This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Office of the Complaints Investigation ACC use of the ACC712 preliminary Summary of Events form.'.
16 March 2016 
David Lawson 
[email address] 
[FYI request #3746 email] 
Dear Mr Lawson 
Official Information Act Request 
Thank you for your requests, seeking information on the following matters on the 14 March 2016: 
1.  It would be  appreciated  if  you  could provide  to me all  Official  Information  in relation to the 
Healthlink and MMex health information systems and whether ACC use these systems. 
Please  provide  all  official  information  as  to  what  other  systems  ACC  used  for  information 
management and transfer. 

In your response please provide all official information on how an individual can gain access 
to all correspondence that has been transferred using these systems. 
It would also be useful to have provided all official information as to how long the information 
that  has  been  transferred  in  these  systems  can  be  retained  within  this  network  for  other 
treatment providers to access. 
Please also provide any and all official information as to whether this system can be used to 
store  notes,  and  or  information  ona  health  client  which  can  be  retained  on  either  of  these 
systems  for  periods  of  time.  Also  whether  there  are  a  list  of  indicators  that  are  able  to  be 
attached to theses systems that identify the individual for certain criteria and or certain levels 
of health provision. 
Please  also  advise  who  is  responsible  for  the  management  and  overseeing  of  these 
systems. If it is not the ministry of health, what agency should I seek this information from. 

It would be appreciated if you could supply to me all official information that is associated 
with and detail the the process that ACC Complaint Investigators are bound to comply with in 
response to the conducting an investigation of a complaint on behalf of an ACC client. 
Please supply all procedural, policy, guidelines and training manuals, documents and 
information associated with the full complaints process, through ACC receiving and 
acknowledging a clients complaint through to the completion of the investigation by the OCI 
Investigator, inclusive of all responsibilities attached to the OCI complaint investigator during 
this full process. 
In your response please ensure all official information associated with the use of ACC's 
ACC712 Summary of events documentation is enclosed with your response, together with 

the official information that outlines the Complaint Investigators responsibility to complete this 
ACC712 Soe fully for each complaint, be there one complaint or several complaints. 
Please also provide all official information associated with the responsibilities of the OCI 
Investigator, in the event that an OCI Complaints investigator is approached by an ACC 
client and requested to provide an amended preliminary ACC712 Summary of events  
document that fully responds to each complaint under investigation under all categories of 
the ACC712 form being Details of complaint, Investigations, breaches, requested 
outcomes/remedies sought, details of investigations done, the appropriate responses to the 
complaint under the Act, code and related legislation , and the OCI Investigators individual 
preliminary findings for all complaints under investigation to be included on the ACC712 
Summary of events. 
With the acc client's request based on the prior provision by the ACC OCI investigator of an  
incomplete ACC712 Summary of events supplied to them that; 
1) fails to describe the OCI Investigators understanding of several of the complaints,   
2) omits to provide details of any investigations undertaken by the Complaints investigator,  
3) omits to educate the ACC claimant on the impact of the complaint in terms of the Act, 
Code and any other legislation,  
4) and omits to provide a preliminary finding on several complaints,  
which in essence the OCI Investigator has at the preliminary ACC712 Summary of events 
stage, failed to investigate the complaint and therefore removes the ACC client's ability to 
have a valid right of reply to the ACC Complaint Investigators investigation as noted above, 
and in the ACC OCI Investigator doing so compromises the ACC client's rights to have their 
complaint fairly investigated, to be in a position to be fairly hear through this complaints 
investigation process and thus by association the clients right to receive natural justice 
thorough this process has been substantively compromised. 

ACC is working on your requests and wil  be in touch with you as soon as possible and certainly no 
later than 13 April 2016. 
If you have any questions in the meantime, please contact [email address]. 
Yours sincerely 
Janine McGruddy 
Senior Advisor