This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'All details relating to cash withdrawals over $99 made by DOC staff.'.

16-E-354, LCO-01 
8 November 2016 
T Benseman 
By email: [FYI request #4747 email] 
Tēnā koe 
I refer to your official information request dated 12 October 2016 for the following:  
“Please  provide  all  details  relating  to  cash  withdrawals  or  cash  distributions 
over $99 made by DOC staff. What was the cash used for in each instance and 
who  was  it  given  to?  Am  interested  in  withdrawals  between  1/1/2014  and 
I  am  declining  to  provide  this  information  under  section  18(f)  of  the  Official 
Information  Act  as  the  information  requested  cannot  be  made  available  without 
substantial collation or research. 
However, I am able to advise that the Department’s financial management policy for 
expenditure to deliver its outputs is predominantly by Bank transfers (Direct Credit) 
or Purchasing Card.  Cash withdrawals are not permitted by purchasing card.   
Cash  withdrawals  and  cash  distributions  are  only  made  through  petty  cash  and 
average around $40 per transaction.  They are mainly made to reimburse staff for low 
value administrative expenses, or for koha.  
You are entitled to seek an investigation and review of my decision by writing to an 
Ombudsman as provided by section 28 (3) Official Information Act. 
Yours sincerely 
Geoff Tilbrook 
Director, Finance 
Department of Conservation Te Papa Atawhai 
Whare Kaupapa Atawhai / Conservation House 
PO Box 10420, Wellington 6143,