MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 24 FEBRUARY 2016, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.02PM 
 
 
Present: 
Kevin Atkinson (Chair) 
 
Ngahiwi Tomoana 
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Andrew Blair 
 
Diana Kirton  (from 1.36pm) 
 
Barbara Arnott  
 
Jacoby Poulain 
 
Heather Skipworth 
 
Denise Eaglesome 
 
Helen Francis 
 
Dan Druzianic 
 
Apologies  
Nil 
 
In Attendance: 
Kevin Snee (Chief Executive Officer) 
 
Members of the Executive Management Team  
 
Dr Mark Peterson and Chris McKenna (as co-Chairs of HB Clinical Council)  
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council)  
 
Members of the public  
 
Minutes 
 
Brenda Crene  
KARAKIA 
Ngahiwi Tomoana opened the meeting with a Karakia. 
 
APOLOGIES 
Diana Kirton apologised for lateness. 
 
INTEREST REGISTER 
There were no interests advised at the meeting.   
Barbara Arnott asked to have an interest removed from the Register,  relating to her daughter’s 
employment with Health Benefits Limited.  Actioned 
No board member had an interest in any of the items on the Agenda. 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 16 December 2015, were confirmed as a correct record 
of the meeting.  
Moved: 
Barbara Arnott 
Seconded: 
Dan Druzianic 
Carried 
 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Item 1: 
The Quality Accounts had been finalised –  and the action would be removed. 
Item 2: 
Travel Plan Business Case: The Board had requested progress updates with regular 
reporting to include a focus on monitoring for “inequity”.  Advised the ToR initiates the 
Page 1 of 7 

---

project’s start up with reports coming to the Board soon after.  These have been 
included on the detailed workplan.  This action would be removed. 
 
BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan was noted.   
 
CHAIR’S REPORT  
•  The Chair advised of the following retirements, with a letter being sent conveying the Board’s 
best wishes and thanks for their extended years of devoted service.  
 
Years of 
Retired or 
Name 
Area 
Service 
Service 
retires on 
Sue Van Dam 
Registered Nurse 
Older Persons & Mental Health 
10 
24-Jan-16 
Margaret Ansell 
Clinical Coder 
Facilities & Operational Support 
22 
5-Feb-16 
 
•  During December the  Letter of Expectations  for 2016/17  had been received outlining the 
forthcoming year.  An overview of funding expectations were shared. 
•  The Chair advised a  Privacy  Self-Assessment  would need to be completed by the end of 
March 2016.   
•  Health Target results had been released by the MoH and results were conveyed to members.  
•  Liz Stockley advised the last quarter’s results for smoking cessation advice had been poor and 
the reasons which had attributed to the decline.  She understands practices have been  very 
proactive in this area,  with issues more  attributed to the capture/recording of the required 
detail.  The key is whether patients are ready to give up smoking. There is an expectation this 
quarters results would improve.   
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The CEO’s report was taken as read, acknowledging: 
•  The new Mental Health facility was officially opened on 23rd February by the Minister of Health, 
following which a number of initiatives were shared with Dr Coleman.  
The Chair commended staff and management  highly  within the Mental Health service for the 
seamless movement of patients from the old facility to the new.  A wonderful job done.  Allison 
Stevenson was present at the meeting for this acknowledgement and was requested to pass 
this on to all staff involved.   
•  ED was coping and in a better place than previously and we are hopeful to achieve target in 
the near future. 
•  Orthopaedic patients now receiving better intervention, including alternative initiatives.  
•  The key problems in the month of January were patients waiting longer than four months for 
First Specialist Appointments  and  elective surgery; together with patients receiving smoking 
advice in primary care.  Anticipate these will be on track for the targetted expectations. 
•  Regarding Faster Cancer Treatment – there is work to be done and if the problem(s) continue, 
a report will be provided to the Board. 
•  Immunisation of children:  It was the first time HB had not met the target, with 35 infants not 
fully up to date with their immunisations between Sept-Dec 2015 (ie, Q2).   
The pattern was reviewed and tended to indicate a blip, for no specific reason.  An overview of 
the system(s) in place was relayed to the Board.  Some parents choose to decline vaccinations 
but    do change their minds.    It was important to  ensure  conversations  around immunisations 
were continued with families.  The results within HB were similar to the rise seen nationally. 
Page 2 of 7 

---

•  A  dip in the financial result for December had  corrected itself in January with a favourable 
outcome at the end of January 2016 (refer to the finance section). 
•  Health and Social Care networks  outlines a strategy on how we can  bring organisations 
together to respond to the needs of the community. Effort will be required to take this forward. 
Need to ensure consumers are fully involved from the outset.   
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT(S)  
The Financial reports for December 2015 and January 2016 were reviewed with matters 
highlighted in the respective reports.  
•  As mentioned. a dip in the financial result for December corrected itself in January with an 
overall favourable variance of $128 thousand. 
•  The  Financial Performance Summary provided an analysis of factors  driving  the  favourable 
variance to date.  
•  Overall  we were very  close to budget,  however it will  be  testing  to achieve the budgeted 
surplus for this financial year (ending 30 June 2016). 
The message conveyed by the CFO was not to take anything on that is too challenging  for the 
remainder of this financial year.   
It was noted a number of the Central Region DHBs were tracking significantly below their 
respective  plans.  It was a tribute  to a lot of good work being done within the HBDHB  to find 
ourselves in a positive position. 
 
CONSUMER STORY 
No  specific  Consumer Story  was conveyed, however feedback from customers  who had 
experiences with booking staff and receptionists  within DHB services, were  shared with Board 
members.  
Ensuring positive customer service interactions was recognised as  crucial to an efficient and 
pleasurable customer journey.  Advised that customer training  is  planned for staff  with feedback 
that staff are delighted.  
Consumer Council prefer to no longer receive consumer stories as part of their monthly agendas. 
They felt, as initiators of these stories, they could best support consumer outcomes in other ways. 
 
REPORT FROM COMMITTEE CHAIRS 
Hawke’s Bay Clinical Council  
The report advised commentary on the  Health  literacy  strategic review which mentioned  that,  
across the sector we needed to focus on eliminating technical/medical jargon for consumers and to  
focus more on ensuring consumers truly understood.  Consistency in this area needs to be applied 
across the whole health sector. 
Other areas overviewed included Clinical Governance Structures (consultation); Council member 
portfolios of interest; the successful Respiratory Pilot; and the Health and Social Care Networks 
strategic direction which would ultimately improve the health outcomes for our community, and was 
supported by Council. 
 
Hawke’s Bay Consumer Council  
The Health Literacy Review saw some rigorous discussion by consumer members who had been 
constantly told they needed to get more literate!.  The question is how literate is the health sector!  
The health literacy strategic review and the development of the framework for health literacy within 
HB health sector will address this. 
Page 3 of 7 

---

Health and Social Care Networks passed through the Consumer Meeting quickly with the direction 
of travel supported. In  week following the Consumer Meeting however,  some members felt the 
paper had been produced without consumer input and they advised they were prepared to roll their 
sleeves up and make a strong contribution going forward. This was noted by the report writer(s) 
The Consumer Council structure in HB:  Word has spread with most of the Central Region DHBs 
looking to implement something similar. The resulting structures may not be the same but 
Consumer Council members were looking forward to supporting and feeding into joint work for the 
region.   
 
Māori Relationship Board (MRB)  
The report provided included: Whanau Ora, Living Wage in HB; the MRB workplan; Maori Bachelor 
of Nursing Students; MRB representation on Clinical Council; Health Literacy Review; as well as 
Health and Social Care Networks.  The content of the report was conveyed by MRB’s Chair and 
suggestions made were acknowledged and noted by the HBDHB Board. 
•  Living Wage in HB: MRB challenged the DHB to implement the living wage within HBDHB, as 
they felt a large number of Maori were affected.  In response the CFO advised there were a 
range of possibilities to be considered, one option may be to lift the skills, leading to improved 
service delivery. He noted any change would also affect a wider group of staff in care facilities. 
He was not saying let’s do it … but there were far wider implications to be considered first. 
•  Meetings and Workplan:  MRB  sought 10 meetings per year (outside Leadership Forum 
attendance) and members were keen to prioritise their own workplan –  reducing to no more 
than six items.  MRB’s priorities in 2016-17 were Smoking, Obesity, Alcohol and other drugs 
and young mothers and Children. 
•  MRB sought representation on Clinical Council. It was noted MRB was a governance body 
whereas Clinical Council were a management body reporting to the CEO. A discussion would 
be held to consider.  
•  Health and Social Care Networks: MRB endorsed the content of this Programme Brief pending 
consideration for MRBs feedback and input the strategic direction. 
Denise Eaglesome advised that Wairoa had discussed HSCN.  In this regard there needs to be 
pre Intersectoral workshops with Wairoa needs to be Wairoa led and DHB enabled.   
Suggested  that Wairoa be the first to hold an  Intersectoral Wairoa Workshop with wider 
community DHB and MSD to promote leadership. It was noted there was also a HB Health 
Consumer Council member based in Wairoa. 
 
FOR DISCUSSION AND INFORMATION 
Health and Social Care Networks 
Liz Stockley (leading this work) was supported by Kevin Snee and outlined the detail and intent of 
Health and Social Care Networks, advising keenness to discuss in more detail at the forthcoming 
Health Sector Leadership Forum.   
The introduction of the programme was seen as a  key initiative focused on improving the health 
and wellness of our population.   It will be a significant programme of activity and of associated 
change management, requiring support at all organisational levels.   We are, therefore, seeking 
support from the DHB Board to begin this journey. 
As noted above Wairoa would be a great starting point and the community already have 
considerable leadership.   
 
 
 
Page 4 of 7 

---

Action:  
 
RECOMMENDATION 
It was noted the Council’s and MRB had supported the direction of travel for Health and 
Social care networks, therefore the Board were happy that management proceed with 
this concept (taking on board all comments raised/made) and were asked to keep the 
Board updated with progress periodically with timeline(s) advised for workplan(s). 
Adopted 
 
 
MONITORING REPORTS 
Human Resource (HR) KPIs  Q2 Oct-Dec 2015 
Innovation in on-line leave management systems is being looked at with a view to move towards a 
closed loop system, with no gaps in leave captured and leave approved. 
Accidents were higher than target at 119 vs 90 for the quarter.  This was being focused on to raise 
awareness.  
 
Action:  Māori staff representation in the workforce:   
This has moved little in the last quarter, an action plan needs to be produced.   
Suggested actions for consideration and noting by HR: 
•  Suggest including a Maori representative on specific interview panel panels.  
•  Escalate queries relating to appointments by hiring managers to have them explain 
their actions to either their Executive Manager or to the CEO.  
•  Include competencies /targets in all position profiles. 
 
Te Ara Whakawaiora / Access (ASH Rates 0-4 & 45-64 years) 
Te Ara Whakawaiora Ambulatory Sensitive Hospitalisation rate targets have shown some 
improvements, both in terms of Māori admission rates and also in terms of the comparative rates 
between Māori and the total population.   
This is particularly the case for the 0-4 age group. Rates for the 45-65 age group continue to show 
significant disparity, though rates have improved.  
•  Asthma a concern in Maori children vs non-Maori yet there are more levers  now  to reduce 
asthma incidence  (through appropriate long term prevention/treatment).  Noted some may be 
viral.    
•  Dental: Robin Whyman will be presenting to the board in the near future.   
•  Jacoby Poulain asked how were “key messages delivered to families” when most were at 
home?    
Action:  Mark Peterson to arrange for an update to be provided. 
•  Improved diagnosis of heart attacks shows with good management you can either prevent or 
reduce severity in primary care.  
•  Since Wairoa is an  isolated  area,  what would health inequities there look like?  Inequities’ 
would be narrower but it would be a useful exercise to do.  
 
 
 
Page 5 of 7 

---

HBDHB Non-Financial Exceptions Report for Q2 Oct-Dec 2015 
Our overall performance on Elective Surgery is running just above 100%.  Heart and diabetes 
checks are at 90.3%, which is above target for the fourth successive quarter. We are making 
progress on Faster Cancer Treatment (continuing upward trend towards achieving this target). 
Shorter stays in ED shows improvement.  The result for Acute Coronary Syndrome Services (high 
risk patients receiving an angiogram within three days) was 68.7%, which is an 18% improvement 
on the previous quarter. 
There were significant changes made  in the run up to Christmas and working with cardiology  to 
change their rosters.  Working with Capital and Coast regarding patient transfers.  Regional 
Cardiology group networking progressing.  Regional review of cardiac services would be 
beneficial.  
  Monitoring Dashboard Quarter 1 2015/16 (provided by Ministry of Health) 
The report received related to Q1 (July-Sept 2015), a significant time lag!  
It was understood that patient portals were being progressed.  A process was in place and 50% of 
patients now have access to the portal.  However, the number enrolled and using the portal was 
quite low. 
 
HBDHB Transform & Sustain Strategic Dashboard Q2  Oct-Dec 2015 
This new report to the Board aims to deal with the impact rather than the process of our Transform 
& Sustain strategy.  Three ‘vital sign’ indicators for: service quality (what our consumers say about 
us);  population  health  (the  gap  between  Māori  and  Non  Māori  death rates under 50 years old), 
and; use of resources (PHO break even, DHB make target surplus) are each supported by seven 
representative indicators.   
Comments during discussions included: 
•  Probably need to do more analysis as to what this means in future.   
•  Not a comprehensive list of everything being measured. 
•  Delivers the triple aim and should be measuring quality of care, efficiencies and around 
population health.  Patient experience survey. 
This is work in progress which will lead to healthier lives.   
 
 
 
 
Page 6 of 7 

---

RESOLUTION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
RESOLUTION 
20. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting  
 
-  Public Excluded 
 
21. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting 
 
-  Public Excluded 
 
22. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO 
 
23. 
Chair’s Report 
 
24. 
Allied Laundry Services Ltd Report to Shareholding DHBs 
 
25. 
Preliminary Budget - Presentation 
 
 
Reports and Recommendations from Committee Chairs 
26. 
HB Clinical Council  
27. 
Finance Risk and Audit Committee  
 
 
Moved:  
Peter Dunkerley 
Seconded: 
Dan Druzianic 
Carried 
 
 
The public section of the Board Meeting closed 3.35pm 
 
 
 
Signed: 
 
 
 
 
Chair 
Date:   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 7 of 7 

---

MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 30 MARCH 2016, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.00PM 
 
 
Present: 
Kevin Atkinson (Chair) 
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Diana Kirton  
 
Barbara Arnott  
 
Jacoby Poulain 
 
Denise Eaglesome 
 
Dan Druzianic 
 
Apologies  
Ngahiwi Tomoana, Andrew Blair, Heather Skipworth and Helen Francis 
 
In Attendance: 
Kevin Snee (Chief Executive Officer) 
 
Members of the Executive Management Team  
 
Dr Mark Peterson (Co-Chair, HB Clinical Council)  
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council)  
 
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crene  
KARAKIA 
Denise Eaglesome opened the meeting with a Karakia. 
 
APOLOGIES 
Apologies were noted from Ngahiwi Tomoana, Heather Skipworth, Andrew Blair and Helen 
Francis 
 
INTEREST REGISTER 
Action  
Diana Kirton asked that Eve be removed as an Interest on the Register as her 
placement had been brief.  
No board member advised of any interest in the items on the Agenda. 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 24 February 2016, were confirmed as a correct record of 
the meeting.  
Moved: 
Peter Dunkerley 
Seconded: 
Barbara Arnott 
Carried 
 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Item 1: 
Health & Social Care Networks:  Timelines had been included on the workplan.  
Remove action.   
Item 2: 
Human Resources – Maori Staff representation in the workforce: the points noted in the 
action status had been provided by HR Manager.  Remove action. 
Item 3: 
Te Ara Whakawaiora / Access:  In considering aspects of the report provided, Jacoby 
Poulain received a response to her query regarding information to those in the home, 
which was mainly through public health nurses.  Remove action 
 
Page 1 of 7 

---

BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan was noted. 
The Surgical Wait List Flow noted on the workplan was to be moved out one month as data was 
being sought.  Action 
A Refresh of Transform and Sustain had been drafted and would receive wide consultation. This will 
be a topic for discussion at the HB Health Sector Leadership Forum on 17 May.  It was noted that 
Clinical and Consumer Council as well as MRB were to consider the draft in April. 
 
CHAIR’S REPORT  
•  The Chair advised the following retirements, with a letter being sent conveying the Board’s best 
wishes and thanks for their extended years of devoted service.  
 
Years of 
Name 
Role 
Service 
Service 
Retires  
Tony McKee 
Facilities Manager 
Facilities & Operational Support 
14 
31-Mar-16 
Jenny O'Sullivan 
Midwife 
Women Children & Youth 
21 
31-Mar-16 
Dr Rob Armstrong  Respiratory Physician 
Acute & Medical 
26 
1-Apr-16 
Noeline Paenga 
Medical Secretary 
Facilities & Operational Support 
21 
1-Apr-16 
 
•  Kate Coley (Director QIPS) had been instrumental in preparing a response to the  “privacy 
assessment” ie, a maturity assessment based on criteria and expectations established and rated 
across nine key principles.  The Board were advised HBDHB generally sat in the middle of the 
defined area. An action plan will be developed from this assessment.   
The Board Chair and CEO signed off the assessment document during the meeting which was 
provided to Kate. 
The privacy assessment and audit process take place again in early 2017. 
•  The Chair referred to a Health Quality and Safety Commission (HQSC)  book entitled “Governing 
for Quality”  which focused on governance, quality and safety  and included a section on  how 
board members should go about assessing quality and safety. 
Kate Coley and Ken Foote advised of their intention to bring a report to the Board in July 2016 
entitled “Governing for Quality”.  
The Board indicated their interest to have  a two hour Quality Workshop also.  This would be 
investigated and timeline(s) advised as part of the Governing for Quality piece of work. 
•  MoH funding for the DHB in the 2016/17 year had increased 3.96% (based on the population).  
The largest increase in funding went to Northland. 
•  A health workforce review was referred to by the Chair.  A key point noted by the Board was the 
aging workforce (with 45.4% of nurses being over 50 years of age).  
•  Board members were  pleased to see there had been an increase in the number of qualified 
support workers.   
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The CEO’s report was taken as read and is summarised as follows: 
•  An overview of the performance targets was provided.  
•  Improvements in ED should enable HBDHB to be better placed heading into winter.  From June 
onwards, initiatives will be in place which will result in further improvements. 
Page 2 of 7 

---

•  Smoking cessation in primary care had seen a small improvement and will likely to be close to 
target by the end of the next quarter.  Liz Stockley  provided  some detail around the work 
occurring. 
•  The MoH Q2 results were appended to the CEO’s report which showed problems in ED and the 
smoking target. 
•  The financial result for February was positive. 
Following the CEO’s report a new 8 minute Induction and Recruitment video  was played to board 
members.  The two minute version will be included on the website. 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT  
The Financial report for February 2016, was reviewed with the month yielding a favourable variance 
of $55 thousand, with the  year-to-date result at $136 thousand favourable (for month nine).  
The forecast for the 30 June 2016 year remains at the $3.990 million budgeted surplus. It was noted 
that 0.99m was MoH funding provided but not to be spent.  
•  Only the year to date part of the $1.0 million transferred to Surgical Services and the $90 
thousand contributed to the corporate 3% savings plan, had been released from contingency.   
•  Elective surgery was 5.5% above plan after adjusting for prior period entries, and 1.5% ahead of 
the health target year to date, with 81% provided in-house in comparison to the planned 75%. 
•  Capital spend was close to the budget with employee numbers lower than planned. 
•  Case weighted discharges were well placed and were a good indicator.   
•  There is room for error with the need to continue to work hard to achieve the anticipated budget. 
•  The CFO advised a Budget update around the effect of spends by category would follow the 
prioritisation process, with Clinical Council in May.   
Action:  Ensure this is included on the board agenda for May. 
 
CONSUMER STORY 
Difficulties experienced by a well-known leader in the community (as he prepared for surgery) 
highlighted challenges which will hopefully be alleviated as a new orthopaedic pathway is developed.  
HBDHB Customer Service Manager, Jeanette Rendle sought out and was put in touch with Henare 
O’Keefe.  She was wanting to know how consumers felt about orthopaedic services.  Henare has 
since volunteered to become involved (with system changes) from a consumer perspective because 
of his experiences. 
The co-design of service(s) will focus on consumer outcomes.  These outcomes may not be exactly 
what consumers want (due to financial constraints) but outcomes must be communicated in a way 
that shows respect and ensures everyone is valued.  
 
REPORT FROM COMMITTEE CHAIRS 
Hawke’s Bay Clinical Council  
Dr Mark Peterson spoke to the Council report to the Board which included the Davanti IS review.  
He noted clinicians were impatient in this area and have been for some time.  Council were generally 
supportive but had an element of scepticism as IS were not proactive and existing systems were 
seen as barriers not enablers. 
The mobility action plan had been reviewed with the aim to support people with musculoskeletal 
conditions to fulfil their health potential and increase independence, through improved access to 
Page 3 of 7 

---

high quality advice, assessment, diagnosis and treatment.   Ministry funding was available and would 
be applied for to assist with costs in this area.   
Urgent Care Alliance – expressions of interest had closed and there was now enough interest to be 
able to put together a request for proposal. The goal being to establish a model in primary care that 
would reduce pressure within the hospital (specifically ED).  A behavioural/culture change in this 
area would not happen quickly. 
Action:  
Clinical  Council were asked how far advanced was the Hepatitis C Clinical 
Pathway as this would likely be a priority for the Ministry?  This should be kept 
on the radar and an update provided to the board.    
 
 
Hawke’s Bay Health Consumer Council  
Graeme Norton reiterated the wishes of Council to focus on where they can make a difference with 
their goal to see the consumer voice included in every aspect of the health system.  
•  Obesity and Youth received focus during their meeting earlier in the month. 
•  Council were now working with the population health team and strengthening confidence that 
what was being done would work.  
•  The Chair emphasised how the Consumer Relationship Manager’s role was now starting to link 
through and supporting consumer focus in a more managed way. 
 
Māori Relationship Board (MRB)  
Denise Eaglesome spoke to the report in the absence of Ngahiwi Tomoana and Heather Skipworth.   
She advised some MRB members appeared to be frustrated with progress and the lack of focus on 
equity.  There was mention MRB were adamant that if staff wanted to report or present to MRB they 
must first use the HEAT tool to identify how their work was going to reduce inequity.  MRB highlighted 
the important of DHB needing a formal process for this to occur across all governance groups as it 
is one of the overall priorities.   
Board members felt this was more about communications coming through in the reporting provided.   
Was there a need to review the MRB structure? 
It appears MRB want to know how they can deliver their role more effectively, with some confusion 
surrounding their role within the DHB.  The DHB (in 2013) removed DSAC, CPHAC and HAC from 
their meeting structure but MRB remained.   
Since the restructure it was noted: 
 
•  MRB now has five HBDHB board members, previously two.  
•  MRB have always had strong advocacy at the HBDHB Board table.  
•  MRB members may not realise it but there is a lot of Maori input elsewhere in the health system 
(across the sector).  This may not always be visible in the reporting they receive. 
It appears MRB may be advocating for what is not visible.  They may feel a lack of response to 
comments raised.   
The CEO advised from where he was sitting HBDHB were doing better than anywhere else in NZ 
for Maori health.  The Trendly data is what is generating other DHBs to look at what we are doing 
here in HB. The CEO stated that he has asked the GM Maori Health to provide a report to MRB on 
where DHB is doing well in Maori Health.  This will be provided to the April meeting.   
It must be remembered that most of the levers for improvement(s), sit outside the health system, 
hence there is such a high focus on multiagency (Intersectoral) work which will ultimately make the 
biggest impact. 
The author of the HB Health Equity report advised this was presently being reviewed as part of its 
yearly cycle. 
Page 4 of 7 

---

Action:    
Kevin Snee will meet with MRB members in April to discuss issues. 
Whanau Ora was raised as something the DHB needed to better define.  P LeGeyt is developing 
this further following the workshop in March.   
 
Pasifika Health Leadership Group (PHLG) 
As an introduction, Barbara Arnott advised  this followed on from discussions in December  2015.  
PHLG feel the need to have more navigators within the health system, to help the growing population 
of Pasifika in HB.  These people come from many different islands, speak various languages, and 
have different cultures and values. 
Collectively the six  members of Pasifika Health  Leadership Group believe the navigators are the 
best option to reduce inequity and enhance communication. 
Barbara introduced  Tim Hutchins of Pasifika Navigation Service who  provided a snapshot of 
consumer stories relating to his work with Pacific families.   
•  A variety of situations have occurred which have needed to be dealt with in very different ways 
because of the wide ranging cultures and languages of the Pasifika people.  Their needs have 
often been overwhelming. 
•  The Navigator role has also been utilised in the ED setting also, focusing on reducing ED visits 
by pasifika people who have used it as a GP service.  The main issues have been communication 
(language barriers) and the fact that health services mostly  run  during  normal working hours 
making it difficult for those working to attend.  
•  Tim advised he has had a heavy workload and had worked with 950 families. His original contract 
was for Rheumatic Fever. 
Another navigator has since been employed at Totara Health.   
It was suggested a more holistic approach is required with a review of navigators  (for Maori and 
Pasifika people).  Look at what exists now and include nurses/district nurses into the equation as 
they are, in a sense, navigators also.  Services need to be utilised in a more coordinated and cost 
effective manner.   
A funding bid had been prepared for consideration.   
The Board thanked those in attendance and wished them luck with their bid. 
 
FOR DECISION 
 
NZ Health Partnerships Ltd 
NZ Health Partnerships Ltd was incorporated in 2015 to take over many of the functions and 
activities previously undertaken by Health Benefits Ltd.  NZ Health Partnerships is a multi-parent 
Crown subsidiary that is led, supported and owned by New Zealand’s 20 DHBs and has been 
established to enable DHBs to collectively maximise shared service opportunities for the national 
good.  On consideration the Board approved the following Resolution. 
 
RESOLUTION 
That as a shareholder of NZ Health Partnerships Ltd, the Hawke’s Bay District Health Board 
approved the Company’s: 
•  Statement of Intent – 1 July 2015 to 30 June 2019 
•  Statement of Performance Expectations – 1 July 2015 to 30 June 2016; and 
•  Annual Plan 2015/16 
Moved 
 Dan Druzianic 
Seconded 
Peter Dunkerley 
Carried 
 
Action:   
Ken Foote to provide the response to NZ Health Partnerships. 
Page 5 of 7 

---

FOR INFORMATION 
Draft HBDHB Annual Plan and SOI 2016/17 - Draft v1.1 
Changes to the Annual Plan since 2015/16 were outlined noting the Minister was seeking a refreshed 
Statement of Intent (SOI) in this year’s Annual Plan. The refresh is focused on incorporating the NZ 
Health Strategy themes and how we measure the implementation and impact of Transform and 
Sustain. 
The areas of increased Focus; less Focus and local Maori Priorities were relayed to members. 
Any feedback on the plan would be provided directly to [email address]  
•  The draft has been through the various Committees and through various other stakeholder 
groups 
•  It was noted the final draft was due in May 2016 
•  A query from the Chair related to page 59 of the plan.  It was felt that HBDHBs position on food 
services and laundry services should be better defined.  Carina noted this point at the meeting. 
•  Advanced Care planning was now included in the Plan (although not in the version provided) 
Thanks were conveyed to Carina for a job well done. 
 
Draft Central Region Regional Service Plan 
The draft document provided outlined the Central Region’s Plan developed collaboratively by the six 
DHBs in the Central Region reflecting strong focus on co-design principles across regional work.  In 
2016/17 the focus across the region would be on improving health outcomes and reducing disparities 
for Maori  as well as working on the implementation of the five themes within the NZ health strategy 
through integration, regional collaboration and reducing silos. 
 
MONITORING REPORTS 
Te Ara Whakawaiora / Breastfeeding 
Caroline McElnay introduced Nicky Skerman and Katie Kennedy (as Authors of the report). 
It was acknowledged that Hawke’s Bay had yet to meet the Ministry’s target for breastfeeding across 
age bands and ethnicities, with breastfeeding rates for Māori being consistently lower than other 
ethnicities.   A review of how best to improve breastfeeding rates by supporting mothers/whānau 
more intensively, starting specifically in the first at six weeks of a child’s life, is underway. 
An active discussion followed, resulting in the following action. 
Action:  
The Board wish to understand what other DHBs are doing and also to see 
where HB is benchmarked (including reasons and relative demographics).   
 
 
This will be included in the CEO’s report when the information is available. 
 
 
Annual Maori Plan Dashboard for Q2 (October to December 2015) 
The Trendly tool has enabled better management ie., best practice where HB can learn from.   
It was heartening to see the achievements made and the board were advised where results were 
not as good (ie., the challenging areas) had been incorporated into the Annual plan.   
Areas of progress noted were more heart and diabetes checks and breast screening.  
The challenging areas were Breastfeeding rates; Post natal Maori women smoke free; Immunisation 
rates; Maori under the Mental Health Act; and the Maori Workforce (with 2% below target of  the 
14.3% target).  
Not yielding results as fast as would like in some areas but the focus is working with the person, not 
the disease, and see how we can reach the whole family at one time in a more co-ordinated way. 
Page 6 of 7 

---

 
There being no general business the Board moved to the public excluded section of the meeting. 
 
RESOLUTION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
 
RESOLUTION 
22. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting  
 
-  Public Excluded 
 
22. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting 
 
-  Public Excluded 
 
23. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO 
 
24. 
Chair’s Report 
 
25. 
Information Services Function Review 
 
 
Reports and Recommendations from Committee Chairs 
26. 
Finance Risk and Audit Committee 
27. 
HB Clinical Council  
 
 
Moved:  
Dan Druzianic 
Seconded: 
Diana Arnott 
Carried 
 
The public section of the Board Meeting closed 3.25pm 
 
 
 
Signed: 
 
 
 
 
Chair 
Date:   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 7 of 7 

---

MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 27 APRIL 2016, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.05PM 
 
 
Present: 
Kevin Atkinson (Chair) 
 
Ngahiwi Tomoana 
 
Andrew Blair 
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Diana Kirton  
 
Barbara Arnott  
 
Helen Francis  
 
Heather Skipworth 
 
Jacoby Poulain 
 
Denise Eaglesome 
 
Apologies  
Dan Druzianic 
 
In Attendance: 
Kevin Snee (Chief Executive Officer) 
 
Members of the Executive Management Team  
 
Chris McKenna and Mark Peterson (Co-Chair, HB Clinical Council)  
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council)  
 
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crene  
KARAKIA 
Heather Skipworth opened the meeting with a Karakia. 
 
APOLOGIES 
Nil 
 
INTEREST REGISTER 
No changes to the interests register were advised 
No board member advised of any interest in the items on the Agenda. 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 30 March 2016, were confirmed as a correct record of 
the meeting.  
Moved: 
Barbara Arnott 
Seconded: 
Peter Dunkerley 
Carried 
 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Item 1: 
Budget Update following the Prioritisation Process – Verbal update to the Board in May 
Item 2: 
Hepatitis C Clinical Pathway timing: Ongoing update in May 
Item 3: 
Meeting with MRB Members:  The CEO attended MRB’s workshop and discussions 
were captured in the report from MRB for April. 
Item 4: 
NZ Health Partnerships recommendations were conveyed accordingly: remove action 
Page 1 of 9 

---

Item 5 
TAW / Breastfeeding demographics information in CEOs report: Ongoing -  with update 
expected in September 2016 
 
BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan was noted and would be updated at least to calendar year end. 
The Board Chair noted the large number of agenda items listed for the May Board meeting.   
Action:  
EMT will review the workplan. 
 
CHAIR’S REPORT  
•  The Chair advised the following retirements, with a letter being sent conveying the Board’s best 
wishes and thanks for their extended years of devoted service.  
 
Years of 
Name 
Role 
Service 
Service 
Retires  
Jennie Butler 
Dental Therapist 
Oral Rural & Community 
47 
14-Apr-16 
Jane Harding 
Registered Nurse 
Surgical 
19 
29-Apr-16 
 
•  The NZ Health Strategy was launched (over 2 days) in mid April. Attendees found it interesting 
from an innovation point of view.  Advised there were adverse childhood experiences  and 
childhood development ideas to follow up on.  
There appeared to be a very close similarlarity  to the HBDHB’s Transform and Sustain.  It 
would appear that HBDHB’s strategy is three years ahead of the Ministry. 
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The CEO’s had recently received news that HBDHB were top nationally for ‘hand hygiene’.  The 
target was now 80% with Hawke’s Bay achieving 89%. Well done to all those who have supported 
in achieving this milestone. 
Regional Health Information Programme (RHIP) 
The  CEO’s  report contained a  recommendation for the Board’s consideration. Detail around the 
topic had been discussed extensively at the Regional Governance Group Meeting and it was time 
to move forward with certainty and implement the programme.   
While  financial detail is still being refined the population based funding formula share of an 
additional spend of $8.3m for the region to complete the programme, would mean $1.7m over 
three years programme for Hawke’s Bay (which can be funded).  
Barbara Arnott requested that HBDHB’s contribution of $1.7m (as was  included in the report) be 
noted in the resolution.  This was agreed. 
 
RESOLUTION 
That the Board  
1)  Note the contents of this report. 
 
In relation to Regional Health Information Programme (RHIP): 
 
2)  That the Chairs and CEs reconfirm the commitment of the RHIP Programme vision as per their 
commitment on 15 October 2015. 
3)  Agree to Deploy (build, implement and operate), the RIS, Clinical Portal (Core and Enhanced), 
Healthcare Practitioner Index, Regional WAN and Infrastructure to all 6 DHBs. 
4)  Agree that the Programme of deployment to other DHBs, following Whanganui's deployment, 
Page 2 of 9 

---

will be subject to: 
a)  The successful implementation and go live of the current planned phase of the Programme 
(recommendation 2 above) within the current allocated Programme budget. 
b)  That there is a Post Implementation review of the Clinical Portal Implementation to ensure it 
is a sound base upon which to build the Enhanced Portal 
c)  That there is a review of the proposed Enhanced Portal design and functionality against the 
existing Portal functionality as a reference to ensure it will provide additional value 
d)  That there is continued independent review of the Programme.  
5)  Agree to deploy the Interim Regional Operating Model as agreed to support the Whanganui 
deployment as above. 
6)  Note that the Interim Service Model will need to be developed to meet the regional needs as 
other DHBs come onto the regional solution. 
7)  Agree to have WebPAS build and available for local implementation / uptake, initially by first 
Whanganui in 2016, followed by MidCentral / Wairarapa and then the remaining DHBs (timing 
and sequence to be advised). 
8)  Agree to the commitment of funding of up to $8.3M (in addition to the $56.2M already 
committed) to support the above recommendations, noting that any additional funds to be 
invested will be accompanied by a revised cash flow, accommodating where possible each 
DHB’s funding availability and constraint 
9)  Note that some Chairs and CEs will need to seek Board approval for this additional funding and 
will do so before 30 April 2016. 
10) Note that HBDHB’s contribution would be $1.7 (as noted in the report). 
 
Moved 
Peter Dunkerley 
Seconded 
Heather Skipworth 
Carried 
 
 
Action Admin:  
Ensure the Resolution is provided to CTAS. 
 
 
Flouridation 
The governments intention for DHBs to now make decisions around fluoridation was agreed a 
sensible move, as DHBs are far better placed than council’s to make decisions on oral health.   
Indications are that since Central Hawke’s Bay had removed fluoride from their water supply, their 
dental statistics have detrioriated.  
The balance of the CEO’s report was taken as read, noting the positive financial result. 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT  
The Financial report for March 2016, was reviewed showing a favourable variance of $52 thousand 
with a year to date result of $187 thousand favourable.  Only the year to date part of the $1.0 
million was transferred to Surgical Services and the $90 thousand contributed to the corporate 3% 
savings plan, have been released from contingency. Members were advised the $2m contingency 
was still available. 
For clarification the $3.990million budgeted surplus includes $.99m funding provided to HBDHB by 
the MoH.  
Clarification around Pharmac may see a claw back by Ministry of our savings.  
Other areas of the report were summarised as follows: 
•  Good and bad offsetting each other does show a certain amount of volatility.   Need to get 
budget work finished to enable spending in targeted areas to commence/continue.  
•  IDFs remain uncertain at this time. 
Page 3 of 9 

---

•  Strategic resource redeployment.  We are now investing more resource into population health 
and community care and not as much into the hospital.  With quarter 3 of the financial year 
behind us, it shows there has been a signficiant shift equating to nearly $1m. 
•  The quality and financial improvement plan is sitting 13% below target.  Movement in budgets 
is taking effect in this area. 
•  No HR issues. 
Overall we are close enough  to the end of the financial year  to feel confident of reaching  the 
financial target at year end. 
 
CONSUMER STORY 
Kate Coley provided feedback on changes made in-house to date and an update on stories 
shared: 
Services out of villa 6: A small project has been looking at accommodation pressures (ie, variety of 
services run out of the villa).  Separation of “oncology”  cancer patients  in particular, due to their 
immunity issues has always been supported by the board.   
ED front of house structural changes had been delayed,   with work commencing at the end April 
2016.  Already, processes around triage have been changed/adapted. The EngAGEe Orbit team 
has been in place since February with a huge impact on reducing the number of frail elderly that 
would normally have been admitted through ED.  Support in ED with wrap around services being 
provided to get them back home as soon as practical, has seen a 50% reduction in admissions.  
Complaints in ED had dropped by 50%, with several complimentary stories shared at the meeting.   
Customer service training has been provided to an array of staff, with complaints around the first 
interaction dropping considerably.  This is being rolled out to Primary Care as well. 
 
REPORT FROM COMMITTEE CHAIRS 
Hawke’s Bay Clinical Council  
Dr Mark Peterson spoke to the report to the Board from Council’s meeting held on 13 April 2016: 
•  Clinical Council  considered  Business  Cases for Investment in  2015/16.  All  three were 
endorsed.  These proposals had been previously approved pending the provision  of the 
business cases.  
•  Best Start Healthy Eating (Draft): Council endorsed and were very supportive of the direction of 
travel and looked forward to reviewing the final document.   
A discussion around changing the paper to Healthy Lifestyles as opposed to Healthy Eating 
was raised.  However it was noted the focus was healthy eating and more benefits come from 
this as opposed to exercise.  
•  The “Prioritisation Process” was underway with individual Council members already reviewing 
the detail (of the cases put forward). The extended Council meeting on 11 May will incorporate 
the prioritisation process and the Board will be updated accordingly (at their 25 May meeting).  
MRB will have the opportunity to review the prioritisation detail at their meeting on 12 May, and 
provide their comments to the Board. 
•  There will be an MRB representative attending Clinical Council meetings in the same capacity 
as the Chair of Consumer Council.  No name had been put forward as yet. 
•  Asked whether Clinical Council had considered or discussed Faster Cancer Treatment, the 
response was they had not.  It was advised this was being monitored closely and there will be 
action.     
 
Page 4 of 9 

---

Hawke’s Bay Health Consumer Council  
Graeme Norton advised the outcomes of their meeting held on 14 April 2016. 
•  Older Persons Panel – a self-elected sub group of six (of Consumer Council) was now working 
with Mental Health, Older Persons and Options to establish a working panel to provide 
consumer engagement on various aspects of service development and delivery. 
•  Health and Social Care Networks  –  a sub group will work with GM Primary Care to ensure 
robust engagement of consumers in network development. 
Following on from presentation in February – had a meeting and a subgroup was put in place. 
•  Draft Best Start Healthy Eating  (Obesity  Strategy)  was reviewed and felt the strategy had 
received  good  community engagement –  essential as the community need to own this.   The 
final is scheduled to come to the Board in May.  This has been a very healthy process with 
valuable in depth contribution by consumer members. 
•  Consumer Engagement Principles and Framework: the work done to date can now be used as 
the basis for a discussion with Clinical Council. 
 
Māori Relationship Board (MRB)  
Ngahiwi Tomoana (Chair) provided an overview of the Workshop held on 13 April 2016: 
The content included in the MRB report to the Board was noted.  
MRB had reflected on their performance and were delighted with the results shared at the 
workshop, noting teen pregnancies were down, and  there was in increase in systemic heart 
disease and smoking checks.  MRB discussed how they could make further improvements 
resulting in even more success.  
Members examined the Maori Health Service Review. Want to take a leadership role and 
determine if the whanau health service was to the whole whanau, rather than individuals. 
•  The Obesity strategy  was  an example of how this can be modelled.  Pilot testing a whanau 
based model of service delivery.  
•  Now seeing behavioural changes in dealing with Maori, starting to show results.  
•  Asked whether MRB was fit for purpose?  Was MRB the best model?  Some felt they should be 
more analytical. 
Kevin Atkinson advised there was a good relationship  between MRB, HBDHB and Iwi.  The 
number of HBDHB board members on MRB had increased over recent years. Did MRB think it 
should be just a Māori advisory board?   
Ngahiwi advised he was unsure but felt that what was likely required, was a change in “focus”. 
HBDHB Board members on MRB relayed the following comments: 
- 
Certainly have a better understanding of the  issues and feel enlightened to a different 
perspective.   
- 
Felt some areas get to the board a little late.  Māori like to discuss things in more depth so 
timing is an issue. 
- 
Relayed that MRB members feel advice in some cases was not implemented. 
Questioning a group effectiveness?  MRB are not alone in this review, as PHLG and the 
HBDHB Board look inwardly and wonder if they  make a difference  also.  MRB are going 
through a questioning period at present. 
From Barbara Arnott’s experience this is all to do with “focus”.  
Maybe Tracee TeHuia and Adele White (CEO NKII) could have a discussion. 
Page 5 of 9 

---

Action:    Kevin Atkinson asked that he and Ngahiwi Tomoana be included in the 
discussion with Tracee and Adele. 
•  Everyone is trying hard to work together. The CEO felt the discussion at MRB was a really 
constructive and very worthwhile.  We have come a long  way and there is a lot of good 
information available and we can now benchmark ourselves against other DHBs.  We have the 
best relationship throughout the 20 DHBs nationally, and this was acknowledged at the 
Workshop.  
•  Consumer Council had  consciously shifted how it worked  as they felt  constantly  burdened.  
They now focus intently on their pre-meeting agendas and only discuss where they can make 
the biggest impact. Need to get a good quality of depth to be able to give good advice.  
•  Talk about things  -  then get the discussion into a form that will  ensure there are  workable 
actions helps! 
•  It was suggested the HEAT tool be applied to all papers, not just for MRB.  Otherwise we will 
not know whether the recommendaitons are worthwhile.  This would help improve efficiencies 
around meetings and would put the committees in a better position to review the strategy.  
 
FOR INFORMATION AND DISCUSSION 
 
Transform and Sustain Refresh Draft 
Tim Evans took the Board through the paper provided. 
•  As we have moved through the Transform and Sustain process over the past three years or so, 
it  has progressed and we are now seeing a reduction in projects.  Therefore  priorities have 
been worked through the executive team (in line with the triple aim) to bring forward project 
work that will ensure further required change continues to occur 
•  Following are the topics of focus agreed to by the Executive team: 
⇒   Person and Whānau Centred Care (people as partners in their healthcare) 
⇒   Health and Social Care Networks (creating strong primary and community care clusters) 
⇒   Whole of Public Sector delivery (delivering effectively with public sector partners) 
⇒   Information System connectivity (and improved outpatient process) 
⇒   Financial Flows and models (incentivising and funding the right behaviours) 
⇒   Organisational Development Investing in Staff and changing culture (equipping our staff 
for a changing world) 
 
Now is the time for consultation and discussion with wider stakeholders and this was presently 
planned to occur in fairly tight timelines. 
 
•  Those attending the HB Health Sector Leadership Forum Workshop  will be exposed to this 
detail  to enable discussion/feedback  on 17 May 2016.  The  draft  paper had already been 
through Consumer, MRB and Clinical Council. 
•  The Board noted the reasoning and process thus far and again, the Chair noted the HBDHB 
Transform and Sustain detail to date,  contained a lot of similarities with the National Plan ie, 
the NZ Health Strategy. 
 
It was noted that work had already commenced in some of these ‘new’ priority areas, particularly 
Person & Whanau Centred Care and Heatlh and Social Care Networks.   
Barbara  Arnott  advised that the Pasifika  Health Leadership Team were meeting on 9 May, and 
were grappling as to where they could make a significant difference.  Barbara provide detail to 
PHLG and expect PHLG them to feed questions into the process. 
Timelines:  The Leadership Forum Workshop detail will feed into the final Transform and Sustain 
document which will come through the advisory committees through to the Board for their 29 June 
Meeting  Note: this was already included on the respective work plans.   
Page 6 of 9 

---

From the timeline provided in the report, it appears the projects were to be co-design documented 
and agreed by 30 June 2016. 
 
 
DHB Elections 2016 
Pre-election resolutions required with detail provided in the report prepared by Ken Foote. The only 
change to the resolution below as approved in 2013, is the change in Electoral Officer 
 
 
RESOLUTION 
That the Board 
•  Appoints Warwick Lampp from Electionz.com as the HBDHB Electoral Officer. 
•  Resolves that the names of candidates on the voting documents be arranged in alphabetic 
order of surname. 
•  Requests the DHB elections communications programme includes the promotion of 
nominations as well as encouragement to vote. 
•  Advertise and conducts “information evenings” for potential candidates (in Hastings and 
Napier) prior to nominations being opened.  
Moved 
Barbara Arnott 
Seconded 
Diana Kirton 
Carried 
1. 
 
 
 
Key dates relating to the elections include: 
13 July 
First Public Notice of Election 
15 July 
Nominations Open / Roll Open for Inspection 
12 August 
Nominations Close / Electoral Roll Closes 
19 August 
Public Notice of Candidates 
16 September 
Delivery of Voting Documents 
8 October 
Election Day / Voting Closes at Noon 
13 October 
Official Result Declaration 
5 December 
New Board comes into office 
 
Electronic Papers Post Implementation Report 
Electronic Board papers were introduced in July 2015 through the use of Diligent Boards 
application on Surface Pro devices.  Given the number of issues that have arisen, a post 
implementation review was initiated and recently completed.  The report, an independent 
assessment, was provided. 
Following receipt of the report the Steering Group consisting of Ken Foote, Gina McEwen and 
Brenda Crene, considered the contents with Steering Group comments now included against the 
recommendations on pages 14 –17 of the report. 
A range of comments on the device and application were relayed at the meeting which mirrored 
feedback within the report. 
The biggest downfall with the device for users of the DHB surface pro devices was the short 
battery life, however an independent using his own surface pro for work purposes within the DHB 
advised there was no issue (from his perspective) and found the device very good.  
Diligent initially was set up for iPad use (Internationally) and more recently developed the app for 
Windows 8.1 (the DHB opted to wait for). The diligent app for iPads is very easy to download onto 
owned devices for user log in, as usual. 
Page 7 of 9 

---

Several agreed the device provided had more functionality than desired, for others not enough (as 
the device had been stripped and was not fully functional). This set up (within the DHB network) 
had caused a lot of problems for some.   
There is now an option to restore full functionality to the surface pro devices and have the Diligent 
App easily accessible by the normal user password, (without DHB network password access). 
NOTE:  If training is an issue, it was advised that Diligent Training is easy to access through the 
0800 number 24/7/365.  Ken Foote undertook his training via this method and uses most aspects 
of functionality extensively.  He is happy to sit with anyone and provide assistance, if requested.  
If retaining the Surface  Pro device we must ensure members have the Diligent App easily 
accessible (if the device is re-set to original). 
The Chair advised he is keen to have the Central Region on Diligent. 
 
PRESENTATION 
Living our Values/Behaviours 
The presentation by John McKeefry  was received by the Board who requested a copy of the 
slides. Actioned. 
Areas covered in the presentation included: What does success look like? Current Status; Values 
and Behaviours as well as a number of Actions to be undertaken; including the Promotional 
approach – rebranding. 
 
GENERAL BUSINESS  
There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public Excluded. 
 
 
RESOLUTION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
 
RESOLUTION 
That the Board  
Exclude the public from the following items: 
19. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting  
 
-  Public Excluded 
 
20. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting 
 
-  Public Excluded 
 
21. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO 
 
22. 
Chair’s Report 
 
 
Reports and Recommendations from Committee Chairs 
23. 
Finance Risk and Audit Committee 
24. 
HB Clinical Council  
 
Moved:  
Peter Dunkerley 
Seconded: 
Diana Kirton 
Carried 
 
 
Page 8 of 9 

---

 
The public section of the Board Meeting closed 3.16pm 
 
 
 
 
Signed: 
 
 
 
 
Chair 
Date:   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 9 of 9 

---

MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 29 JUNE 2016, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.00PM 
 
 
Present: 
Kevin Atkinson (Chair) 
 
Ngahiwi Tomoana 
 
Dan Druzianic  
 
Andrew Blair 
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Diana Kirton  
 
Helen Francis  
 
Heather Skipworth 
 
Jacoby Poulain 
 
Denise Eaglesome 
 
Apologies  
Barbara Arnott 
 
In Attendance: 
Kevin Snee (Chief Executive Officer) 
 
Members of the Executive Management Team  
 
Chris McKenna and Mark Peterson (Co-Chairs, HB Clinical Council)  
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council)  
 
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crene  
KARAKIA 
Ngahiwi Tomoana opened the meeting with a Karakia. 
 
APOLOGIES 
Our hearts are with Barbara Arnott who lost her dear mother. 
 
INTEREST REGISTER 
Denise Eaglesome would email a change to the Interest Register through.  Action. 
No board member advised of any interest in the items on the Agenda.  
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 25 May 2016, were confirmed as a correct record of the 
meeting.  
Moved: 
Peter Dunkerley 
Seconded: 
Diana Kirton 
Carried 
 
 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Item 1: 
Te Ara Whakawaiora / Breastfeeding:  The additional detail requested would be 
included in reporting presented to the Board in September – ongoing. 
Item 2:  
Re MRB discussions - Progress update provided when available. 
Item 3: 
Smoke Free in Primary Care: included in CEO’s report and on Clinical Council 
agenda. Remove action. 
Page 1 of 10 

---

Item 4: 
Health Partnerships – Food Services Agreement: actioned and item to be 
removed. 
Item 5: 
MRB’s Recommendations: Healthy populations team were to consider.  Advised at 
implementation plans are integrated, however they are kept separate in the planning 
phase to ensure focus is maintained.  Response to be provided from HPT. 
Item 6: 
Best Start Healthy Eating and Activity: actioned and item would be removed. 
Item 7: 
Transform and Sustain Strategic Dashboard: reporting change in progress.  
Remove action. 
Item 8: 
HBDHB Non-Financial Exceptions Report Q3: compliments passed on. Remove 
action. 
Item 9: 
MoH Dashboard for HBDHB Q2: to July meeting, has been included on the workplan.  
Remove action 
Item 10: 
Maori Staff Employed: reporting change communicated for TAW (monitoring) paper to 
FRAC in July, prior to circulation to the committees.  Work was progressing on a Maori 
staffing strategy and The Acting Chair of MRB asked for a preview prior to release. 
Action. 
 
BOARD WORK PLAN  
On the Workplan provided for July, it was noted that the HB Integrated Palliative Care Draft paper 
had been moved to August leaving a fairly light Board agenda for July.  The Chair asked 
management to review the light agenda and maybe include a further item(s).  Action 
27 July 
Consumer Story 
Kate Coley 
Transform and Sustain Refresh  
Tim Evans 
Final HBDHB Annual Plan 16/17 SOI  (on Diligent & Website) 
Tim Evans 
HB Intersectoral Group Regional Plan TBC 
Kevin Snee 
Under 19 mental health wait target presentation 
Sharon Mason 
 
 
CHAIR’S REPORT  
•  The Chair advised the following retirements, with a letter being sent conveying the Board’s best 
wishes and thanks for their extended years of devoted service.  
 
Years of 
Name 
Role 
Service 
Service 
Retires  
Barbara 
Quality Improvement & Patient 
McPherson 
Infection Control Advisor 
Safety 
27 
24-Jun-16 
Project Management Office 
Peggy Kersley 
Manager 
Human Resources 
25 
30-Jun-16 
Medical Officer in 
Dr Richard Loan 
Psychiatry 
Older Persons & Mental Health 
24 
29-Jun-16 
Dr Philip Baker 
Neurologist 
Acute & Medical 
33 
1-Jul-16 
Larraine Field 
Registered Nurse 
Surgical 
10+ 
26-Jun-16 
 
•  MoH advises 2.2m NZs have been immunised against influenza thus far in 2016 
•  Pharmac’s funding decisions was conveyed, including the recent treatment announcement for 
two hepatitis C drugs.  
Page 2 of 10 

---

•  A letter of thanks had been received from an Australian thanking the DHB and staff sincerely for 
the prompt and efficient care received from HB hospital and staff.  
•  Letter from former staff member who had recently spent time in hospital and wished to thank     
Dr John Gommans and staff for the wonderful care and service.  
•  Financial position nationally: the Chair noted that 16 of 20 DHBs in NZ had projected surplus at 
the beginning of the 2016/16 financial year.  As at 30 April there were only 7 of the 20 in a 
projected surplus situation. 
•  Thanks were conveyed to team and staff for delivering and maintaining continuous surpluses. 
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The CEO provided an overview of his report summarised as follows: 
•  Regarding Asset Management:  it is pleasing to note the life span of clinical equipment in HBDHB 
has been found to be in better condition than most other DHBs. 
•  Poor performance in ED with winter woes and the Hospital is under pressure.   
•  A presentation will be provided shortly around the relationship between ED and AAU 8% 
attendances increased in May. The PHO are working with us around strategies in primary care 
and also the top 200 “frequent flyers” to ensure packages of care are put in place.  There will be 
a visit from MoH in the near future around specialising in acute demand area. 
•  An overview of other areas was provided along with the encouraging financial performance, 
however the high cost patient alluded to the Board had not been resolved.  
•  HBDHB are playing a full role in addressing inequities and those that are amenable to health 
interventions are doing fairly well. 
•  Pharmacy services in the community: as part of a national initiative this is moving towards the 
likelihood of having more flexible contracts.    
•  The CRISP programme of IS work was also live regionally, and moving ahead now with a degree 
of confidence.   
•  In summary, we have made good progress across a range of key strategic priorities whilst 
continuing to deliver sound performance across a range of indicators.  There remains some room 
for improvement in some areas.  
•  Ngahiwi Tomoana was pleased advising that many areas were looking very positive. 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT  
The Financial report for May 2016, was reviewed showing a favourable variance of $95 thousand 
with a year to date result of $110 thousand favourable. Forecast remains on track for a $3.990m 
surplus. 
In Summary: 
•  Inter District Flows (IDFs) remain unknown.  
•  Elective surgery doing well with increased in-house services.  
•  A little behind  in efficiencies (-16%) on planned activity.  However there is unplanned work 
occurring with savings resulting.  
•  Capital spend a little behind but not significant as we carry this over years for large projects. 
•  Employee numbers are contained. 
•  One high cost case alluded to the board last month, has yet to be resolved. 
 
Page 3 of 10 

---

CONSUMER STORY 
Jeanette Rendle (Consumer Engagement Manager) provided a heartfelt story around excellent 
and caring support provided by DHB staff and the impact that had on a families experience.    
The CEO advised what happened was a great example of staff living our values, however the 
question was whether a rest home situation may have been the best option.   
 
FOR INFORMATION  
2016 ELECTIONS AND BRIEFING FROM ELECTORAL OFFICER 
Ken Foote, Company Secretary introduced the Electoral Officer (EO) Warwick Laamp who 
provided an overview of the up and coming elections process 
A consistent approach across the country is being taken with the key areas being: 
•  15 July:  candidate hand-outs will be available for issue.  
•  Candidate briefing sessions are planned and potential candidates encouraged to attend.  
•  Nominations close Friday 12 August. 
•  There are no controls around timing for campaigning and potential candidates may commence 
at any time 
•  With Social Media more prevalent,  care is definitely needed in this area. It was noted that a 
candidate cannot use DHB resources in campaign material, and no DHB social media channels 
are to be used for campaigning. Candidates are not able to have HBDHB logo appearing on any 
of their material and they need to be mindful and make sure they understand what their social 
media footprint is, and care is needed if responding to posts. The DHB will delink if this occurs. 
•  It will be business as usual during the election period 8 July to 8 October.  This means elected 
member details may remain on the DHB website but not be more prominent.   
•  DHB staff must ensure neutrality and have a similar set of protocols to ensure no conflicts occur.  
•  The EO strongly recommends HBDHB staff do not nominate or second candidate nominations. 
 
REPORT FROM COMMITTEE CHAIRS 
Hawke’s Bay Clinical Council  
Dr Mark Peterson spoke to the report relating to the Council Meeting  held 8 June 2016.  A 
recommendation for the Board to approve a new investment prioritisation was adopted as follows: 
 
RECOMMENDATION 
That the Board  
Approve $26,000 during 2016/17 (June-December 2016) from the new investment prioritisation 
contingency to investigate the recommendations of the Coroner’s report into four suicides in 
Flaxmere.  
Adopted 
 
It was noted that Council supported the following initiatives at their meeting: 
•  Food Service team investigating and implementing the recommendations.  
•  The Mobility Action Programme and RFP to MoH. 
•  Target Champions Dr Robin Whyman’s recommendations for Oral Health.   
Page 4 of 10 

---

•  The Board Chair noted the strong message around fluoridation advising that if and when we 
have received all detail around fluoride, together with the authority to act, then we could 
consider moving with some urgency. 
 
Hawke’s Bay Health Consumer Council  
Graeme Norton  Chair of Council advised the outcomes of their meeting held on  9 June  2016  in 
summary: 
•  The Youth Health Strategy was supported.  At times it is hard to see how strategies are merged 
into others at implementation, as it is not often covered in the paperwork.  However the strands 
connecting to whatever services that flow, need to be carefully managed.  
•  Positive framework – comment on health equity and framing in the positive.  Enabling equity 
rather than eliminating inequity as we see this as an opportunity.  Frame positive lasts longer. If 
framed negatively hard to keep energy levels up. 
•  The Mobility Action Programme plan was supported. This had been developed to support the 
RFP for pilot funding.   
•  National Consumer  Council collective had first teleconference last week. There are four 
Consumer Council’s operating at present, with others in the planning stage. A number of DHBs 
are really struggling to provide this commitment to form Consumer Councils.  Graeme expressed 
he was keen for the Board Chair, CEO as well as the Co-chairs of Clinical Council to voice the 
value of Consumer Council, as many need confidence to get this over the line.   
 
Pasifika Health Leadership Group  
Talalelei Taufale Pacific Health Development Manager was in attendance and addressed the board 
around the Pasifika dashboard.  This is part of the national plan for improving health outcomes for 
Pacific people in NZ and the Pasifika Health Leadership Group had adopted the dashboard as the 
foundation to measure and review improvements for their people.   The framework compared other 
DHBs in NZ and HB performed well.    
The  Areas of Progress and the Challenges were noted  and the  layout of the dashboard was 
discussed.  Board members advised they were happy with the 20 indicators and the format used.  
This report would be provided every six months. 
RECOMMENDATION 
That HBDHB Board: 
1.  Adopt the health priorities as per the Ministry of Health Ala Mo’ui Pathways to Pacific Health 
2014-2018 as the Pasifika health priorities for HBDHB. 
2.  Report six monthly progress to the HBDHB using the Ala Mo’ui dashboard with local 
commentary provided.  
Adopted 
 
Māori Relationship Board (MRB)  
Heather Skipworth  (Acting Chair) provided an overview of the meeting held 8 June 2016: 
•  Maori Staff target was noted in the recommendations as MRB wish to push the target higher.  
•  Heather advised MRB would like to see the Maori Staff Strategy prior to issue to FRAC  Action. 
•  Regarding the Health  Equity Report  provided, MRB were happy with this and like Consumer 
Council, MRB want to celebrate the successes.  
•  The Te Ara Whakawaiora Fluoride aspect of the recommendation was not adopted by MRB as 
they wanted to hear what the concerns were first.  There  will  always be those campaigning 
against fluoride and we need to be courteous. 
Page 5 of 10 

---

•  MRB were pleased to see Suicide Prevention funding approved.  
Ngahiwi Tomoana was keen for HBDHB to be a flagship employer.  
Advised that management will look at doing significantly better but not sure whether the 25% target 
was realistic.  
Outside of health, Iwi  are  working with growers to encourage their uptake of permanent Maori 
workers  (vs utilising those from overseas).  Through government  agencies,  Iwi  and training 
organisations, our people are targeting areas to bring new jobs.  This would involves up skilling and 
training potential employees. 
The Board noted all nine of MRB’s recommendations (in italics below) regarding priority actions 
required to further reduce health inequality in Hawkes Bay and requested the CEO to further 
investigate and report back on these.  Action 
2. 
Approve the following as priority actions required to further reduce health inequity in Hawke’s 
Bay: 
a) 
Raise the target to Increase Māori Staff from 10% year-on-year to 25% over a five year 
period 
b) 
Present the strategy to Increase Māori staff to MRB before going to the Finance, Risk 
and Audit Committee (FRAC). 
c) 
Review the current HBDHB hiring protocols and processes 
d) 
Review the conviction  policy for the HBDHB and whether a conviction that is old, is 
relevant now  
e) 
Broaden the scope of the target to all disciplines, not just medical, nursing and allied 
health 
f) 
Shift the responsibility of achieving the target to Hiring Managers setting KPIs for 
monitoring  
g) 
Senior Management monitor the progress of the target and provide monthly updates 
identifying why the target was achieved, or not achieved 
h) 
Train Hiring Managers to efficiently and effectively use the Managers Toolkit 
i) 
Māori  Health  Service  involved in the recruitment processes from the development of 
position profiles, shortlisting and interview stages with a member of the team becoming 
a compulsory member of all hiring/selection panels 
 
3. 
MRB did not approve recommendation number 4 of the Te Ara Whakawaiora: Oral Health 
paper but instead approved the following actions: 
 
a) 
Target Champion to present information about the benefits and side effects of 
Fluoridation to get a clearer understanding of Fluoridation 
b) 
HBDHB champion sugar free beverage events and challenge all other organisations to 
do the same. 
 
The Board noted items 3. a) and b) appeared practical. 
•  Ask DHB for water only in schools,  as this message would be better coming through a health 
organisation.  Now have healthy eating approved.  Are looking at sugar free beverages for 
schools and events.  The Chair asked this request be passed on.   Action for consideration. 
•  DHB to consider food wastage and look at providing to homeless.  This would be looked into. 
Action for consideration. 
 
 
 
Page 6 of 10 

---

FOR DECISION 
FOOD SERVICES OPTIMISATION REVIEW 
Sharon Mason introduced Gavin Carey-Smith and Jill Foley who provided an overview and the 
request for the board to support implementation of the recommendations contained in the report. 
The capital involved would come through a separate process.  
A discussion around software  with members advised the team were investigating a number of 
suppliers and options used presently in NZ.  If this is connected with what HBL are doing it would be 
looked at but we do need to go with the best option for us. 
Following discussion the following recommendation was adopted. 
 
RECOMMENDATION 
That the Board: 
 
1. 
Note the contents of this report. 
2. 
Support the Food Service team in investigating and implementing the recommendations. 
3. 
Note capital applications that arise from recommendations below will be put through the 
capital plan process for approval. 
Adopted 
 
 
YOUTH HEALTH STRATEGY 2016-19 
Dr Caroline McElnay introduced Nicky Skerman (Population Health Strategist  Women, Children and 
Youth). 
The development of this strategy had been through a rigorous process to get to this point.  Going 
forward – go back to youth consulted with and identify leaders in those groups with the intention of 
doing some training around governance for those identified (likely 6 in total). 
Feedback included 
•  We have the most vulnerable whanau here in HB yet nothing was mentioned.  Many whanau are 
now young solo mums with high risk factors.  Feel this is an omission which needs addressing.  
Feel the solution lies there as well as with the gangs.   Young mums in Wairoa need to be part 
of 16 to 19 year old group. 
•  Jacoby supported Ngahiwi as this should be applicable to all youth but there are polar differences 
across our community.  Rex Tumu holds a forum for Rangatahi – those who want to advocate 
for themselves.  If taking about Flaxmere 50% are single mums under 25 years old.  Good 
opportunities to create synergies. 
•  What about a partnership with secondary schools?  
•  Focus on positive development of all youth (the whole young person) is not just about picking 
out the most vulnerable.   
Nicky advised the priorities would be driven by the young people around the table who would be 
from all ethnicities and situations.   
•  Nice if this group could report back regarding change. They should ID priorities and who 
stakeholders should  be and produce an action plan. How to structure youth services going 
forward and what we want from them. 
•  Board were very supportive and interested to see how this strategy develops and adopted the 
following recommendation with comments raised provided to Nicky Skerman. 
 
 
Page 7 of 10 

---

 
RECOMMENDATION 
That the Board:  
 
Endorse the Youth Health Strategy 2016-19. 
Adopted 
 
An Update on the Youth Health Strategy 2016-19 would be provided to the Board in July 2017 (this 
was already on the detailed workplan). 
 
FOR DISCUSSION 
SUICIDE PREVENTION AND POSTVENTION PLAN 
Dr Caroline McElnay introduced Penny Thompson who provided and overview of this update on 
progress against the plan submitted in 2015. 
Discussion summarised:  
•  What are the main challenges?  Had not done as much community consultation as should have 
been done as this needs to be monitored on an ongoing basis with agencies. 
•  Police advise that social media was the biggest driver of suicide.   
FACEBOOK  this month is now actively involved  and is  monitoring  their site closely.  They 
acknowledge they have a role to play.  Also newspapers are naming and shaming. 
•  An overview of the extra work Penny would be involved with as a result of the Coroner’s report 
was provided.  1st establish a working group to ensure all agencies/networks are linked. 
•  Set up an interagency governance group.  Go first – sit there at a senior level.  
 
HEALTH EQUITY UPDATE REPORT 2016 
Dr Caroline McElnay provided an update (as Health Equity Champion) for the sector, which was well 
received by the Board.  
In summary: 
•  The report provided a snapshot of 18 indicators compared with 49 indicators (nationally).  This 
sub-set was grouped to show how HBDHB was doing. 
Of the 18 indicators compared: Health equity was achieved in 1 indicator; Good progress in 3; 
could do better in 9; with no change/or worse in 5 indicators. 
Insight into Iron Maori and  how this 
programme provides health benefits 
was provided.   
 
The board were asked, how should we be 
tackling?  
•  Behaviour and risk 
•  Social and economic factors  
•  Healthcare  
 
Were there more areas we should add?   In 
response, could add “sport”.  
Guardian impact of sport in schools was 
mind boggling.  There were examples of 
 
schools that don’t and do focus on sport. 
 
Page 8 of 10 

---

When Caroline McElnay returns from three months sabatical, she will continue her work in this 
area. 
 
 
MONITORING 
TE ARA WHAKAWAIORA / ORAL HEALTH 
Sharon Mason introduced Dr Robin Whyman (Director of Oral Health Services) 
•  Under 5 year old caries free indicator  is now being used increasingly.  Worldwide there is a 
growing body of evidence of the decay picture in children  and the increasing their  move into 
adulthood. 
•  While there has been some improvement over past years (10% or so), we have not moved the 
inequity.  Nationally this is a challenge. 
•  We now obtain our targeted children through a quadruple integrated approach with Well Child 
therefore are not chasing mums to enrol their children.  
•  Jacoby a board member and first time Mum, was not contacted in the child’s first year.  Need to 
address the wider cohort rather than those not turning up.   
•  Improving in the dental practice areas, however we need to make sure we have early prevention. 
Nationwide awareness campaign – engaged soon including messaging will be helpful. 
•  The timeframe  for fluoridation under DHBs  (instead of Councils)  was unknown, however a 
legislative change was planned within this government’s term.   
•  There are real benefits for fluoridisation however the bigger picture needs  to be  understood. 
Robin Whyman would advise when more information was to hand around bullet point four 
(below). 
•  Denise sought Robin’s help with the Wairoa Council.  
 
 
 
RECOMMENDATION 
 
T hat the Board: 
 
1.  Note the contents of this report  
 
2.  Adopted the Target Champions recommendations for Oral Health as follows: 
 
•  That Maori health provider contracts are changed to focus on engagement of hard to 
 
reach whanau with oral health services in the early pre-school years (by June 2017) 
 
•
 
  That Community Oral Health Services achieve the preventative practice targets (by 
 
December 2017) 
•
 
  To implement Maternal Nutrition Programme activities and implement healthy 
 
eating/sugar reduction programmes/policies as planned in the Best Start: Healthy Eating 
and Activity Plan (Reported annually until 2020) 
 
•  That Hawke’s Bay DHB implements community water fluoridation as soon as necessary 
 
legislative changes enabling the DHB to act are in place.   
Yet to be confirmed, dependent upon legislative changes. 
 
Adopted 
   
 
 
GENERAL BUSINESS  
 
There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public Excluded. 
 
 
 
Page 9 of 10 

---

RESOLUTION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
 
RESOLUTION 
That the Board  
Exclude the public from the following items: 
22. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting  
 
-  Public Excluded 
 
23. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting 
 
-  Public Excluded 
 
24. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO 
 
25. 
Chair’s Report 
 
26. 
Integrated Pharmacist Services in the Community  
 
27. 
Regional Development Strategy  
 
Reports and Recommendations from Committee Chairs 
28. 
Finance Risk and Audit Committee Report 
Moved:  
Dan Druzianic 
Seconded: 
Peter Dunkerley 
Carried 
 
The public section of the Board Meeting closed 4.45 pm 
 
 
 
 
Signed: 
 
 
 
Chair 
Date:   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 10 of 10 

---

MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 25 MAY 2016, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.03PM 
 
 
Present: 
Kevin Atkinson (Chair) 
 
Ngahiwi Tomoana 
 
Andrew Blair 
 
Dan Druzianic  
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Diana Kirton  
 
Barbara Arnott  
 
Helen Francis  
 
Heather Skipworth 
 
Jacoby Poulain 
 
 
Apology  
Denise Eaglesome 
 
In Attendance: 
Kevin Snee (Chief Executive Officer) 
 
Members of the Executive Management Team  
 
Chris McKenna and Mark Peterson (Co-Chairs, HB Clinical Council)  
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council)  
 
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crene  
KARAKIA 
Ngahiwi Tomoana opened the meeting with a Karakia. 
 
APOLOGIES 
An apology was noted from Denise Eaglesome. 
 
INTEREST REGISTER 
No changes to the interests register were advised. 
No board member advised of any interest in the items on the Agenda. 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 27 April 2016, were confirmed as a correct record of the 
meeting.  
Moved: 
Barbara Arnott 
Seconded: 
Diana Kirton 
Carried 
 
 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Item 1: 
Budget Update and Investment Prioritisation was included on the board agenda for 
discussion (agenda item 16) – action item removed. 
Item 2: 
Clinical Pathway for HepC – status update provided. Item can be removed 
Item 3: 
Te Ara Whakawaiora – Breastfeeding – ongoing, detail expected in September. 
Item 4: 
Workplan for May – amended following EMT discussion.  Item can be removed 
Page 1 of 12 

---

Item 5: 
Regional Health Improvement program – actioned.  Item can be removed. 
Item 6: 
MRB discussions – verbal update from Tracee TeHuia that the meeting had been 
delayed, pending a replacement within NKII’s Health Portfolio. Ongoing 
Item 7: 
Transform and Sustain refresh topics – actioned, item can be removed 
Item 8: 
Living our Values / Behaviours presentation issued to board members, remove action. 
 
BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan was noted out to March 2017 with several additions as follows: 
27 July 
Consumer Story 
Kate Coley 
Draft - Developing a Person Whanau Centred Culture  
Kate Coley  
Annual Organisational Development Plan/Programme  
John McKeefry 
Draft - HB Integrated Palliative Care 
Tim Evans / Mary Wills 
HB Intersectoral Group Regional Plan TBC 
Kevin Snee 
Health Equity Report 
Caroline McElnay 
Transform and Sustain Refresh 
Tim Evans 
Te Ara Whakawaiora / Oral Health 
Robin Whyman 
 
CHAIR’S REPORT  
The Chair advised the following retirements, with a letter being sent conveying the Board’s best 
wishes and thanks for their extended years of devoted service.  
 
Years of 
Name 
Role 
Service 
Service 
Retired / Retires  
Pauline Gordon 
Care Associate 
Surgical 
16 
3-Apr-16 
Merehira Edwards  Registered Nurse 
Surgical 
35 
2-May-16 
Facilities & 
Kathy Simmons 
Health Records Associate 
Operational Support 
22 
18-May-16 
Facilities & 
Barbara Stewart 
Receptionist - Outpatient 
Operational Support 
15 
31-May-16 
 
 
• 
Published statistics “How is my DHB performing?” for 3rd quarter of 2015/16: 
The HB Today had published “How is my DHB performing?” with Hawke’s Bay reflecting well 
for: Immunisation at 96% (cf target of 95%); Improved Access to Elective Surgery at 102% 
(which was above  the 100% target); and on target at 90% for Better Heart and Diabetes 
Checks.  
Those below in Hawke’s Bay included: Shorter stays in ED at 1% below target; Better help for 
smokers to quit (below for PHO enrolled patients); and Faster Cancer Treatment (FCT).   
FRAC had discussed the detail around the new  FCT target, how it was measured, and 
anomalies around early detection.  
With added focus in this area, improvements were expected in the near future. 
• 
Smoke Free: 
The Chair expressed his concern at the low target achieved for “Helping Smokers to Quit” (in 
the Primary Care setting).   HB had achieved 78%, well below the 90% target.  There had been 
a noticeable drop in this major MoH target and this needed to be turned around immediately.  
Management and the PHO were challenged to at least reach the middle of the pack in the very 
near future. The Board wanted to hear how this was going to be achieved.    
Page 2 of 12 

---

Nicola Ehau (Manager Innovation & Development for  Health Hawke’s Bay Ltd) was in 
attendance and provided an overview on the areas of focus for smoke free which should see 
the target achieved by the end of June 2016.  Resources  within the PHO and DHB were 
working alongside each other to assist and encourage practices to achieve targets with their 
support. 
A question was asked around how other PHOs (nationally) achieved the results they had.  In 
most, if not all cases results were achieved by providing additional resources.  Every PHO had 
a different approach, in Auckland there were active smoking champions out in the community.  
The concept was similar even though the structure was different.  
The end goal is to have smoke free become part of “business as usual” for all general practices 
in Hawke’s Bay. 
Action CEO:   
HBDHB CEO would now include a smoke free update 
in his report monthly.   
Action Clinical Council co-Chairs:  Clinical Council will ensure added focus is placed  on 
smoke free in primary care.  
Dr  Mark Peterson advised the real challenge was that this was a 15 month rolling target, with 
2,000 being the base contacted consistently.  Practices are not in that place yet.   
• 
The Chair noted an extra $39m for Pharmac had been advised.   
• 
The MoH had extended the term of the Commissioner at Southern DHB, until 2019. 
• 
MoH  had  announced  a new role in Pharmacy. A new technician will help free up 
pharmacists to spend more time with patients.  Pharmacists will still be responsible clinically 
for correct prescriptions. 
• 
Advised the  MoH had  disestablished  the National Health Committee and the National 
Health Board and the Ministry of Health would take over  the functions performed by these 
groups.   
• 
Health Partnerships Limited (HPL) were asking DHBs to reconsider participation in the Food 
Services Agreement.  This would be a key topic at following weeks Forum in Wellington.   
HPL seek to achieve the greatest level of participation as possible and the Chair wanted to be 
assured that HBDHB Board were still comfortable with the decision not to participate.  Board 
members advised the Chair they were fully supportive and had no intention to review their 
decision.   
Action:   
HBDHB’s CEO would advise that HBDHB Board remain strongly in favour of 
their  past  decision, and did not wish to reconsider HPLs Food Services 
Agreement. 
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
In presenting his report, the CEO noted in particular:  
•  Food Services Optimisation Review around quality and efficiency which has been undertaken 
and  may require some capital investment.  An update will be provided in June.  Electronic 
ordering had been noted in an earlier review. 
•  Targets:  a drop had been noted for shorter stays in ED for the month, as well as faster cancer 
treatment (further discussed later in the meeting).   Better help for smokers to quit in the Hospital 
had dropped but was above target by 2.6%; with More heart and diabetes checks down  .5% 
below the target of 90%. 
•  Hawkes Bay’s financial performance is good, compared to the rest of the country.   
•  An overview of the papers included on the agenda was provided, noting good progress.  
 
Page 3 of 12 

---

FINANCIAL PERFORMANCE REPORT  
The financial result for April 2016, was an unfavourable variance of $173 thousand with a year to 
date a favourable result of $15 thousand cumulative.  This included contingency of $250 thousand 
released to cover the rest of the elective surgery costs. As well as an additional $100 thousand 
transferred to Surgical Services and $90 thousand contributed to the corporate savings plan (3%).  
Overall this left $166 thousand of the contingency for the remaining two months of the financial year 
ended July 2016. 
Not an easy month but believe HBDHB are still on track to reach year end surplus target.   
 
CONSUMER STORY 
Kate Coley (Director of QIPS) provided board members an insight into a patient’s experience (in 
day surgery) as well as the experience of the patient’s support person.  The need for timely 
effectively communication  with a stressed and anxious family member was noted, in contrast to 
the person receiving surgery who found the journey relaxed and comfortable.   
The outcome of this story will see improvements made to internal processes in the day surgery 
area.  
 
REPORT FROM COMMITTEE CHAIRS 
Combined Hawke’s Bay Clinical Council and HB Health Consumer Council Report 
This follows the joint meeting held on 11 May  2016.   
Clinical Council considered their own agenda for the first part of this  meeting,  with Consumer 
members joining thereafter.  This was the second joint meeting held with a collaborative spirit evident 
which was reflected in the constructive discussions.  Several more joint meetings were likely during 
2016. 
The Healthy Eating and Activity plan reflected good co-design with consumer members.  The same 
process had been used for the Youth Health Strategy with very positive feedback on the work done 
to date.  The final report on this strategy is expected in June.    
Customer Focused Booking Programme  was now planned to include a much wider focus as the 
customers don’t just need a good booking system, they need more flexibility.  Appointments are now 
often required outside normal working hours 8am to 5pm (5 days per week). A more holistic and 
flexible system will take more time to develop and implement. 
Best Start: Healthy Eating and Activity was well received with strong support.  
An update on the Travel Plan was provided with good progress being made.  This will be a big culture 
change for staff.   
 
Reappointments to HB Health Consumer Council 
With approval noted by the CEO’s of HBDHB and Health HB;  and the associated background 
provided to board members, the following resolution was endorsed.   
 
 
 
Page 4 of 12 

---

 
 
RESOLUTION 
That the Board endorse the CEO’s approval to reappoint the following members of Consumer 
Council for a further term of two years. 
 
James Henry 
Malcolm Dixon 
Leona Karauria 
Rosemary Marriott 
Terry Kingston 
Tessa Robin and  
Heather Robertson 
 
Moved   
Helen Francis 
Seconded   
Barbara Arnott 
Carried 
 
 
 
Māori Relationship Board (MRB)  
Heather Skipworth (Deputy Chair) provided an overview of the Meeting held on 12 May 2016 and 
noted the term “obesity” had already been largely been removed from the May reports which was 
very pleasing to see.  
The following was put forward for the Board’s consideration 
 
RECOMMENDATION 
That the Board 
1. 
Note the content of this report, and 
2. 
Consider MRBs advice and recommendations regarding the Best Start: Healthy Eating 
and Activity Plan Final, as follows: 
• 
The term ‘Obesity’ be removed where practical within the plan.  MRB understands 
full exclusion may not be achievable because the plan is a public document and that 
‘obesity’ is a clinical term   
• 
Refrain from using the term ‘Obesity’ within the community to  eliminate the 
stigmatising of children and youth 
• 
Linking the Best Start: Healthy Eating and Activity Plan, Youth Health Strategy and 
Suicide Prevention Plan together to achieve an integrated approach.  The strategies 
convey similar messages but are not connecting together. 
Endorsed 
 
 
Pasifika Health Leadership Group (PHLG) 
Barbara Arnott provided an overview from the PHLG meeting held  on Monday 9 May 2016. 
Barbara advised it was very pleasing to see the bid for two Pasifica navigators  was  successful 
(pending board approval).   
PHLG have come of age and it had taken a long time for them to understand how they could make 
a real difference.  The Pasifika people have a range of cultures and language differences which at 
times has been overwhelming.  Pacific people is the fastest growing area in our population in HB 
and accessing health services is paramount.  Many have not been to, or lived in NZ before.   
Page 5 of 12 

---

Pacific health has benefitted from the navigator/facilitation role(s) however two more Pasifica 
navigators will be very well received to ensure timely access to health services.  
 
FOR DECISION 
 
Final Draft HBDHB annual Plan 2016/17, and the  
Final Draft of the Central Region Regional Services Plan 2016/17 
The final drafts were received and distributed to board member on 24 May, the day prior to the Board 
meeting for members to review. 
The process for approval was a little cumbersome to ensure MoH timelines were met.  The reports 
provided were not in final form however but do require approval subject to further changes which 
would be incorporated into the plan by 30th May. 
Carina Burgess (the author) advised areas that could change, were clearly identified in the reports 
provided and outlined in the cover report.   
Following discussion the recommendation was approved. 
 
RESOLUTION 
That the Board: 
•  Approve the Final HBDHB Annual Plan 2016/17 and Central Regional Services Plan 2016/17 
subject to any minor changes that may occur from the final feedback received by MoH on 13th 
June. 
•  Note the HBDHB Māori Health Plan is incorporated into the HBDHB Annual Plan 2016/17. 
•  Delegate(s)  Kevin Atkinson and one other board member  to  review  and  approve minor 
changes and sign the final documents prior to 17th June. 
Moved 
Dan Druzianic 
Seconded 
Andrew Blair 
Carried 
 
 
The process from here includes: 
Any changes from EMT/Board incorporated into Final Draft Annual Plan, Māori Health Plan and Regional 
30th May 
Services Plan,  Submitted to MOH and loaded onto Diligent 
Final Draft HBDHB Annual Plan to the Board 
2nd June 
Final Drafts to Māori Relationship Board (MRB) 
8th June 
Feedback on Final Draft of Annual Plan, Māori Health Plan and Regional Service Plan from MOH 
13th June 
Delegated Board Members to review, approve and sign Final Plans 
16th June 
Final Annual Plan and Regional Service Plan due to MOH 
17th June 
Final HBDHB Māori Health Plan 2016/17 due to MOH 
30th June 
 
 
Best Start: Healthy Eating and Activity  
Shari Tidswell (Team Leader/Health Promotion Advisor) provided an overview to board members, 
acknowledging the feedback received from the committees during the month.  
The Plan provided an evidenced-based approach to increasing healthy weights for children in 
Hawke’s Bay which will be delivered with community partners (in order to support whānau 
engagement) and integration with existing programmes.   
The Board noted the three advisory committees had recommended the Best Start: Healthy Eating 
and Activity plan be adopted.  
 
Page 6 of 12 

---

 
Comments included: 
•  MRB’s Deputy Chair Heather Skipworth was happy to see the term “obesity” used sparingly in 
the document presented to the Board, and was happy to hear the team were very clear about 
not over utilising the term obesity in the community. 
•  From personal experience, a member advised there appeared to be very little information 
available on maternal nutrition.  
Shari noted there was a referral pathway and midwives needed to be further reminded in this 
area.   
•  It was noted the biggest single influencing factor on a child’s diet was their parent(s).  There 
was very little reference in the document o parents/carers or to GPs (who support families and 
provide referrals).  In response -  
  B4 school checks were in place and providers asked about what tools help.   
  Healthy first food discussions with mums.   
  For older aged children gaps occurred in accessing primary care.  These are limited but 
want to develop other programs eg, through green prescription and active families, which is 
a referral pathway through Primary care.    
The CEO advised HB has a role in leadership and will need to advocate for changes nationally and 
locally to develop an environment which supports healthy lifestyle changes. 
HB will be reporting against the target B4 School checks as a measure against national target.   
Action:  
A full review against plan  for Best Start Healthy Eating and Activity  was agreed to 
come back through the Committees to the Board in May 2017.  This would be included 
on the detailed workplan. 
 
RECOMMENDATION 
That the Board:  
1.  Noted committee feedback. 
2.  Approved the Best Start: Healthy Eating and Activity Plan. 
3.  Agreed a full review against plan, would be provided in May 2017 
 
Adopted 
 
 
 
Budget Update and Investment Prioritisation   
An update was provided by FRAC’s Chair Dan Druzianic (who referred members to page 23 of the 
FRAC report) and put forward a FRAC Recommendation for Board approval. 
Board members who had not attended the FRAC meeting were asked if there were any queries on 
any aspects of the proposed resolution they wished to discuss. 
 
RESOLUTION 
That the Board 
1. 
Approve the budget to make annual savings of $13 million for the 2016/17 financial year  
($10.3 million to balance expected unavoidable commitments and demands and $2.7 
million for new investment) 
Page 7 of 12 

---

2. 
Approve Option 2 (Net Expenditure – PBFF) be adopted in terms of moving and 
measuring strategic resource deployment and for savings allocations. 
3. 
Endorse the process undertaken by Clinical Council to prioritise the requests for new 
investment. 
4. 
Note the comments from the Māori Relationship Board 
5. 
Approve Clinical Council’s recommendations and savings options for new investments 
totalling $2m. 
 
 
Moved 
Dan Druzianic 
Seconded 
Peter Dunkerley 
Carried 
 
 
FOR INFORMATION / DISCUSSION 
 
Travel Plan Update  
Andrea Beattie provided a video outlining proposed  travel options for staff.  Parking has been an 
ongoing problem for a number of years (for the public) and a wide range of innovative  ideas and 
options shown in the video related to staff hoping to reduce their travel to the hospital site. Options 
included: car-pooling, extra cycle stands, covered areas and extra showers, reconfiguring car parks, 
as well as the Regional Council altering and increasing bus transport options at peak times (including 
park and ride). Overall the plan is to encourage exercise and alternative means of travel to work, 
and to free up parking for the community. 
The “Go Well” travel plan project formally kicks off from 1 July, with this promotional video initiating 
conversations with both internal and external stakeholders.  
Discussion included: 
•  Had the Hastings District Council been approached suggesting the introduction of angle parking 
in McLeod Street?  Advised this had not been taken any further at this time.   
•  Good communications need to be ensured for staff around showering facilities, bike parks etc.  
•  Benchmarking  –  how do we ensure we have made a difference (over time) following 
implementation?  
In response, we do have a mechanism to compare with a year later. A survey undertaken has  
provided a “base” snapshot (by those who filled it in).  This would be re-done again in future. 
The Chair was pleased with progress, and looked forward to the project formally commencing on 1 
July 2016.   The next Travel update would be provided in August. 
 
Customer Focused Booking 
Carleine Receveur the project lead introduced her paper and acknowledged the feedback to date 
from MRB and Clinical and Consumer Council.  
This was about putting the customer at the heart of the booking process and changing the interaction 
we have with our customers.  In the past we have disempowered our population and have appeared 
as dictatorial around appointments/bookings to suit the clinics rather than the customers.  This 
project starts from the very beginning by re-defining bookings and re-engaging  with staff  and 
customers and co-designing a system that works for everyone.  
Due to complexities uncovered during the course of the project, Customer Focussed Bookings has 
become a “programme of work” under which project(s) or work streams have been put in place.  To 
this end a project entitled “Clinical Scheduling and Booking” is recommended to be put in place as 
a pre-requisite to ensure standardised processes are in place before implementing “UBook”. 
Page 8 of 12 

---

The following was summarised: 
•  Need to be careful with data security, with IS working to ensure this is not compromised.  
•  80% of rescheduling has occurred for DHB related reasons.  This is a priority area for the project 
and because of this timeframes are in ‘amber’   
•  Booking staff need to interact well  across specialties and some innovative training has been 
undertaken with favourable outcomes.  Quality around bookings has improved and risks have 
since reduced. 
•  The work done on the DNA Project had raised issues and these have been noted and absorbed 
into the work being done. Work continues with Maori in co-designing systems/approaches that 
work. 
•  Presently plan to have the booking system in place and running by the end of 2016 with the 
Ophthamology area being first.  
In discussion: 
•  Does “UBook”  allow for early evening appointments?   In response - if a speciality sets this up 
as such this will be achievable. The system will provide for whatever specific specialty booking 
times are. 
•  Are other DHBs looking at “UBook”?  The MoH have supported Hutt Valley’s “UBook” system as 
very innovative.  Hutt are working with HBDHB first.   
•  What other software products have been looked at?  There is presently nothing else on the 
market that is comparable. 
•  Can “UBook” be linked to the GO WELL travel times.  It is well understood that those booking 
themselves take responsibility (to travel and attend times they have booked).  This frees up the 
booking staff to focus on areas where they are most needed which may well include considering 
travel time details when booking for customers. 
 
RECOMMENDATION 
That the Board:  
•  Note the contents of this report. 
•  That due to the complexity and depth of work involved in clinic scheduling, Customer 
Focused Booking is shifting from a project to a programme. Under this umbrella programme 
a discreet project for Clinic Scheduling and Booking is being developed.  
 
Adopted 
 
Timelines Follow: 
Activity 
Timeframe - 2016 
Download UBook files into test environment 
March - May 
Internal testing of UBook by bookers and administration staff 
June - July 
Further IT development (e.g. integration into Webpas)  
Aug - Sept 
Robust testing in the external environment 
Sept - Oct 
Further developments / testing / troubleshooting 
Oct - Nov 
Training, communications 
Nov 
Go Live (with speciality) 
Dec 
 
 
Information Service Function Review Update 
Tim Evans (GM PIF) provided an update on progress following a presentation to the Board (which 
had including Davanti personnel) in March 2016.   
Page 9 of 12 

---

The board were advised the Steering Group had been appointed and the Terms of Reference was 
with EMT.   
Advice was being  received  from HR and the GM PIF had gone through the initial structure with 
everyone to obtain ideas on shape and issues aired.  He advised the Davanti proposal milestones 
(as had been advised earlier) had been reset to meet the DHBs expectations and KPIs would be 
developed to show progress and improvements were being made which would come through the 
steering group.  Technical support was being provided to the Project Sponsor.  
The Board had reviewed progress and the next steps, understanding there was an expectation the 
project would take six months. 
The Board were asked for their thoughts around the update and planning to date. 
 
Due to the sensitive nature of some of the issues to be discussed, the Board 
moved into Public Excluded (refer to Resolution to Exclude). 
The public board meeting then reconvened following the discussion. 
 
MONITORING 
Transform and Sustain Strategic Dashboard Q3 Jan-Mar 16 
The framework is a tool to convey specific areas where poor performance and/or progress are 
indicated.  Tim Evans advised he wished to handle this reporting in a different way and use the 
dashboard as a framework by taking subjects/projects and managing the workload to FRAC.  He 
felt this would be a more powerful tool.  
 
The Board were happy with this approach.  
 
Actions GM PIF:   
As a result of the board’s agreement, under-performing dashboard 
 
measures will be developed.  
 
 
HBDHB Non-Financial Exceptions Report Q3; and MoH Dashboard Q2 
Tim Evans drew attention to the Achievements, Areas of Progress and Areas of Focus.  The latter 
being our focus to hit target: on better help for pregnant women to quit smoking; faster cancer 
treatment; and children without dental caries at five years of age.    
The Chair referred to the comments included within the report and passed compliments on to those 
who do this work.   
Action   
Tim Evans to relay the board’s thanks to the comment writers for the HBDHB 
Non-Financial Exceptions Report.  
Monitoring Dashboard for Quarter 2 (Oct-Dec 2015) provided by the MoH   
HBDHB’s only red highlight was for “under 19 year olds mental health waits” in spite of active work 
in this area.   
Action:  
Sharon Mason advised that more information on the under 19 Mental Health 
waits is expected and would be presented at the July Meeting. 
 
Annual Maori Health Plan Q3 Jan-March 2016 Dashboard 
Tracee TeHuia (GM Maori Health) spoke to the dashboard provided.  
The board were advised there had been a conversation around comparative reporting with the 
suggestion the Annual Maori Health Plan dashboard be presented in  the same format/template as 
the Non-Financial Exceptions Report;  but relay what was happening within the ethnicities.  Need 
to provide a picture of the HB population to enable better understanding.   
Page 10 of 12 

---

It was pleasing to note the good conversations around the proposed new UBook (customer 
booking) system due commence at the end of the calendar year. 
Good responses had been received around change proposal for the DHB Māori Health Service.    
Dr Gommans focus on clinicians attending the “engaging effectively with Maori” training was 
commended.  Five of the doctors had commented the training has been beneficial to them.  
Great to see an excellent result for quick access in angiograms in the last quarter.  
The new Te Ara Whakawaiora programme for 2016/17 has now been signed off and reporting will 
be coming through the committees to the Board from the target champions.  
 
Human Resource KPIs Q3  
John McKeefry provided a brief overview of the report provided, with the main focus being on the 
Maori staff employed target.  We do know that of all applicants, 9% are Māori with 15% of Maori 
being shortlisted which is encouraging. Of resignations received in the three months to 31 March 
2016, only one person of 89 identified as Maori through the exit interview process.  
This year our Māori staff employed target plateaued, despite active efforts. We cannot be complacent 
even though HB are doing better in this areas, than most DHBs. 
Action:   
The following comments would be considered by HR and GM Maori Health  
•  HR are strongly recommending that Maori health services staff be included on interview panels, 
including Allied Health also.   
•  Can exit interviews by made compulsory for Maori staff who had resigned, to better understand 
their reasons for leaving (and apply the learnings gained).  It was suggested such exit interviews 
may be undertaken by a Maori Health Service staff members by way of a chat.  Privacy issues 
need to be considered. 
•  Do the DHB go out to various campuses to recruit (for Maori)?  Other than sensitiveness around 
the  Human Rights Act, it was acknowledged it could be an area of focus (outside of EIT and 
medical grads).   
Deputy Chair Ngahiwi Tomoana advised there are a lot of Maori with transferable skills.  Health is 
the biggest employer in HB.  A lot of graduates ask how they can come back to help their people, 
however the focus is often not on health.   Ngahiwi personally felt there were a several areas that 
could be focused on:  
  Communication Strategy:  Go out to the Maori communities, schools, iwi, community and 
conduct a drive to become a health professional, or health worker. 
  Focus on present Māori employees and get their stories into the community. Drive this 
as the place to work. 
We have passive recruitment presently.  It was noted that Iwi have not been proactive in the area of 
health employment either – this can be done in partnership!  
Action:   
Te Ara Whakawaiora: Culturally Competent Workforce is currently due through 
the committees in August 2016.   
 
This is being reported in two parts a) HBDHB staff who are Maori; and  b) HBDHB 
staff who have completed Treaty on-line training. 
1.  It was agreed the TAW Culturally Competent Workforce report would go to 
FRAC (in July) prior to going through the Committees (in August).  This would 
be altered on the detailed workplan and TAW schedule. 
2.  As part of the Maori staff recruitment Campaign develop a “Communication 
Strategy” in partnership with Iwi to drive the employment of Maori.   HR and 
Comms. 
 
 
Page 11 of 12 

---

Te Ara Whakawaiora - Cardiovascular 
Dr John Gommans spoke to the paper noting the indicator had been met  locally and by ethnicity.  
Overall a good result.  Regional data is included as HB is a long way from the tertiary centre 
(Wellington).  HB do undertake procedures here but need to prioritise patients to Wellington.  
A Cardiology Review TOR being drafted presently (Sharon), with no immediate change to the service 
in the very near future.  
 
GENERAL BUSINESS  
There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public Excluded. 
 
 
RESOLUTION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
 
RECOMENDATION 
That the Board  
Exclude the public from the following items: 
 
19. 
  Information Service Function Review (part) 
 
26. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting  
 
-  Public Excluded 
 
27. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting 
 
-  Public Excluded 
 
28. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO 
 
29. 
Chair’s Report 
 
 
Reports and Recommendations from Committee Chairs 
30. 
Finance Risk and Audit Committee 
31. 
HB Health Consumer Council and Clinical Council 
32 
Maori Relationship Board 
 
 
 
The public section of the Board Meeting closed 4.12 pm 
 
 
Signed: 
 
 
 
Chair 
Date:   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 12 of 12 

---

MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 27 JULY 2016, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.00PM 
 
 
Present: 
Kevin Atkinson (Chair) 
 
Dan Druzianic  
 
Andrew Blair 
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Diana Kirton  
 
Barbara Arnott  
 
Helen Francis  
 
Heather Skipworth 
 
Jacoby Poulain 
 
Denise Eaglesome 
 
Apology  
Ngahiwi Tomoana 
 
In Attendance: 
Kevin Snee (Chief Executive Officer) 
 
Members of the Executive Management Team  
 
Dr John Gommans for HB Clinical Council 
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council)  
 
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crene  
KARAKIA 
Heather Skipworth opened the meeting with a Karakia. 
 
APOLOGY 
Noted above from Ngahiwi Tomoana who was in talks with Ministers around the Regional 
Economic Strategy. 
 
INTEREST REGISTER 
No changes to the interests register were advised and no board member advised of any interest in 
the items on the Agenda. 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 29 June 2016, were confirmed as a correct record of the 
meeting.  
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
Peter Dunkerley 
Carried 
 
 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Item 1: 
Te Ara Whakawaiora/Breastfeeding:  Will be included in the CEO’s report in 
September. Action remains. 
Item 2:  
Discussion with NKII to be held in September.  Remove action. 
Item 3: 
MRB Recommendations:  Nick Jones to respond. 
Page 1 of 5 

---

 
Those raised in June had been addressed by HR under action item 4 and also under 
item 5. 
Item 4: 
Maori Staff Employed – paper provided to FRAC 27 July for consideration entitled 
“TAW / Culturally Competent Workforce” will be provided to the Board in August. 
Remove action. 
Item 5: 
Actioned 
Item 6: 
Ensure board agenda remains consistent (removing peaks and troughs).  
 
Noted, remove action. 
Item 7: 
Unnecessary to note interests for member Denise Eaglesome -  remove action. 
 
BOARD  WORK PLAN  
The Board Work Plan was noted and would be updated at least to calendar year end. 
The papers in italics have been deferred. 
31 Aug 
Consumer Story 
Kate Coley 
Draft Quality Accounts 
Kate Coley 
Travel Plan update – verbal 
Sharon Mason 
Annual Organisational Development Plan/Programme now Nov 
John McKeefry 
Community Based Pharmacy Services in HB - Strategic Direction  
Billy Allan 
HB Integrated Palliative Care (Draft) now Sept 
Mary Wills 
Final HBDHB Annual Plan 16/17 SOI (on Diligent & Website)  
 
Monitoring 
 
HBDHB Non-Financial Exceptions Report Q4 Apr-Jun 16  
Tim Evans 
Annual Maori Health Plan Q4 Apr-Jun 2016 
Tracee TeHuia 
Transform and Sustain Strategic Dashboard Q4 Apr-Jun 16  
Tim Evans 
Human Resource KPIs Q4 
John McKeefry 
Te Ara Whakawaiora: Culturally Competent Workforce  includes 
John McKeefry 
Maori Staffing                                
 
Te Ara Whakawaiora: Mental Health and Alcohol & Other Drugs 
Allison Stevenson 
 
CHAIR’S REPORT  
•  The Chair advised the following retirements, with a letter being sent conveying the Board’s best 
wishes and thanks for their extended years of devoted service.  
 
Years of 
Name 
Role 
Service 
Service 
Retired  
Forbes Bennett 
Intensivist 
Acute & Medical 
38 
20-Jun-16 
Pamela Walker 
Medical Typist 
Facilities & Operational Support 
14 
30-Jun-16 
 
 
•  John McKeefry’s  GM Human Resources  resignation  was  acknowledged (effective end of 
August 2016).  The Board thanked John sincerely for his contribution over the past seven 
years and wished him well for the future.  
•  Liz Stockley GM Primary Care and CEO of Health HB, had tendered her resignation earlier 
in July, effective at the end of October 2016. 
•  Congratulations were extended to Jacoby Poulain on the birth of her son during the month. 
•  During the month the Minister of Health advised the free flu vaccine would be extended for a 
further month.  
Page 2 of 5 

---

•  The Minister had endorsed the Central Region’s Regional Service Plan for 2016/17, advising 
he planned to strengthen the role of RSPs in future. 
•  The National Health IT Board were disbanded and the MoH have replaced them with a new 
“Digital Advisory Board”.   
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The CEO provided an overview of his report which included the end of year performance targets and 
advised  the financial unaudited result was better than planned.  At this stage HBDHB were a 
standout financially, on a population basis. 
The Regional Economic Strategy had been launched that morning with ministers in attendance.  
There had been a number of announcements regarding investments to support infrastructure.  The 
detail will be brought to the Board in August, noting we have an important part to play going forward.   
Presently in the process of securing consultation on the social inclusion strategy.   
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT  
The Financial Report for June 2016, showed a favourable variance of $266 thousand for the month, 
with a year end  result of $376  thousand favourable  with all contingencies used.    This was a 
provisional, unaudited figure.  
Technical adjustments (also made by the rest of the region’s DHBs) included: reducing RHIP costs 
to capital operating costs by $687 thousand; anticipating raised capital definition to $2m which  
resulted in a number of assets being fully depreciated,  and  increased  operating costs by $448 
thousand.  The savings programme came in at 85% $8.7m of the $10.2m target. IDFs remain work 
in progress, with Capital spend behind plan by $4.2m. 
The Board expressed thanks to the team and staff for achieving the financial result to date. 
 
NATIONAL PATIENT EXPERIENCE SURVEY RESULTS 2015-16 
Kate Coley provided an overview of the presentation provided.   
In summary:   
Only a 21% response rate was received with a slight increase in Maori respondents (50 people, 15% 
- compared to 38 people, 11% last year) and youth 15–24 years (7.6%) (last year 4.8%). 
We scored positively across all four domains (communication, coordination, partnership and 
physical and emotional needs). In several areas we tracked higher than the NZ average. During 
the survey we captured 503 positive words and 140 negative. 
The plan now is to undertake a “local experience survey” and develop a “quarterly quality 
dashboard” to enable us to identify themes, trends and improvements made. 
 
 
REPORT FROM COMMITTEE CHAIRS 
Hawke’s Bay Clinical Council  
Council supported the following at their 13 July Meeting: 
•  The purpose and principles paper and business case for the establishment of Health & Social 
Care networks.  
•  The implementation plan for Clinical Governance Committees Structure  
•  The development of a position statement on reducing alcohol related harm.   
•  Ongoing work of the last days of life care planning  
•  The principles of the Transform & Sustain refresh and next steps.   
Page 3 of 5 

---

Dr John Gommans attended on behalf of the co-chairs and specifically mentioned Health and Social 
Care Networks and Council’s support for Executive Management Team’s recommendation to move 
forward with Wairoa and Central HB in the first instance.  
John advised he was now on leave for several months which included Council’s AGM being held in 
August. 
 
Hawke’s Bay Health Consumer Council  
Council supported the following at their 14 July 2016 meeting: 
•  The purpose and principles paper and business case for the establishment of Health & 
Social Care networks. Come such a long way and he felt consumers had been heard.   
•  The development of a position statement on reducing alcohol related harm. 
•  The principles of the Transform & Sustain Refresh but with some strong recommendations 
around integration of the 6 priorities.  
 
In summary the Consumer Chair noted:  
•  Consumer members on steering groups still sense and experience siloed behaviours.  The 
need to ensure a joint approach will ensure the goal of an integrated whole is achieved. 
•  Feel it is important to focus on what else is occurring out there (locally and nationally) and 
not try to reinvent the wheel.   
•  Suggested the Health Awards be “alcohol free” in support of Iwi who have made similar 
decisions around their functions and gatherings. 
 
Māori Relationship Board (MRB)  
Heather Skipworth (Acting Chair) provided an overview of their meeting held on 13 July 2016: 
MRB wish to understand fluoridation prior to legislation being passed. 
The workforce target: MRB are taking a leading role and solutions are being worked through that 
can make significant improvements.  
Heat Tool is not applied across all papers provided to MRB.  Presently the tool is being piloted and 
will come to MRB for endorsement shortly.  
The Chair sought feedback from board members at the table who were part of MRB.  
Board members responded positively about the value of MRB and that they felt much better informed 
and aware of Maori health issues, as a result of participating in discussions of MRB. 
 
FOR DISCUSSION / DECISION 
TRANSFORM & SUSTAIN REFRESH 
Tim Evans (GM PIF) spoke to the report provided. 
We are presently half way through a five year programme and need to ensure  we have the capacity 
and focus on the right areas.  The priorities list had been reaffirmed as well as focus on prior lessons 
learned. Kate Rawstron the new Project Office Manager had provided advice and guidance which 
had been taken on board.  
 
 
PRESENTATION 
UNDER 19 MENTAL HEALTH WAIT TARGET  (0 to 19 year olds) 
Allison Stevenson (Service Director) and Dr Simon Shaw spoke to the presentation they provided.   
The paper related to target PP8 – The percentage of 0-19 year olds referred for non-urgent mental 
health or addiction services seen within 3 weeks (by a mental health service provider), 0 to 19 years.  
Page 4 of 5 

---

This target had not been achieved (trending at around 60% of the 80% target).  This resulted in a 
review of the service and within a three week period, the target had lifted to 96% of the 80% target. 
Action:  
Several board members felt there may be unidentified and unmet mental health 
needs  within the community  for those under 19 years of age.    Denise and 
Heather to provide [email address] with detail. 
 
GENERAL BUSINESS  
There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public Excluded. 
 
 
RESOLUTION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
 
RESOLUTION 
That the Board  
Exclude the public from the following items: 
17. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting  
 
-  Public Excluded 
 
18. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting - nil 
 
-  Public Excluded 
 
19. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO - nil 
 
20. 
Chair’s Report 
 
Reports and Recommendations from Committee Chairs 
21. 
Finance Risk and Audit Committee Report 
22. 
HB Clinical Council 
 
Moved:  
Helen Francis 
Seconded: 
Diana Kirton 
Carried 
 
The public section of the Board Meeting closed 2.30 pm 
 
 
 
 
Signed: 
 
 
 
Chair 
Date:   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 5 of 5 

---

Document Outline

• 04  Minutes Board meeting 24 Feb 16 - public
  • RESOLUTION
• 04 Minutes Board public meeting March 2016
  • RESOLUTION
• 04.0 Minutes of Board PUBLIC meeting held 27 April  2016
  • RESOLUTION
  • That the Board
  • Exclude the public from the following items:
• 04.0 Board minutes Public meeting held 29 June 2016
  • RESOLUTION
  • That the Board
  • Exclude the public from the following items:
• 04.0 Minutes of Board PUBLIC meeting held 25 May 2016
  • RECOMENDATION
  • That the Board
  • Exclude the public from the following items:
• 04.0  Minutes of Board Public meeting held 27 July 2016
  • RESOLUTION
  • That the Board
  • Exclude the public from the following items:

---