’ notice of such forfeiture will be given. 
 
The accumulation of additional hours needs to be approved separately and time cannot be 
accumulated as part of credits or time off gained through working flexitime, unless specifically 
agreed with the employee’s manager. 
5.4  Overtime and Time Off In Lieu (TOIL) 
5.4.1  Overtime  
Overtime is time worked at the request of Inland Revenue in excess of eight hours per day, or 
at any time on a Sunday or Public Holiday, or on any day which is outside the employees 
standard days of work but does not include situations  where an employee: 
 
  is accumulating additional hours, or  
  is working flexitime hours by agreement, or 
  has agreed some other arrangement with their manager. 
 
However, with the manager’s agreement, an employee working flexitime hours may be paid 
overtime before the completion of an eight hour day providing that the flexitime settlement 
provisions are met.  The employee must have worked at least 5 hours on that day. 
 
Overtime will be paid at the rate of time one and a half (T1½) for the first three hours and 
double time (T2) thereafter, except that double time (T2) will be paid for all overtime worked 
as follows: 
 
  between 10 pm and 6 am on any day; 
  between midday  Saturday and 6 am Monday (except where the hours worked on 
Saturday fall within the band of standard hours of work applicable to that employee); 
  on Public Holidays. 
 
An employee required to work overtime, other than as an extension of duty, on a Saturday, 
Sunday or Public Holiday, or any day which is outside the employees standard days of work, 
will be paid a minimum payment equal to three hours at the appropriate rate. 
 
On the day on which daylight saving ceases, any additional time worked because of the 
alteration of clocks back by one hour will be paid as overtime (T2). 
5.4.2  Overtime – Wellington and Palmerston North Contact Centres 
Overtime in the Wellington and Palmerston North Contact Centres is specifically pre-approved 
time worked in excess of 8 hours per day or 80 hours per fortnight.  For the calculation of 
overtime, salary includes special duties, minimum adult, and dependant's allowances. 
 
Except for overtime worked on a public holiday, all overtime will be paid at the rate of time 
and one half (T1½), i.e. there is no double time after 3 hours.  Overtime worked on a public 
holiday will be paid at T2 and if the overtime is performed on a public holiday that would 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
20 

otherwise have been a normal working day for the employee, an alternative holiday will be 
provided in accordance with the Holidays Act 2003.  
 
All overtime will attract a minimum of three hours payment, provided that it is not worked as 
an extension of a rostered shift. 
5.4.3  Time Off In Lieu (TOIL) for working overtime 
Except for Wellington and Palmerston North Contact Centre employees, where an employee is 
requested to work overtime, Inland Revenue will offer the employee the choice of paid 
overtime or time off in lieu (TOIL) on the basis of one hour off for each additional hour 
worked or part thereof. 
 
In the Wellington and Palmerston North Contact Centres, time off in lieu of overtime 
payments may be offered, at the discretion of Inland Revenue. 
 
TOIL must be taken within 12 months of qualification in periods of not less than half a day 
duration.  Where Inland Revenue is not able to approve the taking of the time off in lieu at 
any time within the qualifying period it will be paid for at the rate of T1½.  Where the 
employee does not apply to take the time off in lieu within the qualifying period, the 
accumulated time will be forfeited. 
 
TOIL is not available for overtime worked on a public holiday.  All time worked on a public 
holiday is paid at T2.  In addition, if the overtime is worked on a day that would otherwise 
have been a normal working day for the employee, an alternative holiday will be provided in 
accordance with the Holidays Act 2003. 
5.4.4  Overtime – General Provisions 
Employees will not be disadvantaged if they do not agree to work overtime.  
 
It is the employee’s responsibility to provide transport to and from work.  However, where 
Inland Revenue requests an employee to work overtime which commences or finishes during 
the hours of darkness, and where the employee usually uses public transport and public 
transport is not available, then Inland Revenue will supply transport from the place of work to 
the place of residence.  Transport is provided on a case-by-case basis, and must be agreed 
with the Manager prior to the overtime commencing. 
 
Inland Revenue will support employees in ensuring their safety when arriving at or leaving 
work during the hours of darkness. 
 
For employees working at Information Technology, during the hours of darkness a security 
escort for employees working overtime or on call-out is available between the work place and 
the employee's transport.  Transport to and from the work place will be provided when 
necessary (if requested) between the hours of 11 pm and 6 am, or such other times as 
agreed on a case by case basis. 
5.5  Meal and Rest Breaks 
 
In making decisions about the timing of meal breaks, the employee and their manager will 
consider whether this impacts adversely on the business, or on the employee’s own well-
being. 
 
Employees who work more than six hours per day will take a meal break at a time to be 
agreed between the employee and their manager. 
 
Employees who work between four and six hours per day will determine, with the agreement 
of their manager, whether or not to take a meal break and the timing of this break.   
 
Employees who work fewer than four hours per day will not be entitled to a meal break. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
21 

 
Employees who agree to work extended hours will take a second meal break no later than five 
hours after recommencing work following their last meal break. 
 
The duration of a meal break may range between 30 minutes and 2 hours but employees 
cannot be required to take a meal break of less than 1 hour. 
 
In the Wellington and Palmerston North Contact Centres, meal breaks of between 30 minutes 
and one hour will be set by roster, and longer meal breaks may be mutually agreed. 
 
Where office requirements demand it, employees may be required to nominate a regular 
commencing time and/or length of their meal break.  Such arrangements can only be varied 
with the prior agreement of their manager/team leader. 
 
An employee will be allowed two rest breaks of ten minutes each (not being breaks provided 
under clause 7.3), during each period of duty, at times agreed with their manager.  A 
common sense approach will be taken to providing rest breaks to part time employees who 
only work a few hours each day. 
 
Inland Revenue will provide tea, coffee, milk and sugar for refreshments during meal and rest 
breaks. 
5.6  Call Back 
 
An employee will be paid for a minimum of three hours at the appropriate rate, where they: 
  are called back to work after completing their day's work; and have left their place of 
employment;  
or    are called back before their normal time of starting work and do not continue working 
until such normal starting time,  
except that: 
  call backs commencing and finishing within the minimum period covered by an earlier 
call back will not be paid for; 
  where a call back commences before and continues beyond the end of a minimum 
period for a previous call back, payment will be made as if the employee had worked 
continuously from the beginning of the previous call back to the end of the later call 
back. 
5.7  Minimum Break – Overtime and Call Back 
 
Where it is necessary for an employee to work overtime or they are called back to work, in 
the interests of their personal health and safety it will be arranged so that they have a nine-
hour break between completing work on one day and restarting work on the next day.  The 
break may occur before or after the overtime is worked or the call back. 
 
If a break of at least nine continuous hours cannot be provided between periods of duty, the 
duty is to be regarded as continuous until a break of at least nine continuous hours is taken 
and it will be paid at overtime rates, with proper regard to the time at which it occurs and the 
amount of overtime which precedes it. 
 
Time spent off duty during ordinary hours of work solely to obtain a nine-hour break will be 
paid at ordinary time rates.  Any absence after the ninth continuous hour of such a break, if it 
occurs during the ordinary hours of work, will be treated as a normal absence from duty. 
 
5.8  Technology Fix – IT and other technology support staff 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
22 

Where an employee is contacted when not at work to fix a technological problem, and this 
does not require the employee to travel to the work place as they are able to fix the problem 
over the phone or via a modem, then the minimum rate of payment will be one hour of 
overtime, at the appropriate rate.  If a second or subsequent fix is required within the hour a 
further payment will only be made if total time involved is more than one hour. 
 
If the work is performed on a public holiday that would otherwise have been a normal working 
day for the employee, an alternative holiday will be provided in accordance with the Holidays 
Act 2003. 
 
5.9  On Call Allowance 
 
This clause only applies to employees who are asked by Inland Revenue, and who agree, to 
be available for formal on-call duties.  For clarification, an employee who accepts an offer of a 
role that includes on-call as an expectation of the role has agreed to be available for on-call 
duties. 
 
On-call is defined as an unplanned, unexpected or emergency situation that requires an 
immediate response to meet Inland Revenue’s business needs or responsibilities.  Such a 
response will normally involve attending an incident at a place other than the employee’s 
home.    
 
This clause does not apply to routine enquiries or phone calls that an employee may receive 
outside of their normal hours of work even though those enquiries or calls may be unplanned 
or unexpected. 
 
Inland Revenue will take into account the personal circumstances of employees when 
assigning on-call duties, and will exclude those employees who are on annual leave, or in 
respect of whom annual leave has been approved, from being required to be on-call. 
 
If an employee is on-call on a public holiday and is not called in to work, the employee will be 
entitled to an alternative holiday if the nature of the restriction imposed by being on-call on 
the employee’s freedom of action is such that, for all practical purposes, the employee has 
not had a whole holiday. 
 
The following allowances will be payable in the event of an employee being required to be on-
call: 
  From 5pm Monday to 8am Saturday - $18 gross per night 
 
From 8am Saturday to 8am Monday or on a Public Holiday - $25 gross per 12 hour 
period 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
23 

6  Leave 
6.1  Introduction 
 
Leave is provided to ensure the health and wellbeing of employees, and to enable them to 
meet a variety of personal, community and family needs. 
6.2  Public Holidays 
 
Employees are entitled to a paid holiday on each of the following occasions, provided that it is 
a normal working day for them: 
  Christmas Day 
  Boxing Day 
  New Year’s Day 
  2 January 
  Waitangi Day 
  Good Friday 
  Easter Monday 
  ANZAC Day 
  The birthday of the reigning Sovereign (observed on the first Monday in June) 
  Labour Day (being the fourth Monday in October) 
  The day if the anniversary of a province or the day locally observed as that day. 
 
This leave will be granted and taken in accordance with the Holidays Act 2003. 
 
Where employees are requested and agree to work on a public holiday, they will be paid 
double time.  If that day would otherwise be a normal working day for the employee, the 
employee will be granted, in addition, an alternative holiday to be taken in accordance with 
the Holidays Act 2003. 
6.3  Closedown Period 
 
Inland Revenue will have an annual closedown period between the Christmas and New Year 
holidays.  Inland Revenue will provide at least one month’s notice of the closedown period 
and the work locations affected each year.  In the event that the Wellington and/or 
Palmerston North Contact Centres is/are operating between the Christmas and New Year 
holidays, the relevant Contact Centre employees agree that they will be available to work if 
required to do so by Inland Revenue.  Employees with a current annual leave entitlement at 
the commencement of the closedown period will be required to use that annual leave for the 
closedown period. 
 
Where an employee’s current annual leave entitlement at the commencement of the 
closedown period is insufficient to cover the entire closedown period then the employee 
agrees to take annual leave in advance to cover that part of the closedown period for which 
they do not have a current leave entitlement. 
 
Employees who do not have a current leave entitlement agree to take annual leave in 
advance. 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
24 

6.4  Public Holidays falling during leave or time off 
 
Where a public holiday falls during a period of annual leave, sick leave on pay or special leave 
with pay, an employee is entitled to that holiday if it falls on a day that would have been a 
normal working day for the employee.   Such holiday is not to be debited against the leave.   
This includes a holiday which falls between the end of paid leave and the commencement of 
parental leave. 
 
This provision does not apply to a holiday falling during retiring leave after the employee has 
ceased work prior to leaving Inland Revenue, or to leave without pay (including military leave 
without pay).  
 
Where the employee does not work the same days regularly, leave on pay/without pay will be 
paid/approved on the basis of the percentage of time the employee usually works. 
6.5  Annual Leave 
 
Annual leave may be taken as it is accrued.   
 
Continuous service as specified at clause 1.6 is recognised for the calculation of annual leave 
entitlement. 
 
Employees will accrue four weeks’ annual leave during each of the first five years of 
continuous service.  From the beginning of the sixth year of continuous service, annual leave 
will accrue at the rate of five weeks each year.   
 
Nothing in this provision limits rights or obligations under the Holidays Act 2003. 
 
Part time employees will receive the same annual leave entitlement as full time employees, 
but will be paid for such leave on a pro-rata basis. 
 
It is important that employees use this time to take a break from work on a regular basis to 
relax and refresh themselves.  For this reason: 
  an employee will normally use a years annual leave entitlement each year; and 
  it is recommended that they take a break of at least two weeks uninterrupted leave each 
calendar year. 
 
An employee may, with Inland Revenue’s agreement, use annual leave for sickness or 
bereavement if entitlements under those provisions have been exhausted. 
 
An employee’s leave balance may not exceed: 
  their annual entitlement plus five days, or 
  their annual entitlement plus their current year’s accrual. 
 
Annual leave in excess of this amount is able to be accumulated for a specific reason, with the 
agreement of the employee’s manager.  
 
An employee may, by mutual agreement with the employer, taking into account work 
requirements and personal preferences, anticipate up to half their next annual leave 
entitlement.  If the employee has over 20 years continuous service they may anticipate up to 
their annual entitlement. 
 
It is agreed that payment for annual leave will be made in the pay that relates to the period 
during which the leave is taken (i.e. the employee’s usual pay day). Inland Revenue may 
approve an employee’s request for payment of annual leave prior to going on leave. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
25 

6.5.1  Leave banking and salary trade 
The facility to bank leave and to agree salary trade for additional annual leave will be 
provided for and applied by agreement between the employer and employee as follows; 
 
Leave banking 
An employee may take a reduced salary for a defined period of time and bank the reduced 
amount of salary towards an extended period of paid leave, for an agreed specific purpose or 
event; for example, further study, travel or a sabbatical. 
 
Salary trade for additional leave 
An employee may purchase additional annual leave over and above their entitlements set out 
in this agreement. An employee may trade salary for up to four additional weeks of annual 
leave. These arrangements are for a minimum of a 12 month period. 
 
Each week of additional leave purchased will equate to a 2% reduction in salary for 12 
months. 
6.5.2  Suspension of accrual 
Section 16 of the Holidays Act 2003 sets out an employee’s entitlement to annual leave.  For 
the purpose of s16(2)(b) of the Holidays Act 2003, an employee who is absent on special 
leave without pay for more than 35 consecutive days, with the exception of unpaid sick leave 
and unpaid bereavement leave,  will accrue annual leave only for the first week of the leave 
without pay. 
6.6  Parental Leave 
 
Parental leave will be granted in accordance with the provisions of the Parental Leave and 
Employment Protection Act 1987, on the birth of a child or where an employee assumes the 
care of a child who is not more than 5 years of age (with a view to adoption).  Full details 
relating to the entitlement to parental leave (which includes maternity, paternity, extended 
and special leave) are contained in Inland Revenue’s HR Manual. 
 
The provisions of the Parental Leave and Employment Protection Act apply and include 
entitlements as follows: 
  Six weeks maternity leave before the expected date of delivery or adoption, or more on 
medical advice, 
  Up to 10 days discretionary leave for reasons connected with the pregnancy 
  Up to two weeks unpaid leave for partners three weeks either prior to or post the 
expected date of delivery. 
  26 weeks extended leave where an employee has been employed for less than 12 months, 
and those with a minimum of 12 months, 52 weeks extended leave.  The leave may be 
shared with the employee’s partner and not exceed the total period allowable and taken 
within 12 months of the birth or adoption. 
  Return to the same or in a similar position to the one occupied before going on parental 
leave.  Departments must, as a first preference, hold the position of an employee going on 
parental leave open, or fill it temporarily if the work must be done. 
 
Employees intending to take leave are required to give at least three months notice in writing.  
Except where the employee is proposing to adopt a child, the application is to be accompanied 
by a certificate signed by a registered medical practitioner certifying the expected date of 
delivery.  Where an employee is proposing to adopt a child, the employee must give notice in 
accordance with their obligations under ss32 and 33 of the Parental Leave and Employment 
Protection Act 1987.  An employee absent on parental leave is required to give at least 21 
days notice of their intention to return to duty. 
6.6.1  Incentive Payment 
In recognition of returning to work following a period of Parental Leave, a payment will be 
made as follows. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
26 

 
Where an employee: 
  takes extended leave of up to 12 months; and 
  returns to work before or at the end of the leave; and 
  completes a further 6 months’ service.  
 
EITHER: they will receive a payment equivalent to 30 working days’ leave on pay at the rate 
applying when they went on extended leave. 
 
OR: if they are absent on extended leave for fewer than 30 working days, they will receive a 
payment equivalent to the number of days they were absent.   
 
In either situation, if both the employee and their partner are employed in the Public Service 
and are eligible for a similar payment or allowance, then only one of them is entitled to the 
payment and they must choose which person will receive it. 
 
The payment is based on the percentage of employment worked prior to an absence on 
parental leave.  If the employee worked less than full time for a short period due to the 
pregnancy, prior to the commencement of parental leave, payment will be based on the 
percentage rate of employment prior to the absence on parental leave, not on the short term 
change to normal hours. 
6.6.2  Restructuring issues 
When a restructuring involves a position that is usually occupied by an employee who is on 
parental leave, then the same restructuring provisions that would apply to other staff 
members who are part of the same restructuring, will apply. 
 
Any employee on parental leave must be notified if their position is to be affected by a 
restructuring. 
 
Employees returning from parental leave, who seek to work reduced hours, should note that 
any reduction in hours will impact on any redundancy payment they may subsequently 
become entitled to. 
6.6.3  Annual Leave accrued while on Extended Parental Leave 
 
Employees on extended parental leave will accrue annual leave in accordance with the 
provisions of the Holidays Act 2003.  
 
Annual leave accrued while on a period of extended parental leave and taken in the first 12 
months following the employee’s return to work will be paid at a rate equivalent to the higher 
of the employee’s average weekly earnings or their ordinary daily pay applying at the time 
the leave is taken. 
 
All annual leave must be taken at a time agreed with the employee’s manager taking into 
account work requirements and the employee’s personal preferences. 
 
Should the employee resign during the 12 month period following their return to work, any 
untaken annual leave accrued while they were on extended parental leave will be paid out at 
a rate equivalent to their average weekly earnings for the 12 month period immediately 
before the end of the last pay period before the annual leave is paid out. 
6.7  Discretionary and Extended Discretionary Leave  
 
An employee may apply for discretionary leave with or without pay and Inland Revenue will 
make reasonable efforts to accommodate such requests.   
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
27 

Each application will be considered according to its merits with a decision made taking into 
account the circumstances of the individual as made known to Inland Revenue and its 
operational needs. 
 
Approved discretionary leave without pay for periods in excess of one month will be regarded 
as extended discretionary leave. 
 
Where leave has been approved, the position will be held open and service will be interrupted 
but not broken for extended discretionary leave without pay of more than one month and up 
to three months. 
 
There is no guarantee of placement in either the same or a new position at the end of a 
period of discretionary leave of more than three months and up to 15 months. 
 
If a suitable position is found, service will be treated as interrupted but not broken. 
 
If a suitable position is not found before the end of the preference period, the employee will 
be given one months’ notice in writing that their employment is to be terminated.  Leave 
without pay continues for the one month, i.e. is not paid notice.  The last day of service will 
be recognised as the original date that the extended leave commenced, e.g. service is 
interrupted but not broken. 
 
Managers need to balance the needs of the employee and the business when considering 
applications, taking into account: 
  the length of leave required 
  the length of service of employee 
  the purpose of leave 
  the impact on team/organisation 
  the ability to backfill 
 
This list is not exhaustive. 
 
As a general rule, all annual leave will be expected to be taken prior to the commencement of 
extended leave without pay. 
6.7.1  NUPE Leave 
Up to 12 months’ discretionary leave without pay may also be approved to allow employees to 
work for NUPE. 
6.7.2  Leave for Community Service and Personal Development 
Inland Revenue recognises that employees have a contribution to make to society and that 
they also have a variety of development needs.  While requests for leave or time off will not 
be automatically granted, periods of leave or time off, either with or without pay, may be 
granted for the following (further information can be found in the HR Manual): 
  Study Leave 
  Outward Bound courses 
  Transfer Leave 
  Meetings of Boards, Councils and Committees 
  Conferences and Conventions 
  Civil Defence, Search and Rescue and Fire Fighting 
  Leave for Military Training (in excess of the statutory minimum). 
  Iwi/Tribal Organisation 
  Church/Religious Organisation 
  Environmental Organisation 
 
This list is not intended to be exhaustive.  There may be other types of leave required to meet 
social/community interests and these will be considered on a case by case basis. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
28 

6.7.3  Paid Leave for Voluntary Military Service.  
Volunteer Service shall be allowed in accordance with the Volunteers Employment Protection 
Act 1973 (including any amendments or replacements). 
 
An employee shall be entitled to paid time of up to twelve weeks for initial training and up to 
four weeks each year thereafter will be provided. 
 
An employee will refund Inland Revenue the lesser amount of either their salary or military 
pay. 
 
Additional leave without pay or up to twelve months will be made available to employees 
undertaking peacekeeping duties. 
6.7.4  Study Leave. 
An employee may be granted leave to undertake a programme of study as agreed with Inland 
Revenue. 
 
Support for study leave may include paid or unpaid leave for attendance at lectures, tutorials, 
workshops and attendance and preparation for examinations and assessments; contribution 
to course fees; or use of work facilities. 
 
Inland Revenue, in consultation with the employee, in determining the support for study will 
take into account: 
  the time commitment required and the workload of the employee; 
  programme requirements such as attendance at lectures or workshops, residential 
modules, on  the  job or practical experience, examinations  and assessments; 
  additional support available such as use of work facilities and technology; 
  the impact of the leave on the organisation and on the workload of the employee and 
others; 
  affordability of providing the support to the employee. 
 
Further information can be found in the HR Manual on the Inland Revenue intranet. 
6.8  Sick Leave 
 
From time to time employees and their families suffer from illness or health problems.  Inland 
Revenue’s policy is that where there is a genuine need to be absent from work, employees 
should take reasonable time off.  This may include time required to be off work during a 
pregnancy. 
 
There is a range of sick leave options available intended to give flexibility for individual 
circumstances to be catered for.  Sick Leave will be calculated in working days only.  
 
The sick leave provisions in this clause are not in addition to the sick leave provisions of the 
Holidays Act 2003. 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
29 

6.8.1  Entitlement to sick leave on pay 
(a) 
Permanent employees appointed to Inland Revenue prior to 12 March 1993 
 
Permanent employees appointed to Inland Revenue prior to 12 March 1993 will receive the 
following sick leave entitlements on full pay based on their length of continuous service: 
 
Service 
Entitlement 
Over 5 years and up to 10 years 
92 days less leave already taken 
Over 10 years and up to 20 years 
183 days less leave already taken 
Over 20 years and up to 30 years 
275 days less leave already taken 
Over 30 years and up to 40 years 
365 days less leave already taken 
Over 40 years 
9 days a year plus any untaken leave from a 
previous entitlement 
 
 
The parties acknowledge that the effect of the entitlements provided for in this table is more 
advantageous to the employee than the statutory minimum entitlement of 5 days per annum. 
In addition to the entitlements set out in this table, employees employed before 12 March 
1993 will receive: 
  two additional days sick leave entitlement each year on the anniversary of their 
appointment, effective from 1 May 2007. 
  four additional day’s sick leave entitlement each year on and from the next 
anniversary of their appointment on and from 1 July 2009. 
 
(b) 
Employees appointed to Inland Revenue on or after 12 March 1993   
 
Effective from the employee’s next anniversary of appointment following 1 May 2007, 
employees appointed to Inland Revenue on or after 12 March 1993 will be provided with 11 
working days sick leave on pay for each year of continuous service.  On and from 1 July 2009 
employees with two years of continuous service will be entitled to 15 days sick leave on pay 
in each year.  Any unused entitlement will be carried forward for use in future years to a 
maximum of 260 working days. 
6.8.2  Entitlement to sick leave - Part-time employees  
Part-time employees who work 5 days a week but on reduced hours, are entitled to sick leave 
on pay as above, i.e. payment will be made for the number of hours normally worked on that 
day.  For part time employees who work less than 5 days a week, the sick leave entitlement 
is calculated on a pro-rata basis, e.g. an employee working three days a week will have an 
entitlement of three/fifths of 11 days, i.e. 6.6 days a year or after two years continuous 
service three/fifths of 15 days ie 9 days.   A minimum 5 day entitlement will apply. 
6.8.3  Sick leave without pay 
Employees may be granted sick leave without pay. 
6.8.4  Special paid sick leave 
Where an employee has insufficient sick leave to cover a period of absence, Inland Revenue 
will give genuine consideration to the provision of additional paid days leave, along with the 
range of options to support employees’ return to work.  No deduction will be made from the 
employee’s sick leave entitlement.  This leave is to be noted separately on the employee’s 
leave record. 
6.8.5  Anticipation of sick leave 
It is agreed that: 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
30 

  An employee may take sick leave in advance in accordance with the maximums set out in 
the table below (or more on a basis agreed with their manager), and 
  The amount of sick leave taken in advance will be deducted from an employee’s next 
entitlement and 
  Any sick leave taken in advance may be recovered from an employee’s final pay should 
their employment terminate before their next entitlement is due. 
 
Service 
Anticipation 
Up to 10 years’ service 
An employee may be up to 9 days in debit at 
any one time 
10-20 years’ service 
Up to 45 days may be anticipated 
More than 20 years’ service 
Up to 90 days may be anticipated 
6.8.6  Medical certificates 
Employees can expect Inland Revenue to discuss any concerns it might have about the 
employee’s use of sick leave with them. These discussions could include the employee’s 
wellbeing, the reasons for sick leave usage, and/or the employee’s fitness to return to work.  
If, following the discussion, Inland Revenue continues to have reasonable grounds for concern 
then: 
 
Inland Revenue may require the employee to provide a medical certificate at the 
employee’s expense to support three or more consecutive working days of sick leave.  
 
Inland Revenue may require the employee to provide a medical certificate at Inland 
Revenue’s expense to support sick leave of less than three days. 
In addition to the above, an employee may be required to provide a medical certificate at 
their own expense for any further sick leave taken in excess of their five day statutory sick 
leave entitlement within a defined period as determined by Inland Revenue, which will be 
reviewed by Inland Revenue after no greater than three months. 
Where a medical certificate is required and it is not produced, Inland Revenue may refuse 
payment for these absences. 
Medical Examinations 
With reasonable cause, Inland Revenue may require an employee to undergo a medical 
examination at its expense by a medical practitioner nominated by Inland Revenue. 
6.8.7  Illness or Injury during leave 
When illness or injury occurs during annual, time off in lieu or long service leave, and a 
medical certificate is produced, the period of illness or injury will be deducted from the 
employee’s sick leave entitlement and the other leave will not be debited.  This does not 
apply where the illness or injury occurs during leave following termination of employment. 
6.8.8  Part-day absences due to Illness or Injury 
Where an employee must be absent for part of their normal working day for illness or injury, 
this time will be deducted from either the employee’s sick leave entitlement, flexi-time 
credits, time off in lieu, or as agreed in discussion between the employee and their manager. 
6.8.9  Health Care Appointments 
Generally appointments should be made in the employee’s own time wherever possible 
otherwise time will be granted as a special paid absence. 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
31 

6.9  Caring for Dependants  
 
Employees may be granted sick leave on pay, which will be deducted from their sick leave 
entitlement when the employee must be absent from work to attend to a member of the 
household or family who through illness becomes dependent on the employee.  Members of 
the household would be the employee’s child, partner, or any of the employee’s family or 
household.  This leave is not in addition to the sick leave prescribed in the Holidays Act 2003. 
6.10 Bereavement/Tangihanga and Hura Kohatu Leave 
 
An employee will be granted bereavement leave on full pay to: 
  Deal with their loss; and/or 
  discharge their obligations;  and/or 
  to pay their respects to a deceased person;  and/or 
  attend an Hura Kohatu (unveiling) ceremony. 
 
The period of bereavement leave will be agreed between the employee and the employer. 
 
Employees will be entitled to a minimum of three days paid bereavement leave on the death 
of a close relative 
 
A minimum of one day’s paid leave will be provided on the death of any other person if the 
employee’s manager accepts that the employee has suffered bereavement. 
 
Employees will be entitled to a minimum of one day’s paid leave to attend an unveiling. 
 
Such obligations may exist because of blood or family ties or because of particular cultural 
requirements such as attendance at part or all of a Tangihanga, Hura Kohatu (or its 
equivalent).  This leave is not in addition to the bereavement leave provisions of the Holidays 
Act 2003. 
 
In granting time off the manager must administer these provisions in a culturally sensitive 
manner taking into account: 
  the closeness of the association between the employee and the deceased.  This 
association need not be a blood relationship; 
  whether the employee has to take significant responsibility for any or all of the 
arrangements to do with the ceremonies resulting from the death; 
  the amount of time needed to discharge properly any responsibilities or obligations; 
  reasonable travelling time should be allowed, but for cases involving overseas travel that 
may not be the full period of travel; 
  a decision must be made as quickly as possible so that the employee is given maximum 
time possible to make any arrangements necessary.  In most cases the necessary 
approval will be given immediately, but may be given retrospectively where necessary; 
  if paid leave is not appropriate then annual leave or leave without pay should be granted. 
 
If a bereavement/Tangihanga /Hura Kohatu occurs while an employee is absent on paid leave 
such as annual leave, sick leave on pay, long service leave (except where this is taken on 
termination of duty), then such leave may be interrupted and bereavement leave granted. 
6.11 Jury Service and Witness Leave 
 
Jury Service 
An employee will be granted paid leave for jury service.  Expenses may be retained by the 
employee but all jurors fees are to be paid to Inland Revenue. 
 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
32 

Witness Leave 
Where an employee is called as a witness in a private capacity for a Criminal or Traffic case 
up to three days paid leave may be granted.  The employee is to recover fees and expenses 
from the party calling the witness, and repay the fees to Inland Revenue. 
 
Where an employee is called as a witness in a private capacity for other than a Criminal or 
Traffic case, annual leave or leave without pay may be granted.  The employee is to pay any 
expenses incurred and is to retain such fees and expenses as may be awarded by the Court. 
 
Where a staff member is called as a witness in their capacity as an employee of Inland 
Revenue, such time off is considered to be part of their normal duties.  Inland Revenue will 
retain any witness fees or expenses that are paid. 
6.12 Long Service Leave 
6.12.1  Employees employed by Inland Revenue on or after 1 May 2007 
Employees employed by Inland Revenue on or after 1 May 2007 will become entitled to one 
week’s long service leave on the completion of five years continuous service, including any 
service recognised under clause 1.6.  Thereafter, they will become entitled to one week’s long 
service leave at the end of each additional five years of continuous employment.  
6.12.2  Employees employed after 1 July 1999 and before 1 May 2007. 
Employees employed by Inland Revenue after 1 July 1999 and before 1 May 2007, became 
entitled to three days long service leave on 1 May 2010. Those employees who have, on 
commencement of this collective agreement, completed the next fifth year of continuous 
service that occurs after 1 May 2007 (including any previous recognised service in accordance 
with clause 1.6) will have a further two days long service leave added to the three day 
entitlement, giving them a full weeks long service leave entitlement.  Those employees who 
are part-time will receive a pro-rata entitlement to the full week of long service leave. 
 
Thereafter, they will become entitled to one week’s long service leave at the end of each 
additional five years of continuous employment. 
 
The maximum period of previous service that can be recognised under this clause is five years 
continuous service. 
6.12.3  Employees employed before 1 July 1999 
For those employees employed before 1 July 1999 long service leave shall be granted as 
follows: 
 
Qualifying 
Entitlement 
No of years after qualification that leave will 
Service 
be forfeited 
10 years 
2 weeks 
5 years 
15 years* 
1 week 
5 years 
20 years 
1 week 
5 years 
*Employees may elect to take the 15 year entitlement as 2 weeks’ long service leave at 20 
years.   
 
Employees with more than 20 years service will become entitled to an additional one week’s 
long service leave at the end of each five years of continuous employment.  For employees 
engaged before 1 July 1999 previous service will be taken into account in calculating an 
employee’s entitlement to long service in terms of clause 1.6. 
6.12.4  General terms applicable to all employees. 
Long service leave will not accumulate from one qualifying period to another and must be 
taken before the next entitlement falls due or it will be forfeited. 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
33 

Long service leave must be taken in a block and will be paid at ordinary rates of pay. 
 
Reduced hours or part-time employees will be entitled to long service leave in accordance 
with this clause, provided that entitlement will be pro-rated in accordance with their hours of 
work. 
 
The qualifying period for earning long service leave shall cease on the day an employee 
retires, and shall exclude any additional service which may accrue as a result of retiring leave 
being paid fortnightly after the last day of duty. 
 
An employee who resigns or has given notice of resignation, or who is dismissed, will forfeit 
any untaken long service leave to which they may be entitled, and unused long service leave 
will not be paid out upon termination of employment. 
 
The terms “recognition of service” and “continuous service” are defined as service included 
and recognised under clause 1.6 Recognition of Service. 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
34 

7  Health and Wellbeing  
7.1  Health and Safety 
 
Inland Revenue is committed to the health and safety of employees.  Inland Revenue 
recognises that the health of employees is an important ingredient in a productive and 
efficient workplace and that promotion of good health and safety practices is preferable to 
dealing with illness and accidents. 
 
Inland Revenue, together with employees and NUPE, will work co-operatively to build a 
healthy and safe work environment.  To this end, Inland Revenue will involve employees in 
the ongoing development of health and safety systems and emergency procedures and 
employees will actively participate in the development of these systems and processes. 
 
Inland Revenue’s Obligations 
To provide and maintain a safe work environment.  To this end Inland Revenue will: 
  Comply with the Health and Safety in Employment Act 1992 and any other relevant 
legislation. 
  Comply with any regulations and codes of practice pertaining to health and safety. 
  Provide necessary safety equipment, procedures and training. 
  Provide a work environment free of harassment and provide a mechanism for reporting 
harassment, ensuring a fair investigation and avoiding reprisals against the complainant. 
  Facilitate the establishment of participative health and safety committees that involve 
NUPE delegates. 
 
 
Employees’ Obligations 
  To take reasonable care for their own health and safety and that of others who may be 
affected by what they do or do not do. 
  To work co-operatively with Inland Revenue in addressing health and safety issues. 
  To be aware of and to follow the emergency procedures of the area in which they are 
working. 
  To immediately report any accident, hazard or sub-standard conditions to the appropriate 
person. 
7.2  Visual Health 
 
Inland Revenue will operate a visual health programme, which promotes visual health in the 
workplace. The programme will operate as follows: 
 
  Employees with less than twelve months service with Inland Revenue may elect to have 
an eye test with an optometrist of their choice. The employee will be responsible for 
meeting the full cost of both the eye examination and any resulting corrective eye wear. 
  Employees with twelve months or more service with Inland Revenue may elect to 
undergo an eye examination every three years with an optometrist of their choice. Inland 
Revenue will contribute $350 (inclusive of GST, and Inland Revenue meeting any tax 
obligation) towards the cost of the eye examination, and where prescribed, for lenses 
(whether framed or contact), and frames. 
  Where the optometrist recommends that an employee undertakes an eye test within the 
three-year cycle, Inland Revenue will contribute $350 (inclusive of GST, and Inland 
Revenue meeting any tax obligation), increasing to $380 (inclusive of GST, and Inland 
Revenue meeting any tax obligation) with effect from 1 July 2016, toward the cost of the 
eye examination and where prescribed, replacement lenses. 
  Time off to attend an optometrist appointment should be made in an employee’s own 
time where possible. If this is not possible, Inland Revenue will provide paid time off to 
attend such appointments. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
35 

7.3  Breaks from work for health and safety reasons 
 
Inland Revenue acknowledges that employees sometimes encounter difficult situations with 
customers, and that time-out breaks can be a way of enabling the employee to regain their 
composure. 
 
Managers and employees will take steps to minimise the occurrence of OOS in the workplace 
through a programme of: 
  breaks from continuous keyboard work 
  micropauses 
  preventative exercises 
  workplace assessments of workstations 
  variation in work 
  gradual return to keyboard duties following a period of leave. 
7.4  Employee Assistance 
 
The parties commit themselves to the continuation of an employee assistance programme 
based on the following statement of principle: 
 
"It is in the best interests of the employer and the employee that a person with impaired work 
performance should receive early assistance and at the same time be assured that receiving 
such assistance will in no way be detrimental to their career".   
 
Should it be established that any work performance has been adversely affected by health-
related problems, the following will apply: 
 
 
The programme will be made available on a voluntary basis to all employees. 
 
Security of employment will be maintained for all those participating in and completing a 
course of treatment. 
 
Where a member of the employee's family has a personal problem and this results in 
impaired work performance on the part of the employee, use of the scheme will be 
available to the employee.  Inland Revenue will not, however, intrude into an employee's 
private life. 
 
Entry into the scheme and participation will not adversely affect the employee's future 
promotional opportunities and no employee will be penalised for having sought assistance 
with personal problems. 
 
Self-referral by an employee will be encouraged and will carry with it all the undertakings 
in this clause. 
 
Inland Revenue will pay initial counselling or treatment sessions that are arranged 
through an EAP referral officer or EAP Services.  Consideration will be given to meeting 
costs associated with subsequent assistance under the scheme. 
 
The employee's entitlement in respect of approved sick leave will apply to any absences 
related to assistance the employee is receiving under the scheme. 
 
With the exception of administrative requirements (e.g. leave records and medical 
certificates, etc) all discussions and records will remain confidential. There will be no 
record placed on the personal file of the employee concerned. 
7.5  Workplace Harassment 
 
Workplace harassment, including sexual harassment, is verbal, visual, written or physical 
behaviour that is unwelcome to the receiver and embarrassing, intimidating or intrusive.  It 
can adversely affect morale, workplace effectiveness and the right to have a good working 
environment. 
 
It is the responsibility of Inland Revenue to promote and provide a work environment free of 
harassment and to provide a mechanism for reporting incidents of harassment, ensuring a fair 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
36 

investigation and avoiding reprisals against the complainant.  It is the responsibility of both 
Inland Revenue and employees to behave in a manner that is respectful of others. 
 
To this end, the guidelines for managers and complainants are contained in the HR Manual. 
7.6  First Aid 
 
Employees required by Inland Revenue to attend First Aid Training courses will be granted 
paid leave and a refund of the course fees on production of a receipt.  Employees who attend 
courses outside working hours are to be granted time off in lieu at Inland Revenue’s 
convenience. 
 
Where it is agreed that a suitably qualified employees will act as a First Aid Attendant, Inland 
Revenue will compensate them by way of an annual allowance of $330.00.   
7.7  Machine Pacing 
 
Inland Revenue will not use machine pacing or any similar measure to monitor the keyboard 
performance (i.e. keystroke rate) of individual employees.  The performance of a work group 
may be measured. 
7.8  Pregnant Employees  
 
While current scientific evidence supports the view that there are no adverse health effects or 
associated risks for pregnant women from VDU work, Inland Revenue will make every effort 
to accommodate requests for alternative duties during the period of pregnancy.  Employees 
who are temporarily redeployed for this reason or for other medical reasons associated with 
their pregnancy should not be disadvantaged in relation to either salary or conditions of 
employment. 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
37 

8  Performance Management and Remuneration 
 
The purpose of this section is to describe the principles, objectives and operation of Inland 
Revenue’s Performance Management and Remuneration systems, including the linkages 
between organisational and individual performance. 
8.1  Performance Management  
8.1.1  Principles 
Managers and employees undertake to adhere to the following principles: 
 
Clear expectations are established and discussed to ensure the employee knows what has 
to be done at work and well it has to be done; 
 
The employee and their manager take shared responsibility for the employee’s 
performance and development; 
 
The employee will be provided with, and will actively seek feedback throughout the 
performance period; 
 
The performance management system is based on the premise that it is open and 
transparent, ie there are no surprises. 
8.1.2  Performance Management System 
Inland Revenue will formally review an employee’s performance on an annual basis in 
accordance with the Performance Management System.  This system specifies four main 
requirements: 
 
a job expectation is to be established for every position; 
 
a performance plan and a development plan for every employee are to be agreed at the 
beginning of the review year; 
 
an interim performance review is to be conducted during the course of the review year; 
 
an end of year performance review is to be conducted. 
 
As an integral part of an employee’s performance review, a development plan will be agreed 
between them and their manager or team leader.  Inland Revenue agrees to observe the 
requirements of the plan so that the performance objectives may be met. 
 
Inland Revenue will invest in a training and development programme that is committed to 
providing timely, relevant training which meets the needs of both employees and the 
organisation and utilises available funding to maximum benefit. 
8.2  Remuneration  
8.2.1  Introduction 
Inland Revenue operates a remuneration approach that supports the achievement of business 
goals and attracts, retains, and motivates employees to develop a high performance culture. 
 
This remuneration approach determines what Inland Revenue pays for positions, how 
decisions are made about what employees are paid for the work they do, and provides the 
linkage between departmental and individual performance, and pay outcomes.  
8.2.2  Principles 
The following principles underpin the operation of Inland Revenue’s remuneration approach: 
 
Transparent 
 
The outcomes and linkages in the remuneration approach are clear; 
 
Employees and managers can have a clear understanding of how the remuneration 
approach works, and can have confidence in the way it operates, including how 
relativities are established and how groups of employees are paid in relation to each 
other; 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
38 

 
Pay ranges are published. 
 
Simple 
 
The remuneration approach is simple in its structure and easy to understand; 
 
It is easy and efficient to administer, e.g. the job sizing, band allocation, range review 
and other processes are streamlined and efficient. 
 
Fair and equitable 
 
Employees are rewarded fairly for their contribution towards Inland Revenue’s objectives: 
 
Pay relativities are fair/equitably determined; 
 
Rates of pay are set at levels that can attract and retain employees and contribute to 
employees’ work satisfaction; 
 
An employee’s salary will not decrease as a result of the operation of the remuneration 
approach; 
 
The remuneration approach does not discriminate on the basis of gender, race or other 
irrelevant factors. 
 
Flexible, affordable and sustainable 
 
The remuneration approach will be flexible enough to respond to the changing needs of 
the business and to the differing requirements of areas within the business; 
 
The remuneration approach needs to be fiscally sustainable in recognition that the 
ongoing costs need to be satisfied within available funding. 
 
As well as the above, the remuneration approach will: 
 
Encourage organisational productivity and performance by: 
 
Contributing to the achievement of the strategic business outcomes of Inland Revenue; 
 
Continuing to support Inland Revenue’s objectives of high quality services efficient 
operations, and therefore continue to contribute to the organisation meeting 
Government’s performance standards; 
 
Providing incentives and opportunities for employees to develop required 
skills/competence/expertise; 
 
Enhancing the motivation of employees in achieving performance excellence. 
 
Value employees: 
 
Employees feel that they are paid fairly, given the nature of their work and the sector 
when compared with similar jobs in the relevant labour market and their level of 
performance; 
 
The remuneration approach does not create barriers to pay or career progression. 
8.2.3  Remuneration structure 
Inland Revenue’s remuneration structure is based on: 
 
A set of standard pay bands; 
 
A salary midpoint for each pay band;  
 
A salary range for each pay band of 85% to 115% of this midpoint; and 
 
Development ranges of 65% to 84% as described in clause 8.2.7. 
 
The pay bands applicable to positions within coverage are detailed in Appendix 2.  This 
Schedule will be updated on a quarterly basis and published on the HR intranet. 
 
8.2.4  Allocation of positions to pay bands 
Positions are allocated to pay bands based on their job size.  Inland Revenue will consult with 
NUPE on the pay band placement for a new position to be covered by this agreement or when 
a proposal to change the pay band for an existing position covered by this Agreement is 
presented.  The response time for feedback on a proposal relating to a new position is five 
working days.  Where a shared view cannot be reached on pay band placement the 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
39 

Commissioner will, following consideration of the parties’ respective views, make the final 
decision. 
 
NUPE’s agreement is not required in relation to the establishment of pay band placement or 
the salary range for new positions. 
 
Where there is a review of an existing position and the position is placed in a higher pay 
band, Inland Revenue will consult with NUPE as to whether employees will translate into the 
new range at their current salary, or at their current position in range. Where a shared view 
cannot be reached the Commissioner will, following consideration of the parties respective 
views, make the final decision. 
8.2.5  Progression through the pay band 
This section describes the linkages between performance outcomes as measured by Inland 
Revenue’s performance management system, and pay progression. 
 
The performance-based remuneration matrix below will be applied with effect from 1 July 
2015, 1 July 2016 and 1 July 2017 respectively.  It will not apply after the 1 July 2017 
remuneration round in any subsequent years. 
 
An employee’s progression through the salary range for the relevant pay band is based on the 
degree to which they meet the expectations of their job, as described by the Job Expectation.  
The Job Expectation describes what is expected from a fully competent performer in terms of 
outputs, deliverables and competencies.  
 
Each employee’s annual salary adjustment is generated by their performance rating and 
position in range in each year.  In the implementation of the matrix with effect from 1 July 
2015, 1 July 2016 and 1 July 2017 respectively, salary bands will be adjusted by 1% prior to 
the employee’s position in range being determined.   
 
Employees who are paid in the 109 – 115% range will receive the applicable salary 
adjustment up to the band maximum.  If the salary adjustment in the applicable cell would 
result in the employee moving above 115%, the difference will be paid as a one-off lump 
sum.  Employees currently paid above 115% of the band will receive any applicable 
percentage as a one-off lump sum payment. 
 
The following matrix determines pay progression through the relevant pay band, based on an 
employee’s performance outcome: 
 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
40 

Performance Pay matrix – with effect from 1 July 2015, 1 July 2016 and 1 July 2017 
Position in range (PIR) 
 
Performance Rating 
<91 ** 
91 - <97 
97 - <103 
103 - <109 
109 - 115 
Consistently exceeding 
6.0% 
5.5% 
5.0% 
4.0% 
3.0%* 
Exceeding 
5.5% 
5.0% 
4.0% 
3.0% 
2.0%* 
Effective 
4.5% 
4.0% 
3.0% 
2.0% 
1.0%* 
Developing 
4.0% 
3.0% 
1.0% 
1.0% 
1.0%* 
Needs development 
3.0% 
1.0% 
1.0% 
1.0% 
0.0% 
Significant drop in 
No 
No 
No 
No 
No 
performance and/or 
movement 
movement 
movement 
movement 
movement 
under a formal PIP 
* Up to the band maximum 
** Excludes those in a development range 
  
  
  
  
 
Note – the above matrix will not apply after the 1 July 2017 remuneration round in any 
subsequent years.  
Note – the above matrix includes a 1% adjustment to the BPS Pay Bands 
 
For the purposes of the above matrix, a ‘significant’ drop in performance is defined as: 
 
1.  For employees who previously rated as ‘exceeding’ or ‘consistently exceeding’, when 
their performance rating drops below ‘effective’; or 
2.  For employees who were rated ‘effective’ or lower, when their performance outcome 
falls to the next lowest rating. 
 
In these instances the employee will be advised that their performance has significantly 
dropped and that they will not be eligible for progression. 
 
The above definition of a ‘significant’ drop in performance applies only where an employee 
has been rated against the same role as at their previous performance appraisal.  Where an 
employee has moved to a new role, is on secondment, or returned from leave without pay or 
a period of significant sick leave, a lower rating may be a matter of them learning and/or 
growing in that role. 
 
Employees on a formal PIP as at 1 July in any of the three years will not receive pay 
progression with effect from 1 July in the relevant year.  Upon formal notification that they 
are no longer on a PIP, a performance rating will be determined and the appropriate pay 
matrix will be applied from the date that they are no longer on a PIP. 
8.2.6  Standard and alternative pay ranges 
In all cases the standard pay bands and salary ranges listed in Appendix 2 apply to positions 
under coverage.  From time to time however, Inland Revenue may determine that a different, 
higher salary range should apply to a certain position or groups of positions, e.g. because of 
recruitment and retention issues, market pressures etc.   
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
41 

Inland Revenue will consult with NUPE in relation to setting any higher salary ranges for these 
positions; however NUPE’s agreement is not required in relation to the establishment of these 
alternative pay ranges outside of the standard pay bands. 
 
Any higher pay ranges established for positions or groups of positions will be reviewed 
annually by Inland Revenue.  Alternative pay ranges will be reviewed annually and published 
on the HR intranet. 
8.2.7  Development ranges 
A development range will apply to certain positions, commencing at 65% of the midpoint.  A 
list of the positions for which a development range applies can be found in Appendix 3.  This 
Appendix will be updated on a quarterly basis. 
 
The purpose of development ranges is to allow for employees to enter a job with a lower skill 
set and develop while in the job.  Employees within the development range will have a 
training plan in place aimed at enabling them to progress towards the minimum in the range, 
or higher, depending on the degree to which they have grown the knowledge, skills and 
competencies required to operate at this level. The amount of progression will be determined 
during the end of year performance review process.  It is generally expected that a person 
will progress to the minimum within 18 – 24 months. 
 
Where a development range applies, Inland Revenue will support employees who are in a 
development range (65% to the minimum) to achieve competent levels of effectiveness as 
soon as practicable. 
8.2.8  Salary range adjustments 
The standard pay bands in Appendix 2 will be increased by 1% from 1 July 2015, 1 July 2016 
and 1 July 2017 respectively. 
8.2.9  .Review of individual remuneration decisions 
Each employee’s salary will be reviewed annually. If an employee does not agree with the 
outcome of their remuneration review, the following process will be followed: 
 
Informal review 
The employee will indicate verbally to their manager that they do not agree with the 
manager’s decision regarding their salary level, and state the reason why. The manager and 
employee, with the support of a delegate /representative if requested, will meet again to see 
if an agreement can be reached. 
 
Formal review 
If agreement cannot be reached the employee will, within one month of the formal advice of 
the outcome of their remuneration review, notify the manager’s manager in writing that they 
wish to seek a formal review and state the reasons why. This may involve submitting a formal 
statement detailing the reasons why the review outcome is being disputed. 
 
A panel comprised of a nominee of the employee, a nominee of the manager’s manager and 
an agreed independent person will carry out a review taking into account the reasons for the 
review and make a recommendation to the manager’s manager. 
 
The employee is encouraged to seek assistance from their union when determining their panel 
nominee and the independent person to ensure a clear understanding of the requirement of 
the panel roles.  
 
The agreed guidelines for the review process are contained in the HR manual.  Any 
amendment to those guidelines requires the agreement of the parties. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
42 

8.3  Payment of Salaries 
 
An employee’s salary will be paid fortnightly by direct credit to their bank account.  Where 
Inland Revenue is unable to pay an employee’s salary by direct credit as a result of the direct 
credit not being actioned, their salary will be paid directly by desk banking into the 
employee’s bank account. 
Where there are any alterations to an employee’s net fortnightly pay or deductions, they will 
be provided with written advice of such alterations. 
8.4  Deductions  
 
Where time off is to be unpaid including if an employee is absent from work without authority, 
or otherwise in default, Inland Revenue may make the appropriate deductions to their 
fortnightly pay.  Where this occurs the employee will be notified. 
 
Where an employee has taken leave in advance of it becoming due, and they leave Inland 
Revenue before the entitlement has accrued, Inland Revenue will except in the case of 
anticipated sick leave, which is dealt with separately in clause 6.8.5, deduct the leave in 
excess of entitlement from their final pay. 
 
In the event that an overpayment of salary or any other entitlement occurs the provisions of 
Section 6 of the Wages Protection Act 1983 will apply. 
8.5  Performance Payments 
 
An employee or a team of employees may be paid a one-off performance payment in 
recognition of good short term performance, such as completion of a specific assignment or 
project. 
 
Performance payments may be paid in addition to salary increases, but will not be paid in lieu 
of salary progression entitlements (where appropriate).  However, employees or teams of 
employees may be paid a performance payment in recognition of ongoing good performance 
where that performance does not warrant a permanent salary increase.   
 
Where an employee has reached the upper limit of the appropriate range and does not have 
further progression available, that employee will still be considered for performance payments 
at least annually. 
 
Retention of the individual may be taken into account where Inland Revenue would 
experience considerable difficulty and expense in recruitment and/or training to replace the 
employee's particular skills and experience. 
8.6  Minimum Wage for an Adult  
 
The minimum wage for an adult employee (over 18 years old) will be not less than that 
provided for by the Minimum Wages Act 1983, and any subsequent amendments to that Act. 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
43 

9  Allowances and Expenses  
 
The purpose of allowances paid under this section is to recognise specific situations.  Inland 
Revenue and employees will jointly ensure that such entitlements are paid and received. 
9.1  Childcare Subsidy 
 
In recognition of the importance of good quality childcare, Inland Revenue will provide a 
subsidy to employees with pre-school children (who live with the employee). 
 
The subsidy will be payable only for periods where the employee is the principal provider of 
care for the child. 
  $10.00 per week for each child; or  
  $15.00 per week for each child if the employee has standard hours of work that enable 
Inland Revenue to require them to work after 6.00pm. 
 
The subsidy will not extend beyond the child's fifth birthday.  The employee to whom the 
subsidy is payable is required to advise Inland Revenue, in writing, of the child's birth date 
before the subsidy is payable, or any change in circumstances that may affect eligibility for 
the subsidy. 
 
The subsidy will not be payable where Inland Revenue provides any equivalent or higher 
childcare subsidy or facility. 
9.2  Additional - Higher Duties and Allowances 
 
Inland Revenue recognises the contribution that employees make to the organisation when 
they agree to undertake higher and/or additional duties. 
9.2.1  Higher Duties 
Where an employee is asked to act in a position that is higher than their current substantive 
position e.g. Officer acting as Team Leader, or Team Leader acting as Manager, a Special 
Duties Allowance will be paid at a rate determined by the manager in discussion with the 
employee. 
 
In determining the amount of the allowance payable, the range of additional duties and/or 
responsibilities undertaken and the skills of the employee who is acting will be taken into 
account.  This may be based on a percentage of the person’s salary, or the difference 
between the salary of the person acting and the salary of the incumbent of the position. 
 
Where the employee is subsequently appointed to a position with a higher salary midpoint, 
the appointment may be effective from the date the higher duties were first performed. 
9.2.2  Additional Duties 
Employees can be required to, from time to time and for reasonable periods, carry out other 
duties or activities not specifically identified in the job expectation for their position.  This may 
include working in other areas and teams within Inland Revenue. 
 
The additional duties and/or responsibilities to be undertaken and the skills of the employee 
will be taken in to account when making decisions about requiring employees to carry out 
other duties or activities not specifically identified in the job expectation for their position.   
 
Where an employee is required to perform duties or activities in addition to their normal work, 
an allowance may be paid at Inland Revenue’s discretion.  In determining the amount of any 
allowance, the range of additional duties and/or responsibilities undertaken and the skills of 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
44 

the employee will be taken in to account.  This may be based on a percentage of the person’s 
salary. 
 
If an employee believes that Inland Revenue’s request to carry out other duties or activities 
not specifically identified in the job expectation for their position is unreasonable they will 
advise their manager and outline in writing the rationale for, and provide information 
supporting, their view. 
 
The manager and the employee will jointly discuss Inland Revenue’s requirement to carry out 
the other duties or activities and the employee’s views, with the intention of reaching an 
agreed resolution.  At the employee’s request their representative may also participate in 
these discussions 
 
If a successful agreed resolution of the matter cannot be achieved through this discussion, 
the manager will make a final decision.   
 
Unless otherwise agreed, the employee will perform the additional duties or activities as 
requested by Inland Revenue while the parties are endeavouring to resolve the matter.   
9.3  Transfer Expenses 
 
Where it is agreed that an employee will transfer to meet the convenience of Inland Revenue, 
Inland Revenue will pay their reasonable transfer expenses on such terms and conditions as 
agreed between them and their manager. 
 
The amount of assistance will normally be agreed prior to the transfer taking place, 
recognising that there may be a need to review the amount of assistance if other unforeseen 
expenses are encountered during or after the transfer. 
 
Actual and reasonable costs incurred as a result of the change in location may include: 
  removal of furniture and effects, including insurance and storage 
  accommodation during and after the move, until a house is purchased or permanent 
accommodation is found 
  travel expenses (meals, etc) 
  expenses from buying and selling homes and land (legal fees, land agent’s 
commission, penalty mortgage interest payments). 
 
Other related expenses will be reimbursed as agreed on a case by case basis. 
9.4  Meal Allowance 
 
Employees are eligible for payment of a meal allowance of $14.00 when they have worked at 
least two hours overtime and take a meal break of at least 30 minutes. 
9.5  Business Expenses 
 
Employees will be reimbursed for any actual and reasonable authorised expenses (such as 
meals, accommodation and taxis) incurred by them in the course of their employment or that 
arise because they are working away from home (such as phone calls home) on production of 
receipts (and these should be obtained wherever possible) or, when no receipt was available, 
on signed certification. 
 
Employees may be reimbursed for lunch when they are away from their normal place of work 
on official business and it is impractical to return and it is unreasonable to have lunch on the 
premises where they are working. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
45 

9.6  Motor Vehicle Allowance 
 
Where the use of an employee’s private vehicle has been approved for undertaking Inland 
Revenue business, they will be paid a motor vehicle allowance as published by Inland 
Revenue for tax purposes. 
9.7  Reimbursement of Expenses for Caring for Dependants 
 
Inland Revenue may approve the reimbursement of an employee’s actual and reasonable 
costs associated with caring for dependants when the employee is: 
  attending a course; or 
  travelling on Inland Revenue business; or 
  required to work abnormal hours, 
 
provided they can not make alternative arrangements without incurring additional cost. 
9.8  Working Away from Usual Place of Employment 
 
Where an employee is required to work at a place other than their usual base, Inland 
Revenue may approve the following: 
 
Fares 
Where the employee is able to return home each night, the employee may claim additional 
transport fares for travelling to and from work. 
 
Travel Time 
Where the amount of time spent travelling and working exceeds eight hours for the day, the 
additional time may be paid at T1. 
 
Meals 
As per clause 9.5. 
9.9  Interpretation Allowance 
This allowance will be payable to full-time employees who occasionally perform casual 
interpreting duties as part of their Inland Revenue duties during normal hours of work and 
where their salary is below $28,691 per annum.   
 
The allowance is not payable where it can be shown that interpreting is a normal expectation 
of the job, or where competence in a relevant language is taken into account in the 
appointment of employees to positions, in the grading of positions or setting of midpoints. 
 
The effect of this allowance is to raise salaries for the period during which employees are 
engaged on such duties to $28,691 per annum.  The periods during which employees are so 
engaged will be calculated over the fortnightly pay period by adding up the time so engaged 
to the nearest five minutes. 
9.10  Reimbursement of Admission, Registration and/or Practising Fees 
Inland Revenue will reimburse an employee for payment of admission fees, registration and 
annual practising fees where the fees, registration, qualification, or holding of a practising 
certificate, is necessary to enable them to carry out their duties fully. 
9.11  Bereavement Grant 
On the death of an employee Inland Revenue will provide a cash grant to be paid to the 
employee's family. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
46 

10 Management of Change 
10.1  Introduction 
 
Change is an integral part of ensuring the achievement of Inland Revenue’s mission.  
Sometimes this change has implications for employees in their jobs.  Each change situation 
needs to be managed in a way that achieves the Government and Department’s required 
outcomes and ensures that employee’s needs are recognised, and their rights and 
entitlements are observed. 
 
These provisions provide a framework for managing change that occurs when: 
  changes are being made to organisational structures; or  
  employees’ positions no longer exist; or 
  the nature of the work employees do is significantly different; or  
  changes to the location of position(s) need to take place. 
 
The Chief Executive has ultimate responsibility for the management of the Department and 
will make the final decision on matters relating to any structural change and its 
implementation where, following consultation and genuine consideration of feedback received, 
a shared view cannot be reached.  This means that the Chief Executive has sole discretion on 
the final decisions around structures, including creating new jobs, titles, job expectations, 
salaries, and the Pay Band in which a new or changed position will be placed.   
10.2  Principles 
 
The details of this management of change provision are governed by the following principles: 
  Inland Revenue has the right, subject to consultation, to make structural change to the 
business; 
  The consequences of such structural change can include the disestablishment of 
existing jobs and the creation of new jobs; 
  The details of managing the impact of structure change on staff are described in 
clauses 10.4 to 10.8 of this agreement and are contractually binding unless the parties 
agree to a variation; and 
  To the extent that structural change allows, as much choice as possible will be 
afforded to employees affected by change. 
  
The primary focus of the management of change provisions is to retain employees in jobs 
while effecting organisational change.  This will be achieved through the maximum utilisation 
and development of the skills and experience of current employees and maintaining Inland 
Revenue’s ability to achieve its required outcomes. 
 
Sometimes the need for change may arise from decisions outside of Inland Revenue's control.  
Further, in some cases, information about the change may be subject to confidentiality 
constraints (e.g. Government Budget processes) or may be commercially or politically 
sensitive. Information disclosed to NUPE in confidence will not be passed on to members 
unless otherwise agreed.  In these circumstances NUPE will be advised as soon as is 
practicable and Inland Revenue will make the relevant information available.  This does not 
negate the requirement for consultation with NUPE and staff prior to final decisions on a 
change being determined. 
 
The best management of change outcomes will be achieved through involving employees and 
NUPE in the identification of the need for the change, the actual change that is required and 
the implementation of that change in a way that is consistent with the consultation and 
participation clauses of this agreement (clause 3). 
 
This consultation and participation is the avenue through which the process of change will be 
facilitated and will occur at the earliest practicable opportunity.   
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
47 

 
Consultation and participation requires the genuine involvement of all parties, (i.e., the 
employer, employees and NUPE), and the provision of relevant information.  This will enable 
NUPE members to collectively participate (through NUPE) in the organisation of their 
workplaces.  Following consultation where a shared view is not reached the different views 
will be specifically identified to the Chief Executive who will make the final decision. 
 
Quality management of change also requires that: 
  each management of change process is designed to meet the needs of the unique 
change situation; 
  change processes allow for choice, are orderly, fair and consistent; 
  employees and NUPE actively participate in the management of change processes; 
  certainty is provided for employees as soon as possible; 
  disruption to and impact on employees and customers is minimised and business 
delivery is maintained; 
  communication between managers, employees their representatives is open, timely 
and transparent; 
  employees and their families are provided with support through the process;  
  previous management of change experiences are drawn on. 
 
For the purposes of placing staff: 
  “Same local area” will be within reasonable commuting time and distance for which 
specific boundaries and financial assistance will be determined in respect of each 
organisational change; 
  Voluntary relocation opportunities for employees as part of any restructuring can be 
agreed on the basis that no employee is required to accept a position outside the 
“same local area”. 
 
Where relocation is agreed the employee shall not suffer financial loss in respect of expenses 
incurred. 
10.3  Development of the Change proposal and process 
In accordance with the principles in clause 10.2 Inland Revenue will notify, at the earliest 
practicable opportunity, NUPE where a change proposal is proposed that will have an impact 
on NUPE members. 
 
Following the above notification the parties will meet to:  
  determine how NUPE will be involved in the development of the consultation process 
and implementation of the change proposal; and then 
  develop proposed timeframes for consultation and the proposed timeframes for the 
implementation of the change; 
  identify staff in positions potentially affected by the change, in accordance with clauses 
10.4; 
  identify how the provisions under clauses 10.5 to 10.7 may apply; 
  discuss a communication plan that will support the change process; and 
  discuss the scope of change, including assessing if the scope of the change falls under 
this clause of the agreement, and if so confirm whether the provisions of clauses 10.4 
to 10.7 will apply to affected employees; or 
  where the parties agree that transition will be dealt with by an alternative change 
process, develop that alternative change process; 
  identify suitable alternative positions, as outlined in clause 10.5.3; and 
  identify how preference may apply to other vacancies that are available at the time. 
 
During the change process, Inland Revenue and NUPE recognise there may be the potential 
for significant differences.  Should this situation occur, the focus of Inland Revenue and NUPE 
will be on ways of resolving the differences.  Inland Revenue and NUPE will use a problem 
solving approach with the aim of reaching consensus.  Inland Revenue and NUPE will not 
disengage when significant differences or difficulties arise. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
48 

 
Potentially affected employees will have the opportunity to provide feedback on the change 
proposal through NUPE and/or directly to Inland Revenue. 
 
Where significant changes are made to the change proposal it may be appropriate to 
undertake a subsequent consultation period on those changes. 
 
Inland Revenue will make a final decision on the change proposal, taking into consideration all 
the feedback received through consultation, and advise NUPE and employees.  
 
The implementation of a change process will be based on the management of change 
provisions and will normally occur in the following order: 
  placing affected employees by expressions of interest (refer clause 10.5.1), 
appointment (refer clause 10.5.2) or reasonable offer (refer clause 10.5.3); 
  identification and utilisation of options for unplaced staff; 
  compulsory and voluntary redundancy; and 
  evaluation of the implementation and outcomes of the change process. 
 
Unless otherwise agreed between the parties, implementation of a change proposal will occur 
in accordance with the Management of Change process outlined from clause 10.4 below.  
 
Where Inland Revenue and NUPE agree to develop an alternative change process for 
managing change, that alternative change process will be ratified by potentially affected 
members prior to being implemented. 
 
Inland Revenue will confirm the change process that will apply, including timeframes, which 
will be reasonable. Inland Revenue will present the final approved change proposal to NUPE 
and then to affected employees.  
10.4   Identification of staff in positions affected by the change 
10.4.1  Positions are not affected when: 
  the job description/expectation is the same or very nearly the same; and 
  the salary and band is the same; and 
  the terms and conditions of the position (including career prospects) are the same; 
and 
  the location is the same; and 
  there is one clear candidate for the position. 
 
Employees in these positions will be confirmed in their positions and will not have preferential 
appointment rights. 
10.4.2  Positions are affected by change when: 
  the job description/expectation is not the same or not very nearly the same; or 
  the salary or band is not the same; or 
  the terms and conditions of the position (including career prospects) are not the same; 
or 
  the location is not the same; or 
  a reduction in the number of staff is required. 
10.4.3  Preference 
 
Affected employees will be given preference for appointment to particular or all positions, in 
Inland Revenue.  Preferential appointment rights for employees will be decided as part of the 
development of the overall change process.  These employees must show they have the 
capability to do the job or that, with a reasonable amount of training and support will be able 
to do the job, taking into account business needs. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
49 

10.4.4  Not Affected 
 
Inland Revenue and NUPE may agree that employees in the positions that are affected as per 
clause 10.4.2 above, are not affected due to the circumstances of a particular situation. 
10.4.5  Review of Affected Status   
Employees who consider their position is either affected or not affected by the change 
proposal, may submit their views on the matter to be considered by NUPE and Inland 
Revenue, who will aim to reach agreement on the status of the position. If agreement cannot 
be reached, Inland Revenue will decide which positions are affected or not affected, using the 
criteria listed in clauses 10.4.1 and 10.4.2 of this agreement.   
10.5   Appointment Processes for Affected Employees 
 
Following the identification of affected staff, one or more of the following processes will be 
applied – Expression of Interest, Appointment, or Reasonable Offer. 
10.5.1  Expression of Interest 
The expression of interest process is designed to facilitate the placement of affected staff by 
achieving an agreed match between affected individual employee preferences for identified 
options and Inland Revenue’s business needs. 
 
The process is designed to facilitate earliest possible decision making while maintaining 
fairness and transparency for employees and representatives. 
 
Each change processes will identify: 
  the options that are available 
  the entitlements and options for each group of employees in the expression of interest 
process 
  who is able to participate and any preferences they may have in the decision making 
process 
  the timetable for completing expressions of interest, when these expressions become 
binding and when decisions will be made 
  clearly stated decision criteria that focus on the skills, knowledge, attributes, 
qualifications and experience each position requires and those that are held by the 
employee 
  how and when managers will assess the potential to match employee’s preferences 
with identified business needs. 
 
Employees who are not affected may be able to participate in the expression of interest 
process, but note that participation can only occur to the extent that it does not disadvantage 
affected staff. 
 
In the expression of interest process, employees have an agreed period of time within which 
they can identify their options.  Once this period has expired, the options identified cannot be 
changed, (except in exceptional circumstances).  If a match is then achieved between an 
option identified and Inland Revenue’s business needs, then the employee agrees to accept 
that option. 
 
If a match cannot be achieved between the interests expressed by all affected staff and 
Inland Revenue’s business needs the following provisions will apply. 
10.5.2  Appointment Process 
Appointment processes will be used to place affected staff into positions.  Employees 
appointed to positions in this process are no longer affected and no longer have preferential 
applicant status. 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
50 

Any vacancies following this process will then be offered to all staff and filled using Inland 
Revenue’s normal appointment procedures however preference will be given to affected staff 
in accordance with clause 10.4.3.  Inland Revenue’s ‘Review of Non-Appointment’ procedures 
will not apply where the appointment relates to an affected person. 
 
In situations where new positions are created as a result of the change all staff will be eligible 
to applybut preference will be given to affected staff in accordance with clause 10.4.3. 
10.5.3  Reasonable Offer (into a suitable alternative position) 
An affected employee who is not placed in a position by the expression of interest or 
appointment processes may be made a reasonable offer of a suitable alternative position(s). 
 
A suitable alternative position is one: 
  where the employee accepts the offer; or 
  that involves duties that are not unreasonable taking into account the 
employee’s skills, knowledge, experience, attributes and qualifications; and 
  where the employee could be expected to carry out those duties with a 
reasonable amount of training and development; and  
  where the location of the new position is in the same local area; and 
  where the employee’s salary is in the same or a higher1 pay band or where the 
employee agrees to an equalisation allowance paid in accordance with clause 
10.5.5; and 
  where the other terms and conditions are no less favourable overall. 
 
The consideration of what constitutes a suitable alternative position should, as far as possible, 
recognise the employee’s needs, including career aspirations. 
 
If an employee has concerns about the suitability of an alternative position offered they may 
seek urgent mediation assistance provided that this will not prevent Inland Revenue from 
requiring the employee to make a decision as to whether to accept the offer, within a 
reasonable period of time. 
 
Where an employee is offered a suitable alternative position that meets the criteria set out 
above and does not accept the offer then that employee will be given notice of termination by 
reason of redundancy but will not be entitled to receive redundancy compensation. 
 
Where an employee is offered an alternative position that does not meet the criteria set out 
above and does not accept the offer then that employee will still be entitled to receive 
redundancy compensation, should they remain unplaced after all other options have been 
exhausted.   
10.5.4  Voluntary Redundancy 
Where a change proposal may result in fewer positions than there are affected employees, 
Inland Revenue may seek expressions of interest, on a without prejudice basis, in voluntary 
redundancy from employees. 
 
Where expressions of interest are received, Inland Revenue may, at its sole discretion, choose 
to accept or decline any expression of voluntary redundancy where there would be an adverse 
impact on the business.   
 
By way of example and without limiting Inland Revenue’s sole discretion, voluntary 
redundancies may not be accepted in circumstances where: 
  An applicant has skills and experience that Inland Revenue wishes to retain; or 
  Where approving the voluntary redundancy may result in insufficient skilled 
staff from which to appoint to remaining positions in the impacted area.  
  
                                         
1  This does not create an expectation that a position in a higher band wil  be deemed to be a suitable alternative offer. 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
51 

Where Inland Revenue accepts an expression of interest and offers voluntary redundancy, 
written acceptance of that offer by the individual will be binding. 
 
Where an employee accepts an offer of voluntary redundancy, their employment will end by 
reason of redundancy, in accordance with clause 10.7.1 or 10.7.2. 
10.5.5 Equalisation Allowance 
If the salary applying to a position which an employee is offered and accepts, under 10.5.1, 
10.5.2 or 10.5.3 above, is less than that which applied in their former position, they will be 
paid an equalisation allowance as set out below.  
 
(a.)  Equalisation Allowances paid to employees prior to 1 November 1996 or under 
the Organisational Review Transitional Agreement, will continue to be paid as 
an ongoing allowance. 
 
(b.)  Equalisation Allowances paid to employees prior to 1 July 1999, where clause 
10.5.5(a) above does not apply, will continue to be paid as an ongoing 
allowance for five years from the date the allowance commenced. 
 
(c.)  Employees appointed to Inland Revenue prior to 1 July 1999, who are to have 
an equalisation allowance commence after 1 July 1999, will have the choice of 
the allowance being paid as either as an ongoing allowance for five years from 
the date the allowance commences, or as a lump sum payment equivalent to 
the difference in salary for the next two years. 
 
(d.)  Employees appointed to Inland Revenue after 1 July 1999 will be paid a lump 
sum equalisation payment equivalent to the difference in salary for the next 
two years. 
10.5.6  Salary rate to be unchanged in certain circumstances 
Where an employee is within 5 years of eligibility for New Zealand Superannuation they will 
retain their current salary unabated for a period of five years, although the indicative salary 
level for their appointment to the position will be established and recorded.  After 5 years, 
their salary will be set at either: 
  the level established on their appointment to the new position, or 
  a higher level if the person has received performance pay increases in the intervening 
period. 
10.6   Unplaced Staff 
 
The change process will identify which of the following options, or any other options, will be 
available to surplus staff.  Details of how the options may be used and the types and levels of 
financial assistance etc, may be agreed on a case by case basis following discussions between 
Inland Revenue, the employee and NUPE. 
 
The options are: 
10.6.1  Retraining 
Retraining is an efficient and worthwhile option for dealing with staffing surpluses.  Where a 
retraining opportunity is identified a specific programme will be designed to meet the needs of 
the individual and financial assistance will be negotiated.  The maximum assistance payable 
will be the average redundancy payment calculated for all employees who are declared 
surplus had redundancy been an option.   
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
52 

10.6.2  Redeployment 
For employees taking this option within the Public Service (and such other agencies as may 
be agreed) the same provisions shall apply as for clause 10.4.1.  Time off shall be available 
for job seeking. 
10.6.3  Leave Without Pay 
The employee and Inland Revenue may agree to a defined period of leave without pay, with a 
preference to right of appointment to future vacancies.  This may include an opportunity for 
retraining.  Employees being considered for appointment must be able to show they have the 
capability to do the job. 
10.6.4  Enhanced Early Retirement 
Enhanced early retirement is available to employees who have been declared redundant.  The 
amount of enhanced early retirement will be the equivalent to the person’s redundancy 
entitlement. 
 
Enhanced early retirement may be made available by Inland Revenue at any time to 
employees who are not affected if they are replaced by an unplaced employee.   
10.7   Redundancy 
 
Declaring employees redundant is a last option. 
10.7.1  Employees who commenced employment with Inland Revenue from 
1 July 1999 
Where the options in clause 10.6 have been exhausted the employee shall receive: 
  as much notice as possible and in any event not less than one month’s notice of 
termination of employment or payment in lieu of notice; and  
  redundancy compensation of 13 weeks salary, except where an employee has more 
than 5 years continuous service, when they will be paid an additional 2 weeks pay for 
each subsequent year.  The maximum redundancy compensation payable will be 45 
weeks pay. 
10.7.2  Employees who commenced employment with Inland Revenue prior to 
1 July 1999 
Redundancy will be paid as per the severance/redundancy provisions of the person’s 
employment contract as at 30 June 1999. 
10.8   Sale or Transfer  
 
In the event of restructuring, as defined in section 69OI of the Employment Relations 
Amendment Act 2006, resulting in some or all employees no longer being required to perform 
work for Inland Revenue, Inland Revenue will explore and negotiate with the potential new 
employer whether it is in the position to offer employment to those potentially affected 
employees covered by this employment agreement.  
 
In negotiating with the prospective employer the objective will be to arrange for the employee 
to be offered employment by the new employer on substantially the same or more favourable 
conditions of employment overall.  As soon as possible after the commercial arrangements 
are finalised, the employee will be provided with information about the new employer, 
whether the employee will be offered employment by the new employer, the basis of any 
such offer, the timetable for transition, and the options available to the employee. 
 
An employee may choose not to accept an offer of employment made by the new employer. 
 
For the purpose of giving effect to this clause, the parties agree that Inland Revenue may 
supply to the potential new employer employment related information about employees 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
53 

providing the information which is supplied and the manner in which it is supplied is 
consistent with Subpart 2 of the Employment Relations Amendment Act 2006. 
 
Where an employee's employment is being terminated by Inland Revenue by reason of the 
sale,  transfer or contracting out by Inland Revenue of the whole or part of its business, 
nothing will require Inland Revenue to pay redundancy to the employee if:  
  the person or organisation acquiring the business or part being sold or transferred:  
o  has offered the staff member employment in the business or part being sold or 
transferred, and  
o  has agreed to treat the service as if it were continuous service with that person or 
organisation; and  
  the conditions of employment being offered to the employee by the person or organisation 
acquiring the business or part being sold or transferred are substantially the same as or 
more favourable than, the employee's conditions of employment including: 
o  any service related and redundancy conditions; and  
o  any conditions relating to superannuation under the employment being terminated; 
and  
  the offer of employment by the person or organisation acquiring the business, or part 
being sold or transferred is an offer to employ the employee in the business either:  
o  in  the same, or in a similar capacity as the one in which the employee was 
employed; or in a capacity that the employee is willing to accept; and  
o  that the employment remains in the local area.  
 
The employee may, on a without prejudice basis, however, elect to seek suitable alternative 
employment with Inland Revenue through exploring available job vacancies, or redeployment 
or leave without pay options.  This potential to seek alternative employment with the 
department will remain open up until the actual date of sale or transfer of the business or 
acceptance of an offer from the person or organisation acquiring the business, whichever is 
the earlier. 
 
Formal notice of termination of employment will be issued in the event that an alternative 
position or arrangement with the department cannot be secured. 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
54 

11   Integrity of the Tax System 
 
Section 6 of the Tax Administration Act 1994 places a responsibility on all employees in Inland 
Revenue to “use their best endeavours to protect the integrity of the tax system”. 
11.1  Confidentiality 
 
In accordance with section 81 of the Tax Administration Act 1994, all employees are required 
to sign and observe a Declaration of Fidelity and Secrecy. 
 
Inland Revenue will comply with the provisions of the Privacy Act 1993 and the Official 
Information Act 1982.   
 
Employees are responsible for the security of any confidential and commercially sensitive 
information under their control or to which they have access.  Information concerning 
customers, other employees of Inland Revenue and anything to do with Inland Revenue’s 
business, must be treated with the utmost confidentiality.  
 
Such is the importance of confidentiality of information that any breach may provide grounds 
for dismissal.  Employees are reminded that breaches of confidentiality may also provide 
grounds for prosecution. 
 
The requirement for confidentiality continues after employment with Inland Revenue ceases 
and until such time as the material in question comes into the public domain through some 
other legitimate way.  Any breach of this responsibility after employees have left Inland 
Revenues employment may similarly provide grounds for prosecution. 
11.2  Conflict of Interest 
 
Employees should ensure that they are not involved (directly or indirectly): 
  in any other employment or business which may affect or compromise their ability 
to perform their duties; or 
  in an activity in conflict with the interests of Inland Revenue. 
 
Employees must not accept payment or other benefit in money or kind from any person or 
company as an inducement or reward for any action in connection with any matter or 
business transacted by or on behalf of Inland Revenue. 
 
If employees are in any doubt they should seek prior clarification from their manager. 
11.3  Intellectual Property 
 
All work, product and all inventions, improvements, discoveries, processes, programmes 
and/or systems developed by employees, or which they may become aware of, in the 
performance of their duties while employed by Inland Revenue, will be fully disclosed to, and 
become the sole and absolute property of the Crown. 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
55 

12   Employment Relationship Problem Resolution 
 
Inland Revenue, NUPE and employees are committed to the resolution of employment 
relationship problems, including personal grievances and disputes, as close as possible to 
their point of origin. 
 
NUPE members have the right to be represented by NUPE at any stage in the process of 
raising and seeking resolution of an employment relationship problem. 
 
When there is a problem, Inland Revenue and the employee will: 
  take reasonable steps to advise the other about the problem, and 
  first seek to resolve the matter in discussions between the employee and manager, 
and 
  normally follow any applicable internal procedures prior to seeking mediation 
assistance in accordance with the Employment Relations Act 2000. 
 
Where the problem is not able to be resolved by discussion and the use of internal 
procedures, Inland Revenue and/or the employee may seek the assistance of a mediator. 
 
The Mediation Service at MBIE will be the preferred provider for mediation assistance.  The 
mediation service is confidential and aims to assist Inland Revenue and the employee in 
resolving the employment relationship problem. 
 
If agreement cannot be reached with the assistance of the mediation service, the employee 
may submit a personal grievance or dispute to the Employment Relations Authority for a 
decision.  The decision of the Authority is final and binding unless it is appealed to the 
Employment Court. 
 
An employee is required to raise a personal grievance or dispute, or make reasonable steps to 
raise it, with Inland Revenue within the period of 90 days beginning with the date on which 
the action alleged to amount to a personal grievance occurred or came to their notice, 
whichever is the later. 
 
If the employee wishes to raise a personal grievance or dispute after more than 90 days after 
the alleged action they must have Inland Revenue’s agreement or apply to the Employment 
Relations Authority to do so. 
 
Personal Grievances are defined in Section 103 of the Employment Relations Act 2000. 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
56 

Appendix 1 - Grandparented Entitlements 
 
Introduction 
Staff employed before 1 July 1999 have some previous terms and conditions grandparented, 
that are not covered in the main body of this agreement. 
 
The following sections highlight the terms and conditions which have been protected for all 
current staff as at 1 July 1999, except for those staff employed in the Wellington Contact 
Centre.  These staff have specified variations due to the terms of their employment in that 
business unit. 
 
 
Retiring Leave 
(a) 
Eligibility 
On retiring from Inland Revenue, employees are entitled to receive retiring leave, as set out 
in (c) or (d) below, if they are eligible for NZ Superannuation or its successor, or if they have 
given one month’s notice of their intention to retire and meet one of the following criteria: 
  they have completed 40 years service, or 
  they were appointed (or were last appointed) to the Public Service on or after 1 August 
1964, and are aged 60 years or over, or 
  they were appointed (or were last appointed) to the Public Service before 1 August 
1964, have completed 40 years service, and are aged 60 years or over, or 
  Inland Revenue has agreed to an earlier date. 
 
(b) 
Part-time service 
Part-time employees shall have retiring leave calculated on a pro-rata basis according to their 
record of service. 
 
(c) 
Leave accrual 
Employees eligible to retire, apart from those covered by clause (d) below, shall accrue 
retiring leave as follows: 
 
Service 
Entitlement 
Max Entitlement 
Up to 10 years’ service 
Nil 

10 years’ service 
22 days 
22 
10-20 years’ service 
22 days plus 4.3 days per 
65 
year for each year after 10 
years’ service 
20-25 years’ service 
65 days 
65 
More than 25 years’ service 
65 days plus 4.4 days per 
131 
year for each year after 25 
 
years’ service 
 
 
For example:  an employee retires after 27 years 240 days: 
 
Service 
 
 
Leave 
 
25 years 
 
 
65.0 
 
2 years 
 
 
8.8 
 
240 days 
 
 
2.8932 (240÷365x4.4)  
 
27 years 240 days   
76.6932 days 
 
(Note: all service is calculated on the basis of a calendar year). 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
57 

(d) 
Government Service Equal Pay Act 1960 
Female employees appointed before 1 April 1962 who did not receive a benefit as a result of 
the Government Service Equal Pay Act 1960, shall be entitled to the following leave: 
 
Qualification Required 
Retiring Leave 
Completion of 35 years service 
131 
Completion of 10 or more years service and 
Clause (c) above 
retires at the age of eligibility for National 
 
Superannuation or older, or retires in terms 
of clause (a) above 
 
 
 (e)  Previous Service 
Previous service will be considered for crediting for retiring leave purposes in terms of the 
‘Crediting of Previous Service’ clause in this Appendix.  Where an employee has part-time 
service this will be pro-rated for the purpose of calculating retiring leave. 
 
(f) 
Method of payment 
Retiring leave shall be paid at the employee's option either in fortnightly instalments or as a 
lump sum. 
 
(g) 
Anticipation of retiring leave 
An employee who has more than 20 years’ continuous service, or is eligible to retire on the 
grounds of age or service, shall be entitled to anticipate retiring leave. 
 
(h) 
Medical Retirement 
An employee who has established eligibility to retire on medical grounds shall be granted a 
minimum of 65 working days’ retiring leave regardless of length of service, with the exception 
that an employee with more than 25 years’ service may be granted additional leave in 
accordance with clause (c) above. 
 
 
Resigning Leave 
(a) 
Eligibility 
Resigning leave is payable only to those employees who have given three months notice of 
resignation, and where the work record is satisfactory. 
 
(b) 
Leave accrual 
Resigning leave may be granted to employees who have not reached their retiring age at the 
following rate: 
Service 
Entitlement 
Max Entitlement 
Up to 20 years’ service 
nil 

20 years’ service 
32 days 
32 
20-39½ years’ service 
32 days plus 1.44 days per 
60 
year for each year after 20 
 
years’ service 
 
 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
58 

For example:  an employee resigns after 27 years 240 days: 
 
Service 
 
 
Leave 
 
20 years 
 
 
32.0 
 
7 years 
 
 
9.8 
 
240 days 
 
 
0.9468 (240÷265x1.44)  
 
27 years 240 days   
42.7468 days 
 
(c) 
Impact of Long Service Leave 
Where an employee has taken long service leave prior to resignation, the resigning leave due 
is to be reduced by the amount of long service leave taken.  For each complete period of six 
months worked after the taking of long service leave, an additional credit of one day is to be 
granted up to a maximum of their long service leave entitlement. 
 
(d) 
Resignation for ill health 
Where an employee resigns on the grounds of ill health the full resigning leave entitlement 
will be granted and no reduction will be made for any long service leave taken. 
 
(e) 
Impact of part-time service 
Resigning leave entitlements for reduced hour or part-time employees will reflect the pattern 
of service of the employee. 
 
(f) 
Previous Service 
Previous service will be considered for crediting for resigning leave purposes in terms of the 
‘Crediting of Previous Service’ clause in this Appendix. 
 
Crediting of Previous Service 
Staff employed prior to the commencement of the PSA contract 008 shall be entitled to the 
service recognition provisions of the Inland Revenue Department Collective Employment 
Contract (004 or 005) which expired on 29 February 1996, provided any such employee was a 
party to that contract. 
 
Where previous service with other New Zealand organisations is seen to be relevant and 
valuable, Inland Revenue has the discretion to recognise it. 
 
Previous service that ended with the employee accepting either a severance or enhanced 
early retirement payment under any restructuring and surplus staffing provisions of any 
organisation listed in Schedule 1 of the State Sector Act 1988 will not be recognised. 
 
Payment to the Estate of a Deceased Employee 
On the death of an employee, a cash grant in lieu of long service leave and retiring leave shall 
be approved for payment to the employee’s estate.  Any bereavement grant made under this 
agreement is to be deducted from any retiring leave entitlement. 
 
Transfer Housing Loan (was State Servant on Transfer) 
Employees employed before 1 July 1999 who are in receipt of this subsidy (as per the PSA 
CEC 011) as at 1 July 1999, will continue to receive it as previously agreed. 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
59 

 
Appendix 2 – Pay Bands 
 
1 July 2015 (incl 1% increase) 
 
65% 
Minimum 
100% 
Maximum 
  BPSB 
$25,925 
$34,700 
$39,885 
$45,868 
BPSC 
$28,798 
$38,544 
$44,304 
$50,950 
BPSD 
$32,629 
$42,669 
$50,199 
$57,729 
BPSE 
$37,692 
$49,290 
$57,988 
$66,686 
BPSF 
$42,603 
$55,712 
$65,543 
$75,374 
BPSG 
$47,743 
$62,433 
$73,450 
$84,468 
BPSH 
$56,716 
$74,167 
$87,255 
$100,343 
BPSI 
$64,506 
$84,354 
$99,240 
$114,126 
BPSJ 
$71,507 
$93,509 
$110,010 
$126,512 
BPSK 
$77,969 
$101,960 
$119,953 
$137,946 
BPSL 
$88,077 
$115,178 
$135,503 
$155,828 
  
  
  
  
  
INVA 
$35,362 
$46,243 
$54,403 
$62,563 
INVB 
$42,603 
$55,712 
$65,543 
$75,374 
INVC 
$47,743 
$62,433 
$73,450 
$84,468 
INVD 
$56,716 
$74,167 
$87,255 
$100,343 
INVE 
$64,506 
$84,354 
$99,240 
$114,126 
INVF 
$74,686 
$97,667 
$114,902 
$132,137 
INVG 
$80,883 
$105,771 
$124,436 
$143,101 
Minimum increases to 87% 
  
 
 
 
1 July 2016 (incl 1% increase) 
 
65% 
Minimum 
100% 
Maximum 
  BPSB 
$26,185 
$35,853 
$40,284 
$46,327 
BPSC 
$29,086 
$39,825 
$44,747 
$51,459 
BPSD 
$32,956 
$43,096 
$50,701 
$58,306 
BPSE 
$38,069 
$49,783 
$58,568 
$67,353 
BPSF 
$43,029 
$56,268 
$66,198 
$76,128 
BPSG 
$48,220 
$63,057 
$74,185 
$85,313 
BPSH 
$57,283 
$74,909 
$88,128 
$101,347 
BPSI 
$65,151 
$85,197 
$100,232 
$115,267 
BPSJ 
$72,222 
$94,444 
$111,110 
$127,777 
BPSK 
$78,749 
$102,980 
$121,153 
$139,326 
BPSL 
$88,958 
$116,329 
$136,858 
$157,387 
  
  
  
  
  
INVA 
$35,716 
$46,705 
$54,947 
$63,189 
INVB 
$43,029 
$56,268 
$66,198 
$76,128 
INVC 
$48,220 
$63,057 
$74,185 
$85,313 
INVD 
$57,283 
$74,909 
$88,128 
$101,347 
INVE 
$65,151 
$85,197 
$100,232 
$115,267 
INVF 
$75,433 
$98,643 
$116,051 
$133,459 
INVG 
$81,692 
$106,828 
$125,680 
$144,532 
Minimum increases to 89% 
  
 
 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
60 

1 July 2017 (incl 1% increase) 
 
65% 
Minimum 
100% 
Maximum 
  BPSB 
$26,447 
$36,211 
$40,687 
$46,790 
BPSC 
$29,376 
$40,223 
$45,194 
$51,973 
BPSD 
$33,285 
$43,527 
$51,208 
$58,889 
BPSE 
$38,450 
$50,281 
$59,154 
$68,027 
BPSF 
$43,459 
$56,831 
$66,860 
$76,889 
BPSG 
$48,703 
$63,688 
$74,927 
$86,166 
BPSH 
$57,856 
$75,658 
$89,009 
$102,360 
BPSI 
$65,802 
$86,049 
$101,234 
$116,419 
BPSJ 
$72,944 
$95,388 
$112,221 
$129,054 
BPSK 
$79,537 
$104,010 
$122,365 
$140,720 
BPSL 
$89,848 
$117,493 
$138,227 
$158,961 
  
  
  
  
  
INVA 
$36,072 
$47,172 
$55,496 
$63,820 
INVB 
$43,459 
$56,831 
$66,860 
$76,889 
INVC 
$48,703 
$63,688 
$74,927 
$86,166 
INVD 
$57,856 
$75,658 
$89,009 
$102,360 
INVE 
$65,802 
$86,049 
$101,234 
$116,419 
INVF 
$76,188 
$99,630 
$117,212 
$134,794 
INVG 
$82,509 
$107,896 
$126,937 
$145,978 
Minimum remains at 89% 
 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
61 

Appendix 3 – Positions in Pay Band 
  
  
  
  
Banded Pay Structure (BPS) - Jobs and bands by business group. 
  
  
  
  
Business Transformation 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
675 
Office Administrator 
BPSE 
85% - 115% 
  
  
  
  
Change 
  
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
1073 
Senior Analyst 
BPSI 
85% - 115% 
1074 
Senior Advisor 
BPSI 
85% - 115% 
1078 
Senior Planning Advisor 
BPSJ 
85% - 115% 
678B 
Enterprise Portfolio Principal Analyst 
BPSK 
85% - 115% 
  
  
  
  
Change - Enterprise Architecture 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
1042 
Architect 
BPSI 
65% - 115% 
894 
Senior Enterprise Architect 
BPSL 
85% - 115% 
1041 
Senior Enterprise Solutions Architect 
BPSL 
85% - 115% 
  
  
  
  
Change - Portfolio Delivery 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
817 
Advisor Capability & Business Support 
BPSG 
85% - 115% 
805 
Capability Advisor 
BPSI 
85% - 115% 
1039 
Practice Coordinator 
BPSE 
85% - 115% 
923 
Senior Advisor Capability & Business Support 
BPSI 
85% - 115% 
1038 
Senior Advisor Capability & Practice Support 
BPSI 
85% - 115% 
806B 
Senior Analyst EPMO 
BPSI 
85% - 115% 
818 
Team Administrator 
BPSD 
85% - 115% 
  
  
  
  
Change - Service Design & Implementation 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
891 
Business Analyst 
BPSG 
85% - 115% 
812 
Business Designer 
BPSG 
85% - 115% 
898 
Business Rules Analyst 
BPSG 
85% - 115% 
896 
Business Rules Architect 
BPSK 
85% - 115% 
897A 
Business Rules Author 
BPSF 
85% - 115% 
899 
Business Rules Centre Coordinator 
BPSE 
85% - 115% 
811 
Capability Advisor 
BPSJ 
85% - 115% 
813 
Design Lead 
BPSH 
85% - 115% 
535 
Design Portfolio Lead 
BPSJ 
85% - 115% 
669B 
e-Business Senior Consultant 
BPSJ 
85% - 115% 
344 
Project Coordinator 
BPSF 
85% - 115% 
892 
Senior Business Analyst 
BPSH 
85% - 115% 
897B 
Senior Business Rules Author 
BPSH 
85% - 115% 
900B 
Senior Business Rules Business Advisor 
BPSJ 
85% - 115% 
1098 
Technical Advisor 
BPSH 
85% - 115% 
  
  
  
  
Corporate Services - Communications & Inquiry 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
795 
Administration Assistant, Corporate Communications 
BPSD 
85% - 115% 
181 
Senior Advisor (Corporate Accountability) 
BPSH 
85% - 115% 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
62 

Corporate Integrity & Assurance - Procurement 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
1001 
Commercial Engagement Specialist 
BPSH 
85% - 115% 
1002A 
Procurement Specialist 
BPSG 
85% - 115% 
873 
Purchasing Officer Procurement 
BPSE 
85% - 115% 
1000 
Purchasing Team Leader 
BPSG 
85% - 115% 
1136 
Senior Probity Specialist 
BPSJ 
85% - 115% 
1002B 
Senior Procurement Specialist 
BPSI 
85% - 115% 
  
  
  
  
Corporate Integrity & Assurances - Risk & Assurance 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
668 
Administrator (Integrity Assurance) 
BPSE 
85% - 115% 
840 
Administrator (Internal Audit) 
BPSE 
85% - 115% 
153 
Advisor (Integrity Assurance) 
BPSG 
85% - 115% 
213 
Advisor Risk Services 
BPSF 
85% - 115% 
221 
Auditor Internal Audit 
BPSG 
85% - 115% 
211 
CAAT Analyst 
BPSH 
85% - 115% 
409 
Personal Assistant to National Manager 
BPSD 
85% - 115% 
152 
Senior Advisor Integrity Assurance 
BPSH 
85% - 115% 
212 
Senior Advisor Risk Services 
BPSH 
85% - 115% 
215 
Senior Auditor (Internal Audit) 
BPSH 
85% - 115% 
  
  
  
  
Information, Intelligence & Communications - Analytics & Insight 
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
80 
Analyst 
BPSG 
65% - 115% 
1014 
Compliance Strategist 
BPSL 
85% - 115% 
229 
Investigator (Computer Tax Audit) 
INVC 
65% - 115% 
188 
National Advisor (NARU) 
BPSJ 
85% - 115% 
1015 
Principal Advisor Compliance Planning & 
BPSL 
85% - 115% 
Development 
888 
Principal Advisor Evaluation 
BPSK 
85% - 115% 
555 
Principal Analyst 
BPSK 
85% - 115% 
907 
Researcher/Evaluator 
BPSH 
85% - 115% 
79 
Senior Analyst 
BPSI 
85% - 115% 
228 
Senior Investigator (Computer Tax Audit) 
INVF 
85% - 115% 
889 
Senior Researcher/Senior Evaluator 
BPSI 
85% - 115% 
1016B 
Senior Strategy Advisor 
BPSJ 
85% - 115% 
1016A 
Strategy Advisor 
BPSH 
85% - 115% 
855 
Team Administrator 
BPSD 
85% - 115% 
579 
Team Leader 
BPSI 
85% - 115% 
  
  
  
  
Information, Intelligence & Communications - Communications 
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
182 
Advisor (Corporate Accountability) 
BPSG 
85% - 115% 
145A 
Communications Advisor 
BPSG 
65% - 115% 
724A 
Customer Information Advisor 
BPSG 
65% - 115% 
90 
Editor 
BPSE 
85% - 115% 
478 
Personal Assistant to Corporate Affairs 
BPSD 
85% - 115% 
1124 
Principal Advisor Communications 
BPSK 
85% - 115% 
787B 
Principal Content Management Specialist 
BPSI 
85% - 115% 
145B 
Senior Communications Advisor 
BPSH 
85% - 115% 
766 
Senior Communications Advisor/Editor PAD 
BPSH 
85% - 115% 
787A 
Senior Content Management Specialist 
BPSH 
85% - 115% 
724B 
Senior Customer Information Advisor 
BPSH 
85% - 115% 
245 
Senior Editor 
BPSG 
85% - 115% 
784B 
Senior Web Content Editor 
BPSG 
85% - 115% 
785B 
Senior Web Specialist 
BPSH 
85% - 115% 
1125 
Team Leader 
BPSH 
85% - 115% 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
63 

HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
784A 
Web Content Editor 
BPSE 
65% - 115% 
501 
Web Publishing Advisor 
BPSE 
85% - 115% 
785A 
Web Specialist 
BPSG 
65% - 115% 
  
  
  
  
Information, Intelligence & Communications - Customer Strategy 
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
1118 
Senior Advisor Planning 
BPSH 
85% - 115% 
  
  
  
  
  
  
  
  
Information, Intelligence & Communications - Information Management 
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
1134 
Senior Advisor Information Management 
BPSI 
85% - 115% 
  
  
  
  
Information, Intelligence & Communications - Stakeholder Relations 
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 

Advisor Ministerial Services Drafting Unit 
BPSG 
85% - 115% 
460 
Analyst Stakeholder & Relationship Management 
BPSE 
85% - 115% 
425 
Case Management Officer 
BPSE 
85% - 115% 
676 
Correspondence Coordinator (Hamilton) 
BPSC 
85% - 115% 
614 
Editorial Advisor Ministerial Services 
BPSG 
85% - 115% 
1130 
Senior Advisor Diversity 
BPSH 
85% - 115% 
564 
Senior Advisor Stakeholder Engagement 
BPSH 
85% - 115% 
688 
Senior Officer (Ministerial Services) 
BPSF 
85% - 115% 
424 
Senior Analyst Stakeholder Relations 
BPSH 
85% - 115% 
612 
Workflow Coordinator 
BPSC 
85% - 115% 
  
  
  
  
Office of the Chief Tax Counsel 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
459 
Advisor Technical Services 
BPSG 
85% - 115% 
1035 
Business Analyst OCTC 
BPSG 
85% - 115% 
199 
Information & Research Officer 
BPSE 
85% - 115% 
1033 
Information Processes Coordinator 
BPSF 
85% - 115% 
91 
Information Services Librarian 
BPSF 
65% - 115% 
856 
Instructional Designer 
BPSH 
85% - 115% 
266 
Learning and Development Advisor 
BPSF 
85% - 115% 
205 
OCTC Personal Assistant/Team Secretary 
BPSD 
85% - 115% 
202 
PA to Chief Tax Counsel 
BPSF 
85% - 115% 
679 
Programme Coordinator, Public Rulings 
BPSG 
85% - 115% 
863B 
Senior Solicitor I/Senior Tax Advisor I 
BPSI 
85% - 115% 
863C 
Senior Solicitor II/Senior Tax Advisor II 
BPSK 
85% - 115% 
832 
Senior Tax Trainer and Developer 
BPSI 
85% - 115% 
1034 
Senior Technical & Liaison Advisor 
BPSH 
85% - 115% 
863A 
Solicitor/Tax Advisor 
BPSG 
65% - 115% 
580 
Team Leader Administrative Services 
BPSF 
85% - 115% 
864 
Technical Training & Development Coordinator 
BPSD 
85% - 115% 
  
  
  
  
People & Culture 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
798 
Business Optimisation Advisor 
BPSH 
65% - 115% 
880A 
Payroll Officer 
BPSE 
85% - 115% 
1044 
Personnel Services Officer 
BPSC 
85% - 115% 
880B 
Senior Payroll Officer 
BPSF 
85% - 115% 
881B 
Senior System Administrator 
BPSH 
85% - 115% 
881A 
System Administrator 
BPSF 
85% - 115% 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
64 

HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
906 
Team Leader Delivery National L&D 
BPSH 
85% - 115% 
19 
Trainer National L&D 
BPSF 
85% - 115% 
  
  
  
  
Policy & Strategy - Strategic Planning 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
861 
Senior Advisor, Strategic Planning 
BPSJ 
85% - 115% 
576 
Strategic Analyst (Corporate Strategy) 
BPSH 
85% - 115% 
  
  
  
  
Performance, Facilities & Finance 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
806A 
Analyst EPMO 
BPSH 
85% - 115% 
267 
Business Management Services Administrator 
BPSD 
85% - 115% 
803 
Business Optimisation Systems Administrator 
BPSE 
85% - 115% 
376C 
F&P Accountant (experienced) 
BPSG 
85% - 115% 
376B 
F&P Advisor (experienced) 
BPSG 
85% - 115% 
376A 
F&P Analyst (experienced) 
BPSG 
85% - 115% 
20E 
F&P Assistant Accountant 
BPSF 
85% - 115% 
20D 
F&P Assistant Advisor 
BPSF 
85% - 115% 
20C 
F&P Assistant Analyst 
BPSF 
85% - 115% 
163D 
F&P Crown Advisor (Cash Management) 
BPSD 
85% - 115% 
163C 
F&P Graduate Accountant 
BPSD 
85% - 115% 
163B 
F&P Graduate Advisor 
BPSD 
85% - 115% 
163A 
F&P Graduate Analyst 
BPSD 
85% - 115% 
376D 
F&P Planner (experienced) 
BPSG 
85% - 115% 
379C 
F&P Senior Accountant (reporting to a Team Leader) 
BPSH 
85% - 115% 
379G 
F&P Senior Accountant (reporting to Manager) 
BPSH 
85% - 115% 
379B 
F&P Senior Advisor (reporting to a Team Leader) 
BPSH 
85% - 115% 
379F 
F&P Senior Advisor (reporting to Manager) 
BPSH 
85% - 115% 
379A 
F&P Senior Analyst (reporting to a Team Leader) 
BPSH 
85% - 115% 
379E 
F&P Senior Analyst (reporting to Manager) 
BPSH 
85% - 115% 
20A 
F&P Senior Crown Revenue Advisor  
BPSF 
85% - 115% 
379D 
F&P Senior Planner (reporting to a Team Leader) 
BPSH 
85% - 115% 
379H 
F&P Senior Planner (reporting to Manager) 
BPSH 
85% - 115% 
20B 
F&P Senior Shared Services Advisor  
BPSF 
85% - 115% 
163E 
F&P Shared Services Advisor 
BPSD 
85% - 115% 
632 
F&P Team Leader Portfolio 
BPSI 
85% - 115% 
1057 
Facilities Management Optimisation Advisor 
BPSH 
65% - 115% 
358 
Information Analyst - Records 
BPSE 
85% - 115% 
548 
Personal Assistant to Financial Controller 
BPSD 
85% - 115% 
904 
Principal Advisor - Finance & Planning 
BPSK 
85% - 115% 
792 
Property & Assets Advisor 
BPSG 
85% - 115% 
884 
Property Coordinator 
BPSF 
85% - 115% 
389 
Records Officer 
BPSD 
85% - 115% 
1007 
Senior Facilities Management Advisor 
BPSH 
85% - 115% 
799 
Team Administrator 
BPSD 
85% - 115% 
633 
Team Leader - Finance & Planning (Operations) 
BPSG 
85% - 115% 
87 
Team Leader (BMSD) 
BPSG 
85% - 115% 
878 
Team Leader (Service Desk & Systems) 
BPSH 
85% - 115% 
1083 
Technical Accountant 
BPSH 
85% - 115% 
85 
Facilities Management Officer 
BPSC 
85% - 115% 
  
  
  
  
Service Delivery - General 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
872 
Events Coordinator 
BPSE 
85% - 115% 
294 
Technical & Service Advisor 
BPSG 
85% - 115% 
238 
Service Officer - LE & Special Audit 
BPSE 
85% - 115% 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
65 

  
  
  
  
Service Delivery - Business Planning & Integration 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
242 
Advisor (IRS) 
BPSG 
85% - 115% 
1106 
Advisor Planning & Reporting 
BPSG 
85% - 115% 
1143 
Compliance Strategist - BPI 
BPSL 
85% - 115% 
348 
Economist (IRS) 
BPSH 
85% - 115% 
1025A 
Interventions Advisor 
BPSG 
85% - 115% 
1108 
Principal Advisor Capability 
BPSK 
85% - 115% 
1104 
Principal Advisor Change/Integration 
BPSK 
85% - 115% 
1109 
Principal Advisor Compliance 
BPSL 
85% - 115% 
1024 
Principal Interventions Advisor 
BPSL 
85% - 115% 
1105 
Senior Advisor Planning & Reporting 
BPSH 
85% - 115% 
1025B 
Senior Interventions Advisor 
BPSH 
85% - 115% 
1144B 
Senior Strategy Advisor - BPI 
BPSJ 
85% - 115% 
1144A 
Strategy Advisor - BPI 
BPSH 
85% - 115% 
1107 
Team Administrator 
BPSD 
85% - 115% 
  
  
  
  
Service Delivery - Collections 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
1012 
Advisor/Analyst Collections 
BPSG 
85% - 115% 
919A 
Business Analyst 
BPSG 
85% - 115% 
782A 
Collections Officer (Level 1) 
BPSD 
65% - 115% 
782B 
Collections Officer (Level 2) 
BPSE 
85% - 115% 
537 
National Advisor Collections 
BPSJ 
85% - 115% 
781 
Recovery and Enforcement Specialist 
BPSH 
85% - 115% 
1013 
Senior Advisor/Analyst Collections 
BPSH 
85% - 115% 
1094 
Team Administrator 
BPSD 
85% - 115% 
1006 
Team Leader Collections 
BPSH 
85% - 115% 
  
  
  
  
Service Delivery - Customer Services 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
887A 
Advisor/Analyst 
BPSG 
65% - 115% 
1018 
Business Support Administrator 
BPSD 
85% - 115% 
902A 
Community Compliance Officer Level 1 
BPSE 
85% - 115% 
902B 
Community Compliance Officer Level 2 
BPSF 
85% - 115% 
673 
Community Relationships Advisor 
BPSF 
85% - 115% 
594 
Community Relationships Leader (Customer 
BPSI 
85% - 115% 
Services) 
674 
Community Relationships Representative 
BPSE 
85% - 115% 
770 
Customer Service Specialist - Advanced 
BPSE 
85% - 115% 
769B 
Customer Service Specialist (Applied) 
BPSD 
85% - 115% 
769A 
Customer Service Specialist (Fundamental) 
BPSC 
65% - 115% 
64 
Help Desk Operator (Call Centres) 
BPSF 
85% - 115% 
823 
Learning & Development Coordinator 
BPSF 
85% - 115% 
436A 
Revenue Assessment Officer Level 1 
BPSB 
85% - 115% 
436B 
Revenue Assessment Officer Level 2 
BPSC 
85% - 115% 
887B 
Senior Advisor/Analyst 
BPSH 
85% - 115% 
783 
Team Leader Assistance (Customer Services) 
BPSG 
85% - 115% 
903 
Team Leader Community Compliance (Customer 
BPSH 
85% - 115% 
Services) 
66 
Team Leader Help Desk (Customer Services) 
BPSG 
85% - 115% 
434 
Team Leader Operations Delivery (Customer 
BPSG 
85% - 115% 
Services) 
704 
Trainer/Coach/Facilitator 
BPSE 
85% - 115% 
1045 
Workplace Services Officer - Service Delivery 
BPSC 
85% - 115% 
  
  
  
  
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
66 

Service Delivery - Investigations & Advice 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
920 
Senior Advisor Investigations & Advice 
BPSH 
85% - 115% 
477 
Compliance Support Officer 
BPSB 
85% - 115% 
764 
Document Management Software Coordinator & 
BPSE 
85% - 115% 
Trainer 
237 
Investigations and Legal Officer (Bus Services) 
BPSF 
85% - 115% 
754 
Investigations and Legal Officer Special Audit 
BPSF 
85% - 115% 
27A 
Investigations Officer (L1) 
INVA 
85% - 115% 
517 
Investigations Team Leader 
INVE 
85% - 115% 
27B 
Investigator (L2) 
INVB 
85% - 115% 
27C 
Investigator (L3) 
INVC 
85% - 115% 
27D 
Investigator (L4) 
INVD 
85% - 115% 
743 
Learning & Development Advisor - Assurance 
BPSG 
85% - 115% 
40 
Legal Executive - LTS 
BPSD 
85% - 115% 
552 
Principal Advisor 
BPSL 
85% - 115% 
25 
Senior Investigator 
INVF 
85% - 115% 
808 
Senior Solicitor 
BPSK 
85% - 115% 
809 
Senior Technical Advisor 
BPSK 
85% - 115% 
573A 
Solicitor Level 1 
BPSF 
65% - 115% 
573B 
Solicitor Level 2 
BPSG 
85% - 115% 
573C 
Solicitor Level 3 
BPSH 
85% - 115% 
518 
Specialist Investigation Team Leader 
INVG 
85% - 115% 
796 
Team Leader (Large Enterprises) 
BPSI 
85% - 115% 
750 
Team Leader LTS 
BPSK 
85% - 115% 
24A 
Technical Advisor Level 1 
BPSF 
65% - 115% 
24B 
Technical Advisor Level 2 
BPSH 
85% - 115% 
  
  
  
  
Service Delivery - Litigation Management 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
 
 
 
 
500 
Document Management Coordinator 
BPSD 
85% - 115% 
525 
Legal Clerk 
BPSD 
85% - 115% 
1003 
Litigation Support Officer 
BPSC 
85% - 115% 
208B 
Solicitor (Intermediate) 
BPSH 
85% - 115% 
208A 
Solicitor (Junior) 
BPSF 
65% - 115% 
208C 
Solicitor (Senior) 
BPSK 
85% - 115% 
736A 
Team Leader (Document Management) 
BPSF 
85% - 115% 
736B 
Team Leader (Legal Clerks) 
BPSF 
85% - 115% 
  
  
  
  
Service Delivery - Performance & Optimisation 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
302B 
Advisor Event Delivery Coordination 
BPSG 
65% - 115% 
303 
Advisor Knowledge Base 
BPSE 
85% - 115% 
302C 
Advisor LoLA 
BPSG 
65% - 115% 
1029 
Advisor Performance & Optimisation 
BPSG 
85% - 115% 
456 
Advisor, Returns & Event Delivery 
BPSG 
85% - 115% 
723 
Developer (Content Formatting) 
BPSG 
65% - 115% 
1017 
Group Coordinator Performance & Optimisation 
BPSD 
85% - 115% 
922 
Principal Advisor (Continuous Improvement) 
BPSK 
85% - 115% 
560 
Relationship Manager 
BPSI 
85% - 115% 
1011 
Senior Advisor Performance & Optimisation 
BPSH 
85% - 115% 
722 
Senior Developer (Content Formatting) 
BPSH 
85% - 115% 
729 
Service Analyst 
BPSH 
85% - 115% 
703A 
Team Leader (Returns & Event Delivery) 
BPSH 
85% - 115% 
  
  
  
  
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
67 

Technology, Strategy & Operations 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
991 
Configuration & Asset Manager 
BPSH 
85% - 115% 
972 
Desktop Service Specialist 
BPSG 
85% - 115% 
969 
Enterprise Capacity Planner 
BPSI 
85% - 115% 
876 
ICT Business Engagement Manager 
BPSK 
85% - 115% 
977 
Incident Manager 
BPSI 
85% - 115% 
34 
Information Communication Technology Support 
BPSF 
65% - 115% 
Analyst 
975 
IT Continuity of Operations Specialist 
BPSG 
85% - 115% 
994A 
IT Delivery Lead 
BPSH 
85% - 115% 
963 
IT Specialist 
BPSF 
65% - 115% 
993B 
Performance Engineer - Intermediate 
BPSH 
85% - 115% 
993A 
Performance Engineer - Junior 
BPSF 
65% - 115% 
960 
Principal IT Consultant 
BPSL 
85% - 115% 
959 
Principal Technology Consultant 
BPSL 
85% - 115% 
1097 
Process Improvement Specialist 
BPSH 
85% - 115% 
970 
Resource Planner 
BPSG 
85% - 115% 
974 
Risk Management Specialist 
BPSG 
85% - 115% 
992B 
Security Consultant 
BPSI 
85% - 115% 
992A 
Security Specialist 
BPSG 
85% - 115% 
168 
Senior Advisor Decision Support 
BPSH 
85% - 115% 
905 
Senior Analyst Estimates & Feasibility 
BPSH 
85% - 115% 
976 
Senior Commercial & Relationship Manager 
BPSK 
65% - 115% 
875 
Senior ICT Analyst 
BPSH 
85% - 115% 
961 
Senior IT Consultant 
BPSI 
85% - 115% 
994B 
Senior IT Delivery Lead 
BPSK 
85% - 115% 
962 
Senior IT Specialist 
BPSG 
85% - 115% 
967 
Senior Test Analyst 
BPSH 
85% - 115% 
964 
Senior Test Consultant 
BPSK 
85% - 115% 
966 
Senior Test Engineer 
BPSI 
85% - 115% 
868 
Service Desk Analyst 
BPSE 
85% - 115% 
761A 
Service Support Analyst - Intermediate 
BPSD 
85% - 115% 
761B 
Service Support Analyst - Senior 
BPSE 
85% - 115% 
971 
Team Administrator 
BPSD 
85% - 115% 
968 
Test Analyst 
BPSF 
65% - 115% 
965 
Test Manager 
BPSI 
85% - 115% 
973 
Transition Specialist 
BPSG 
85% - 115% 
  
  
  
  
Generic 
  
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
31 
Personal Assistant 
BPSD 
85% - 115% 
  
  
  
  
Senior Management Support 
  
  
HR JE/ Job  Position Title 
IR Pay 
Band 
No. 
Band 
parameters 
845 
Administrative Assistant 
BPSC 
85% - 115% 
546 
PA to Deputy Commissioner/Chief Officer 
BPSF 
85% - 115% 
 
 
 
 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
68 
 


 
 
 
Inland Revenue – NUPE Collective Agreement 035   
Expires 27 December 2017 
 
69