This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Number of breast cancer papients waiting for reconstruction or symmetry after breast surgery'.
MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 25 FEBRUARY 2015, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHBADMINISTRATIONBUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.06 PM 
 
 
Present
Kevin Atkinson (Chair) 
 
Ngahiwi Tomoana 
 
Dan Druzianic  
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Diana Kirton  
 
Helen Francis 
 
Andrew Blair 
 
Jacoby Poulain 
 
Denise Eaglesome 
 
Barbara Arnott 
 
 
Apologies: 
Heather Skipworth 
 
In Attendance
Chief Executive Officer 
 
Members of the Executive Management Team  
 
Chris McKenna and John Gommans (Co-Chairs HB Clinical Council) 
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council) 
Members of the public  
Media 
 
Minutes 
 
Brenda Crene 
KARAKIA 
Ngahiwi Tomoana opened the meeting with a Karakia. 
 
DEPUTATION 
The Chair welcomed Thomas O’Neill (Food Workers Union) and Linda Mitchell who provided 
a deputation to the Board around proposed changes to the provision of food within DHBs 
nationally.  They were supported by staff from HBDHB Nutrition and Food Service. 
Following the presentation and hand-out provided, the Chair thanked the presenter and 
supporters, advising the Board had their first discussion on the HBL Food Business Case 
earlier in the day.  He acknowledged staff had received very little information to date.   
The Board would value engagement with staff and stakeholders. A copy of the “business 
case” will be provided with the commercially sensitive aspects removed.  This will allow 
HBDHB staff to familiarise themselves with the detail and allow for a six week period of 
consultation. 
What is proposed is a national model, and HBDHB will take steps to refine the model to 
ensure impact on our organisation is minimised, in particular the area affecting staff.  
There were four things to consider:  
1.   Impact of our own staff. 
2    Do not want a national solution to impact on the quality of meals 
3   Concerned to make sure that local producers are considered, as Hawke’s Bay is a food 
producing province.  
4   Must be cost effective. 
 
 
February 2015 
Section 1 


Action:   
Management to prepare a shortened version of the Business Case for 
distribution to staff and other stakeholders and ensure a six week 
consultation process is put in place.   The Board will further discuss 
once this process has been completed. 

 
BOARD MEETING RESUMES 
The Chair advised of Heather Skipworth’s apology for the meeting. 
DECLARATIONS OF INTEREST 
One change was noted to the Interest Register by Diana Kirton with no interests advised in 
any of the items to be discussed on the day’s agenda.  
The Interests register would be updated removing Diana as a member of the Hawke’s Bay 
Medical Research Foundation.  Action  
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 17 December 2015, were confirmed as a correct 
record of the meeting.  
Moved: 
Barbara Arnott 
Seconded: 
Peter Dunkerley 
Carried 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
All actions 1-4 had been actioned.  
 
BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for March 2015 was noted, including the Workshop scheduled for  
Wednesday 4 March. 
The farewell for Warrick on the evening of 15th March for Board members and partners was 
noted. 
Board Evaluation detail would be issued the week commencing 2 March. To ensure timelines 
are met, this section would take two weeks.  It was important to be timely with this 
information to ensure the evaluation report would be available for 25 March (11.00am) 
The HB Health Sector Leadership Forum has been moved to 22nd April. 
 
CHAIR’S REPORT  

There were five  retirements  acknowledged  with letters being issued from the Chair 
acknowledging years of high quality service to the community of Hawke’s Bay. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Years Service 
Helanie Pocknall 
Registered Nurse 
Surgical 
21 
Susan Marshall 
Call Centre Operator 
Planning Informatics & Finance 
21 
Rata Maxwell 
Cook 
Oral Rural & Community 
12 
Catherine Williams 
Registered Nurse 
Acute & Medical 
18 
Public Health Medicine 
Dr Lester Calder 
Specialist 
Population Health 
11 
 
 
 
 
 
 
•  The letter of expectation dated 17 December 2014, had been received from the Minister 
of Health Johnathon Coleman.  Key points noted were: fiscal discipline in management; 
strong clinical leadership and engagement;  greater integration between primary and 
secondary care being vital.  Also the National Health Targets require continued focus as 
well as efforts focusing on morbidity and continued physical activity to keep communities 
healthy.   The Minister wants to see the NZ Health Strategy refreshed. 


•  A letter dated 17 December had been received from the Minister requesting information 
on Family Violence and Sexual Violence Services and Activities.  Work was underway to 
provide a stocktake of government funded services that respond in Hawke’s Bay which 
includes: core services; business as usual; funding  or contracted services and internal 
programmes.   
•  A further letter from the Minister dated 12 February 2015, provided ministerial consent and 
approval to enter into a cooperative arrangement and borrowing facility.  This was a 
technical requirement to progress health shared services, specifically the National 
Infrastructure Platform should DHBs resolve to do so.   
•  A letter dated 10 February 2015 had been received from the Ministry of Health around 
Mental health and addiction non-governmental organisations  (NGOs) “Fair Funding” 
campaign, informing DHBs of the next steps.  HBDHB had responded 12 months ago to 
concerns raised by the Trust at the time. 
•  An email dated 10 February, had been received from Audit New Zealand advising Chrissie 
Murray had been appointed as Auditor of HBDHB.  Chrissie would be invited to attend the 
FRAC and Board meetings on 25 March 2015 (Action).   
•  The Governor General of NZ had accepted an invitation to unveil the new naming stone 
of Hawke’s Bay Fallen Soldiers’ Memorial Hospital on June 11th.  Chair Kevin Atkinson 
would not be available this day and Ngahiwi Tomoana as Deputy Chair would attend in 
his absence. 
•  Quarter Two Health Target 2014/15 results published by the Ministry comparing all DHBs and 
PHOs were summarised: 
Hospital:  
Shorter stays in hospital Emergency Departments HB 17/20  nationally; Improved access to 
Elective Surgery 16/20 ( Note: HBDHB has delivered 100% of YTD contracted volume); Faster 
Cancer Treatment 14/20; Increased Immunisation 1st/20; Better Help for Smokers to Quit 5/20 
and More Heart and Diabetes to Quit 12/20. 
Reports this calendar year show a dramatic improvement in elective surgery and ED shorter 
stays are significantly better.   
The PHO continues to perform well with Increased Immunisation HB PHO at 9/36 compared 
with PHOs nationally; Better Help for Smokers to Quit 11/36; and More Heart and Diabetes 
Checks at 19/36.    
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  

The CEO welcomed Rika Hentschel  (of Women  Child  & Youth  Services) who had been 
appointed as Acting Chief Operating Officer (COO) for two months.   
Appointment of the new COO, Sharon Mason (of Southern DHB) was announced recently and 
would take up  her role in the latter part of April around the same time Andrew Phillips 
commences  as Director of  Allied Health.  Both would be in attendance at the April Board 
meeting. 
The AIM 24/7 project is working as intended; good progress with elective surgery targets and 
comfortable we will achieve to plan.  
The Length of stay in hospital has been dropping. Asked whether there had been any concerns 
regarding quality of care as a result of this rationalisation?  A paper to FRAC provided no signal 
of adverse consequences.  Patients like to move on quickly from Hospital and positive impacts 
on both patients and staff have been observed.   There appeared to be no impact on providers 
due to the higher focus on discharges?   
The AIM 24/7 project is half way through and presently focused on the front door of the hospital.  
Faster Cancer streams: it was a little early to determine this as a new target as we are still 
coming to grips with reporting and ensuring data was comprehensive and accurate.  However 
moving forward we are confident of delivering this by July 2016. 


Other areas include the solid financial performance; progress with Project Dane; the good work 
being done on Te Ara Whakawaiora, working with the PHO, and Performance Framework with 
a solid start to the calendar year.  
The Deputy Chair noted the positive language used in reporting. We often see performance 
drop during the transformational process, however we were now seeing an upturn.   
Overall a positive financial and soundly based performance has been achieved. 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT FOR MONTH OF JANUARY 2015 
Tim Evans (GM of Planning, Infomatics and Finance) advised a favourable variance of $224 
thousand for January, with a cumulative favourable year to date variance of $380 thousand.  
This was achieved after restoring the contingency to $3 million by reversing the $250 thousand 
used from the fund in December. 
An overview of the report was provided with particular note made: 
•  We have experienced  high  personnel costs with case weight  activity 21% higher than 
planned.   
•  It was satisfying to see improved access to elective surgery with discharges above plan 
for January, leaving us in a much improved position. Outsourced surgery was down as 
were IDFs over which we have less control.  
•  More surgeons had been appointed recently  and we are undertaking  a review of all 
surgical specialties.  
•  Financial flows around oncology were discussed.  The relationship of funds flowing has 
been uneven.  Need to see a viable cancer centre at Mid Central but also need to rectify 
imbalances and simplify the process, not chase payments.  
The Countdown Kids Hospital Appeal was very successful with the Acting COO providing some 
background to this national programme (between 10 DHBs), with  resulting fundraising 
successfully undertaken.  As the appeal amount exceeded the $150k management delegation, 
management sought the Boards approval to spend the $164,437 raised on clinical equipment. 
FRAC had discussed this earlier in the day and recommended that the approval be given.   
RESOLUTION 
That the Board: 
• 
Approve  the expenditure of $164,437 on clinical equipment from the Countdown Kids 
Hospital Appeal special fund. 
Moved 
Dan Druzianic 
Seconded 
Ngahiwi Tomoana 
Carried 
 
 
REPORT AND RECOMMENDATIONS FROM COMMITTEE CHAIRS 
Hawke’s Bay Clinical Council  
Review of the Clinical Council Report from the meeting held on 11 February 2015 was provided 
by Chris McKenna (co-Chair).  In particular the following was noted: 
•  Keen oversight on electives programmes and had received a very positive presentation 
from the COO and Service Director Becky Olson.   
•  Received an update on Palliative Care services and planning, progressing meetings and 
approach. 
•  Council members were very engaged in the prioritisation process, a new experience for 
many on Council who were now working with management in this area.  
 


Hawke’s Bay Health Consumer Council  
Graeme Norton, Chair of the Consumer Council tabled a report to the Board from the meeting 
held on 12 February 2015.  
A presentation on the Palliative Care Services was received. This resulted in plans to pull a 
consumer reference group together for Palliative Care.   
The project for Person and Whānau centred care had been discussed at their meeting recently. 
It was surprising how closely this aligned  with the Engaging Effectively with Maori  courses 
being provided to all HBDHB staff and others.  Cultural competence courses such as this could 
well be referred to as “Person and Whānau  Centred  Care”.  This was all about effectively 
engaging with people/patients. 
Health literacy would be coming to Council in April as will the HBL food services business case 
for consideration by both Consumer and Clinical Councils.  
Consumer Stories to the Board were queried.  This would be followed up.  Action.  
 
Maori Relationship Board (MRB) meeting held 11 February 2015 
In Heather Skipworth’s  absence, as  Acting  Chair of MRB  for the meeting, the following 
feedback was summarised. 
•  There had been lengthy discussion on the survey tool around consumer experience from 
cultural perspective.   
•  One quarter of the organisation had attended the Engaging Effectively with Maori course.  
A review around the course delivery time(s) to enable staff to attend was being considered.  
It was hoped Governance groups and committees commit to attend this Course.  
•  Bariatric Surgery - the bigger picture was conveyed by the CEO to MRB. A plan to address 
obesity needs to be put in place. Caroline updated the Intersector Leadership Group on 
equity which was endorsed by the group. 
•  Regarding Obesity all evidence points to children and even younger than school age being 
the focus of healthy eating programmes.  There has been a requirement in schools for 
healthy eating which appears to have slipped 
•  MRB will hold a meeting on 19 March meeting to understand issues for Maori providers in 
community.  Denise Eaglesome asked whether Wairoa providers would be attending.  This 
would be checked and Denise advised accordingly  Action Tracee Te Huia 
•  Merging  the  Maori Health Plan with the  Annual Plan was planned this year.  It was 
important not to dilute either but we now have mechanisms in place and feel confident this 
can be achieved.   
Will Ministry and the Maori directorate accept, may be up for debate but we are up for that 
challenge. We are being watched by a number of organisations (as the leaders in this 
area) and are sure we will are well placed to combine plans due to the performance 
programmes set up.   
 
Pasifika Health Leadership Group (PHLG) 
Barbara Arnott conveyed detail from the PHLG meeting held on 16 February 2015. 
There  had been discussion about primary sector (PHO) representation on  PHLG  and also 
around community engagement. 
Tim Hutchins (contracted to the DHB) had shared some stories which highlighted his work in 
providing services to the 5,000 plus Pacific community.  
Central Region Pacific Collective: This Collective has a contract with the Ministry of Health 
to service Wellington and the Central Region including Hawke’s Bay. The Collective supports 
existing Pacific providers as well as non-Pacific providers who deliver services to the Pacific 


population. A steering group that will govern this work is currently being established with the 
Collective seek a representative from Hawke’s Bay.  This is being considered by the PHLG.  
Due to the size of the Pasifika population base in HB, there is uncertainty as to whether this is 
a good option. 
HBDHB do not reach benchmark for Pasifika in HB and felt there was a greater need for direct 
funding for additional workforce navigator-type roles, as the Pacifica community is growing in 
number with no win-win at present.  Looking for something similar to Whānau Ora. 
PHLG were pleased to be invited to attend Board Meetings in May and November 2015. 
 
INFORMATION/DISCUSSION 
Transform and Sustain Projects  
Tim Evans provided an overview of the detail provided highlighting and acknowledging the 
slow uptake of the Video Conferencing technology (explaining it had stalled).  This area would 
receive focus  as staff and clinicians need to embrace this new avenue technologically to 
provide health care. 
 
Accountability Planning Update 
Tim Evans and Paul Malan (Planning Manager)  provided a presentation on planning 
requirements for 2015.  Presentation appended. A matrix was issued to provide an overview 
of the aligning aspects of the plan. 
 
MONITORING 
Te Ara Whakawaiora / Diabetes – More Heart and Diabetes Checks 
Liz Stockley (as Indicator Champion) supported by Victoria Speers, spoke to the report for the 
“increased engagement of Maori with a primary care provider” specifically around more heat 
and diabetes checks.  
The report was taken as read, with discussion summarised including: 
•  There was general discussion and feedback around after hours services with only some 
practices open.   
It was noted Wairoa GPs did not offer after hours services and services were very limited 
on a Saturday. A mobile nurse in the Wairoa Health Centre out of hours was seen as a 
good option if advertised widely.  This would be investigated – Action
•  Attendance at practices in primary health care was at 80%.  
Monitoring progress on uptake was explained as was the difficulties during a visit to have 
many health requirement monitored (given limited time for both parties). Therefore specific 
accessible clinics appears to be the best approach. 
The Board were pleased to be advised of an excellent result for the Health Hawke’s Bay PHO, 
who achieved top cervical screening for Maori in the country, being the first to achieve the 
target of 80%.   
 
Te Ara Whakawaiora / Diabetes – Smokefree 
Dr Caroline McElnay (Director Population Health and Health Equity Champion), introduced 
Shari Tidswell (Population Health Advisor).  
Referring to page 78 of the report, targets were generally being met but there is a need to 
embed performance and make an “impact on smoking rates” which is where the focus will 
be.  
Offering effective cessation is crucial.  Tobacco control plan available. 


•  Ngahiwi Tomoana asked whether the same approach taken for DNAs (already in place) 
should  be utilised with antismoking campaign messaging and support included.  More 
aggressive work needs to be done in this area.   
•  What is offered at the moment was not working for young pregnant Māori women.  Needs 
to go wider as it is extremely difficult for the young especially to quit smoking in their home 
environments, with cigarettes often supplied by their peers.  
 
Performance Framework Exceptions (Quarter 2 October-December 2014) 
Tim Evans provided a brief overview which focussed on the achievements, Areas of Progress 
and Areas of Focus. 
 
Human Resource KPIs Quarter 2 (Oct-Dec 2014) 
John McKeefry (GM Human Resources) 
An overview of the report was provided. 
Staff turnover had risen slightly but was not of concern.  For 12 months to 31 December 2014 
HBDHB were the lowest out of the 6 mid-sized DHBs.   
Accrued Annual Leave has been a challenge but is being proactively managed. 
There was  some general discussion around sick leave.  Management were asked whether 
there was monitoring  and/or  awareness of staff stress  levels  with all the changes occurring 
within services. In response, staff surveys (fairly recently undertaken) had not highlighted a 
problem and from a benchmark perspective HBDHB do not appear to be out of line with other 
DHBs for sick leave.   
Other  sick leave areas discussed were around the ageing workforce, accrued sick leave 
entitlements and sick leave taken due to a sick dependant (which is reported separately).  
 
GENERAL BUSINESS  
There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public 
Excluded. 
 
 
RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 

RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 
22. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting dated 17 December 2014 
 
 -  Public Excluded 
 
23. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting  
 
 -  Public Excluded 
 
24. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO 
 
25. 
Chair’s Report 
 
 
Reports and Recommendations from Committee Chairs 
26. 
Finance Risk and Audit Committee – 25 February 2015 (tabled) 
 
Moved          Helen Francis 
Seconded 

Peter Dunkerley 
Carried 


 
The public section of the Board Meeting closed 3.22pm 
 
 
 
 
Signed: 

 
 
 
 
Chair 
Date:   
 


MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 25 MARCH 2015, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.12 PM 
 
Present
Kevin Atkinson (Chair) 
 
Dan Druzianic  
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Diana Kirton  
 
Helen Francis 
 
Andrew Blair 
 
Jacoby Poulain 
 
Heather Skipworth 
 
Barbara Arnott 
 
Denise Eaglesome (by Video Conference) 
 
 
 
Apologies: 
 Ngahiwi Tomoana 
 
In Attendance
Chief Executive Officer 
 
Members of the Executive Management Team  
 
Chris McKenna (Co-Chair HB Clinical Council) 
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council) 
Chrissy Murray of Audit NZ 
Members of the public  
Media 
 
Minutes 
 
Brenda Crene 
KARAKIA 
Heather Skipworth opened the meeting with a Karakia. 
 
DECLARATIONS OF INTEREST 
Several changes were advised for the Interest Register:  
Heather Skipworth advised that she was a member of a Trust that has been awarded a 
Green Prescription contract by the HBDHB. 
Diana Kirton advised her appointment to the HB Power Consumers Trust from October 2014.  
No interest was advised in any of the items to be discussed on the day’s agenda. 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 25 February 2015, were confirmed as a correct 
record of the meeting.  
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
Barbara Arnott 
Carried 
 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Actions 1 (Interest Register); 2 (Invitation) and 4 (Representation) had been actioned. 
Action 3:  Consumer Stories:  The intention to share consumer stories with the Board 
monthly would commence in May 2015.  
Action 5  Out of hours cover for Wairoa – Liz Stockley to update in April. 
April 2015 
Section 1 


BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for May through August 2015 was noted. 
 
Action:      Members noted a discussion on HBL would be held at the April Board 
 
Meeting   
A reminder to board members of the forthcoming HB Health Sector Leadership Forum being 
held on Wednesday 22 April.  The doors will open at the Napier Sailing Club at 8.30am with 
the day commencing at 9.00am. HB Intersector Leadership Group members have been 
invited to attend again this year.   
 
CHAIR’S REPORT  

There were no long service retirements to acknowledge since the previous Board Meeting. 
The Chair expressed thanks to the management team and other staff for the enlightening 
workshop and hospital tour held on 4 March. 
Quarter 2 health targets from MoH had been received and HBDHB had performed well across 
most of the indicators.  
It was of concern to note that four of the six DHBs in the central region have changes in CEO’s 
imminent or acting CEO’s in place.   
The Chair attended a Grey Power meeting in March  by invitation. As part of the address 
statistics  were provided to Grey Power highlighting that those over 75 are regularly the 
recipients of hip and knee replacements. They found the statistics very helpful as many had 
felt the opposite was occurring.  Grey Power members accepted the need for those who did 
not meet the threshold for surgery to be reviewed regularly by their GP, but raised a point that 
these review costs were a barrier for many.   
The Chair asked management (DHB/PHO) to take a look at options that may support those in 
need with a voucher system suggested as an example (one per year).   
Action:  
Management of DHB/PHO to “look at” providing assistance to the elderly (or 
those in need)  on  “HBDHB waiting lists for surgery” to attend a  GP 
appointment for a review.  A response would be provided to the Board in due 
course.   

 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  

Dr Kevin Snee provided an overview of his report and was pleased with target results for the 
indicators measured.  Service Performance in ED had largely been maintained as had Elective 
Surgery. 
PHO enrolment:  gap between DHB funded population and PHO enrolled population was noted 
with work being undertaken in this area.  The question to be asked do we have the GP capacity 
to provide a service to the unenrolled.  The issue being availability in the right place at the right 
time.  This area was further discussed under the Te Ara Whakawaiora indicators.   
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT FOR MONTH OF FEBRUARY 2015 
Tim Evans (GM of Planning, Infomatics and Finance), provided a brief overview of the report 
for February advising a favourable variance of $41 thousand which increased the year to date 
favourable variance to $421 thousand. The DHB remains in a strong position at this time with 
the forecast remaining unchanged for the $3 million surplus projected in the budget.   
 
 
 


REPORT AND RECOMMENDATIONS FROM COMMITTEE CHAIRS 
Hawke’s Bay Clinical Council  
Review of the Clinical Council Report from the meeting held on 11 March 2015 was provided 
by Chris McKenna (co-Chair).  In particular the following was noted: 
Specimen labelling errors were discussed.  Members were advised  that intensive work was 
being undertaken in this area. The majority of testing is in the low risk category with all DHBs 
across NZ struggle in this area.   
An overview of AIM 24/7 was provided to GPs followed by a tour of the hospital in early March. 
The group were impressed about the improving patient flow and access to specialty advice 
through AAU. 
 
Hawke’s Bay Health Consumer Council  
Graeme Norton, Chair of the Consumer Council tabled a report to the Board from the meeting 
held on 12 March 2015. 
In addition to the report Graeme advised workload was raised, and meetings with individual 
consumer members are taking place.  Through this process suggestions have been made 
around doing things differently. 
Particular note was made about Mental Health and Addiction Service DNAs and the need to 
follow up on missed appointments within the service. There would be conversations around 
the method of engagement as what is presently occurring is not necessarily reaching those in 
need.  The Acting COO had received detail and would follow this up with the service.    
 
Maori Relationship Board (MRB) Workshop held 11 March 2015 
In Ngahiwi Tomoana’s absence, Heather Skipworth provided feedback from the workshop held 
with providers on Wednesday 11 March.   It was felt this had been a very valuable exercise.  
Feedback on the Te Ara Whakawaiora indicators were also received and noted, together with 
comments from Consumer and Clinical Councils which have been fed back to the service(s).   
Comments from MRB around cardiovascular targets were noted.    
 
Leadership Forum Workshop Agenda 
Ken Foote (Company Secretary) outlined the programme developed for the Forum being held 
on 22 April 2015, and the endeavour to ensure elements of continuity with the focus on 
inequity.  
 
MONITORING 
Te Ara Whakawaiora / Cardiovascular Disease 
In Dr Gommans absence, Chris McKenna introduced Dr Keith Dyson (Cardiologist) to speak 
to these indicators. 
•  National data collection has now been implemented in DHBs with many having difficulties 
reaching the MoH target(s).  
•  Results are varied, there are constant turnover of Junior Doctors who have differences of 
opinion on who should complete the data collection.   
•  Locally we are limited and only undertake diagnostics two mornings per week.   
Although Wellington provides an excellent service, with the complexity of transfers we will 
always struggle to meet the targets. 
•  Dr Dyson was on the Regional TAS Committee (in Wellington) and he can raise any issues 
with the Wellington cardiologists from time to time.  When there are breaches discussions 
have historically been held between the respective Chief Operating Officers at the time. 


•  Interventional cardiology is not in “secondary centres” (like Hawke’s Bay), however there 
is a realisation that this can be done safely, as is occurring in the UK.  A coherent strategic 
regional plan would be very helpful, including timing and how it fits in with the broader 
regional model.   
•  Nelson as a province broke away and now have their own interventional cardiologists with 
local access every day of the week.   
•  The cost to set up would be approximately $1.8m and would require a specific clinical skill 
set.  Through succession planning this may be considered but it would take time. This may 
lend itself better to regional collaboration.   
•  There are private clinics doing interventional cardiology in main centres.  
•  There could be an opportunity to evaluate a Private/Public partnership.  
•  If  interventional cardiology was DHB owned, private sessions  may be undertaken on 
Saturday mornings as income for the DHB (as is the case in Nelson).  It was noted that 
most are now doing “acute”  cardiology,  so private  health  insurance(s)  may not cover 
intervention.  
 
Te Ara Whakawaiora / Culturally Competent Workforce 
Chris McKenna (CNO) and John McKeefry (GM HR Services) were in attendance  
It was very pleasing to note there had been 49% attendance to the Engaging Effectively with 
Maori seminars.  
A pleasing reduction in the gap of those employed in health, identifying themselves as Maori 
was noted being down to 33 in February 2015. There was some discussion around placement 
of Maori nurse graduates. Hawke’s Bay has the highest rating of the mid-sized DHBs in the 
country for employment of Maori and much is attributed to the very good working relationship 
between the DHB and EIT.  Over 50% of students are Maori with many having been nurtured 
through from school into a degree programme.   
Low vacancy rates for roles in general practice (is a problem nationally), however that is offset 
with a rise in aged residential care vacancies. Chris McKenna advised of the need to work with 
the NGOs and rotate around public health nursing under supervision.  
The report was well received. 
 
Te Ara Whakawaiora / PHO Enrolment 
Victoria Speers was in attendance for Liz Stockley (CEO Health Hawke’s Bay) Champion of 
this target for Maori.   
Following an overview there was further discussion around patients who were not enrolled with 
a GP practice for varying reasons. It was generally agreed we may not have the GP capacity 
in areas because we do not understand the distribution of those not enrolled.  Victoria would 
look into mapping this detail and cross reference with other methods, including census data 
and provide feedback in due course.  Action. 
 
 
FOR INFORMATION 

WW1 Commemorative Event 
Ken Foote (Company Secretary) advised the commemorative event timing had been aligned 
to the Governor General’s availability to officiate on 11 June 2015. The programme includes 
the reopening and rededication of the Chapel and renaming of the Hospital to “Hawke’s Bay 
Fallen Soldiers’ Memorial Hospital”, and includes the unveiling of the foundation stone.  
 
 


Health Literacy Information Paper 
Ken Foote had provided the Board with some background information on Health Literacy.  The 
Alliance Leadership Team would consider a report the following week, prepared by their Focus 
Group.  The outcome would be advised with the Leadership team overseeing the development 
of a programme going forward. 
 
GENERAL BUSINESS  
There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public 
Excluded. 
 
 
RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 

RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 
18. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting dated 25 February 2015 
 
 -  Public Excluded 
 
19. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting  
 
 -  Public Excluded 
 
20. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO 
 
21. 
Chair’s Report 
 
-  HBL Transition 
 
-  Combined Board’s Symposium 
 
22. 
Annual Plan / Budget Update 
 
 
Reports and Recommendations from Committee Chairs 
22. 
Finance Risk and Audit Committee – 25 March 2015 (tabled) 
 
Moved          Peter Dunkerley 
Seconded 

Diana Kirton 
Carried 
 
The public section of the Board Meeting closed 2.37pm 
 
 
 
 
Signed: 

 
 
 
 
Chair 
Date:   
 


MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 29 APRIL 2015, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.08PM 
 
 
Present

Kevin Atkinson (Chair) 
 
Ngahiwi Tomoana 
 
Dan Druzianic  
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Diana Kirton  
 
Helen Francis 
 
Andrew Blair 
 
Jacoby Poulain 
 
Heather Skipworth 
 
Denise Eaglesome  
 
Apologies: 

 Barbara Arnott 
 
In Attendance
Chief Executive Officer 
 
Members of the Executive Management Team  
 
John Gommans (Co-Chair HB Clinical Council) 
 
Sharon Mason and Andrew Phillips (new to the executive team) 
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council) arrived 2.30pm 
Members of the public  
Media 
 
Minutes 
 
Brenda Crene 
KARAKIA 
Ngahiwi opened the meeting with a Karakia. 
A welcome was extended to Sharon Mason (Chief Operating Officer) and Andrew Phillips (Director of 
Allied Health) who had recently joined the Executive Management Team (EMT). 
 
DECLARATIONS OF INTEREST 
A wording change was noted on the Interests Register for the Chair of Unison Networks Limited and 
Trustees of HB Power Consumers Trust which hold all shares in Unison Networks Limited.   
Action:   The wording change would reflect “Unison has a lease agreement with HBDHB for a 
generator which is located at Hawkes Bay Fallen Soldiers’ Memorial Hospital” and 
would be incorporated on the Interest Register for Kevin Atkinson, Diana Kirton and 
Helen Francis respectively. 

No interest was advised in any of the items to be discussed on the day’s agenda. 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 25 March 2015, were confirmed as a correct record of the 
meeting.  
Moved: 
Dan Druzianic 
 
Seconded: 
Andrew Blair 
Carried 
 
 
 
 

MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Action 1:  Consumer Stories will be heard at future board meetings and has been included on the 
workplan.  Remove action. 
Action 2:  Out of hours cover for Wairoa – Liz Stockley verbal update in April.  As Liz was not present 
the action was deferred until the May meeting. 
Action 3:  Interest Register changes completed – remove action 
Action 4:  Chair’s action from the Greypower meeting, ongoing.  
Action 5:  GP Capacity: Mapping unenrolled people in the wider community - ongoing. 
 
BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for May noted. 
Action:    Board member apologies for future meetings will be noted on the workplan.  
Apologies were advised for the following months: 
August       -   Jacoby Poulain 
September -   Helen Francis and Denise Eaglesome 
October      -   Helen Francis and Dan Druzianic 
Board members would like more input into the workplan and would discuss/confirm topics outside the 
meeting which would be relayed to management, ensuring there was adequate preparation time. 
 
CHAIR’S REPORT  
The Chair advised of the following retirements, with a letter being sent conveying the Board’s best 
wishes and thanks for extended years of devoted service.  
 
Years of 
Name 
Area 
Service 
Lesley Olsen 
Older Persons & Mental Health 
14 
Patricia Orme 
Acute & Medical 
37 
Lorraine Gregory 
Facilities & Operational Support 
19 
Lynne Pinker 
Oral Rural & Community 
29 
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
Dr Kevin Snee provided an overview of his report including highlights  of the  shortest stays in ED 
(currently 96%); improved access to elective surgery (confident to achieve with focussed planning); 
faster cancer treatment (change in reporting requirements by MoH) an explanation of this change would 
be provided to the Board in May
.  In short, HBDHB were  doing better overall (65%), however  the 
recording area needs some focus.  
Better help for smokers to quit resulted in the error mentioned last month being worked through.  
Estimated at 89.52% shows an incredible effort has been made by the PHO in achieving this target.    
The CEO was very pleased to see good representation by Intersector agencies at HB Health Sector 
Leadership on 22nd April.  
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT FOR MONTH OF MARCH 2015 
Tim Evans (GM of Planning, Informatics and Finance), was in attendance for the March report advising 
an  adverse variance of $218 thousand decreasing the year to date favourable variance to $203 
thousand. 
•  Good activity and year end forecast 
•  There had been a valuation of hospital land and buildings undertaken (a standard requirement).  
Seven years ago there was a plan to replace many of the buildings.  This has progressed at a much 
 

Minutes of HB District Health Board 29 April 2015 

slower pace.  The valuation of the assets saw a rise of $40m (a balance sheet item only).  The DHB 
would be disadvantaged by extra depreciation as a consequence. However this would be mostly 
offset by extending the life of the assets.     
•  The Mental Health building project report was positive in all areas 
A  NGO  based recovery and respite  care  contract  was  developed by end of March,  with Te 
Taiwhenua  seeking a five  bed respite.  The outcome of consultation with neighbours would be 
known in May, and if successful acute services should be up and running in July.   
Community resilience programs are occurring in Napier/Hastings 
Acute Intensive program is happening on the current site.  
Emergency mental health services are working in well with ED processes presently. 
Recovery centres in the community are now focusing on more life skills based services and this is 
proving successful.  The change was initially hard for many clients and their families to accept but 
due to good management, the new regime appears to be working well. 
Action:   A presentation on the Recovery Centres transition was requested by the Board in 
4-5 months’ time,  to provide comfort that what was  planned is happening in the 
community.    

 
This would be included on the Board Workplan. 
 
 
REPORT AND RECOMMENDATIONS FROM COMMITTEE CHAIRS 

Hawke’s Bay Clinical Council  
Dr Gommans as Co-Chair of Council highlighted several areas, including the HB Clinical Research 
Committee who had recently issued their first Annual Report (available on the HBDHB website).  The 
Committee were comfortable with quality and governance of the research known about within Hawke’s 
Bay;  however there  did appear to be research approved by other  organisations  which  have  health 
implications, and there was a need to ensure appropriate processes were in place.   
Clinical Council were supportive of the Patient Experience Strategy presented. 
The HBL Food Services business case was not supported by Council as clinical quality of the food to 
be provided could not be assured.  There was not only a social impact there was also an environmental 
impact of transporting the goods.  Freeze heated food was not conducive with good health.  It was 
agreed an electronic food ordering system would be useful.   
 
Hawke’s Bay Health Consumer Council  
Pressures on consumer members to represent on varying pieces of work across the health sector was 
reviewed  by the  Chair  in  one on one discussions with consumer  council  members.  Feedback 
highlighted suggestions for Council to operate differently going forward and that consumer engagement 
should be part of ‘business as usual’ across the sector.  Members generally wanted to focus on two or 
three areas  areas where they could make a difference and  develop agendas which were more 
conducive.  Time would be taken to discuss and shape prior to taking this back to Council.  
 
The Board noted the HBL food services business case (as presented) was not supported by 
Consumer Council.  
 
Māori Relationship Board (MRB)  
Chair of MRB, Ngahiwi Tomoana provided an overview of areas of discussion including Health Equity 
Update, HQSC Inpatient Experience Survey tool; Implementation of the Patient Experience Strategy; 
Pipeline of Māori participating in the Incubator program at secondary school through to tertiary training 
and the non-support of the HBL Food Services Summary Business Case. 
 
 
 
 

Summary of comments and discussion follows: 
•  Better utilisation of service providers’ time with the co-design of new contracts was raised, with more 
emphasis on time with whānau and less time on the paperwork.  
•  The  Health Equity update highlighted health  target outcomes  for  young pregnant Māori  women 
appeared to be getting worse.   
•  The HQSC inpatient experience survey tool  (a national programme)  had been discussed and 
concerns were raised by MRB which would be relayed to the MoH by QIPS.  
•  Patient Experience Strategy Implementation recommendations were not endorsed by MRB who felt 
this should be community owned not clinically generated.   
•  Work in the Incubator programme through secondary school to tertiary was discussed with renewed 
focus on the barriers including keeping students in the science courses which are crucial when 
taking a medical pathway.   
•  MRB did not support the HBL Food Services Summary Business Case  presented.  They did 
however support the provision of Māori Kai on the hospital food menu.  This was being raised with 
the Nutrition and Food Services Manager. 
 
HB Health Sector Leadership Forum held 22 April 2015  
Good  attendance overall with relevant topics, very real engagement and  genuine intent to make a 
difference.  Attendance from the Intersector Leadership Group was appreciated however there was a 
slight concern that representation from Clinical Council, MRB and the PHO was lower than expected.   
Some positive feedback had been received regarding the Forum, its direction, value, willingness and 
passion of the participants.   
Action:    It was agreed a survey would be provided to attendees to ascertain what they got out 
of the day and comment on future formats.    
A game changer will be “health literacy”  which Dan Druzianic felt needs to be whole of community 
approach  with input from the Intersector Leadership Group.  Many do not get the concept of health 
literacy. Denise Eaglesome suggested to involve the local Principals Association in this work as they 
can drive change at grass roots level – they will have a chairperson and this would be the best group 
to align with instead of the Ministry of Education (which is nationally driven).   
 
DISCUSSION AND MONITORING 
Annual Plan/Budget Update 
A verbal update was provided by Paul Malan (Planning Manager) who advised on feedback received 
from MoH on the HBDHB Annual Plan (including Māori Health Plan).  
There would be discussion with the Ministry on structures around the required Alliance Leadership and 
Service Alliance teams to ensure MoH understanding. Alignment with Transform and Sustain and the 
inclusion of a visual with Health equity report has been included. 
The process ahead will require HBDHB to submit amended sections to the reviewers for approval.  
Once all areas are green or by 26 May, a second draft of the entire plan will be submitted to the National 
Health Board.  To ensure the most up to date version of the Plan was submitted to the Board for 
consideration at the May Board Meeting, it was agreed this would be issued on the Friday prior, for 
review over the weekend.    
No changes had been advised around the Regional Services Plan however a late request to all DHBs 
for a response to Hepatitis C to be included in the RSPs at a high level.   
 
 
 

Minutes of HB District Health Board 29 April 2015 

Health Equity Update 
Dr Caroline McElnay was in attendance for the Board review of her report.  The main focus of the 
update was to get this out there and as a result many presentations have been made to the community 
by request. 
We now need to move on, identify priorities being the ones HBDHB/PHO can lead and drive to the next 
stage with other priorities identified sitting with the Intersectoral Leadership Group.   
Smoking:  We are preparing a Strategy on Tobacco which is an opportunity as nationally there is a 
review being undertaken. The group identified little traction with young Māori women and this group will 
be focused on locally. 
Obesity:  We are also preparing a Strategy on Obesity which will go back to Intersector Leadership 
Group as HBDHB/PHO cannot deal with this large issue.  Youth do not buy most of the food that comes 
into their homes. How do you deal with this becomes an area of education and health literacy. Activity 
and becoming fit normally leads to better nutritional outcomes. Nutritional education at primary school 
should focus on 5, 6 and 7 year olds.  By High School patterns have often been formed and High school 
students should receive a refresher on nutrition as they can likely influence parents purchasing and the 
students go on to have families themselves.   
Alcohol:  Is an area with no lead identified and rests with the Intersector Group.  
HBDHB identified five areas to lead: Smoking, Obesity, Heart Disease  and Diabetes Management; 
Primary care access and Monitoring.   
At a local Government level,  a  model for an economic development strategy now includes 
representation from the DHB as the biggest employer in Hawke’s Bay.    
 
Annual Māori Health Plan Q2  
Tracee TeHuia (GM Māori Health)  provided a brief overview of the quarter two results and urged 
everyone to continue to monitor Te Ara Whakawaiora targets to ensure progress. 
Traction was being gained in the cervical screening area.  Learning how we are linking in with the Māori 
community to deliver the services and also co-designing services to ensure further traction is gained.  
There will be a presentation on Screening in May.  
 
GENERAL BUSINESS  
There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public Excluded. 
 
 
 
 
 

 
RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC
 
 
RESOLUTION 
 
That the Board exclude the public from the following items: 
 
18. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting dated 25 March 2015 
 
 
 -  Public Excluded 
 
 
19. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting  
 
 -  Public Excluded 
 
 
20. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO 
 
 
21. 
Chair’s Report 
 
 
22. 
Strategic Relationships Central Region DHBs 
 
 
23. 
Electronic Board and Committee Papers 
 
 
 
Report and Recommendation from Committee Chair 
 
24. 
Finance Risk and Audit Committee – 29 April 2015 (tabled) 
 
 
Moved        Diana Helen 
 
Seconded  Peter Dunkerley 
Carried 

 
 
   
 
The public section of the Board Meeting closed 2.50.pm 
 
 
 
 
 
 
 
 
Signed: 

 
 
 
 
 
Chair 
 
 
 
 
 

Minutes of HB District Health Board 29 April 2015 

MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 24 JUNE 2015, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.00PM 
 
 
Present

Kevin Atkinson (Chair) 
 
Dan Druzianic  
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Diana Kirton  
 
Barbara Arnott  
 
Helen Francis 
 
Jacoby Poulain 
 
Heather Skipworth 
 
Denise Eaglesome 
 
Apologies: 

Ngahiwi Tomoana and Andrew Blair 
 
In Attendance
Chief Executive Officer 
 
Members of the Executive Management Team  
 
John Gommans (Co-Chair HB Clinical Council)  
 
 Jill Lowry (Nurse Director) 
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council) 
 
Minutes 
 
Brenda Crene 
KARAKIA 
Denise Eaglesome opened the meeting with a Karakia. 
 
APOLOGIES 
Ngahiwi Tomoana’s apology was noted and the board acknowledged the recent sad loss of his 
mother, with sympathy expressed for the family.  Andrew Blair was in the Chatham Islands 
representing the Board in the hand back of the Chatham’s health services to Canterbury DHB to 
administer. 
 
INTEREST REGISTER 
No changes to the Interest Register were advised and there were no board member interests advised 
in any of the items to be discussed on the day’s agenda.  
 
A WELCOME was extended to Jill Lowry (Nurse Director) who was in attendance as acting for Chris 
McKenna. 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 27 May 2015, were confirmed as a correct record of the 
meeting.  
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
Peter Dunkerley 
Carried 
 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Action 1:  Te Ara Whakawaiora / More Heart and Diabetes Check: Following a suggestion a mobile 
nurse be stationed at the Wairoa Health Centre out of hours.  An alternative to this 
suggestion was being progressed, according to the written response received from the 
PHO included in the board papers.  Remove Action. 
Action 2:  This action resulted from a Greypower meeting the Chair had attended:  
Page 1 of 6 

 
A scoping exercise to assess the costs of GP visits was underway including discussions 
with the PHO on how such a scheme could be administered.  A full proposal would be 
worked up.   
 
This was originally raised around surgery (hips and knees) for those over 65 years who are 
regularly expected to regularly return to their GPs (for required reviews).  The cost of GP 
visits is high for retirees to bear, but is a requirement to remain within the system for 
publically funded surgery.  It was noted several options exist and this could be done 
through other agencies eg, WINZ.  
 
Action:  
This item will be carried forward to the July meeting with the PHO and 
Mary Wills addressing this on behalf of Tim Evans who will be on leave at 
the time.   

Action 3:  GP Capacity to provide a service to the unenrolled.  
 
Mapping unenrolled people in the wider community.  The PHO can map at a high level (not 
by location).  Efforts will continue with a high focus on high needs through a number of 
initiatives with general practice, ED, WINZ and MSD.   This work remains ongoing – 
therefore the action will be removed.  
Action 4:  Interest Register – completed – remove action. 
Action 5:  remains for August around the presentation of a follow up on Obesity - the next steps. 
Action 6:  Denise Eaglesome advised at a meeting held 9 June, that Wairoa District Council (WDC) 
confirmed their support for “Fluoridisation”.  Community consultation will follow with a need 
to ensure the community are better informed.   
 
Action:  
Denise will ensure the Wairoa District Council respond officially to Dr 
Caroline McElnay Director of Population Health (HBDHB) with clarity 
around their expectations. 

 
BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for July was noted, including the Combined Board Symposium in Masterton on 
16-17 July. 
 
CHAIR’S REPORT  
The Chair advised the following retirements, with a letter being sent conveying the Board’s best wishes 
and thanks for their extended years of devoted service.  
 
Years of 
Name 
Job Title 
Service 
Service 
Lynne Wall 
Clinical Nurse Manager 
Acute & Medical 
20 
Annette Wixon 
Care Associate 
Director of Nursing 
15  
 
In summary, the Chair mentioned the following: 
•  HB Helicopter Rescue Trust:  At a recent meeting the rotation of trustees was discussed.  Andy 
Train would be retiring as Chairman and trustee.   By consensus, following a recruitment process, 
Robert Pattullo was appointed as a new trustee. Due to the high calibre of the applicants seeking 
appointment to the Trust, there was a need to ensure their interest was retained and revisited in 
the future. The Trust will nominate a Chairperson and, if they deem necessary could appoint an 
outside Chair.   
•  A letter had been received from the Minister on the quarter three health targets, reflecting HBDHB 
and the PHO had made considerable efforts and had delivered significant improvements.   
•  The Chair will be providing quarterly updates to the Minister on progress with the Mental Health 
project. 
 
Page 2 of 6 

CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
Dr Kevin Snee provided an overview of his report. In addition to achieving targets HBDHB are financially 
sustainable, remaining positive about achieving the $3.0m projected surplus.    
Targets: The ‘Shorter Stays in the Emergency Department’ target will be reach 95% in June (being at 
94% in May) this is reflective of the great work being undertaken within DHB services.  Due to improved 
access to Elective Surgery this year compared to last, we now have the flexibility to deal better with in 
hospital patient flow. Better help for smokers to quit (within the Hospital) is on plan, with a Tobacco 
Control plan being presented to the Board in July.  
Appended to the CEOs report was a letter (addressed to Kevin Atkinson as Board Chair) from the Office 
of Hon Dr Jonathan Coleman.  This letter congratulated the HBDHB for the considerable efforts made 
to deliver system improvements with the achievement of 5/6 health targets for the hospital, and 3/3 
targets for the PHO.  It was heartening to receive comments from the Ministry’s target champions for 
quarter three, which were appended to the letter. 
HBDHB said farewell to the Chatham Islands  (on  24 June)  with the handover of health services to 
Canterbury DHB.   
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT  
Tim Evans provided an overview of the May financial report for the 11th month of the financial year, 
advising of an unfavourable variance of $130 thousand, decreasing the year to date favourable variance 
to $42 thousand.  The monthly review of the forecast has not changed the $3 million surplus projected 
in the budget, however the forecast remains tight.  
   
The Mental Health Unit is relatively on track and under budget considering there is a full redesign of 
mental health services occurring simultaneously.  Recruitment has been progressing for mental health 
positions with only two remaining to be filled. 
Accrued leave was raised and discussed at the FRAC meeting earlier in the day.  Sharon Mason 
advised annual leave planning would be refreshed as a regular item in health services meetings.  It was 
noted the issue has been acknowledged and there is a plan to manage.  
 
REPORT FROM COMMITTEE CHAIRS 

Hawke’s Bay Clinical Council  
Dr Gommans as Co-Chair of Council highlighted several areas being:  
The development Collaborative Clinical Pathways was progressing with the transition to business as 
usual.  A “Pilot” for the Diabetes Pathways would commence in four General Practices across HB in 
the near future.   
We must continue to ensure that we have the consumer perspective embedded in business as usual.  
It is far too easy for clinicians  to decide what best practices however  partnering with consumers is 
crucial to the successful implementation of Clinical Pathways. 
Health Literacy framework development.  It was acknowledge that several on council were concerned 
consumers had not been included in the initial framework establishment phase.  
 
Hawke’s Bay Health Consumer Council  
Graeme Norton, Chair advised he had included the Consumer minutes for the Board’s information to 
highlight the robust conversations and challenging meetings held with the goal being to move Consumer 
Council forward, working in a way that differs from the present.  
Council talks regularly about the need to put patients and whānau at the centre but sense there is a 
long way to go yet.  This is all about a culture shift and having clinicians and staff working very differently 
and look through a different lens when it comes to patients/consumer. 
This work has been placed within the Quality Improvement and Patient Safety area and the appointment 
and with the new Consumer Services Manager being a pivotal role in achieving this.  Council also needs 
to take advantage of the new Director of Allied Health, Andy Phillips who has a wealth of experience in 
co-creation  and will also be pivotal to assist in changing ways/existing systems from within.    The 
Page 3 of 6 

intention is there but at the shop floor engagement is often not occurring as well as we should be.   A 
very welcome addition is  having Clinical and Consumer representatives attending each other’s 
meetings. 
It is evident that other DHBs are interested in viewing Hawke’s Bays Clinical and Consumer Council to 
understand the structure and effectiveness of each. 
 
Māori Relationship Board (MRB)  
Board Member and member of MRB Denise Eaglesome provided brief summary of areas of interest 
including: DNAs; Menus; the Incubator programme and Health Literacy – Framework Establishment. 
It was noted MRB had endorsed the addition of a Health Literacy component to the DNA project to 
enable Kaitakawaenga’s DNA the ability to educate and empower patients and their whānau about their 
health and treatment, as well as navigate effortlessly through the health system.   
“The Health Literacy –  Framework Establishment” paper presented was managed through the HB 
Health Alliance Team and therefore was not considered. This recommendation should be passed on to 
the Focus Group/HB Health Alliance team for consideration when the Health Literacy Project is formed.   
 
DISCUSSION  
Suicide Prevention – Postvention Plan 
Dr Caroline McElnay introduced Penny Thompson (Suicide Prevention Co-ordinator)  who  provided 
insight and took questions from members on the detail presented: 
•  Where in the process are consumers and whānau involved, as it should be at all levels including 
the governance level?   
o  Agreed this should be looked at.  In hindsight the top tier did not have as much consultation.  
It is included in the report but needs to be expressed in a clear and concise way. 
•  Typo noted re: Kai Piki Te Ora runs out of Te Kupenga … typo should read “Incorporated”. 
•  The challenge is for those in need who are sent home with no follow up plan, subsequently commit 
suicide and a week later a follow up letter arrives, referring to matters prior to the suicide occurring.  
On discharge the Police expressed their concerned around no consistent/planned and timely follow 
up. Communication between the services is an issue raised consistently. 
o  Plans are underway to improve the follow up process, including tighter communications with 
Police.   
•  Maori response team – raised at Intersectoral group? Who is the local response team in Wairoa?  
How will this work. 
o  WAGG and Intersectoral Group is work in progress.  
o  Intersectoral plans have been developed from scratch over an 18 month period.   Presently 
waiting for guidance through courts and inquests,  and have asked the Coroner to review 
systems in place in Hawke’s Bay.  A response is expected in August.   
o  The good news is we have come a long way towards achieving our goal.   
•  A very proactive plan but always room for improvement.  
•  Feedback had been received from the Ministry of Health and had been incorporated into the Plan 
presented to the Board.  The document was close to what would be presented. 
•  A  whānau  member was quite receptive to assist  in the suicide areas and provide insight into 
prevention.  Does this include victims and their families?    
o  A future intention.  Some already have the youth component within their organisation. Like 
to see that increased over time. 
Board members supported the Plan and would welcomed follow-up and feedback when available. 
 
MONITORING 
Te Ara Whakawaiora – First Specialist Assessment Did Not Attend 
Page 4 of 6 

Sharon Mason, Chief Operating Officer introduced and welcomed Denal  Meihana (Service Manager 
Maori Health) and two Kaitakawaenga DNA staff to the meeting. 
Significant work had been done in this area, and as “specialties” had increased, a dip in the success 
rate had been noted, however that was now on the rise.  A lot of focus will continue to be placed on 
‘patient focused bookings’.   
Sharon advised the DNA processes will be fully reviewed with a new sponsor and project manager 
appointed.  We do need to be careful when redesigning systems across services, so as not to redesign 
the same system in a different way.  This is the reason behind the appointment of a new team with a 
new lens, to ensure it will be done differently and effectively.  Present constraints need to be questioned 
and reconsidered as well. 
There are many and varying reasons why people are unable to attend their appointments with no 
standard theme appearing.  In summary comments included: 
•  Some consumers receive letters that contain too much information around their appointment, 
being left confused.  Others receive no information and have no idea why they need to go to a 
hospital clinic, especially if they have waited for a long time. 
•  Some have a lack of understanding about their illness with no comprehension of urgency ie., 
health literacy. 
•  The content of letters sent to consumers, had been evaluated previously, however this needs 
to be reviewed across all services/specialties.  
•  The hospital post through DX mail.  If someone changes their address they more often than not 
inform NZ post who do not advise DX mail.  NZ post do not redirect DX mail.  
•  Query around ethnicity categorisation and collation of statistics for DNAs
In response there were three categories of ethnicity to identify yourself, if within one of those 
categories an individual identifies as Maori they are then included in statistics as a “Maori” uf 
the DNA.  However, if they do not DNA they remain in their original first choice category which 
may well not be Maori.   
Action:  
Ethnicity Categorisation and Collation of Statistics for DNAs, this method 
could account for 20%  or  more DNAs for Maori and this needs to be 
clarified. 

The board were looking forward to further progress and thanked those present advising this work was 
really valuable.  
 
Consumer Story 
The Consumer Story was the first of many to be relayed to improve patient experiences and learnings 
where improvements can be made. The story had been shared with the team on how to improve the 
service area/surroundings with some changes having already been made. Overload of information at 
the outset of a patient’s visit, has been considered and changes made. Private versus public patient 
processes were being looked at, as there appeared to be a problem in this instance. 
The Chair advised that segregation of chemo patients was an issue 15 years ago.   
It was conveyed this was work in progress with a need to systematically and pragmatically work through 
what can practically be achieved. This includes a review of how we use our facilities, structuring use in 
a different way and splitting services etc to take the clinical risk away from some susceptible patients. 
This review could well include how many repeat patients are being seen that actually should be going 
back to their GPs. 
 
 
 

GENERAL BUSINESS  
There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public Excluded. 
 
Page 5 of 6 

 
RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 

 
RECOMMENDATION 
 
That the Board exclude the public from the following items: 
 
17. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting dated 27 May 2015 
 
 
-  Public Excluded 
 
 
18. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting 
 
-  Public Excluded 
 
 
 
19. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO - Nil 
 
 
20. 
Chair’s Report 
 
 
21. 
Reports and Recommendations from Committee Chair(s) 
 
 
 -    Finance Risk and Audit Committee – 24 June 2015 (tabled) 
 
 
Carried 
 

 
 
 
 
Th
  e public section of the Board Meeting closed 2.50pm 
 
 
 
 
 
 
Signed: 

 
 
 
 
Chair 
Date:   
 
 
Page 6 of 6 

MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 27 MAY 2015, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB  ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.09PM 
 
 
Present

Kevin Atkinson (Chair) 
 
Ngahiwi Tomoana 
 
Dan Druzianic  
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Diana Kirton  
 
Barbara Arnott  
 
Helen Francis (arrived at 1.30pm) 
 
Andrew Blair 
 
Jacoby Poulain 
 
Heather Skipworth 
 
Denise Eaglesome (by video conference) 
 
Apologies: 

- 
 
In Attendance
Chief Executive Officer 
 
Members of the Executive Management Team  
 
John Gommans (Co-Chair HB Clinical Council) 
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council) 
Members of staff from Nutrition and Health Service for agenda item 11. 
Media 
 
Minutes 
 
Brenda Crene 
KARAKIA 
Ngahiwi opened the meeting with a Karakia. 
 
INTEREST REGISTER 
Notification of two inclusions on the Interest Register were made for: 
Action:   Denise Eaglesome:    Coordinator for a Health Contract, Wairoa College Rugby Academy. 
 
Barbara Arnott:   
Daughter, Danielle Everett is Commercial Manager Food for Health 
Benefits Limited.   
 
Due to the above interest being declared, Barbara Arnott would abstain from discussions/ 
decisions relating to Agenda Item 11, the Health Benefits Limited Food Services Proposal.   
No other interest was advised in any of the items to be discussed on the day’s agenda. 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 29 April 2015, were confirmed as a correct record of the 
meeting.  
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
Peter Dunkerley 
Carried 
 
Page 1 of 8 

MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Action 1:  Out of hours cover in Wairoa – ongoing. 
Action 2:  The Chair’s action from the Greypower meeting – ongoing. 
Action 3:  GP Capacity: Mapping unenrolled people in the wider community - ongoing. 
The other items had been actioned. 
 
 
BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for June was noted.  
No board member advised of their absence for any Board meetings other than those already noted.  
The Symposium in July had been confirmed with organisers and accommodation booked.  Several 
board members were unable to attend and two would be attending one day. 
 
CHAIR’S REPORT  
The Chair advised the following retirements, with a letter being sent conveying the Board’s best wishes 
and thanks for their extended years of devoted service.  
 
Years of 
Name 
Area 
Service 
Service 
Aurelia Peterson 
Clinical Nurse Specialist 
Women Children & Youth 
13 
Robyn Price 
Registered Nurse 
Acute & Medical 
19 
Dianne James 
Administration Coordinator 
Oral Rural & Community 
16 
Project Facilitator Theatre 
31 
Joan Plowman 
Productivity 
Surgical 
 
Other areas raised by the Chair included: 
•  Special Commemoration Event on11 June 2015 
 
The Chair reminded members of the special commemorative event on 11 June on the Hospital site 
to rededicate the refurbished Chapel and formerly recognised the correct name of the Hospital as 
the “Hawke’s Bay Fallen Soldiers’ Memorial Hospital”.   
 
Detail of how the morning would unfold was advised which included the arrival of the Governor 
General, officials, church leaders and invited guests for the memorial events. 
 
Commemorative Gift to the Hawke’s Bay District Health Board 
 
A large framed picture was gifted to the Board by Ken Foote (Company Secretary of HBDHB and 
Brig [Rtd] ONZM, ED***).  Ken and his family felt it fitting  to dedicate the  picture to mark this 
commemorative event which represents NZ “fallen soldiers” over the past 100 years or so.   
 
The Board thanked Ken and the Foote family for their very kind gesture and assured safe keeping 
of the treasured picture which would be placed in a prominent position within the Hospital.   
•  Encouraging target results for Hawke’s Bay  
 
HBDHB  were  included  in the Health and Disability report (over a 6 month period), recording the 
least number of complaints nationally. On review it showed no systemic problem in any one service 
area. 
 
It was also very encouraging to receive the report “How is my DHB performing”, as Hawke’s Bay 
met 5 out of the 6 target areas being one of three DHBs to do so.  The area missed was faster 
cancer treatment (a new indicator), mainly due to issues associated with data capture. 
 
Hawke’s Bay was one of seven DHBs in NZ forecasting breakeven or better for the financial year 
ended 30 June 2015.  
 
The management team and staff were congratulated on the excellent results 
Page 2 of 8 

•  The Chair advised also that the PHO achieved targets in every category despite the challenges 
along the way.  This was a significant  result and congratulations  were extended to  the CEO of 
Health Hawke’s Bay, Liz Stockley and her team.  An overview of recent activity was provided. 
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
Dr Kevin Snee provided an overview of his report. In addition to achieving targets we are financially 
sustainable (with $3m surplus projected) with the DHB being able to invest in services it has not been 
able to in the past.   
ED performance was at 95% for the quarter with the service responding much better to the changes 
made; Elective surgery was at/or above plan and hopeful to achieve plan by year end; Faster Cancer 
treatment (a new target) has some bedding down to do.   
Other areas touched on  included:  Obesity; Cervical screening of Maori community; HR KPIs (with 
improving representation of Māori in the health sector workforce); together with several Health Benefits 
papers presented to the Board for consideration. 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT 
Tim Evans provided an overview of the April financial report advising a small unfavourable variance of 
$33 thousand, decreasing the year to date favourable variance to $172 thousand. 
The last of the Inter District Flows (IDFs) are below plan. There is comfort we will reach the elective 
volumes and remain confident of achieving the planned surplus of $3.0m.   
The cost reduction programme has gone well.  Capital spend is $5.4m behind plan. Employee workforce 
indicators show headcount above budget but are well controlled.  Case weight discharges were above 
budget in April however are close to plan overall.   
There was a presentation to FRAC on the Mental Health unit.  Not only are the DHB building a new 
facility but also changing and transforming the mental health services in Hawke’s Bay which is great for 
HB.  
There has been continuing pressure on residential care and community support which has been partly 
funded by additional income as we are investing in services to assist older people. 
 
DECISION 
National Infrastructure Platform (NIP) 
Gina McEwen, Head of Information Services, was in attendance. 
A national proposal has  been developed to consolidate the DHB’s 40 data centres and associated 
infrastructure technology into a lower cost NIP. This will provide a reliable, scalable platform for the 
DHBs future IT requirements.  DHBs need to do more for less while keeping pace with IT innovations. 
Originally the costings for Hawke’s Bay DHB were too high, with little benefit in the timelines envisaged.  
This has been reworked with the original proposition unchanged. What is on the table will see Hawke’s 
Bay DHB in a favourable position, with long term benefits.  We are talking significant infrastructure here 
and changing into a model on data storage. 
The Board thanked those  involved  in taking this  to  a workable reality.  It was noted there were still 
several DHBs to review the proposal, however the majority of DHBs are supporting this. 
An additional clause was included in the recommendation provided, which delegated authority to the 
CEO or nominee.   
Page 3 of 8 

RESOLUTION 
That the Board 
Approves the Health Benefits Limited (HBL) Detailed Business Case – National Infrastructure 
Platform (NIP) Programme (version 2.0, dated 23 September 2014). 
 
The Board approves delegation to the Chief Executive Officer (or nominee) authority to enter into 
an agreement with Health Benefits Limited on behalf of Hawke’s Bay District Health board for the 
provision of NIP services on a national basis. 
 
Moved 
Kevin Atkinson 
Seconded  Dan Druzianic 
Carried
 
 
 
Health Benefits Limited Food Services Proposal 
Barbara Arnott left the room prior to this discussion, as noted earlier under the “Interests Register”. 
The Board,  at its February meeting had  endorsed wide ranging consultation on the Health Benefits 
Limited (HBL) Food Services business case. A summary business case with a considerable amount of 
supporting documentation was made available to stakeholders from 31 March 2015. 
The Chair acknowledged that extensive consultation had occurred on this proposal.  He acknowledged 
the presence of staff from HBDHB’s  Nutrition and Food Service  as well as representatives from the 
Service and Food Workers’ Union.  
It was advised that the HB Clinical Council, HB Health Consumer Council and Māori Relationship Board 
were unanimously unsupportive of the HBL proposal to outsource the food service (within the hospital 
including meals on wheels). 
The four key themes of concern emerging from Consultation included: 
• 
Concern expressed that outsourced services would lead to reduced quality, impact on patients 
and concerns regarding the move away from cook fresh versus cook chill/cook freeze. 
• 
There will be limited benefits with no positive net present value benefits in the first three years. 
The estimated $3.91m benefits over 15 years, leading to concerns that given the disruption and 
change is not worth it. 
• 
Potential negative impact on local suppliers and local jobs. 
• 
Reduction of eight fulltime equivalent (FTE) roles. 
 
In summary of general discussions the following was agreed: 
•  The Board did not support the Business Case as presented.  
•  Of the 6 recommendations put forward, the Board unanimously felt it could not support items 4, 5 
and 6, around monitoring/cost benefit analysis following implementation by HBL of other DHBs who 
sign up to the business case. Accordingly, items 4, 5 and 6 were removed from the resolution below. 
•  The final note included in the recommendation would remain and be amended to include the words 
“internal review” ie, “HBDHB will undertake an internal review of its food services costings and food 
service provision across the district including Wairoa and Central Hawke’s Bay”. 
 
RESOLUTION 
 
That the Board: 

1.  Note the attached: 
HBL Information paper (Appendix 1) and note as attached to the Information paper: 
Page 4 of 8 

a.  Hawke’s Bay District Health Board (HBDHB) respondent summary table (Appendix A
b.  HBDHB table of feedback and analysis (Appendix B
c.  HBDHB table of feedback summary (Appendix C
2.  Note  the feedback from MRB, Clinical and Consumer Councils does not support HBDHB 
implementing the business case. 
3.  Do not support the implementation of the HBL Food Services business case at the HBDHB at this 
time.  
 
Note that
 HBDHB will undertake an internal review of its food services costings and food service 
provision across the district including Wairoa and Central Hawke’s Bay. 
 
Moved 
Kevin Atkinson 
Seconded  Andrew Blair 
Carried
 
 
 
 
REPORT FROM COMMITTEE CHAIRS 

Hawke’s Bay Clinical Council  
Dr Gommans as Co-Chair of Council highlighted several areas being: 
•  The development of Clinical Pathways has been and will continue to move forward, regardless of 
the time taken by Medtech to resolve full software functionality. Although the quantum of pathways 
produced  is not high  it  will not be difficult  to change routine pathways developed  by others  for 
common conditions, localising them to build momentum. Transition of the Clinical Pathways Project 
to business as usual is in progress with Council receiving a paper in June, including the formation 
of a governance group to oversee the next step.  
•  The Urgent Care Alliance (UCA) is a sizeable Project which commenced at the beginning of 2015. 
The UCA report directly to Clinical Council through their  Chair,  Graeme Norton.  A  very large 
stakeholder reference group (of 30 people) is in place, is working and we look forward to seeing the 
results of this collaborative approach to urgent care in Hawke’s Bay.    
 
Hawke’s Bay Health Consumer Council  
Graeme  Norton, Chair  handed out “Engaging with Consumers –  HBDHB Stocktake” a snap shot of 
consumer engagement across HB  and putting people at the centre.  This will assist Council to best 
align and focus its efforts across the health sector.   
 
Māori Relationship Board (MRB)  
Chair of MRB, Ngahiwi Tomoana provided brief summary of areas of interest including: 
•  Ngahiwi acknowledge that across the DHB funding was well contained  with real savings being 
made, whilst at the same time it was heartening to see health targets for Maori continuing to 
improve.  It is great to see unfamiliar territories becoming the norm and that is a huge incentive for 
the Maori Relationship Board members to see these improvement for Māori Health. 
•  Obesity is acknowledged and understood as a real issue for Maori, with a multitude of contributing 
factors.   
•  A Mission Statement is what defines the DHB, however MRB feel an “action” Mission Statement 
should be considered.   
•  Challenges with retaining Maori nurse enrolments for Bachelor of Nursing Studies was being 
investigated as the attrition rate seemed to be high.  
Page 5 of 8 

•  Did Not Attend title change was requested by MRB, as it implied an onus of blame on the individual.  
This is being investigated by the GM Maori Health. 
•  It is very pleasing to hear the HBL Food proposal would not be implemented in Hawke’s Bay with 
the MRB having been unanimously unsupportive of the proposal. 
 
Pasifika Health Leadership Group (PHLG) 
A warm welcome was extended to the Pasifika Leadership Group Chair, Caren Rangi, who 
acknowledged Barbara Arnott as strong advocate for the group.  Caren provided an overview since the 
Group’s establishment in 2013. Caren advised it was pleasing to be successful with the funding bid for 
Pasifika Health and keen to see this applied to assist Pasifika people to navigate through the health 
system. 
Pasifika Health has had some  great examples of health successes in  immunisation and breast 
screening.  It was noted they are not an add-on to Māori Health but PHLG were are very grateful for 
the support of Maori Health to Talalelei’s role. 
The ability to address the HBDHB Bard was important to the PHLG, and Caren thanked them for the 
opportunity and would return again in November.  
 
DISCUSSION  
Annual Planning Update 
A copy of the latest Annual Plan had been issued to board members  on Friday 22nd  May via email, 
seeking comment prior to the Plan being submitted to the National Health Board on 26 May. There had 
been no significant areas of concern raised in preparation of the plan. 
This second draft review would be undertaken which would come back, or be advised by CTAS with 
non-negotiable changes. Sign off of the Annual Plan and Regional Services Plan is expected by the 
end of June 2015.  
Planning Manager, Paul  Malan was thanked for his efforts  in putting the plan(s) together over past 
years with a more simplified process in place now.  
RESOLUTION  
That the Board:  
1.  Endorse the 2nd DRAFT Annual Plan  
2.  Note the Annual Plan has been submitted to the National Health Board on 26 May 2015 as “not 
yet board approved‟.  
3.  Approve the process for finalising the plan  
4.  Delegate authority to any two members of the Board to sign the Executive Summary and 
Statement of Performance Expectations, as required by section 141(3) of the Crown Entities Act 
2004  
5.  Delegate authority to Chairman of the Board and to the Chief Executive Officer to sign the Annual 
Plan on behalf of Hawke’s Bay District Health Board as required in terms of section 9(2) of New 
Zealand Public Health and Disability (Planning) Regulations 2011  
Moved: 
Kevin Atkinson 
Seconded:   Helen Francis   
 
The Regional Services Plan was also endorsed by the Board. 
 
Page 6 of 8 

 
RESOLUTION  
That the Board:  
•  Endorse the 2nd FINAL Regional Services Plan Draft 
•  Note the FINAL RSP Draft was submitted to the National Health Board on 26 May 2015 as “not 
yet board approved” 
•  Approve finalisation process.  
•  Delegate authority to the Chairman of the Board and the Chief Executive to sign the final Plan 
on behalf of Hawke’s Bay District Health Board.  
Moved: 
Kevin Atkinson 
Seconded:   Helen Francis   
 
 
Transform and Sustain Projects Overview 
The overview report was received. 
 
MONITORING 
Te Ara Whakawaiora Obesity Strategy 
Dr Caroline McElnay and Shari Tidswell were in attendance advising an approach to curbing Obesity, 
was this item placed on the agenda for the Intersector Group meeting on 22 June.  It was acknowledged 
that Health is only a part of the puzzle and only so much can be done to drive change from within the 
health sector.  The majority of focus needs to come from sectors within the community.  
The Board supported the strategic direction outlined in the report including the recommendations from 
the target champion on page(s) 4/222 with additional resource secured from the recent funding round.  
Action:   
Directional recommendations only had been received within the Obesity Strategy 
document.  The Board requested the group to come back in the very near future 
and say what exactly will be done.  (Caroline McElnay / Shari Tidswell) 

From general discussions the following detail was summarised: 
•  Would like to see more focus on whānau and NGOs to work closely with Iron Maori.  Activity and 
healthy  eating is infectious.  Iron Maori come up with a plan?  Have programmes in school and 
prisons etc. 
•  Staff being motivated and enabled to do physical exercise is infectious to their wider families also.  
This is where employers can help. 
•  It was noted Wairoa employers were being encouraged to provide gym memberships.  
 
Te Ara Whakawaiora Ambulatory Sensitive Hospitalisations 
Ambulatory sensitive hospitalisations are hospital admissions for conditions which could potentially be 
prevented by early access to treatment in care. 
Inequities in skin infections and dental conditions were higher than would be ideal, with Kohanga Reo 
and public nursing assisting in this area. It was pleasing to see Rotavirus promoted in HB and been 
promoted nationally. 
Ngahiwi Tomoana was concerned at the slow uptake by Maori, particularly the younger age groups with 
more traction needed in these areas. The CEO of Health HB, Liz Stockley advised that basing this work 
within Iwi was working positively, instead of being driven by the PHO or DHB. Nevertheless there was 
a need for focus to push this forward. 
Page 7 of 8 

Denise advised of the pending discussion/decision around fluoridation of the Wairoa water supply.  
Board members indicated their support for fluoridisation. 
 
HR KPIs Q3 (Jan-March 2015) 
An overview of the quarterly report had been received with several points noted within the report by the 
GM HR Services 
 
Performance Framework Exceptions Q3 
The performance report was received and performance highlights for Achievements; Areas of Progress 
and Areas of Focus were noted (page(s) 5/ 250).  
 
Taku Wahine Purotu – Screening Challenge
 
This report was provided for the Board’s information, containing a description of a very successful 
programme, especially from a communication and relationship building perspective.  Page(s)  4/277 
highlighted that Hawke’s Bay has made steady progress to close the equity gap showing the least 
disparity of all twenty DHBs for cervical screening.  An excellent result. 
 
GENERAL BUSINESS  
There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public Excluded. 
 
 
RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 

 
RECOMMENDATION 
 
That the Board exclude the public from the following items: 
 
24. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting dated 29 April 2015 
 
 
 -  Public Excluded 
 
 
25. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting  
 
 -  Public Excluded 
 
 
26. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO (late paper) 
 
 
27. 
Chair’s Report 
 
 
28. 
Integrated Pathology Services 
 
 
 
Report and Recommendation from Committee Chair 
 
29. 
Finance Risk and Audit Committee – 27 May 2015 (tabled) 
 
 
Carried 
 
 
 

 
 
Th
  e public section of the Board Meeting closed 3.15pm 
 
 
 
 
 
 
Signed: 

 
 
 
 
Chair 
Date:   
 
 
Page 8 of 8 

MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 29 JULY 2015, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.00PM 
 
 
Present

Kevin Atkinson (Chair) 
 
Ngahiwi Tomoana (arrived at 2.30pm) 
 
Dan Druzianic  
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Andrew Blair 
 
Diana Kirton  
 
Barbara Arnott  
 
Helen Francis 
 
Jacoby Poulain 
 
Heather Skipworth 
 
Denise Eaglesome 
 
Apology  
Nil 
 
In Attendance
Chief Executive Officer 
 
Members of the Executive Management Team  
 
John Gommans and Chris McKenna (Co-Chairs, HB Clinical Council)  
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council) arrived 2.15pm 
 
Minutes 
 
Brenda Crene 
KARAKIA 
Tracee Te Huia opened the meeting with a Karakia. 
 
APOLOGIES 
Several late. 
 
INTEREST REGISTER 
One change had been advised to change the Interest Register for Andrew Blair, effective 8 August 
2015.  Action Brenda 
Peter Dunkerley wanted to ensure Board members knew he had no involvement or interest in the 
Pharmacy he once owned that it was being renamed as a Radius Pharmacy.   
No board member advised interest in any of the items to be discussed on the day’s agenda.  
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 24 June 2015, were confirmed as a correct record of the 
meeting.  
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
Barbara Arnott 
Carried 
 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Action 1:  This action resulted from a Greypower meeting the Chair had attended.  A response has 
been deferred until August.   
Action 2:  Obesity Strategy:  the next steps will be revealed in August. 
Action 3:  Wairoa Fluoridation: In hand – remove action. 
Action 4:  DNA Ethnicity, the COO reported categorisation had been corrected, reducing the DNA 
rates for Maori by 3.9%.  Remove action. 
Page 1 of 8 

 
BOARD WORK PLAN  

The Board Work Plan for August was noted including the Risk Management and Health and Safety 
Workshop on 19th August. 
Papers deferred from the August were: Stage 4 Renal Business Case (now September); Transform 
and Sustain Health Promotion Plan (September) and the Community Pharmacy Services Position 
paper (October). 
 
CHAIR’S REPORT  
The Chair advised the following retirement, a letter would be sent conveying the Board’s best wishes 
and thanks to Sue for her extended years of devoted service, with the Board and Executive team in 
particular acknowledging the high calibre of work produced.  
 
Years of 
Name 
Job Title 
Service 
Service 
Sue Ward 
Portfolio Manager Referred Services 
Planning Informatics and Finance 
32 
 
 
 
 
In summary, the Chair mentioned the following: 
•  Members of the HBDHB were nominated for a Pharmacy Guild Award (relating to their work with 
the Clinical Facilitation Programme).  The winner(s) of this Award will be announced in Auckland 
on 8 September 2015. The group nominations include: Billy Allan, Anne Denton, Sue Ward and 
other Health HB members.  
•  The Chair and CEO of Mid Central DHB will visit HBDHB on 9/10 September and attend the 
Clinical and Consumer Council meetings during their visit. 
There was strong interest at the Combined Boards Symposium (16/17 July) on HBDHBs 
restructured committees and the move to a Clinical and Consumer Council model, in addition to a 
reduced Board Governance structure. 
•  The MoH provided approval for the Maori Health Plan 15/16 with congratulations to Hawke’s Bay’s 
outstanding rating in the SUDI section. Congratulations were extended by the Board to Tracee Te 
Huia (GM Maori Health) and her team, for the excellent work done overall with the Plan achieving 
the highest ranking nationally. 
•  Survey by Association of Salaried Medical Specialists (ASMS) placed HBDHB as top in the country 
(with 57%) of professional individuals surveyed locally who felt HBDHB encouraged clinical 
leadership.   
There has been an incredible amount of work undertaken and Chief Medical Officer – Hospital, Dr 
Gommans attributes a lot of this to the structure, medical and clinical leadership, including Allied 
Health and sees all levels of the organisation from bottom up working together.  DHB staff see us 
“walking the talk”.   
•  Julie Patterson CEO of Whanganui District Health Board thanked HBDHB for loaning them the 
dental health unit during their devastating flood. 
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
In recognition of Maori Language Week, the CEO opened as follows: 
“E aku nui, aku rahi 
Tēnā koutou, tēnā koutou, tēnā tātau katoa 
E kore te tangata e pakari i runga i te waimarino 
Ko taku toa, he toa takitini 

Nā tō rourou, nā taku rourou 
Ka ora te iwi 

Tēnā koutou, tēnā koutou, tēnā tātau katoa” 
Page 2 of 8 

The CEO acknowledged EIT’s support to the DHB in learning Te Reo  and stressed the need to 
understand the language and culture to better understand the people we serve.  
Dr Kevin Snee provided an overview of his report. He was particularly pleased with the unaudited 
surplus of $3.054 million for the financial year ended June.  This will be the fifth consecutive year with 
Hawke’s Bay being  the only DHB in country who have delivered surpluses  five years running.  This 
allows  planning  with  a greater degree of confidence to deliver improved services,  with significant 
investments having already been made. 
The Waikato DHBs “identity theft” matter recently reported in the media was discussed with the 
board members seeking reassurance from the HR Manager around the processes in place at the 
HBDHB: 
Action  
The Board were advised management had a high level of confidence with clinical 
and non-clinical staff vetting processes, however an internal review would be 
undertaken to ensure the system was robust considering this was a deliberate 
identity theft attempt. This review would go to the Finance Risk and Audit 
Committee. 

Action: 
In Primary Care, the CEO of Health Hawke’s Bay advised they do ensure that GPs 
are registered, however she would ensure all GP Practice Managers are met with 
individually to ensure sound employment vetting processes are in place.  
Assistance will be provided to individual practices, if required. 
 
The CEO touched on other areas covered in the report including: Consumer Story; Tobacco Control; 
Te Ara Whakawaiora: Smoking; Tobacco Control Plan. Maori Annual Health Plan 2015-16. 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT  
Tim Evans (GM PIF) provided an overview of the June financial report for the 12th month of the financial 
year, advising of a favourable variance of $12 thousand, with an unaudited projected surplus of $3.054 
million for the year end.  It was very satisfying to achieve the savings programme and also the elective 
surgery target. Inter District Flows (IDF) outflow wash up for year-end remain outstanding. 
The Chair of the Finance Risk and Audit Committee advised it had been another very pleasing year for 
the HBDHB from a financial perspective.  
The Board Chair congratulated management on this draft year end result. 
 
 
REPORT FROM COMMITTEE CHAIRS 
Hawke’s Bay Clinical Council  
Dr Gommans  as  Co-Chair of Council highlighted several areas and mentioned the Tobacco Control 
Plan and the Endoscopy Services presentation later in the day. 
The fifth Annual HB Clinical Council Meeting would be  held on 12 August which would include a 
Workshop.  Council has moved on from the inaugural structure and time will be set aside to review the 
foundation documents to better reflect change to best meet clinical governance and community needs 
going forward.   
 
Hawke’s Bay Health Consumer Council  
The Chair of Council, Graeme Norton provided an overview including: DNA/Patient Focused Bookings 
and Council’s desire to ensure a very good model was  incorporated throughout the system as best 
practice; Tobacco Control Plan: looking forward being part of the co-design of services and wondered 
whether there was an opportunity to understand  what was working well from a future contract 
perspective; Consumer Council had undertaken a Review with a draft plan prepared for the next 12 
months.  He indicated a closer working relationship with Clinical Council around person centred care, 
jointly through leadership. Consumer Council now aligns with the new QIPS team and acknowledged 
the support being provided by the new Consumer Engagement Manager now in place. 
 
 
Page 3 of 8 

Māori Relationship Board (MRB)  
Helen Francis provided  a brief overview of areas of interest including:  Maori Health Plan Monitoring 
Tool created by Dr George Gray; Programme Incubator support offered by MRB; Feedback on Tobacco 
Control Plan  and raised suicides in Flaxmere,  and MRBs desire to make a difference through a 
collective approach with a plan to workshop the topic in August. 
Dr Gray provided accolades to Tracee Te Huia and her team for the excellent results achieve for Maori. 
The tool he developed has been picked up by Primary Care as well.   
The emergence of the Patient focussed bookings  to curb DNAs was discussed and it was 
acknowledged that health literacy forms part of the big picture in ensuring we have a robust  system 
developed across services to curb DNAs 
The Board Chair felt when receiving MRB reports, that whilst the report is about actions, we may not 
have been capturing these in discussions and consequently minuting them as actions. A review had 
been undertaken recently around this with the only unquantified action relating  to MRBs request for 
governance member attendance at Cultural Perspectives Training ie, “Engaging Effectively with Maori”.  
It was pleasing that 18 students were enrolled in Incubator Programme in Wairoa for 16 September at 
Wairoa College. There were schools not offering science but HBDHB have been proactive in this area.  
If this could be focused on further it would overcome the issues. 
 
FOR DISCUSSION 
Organisational Development - presentation 
Kate Coley and John McKeefry jointly addressed the Board.  
This programme has been in place for many years and is focused around culture, capability and 
capacity within the health sector to ensure the right people are in the right places at the right time.  
Key initiatives include talent management and a new transformational leadership programme as well 
as others noted below: 
 
•  Where we are at: 
  Transform and Sustain launched in late 2013.  Vision and Values already in place. 
  Organisational Development (OD) programme redeveloped to support Transform and Sustain 
  Culture is changing to patient centred, empowered bottom up team’s  
  Teams transforming to align to Vision and Transform and Sustain 
  AIM 24/7, Mental Health rebuild, Maternity review, Electives productivity, EngAGE –  all examples of 
Transform and Sustain culture change 
  ASMS survey – ranked HBDHB most positive in terms of distributed Clinical Leadership. 
•  Where we need to be to develop a culture centred on the patient and out staff: 
  Empower our Managers/Clinical leaders with their teams to develop their own outcomes aligned to Vision 
and Transform & Sustain and deliver these outcomes – bottom up approach  
  Improve clinical participation in management and governance across Hawke’s Bay Health sector – being 
leaders at all levels  
  Ensure  clinicians are supported to providing high quality and safe patient care (from bedside to 
boardroom) 
  Ensure Managers and Clinical Leaders have necessary time, skills (training) and support 
  Ensure all staff have time, skills (training) and leadership, support  
  Improve staff engagement to deliver Triple Aim outcomes  
  Have a healthy and safe work environment 
  Have an open, learning organisation 
  Live our Values 
A copy of the presentation would be provided to members via Diligent. Actioned 
 

 
Page 4 of 8 

Consumer Story 
Kate Coley conveyed a consumer story, reading from a letter received from the wife of a patient 
following multiple admissions to hospital.  The gentleman had recently died. This letter presented 
some positives and some negatives relating to the patients care and family needs, and raised the 
issue of effective care for complex patients.  
Hospital clinicians and staff have reflected on how and why they do what they do, highlighting that 
things can be done better including better ward based management processes.  This letter coincided 
with work already in progress such as the need to have continual readmissions back to the “original 
team”.  It also highlighted the strength of the role that “Sarah” played focusing on the needs of the 
patient and their family.  This role has now been expanded to other wards with the question of how we 
take this across services – especially for the complex needs patients.  “Sarah” is in a sense up-skilling 
ward staff.  A system across Hospital and Community care needs to result as one of many initiatives 
being looked at. 
 
MONITORING 
Te Ara Whakawaiora – Smoking 
Dr Caroline McElnay and Shari Tidswell provided a brief overview of the detail provided advising the 
work that will occur to increase performance of this indicator.  It was noted considerable activity and 
promotion of smoke free had been undertaken to get to this point - with the focus now being on primary 
care and maternity. 
The Tobacco Strategy paper leads more into the activities which follows overlaps. 
Surveys of the smoking amongst young people are used in future predications and there is concern 
statistics were plateauing not decreasing. There is still a huge difference by ethnicity with smoking 
commencing in adolescence.  Young Maori women surveyed showed 60% had tried; and 30% were 
regular smokers by age 15.  In comparison, there were very low smoking rates in young Pakeha 
women of the same age. 
We can learn by sharing knowledge with other DHBs but Hawke’s Bay needs its own strategy which 
pulls together local providers to get the shift to target specific issues.  An operational plan had been 
provided with the report which at the outset was acknowledged had a number of gaps.  Filling those 
gaps and putting them into a strategy for Hawke’s Bay was the next step.   
 
Action:   
The Board agreed a Tobacco Control Strategy was required and Dr McElnay 
agreed this would come back to the Board in three months ie. October Board 
Meeting.  

 
Action:  

The Board Agreed that the Tobacco Control Strategy be submitted as an agenda 
item for the Intersectoral Forum, once it was complete.
 
 
A local Council has an online presence around Smokefree environments and the community are able 
to make submissions through the following links: 
http://www.napier.govt.nz/assets/Documents/smokefree-policy-june2015-draft.pdf 
http://www.napier.govt.nz/our-council/consultations/have-your-say/draft-smokefree-policy/ 
 
 
HBDHB Annual Maori Health Plan Quarter 3 (Jan-March 2015) Dashboard 
The areas of achievement; areas of progress and the challenges were noted by the Board. 
Now looking at “exception” reporting for the 2015/16 year, as recommended by Dr George Gray. 
The Te Ara Whakawaiora programme has been revitalised, seeking stronger recommendations to 
accelerate improvements. 
The trending tool provided/shared is and will continue to make a huge difference in understanding real 
time information across DHBs nationally.  Other DHBs are learning from Hawke’s Bay presently. 
In referring to the Quarter 3 dashboard (provided) Hawke’s Bay has made fantastic progress being 
the best performing DHB in NZ with the lowest disparity.  Areas requiring focus include Diabetes and 
Page 5 of 8 

Oral health caries free, which is a high rate of admissions for young Maori children and very high 
DNAs within Oral health services.   
For Oral health, a number of known issues are being worked through including: model of care, 
community hubs (also a non-Maori problem), patient centred booking system issues, health literacy.  
It was noted by the GM Maori Health that there were gold standard systems in place in Hawke’s Bay 
but people were not attached to them. 
 
FOR DECISION 
Maori Relationship Board member 
Patrick Le Geyt recently resigned from the Maori Relationship Board (MRB).  In accordance with the 
Terms of Reference Ngati Kahungunu Iwi Inc (NKII) were requested to nominate a replacement.  NKII 
have advised that Ana Apatu is that nominee. It was recommended that the Board approves Ana’s 
appointment. 
 
RESOLUTION 
That Ana Apatu be appointed to the Māori Relationship Board, to replace Patrick Le Geyt. 
Moved 
Helen Francis 
Seconded 
Denise Eaglesome 
Carried 
 
Improved Endoscopy Services 
Sharon Mason (COO) presented members of the team involved in bringing the business case to the 
Board:  Paula Jones, Malenya Taylor, Tony McKee, Trent Fairey, Malcolm Arnold and Guy Vautier. 
An overview conveyed endoscopy and gastroenterology services at HB Hospital were currently 
managed very close to capacity and the service would find it impossible to cope with the additional 
work arising from mandatory bowel screening.   
The additional volumes anticipated over the next three years is  
 
 
2015-2016 
2016-2017 
2017-2018 
Short fall between outpatient clinics currently 
being held and demand hours required  

388 
416 
888 
Converted into four hour clinic sessions 
97 
104 
222 
*2017-2018 includes 506 hrs of outpatient clinics (127 sessions) required as a consequence 
of the bowel screening programme. 
 
Shortfall between the current elective 
endoscopy theatre sessions held and demand 
hours required  

146 
190 
586* 
Converted into four hour sessions 
37 
48 
147 
*2017-2018 includes 380 hrs of endoscopy theatre time (95 sessions) required as a 
consequence of the bowel screening programme. 
 
 
Following extensive investigations and hard work by all concerned, the proposed case for approval 
was presented. Summarised comments included: 
•  Have been optimising current theatre slots, already including Saturdays.  It was noted the additional 
MoH funding provided concluded on 30 June (from a one off incentive). 
•  Partner with Royston: It was noted there were implications through Health and Safety for the DHB 
to lease space at Royston.  However, Royston offered extra lists (utilising a DHB Doctor) and this 
had been successfully trialled  -  with  IT  ensuring the information went into HBDHB information 
system (which could occur in the interim during build).    
Page 6 of 8 

•  Expanding the workforce by raising awareness amongst nurses to undertake relevant training is a 
priority. 
•  The development of nurse training (50:50)  within the Royston environment would be extremely 
beneficial and needs to be investigated.  
Action: 
Agreed the CEO engage with the Acurity Executive nationally, to assist ongoing 
local discussion to achieve a mutually acceptable outcome. 

•  Extending to Radiology, and CT scanning was discussed. It was agreed that CT colonoscopy was 
more timely and safer, however there were risks of undetected issues which may become cancer 
in future. Bowel cancer screening is crucial for early detection and once the MoH’s stance is known 
we will evaluate how to provide that service.  It was confirmed HB radiology have the capability to 
undertake CT colonography also. 
•  Those who visited Endoscopy Auckland found the trip very valuable.  
In response to a question “Are we over engineering sterile and clean environments; and mechanical air 
pressure needs?” –  the board were advised, the standards  are mandatory when building a new 
specialised facility.    
Following general discussion the following Resolution was agreed. 
 
RESOLUTION 
That the Board: 
1.  Approve this business case subject to the financial discussion in the Public Excluded section 
of this Board meeting. 
2.  Note previous Business Case approval pathway. 
3.  Note transitional arrangements to meet increasing demand and colonoscopy wait-time targets 
for duration of construction and implementation phase.   Request management provide the 
Board with quarterly updates on the overall project, including any design or system changes. 
4.  Note the private sector partnership approach.  
5.  Note that in parallel, the development of options in partnering with a private provider via a 
request for purchase (RFP) process will occur to utilise latent capacity in the third procedure 
room. 
6.  Note that the Financials and commentary on the visit to Endoscopy Auckland are in the 
Public Excluded section for commercial sensitivity reasons. 
Moved 
Helen Francis 
Seconded 
Diana Kirton 
Carried 
 
 
GENERAL BUSINESS  
There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public Excluded. 
 
 
 

 
Page 7 of 8 

RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
 
RECOMMENDATION 
 
That the Board exclude the public from the following items: 
 
21. 
Improved Endoscopy Services – Commercial Financials 
 
 
 
22. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting dated 24 June 2015 
 
 
-  Public Excluded 
 
 
23. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting 
 
 
-  Public Excluded 
 
 
24. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO  
 
 
25. 
Chair’s Report 
 
 
26. 
Reports and Recommendations from Committee Chair(s) 
 
 
 -    Finance Risk and Audit Committee 29 July 2015  
 
 
Carried 
 
 
Th
  e public section of the Board Meeting closed 3.50pm 
 
   
 
 
 
 
 
Signed: 
 
 
 
 
Chair 
Date:   
 
 
Page 8 of 8 

MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 26 AUGUST 2015, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.00PM 
 
 
Present

Kevin Atkinson (Chair) 
 
Ngahiwi Tomoana  
 
Dan Druzianic  
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Andrew Blair 
 
Diana Kirton  
 
Barbara Arnott  
 
Helen Francis 
 
Heather Skipworth 
 
Denise Eaglesome 
 
Jacoby Poulain 
 
Apologies  

Nil 
 
In Attendance
Chief Executive Officer 
 
Members of the Executive Management Team  
 
Chris McKenna and John Gommans (Co-Chairs, HB Clinical Council)  
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council) arrived 2.15pm 
 
Minutes 
 
Brenda Crene 
KARAKIA 
Ngahiwi opened the meeting with a Karakia. 
 
APOLOGIES 
Nil 
 
INTEREST REGISTER 
No board member advised interest in any of the items to be discussed on the day’s agenda.  
There was one change notified for the interest register. Heather Skipworth advised the Te 
Timatanga Ararau Trust had been awarded a Green Prescription Contract signed earlier in the 
year.  Actioned 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 29 July 2015, were confirmed as a correct record of the 
meeting.  
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
Barbara Arnott 
Carried 
 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Action 1:  This action from a Greypower resulted from a meeting the Chair had attended earlier in 
the year. Advised this matter would be taken forward as part of the Orthopaedic Pathway 
review.  The PHO will contribute to how this may work, however it is dependent on the 
Pathway redesign process.  Remove action 
Action 2:  Implementation Obesity Strategy:  the next steps will be provided to the Board in October 
Page 1 of 6 

Action 3:  Internal reviews on staff vetting processes were underway within the health sector in HB. 
Action removed, as this item has been included on the FRAC workplan. 
Action 4:  Tobacco Control Strategy will come to the Board in November.  Remove action as this 
has been included on the workplan. 
Action 5:  Improved Endoscopy – CEO engaging with Acurity executive nationally.  The CEO will 
report back on this meeting.  Remove action.  
 
 
BOARD WORK PLAN  

The Board Work Plan for September was noted. 
Helen Francis and Denise Eaglesome were confirmed as apologies for the September meeting.    
 
CHAIR’S REPORT  
There were no retirements advised for August 2015. 
The Chair noted an endorsement  was required for the appointment of a new HB Clinical Council 
member, advising the CEOs of HBDHB and Health HB had approved the appointment of Dr David 
Rodgers (as GP representative), replacing Dr Hannes Meyer on Council. 
 
RESOLUTION 
The Board endorsed  the appointment of Dr David Rodgers as GP representative on Council, 
replacing Dr Hannes Meyer who had retired by rotation. 
Moved  
Kevin Atkinson 
Seconded  
Helen Francis 
Carried 
 
In summary, the Chair noted the following: 
•  Performance HBDHB compared nationally for quarter 4 of 2014/15 was conveyed with Shorter 
stays in ED at target of 95%; Improved access to Elective Surgery HB 102% vs 100% target; 
Faster Cancer Treatment 67% vs target of 85% (a new target with a number of DHBs are 
struggling with – have until June 2016 to reach); Increased Immunisation –noting HB was 
number one in the country with 96% vs target of 95%; Better help for smokers to Quit HB at 
85% vs target of 90%; and More Heart and Diabetes Checks had reached the 90% target. 
More focus to improve Better help for Smokers to Quit was advised, with more nurses utilised.  
The CEO advised misleading positive results have not been not helpful with several DHBs 
finding the same. 
•  A letter received from Ngati Kahungunu Iwi Inc, confirmed Heather Skipworth’s appointment as 
interim chair of the Maori Relationship Board for the next 3-4 months. 
•  The Central Region Regional Services Plan 2015/16 had been signed off by the Minister.  
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The CEO advised of a reasonably positive start to the financial year.   
Issues highlighted in his report included: 
•  Shorter stays in ED – noting whilst still behind target, we are in a much better position than last 
year.  In July 2014 the hospital was in gridlock, a major incident process had been activated and 
services were struggling to cope.  AIM 24/7 has made a significant difference but still a lot to do. 
•  Elective surgery performance ahead of target. 
Page 2 of 6 

•  Faster cancer treatments appear well below target.  New definitions and identifying the right 
number of cases causing issues for a lot of DHBs. 
•  Transform and Sustain projects generally progressing will.  RHIP (CRISP), continues to be slow 
but indications are that this will soon pick up. 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT  
Tim Evans (GM PIF) provided a financial overview for July, advising a favourable variance of $91 
thousand.   
Early indications are that health target expectations relating to volumes by specialty will place cost 
pressures on surgical services this year.  Surgical services budgets are being revisited, and options 
for mitigating any issues arising from the likely changes to elective services funding are being 
investigated.  
Savings have mostly been phased evenly throughout the year, putting pressure on the first few 
months,  as savings plans are developed and implemented. This has created a shortfall in July, 
however that shortfall has been offset by favourable variances in other areas including vacancies 
and lower payments to other providers. 
Comments summarised as follows: 
•  115% in electives, Finance are concerned we are being over ambitious and this will have an 
impact in finances.    
•  Terminology for elective surgery types is being widened. 
•  Technical question raised in FRAC from table on page 12 of the report regarding a significant 
move in “crown equity and reserves” actual vs budget, related to a timing issue. 
•  The new mental health project continues on target. 
•  A query around Dental Health contracts in Wairoa?  Advised these were for children, not adults.   
•  When will the end of year financial result for 2014/15 be finalised?  Advised still awaiting the 
MoH elective wash-up which does not have a deadline.  We are holding $3.0m surplus as 
almost certain but will not be in a position to confirm until the September meeting.  
•  The projected surplus for 2015/16 has been increased to $3.99m. This relates to a MoH 
initiative providing an extra $25m to DHBs.  HB do not intend to spend this extra funding in an 
operational sense therefore will be in a position at financial year end (2016) to move this 
increase in funding into capital investment.   
In return for the additional funding MoH want three years of surpluses.  This last minute gift from 
treasury has high expectations attached and a letter was being prepared in response.  
The following resolution writing off outstanding debt was approved. 
RESOLUTION 
That the Board 
 
Approve the write-off of $31,366.73 of outstanding debt considered uncollectable as outlined 
in the report. 
 
Moved: 

Peter Dunkerley 
 
Seconded: 
Dan Druzianic 
Carried 
 
 
REPORT FROM COMMITTEE CHAIRS 

It was advised visits by Chairs and CEOs of various DHBs were planned on 9 and 10 September 
and they would be attending both the Clinical and Consumer Council meetings.  
Page 3 of 6 

Action.  
In preparation for the visitors, TORs, minutes and reports to the Board for the 
prior two meetings of both Councils, would be provided.   

 
Hawke’s Bay Clinical Council  
Dr John Gommans commented on Council extended meeting held on 12 August 2015, as outlined 
in the report to the Board.   In summary: Preparation of the Quality Accounts were underway for 
Board endorsement in December 2015; A joint meeting had been held between the Pilot Group 
and the Clinical Pathways development group, with an operational group now being set up. 
Clinical Council’s Annual general meeting took place following the ordinary meeting, with an 
invitation extended to a wider group.  This was a chance to reflect over the past five years of 
Council (acknowledging the health sector was in a very different and positive place today) and 
included a Workshop.    
Action:   An overview of Council’s Annual Meeting Workshop will be provided to the Board. 
Good relationships are being formed between Clinical and Consumer Council, with a joint meeting 
of the Councils being held in October. 
With Dr Gommans involvement with Clinical Council since 2010, he had advised his intention to 
step down as co-Chair of Council but would continue as a member, with the replacement Chair 
being Dr Mark Peterson who would co-Chair alongside Chris McKenna.    
The Board complimented John on his outstanding leadership over the five year period he had been 
co-Chair of Council and the excellent service Council had provided to the Board. 
 
Hawke’s Bay Health Consumer Council  
Council Chair, Graeme Norton advised of the Consumer Council review was underway, including 
the TOR which would come through to the Board in due course.   
•  A joint meeting between HB Health Consumer Council and HB Clinical Council is planned for 
October which sends a strong collaborative signal to the health sector and community.  
•  A recruitment process for a representative on the HQSC Consumer Network resulted in several 
Consumer Council members putting themselves forward for appointment. 
•  A suggestion to have the Consumer Story earlier in the Board Meeting was conveyed.  
Graeme took the opportunity to thank Dr John Gommans (co-Chair) of HB Clinical Council for his 
tireless efforts over past years.  He advised that Consumer Council has been in place for two years 
and it had been very helpful indeed to have John’s guidance during this formative time. 
 
Māori Relationship Board (MRB)  
Board members in attendance at the workshop on Suicide conveyed the Workshop had been 
excellent with good actions/outcomes conveyed for review.   
•  The question is how do we improve and make this happen as there was no single answer, or a 
right or wrong answer? 
•  It was acknowledged Suicide Prevention/Postvention needs more momentum and whanau 
engagement in the process. There is nothing in the workplan referring to a Maori/Pasifika type 
model? 
•  The MRB chair was asked to bring back more aspects for consideration as the community 
wants things to happen.   
Action:  What funding is linked to this aspect of work for Suicide?  CFO would investigate 
and advise the connections. 

 
 
Page 4 of 6 

Alliance Leadership Team Meetings 
Action: In future a summary on Alliance matters will be included in HBDHB Board reports.   

Barbara Arnott as the HBDHB Board representative on the Alliance Leadership Team presented a 
summary and generally updated the Board on the work of the Alliance. 
 
FOR DISCUSSION 
Consumer Story 
Kate Coley provided two consumer stories relating to the Assessment Treatment and 
Rehabilitation Ward (AT&R) in the hospital. Both stories were powerfully positive.   
The Board were very grateful to receive such wonderful feedback about the service and asked to 
have their sincere thanks and gratitude passed on to the AT&R ward.   
Action:    
a) 
A letter of thanks from the Board to AT&R, will be prepared to be 
signed off by the Chair. 

 
b) 
Letters also acknowledging the writers.   Action Kate Coley 
 
c) 
In future Consumer Stories will be place higher on the Board agenda.   
 
 
Action Brenda Crene 
 
 
 
MONITORING 
Performance Framework Exceptions Q4 Apr-Jun 2015 
Tim Evans  provided an overview of the report provided including: Performance Highlights; 
Achievements; Areas of Progress and Areas of Focus. 
A copy of the HBDHB Performance Framework Results Q4 was also included. 
There was some discussion around performance relating to the Pacific population – noting that this 
had more to do with the changing ‘numbers’ of our Pacific population.  Despite this it was 
acknowledged the Pacific population generally, do have issues accessing health services.  Some 
form of navigator service would help significantly. 
It was also acknowledged that the Diabetes management target is unachievable and not 
particularly relevant given it does not measure the difference, or the gains we have made, it just 
measures against the target.  The DHB should consider this as part of the annual performance 
framework in future years.   
 
 
Transform and Sustain Projects Overview 
Tim Evans (GM Planning, Finance and Informatics) provided an overview of the diagram presented 
giving a one glance view of where projects were using the traffic light system.  
This can be cross referenced with a more detailed FRAC overview report.   
Issues highlighted included:  
 
•  Limited project activity has been shown in area 2. Transform Patient Involvement (through 
Consumer Council); 4. Transforming multiagency working through the Intersector Leadership 
Forum and Intersector Leadership Group 11. Transforming Business Models through 
interdistrict flow optimisation. 
•  Issue with Regional Health Informatics Programme (RHIP) – now under new management and 
being led forward.  Presently a review is underway to take this joint venture forward.  Have high 
hopes it will take reasonable shape in the near future. 
•  Area with some risk is in transforming Primary Health Care which may be reflecting the state we 
are in at present. 
 
 
Page 5 of 6 

Human Resource KPIs Q4 
John McKeefry GM Human Resources provided an overview of the report provided. 
•  Sick leave as at June was sitting at a similar level as for the previous year. 
•  Leading nationally across DHBs in the leave statistics. 
 
Action: 
The Board would like to see expectations and Plan over the next 12-24 
months.  With the report showing how we are achieving against this plan. 
Effective from the next quarter report Q1 2015/16 

 
Action:  
Maori and non-Maori staff :  Questions were posed as to how ethnicity is 
counted where staff may identify with more than one, whether it is positions 
that are counted or people, and generally how the process works. GM HR will 
provide board members with a full explanation of this.  

 
•  New occupational and patient safety KPI to FRAC in future.  
 
 
GENERAL BUSINESS  

There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public Excluded. 
 
 
RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 

RECOMMENDATION 
That the Board exclude the public from the following items: 
18. 
Improved Endoscopy Services – Commercial Financials 
 
 
19. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting dated 29 July 2015 
 
-  Public Excluded 
 
20. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting 
 
-  Public Excluded 
 
21. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO  
 
22. 
Chair’s Report 
 
23. 
Reports and Recommendations from Committee Chair(s) 
 
 -    Finance Risk and Audit Committee 26 August 2015  
 
Carried 
 

   
Th
  e public section of the Board Meeting closed 2 .50pm 
 
 
 
 
 
 
 
Signed: 

 
 
 
 
Chair 
Date:   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 6 of 6 

MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 28 OCTOBER 2015, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.05PM 
 
 
Present

Kevin Atkinson (Chair) 
 
Ngahiwi Tomoana  
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Andrew Blair 
 
Diana Kirton  
 
Barbara Arnott  
 
Heather Skipworth 
 
Jacoby Poulain 
 
Denise Eaglesome 
 
Apologies  

Helen Francis and Dan Druzianic 
 
In Attendance

Kevin Snee (Chief Executive Officer) 
 
Members of the Executive Management Team  
 
Chris McKenna (Chair, HB Clinical Council)  
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council)  
 
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crene  
KARAKIA 
Ngahiwi opened the meeting with a Karakia. 
 
APOLOGIES 
As noted above. 
 
INTEREST REGISTER 
No  changes to the Interest Register were notified and there were no Board interests declared in 
any of the items on the agenda. 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 30 September 2015, were confirmed as a correct record 
of the meeting.  
Moved: 
Ngahiwi Tomoana 
Seconded: 
Peter Dunkerley 
Carried 
 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Action 1:  Implementation  Obesity Strategy –  As  consultation detail needed to be collated, this 
report would be presented to the Board in November 2015. 
 
BOARD WORK PLAN  

The  Board Work Plan for November  was  noted  with mention the Transform and Sustain Health 
Promotion Plan had been removed. 
Page 1 of 8 

A reminder was conveyed regarding the forthcoming Health Awards function being held on 26 
November.   
 
CHAIR’S REPORT  
•  The Chair advised the following retirements, with a letter being sent conveying the Board’s best 
wishes and thanks for their extended years of devoted service.  
 
Years of 
Name 
Area 
Service 
Service 
15 
Joan Greaney 
Service Coordinator 
Older Persons & Mental Health 
32 
Joy Senior 
Clinical Nurse Specialist 
Oral Rural & Community 
27 
Oianah Ellsion 
Manager Booking & Administration Support 
Facilities & Operational Support 
15 
Patricia Sunley 
Cook 
Facilities & Operational Support 
 
•  Health Partnerships Limited newly  appointed Chair had visited and spent time with HBDHB 
Chair and senior managers. These meetings were positive and well received.  
•  Cranford Hospice had advised of the appointment of Janice Twyford Jones as their new CEO,   
who would commence on 16 November 2015. 
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
On presenting this report matters highlighted included: 
•  Elective surgery was ahead of target at 104% compared with a target of 100%.   
•  The “Consumer Focussed Booking Project” was progressing well. 
•  Rheumatic Fever Plan had been requested by the MoH to provide assurance that HBDHB have 
systems in place.  A description of what HB does is not often expected in responses to the MoH, 
however it was advised that Hawke’s Bay are leading the way nationally in managing/alleviating 
Rheumatic Fever.  To a large extent this is due to ‘Say Ahhh’ which  is one of the best 
programmes in the country.  Even though Hawke’s Bay is classified as a high prevalence area 
due to social and ethnicity factors, our figures are now aligned with a “low prevalence “area. 
•  The Maori Annual Health Plan dashboard tells a good story and we are seeing some significant 
improvements in HB, including a drop in teenage pregnancy (from over 20% to around 10%). 
The Chair acknowledged the Annual  Māori  Health  Plan  reflected  exceptional  results for Maori 
health in Hawke’s Bay.  It was very disappointing the media perspective was not balanced in a 
recent article in HB Today (26 October 2015), entitled ‘Stark inequality’ seen in Maori health’ and 
MP: DHB must support indigenous health drives’.  
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT  
Matters highlighted by the CFO included: 
•  The result for September was unfavourable with an unfavourable result year to date of $289k.  
2016/17 is anticipated to be a tight year financially with areas of turbulence, however the CFO 
felt there was no need for any action to be taken at this time. 
•  Capital spend is ahead of plan, mainly due to a catch up for the mental health unit build which is 
due for completion in January 2016. 
•  Presently the DHB is running more in-house theatre activity and relying less on outsourcing.  
•  The Financial Improvement Programme was tracking well. 
 
 
Page 2 of 8 

CONSUMER STORY 
A consumer story on the experiences of a melanoma patient waiting for and receiving surgery was 
shared.  Areas of concern had been reviewed and recommendations discussed with service(s) 
staff. A lot of work has been done to ensure processes are streamlined.  It has been very beneficial 
to utilise such consumer experiences to make service/.systems improvements. 
The areas raised in the story were not about the service and manner of the people/staff, it was 
more about systems/processes, delays and waste.  
Feedback from Consumer and Clinical Council (mid-month) was not dissimilar to the Board. 
The following suggestion was noted: 
•  MRB patient stories are a little different from the stories heard at the Board.  Suggested it would 
be nice to bring some of MRB’s stories through to the Board, Clinical and Consumer Councils.  
 
 
REPORT FROM COMMITTEE CHAIRS 
Hawke’s Bay Clinical Council and HB Health Consumer Council joint meeting  
Chris McKenna and Graeme Norton as the respective chairs of the above meeting, provided an 
update to the Board.   
Both councils found the joint meeting very engaging and full of active conversations with the focus 
on streamlining processes to improve the patient journey. Consumer members were complimented 
for their vigour and questioning and Clinical Council enjoyed the robustness of discussions. 
Contributions around the Rheumatic Fever paper was noted  with a strong signal, especially from 
Consumer Council that this was  a social issue which could benefit from stronger consumer 
engagement.  It was understand the  MoH had been quite prescriptive in  their  request  in August, 
however it was acknowledged there was a bigger picture. 
The health sector workforce and skills were highlighted and briefly discussed. 
 
Māori Relationship Board (MRB) - verbal 
Acting Chair Heather Skipworth provided an update to the Board.  Although no meeting had been 
held during the month, papers had been reviewed by members.   A report was tabled and had 
been uploaded on to Diligent prior to the meeting for review.  Of note was the DHB Maori health 
profiles for 2015 and the endorsement of the Rheumatic Fever Prevention Plan issued to the MoH 
on 20 October. 
 
FOR DECISION 
Committee Structure and Meeting Schedule for 2016 
It was recommended the Board complete a review the Committee Structure and the draft meeting 
schedule for 2016 provided.  HBDHB has undergone some major changes in committee structures 
over past years which appears to have bedded down.  The board’s views on how the new structure 
was working received favourable comments as summarised: 
•  Confirmed the present structure was very effective and helped support culture change.  
•  Leadership of Clinical and Consumer Council was commended as outstanding. 
•  It was noted the meeting schedule provided was consistent with 2015 and  worked well. 
 
RECOMMENDATION 
That the Board 
1.  Confirm the current governance committee structures and processes 
2.  Approve the attached Meeting Schedule for 2016. 
Adopted 
 
Page 3 of 8 

Matters raised for consideration/Action:  
•  Consider taking the duplication of papers out as meeting agendas are often full. 
•  Clinical and Consumer Council Chair will socialise combined meetings and timings. 
•  Consumer Council and MRB Chair will socialise combined sessions or more formally attending 
each other’s meetings in future.  
 
 
 
Central Technical Advisory Services Annual General Meeting 
The Board received the Notice of Meeting, Minutes of the 2014 CTAS AGM and noted the Draft 
Annual Report  for the year ended 30 June 2015, and adopted the following recommendation: 
 
RECOMMENDATION 
That the Board 
Appoint Kevin Atkinson as the HBDHB representative to attend the TAS Annual General Meeting 
to be held Monday 7 December 2015, with another Board Member or the Kevin Snee appointed 
as his Alternate. 
Adopted 
Action: 
Advise CTAS of the outcome (Company Secretary) 
 
Allied Laundry Ltd AGM 
The Board received the Notice of Meeting for Allied Laundry and passed adopted the following 
recommendation:  
 
RECOMMENDATION 
That the Board 
• 
Note the Chairman’s Report and the Financial Statements for Allied Laundry Services Ltd 
(Allied) for the year ended 30 June 2015.  
• 
Appoint Ken Foote as the HBDHB Shareholder representative to attend the Allied Annual 
General Meeting to be held on Tuesday 24 November 2015, with David Richie appointed as 
his Alternate. 
Adopted 
Action: 
Advise Allied of the outcome (Company Secretary) 
 
The Chair of Allied Laundry, Ken Foote advised members that Hutt Valley and Capital and Coast 
DHB were soon to become shareholders of Allied Laundry. A formal report will be issued to 
shareholders’  in due course  with a view to restructure of the company on 1 March 2016.   This 
would see Allied managing all linen requirements for six Central Region DHBs plus Taranaki DHB.  
The  Minister of Health had  approved  that  Hutt Valley and Capital and Coast  can  buy shares. 
Presently Allied  were waiting for approval to borrow the funds necessary to purchase plant from 
Germany. 
 
Te Matau ā Māui Health Trust – Trustee Appointment  
With background provided and the Trustee Appointment Schedule dated March 2016 made 
available the Board adopted the following recommendation: 
 
Page 4 of 8 

RECOMMENDATION 
That the Board 
Re-appoint Leanne Hutt as the Central Hawke’s Bay resident trustee on Te Matau a Maui Health 
Trust, for a three year term from March 2016 
Adopted 
Action: 
Advise Te Matau a Maui Trust and Leanne Hutt of the outcome (Co-Sec) 
 
FOR DISCUSSION 
“Customer Focused Booking Project” 
Sharon Mason  (COO),  introduced  Carleine  Receveur  Senior Change Manager (and Project 
Sponsor).   
Did Not Attend appointment projects have received a lot focus in the past and the good work that 
had preceded this was acknowledged.  Success factors are to reduce Did Not Attends (those not 
turning up for appointments);  ensure  full clinic utilisation;  see  a reduction in waiting times at the 
appointment, and increasing customer satisfaction levels.  
The Customer Focused Booking Project had been recently formed with the customer at the centre. 
Hutt Valley DHB had been through a process several years earlier and shared their learnings with 
HBDHB in mid-October which included their customer focused on-line booking system which they 
had developed.  This was shown to a significant group at the time and received robust discussion 
from many perspectives.   
Board members viewed  a presentation of  Hutt’s  on-line  booking system “UBOOK”  with interest, 
and it had been ascertained that the system could easily sit on HBDHB IS platform. 
A very positive message was relayed to get this moving forward.   
A business case will follow.  
 
Refreshed Rheumatic Fever Prevention Plan  
In Dr Caroline’s absence Katie Kennedy (Women, Children and Youth Portfolio) was introduced by 
Kevin  Snee.  The plan had been produced  by request for the MoH,  not  from within the DHB to 
comprehensively  address our needs!  As noted earlier, Hawke’s Bays incidence or Rheumatic 
Fever (RF) is that of a “low prevalence” area, due mainly to the success of the “Say Ahhh” 
programme.  
The Ministry are looking to withdraw funding when they see programmes nationally  are working 
which may be as early as June 2017. 
In summary: 
•  It was noted Wairoa did not have high instances of RF. 
•  MRB feel confident with the programme going forward, however do seek consultation with Maori 
on RF. A letter of support from MRB had been included with the report as Appendix 5. 
•  Through Community Awareness we will be informed and we move with that. 
The Plan was submitted to the Ministry of Health on 20 October in draft form, subject to final DHB 
Board endorsement on 28 October 2015. 
RECOMMENDATION 
That the Board 
Endorse the Refreshed Rheumatic Fever Prevention Plan. 
Adopted 
 
Page 5 of 8 

MONITORING 
Te Ara Whakawaiora / Obesity Local Indicator 2015/16 
Obesity is the second leading risk to health in New Zealand. Medium and long-term costs of not 
addressing obesity are very high, as obesity leads to a range of diseases with high health sector 
costs.  
 
Shari Tidswell was in attendance for Dr Caroline McElnay and the report was taken as read, with 
discussion summarised including: 
•  The target set by the MoH at 75% or greater for all four year olds recording a healthy weight.  
Locally we have 25% of children at a healthy weight, however are missing those who were 
under weight.   
•  The most influential focus to target the young is through gestation  and  breast feeding which 
filters through, however this will take time.    
•  Good at engaging with communities, can we spread more than one message at one time?  This 
is about wellbeing and fits well with “Best Start in Life”.  Those delivering the messages are 
integrating and up skilling.  We now have a more integrated approach on the ground. 
•  “Healthy Conversations” is being introduced  to HB. This is about  having wide ranging 
motivational conversations that are meaningful to change behaviours. 
•  Kahungunu Hikoi  Whenua  family’s  wellbeing  who have a whanau health plan –  there has 
already been indicators and examples that address this.  This is about a range of factors, not a 
single symptom focus! 
The following suggestion was noted: 
•  This would be a good workshop topic for HB Health Consumer Council and the Maori 
Relationship Board.  It was also suggested as helpful to have those already delivering the 
programmes involved. 
 
Annual Māori Health Plan 2014/15 Dashboard for Q4 
The Chair conveyed he was  very  disappointed about the recent Hawke’s Bay Today article as 
Hawke’s Bay, from a health perspective for Maori, is leading the way nationally.  
The GM Māori Health thanked the Board for their support for the focus which has enabled 
improvements in Māori health in HB. From the work done by Dr Caroline McElnay, a good outcome 
is now being seen in the gap in the quantity of life for Maori compared with non-Māori  had 
decreased. 
HB are in a very good place with Iwi and Post Settlement Groups; and  have  an established 
Memorandum of Understanding, whereas others around the country are struggling with iwi 
relationships. 
•  Highlight that MRB focus has been on child health and access to primary care. 99% seen in HB 
in schools programmes  showing we have a good representation  of children in HB accessing 
services. 
•  Working with Kohanga Reo’s which had not been previously possible has changed and we are 
now seeing the Kohanga children for checks.   
•  Rate of cervical screening best in the country  but  not as good with breast screening (ie,  a 
regional screening service into HB with location of the service being an issue). 
•  Positive progress is being made quarter by quarter.   
•  The targets have changed and HBDHB pushed to have no differentiation between Maori and 
non-Maori.   
•  “Iron Māori” has changed  family  lives  regarding  health and nutrition.  Alongside the health 
programmes you must have health literacy, noted as being the biggest driver in deprivation! 
 
 
Page 6 of 8 

FOR INFORMATION 
Mental Health Recovery Centre Transition - Presentation 
Allison Stevenson  and Dr Simon Shaw introduced Deborah Grace the Chairperson of the Mental 
Health Partnership Advisory Group (PAG).  With the rebuild of the mental health centre imminent in 
2014, the model of care was also to be addressed for the unit and the community.    In mid  2015 
PAG was officially formed and what evolved from differences of opinion, led to positive outcomes 
for all concerned.  Once users were able to accept the community centres would close, the groups 
focus  was  on what the future may look like and that became the turning point  in this excellent 
example of co-design  that transpired.  An extraordinarily positive outcome was achieved for all 
concerned. 
There were now two community centres,  providing a different range of services  and community 
involvement (than before) which are successfully operating, in Napier “Manaia House” and in 
Hastings “Te Puawaitanga”. 
 
Annual Plan approvals  

A letter from the Minister of Health was received on 25 September 2015, noting he had approved 
and signed the HBDHB 2015/16 Annual Plan for three years.  Incorporated in this  approval  was 
the:  Statement of Intent 2015-2019;  Statement of Performance Expectations 2015/16; and the 
Māori  Health  Plan  2015  (approved  by  the  Director National Health Board and Deputy Director 
General Māori Health on 13 July 2015). 
The Board noted this approval and the provision of the final plans and reports. 
 
 

GENERAL BUSINESS  
There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public Excluded. 
 
 
 

 
Page 7 of 8 

RESOLUTION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
 
 

RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 
25. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting  
 
-  Public Excluded 
 
26. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting 
 
-  Public Excluded 
 
27. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO 
 
28. 
Chair’s Report 
 
29. 
Reports and Recommendations from Committee Chair(s) 
 
 -    Finance Risk and Audit Committee (tabled) 
 
30. 
Strategic Relationships Central Region DHBs 
 
Moved:  

Diana Kirton 
Seconded: 
Barbara Arnott 
Carried 
 
 
 

   
 
 
 
 
 
The public section of the Board Meeting closed 3.35pm 
 
 
 
Signed: 

 
 
 
 
Chair 
Date:   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 8 of 8 

MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 30 SEPTEMBER 2015, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.00PM 
 
 
Present

Kevin Atkinson (Chair) 
 
Ngahiwi Tomoana  
 
Dan Druzianic  
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Andrew Blair 
 
Diana Kirton  
 
Barbara Arnott  
 
Heather Skipworth 
 
Jacoby Poulain 
 
Apologies  

Helen Francis, Denise Eaglesome, Kevin Snee (CEO) 
 
In Attendance

Tim Evans (Acting Chief Executive Officer) 
 
Members of the Executive Management Team  
 
Chris McKenna and John Gommans (Co-Chairs, HB Clinical Council)  
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council) arrived at 2.15pm 
 
Minutes 
 
Annie Quinlivan  
KARAKIA 
Ngahiwi opened the meeting with a Karakia. 
 
APOLOGIES 
Tim Evans the Acting CEO advised that Kevin Snee was on leave, therefore he would be standing 
in for him until 9 October 2015.  In addition, Chris McKenna would be standing in for Sharon Mason 
who was on sick leave, and Peter Kennedy would be Acting Chief Financial Officer. 
 
INTEREST REGISTER 
No board member advised interest in any of the items to be discussed on the day’s agenda.  
Andrew Blair advised that he had recently been appointed by the Minister of Health as Chair of the 
Southern Partnership Group.  He had also been appointed as Advisor  to the Hawke’s Bay 
Orthopaedic Group Limited.  Both of these appointments had been included on the Interest Register. 
 
ANNOUNCEMENTS BY THE CHAIR 
The Chair advised that it has just been announced that he had sold his business (IMS) to MYOB.   
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 26 August 2015, were confirmed as a correct record of 
the meeting.  
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
Barbara Arnott 
Carried 
 
 
Page 1 of 7 

MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Action 1:  MRB’s Suicide Workshop – Caroline McElnay advised that there is funding attached to 
the Strategic Plan for this issue but as this was a new area of work for the organisation, 
specific funding  needed to be identified.  Implications of having future workshops with 
MRB support needed to be investigated but feedback from the community was that the 
workshops were useful. 
Action 2:  HR KPIs – Maori and non-Maori staff – GM HR advised the Board that any staff member 
who identified themselves as Maori would be counted as Maori in the statistics.  This 
approach was consistent with the Ministry of Health Ethnicity Data protocol.   
 
BOARD WORK PLAN  

The Board Work Plan for October  was  noted.  It was noted  that both Helen Francis and Dan 
Druzianic would be away. 
It was also noted that the HB Health Sector Leadership Forum was being held on 7 October.  Those 
able to attend were asked to advise the Company Secretary, Ken Foote.   
Action 
 

CHAIR’S REPORT  
1. 
Endorsement of Appointments:  The Chair advised the Board on the recent appointment of 
Sarah de la Haye to the Consumer Council and Deb Higgins to the Clinical Council both for a 
term of three years.  The Board of Health HB had been advised of both appointments. 
2. 
Approval of the HBDHB Annual Plan:  A letter had been received from the Minister of Health, 
the Hon Dr Jonathan Coleman advising the approval of the 2015/16 HBDHB Annual Plan. 
3. 
Visit from Chair of Health Partnerships Limited:  The Chair of Health Partnerships would be 
visiting HBDHB on Friday 9 October to discuss the relationship between HPL and the HBDHB.  
Acting CEO Tim Evans will be in attendance at that meeting, and all Board members are 
welcome to be involved in that discussion. 
4. 
Received Health and Disability Commissioner’s report for January to June 2015.   
5. 
Ministry  of Health Quarter 4  report:  The MoH Quarter 4 Health Target report had been 
received.  The Minister requested that two of the targets  required stronger improvement.  
These were “Faster Cancer Treatment” and “Better Help for Smokers to Quit in Primary Care”. 
 
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The Acting CEO presented the report.  Issues highlighted in his report included: 
•  Performance struggling with shorter stays in ED.  One of the drivers was the significant increase 
in ED presentations – a 13% increase. 
•  Elective surgery continues to improve 
•  Faster Cancer Treatment – an improvement was needed for those people that had been identified 
as high risk.  
•  Contingency remains unused on target 
•  Consumer Stories – this was a new focus to enable the DHB to see the “business” through the 
eyes of the consumers/patients and as a result, improved processes would be instigated because 
of these learnings.   
•  Board Delegations Policy – this had been to FRAC earlier in the day and the Contracts Manager, 
Ashton Kirk would be speaking to this later in the agenda. 
•  Te Ara Whakawaiora / Culturally Competent Workforce – an improvement in that HBDHB were 
now at 12.27% which was getting close to the target of 12.97%.  The Engaging Effectively with 
Page 2 of 7 

Maori courses  had been well received by staff and the PHO  had had a good uptake in staff 
attending the course.  Unfortunately the plan to have all staff attend this course by December 
2015 would be delayed.   
•  Te Ara Whakawaiora / More Heart and Diabetes Checks.  This report had two separate 
components – Diabetes and CVD Risk Assessment and was largely focused on primary care. 
•  Ministry of Health Quarter 4 report:  The quarter four health target results had been finalised and 
the HBDHB had done well in five of the health targets.  However improvement needed to be 
achieved for Faster Cancer Treatment and Immunisation coverage. 
 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT  
 
Comments were summarised as follows by the Acting Chief Financial Officer, Peter Kennedy: 
• 
A favourable variance of $9,000 with no contingency utilised.   
• 
A review of the surgical services budget was in progress.   
• 
Tracking better for year end result. 
• 
Mental Health rebuild – current indications are that this is going to come in on time and under 
budget. 
• 
Maternity Unit refurbishment was going well and the roof was now on.   
 
RESOLUTION 
That the Board 
 
Delegate authority to approve the annual report and sign the letter of representation to the 
auditors, to the Chair of the Board and the Deputy Chair of the Board.  
 
 
Moved: 

Barbara Arnott 
Seconded: 
Peter Dunkerley 
Carried 
 
CONSUMER STORY 
An email which had been received from a patient’s wife was read out at the meeting.  This person 
felt it important to provide the HBDHB with some feedback after her husband’s two experiences in 
ED.  Kate Coley (Director Quality Improvement & Patient Safety) gave a presentation to the Board 
on what was  currently being undertaken within ED to better reflect the needs of the 
patients/consumers coming into ED.  This was part of the AIM 24/7 project to look at ED front of 
house.   
 
Analysis has been done through both patient and staff surveys, as well as looking at the foot traffic 
and journey of a patient when they were in the ED environment.  Sixty people had been interviewed 
so that the process and experience of these patients could be understood. 
 
The staff survey had been undertaken, the following results emerged: 
 
82%   - 
it is not clear to patients who they should talk to 
86% 

not told how long they might have to wait 
86% 

not able to discuss why there were coming into ED because of lack of privacy 
18% 

the front entrance – provides a positive impression as a hospital. 
Other comments regarding the current configuration of ED front of house were as follows: 
Page 3 of 7 

• 
ED is used as a thoroughfare.  134 patients came into ED and 148 people came through ED 
doors and then moved somewhere else.   
• 
On average patients were moved a dozen times because of the processes currently in place. 
The Project Team would be looking at the design of the ED waiting area, manage the issue of lack 
of privacy and clinical space, reduce the number of patient movements and reduce the confusion for 
patients of what the process was when in ED. 
 
This was presented to both the Clinical and Consumer Councils, EMT and feedback from these three 
groups had been incorporated into the business case. 
 
Some of the issues to be addressed were: 
 
• 
ED is for ED patients only.   
• 
Additional of triage rooms required so more privacy for the patient.   
• 
More space for people brought in by ambulance 
• 
Signage to be streamlined  
• 
Review of processes thereby reducing the amount of time a patient is moved  
Work is due to start November 2015 and finish February/March 2016. 
 
 
REPORT FROM COMMITTEE CHAIRS 

Hawke’s Bay Clinical Council  
Dr Mark Peterson provided an update to the Board from the Clinical Council.  In summary this 
included: 
• 
The Central Region CEO’s and Chairs attended both Clinical and Consumer Council meeting 
on 9 and 10 September 2015.  Interest was shown from this group to introduce a similar 
structure to other DHB’s. 
• 
Redesign of the Musculoskeletal Service – a paper was presented on the implementation of 
the review and fundamental redesign of musculoskeletal and orthopaedic services.  The 
Clinical Council endorsed and supported this review. 
• 
Clinical Council Workshop Summary – a summary of this workshop held on 12 August was 
presented to the Board. 
• 
Clinical Council Terms of Reference –  a revised  Terms of Reference was endorsed and 
approved by the Clinical Council. 
 
Hawke’s Bay Health Consumer Council  
Council Chair, Graeme Norton spoke to the report which was included in the Board agenda.  
Issues presented in the report included the following: 
• 
Partnership Advisory Group:  first year celebration was recently held. 
• 
MRB focus on Suicide Prevention / Postvention: endorsement from the Consumer Council on 
the focus of suicide prevention 
• 
Report on Implementation of the HBDHB Obesity Strategy 
• 
Travel Plan Survey – the Consumer Council were involved in the process of developing this 
survey. 
• 
Consumer Council Terms of Reference and Annual Plan updated and approved. 
• 
Graeme Norton co-presented at APAC with John Gommans on effective and collaborative 
working of both Consumer and Clinical Council.  
Page 4 of 7 

 
Māori Relationship Board (MRB)  
Acting Chair Heather Skipworth provided an update to the Board on the September MRB meeting.  
In summary the issues raised were as follows: 
• 
Acknowledgement given to Kevin Snee on his excellence in  use and leadership of Te Reo 
Maori. 
• 
New Mortuary opening 
• 
Wairoa Health Needs Assessment 
• 
Rheumatic Fever Plan.  
• 
Implementation of the Obesity Strategy 
• 
Cultural Training. 
 
BOARD DELEGATION POLICY 
Hawke’s Bay District Health Board is required under the New Zealand Public Health and Disability 
Act 2000 to have a Board Delegations Policy.  The current policy was identified as needing review. 
 
A revised draft policy was presented to FRAC and the Board in January 2015  and the Board 
approved this draft. 
 
The Board Delegations Policy also required the approval of the Ministry of Health.  The Ministry of 
Health reviewed the January 2015 policy as approved by the Board.  Feedback from the Ministry 
and recommendations to include the obligations under relevant legislation were included.  FRAC 
considered the revised Board Delegations Policy in August 2015 and recommended it be approved 
by the Board in September 2015. 
 
RESOLUTION 
The Board 
 
Approve the Board Delegation Policy for signing by the Ministry of Health on behalf of the 
Minister. 
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
Andrew Blair 
Carried: 
 
 
 
URGENT CARE ALLIANCE UPDATE 
 
This update provided  a summary of the work of the Urgent Care Alliance since the last quarterly 
update in June 2015.  It was intended that these reports provide a more in-depth overview in addition 
to the monthly progress reports that are regularly received by EMT/Clinical Council.   
 
The Board noted the report. 
 
 
 
Page 5 of 7 

ANNUAL LEAVE 
The purpose of this Board report was to outline the recent and planned initiatives to reduce annual 
leave and other leave balances. 
 
Discussion on the difficulty of requiring clinical staff to take time off from their job was considered.  
The issue of locums coming to work for the HBDHB while on annual leave from another DHB was 
also deliberated on, as was the complications involved for clinicians to have annual leave and being 
able find cover for their role eg., on-call etc. 
The Board endorsed management actions to reduce the accrued annual leave liability. 
 
ALLIANCE LEADERSHIP TEAM 

A summary of the notes from a meeting for the HB Health Alliance Leadership Team was included 
in the Board agenda.  Updates on the following issues were covered: 
• 
Development of primary care networks 
• 
Urgent care update 
• 
Health promotion update, and  
• 
Youth health update 
 
MONITORING 
Te Ara Whakawaiora / Culturally Competent Workforce 
John McKeefry spoke to the report  
The report was taken as read, with discussion summarised including: 
• 
The 2014/15 year saw a reduction in the gap between actual representation and target. The 
year started with a new target of 12.97% and a gap of 59 and ended with 12.27% and a gap 
of 20. 
• 
There had been an overall increase in the past 12 months of 1.44% of employees who 
identified as Māori with 12.27% at 30 June 2015 compared to 10.83% as 30 June 2014.  Over 
the last 5 years there had been a significant increase with 8.74% identifying as Māori in June 
2010 compared to 12.27% in June 2015. 
• 
To date 1088 current staff members (38.2%) have completed the ‘Engaging Effectively with 
Māori’ training, with a further 158 staff booked to attend.   
 
Te Ara Whakawaiora / Diabetes – More Heart and Diabetes Checks 
Liz Stockley (as Indicator Champion) spoke to the report.  The report was taken as read.  
 
GENERAL BUSINESS  

There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public Excluded. 
 
 
RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 

Page 6 of 7 

RECOMMENDATION 
That the Board exclude the public from the following items: 
21. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting 
 
-  Public Excluded 
22. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting 
 
-  Public Excluded 
23 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO 
24. 
Chair’s Report 
25. 
Reports and Recommendations from Committee Chair(s) 
 
 -    Finance Risk and Audit Committee (tabled) 
Moved:  
Barbara Arnott 
Seconded: 
Diana Kirton 
Carried 
 

   
Th
  e public section of the Board Meeting closed 3.15pm 
 
 
 
 
 
 
 
Signed: 

 
 
 
 
Chair 
Date:   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 7 of 7 

MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 25 NOVEMBER 2015, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.08PM 
 
 
Present

Kevin Atkinson (Chair) 
 
Ngahiwi Tomoana (arrived at 1.40pm) 
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Andrew Blair 
 
Diana Kirton  
 
Barbara Arnott  
 
Heather Skipworth 
 
Jacoby Poulain 
 
Denise Eaglesome 
 
Helen Francis 
 
Dan Druzianic 
 
Apologies  

Nil  
 
In Attendance

Kevin Snee (Chief Executive Officer) 
 
Members of the Executive Management Team  
 
Chris McKenna (Chair, HB Clinical Council)  
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council)  
 
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crene  
KARAKIA 
Heather Skipworth opened the meeting with a Karakia. 
 
APOLOGIES 
Apology for lateness had been received from Ngahiwi Tomoana 
 
INTEREST REGISTER 
No  changes to the Interest Register were notified and there were no Board member  interests 
declared in any of the items on the agenda. 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 28 October 2015, were confirmed as a correct record of 
the meeting.  
Moved: 
Andrew Blair 
Seconded: 
Barbara Arnott 
Carried 
 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Item 2: 
The  Board  wish  to ensure the following are picked up by the respective Council’s and 
Committees in 2016: 
•  Combined Clinical and Consumer Meeting –  advised three meetings  will be 
staggered throughout the year, as and when required.    
•  Combined Consumer and MRB Workshop around “Obesity” to be considered. 
•  Suggested to include MRB consumer stories at the Board Meeting / and Vice versa. 
Page 1 of 7 

Item 1:   Actioned 
 
BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for December was noted. 
The A3 project update Transform and Sustain dashboard had been included on the FRAC agenda 
on this occasion. 
An initial discussion around the Transport/Travel  would be held in the public excluded section of 
this meeting, with the intention to provide the full strategy to the December Board meeting.  
 
CHAIR’S REPORT  
•  The Chair advised the following retirements, with a letter being sent conveying the Board’s best 
wishes and thanks for their extended years of devoted service.  
 
Years of 
Name 
Area 
Service 
Service 
Arnett McCleallan 
Kitchen Assistant 
Facilities & Operational Support 
20 
 
Lynn Barton 
Receptionist - Outpatient 
Facilities & Operational Support 
17 
 
 
•  A draft of the NZ Health Strategy document had been released by the Ministry, with national 
consultation occurring.  Details on forthcoming meetings are available on request. 
•  A Risk Management Consultant  (Chris Peace) was  undertaking a Risk Management Review 
and interviews with respective management and staff.  The Chair advised this was going well 
and expressed his thanks to Ken Foote for managing this process.  The Board look forward to 
receiving the draft report when available.   
•  MoH Health Targets had been released with the only area to drop back being shorter stays in 
ED, down from 95% to 92%.  This is due to a rise numbers through ED which is similar to the 
levels experienced during winter. 
•  The Chair confirmed the Symposium for Central Region DHBs would be held in Masterton on 
20 and 21 July 2016. This date would be included on the 2016 workplan.  Action. 
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
On presenting this report, matters highlighted included: 
•  MoH have been interested in HBDHB’s theatre utilisation asking other DHBs to link in to view 
how the productivity has been achieved, noting there have been big changes in culture, 
disciplines, and management. Surgical directorate should be congratulated. 
•  Problem with ESPI compliance which has financial penalties for ongoing non-compliance.  
•  Smokers  in  primary  care  now  over  12 months, instead of 15 months.  Now showing as a 
percentage of all smokers in enrolled population who have been asked if they want to cease 
smoking, whereas previously everyone who entered clinics were asked.  
•  Diabetes checks are progressing well. 
•  Financially we are in good shape with the deficit advised earlier having reduced.  
•  Catch-up in orthopaedic services and a range of extended options. . 
•  Transform and sustain project detail was included in the FRAC paper.  Noted no red flags as 
the CRISP project had moved to amber.  
 
Page 2 of 7 

FINANCIAL PERFORMANCE REPORT  
Matters highlighted by the CFO included: 
•  The result for October was a favourable variance of $414 thousand, with the year to date result 
$124 thousand favourable  with no contingency used, other than that allocated to surgical 
Directorate.  
•  Hawke’s Bay is unique amongst DHBs  and consider/monitor strategies in financial terms in 
relation to  resource deployment. What  gets measured gets done  …which is reflected in the 
figures provided on page 2 of the report. 
•  The Blessing of the new Mental Health Unit was  held  in November and everyone was very 
impressed. “A long journey but fabulous destination” 
Action:  
A tour of “Nga Rau Rakau” (the Mental Health Unit) in December was queried.  
This would be followed up by the COO and advised accordingly. 

   
 
CONSUMER STORY 

The story related to a very independent elderly person who resided in an aged residential care 
facility from the age of 88.  At age 90 this person who had shown signs of deterioration, had fallen 
badly resulting in a broken femur. The outcomes from this review resulted in a number of learnings 
and quality improvements, which have been shared within the hospital and other facilities. 
Educating and talking to the person and their whanau is key to alleviating accidents, this was part 
of the patient rounding (strong evidence based system) brought in. 
 
 
REPORT FROM COMMITTEE CHAIRS 
Hawke’s Bay Clinical Council  
The report provided an overview of the: Quality Accounts (presentation) in a more graphic format; 
Serious and Adverse Events; Delivery of our Future Musculoskeletal and Orthopaedic Service; 
Regional Tobacco Strategy for Hawke’s Bay 2015-2020; the Health Literacy Business Case and an 
Information Systems Function Review – with consultants. 
Regarding Bilingual Signage, Council agreed there needed to be more work done on this and the 
options  simplified, with support in principle for the MRB’s  recommendation, however there would 
be exceptions when Māori would not be suitable in the first instance. 
Fetal Alcohol Spectrum Disorder (FASD):  
Council received a presentation on FASD.  In HB each year there are approximately 2,000 births, 
this likely results in 20 children each year being affected (in a variety of ways) by FASD (and this 
figure is noted as conservative). From a diagnostic point of view with a small but developing group 
here in HB, are able to diagnose through a multidisciplinary team. We are leading nationally in this 
area and if FASD is picked up early we can minimise the level of disability children can suffer. 
Education and raising awareness within the community is crucial with comments summarised 
below: 
•  There is no safe time for a pregnant woman to drink!  
•  Messaging on the back of buses is being considered “If you don’t know, Don’t drink”. 
•  A visual comparison of an unaffected  alongside an affected  brain of a child with FASD, is 
empowering.   
•  This is not about how to educate – but where to educate – with the person delivering being key. 
•  Information provided to schools showing  the  ugly facts stops many and encourages strong 
messages to be relayed by children to their families.  Many in Wairoa stopped smoking through 
this method. 
•  GP service detail/advertising suggested to capture quicker.  
Page 3 of 7 

•  Zero tolerance needs to be conveyed to the community, but this is really about all aspects of 
health and wellbeing: alcohol, smoking, drugs and obesity. 
 
HB Health Consumer Council 

An overview of Council discussions was summarised, with focus on:  
Bilingual  signage  with the outcome from the  Consumer  meeting differing from that of MRB and 
Clinical Council. Consumer Council’s preference was to see this explored further, being mindful of 
the timelines to have the Mental Health signage in place in the New Year. 
The Board as a whole had  not  yet received the  Bilingual  Signage  paper although it had been 
reviewed through board member participation at MRB. 
The Board asked management to respond,  considering  the  respective Committee views.  It was 
noted  this was already in hand  with discussion/presentation(s) scheduled  to Committees in 
December. 
Other areas considered by Consumer Council included  a  very lively one hour Workshop with a 
MoH representative on the “NZ Health Strategy”.  A feedback document has subsequently been 
provided to DHB planning and the MoH representative who attended.  
 
Māori Relationship Board (MRB)  
MRB’s  report to the Board included an overview of the  following:  Regional Tobacco Strategy for 
Hawke’s Bay 2015-2020; Locality Networks Planning; and IS functions consultation.  
Also received was a presentation on Fetal Alcohol Spectrum Disorder; and Bilingual Signage with 
the proposed changes to signage and display not supported, resulting in the following 
recommendations which were noted by the Board.   
 
RECOMMENDATION 
That the Board 
Note MRBs recommendations following the Fetal Alcohol Syndrome Disorder presentation and 
the Bilingual Signage report as follows: 
•  Alcohol & Drugs as well as FASD be added as a priority to the Annual Māori Health Plan for 
2016-17. 
•  Te Reo Māori to appear before English, that both internal and external signage follow the 
same format and that the policies; Signage and Display (HBDHB/OPM/095) and Te Reo 
Māori  Translation  (HBDHB/OPM/113)  are  amended  to  reflect  MRBs  recommendations 
before final approval and sign-off. 
 
 
FOR DISCUSSION / DECISION 
Regional Tobacco Strategy for HB 2015-2020 
With the strategy provided, the discussion with board members that follows reinforced the amount 
of work that had been undertaken with a very wide range of partners and stakeholders including 
year 9 college students with their own agenda. 
In summary 
•  Messaging was crucial as people do not smoke and drink alone, especially young  Maori 
pregnant women with 50% of 27 year old Maori women smoking, having commenced the habit 
through family influence.  
•  Do agree with incentivised programs.  
•  Good actions but they do not wrap around the whole whānau!  
Page 4 of 7 

Action:  
It was agreed the strategy would be reviewed yearly with an update to be 
provided to the Board in November 2016  (which would be included on the 
workplan). 

Congratulations to the team, well done. 
RECOMMENDATION 
That the Board 
Note the content of this report and endorsed the draft Regional Tobacco Strategy for Hawke’s 
Bay 20115-2020 
Adopted 
 
 
Delivery of our Future Musculoskeletal and Orthopaedic Service  
The report provided by Dr Andy Phillips was well received by the Board. 
A triple aim based approach to look at the provision of an efficient needs based service in this area 
with a phased approach to resolving pain and disability arising from musculoskeletal conditions in 
patients within our community. Although in three stages, the paper provided focused on stage one: 
Reduction of pain and disability by providing non-surgical treatments for hip and knee; non-surgical 
treatment option for spine; clarity around prioritisation for orthopaedic surgery and more consistent 
scoring practices; reducing delay between FSA and referral to the waiting list (being given 
certainty); options for those not meeting the threshold for surgery; better patient clarity about the 
hip and knee elective surgical pathway and the basis on which they have been accepted/declined 
for surgery; and increase surgical capacity to meet delivery of major joint replacements. 
The board advised they have a higher level of confidence in this area following the receipt of this 
report and adopted the following recommendation. 
 
RECOMMENDATION 
That the Board: 
Endorse the phased approach to resolving pain and disability arising from musculoskeletal 
conditions in patients within our community. 
Adopted 
 
 
Improving Patient Flow (ED six hour performance)  
Dr Gommans and Emma Foster provided a presentation to the Board, summarised below. 
A  number of system and process changes have occurred within ED over time, including much 
better use of resources.  This has resulted in shorter stays in ED (ie, 95% April-June 2015) 
Improvements included:   
•  ED Observation Beds: moved 4 beds from AAU into ED with increased utilisation and reduced 
LOS. 
•  Medical Day Unit: next to AAU, day cases now in MDU 
•  AAU: changed model of care 
– 
Acute Physician takes GP calls 0800-1700 Monday - Friday 
– 
Duty SMO in AAU: supporting team & ‘pull’ from ED/GP 
– 
Additional Medical Registrar and House Officer resource in AAU (shift one inpatient 
ward team to AAU) 
Page 5 of 7 


– 
Additional evening Medical Registrar in ED/AAU Mon- Fri 
– 
Second weekend Medical Registrar in ED/AAU  
•  General Medicine: changed inpatient model of care  
– 
Ward-based Medical Teams 
– 
Doctors now participate in ward Multi-Disciplinary Team 
– 
‘Rapid (Board) Rounds’ for discharge planning 
•  Nurse led ‘criteria based’ discharging for weekends  
– 
RN completion of Discharge Summary  
•  Inter-Professional Practice (IPP) trialled on A1 
– 
move from multiple assessments by Multi-Disciplinary Team members to shared skill-
set for IPP model.  
– 
IPP initial assessment tool created and trialled.   
– 
Shared education sessions to start next month. 
 
Demand in ED for the winter months of 2015 (ie, July-October 2015) saw higher throughput than 
the preceding year (2014) resulting in a drop in the target level (ie, 95% July-Oct 2015) 
It was advised the  actions above appear to have dealt with last year’s problems, now we are 
having to deal with higher volumes ongoing, as the winter set back is continuing to pose a more 
persistent problem for ED. 
 
 
This project is now moving into Stage 2 with staff and others buying into the ongoing problem 
which has brought about a bottom up approach resulting in a noticeable culture change to date. 
Emma  Foster  was thanked for her work  on this project and members were advised she was 
leaving the DHB in December to take on a new venture.  
 
MONITORING 
Performance Framework Exceptions Q1 Jul-Sept 15 
Performance Highlights included: 
•  Achievements: More heart and Diabetes checks; improved access to elective surgery; and Wait 
Time for diagnostic services. 
•  Areas of Progress: Faster Cancer Treatment; and Stroke Services. 
•  Areas of Focus: Shorter days in ED; Better help for smokers to quit in primary care; Mental 
Health Services, percentage of child and you with a transition discharge plan; Diabetes 
Management; Improving wait time for diagnostics. 
 
 
 
Page 6 of 7 

Human Resource KPIs Q1 Jul-Sept 15 
Matters within the report were highlighted and discussed with extended discussion around leave 
balances.   
Leave balances (for staff) has been a national issue for some time.  The Central Region DHBs are 
picking this up as a priority focus.  HBDHB will be refining policy to be as directive as possible and 
it is likely the fifty highest leave balance “offenders” would likely be reported to EMT periodically.  
The Board received more confidence with the intense focus being placed on ensuring leave was 
taken.  
 
FOR INFORMATION 
HB Health Alliance Meeting Summary 
Alliance member Barbara Arnott was available for questions, noting 2015 had been very slow, 
hopefully 2016 will see more matters/issues for consideration.  
 
GENERAL BUSINESS  
There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public Excluded. 
 
 
RESOLUTION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
 

RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 
21. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting  
 
-  Public Excluded 
 
22. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting 
 
-  Public Excluded 
 
23. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO 
 
24. 
Chair’s Report 
 
25. 
Reports and Recommendations from Committee Chair 
 
 -    Finance Risk and Audit Committee 
 
36. 
Introducing the Travel Plan - Presentation 
 
Moved:  

Helen Francis 
Seconded: 
Dan Druzianic 
Carried 
 
The public section of the Board Meeting closed 3.37pm 
 
 
 
Signed: 

 
 
 
 
Chair 
Date:   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 7 of 7 

MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 16 DECEMBER 2015, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.00PM 
 
 
Present

Kevin Atkinson (Chair) 
 
Ngahiwi Tomoana (arrived at 1.40pm) 
 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
 
Andrew Blair 
 
Diana Kirton (arrived at 2.00pm) 
 
Barbara Arnott  
 
Jacoby Poulain 
 
Denise Eaglesome 
 
Helen Francis 
 
Dan Druzianic 
 
Apologies  

Heather Skipworth 
 
In Attendance

Kevin Snee (Chief Executive Officer) 
 
Members of the Executive Management Team  
 
Dr Mark Peterson (Chair, HB Clinical Council)  
 
Graeme Norton (Chair, HB Health Consumer Council)  
 
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crene  
KARAKIA 
Ngahiwi Tomoana opened the meeting with a Karakia. 
 
APOLOGIES 
Apology for lateness had been received from Diana Kirton 
 
INTEREST REGISTER 
A short term interest advised by email on 14 December by Diana Kirton had been included in the 
Interest Register presented in the board papers.  
Subsequently two interests were included for Andrew Blair on 17 December 2015. 
No board member had an interest in any of the items on the Agenda. 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 25 November 2015, were confirmed as a correct record 
of the meeting.  
Moved: 
Barbara Arnott 
Seconded: 
Peter Dunkerley 
Carried 
 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Item 1: 
The following will occur during 2016 therefore the actions will be removed for the following: 
Combined Clinical and Consumer Meeting (three meetings staggered throughout the year, 
as and when required); Obesity discussions were in hand; May consider including MRB 
consumer stories at the Board Meeting / and vice versa. 
Item 2:   Workplan updates – actioned. 
Page 1 of 7 

Item 3: 
Mental Health Facility Tour – actioned. 
 
BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for January was noted.  A planning workshop will be held in January and an 
updated detail workplan developed soon after for 2016. 
 
CHAIR’S REPORT  
•  The Chair advised the following retirements, with a letter being sent conveying the Board’s best 
wishes and thanks for their extended years of devoted service.  
 
Years of 
Name 
Area 
Service 
Service 
Julia MacKenzie 
Registered Nurse 
Acute & Medical 
35 
 
Carole Reese 
Receptionist - Inpatient 
Facilities & Operational Support 
29 
 
Liz Lack 
Care Associate 
Women Children & Youth 
27 
 
47 years 
Maureen Fau 
Uniform Co-ordinator 
Facilities & Operational Support 
overall 
 
 
Maureen Fau had been working for the DHB for 47 years albeit with a break in service.  An article 
in the Leader was provided at the board meeting for members to view.   
•  Allied Laundry Limited: Ministerial approval had been received for Allied Laundry to enter into a 
loan facility to purchase equipment, subject to shareholder approval. 
The Chair put forward the following recommendation for approval: 
 
RECOMMENDATION 
That HB District Health Board, as a shareholder in Allied Laundry, gives approval for Allied 
Laundry Services Limited to enter into a $2.550m (including overdraft) loan facility with the Bank 
of New Zealand for the purposes of purchasing plant and equipment. 
 
Moved 
Dan Druzianic 
Seconded Barbara Arnott   
Carried 
 
 
•  A letter from the Ministry had been received around targets acknowledging the good work 
undertaken.   
•  HBDHB’s financial result topped DHBs nationally for 2014/15 and the board acknowledged this 
result and the extraordinary amount of hard work by all concerned to achieve this.  
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The report was taken as read acknowledging: 
•  A  drop  in the target was noted for  ‘shorter stays in ED’.  High ED attendances were being 
experienced around the country.  A drop of 9.3% was experienced in the ‘Improved access to 
Elective  Surgery’.  Results were encouraging  for Faster Cancer treatment, immunisation and 
better help for smokers to quit.   
•  Financial performance was well placed, five months into the financial year. 
•  It was noted the Travel Plan business case presented was far broader than just about parking, 
we are looking for a long term sustainable solution. 
Page 2 of 7 

FINANCIAL PERFORMANCE REPORT  
Matters highlighted by the CFO included: 
•  The pleasing financial result for November showed a favourable variance of $51 thousand, with 
the year to date result at $175 thousand favourable with no contingency used other than $1m 
transferred to surgical services and $90 thousand contributed to the corporate 3.0% savings plan. 
•  The debt write off of $22 thousand to November (authorised by GM PIF), had been itemised. 
 
Reorganisation of Non-Financial Reporting 
A presentation was received on the Reorganisation of Non-Financial Reporting, to better reflect the 
strategic differences in the roles of the two committees; to connect appropriately to different 
audiences for non-financial performance; to monitor the impact of Transform and Sustain as well 
as the process of implementation. 
 
The proposed changes would see: 
•   The Non-Financial Performance Framework Dashboard being replaced by the HBDHB Quarterly 
Monitoring Dashboard. 
•   The Transform and Sustain Programme Overview being replaced with the Transform and 
Sustain Strategic Dashboard. 
The Board approved the proposed new reporting structure as follows: 
 
Report 
Current 
Proposed 
Reporting 
Reporting 
HBDHB Non-Financial Performance Framework 
Dashboard 
EMT, Board 
EMT 
HBDHB Non-Financial Exceptions Report 
EMT, Board 
EMT, Board 
Transform & Sustain Project Overview and 
Detailed Project Report 
EMT, Board 
EMT, FRAC 
Transform & Sustain Programme Overview 
Report 
EMT, FRAC 
EMT, FRAC 
Hawke’s Bay DHB Quarterly Performance 
Monitoring Dashboard 
CHAIR, CEO 
EMT, Board 
Transform and Sustain Dashboard 
Not Provided 
EMT, Board 
 
 
CONSUMER STORY 
A patient story around difficulties experienced in ED was relayed.  This highlighted the need for the 
changes already identified and occurring in ED or planned for implementation in the near future.  
 
 
REPORT FROM COMMITTEE CHAIRS 
Hawke’s Bay Clinical Council  
Bilingual Signage:  Council supported the principles presented, advising the main decision makers 
in this process were Consumer Council and MRB. 
Travel Plan: Council were happy to endorse the business case to implement the “Go Well” Travel 
Plan (option 3). 
Urgent Care Year End Report and the additional expressions of interest, request for proposal 
timelines  (phase one of the programme)  was in progress with feedback being sought on the 
proposed options. Council endorsed the report and approved the options. 
Collaborative  Clinical Pathways: A query as to whether the development was progressing fast 
enough.  In response, what had been experienced to date was in-line with others around the country 
Page 3 of 7 

who were introducing Clinical Pathways.  The focus now is to ensure implementation occurs with 
consumer input to ensure person centred care is aligned.   
Other areas reviewed and supported were the Quality Accounts and Medicines Reconciliations,  with 
acknowledgement of the monitoring reports provided. 
 
HB Health Consumer Council 

An overview of Council discussions was summarised with the Chair advising his update had been 
provided to outline matters and issues occurring outside of normal Consumer Meetings. 
Council strongly supported the Bilingual Signage principles with most vying for option B, however 
were happy to leave the final aspects to the process that follows to MRB and relevant staff. 
The “Go Well” Travel Plan had been endorsed by Consumer Council. 
The Quality Accounts  had been  reviewed  and Council members were happy  with this document, 
noting there were final tweaks being made up until submission  to Health Quality and Safety 
Commission.  The Urgent Care Year End Report was noted and endorsed. 
 
Māori Relationship Board (MRB)  
The report was received for the Special Meeting of MRB held the week prior.  It was noted MRB had 
endorsed the Bilingual Signage principles with several additions noted.  
The Travel Plan business case received and  feedback  provided along with MRB endorsement, 
noting several areas for consideration. 
Ngahiwi noted that the late inclusion of the PHLG report had created last minute technical issues for 
reporting presentation.  He pointed out that that MRB and PHLG were quite separate Committees 
and there were no intentions to merge them. 
 
Pasifika Health Leadership Group (PHLG) 
The Pasifika Group’s meeting  had  been held the week of the Board meeting.  Barbara Arnott (an 
attendee at all PHLG meetings as Chair of CPHAC), spoke to the report and advised she supported 
an increase in Pacific Navigators.  Five were being sought and it was felt some of these may be 
provided from other intersector organisations eg, Ministry of Social Development.  If there was an 
increased focus on Pasifika people’s health (consisting of just over 5,000  people in HB),  a very 
speedy improvement could be made.  
It was noted PHLG felt an Intersector Project was required to address health and social issues for 
Pacific People in HB.  They also alluded to changes in the TOR and meetings, with several taking 
place within the community. 
The Board noted the issues raise in the Report. 
 
 
FOR DECISION 
Quality Accounts 2014/15  
Kate Coley (DQIPS) provided a presentation on the latest version of the Quality Accounts which 
had been reviewed by EMT, MRB and endorsed by Clinical and Consumer Counci,l noting there 
were still some minor tweaks to be made prior to issue. 
The board were impressed with document which took on a different format to prior years (2013 and 
2014). 
Action: 
If board members wished to provide feedback directly 
to [email address] 
they were most welcome, noting this document 
would be issued to HQSC pre-Christmas.   

 
Page 4 of 7 

Travel Plan Business Case 
Sharon Mason (COO) introduced Andrea Beattie (DHB) and Louise Baker (Opus Consultants).  
Also in support was a representative from the HB Regional Council. 
In 2013, the Board declined a ‘Paid Parking’ proposal because they were concerned it would 
impact negatively on patients and staff, and may be seen as a revenue generating exercise with 
‘profits’ derived by a commercial operator going out of the district. 
In 2014 the Facilities Management Team were tasked to revisit parking and transport in a more 
holistic way, taking into consideration the following objectives to:  
• 
Improve access to facilities for low income families 
• 
Promote exercise 
• 
Reduce the carbon footprint and 
• 
Increase the availability of car parks 
As a result of this review the following options had been considered with preference for Option 3. 
1.  Do Nothing 
2.  Travel Plan, no charging - fewer sustainable options 
3.  Travel Plan with ‘gold-coin’ charging to fund sustainable transport  FAVOURED  
4.  Build More Parks. 
Board members individually supported option 3.  The HB Regional Council representative present, 
advised they were to review services in early 2016 to fully consider a viable transport service given 
the goals of the HBDHB for the HB community.  
The capital cost and operational budget detail was explained to members 
 
RESOLUTION 
That the Board note the feedback from the respective Council’s; and approve: 
•  The business case to implement the “Go Well” Travel Plan (Option 3) from 1 July 2016. 
•  The implementation of parking charges from 1 February 2017 to sustainably fund the Travel 
Plan.  
•  The 2016/17 capital and operational budgets as set out in the business case. 
 
Adopted 
 
 
Action: 
a) 
The Board sought an update on progress prior to implementation 
(timing to be advised by COO in due course) 

 
b) 
A request by a board member for regular reporting following 
implementation including a focus on monitoring for inequity. 

 
Bilingual Signage - Presentation 
Sharon Mason (COO) introduced Andrea Beattie who provided a presentation which took on board 
feedback from Council’s and MRB during November.  Sharon and Andrea’s leadership was noted, 
given the tight timeframes. 
As a result of feedback generally some “basic principles” were formulated for consideration
  A commitment to incorporate bilingual signage around the HBDHB hospital and health facilities 
  Te Reo Māori placed first, followed by English. 
  Rationale - preservation of language, reducing inequalities (improving Māori health is about 
making services and the environment more inviting for Māori so they’l  actually feel ok about 
coming here to receive services) 
Page 5 of 7 

  Either  Te  Reo  Māori  above  with  English  below,  or  both  languages  side-by-side (decision 
required – see examples appended) 
  Font to be bold, upright roman style (no italics) 
  Signage contents to simple, clear and consistent, using plain English terms 
  Applies to new signage; transition of existing signage to new form will be phased through capital 
projects. 
 
The Board agreed and approved the above principles and advised they would leave the final look 
and feel of signage to the experts. Over time, as signage is replaced it would be updated with the 
new signage.  This sends a supportive message acknowledging Te Reo Māori and Kahungunu Reo 
strategy to the HB community.   
 
MONITORING 
Urgent Care Year End Report and Update 
The report  provided noted  progress made by the Urgent Care Alliance and the Urgent Care 
Stakeholder Group.  The report summarised the progress to date of the Urgent Care Project that 
was established and is led by the Urgent Care Alliance  Leadership Team.  It sets out a series of 
options for key priorities and indicates the Urgent Care Alliances intentions over the coming year. 
Note the additional document provided  showed  a high level work in progress timeline for an 
expression of interest and request for proposal process for the Urgent Care Project. 
 
Te Ara Whakawaiora Breast and Cervical Screening and the Annual Maori Health Plan 
Dashboard Q1 July-Sept 2015 
were reviewed relative to their respective areas and progress/or 
otherwise noted.  
 
GENERAL BUSINESS  
There being no further discussion, the Chair accepted a motion to move into Public Excluded. 
 
 
RESOLUTION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
 

Page 6 of 7 

RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 
22. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting  
 
-  Public Excluded 
 
23. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting 
 
-  Public Excluded 
 
24. 
Board Approval of Actions exceeding limits delegated by CEO 
 
25. 
Chair’s Report 
 
 
Reports and Recommendations from Committee Chair 
26. 
Finance Risk and Audit Committee 
27. 
Hawke’s Bay Clinical Council 
 
 
Moved:  

Diana Kirton 
Seconded: 
Helen Francis 
Carried 
 
The public section of the Board Meeting closed 3.07pm 
 
 
 
Signed: 

 
 
 
 
Chair 
Date:   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 7 of 7 

Document Outline