This is an HTML version of an attachment to the Official Information request '"Best Practice Case Management Principles around the use of medical assessments"'.

16 May 2016 
Lee M 
[FYI request #3857 email] 
Dear Lee M 
Official Information Act Request 
Thank you for your email of 5 April 2016 to Hon Nikki Kaye, Minister for ACC, asking 
for the following information under the Official Information Act 1982 (the Act): 
Question 1  
“In a letter written by Gabby Boag (then) Senior Advisor, ACC 
Government Services to a Mr Anthony Jordan (using this FYI website) 
dated 28 2014, it was stated that; “…ACC has developed best practice 
case management principles around the use of medical assessments.” 

I requested a copy of the ACC’s “best practice case management 
principles around the use of medical assessments” in a letter dated 22 
January 2015.  

(…) I was not provided with the “best practice case management 
principles around the use of medical assessments” information I had 
specifically requested, and as so clearly described by Gabby Boag. 
Instead, I was provided me with copies od two internal policy documents 
that are unrelated to “the use of medical assessments” and which are 
titled “Principles of client centric services” and “Principles of effective 
three point contact”. 

It is not possible that the ACC does not have the information that Gabby 
Boag referred to as abovementioned and I am again requesting that I be 
provided with a copy of the ACC’s “best practice case management 
principles around the use of medical assessments.” 

Question 2 
Mr Darrel Read of  the ACC’s Southern Short Term Claims Centre 
Gradual Process Team advised me in a letter dated 13 March 2015 that; “ 
,,, the use of Occupational Physician Assessments within the Work 
Related Gradual Prcoess team are used as a tool to determine cover, we 
do not have a standard policy and as it is not the same as a Vocational 
Medicine Assessment or an initial Medcial Assessment.” Yet, Mr Read 
had earlier advised me in an e-mail dated 11 February 2015 that –  in 
relation to the ACC’s request that I attend an Occupational Physician – 
S55 of the AC Act would apply “in conjunction with our team policy.” 

I am requesting a copy of the “team policy” that Mr Darrel Read referred 
to as quoted above.” 

Your request was transferred to ACC under section 14(b)(ii) of the Act and was 
received by ACC on 15 April 2016. 
Our response 
Question 1 
In your request you have explained that you are dissatisfied with ACC’s response to 
your request of 22 January 2015 asking for a copy of ACC’s “best practice case 
management principles around the use of medical assessments”  
referred to in a 
response to Anthony Jordan dated 28 January 2014 which was posted on the FYI 
website. ACC provided you with the information referred to in the response to Mr 
In preparing the response to Mr Jordan,  ACC took the view that he was asking on 
what basis ACC staff determine how, when, and who to refer their clients for 
assessment. Mr Jordan did not detail a specific type of assessment or client situation. 
The principles Ms Boag was referring to are the starting points for all front line staff 
dealing with clients. These are the documents that were provided to you. 
Given the vast range of ACC entitlements available, spanning social and vocational 
rehabilitation, and including regular assessments to determine injury status, there are 
many policies and processes that staff are required to follow. By way of example 
only, here are a few different scenarios: 

Application for home help – an assessor needs to visit the client in their home 
to determine their injury-related needs 

Application for weekly compensation –  a medical certificate confirming 
diagnosis and duration of incapacity is generally acceptable 

Incapacity extends beyond expected recovery duration –  a referral to a 
specialist medical clinician may be necessary to ensure the appropriate 
treatment and rehabilitation initiatives are being followed 

Treating practitioner indicates non-medical conditions have come into play  - 
referral to a specialist  medical clinician may be necessary to distinguish 
between injury and non-injury related factors 

Application for an Independence Allowance –  a referral to  a  provider is 
determined based on the client’s injury/diagnosis 

Application for elective surgery after a client has returned to independence – 
ACC needs to consider what clinicians to involve, to assess whether or not 
the application is directly linked to the covered injury 

Application for assistance with pain management – may require referral to an 
orthopaedic specialist, or a psychologist for a cognitively-based pain 
management programme 

Vocational Independence –  may require referral to multiple assessors to 
ensure all covered injuries are evaluated (e.g. orthopaedic for a back injury 
and a psychologist or psychiatrist for mental injury and so forth) 
Each entitlement has a different set of policies and processes that staff are required 
to follow. However, the starting point for all front-line staff dealing with clients are the 
processes mentioned to Mr Jordan and provided to you, as explained above. There 

is  more information that ACC staff use, but what they refer to will depend on the 
individual circumstances of each client. 
Claims Help Information and Policy System 
ACC’s standard policies and processes have not been held in paper copy for many 
years now, but were replaced with an electronic staff intranet database, known as the 
Claims Help Information and Policy System, or CHIPS. A key benefit of this system is 
that it allows for the instant updating of information, which makes it a living database.  
This database consists of over 50,000 pages of work material which are not ordered 
consecutively like a book. Rather, it is a constructed database or individual 
documents  accessed via electronic searches using either key words or subjects. 
Each individual page relies on a network of hyperlinks to navigate between different 
layers of the page’s material. There is no easy way to print a paper copy of all the 
information relating to client referrals for all the different types of entitlements and 
assessments, and retain the use of relevant hyperlinks. 
This is not to say that ACC cannot collect and provide information from CHIPS. It 
helps however if requesters specify the actual processes and policies they are 
interested in; for instance, standard policies and processes relating to the medical 
aspects of the vocational independence process.  
In response to your original request, you were provided with the principles that Ms 
Boag  was referring to in her response to Mr Jordan. If there are further processes 
and policies that you are interested in, we recommend you make a new request 
specifying these. 
Question 2 
As ACC is unable to locate the email dated 11 February 2015 from Darrel Read that 
you are referring to, we ask that you provide us a copy of said email in order to assist 
us in providing you with a response to this part of your request. 
Queries or concerns 
If you have any questions, ACC will be happy to work with you to answer these. You 
can contact us at [email address]  or in writing to Government 
Services, PO Box 242, Wellington 6140.  

You have the right to complain to the Office of the Ombudsman about our 
decision.  You can call them on 0800 802 602 between 9am and 5pm on weekdays, 
or write to The Office of the Ombudsman, PO Box 10152, Wellington 6143
Yours sincerely  
Government Services