RELEASED 
UNDER 
THE 
OFFICIAL 
INFORMATION 
ACT

---

RELEASED 
NZDIA Forum – Nov 15 
UNDER 
Engaging with Defence 
THE 
OFFICIAL 
The Pre-Tendering Phase 
INFORMATION 
Richard Harrison
Industry Procurement Specialist 
Better By Procurement (BBP) Group 
New Zealand Trade and Enterprise (NZTE) 
ACT

---

RELEASED 
Improving your win rate – means starting early 
• Once a tender is released the buyer and the law dictates the
UNDER 
process
• Suppliers need to be preparing well before the release date
THE 
Effort 
OFFICIAL 
Panic 
Effort 
Win 
INFORMATION 
Lose 
React 
Tender 
Time 
Start your pre-tender 
Release 
ACT
activity here 

---

RELEASED 
Improving your win rate – start early 
1. Chase the right deal
6. Choose your language well
UNDER 
2. Get your team together
7. Have an USP and BBQ bite
3. Have capture strategy
8. Prove everything
4. Focus on the needs
9.
THE  Have a presence
5. Build relationships
10.Eliminate risk and concerns
OFFICIAL 
Effort 
INFORMATION 
Win 
Lose 
ACT
Tender 
Time 
Release 

---

RELEASED 
Check list: Homework, Product Validation, Process, Presence and Persistence 
Homework 
Product 
Process 
Presence 
Persistence 
Validation 
UNDER 
Spend time on 
What does the 
Establish your 
Web presence 
few markets 
Desk top 
buyer need 
internal  
develop quickly 
Research 
processes 
Organise 
Does your 
Follo
THE  w the 
market 
Spend the time 
yourselves and 
produce meet 
buyer’s 
presence 
to:  
any partners 
their needs? 
processes 
OFFICIAL 
What’s the 
Does it work? 
Comply with 
Strong 
1. Learn about
buying cycle 
regulatory 
relationships 
the customer 
processes 
and the process 
What the 
Can you prove 
Have a bid/no-
Attend briefings  2.
INFORMATION  Improve your
budget 
it? 
bid process  
relationships 
What the risk 
How do you 
Have a capture 
Network 
3. Determine
profile 
stack up against  strategy   
what your focus 
the competition 
areas should be 
ACT

---

RELEASED 
Summary - The Pre-tender phase 
• The right approach during pre-tender can embed a positive and lasting
UNDER 
impression with the buyer
• The wrong approach can damage your chances before the tender is even
released.
THE 
• By understanding the buyer and their needs – the next phase (writing the
OFFICIAL 
tender response) can be so much easier.
• Be strategic, engaging early and improve your odds
INFORMATION 
Training and resources 
- NZTE Better By Procurement: www.nzte.govt.nz/bbp  
- NZ Govt Procurement (MBIE): www.procurement.govt.nz 
ACT
A UK study found:  66% of successful tenderers were known to the buyer before the 
tender process 

---