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Bay of Plenty’s submission to the: Review of Official Information Legislation 
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL SUBMISSION TO THE: Review of Official Information Legislation 
 
 
Reference to the document  
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comment & Rationale  
Question 1 
The Regional Council agrees that a full schedule would clearly identify for public and 
local authorities what agencies information public have access to under the act. 
Do you agree that the schedules to each Act Trade Secret 
 
in Official Information Act 1982 (OIA) and Local 
Government Official Information and Meetings Act 1987 
(LGOIMA) should list every agency that they cover? 
Question 2 
We are in agreement as this will support consistency and clarity 
 
Do  you  agree  that  the  schedules  to  the  OIA  and  LGOIMA 
should be examined to eliminate anomalies and ensure all 
relevant bodies are included? 
 
 
Question 3  
 
Do you agree that  State Owned Enterprises (SOE) and 
The Regional Council is of the opinion that responses to OIA requests can present an 
other crown entity companies should remain within the 
administrative burden and a risk of the accidental divulgence of items of commercially 
scope of the OIA 
sensitivity  not  present  in  the  private  sector/competition.    Administrators  of  OIA 
requests  are  rarely  legal  experts.    There  would  be  public  benefit  and  organisational 
efficiency in putting in place clear guidelines where possible, identifying what is open 
for  disclosure  and  what  is  clearly  exempt  from  assessment  for  disclosure  purposes 
especially  where  this  exemption  exists  via  other  legislation  or  where  information  is 
publicly  available  already  due  to  other  legislative  requirements.    Ie  Clear  guidelines 
could  be  readily  available  for  State  Owned  Enterprises  (SOE)  and  crown  entities 
identifying classes of information that will not require individual document review and 
consideration for release under OIA.  
 

Bay of Plenty’s submission to the: Review of Official Information Legislation 
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BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comment & Rationale  
The Regional Council is of the opinion responses to LGOIMA requests can present an 
Question 4  
administrative burden and a risk of the accidental divulgence of items of commercially 
Do  you  agree  that  council  controlled  organisations  should  sensitivity  not  present  in  the  private  sector/competition.    Administrators  of  LGOIMA 
remain within the scope of the LGOIMA? 
requests  are  rarely  legal  experts.    There  would  be  public  benefit  and  organisational 
efficiency in putting in place clear guidelines where possible, identifying what is open 
 
for  disclosure  and  what  is  clearly  exempt  from  assessment  for  disclosure  purposes 
especially  where  this  exemption  exists  via  other  legislation  or  where  information  is 
publicly  available  already  due  to  other  legislative  requirements.    Ie  Clear  guidelines 
could  be  readily  available  for  Council  Controlled  Organisations  (CCO’s),  Council 
Controlled  Trading  Organisation  (CCTO’s)  etc  identifying  classes  of  information  that 
will not require individual document review and consideration for release under OIA.  
We are in agreement as this will support consistency and clarity 
Question 6 
Do you agree that the OIA should specify what information 
relating to the operation of the Courts is covered by the 
Act? 
Question 7  
We  agree  and  the  Regional  Council  is  of  the  opinion  that  there  is  inadequate 
protection against  the provision of lists of details held in corporate databases where 
Should any further categories of information be expressly 
these  databases  are  not  “public  registers”  with  specific  protection  grounds  already 
excluded from the OIA and the LGOIMA? 
enacted.  E.g.  There  does  not  appear  to  be  any  protection  for  resource  consent 
holders etc  that prevents a list of consent holders and consent locations from  being 
distributed.  This by default provides the ability for targeted advertising or harassment 
of these parties.   
The Regional Council is aware that the Ombudsmen advocates for provision of these 
details.  This organisation would support an amendment specifying the purposes for 
which  this  type  of  information  can  be  released.    Consent  applicants  are  required  to 
provide these details.  Once in the custody of the organisation it would be desirable to 
have a mechanism to improve the balance between the public’s right to know and the 
protection  and  privacy  of  the  parties  involved.    This  organisation  does  not  seek  to 
over-ride  the  RMA’s  requirement  to  hold  and  have  available  details  of  consents  or 
provide information relevant to an area or consent type.  The purpose is to prevent a 
convenient list being provided to any requestor regardless of their intent. 

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BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comment & Rationale  
Question 8  
We agree in part that some clear exceptions and categories would support time saving 
and  minimise  risks  around  commercial  sensitivity  especially  with  SOE’s,  CCO’s  etc.  
Do  you  agree  that  the  OIA  and  the  LGOIMA  should  Some exceptions around emails which are essentially notes rather than information 
continue to be based on case-by-case model 
would  also  benefit  time  efficiencies  for  the  organisation  actioning  the  request  and 
ensure the requestor is not charged for and provided with irrelevant items. 
 
Question 9  
We  agree  in  part  that  more  guidance  would  be  of  significant  value  in  creating 
consistency and fairness and minimising confusion.  These guidelines need to be well 
Do  you  agree  that  more  clarity  and  certainty  about  the  indexed  and  readily  accessible  as  it  is  currently  difficult  to  find  specific  assistance 
official  information  withholding  grounds  can  be  gained  even  though  it  may  be  available  on  the  Ombudsmen’s  website  or  elsewhere.  
through  enhanced guidance  rather than  prescriptive  rules?  However guidance is not legislation and there is some security in having requirements 
Redrafting  the  grounds  or  prescribing  what  information  clearly available in law.  BOPRC has commented on some areas where they believe 
should be released in regulation. 
legal specificity may be the safer approach.  
 
Question 10  
We agree that a user friendly plain English version would be of benefit for consistency 
and  clarity  in  application.    Would  need  to  include  summaries  as  reasoning  can  be 
Do  you  agree  there  should  be  a  compilation,  analysis  of  quite complex. 
and commentary on the case notes of the Ombudsman? 
Question 11  
We  agree  that  it  needs  to  be  simple/well  indexed/user  friendly  to  encourage  greater 
reliance by those applying legislation 
Do  you  agree  there  should  be  greater  access  to  and 
reliance on case notes as precedents? 
Question 12  
The  Regional  Council  support  this  as  it  will  improve  confidence  in  application  of 
guidelines. 
Do  you  agree  there  should  be  reformulation  of  the 
guidelines with greater use of case examples? 
Question 13  
The Council support this concept.  This organisation would also like to have available 
ongoing opportunity for users to submit on improvements to ensure the website is user 
Do  you  agree  there  should  be  a  dedicated  and  accessible  friendly for the authorities entrusted with carrying out OIA and LGOIMA requests. 
official information website 

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BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comment & Rationale  
Question14 - 15  
The Bay of Plenty Regional Council (BOPRC) believes that the proposed reformulated 
provisions  more  clearly  support  the  ability  of  members  and  employees  to 
Q14   
communicate  in  an  unsterilized  manner.      Honest  opinion  and  advice  will  support 
Do  you  agree  that  the  “good  government”  withholding  better decision making. 
grounds should be redrafted? 
Q15   
What  are  your  views  on  the  proposed  reformulated 
provisions relating to the “good government” ground 
Question 18 
The  Regional  Council  would  support  and  amendment  to  include  interpretation  of 
 
OIA/LGOIMA and clarification around intellectual property would be more accessible.   
Do you think the trade secrets and confidentiality 
withholding grounds should be amended for clarification? 
This organisation submits that explicit mention in OIA section 9(2)(ba)(i) and LGOIMA 
section 7(2)(c) to include information created internally that should have an obligation 
 
of  confidence  would  provide  better  protection  and  confidence  for  public  dealing  with 
Government and Council on sensitive issues 
Question 19  
In  the  experience  of  this  organisation  there  are  organisations  that  have  a  standard 
 
practice  of  placing  confidentiality  clauses  on  their  documentation.    Outsourcing  of 
Do you agree that the official information legislation should  activities  and  research  undertaken  on  behalf  of  the  public  should  not  remove  the 
continue  to  apply  to  information  in  which  intellectual  public’s right to the information. 
property is held by a third party? 
Question 21  
We  support  public  interest  factors  relevant  to  be  taken  into  consideration  in  decision 
making in the form of guidelines rather than prescriptive legislation.  There are factors 
Do  you  think  the  public  interest  factors  relevant  to  to  be  considered  in  all  aspects  of  information  requests  not  just  commercial 
disclosure of commercial information should be included in  information.    It  is  likely  legislative  prescription  in  this  area  would  necessitate 
guidelines or in the legislation? 
comprehensive documentation on the part of the organisation actioning the request to 
provide proof of the decision making process.  
Question 22  
Yes the Regional Council has some difficulty in accurately assessing whether specific 
data  is  of  commercial  sensitivity  in  cases  where  industry  specific  knowledge  is 
Do you experience any other problems with the commercial  required that is not available in house.  Working in partnership with the information 
withholding grounds? 
provider can be a juggling act between them wanting to with-hold everything and the 
requirement to assess content and provide all information possible.   
Lack  of  confidence  in BOPRC’s  ability  to protect  items  of  commercial  sensitivity  can 
affect customers will to provide full information. 

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BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comment & Rationale  
Question 23 - 25 Q23  
In relation to privacy in general BOPRC wishes to comment that this organisation does 
 
not  consider  it  to  be  in  the  interests  of  shared  services  for  Local  Authorities  to  be 
Which option do you support for improving the privacy 
prevented from sharing information in the form of electronic data that may be obtained 
withholding ground: 
from  a  public  register  where  the  sharing  of  that  information  will  constitute  more 
  Option 1 – guidance only, or; 
effective  use  of  existing  (public)  resources.    Although  this  sharing  is  protected  by 
  Option 2 – an “unreasonable disclosure of information” 
clauses in legislation relevant to each register a remedy for limited disclosure to other 
amendment while retaining the public interest balancing 
local authorities under LGOIMA would be useful. 
test, or; 
  Option 3 – an amendment to align with principle 11 of the 
Privacy Act 1993 while retaining the public interest test, or; 
Option 4 – any other solutions? 
Q24  
 
Do you think there should be amendments to the Acts in 
relation to the privacy interests of: 
(a) deceased persons? 
(b) children? 
Q25  
 
Do you have any views on public sector agencies using the 
OIA to gather personal information about individuals? 
Question 27  
The Regional Council supports (a) and (b), a clear mandate to consider the safety of 
 
parties  providing  information  to  local  and  central  government  before  its  disclosure 
Do you think there should be new withholding grounds to 
should be available.  It is a responsible position for this legislation to take. 
cover: 
(a) harassment; 
Although the Resource Management Act (RMA) and LGOIMA provide protection from 
(b) the protection of cultural values; 
disclosure for some aspects of cultural importance (specifically Waahi Tapu) BOPRC 
(c) anything else? 
does not believe this goes far enough.  It is in the community’s interest to encourage 
the sharing of information in order to protect areas of cultural significance.   
 
The  BOPRC  has  received  legal  advice  that  the  RMA  and  LGOIMA  do  not  provide 
enough protection to prevent the disclosure of this type of information under LGOIMA.  
This  legal  issue  has  prevented  Iwi  sharing  formation  with  Council  in  some  cases.    It 
also  reduces  the  level  of  trust.    An  addition  criteria  as  suggested  for  withholding 
information  that  may  “threaten the  control  over  and or  the  integrity  of  Maori  or  other 
traditional knowledge or other culturally sensitive material” would present opportunities 
for improved and constructive knowledge sharing between BOPRC and Maori Groups 
in the region.  

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BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comment & Rationale  
Question 28  
We support that an amendment as proposed will provide more clarity to the public and 
 
reduce instances of public feeling they are the victims of staff tactics. 
Do  you  agree  that  the  “will  soon  be  publicly  available” 
ground should be amended as proposed? 
Question 36  
We  agree  that  requesters  may  not  understand  the  implications  of  their  request.  
 
Consultation  with  the  requestor  to  clarify  their  request  where  it  may  involve  large 
Do  you  agree  that  agencies  should  be  required  to  consult  amounts of information will reduce unnecessary time for the organisation and expense 
with requesters in the case of requests for large amounts of  for the requestor.  Changing the wording to “should” places a more direct obligation to 
information? 
consult which will benefit all parties.   
Question 37  
We  agree  that  the  intent  of  the  amendment  is  supported  however  it  may  be  in  the 
 
public interest to also specify what constitutes acceptance.  A timeframe of less than 
Do  you  agree  the  Acts  should  clarify  that  the  20  working  20  days  may  be  set  to  prescribe  the  period  within  which  council  may  return  to  the 
day limit for requests delayed by lack of particularity should  applicant for due particularity 
start when the request has been accepted? 
Question 38 
The  Regional  Council  agrees  that  review  and  assessment  are  the  most  significant 
Do  you  agree  that  substantial  time  spent  in  “review”  and  time factors in a number of more complex requests; these actions are required by the 
“assessment”  of  material  should  be  taken  into  account  in  act and should be considered in relation to the organisations ability to comply with a 
assessing  whether  material  can  be  released,  and  that  the  request. 
Acts should be amended to make that clear? 
Question 42  
We agree that vexatious could be better defined in plain English to reflect the intent of 
 
removing  individual’s  ability  to  create  nuisance  and  unnecessary  expense.    It  is 
Do you agree that the term “vexatious” should be defined in  unclear whether the terms bad faith or not in good faith would provide this. 
the Acts to include the element of bad faith? 
Question 43  
This organisation is in agreement with question 42.  However we believe the ability to 
 
decline  a  request  in  situations  where  substantially  the  same  information  has  already 
Do  you  agree  that  an  agency  should  be  able  to  decline  a  been  provided,  should  include  a  requirement  to  consult  with  the  requestor  as  to  the 
request  for  information  if  the  same  or  substantially  the  reasons for the similar request.  The initial or subsequent request may not have been 
same  information  has  been  provided,  or  refused,  to  that  interpreted by the organisation in the way the requestor meant. 
requester in the past? 

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BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comment & Rationale  
Question 45  
The  Regional  Council  does  not  agree  and  is  of  the  opinion  that  rather  than  require 
requestors to state their purpose, guidelines should be in place or the act should state 
Do you agree that, as at present, requesters should not be  that responding organisations are able to enquire as to the purpose of the request.  
required to state the purpose for which they are requesting  The requestor may or may not be required to respond.  A name should be required 
official information nor to provide their real name? 
regardless  of  whether  it  is  false.    A  name  is  a  point  of  reference  and  provision  of 
information  to  unnamed  parties  reduces  the  organisations  ability  to  consult  with  the 
party on aspects of the request and advice of costs etc. 
Question 46  
The BOPRC agrees that it may not be necessary to specify, oral vs. written especially 
in the age of changing technologies where further grey areas may arise.  “Any request 
Do  you  agree  the  Acts  should  state  that  requests  can  be  in any form for information received by a local authority/government department is a 
oral or in writing, and that the requests do not need to refer  LGOIMA/OIA request and subject to the requirements of the act.” 
to the relevant official information legislation? 
Question 47  
The  BOPRC  supports  that  having  a  central  place  for  public  to  go  and  providing 
agencies subject to LGOIMA and OIA with the ability to provide the link from their own 
Do  you  agree  that  more  accessible  guidance  should  be  website will help requestors and responding agencies. 
available for requesters? 
Question 48  
This  organisation  agrees  that  if  the  research  is  showing  that  the  current  time  limit  is 
 
largely being met an amendment is not necessary.  In the case of BOPRC where the 
Do you agree the 20 working day time limit should be 
number  of  requests  put  pressure  on  time  and  resource,  the  20  days  timeframe  is 
retained for making a decision? 
practical  for  the  purposes  of  most  requests.    Although  the  majority  of  requests  are 
 
processed  in  well  under  the  20  days  a  reduced  timeframe  would  create  additional 
administrative burden in situations where extensions are required.  We are unable to 
see a tangible benefit in a change. 
Question 52  
We agree that entering into a debate with requestors regarding timing of response is 
 
not  productive  or  good  for  relationships.    Recourse  through  the  Ombudsmen  is 
Do  you  agree  there  is  no  need  for  an  express  power  to  adequate if the requestor is unhappy with a time extension. 
extend the response time limit by agreement? 
Question 53  
The  BOPRC agrees that a maximum  extension time may result in more requests for 
information being refused on the grounds of substantial collation and research as the 
Do you agree the maximum extension time should continue  use  of  this  provision  may  be  a  matter  of  available  resourcing  within  the  given 
to be flexible without a specific time limit set out in statute? 
timeframe. 
 

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Question 57  
The BOPRC agrees in part that it is fair to give prior notice to third parties where they 
have significant interest.  This places another burden of assessment on the authority 
Do  you  agree  there  should  be  a  requirement  to  give  prior  responding to the request and the timeframe of the response can become dependant 
notice  of  release  where  there  are  significant  third  party  on the third party while the agency is accountable for meeting the timeframe.   
interests at stake? 
Any  requirement  to  give  prior  notice  should  only  be  applicable  to  situations  where 
good  reason  exists  to  with-hold  the  information  but  the  information  may  be  released 
due to overriding public interest.  The requirement should include consultation with the 
third party not just “notice” and the ability for the third party to go to the Ombudsman 
with concerns before the release of information.  
 
Question 58  
We recommend that 5 working days for review and consultation by third parties. 
How long do you think the notice to third parties should be? 
 
Question 62 
The BOPRC suggests that it is unfair to assume the format that is convenient for the 
releasing agency is practical for the requestor.  Providing information in a format that 
Do  you  think  that  whether  information  is  released  in  the requestor is unable to use is essentially refusing their request for information. 
electronic  form  should  continue  to  depend  on  the 
preference of the requester? 
 
Question 63  
The Public Records Act requires agencies to create and maintain accessible records.  
BOPRC suggests that changes to OIA and LGOIMA should not conflict with this.  Any 
Do  you  think  the  Acts  should  make  specific  provision  for  specific  exclusion  of  metadata from  official  information  requests  should be  carefully 
metadata,  information  in  backup  systems  and  information  defined to ensure the provision does not exclude the use of metadata where it can 
inaccessible without specialist expertise? 
more easily be used to present information. 
Question 64  
The Ministry of Justice Charging Guidelines allow for recovery of photocopying costs, 
the BOPRC agrees that this is a good indicator that it is fair 
Should  hard  copy  costs  ever  be  recoverable  if  requesters 
select hard copy over electronic supply of the information? 
   
 

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BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comment & Rationale  
Question 66 and 67 Q66  
The  Regional  Council  supports  that  there  should  be  clear  consistent  charging 
Do you agree there should be regulations laying down a 
guidelines.  Charge amounts do not need to be in statute but the authority responsible 
clear charging framework for both the OIA and the 
for prescribing the rate should be referenced in both LGOIMA and OIA and required to 
LGOIMA? 
set and review the rate. 
Q67  
We  would  support  rules  based  on  categories  of  request  but  not  categories  of 
Do  you  have  any  comment  as  to  what  the  framework  requestor  as  this  would  encourage  requestors  to  mislead  agencies  about  their 
should 
be 
and 
who 
should 
be 
responsible 
for  purpose and identity. 
recommending it? 
Question 85  
We  do  not  agree  and  the  BOPRC  considers  current  reporting  requirements  to  be 
Do  you  think  there  should  be  any  further  mandatory  sufficient.    Further  requirements  for  pro-active  disclosure  would  place  further  burden 
categories  of  information  subject  to  a  proactive  disclosure  on resources particularly affecting smaller authorities in the BOP region. 
requirement in the OIA or LGOIMA? 
Question 90  
We  agree  that  pro-active  disclosure  is  a  commendable  goal  but  the  current 
environment  does  not  allow  for  the  additional  administrative  costs  disclosure  logs 
Do  you  agree  that  disclosure  logs  should  not  be  would  create.    The  current  legislation  does  not  provide  protection  for  pro-active 
mandatory? 
release, BOPRC assumes this would hold true of information disclosed via logs.   
We  suggest  that  disclosure  logs  being  so  readily  accessible  have  more  risk  to  their 
subjects than specific release to specific requestors.  Given the risk and the cost, the 
decision to publish disclosure logs should be left to each agency. 
Question 91  
The Regional Council agrees that it is appropriate under the current OIA and LGOIMA 
that these  sections  do  not  apply  to  pro-active  release.    A  very  high  duty of  care  and 
Do you agree that section 48 of the OIA and section 41 of  responsibility should be taken in pro-active release of information  
the 
LGOIMA 
which 
protect 
agencies 
from 
court 
proceedings should not apply to proactive release? 
If  there  is  a  desire  or  legal  directive  to  increase  pro-active  release  by  government 
agencies  it  is  inconsistent  and  unfair  not  to  provide  some  protection  in  law  to 
encourage responsible pro-active disclosure.   
Question 92  
The  BOPRC  supports  the  addition  of  this  function  as  it  has  the  potential  to  support 
better  understanding,  consistency  in  application,  improved  compliance  and  better 
Do  you  agree  that  the  OIA  and  the  LGOIMA  should  service to requestors.  Also has potential to reduce time spent on internal and inter-
expressly  include  a  function  of  providing  advice  and  agency  discussions  on  appropriate  application  of  the  acts  and  provide  more 
guidance to agencies and requesters? 
confidence to agencies in the appropriateness of their information provision. 

Bay of Plenty’s submission to the: Review of Official Information Legislation 
Reference to the document  
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comment & Rationale  
Question 93  
Given that LGOIMA applies to all requests for information to a local authority, any staff 
member  from  front  line  support  through  to  the  Chief  Executive  may  be  answering 
Do  you  agree  that  the  OIA  and  LGOIMA  should  include  a  requests under LGOIMA on any given day.  A central agency responsible for training 
function  of  promoting  awareness  and  understanding  and  and  education  will  enhance  organisations  ability  to  up  skill  staff  and  provide 
encouraging education and training? 
organisations  with  the  correct  information  and  confidence  to  communicate  LGOIMA 
requirements and improve procedures and knowledge internally. 
Question 94 and 95 Q94  
Although  the  BOPRC  supports  the  concept  of  monitoring  and  reporting  on  the 
 
application of the act there are concerns around the practicality of obtaining accurate 
Do you agree that an oversight agency should be required 
statistics on requests.  Given the broad application of the LGOIMA and OIA in regards 
to monitor the operation of the OIA and LGO IMA, collect 
to  what  is  considered  to  be  an  official  information  request  it  is  unlikely  organisations 
statistics on use, and report findings to Parliament 
will be in a position to provide true results as to how many requests they have had as 
annually? 
many  occur  informally  or  briefly  over  the  counter.    The  administration  costs  and 
Q95  
margin for error in collecting statistics for requests may minimise any benefit. 
 
Do you agree that agencies should be required to submit 
statistics relating to official information requests to the 
oversight body so as to facilitate this monitoring function? 
 
Question 96 
Although  a  specific  audit  function  is  considered  unnecessary  the  BOPRC  would 
Do you agree that an explicit audit function does not need 
appreciate  having  access  to  an  authority  responsible  for  providing  local  authorities 
to be included in the 
with review and recommendation services around their internal LGOIMA process and 
OIA or the LGOIMA? 
application. 
Question 97  
The BOPRC supports this as good practice. 
Do  you  agree  that  the  OIA  and  LGOIMA  should  enact  an 
oversight  function  which  includes  monitoring  the  operation 
of  the  Acts,  a  policy  function,  a  review  function,  and  a 
promotion function? 

Bay of Plenty’s submission to the: Review of Official Information Legislation 
Reference to the document  
BAY OF PLENTY REGIONAL COUNCIL -   Comment & Rationale  
Question 104  
Disagree 
Do you agree that the LGOIMA should be aligned with the 
OIA in terms of who can make requests and the purpose of 
Given  that  there  is  no  explicit  requirement  for  the  requestor  to  identify  themselves 
the legislation? 
BOPRC  believe  this  clause  may  be  unenforceable  in  OIA  and  unnecessary  in 
LGOIMA. 
 
BOPRC  believes  that  the  OIA  assumption  in  the  purpose  statement  is  that  a 
progression  was  required  from  the  initial  state  secrecy  stance  to  that  of  right  to 
access.  LGOIMA having been enacted at a later stage assumes that progression has 
taken place and has an explicit purpose to provide for availability not merely progress 
towards  it.    It  is  considered  by  this  organisation  that  the  latter  is  the  more  desirable 
stance for a local authority and therefore a change is not supported. 
 
Question 105  
 
Is  the  difference  between  the  OIA  and  LGOIMA  about  the  BOPRC  believes  that  the  requirements  of  the  Public  Records  Act  for  authorities  to 
status  of  information  held  by  contractors  justified?  Which  apply certain standards of care and access to public records including those created 
version is to be preferred? 
by  contracted  parties  should  be  reflected  in  the  OIA  and  LGOIMA  and  explicit  to 
contractors.   
“Where  any  local  authority  enters  into  any  contract  (other  than  a  contract  of 
employment) with any person or organisation in relation to any matter, information that 
is created or received by that person or organisation in relation to conducting activities 
for  or  on  behalf  of  the  authority  is  deemed  to  be  the  property  of  the  authority  and 
subject to requests under this act” 
Question 107  
Agree 
 
Do you agree that the OIA and the LGOIMA should remain 
Although there may be some confusion for the public  when making requests quoting 
as separate Acts? 
OIA rather than LGOIMA has no impact on the request itself.  Currently there are clear 
and relevant areas of official information legislation for Central vs. Local Government.  
 
BOPRC  considers  this  separation  to  represent  the  more  user  friendly  option  and 
believes any attempt to combine the two acts may lead to confusion and complexity.