1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

 
Covid-19 Protection Framework - Background 
3.  The COVID-19 Protection Framework (CPF) introduces a new traffic light system to 
manage COVID-19 in the community with Green, Orange and Red settings.  The CPF 
sets out general settings and restrictions in a range of environments. 
4.  The CPF is still in development, and our understanding of what it means for Te Tari 
Taiwhenua continues to evolve, with the framework itself, and with guidance from the 
Ministry of Health and the Public Service Commission. Our preliminary view is that not 
much wil  change for DIA in terms of the requirements of the CPF.  The CPF wil  present 
Te Tari Taiwhenua with some choices and ELT has already made some choices about  1982
travel and face masks.  ELT wil  also need to make choices about how and when to 
open up Auckland offices to staff and how and when to reconsider capacity limits on 
other sites.   
Act 
5.  The Government has mandated that certain people must be vaccinated to do their 
jobs. The Education Mandate affects some National Library staff and a process is 
nearing completion with the kaimahi in these jobs. Other than through the Education 
Mandate, the current draft of the CPF does not require any other staff or visitors for 
any of DIA’s premises to be vaccinated.  We do not expect this to change, but it cannot 
be confirmed until the order is made on Monday 29 November 2021. 
6.  There may be some additional requirements for events and gatherings but we 
understand that there is a choice to be made about whether events should be only 
Information 
available to vaccinated persons (including kaimahi).  The definitions of gatherings and 
events wil  not be clear until the order is made on Monday.  At that stage, further work 
wil  be needed to assess how this will apply to different activities organised by Te Tari 
Taiwhenua.  We anticipate that ELT wil  have some choices about how to proceed and 
we recommend bringing back further advice for ELT on a policy for events and 
gatherings. 
Official 
7.  On Tuesday 23 November, ELT agreed in principle that DIA will require all members of 
the public and visitors to be vaccinated.  It is possible that this decision could trigger a 
requirement under the CPF for al  staff to also be vaccinated.  Until the order is made, 
the  
it is not possible to confirm this.  Given this risk, ELT considered that an interim 
restriction on access could be put in place for staff, pending the outcome of the risk 
assessment process for kaimahi roles. 
8.  On 23 November ELT also provided feedback on a CPF guide for DIA.  This document 
under 
has now been updated to reflect ELT decisions, feedback from branch representatives, 
recent guidance from the Public Service Commission9(2)(h)
. 
Further details are outlined in the Implementing the COVID-19 Protection Framework 
for DIA section at the end of this paper. 
9.  On Thursday 25 November, ELT agreed to bring forward the timing of mandating 
decisions from 7 December 2021 to Tuesday 30 November 2021, to enable decisions to 
be made for the whole Department at the same time, and so that consultation with 
Released 
kaimahi, unions and other relevant groups can start before the implementation of the 
new traffic light system. 
 
 
IN-CONFIDENCE 
Page 2 of 19 

---

 
Decisions for ELT 
10.  The ELT Board is responsible for ensuring a safe working environment for employees, 
contractors and visitors. As part of this responsibility, the ELT Board is considering 
whether to require the fol owing groups to be vaccinated: 
a)  staff1;  
b)  members of the public visiting DIA sites to use our services; and 
c)  other visitors to DIA sites, for example contractors, suppliers and people attending 
meetings. 
1982
11.  Decisions must be made on the basis of health and safety risk assessments.  The 
Outcome of Risk Assessment Process section of this paper summarises the findings of 
these assessments.   
Act 
12.  There are a number of other matters that must be considered in making decisions on a 
vaccination policy, including: 
a)  Whether a vaccination policy is proportionate, as restricting access to our 
premises to vaccinated people could be seen as an indirect limitation on the 
right to refuse to undergo a medical procedure, which is protected by the New 
Zealand Bill of Rights Act 1990 (BoRA). 
b)  How restricting access to our sites to vaccinated people wil  impact on public 
access to DIA services - we need to consider whether any service is esse
Information ntial 
and, if it is essential, whether there is a viable alternative to onsite access. 
c)  How a vaccination policy will impact on Māori (staff and members of the public), 
taking into account the Crown obligations under Te Tiriti o Waitangi 
d)  Ensuring that any policy does not discriminate, for example on the basis of age, 
Official 
ethnicity, disability or religious belief. 
13.  In some circumstances there may be additional factors to be taken into account, such 
as: 
the  
a)  National Library and Archives New Zealand both have statutory obligations to make 
the material they hold accessible to the public. 9(2)(h)
 
. 
under 
b)  Whether there are any contractual constraints on imposing vaccine requirement 
for contractors and suppliers 
14.  These matters are canvassed in the following sections of this paper. 
15.  Following the ELT Board decisions, a number of further steps wil  be required.  These 
are outlined in the Next steps - consultation and communication section below. 
Released 
 
 
1 Other than those to which a statutory vaccine mandate applies. 
IN-CONFIDENCE 
Page 3 of 19 

---

 
What our kaimahi are telling us 
16.  There is high demand from leaders and kaimahi for more information, to support them 
to prepare for the transition to the new CPF, and frustration about the lack of detail 
about DIA work arrangements under each colour of the CPF. Kaimahi are also 
expressing concern about working alongside unvaccinated colleagues. 
17.  Information from the recent Whakahōki Kōrero survey indicates that our kaimahi are 
wanting Te Tari Taiwhenua to take a clear position as soon as possible on mandating 
vaccines in our workplace. 
1982
Outcome of Risk Assessment Process 
18.  The Department, as an employer, and PCBU, has duties under the Health and Safety at 
Act 
Work Act 2015 (HSWA) to ensure, so as far as reasonably practicable, the health and 
safety of our employees. Equal y, our employees have their own health and safety 
obligations to ensure, so as far as reasonably practicable, their own health and safety 
and that of others. This requires known hazards to be eliminated where possible, and if 
not possible, minimised by employing all reasonably practicable means to do so. 
19.  The risk assessment framework followed by DIA is broadly consistent with the 
approach taken by other public service agencies.  9(2)(h)
 
 Some of these 
Information 
considerations included: 
a)  Work activities that involved contact with the public, contractors, and staff from 
other sites or agencies 
b)  Work activities undertaken by public facing versus ‘back-office’ roles and the 
degree of intermingling across roles and work environments, including the need 
Official 
for flexibility of deployment in some role types 
c)  Frequency and length of exposure 
d)  The expectation that community cases would increase, balanced with the 
the  
greater number of vaccinated people 
20.  Risk assessments based on role types across DIA have now been carried out.  An 
example is included at Appendix B. Role types included al  roles that complete some 
form of public facing activity, as well as a number of role types that have no public 
under 
facing activities. 
21.  Branches, in consultation with the Wel being Health and Safety (WHS), identified role 
types across each branch, including MEC and the Royal Commission. Initial risk 
assessments were then completed by WHS and feedback was provided by branches. 
22.  The risk assessments found that in al  role types across all branches there was at least 
a medium level of risk of COVID being contracted or transmitted, with the likelihood of 
severe consequences. In role types where there were public facing activities the risk 
Released 
exposure increased to a high risk rating. This has resulted in risk ratings from 19 
(Medium) to 24 (high) across all groups, using DIA’s risk matrix. 
23.  Approximately 80% of the role types assessed resulted in risk ratings of 22-24 (High). 
The risk assessments found that the risk profile reduced after the controls described in 
this paper were considered, resulting in approximately 65% of roles found to have a 
residual risk rating of 9-13 (Moderate). 
IN-CONFIDENCE 
Page 4 of 19 

---

 
 
24.  Risk assessments were completed at pace and with only a smal  group of key contacts 
across each branch, a thorough consultation process has not yet taken place that 
includes employees, unions, health and safety or branch representatives.   
25.  Public health guidelines (such as the use of face coverings, basic hygiene measures, 
physical distancing, the use of QR codes etc.) if strictly adhered to, wil  reduce the 
likelihood of transmission further. There is a risk that these are not adhered to. 
Additional y where multi-layered controls can be applied together with vaccination, 
this would provide a more robust form of risk control. 
1982
Recommended controls 
26.  Given that nature of the work activities carried out across DIA and the identified risk 
exposure of all role types, vaccination is recommended as the most effective control 
Act 
for these groups to reduce the likelihood of transmission. 
27.  If mandatory vaccination is implemented, it is possible COVID-19 still could be 
contracted, but the likelihood of this is reduced, and the consequence of contracting 
COVID-19 is also reduced.  
28.  It is proposed to consult with kaimahi, unions and other relevant parties on a Draft 
Vaccination Policy for DIA, included as Appendix C. 
9(2)(h)
Information 
Official 
the  
under 
Released 
IN-CONFIDENCE 
Page 5 of 19 

---

 
9(2)(h)
1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 
IN-CONFIDENCE 
Page 6 of 19 

---

 
9(2)(h)
1982
Act 
Considerations and risks 
43.  We recommend that ELT does not seek to implement a vaccination mandate by Friday 
Information 
3 December.  We think it is preferable to consider the position of staff, contractors and 
visitors together and to consult with staff and contractors before making a final 
decision.   
44.  The current vaccination status of our employees is unknown however we have 
assumed that vaccination rates are largely representative of the wider New Zealand 
population (i.e. as at 26 November 2021, 85% of the
Official   eligible population has received 
two doses). If mandatory vaccination is implemented and the vaccination rates are 
lower than anticipated, this could result in a more significant percentage of staff who 
may be unable to continue their current employment. 
the  
45.  We could mitigate this risk by ensuring adequate lead-time for any changes to allow 
time to recruit or redeploy existing resources to minimise disruption.  Consideration 
should also be given to whether kaimahi could work solely from home for extended 
periods of time, noting that this has already been the case for some Auckland kaimahi, 
under 
as a result of Alert Level restrictions. 
46.  Consideration should also be given to the fact that there wil  be a disproportionate 
impact for Māori and Pasifika kaimahi as the vaccination rates for those populations 
(esp Māori) are lower than other populations. 
47.  Further work needs to be done to identify and consult with other PCBUs where we 
have joint or overlapping responsibilities for health and safety.  This could also be 
progressed during the period for staff consultation. 
Released 
48.  Providing assurance and clarity of our intentions to our people, along with seeking 
their views, wil  be key. The proximity to the Christmas close-down period means a 
number of our staff wil  be on leave from mid-December until mid-late January 2022. 
IN-CONFIDENCE 
Page 7 of 19 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

 
54.  It should be noted that there have been some changes to MOH and PSA guidance since 
ELT discussed the previous version of the DIA guidance A3, which will impact decisions 
previously taken by ELT.  Specifically: 
a)  In Red, guidance is now for workplaces to be Open and ‘working from home 
may be appropriate for some workers’, and not closed. 
b)  Although PSC guidance suggests that a Vaccine Pass may be a condition of entry 
for visitors, including contractors, our recommendation, as outlined above, is 
that we include this as part of our consultation process, before ELT confirms any 
decision. 
1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 
IN-CONFIDENCE 
Page 9 of 19 

---

 
Appendix A 
1982
 
Act 
 
 
 
 
 
Information 
 
 
 
Official 
 
 
the  
 
 
 
under 
 
 
IN-CONFIDENCE 
Page 10 of 19 
Released 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

 
9.  The timeframe for having at least one vaccination is XX XXXXXXXX XXXX. Full 
vaccination is required by XX XXXXXXXXXX XXXX. 
Health and safety risk assessment - transmission of COVID-
19 in the workplace 
10.  Te Tari Taiwhenua has assessed the risk and impact of a COVID-19 infection for 
kaimahi based on an assumption of a highly transmissible variant and spread of 
community transmission. The Health and Safety risk assessments are available here.     1982
11.  The assessments identify the mahi that involves contact with others, the most credible 
worst-case scenario associated with the risk of infection with COVID-19, and the 
likelihood of transmitted infection occurring and it leading to that consequence. 
Act 
12.  The inherent risk, residual risk with current controls (e.g., barriers, masks, 
handwashing, distancing), and the effect of having al  kaimahi/employees, contractors 
and visitors vaccinated on the risk ratings have been assessed. 
13.  The risk assessments reflect the public health advice that vaccination is the highest 
level of control, reducing both likelihood and consequence (severity) of infection. 
Vaccination is the only control that reduces the residual risk to a medium risk. 
14.  The risk assessments wil  be revised should any factors change and could change if 
other controls become available, for example, rapid antigen testing.   
Information 
Jobs with a legal y mandated vaccination requirement 
15.  Some jobs require vaccination under law. The jobs covered by mandatory vaccinations 
may change over time. 
Official 
16.  Existing kaimahi in jobs with mandated vaccination requirements must provide a copy 
of their vaccination record to their manager. 
17.  Where vaccination status is not disclosed that person will be treated as unvaccinated 
the  
and wil  be encouraged to get vaccinated (where medically possible) with support 
provided as much as possible to make that decision. 
18.  For kaimahi who are unable to be fully vaccinated, or choose not to be fully 
vaccinated, or do not provide proof of vaccination, managers will be available to 
under 
discuss alternative options including redeployment. If redeployment is not possible, 
then termination may be considered on a case by case basis. Te Tari Taiwhenua’s 
priority is to retain kaimahi and accommodate individual choice wherever possible. 
19.  New appointees to jobs with mandated vaccination requirements must provide proof 
that they are fully vaccinated and including boosters before an employment offer is 
made. 
Released 
Unvaccinated kaimahi/employees, volunteers, contractors 
and visitors to a DIA site; and kaimahi/employees and 
volunteers visiting other sites 
20.  Contractors and visitors will be advised of the vaccination requirements and wil  be 
required to provide proof of vaccination before entering a DIA site.     
IN-CONFIDENCE 
Page 13 of 19 

---

 
21.  Kaimahi/employees should exercise caution when considering bringing anyone under 
the age of 12 years onto a DIA site. 
22.  Managers will work to understand the individual situation of employees or volunteers 
who are not vaccinated, choose not to be vaccinated, choose not to disclose their 
vaccination status or are unable to be vaccinated (e.g. for medical reasons). Kaimahi 
who are unable to be vaccinated wil  be required to provide evidence of this from the 
Ministry of Health. 
23.  Decisions about individuals will be made on a case-by-case basis in consultation with 
that individual. The nature of the work undertaken, the way the individual works, the 
ability for them to undertake their work from an alternative location, the availability of 1982
alternative work and the reason(s) for the individual not being vaccinated will be taken 
into consideration.  
Act 
24.  Kaimahi/employees will have the opportunity to respond to any proposed changes to 
their employment and feedback wil  be taken into consideration before any final 
decisions are made. Kaimahi can meet with their manager and have a support person 
of their choice present. Should they decide to have the vaccination, Kaimahi wil  be 
supported to do so. 
25.  If other options or redeployment are not possible, termination may be considered as a 
last resort on a case by case basis. Kaimahi will be provided with notice as provided for 
in their employment agreement. Te Tari Taiwhenua’s priority is to retain kaimahi and 
accommodate individual choice wherever possible. Information 
Vaccination status 
26.  Kaimahi/employees are asked to disclose their vaccination status by providing a copy 
of their COVID-19 vaccination certificate or My Health Record to their manager. 
Official 
27.  Al  prospective new kaimahi must provide a copy of their COVID-19 vaccination 
certificate or My Health Record prior to an offer of employment being made. 
28.  Prospective new kaimahi who cann
the   ot be vaccinated for medical reasons and provide 
proof of this as provided by the Ministry of Health, will have their circumstances 
considered on a case by case basis to ensure they can do the job safely unvaccinated. 
29.  Recruitment advertisements will include the requirement that kaimahi must be fully 
vaccinated before they can commence employment. 
under 
30.  Vaccination records can be obtained from https://app.covid19.health.nz/.   
31.  If an employee chooses not to provide their vaccination status, they wil  be considered 
to be unvaccinated and treated as an unvaccinated employee as outlined above. 
Leave 
32.  Special paid leave is available for kaimahi to get vaccinated and for them to support 
Released 
their whanau to get vaccinated. 
33.  Special paid leave is available in the event an employee feels unwell after their 
vaccination.  
34.  Sick leave is available to support whanau if they become unwell after their vaccination.     
IN-CONFIDENCE 
Page 14 of 19 

---

 
Gaining and storage of personal medical information 
35.  Kaimahi will provide their manager with a record of their vaccination certificate or 
confirmation of their vaccination. Managers wil  record the vaccination status of their 
team including those who are unvaccinated, can’t be vaccinated or choose not to say. 
36.  Information will be stored in the HR Information System and will only be accessible to 
those people in Pūmanawa Tangata (People & Capability) who need to have access to 
this information. 
Policy review 
1982
37.  This policy will be reviewed as required for example when new information becomes 
availlable from the Ministry of Health 
 
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 
IN-CONFIDENCE 
Page 15 of 19 

---

 
9(2)(h)
1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 
IN-CONFIDENCE 
Page 16 of 19 

---

 
9(2)(h)
1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 
IN-CONFIDENCE 
Page 17 of 19 

---

 
9(2)(h)
1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 
IN-CONFIDENCE 
Page 18 of 19 

---

 
9(2)(h)
1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 
IN-CONFIDENCE 
Page 19 of 19 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

Background 
4.  On 26 April 2022 ELT agreed to consult with kaimahi on revised draft COVID health and 
safety risk assessments completed in March 2022 and a revised draft COVID-19 policy. 
5.  Consultation was open from 27 April to 3 May 2022 with kaimahi able to provide 
feedback through an online survey and/or via email. There were also thirteen zoom drop-
in sessions for kaimahi to discuss the revised policy and risk assessments, raise questions 
and share their views and feedback. Sessions were held with the Tangata Whenua 
network, Taha Moana network, people leaders, the PSA delegates, E tū members and all 
kaimahi. 
1982
6.  Around 90 kaimahi attended the drop-in sessions. Participation was significantly lower 
compared to consultation on the policy in December 2021. Very few people leaders 
Act 
attended the sessions. While the number attending the drop-in sessions was low, those 
that did attend were open, honest and shared their personal experiences. The online 
survey generated 366 responses and 49 written submissions were received. 
COVID-19 policy 
7.  Kaimahi indicated support for both the risk assessments and revised policy. 
Information 
8.  The feedback on the risk assessments confirmed that they reflect the risks across DIA with 
71% (of 318) of those who responded to the online survey supporting the risk 
assessments. 
9.  The revised policy was supported with 72% (of 318) of those who responded to the 
survey question “Do you support the proposed revised COVID-19 policy” answering 
“supported” or “strongly supported”. Official 
10.  General feedback on the policy included: 
•  why has the application of the policy to members of the public accessing our services 
the  
been removed 
•  more clarity needed on the “Contractors, suppliers and visitors to a DIA workplace” 
section 
•  policy is too long. An option could be to pause the current policy so that it can be 
under 
resumed or updated later if required 
•  add a better timeframe for the review of the policy 
•  the policy still contains a termination clause. 
11.  Amendments to the policy have been made fol owing feedback. The key changes are: 
•  Improving the policy overview with improved wording for the mātāpono. Feedback 
was provided by Toma Mason, Kaiarahi Matua, Toi Hiranga. 
Released 
•  That the policy applies to the public accessing our services and the Exceptions 
paragraphs for the Chief Archivist and National Librarian have been added. 
•  Clearer and plain english descriptions of the safety and wel being measures that can 
reduce the transmission of COVID-19. 
 
Page 2 of 31 

---

•  Review and rewrite to simplify the “Vaccination” section. 
•  Review by Communications for plain english and an easily understood policy. 
12.  The revised COVID-19 policy is attached as Appendix 1. 
13.  Based on the risk assessments, and the support from kaimahi through the consultation 
process, it is recommended that ELT approve the COVID-19 policy and that it wil  come 
into effect from 23 May 2022. 
Policy inequity analysis 
1982
14.  There is potential for any vaccination mandates to create inequities for Māori, Pasifika 
and other communities who may be less likely to be vaccinated.   
Act 
15.  The total number of unvaccinated kaimahi is low. Removing the vaccination requirement 
will mean all kaimahi can return to working in the office reducing any inequities (other 
than any higher risk roles that continue to require vaccinated kaimahi). As we are 
removing the requirement for vaccination for new kaimahi there could be inequities 
should vaccination mandates be implemented in the future because we may employ 
unvaccinated people. 
16.  During consultation concern was raised about kaimahi who are unable to do their job 
from home who may use more sick leave if they or their whanau contract COVID. This 
Information 
could more adversely affect vulnerable kaimahi and those in lower paid roles. When 
kaimahi do not have sick leave available managers are guided to consider paid special 
leave in the first instance. 
17.  Key to the identification of higher risk jobs is the amount of time working with vulnerable 
communities. Some of these jobs are undertaken by Māori or Pasifika kaimahi. If it is 
determined these jobs should be undertaken by vaccina
Official  ted kaimahi there may be 
consequences for any unvaccinated Māori or Pasifika kaimahi in those jobs. 
18.  In removing the vaccination requirements there is potential for heightened risk to 
the  
vulnerable people which includes our Māori and Pasifika kaimahi. This is particularly so if 
there is inconsistent application of other COVID controls (mask wearing, distancing etc). 
19.  If broad vaccination mandates are required in the future, there may be impacts on the 
Department’s ability to continue to provide our services to vulnerable communities. 
under 
Roles continuing to require vaccinated workers 
20.  Jobs in the Visits and Ceremonial Office based at Auckland airport remain covered by the 
requirements of the COVID-19 Vaccination Order as they work at the border. This 
requires workers to be fully vaccinated including boosters, which our kaimahi are. 
21.  At ELT on 26 April 2022, several jobs were identified that when reviewed against 
WorkSafe risk factors kaimahi could be at greater risk of getting sick at work than in their 
Released 
normal life or there is a public health rationale based on protecting vulnerable people and 
communities. 
 
 
Page 3 of 31 

---

22.  Consultation has been completed with kaimahi in the fol owing jobs identified as being 
potentially higher risk: 
•  VIP Chauffeurs 
•  Hapai Hapori Community Advisors 
•  MaSS Ministerial Advisors and Press Secretaries. 
23.  ELT need to make a decision on whether these jobs are higher risk and need to continue 
to be undertaken by a vaccinated worker. Information to support ELT in making decisions 
on these jobs is provided in Appendix 2. 
1982
24.  Consultation on other higher risk jobs within the Royal Commission into Abuse in Care will 
be undertaken and information provided to ELT by the end of June. The Ministry for 
Ethnic Communities will also consult on higher risk jobs in June. 
Act 
25.  During consultation some National Library kaimahi raised that some of their jobs may be 
at higher risk. These were reviewed, and it has been determined that the current risk 
levels are appropriate. 
26.  Further information on higher risk jobs is provided in Appendix 2. 
Determining whether to maintain a vaccination requirement  
Information 
27.  When considering whether to maintain a vaccination requirement for high risk jobs there 
are two options. The first is to require only vaccinated kaimahi can undertake the job. 
28.  The second option is to strongly recommend vaccination and rely on managers 
completing risk assessments for higher risk activities to determine whether these 
activities would be more safely carried out by a vaccinated worker. (This is the approach 
Official 
MBIE is implementing for their field workers.) 
29.  If a risk assessment identifies the activity is with a particularly vulnerable person or 
community, or confined space, managers can determine that the engagement should be 
the  
undertaken by a vaccinated kaimahi rather than an unvaccinated kaimahi. This may also 
natural y occur if the community group has its own vaccination requirements. 
30.  This also may not always be practical if the role requires an ongoing relationship with a 
vulnerable person/community. Resource or skill constraints within teams may also mean 
under 
it is not practical to reallocate higher risk engagements from unvaccinated kaimahi to 
vaccinated kaimahi all of the time. However, this option does enable teams the flexibility 
to make these risk-based decisions as required. 
31.  Information to support ELT to make decisions on maintaining a vaccination requirement 
are provided in Appendix 3. 
9(2)(h)
Released 
Consultation feedback themes 
33.  A summary of feedback themes, information from the online survey and feedback from 
the Tangata Whenua Network and the PSA is available in Appendix 5. The full written 
submissions are available here. 
 
Page 4 of 31 

---

34.  In all the drop-in sessions kaimahi discussed: 
•  their concerns for vulnerable people 
•  the lack of commitment across the Department to other COVID-19 controls 
particularly limited use of facemasks and inability to appropriately distance from 
others. 
Concern for the vulnerable 
35.  Kaimahi shared and discussed concerns not just about their own vulnerabilities but the  1982
impacts on vulnerable colleagues, friends and whanau, and those they work or interact 
with in the community. 
Act 
36.  Vulnerable people expressed anxiety about coming back into the office when they may 
not be ready and that working from home is their safe environment. The recent 
messaging of the restack of Pipitea Street and the increase in the number of people on 
each floor along with kaimahi not wearing facemasks or practising physical distancing, 
especially in meeting rooms increases their levels of anxiety. Some vulnerable kaimahi 
said they were prepared to share their experiences in an 1840 story or short video, 
communications are progressing this.  
37.  It is recommended that further work is undertaken to strengthen the approach to support 
vulnerable kaimahi, focus on supporting people leaders to engage wel  to discuss the 
Information 
options and support available for vulnerable kaimahi. 
38.  Kaimahi who are not vulnerable also expressed anxieties. While this may not be at the 
same level of risk as for vulnerable kaimahi they clearly outlined how their mental health 
and wel being is being impacted. The wel being aspects of kaimahi as they adjust to 
changing working requirements should be actively considered in communications and by 
Official 
people leaders. 
Lack of commitment to other COVID controls 
the  
39.  There is poor and inconsistent implementation of controls that can restrict the 
transmission of COVID, particularly around facemasks and appropriately distancing from 
others. It was felt the Department is very relaxed about using these controls, they are 
encouraged rather than enforced, leaders are seldom seen to be role modelling. There is 
under 
a perception that removing the vaccination requirement will increase the risk to kamahi 
more generally. 
40.  This interactive framework Visualising SARS-CoV-2 transmission routes and mitigations | 
The BMJ shows how simple precautions such as mask wearing, physical distancing and 
hand washing can protect everyone. 
41.  Concerns were also raised that the level of cleaning described was not being carried out 
Released 
and Rapid Antigen Testing appeared to be stopping as supplies of the tests were used. 
 
Page 5 of 31 

---

42.  The ongoing and effective use of other COVID control protections is important because 
they are the basis on which the Department shifting from vaccination being the primary 
control in the risk assessments. The risk of transmission is still high, and the risk that an 
infected person could suffer adverse effects (including long-Covid) also remains high. 
Setting an expectation that kaimahi follow public health messages is important, 
particularly as there remains a high risk that kaimahi wil  come into contact with people 
who are infectious (including visitors). 
43.  Demonstrating the importance of maintaining these basic protections in our workplaces 
will assist in easing the anxiety of kamahi when returning to work and build confidence 
that their safety is a priority. This is particularly important for our vulnerable kaimahi. 
1982
44.  Monitoring and reviewing the effectiveness of controls is an important part of managing 
the risk of COVID-19 spreading in the workplace. It is recommended the fol owing actions 
Act 
are undertaken to ensure that controls are consistently applied: 
•  leaders actively role model the controls by wearing masks while moving, encouraging 
1m distancing in meetings and seating arrangements 
•  ELT and SLT set expectations with their direct reports 
•  Emergency Site Managers are also supported to implement the controls such as 
ensuring signage is up, masks and RATS are available (where required) 
Information 
Working with or being near unvaccinated kaimahi or the public 
45.  Not knowing whether new kaimahi are vaccinated was raised. The current recruitment 
campaign for LISOs was identified as a concern. Vulnerable people noted this increased 
their anxiety as it would be harder to protect themselves as they are unsure about the 
vaccination status of these people.  Official 
46.  A small number of concerns were raised about how the unvaccinated wil  integrate back 
into the office. There were different perceptions shared about the work done by 
unvaccinated people over the last three months. Concerns were raised about contracting 
the  
COVID from an unvaccinated person. It is important that our communications approach 
continues to educate people about COVID transmission as it is evident that vaccinated 
people also transmit the Omicron variant. 
47.  Some kaimahi are concerned about the close proximity when dealing with the public and 
under 
the uncertainty of whether they are vaccinated. Examples included those who are in the 
public reading rooms in the National Library who refuse to wear masks. 
Engaging with kaimahi 
48.  Some kaimahi are concerned about coming into the office under the new policy while 
COVID-19 is still present in the community, particularly those who are vulnerable or have 
Released 
vulnerable people at home. An Engagement Plan has been created to support ELT to 
address concerns kaimahi have and help them feel safe working on-site. 
49.  The plan focuses on acknowledging these concerns and supporting kaimahi to understand 
how other controls, when properly implemented, greatly reduce the risk of COVID-19 and 
make it safe to return to the workplace. 
 
Page 6 of 31 

---

50.  The plan also promotes the reintegration of working from the office into ‘new normal’ 
ways of working through a month of light-touch, promotional communications and 
activities across our sites. 
51.  While the plan is currently weighted towards people returning to the office it will 
continue to be refined to ensure balanced messages for all kaimahi. 
52.  The Engagement Plan is attached at Appendix 6. 
53.  It is recommended that ELT approve the Engagement Plan. 
1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 
 
Page 7 of 31 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

Exceptions 
6. 
The Chief Archivist may approve exceptions to this policy to allow members of the public to 
access public records under Archives New Zealand’s control. 
7. 
The National Librarian may approve exceptions to this policy to allow members of the public to 
access the collections of the National Library and the Alexander Turnbull Library. 
Delegated authorities 
8. 
The delegated authorities that apply are governed by the Delegation Policy on the intranet (1840). 1982
Policy detail 
Act 
9. 
COVID-19 is a highly transmissible virus with widespread community transmission, which is likely 
to be ongoing as strains appear or mutate. The effects can be serious and ongoing. This poses a 
risk that our kaimahi and those we interact with at work may become infected. 
10.  DIA needs to take all reasonably practicable steps to manage COVID-19 in our workplaces in a 
flexible and agile way, given the rapidly-changing environment. 
11.  When making decisions to amend this policy, DIA wil  be guided by current public health advice 
from the Ministry of Health, health and safety advice from WorkSafe (in relation to the 
management and control of COVID-19) and balanced against the preservation of the basic rights 
Information 
and freedoms that individuals have to make decisions about, and manage their own health. 
12.  Safety and wellbeing measures to reduce the transmission and effects of COVID-19 supported by 
DIA include: 
•  encouraging and supporting kaimahi to be vaccinated, including boosters 
Official 
•  ensuring kaimahi stay home if unwell 
•  encouraging kaimahi to wear masks where physical distancing of 1m is not possible, for 
example in meeting rooms, lifts, communal areas or when moving about the workplace 
the  
•  maintaining physical distancing of 1m wherever possible 
•  kaimahi in public facing roles being provided and wearing N95 (or similar) masks 
•  maintaining healthy hygiene habits, such as coughing into your elbow, washing and sanitising 
under 
hands (hand sanitiser is available at all sites), desk cleaning (cleaning supplies should be 
available at all sites), and respecting personal space 
•  branches providing access to surveillance Rapid Antigen Testing 
•  reorganising work and supporting flexible working arrangements (see the flexible working 
hub). 
13.  Kaimahi are encouraged to regularly read the information provided on the COVID-19 Info Hub on 
Released 
1840. 
 
Page 9 of 31 

---

Health and safety risk assessment - transmission of COVID-19 in the workplace 
14.  DIA’s health and safety risk and impact assessments are completed in line with the Health & 
Safety at Work Act 2015. 
15.  The assessments identify mahi that involves close or higher risk contact with others, and the risk 
of kaimahi becoming infected with COVID-19 at work. They also consider worst-case scenarios. 
16.  The assessments compare the inherent risk (without controls in place) and residual risk (with 
available controls in place) of contracting or transmitting COVID-19 in the workplace, and whether 
that is higher than it is outside the workplace, in everyday life.  
1982
17.  The current risk assessments also consider New Zealand’s high vaccination rate, the reduced risk 
of infection for those who have recently recovered from COVID-19, and the apparent lowering of 
vaccine effectiveness against the transmission and/or effects of recent variants. 
Act 
18.  The assessments are dynamic, reflect the latest public health advice and be reviewed if factors or 
the broader environment change. For example, the emergence of a new variant or a significant 
change to Ministry of Health or public health advice. 
19.  The latest assessments are available here. Kaimahi can provide feedback at any time. 
Vaccination 
20.  Vaccination is an important protection for managing the risk to health and safety, particularly for 
Information 
those at higher risk of severe illness. Vaccination reduces the likelihood and severity of infection. 
However, vaccine effectiveness wanes over time. Decisions by DIA on the use of vaccinations as a 
protection measure are based on the risk assessment outcomes. 
21.  DIA encourages all kaimahi to be fully vaccinated against COVID-19. Kaimahi are not required to 
be vaccinated or to provide DIA with evidence of their vaccination status. 
Official 
22.  Where the Government makes a statutory decision that kaimahi must be vaccinated to perform a 
job or part of a job (for example the COVID19 Public Health Response (Vaccinations) Order 2021) 
the  
DIA will make that a condition of performing that job. 
23.  If health and safety risk assessments identify a job, or part of a job, as having a higher risk of 
COVID-19 that cannot be sufficiently managed by other controls, kaimahi may,  be required to be 
vaccinated under this policy. 
under 
Process when vaccinations are required 
24.  Where kaimahi are required to be vaccinated to perform their job, they will be consulted prior to 
any final decision on that vaccination requirement being made. 
25.  Kaimahi will be advised of the date(s) they are required to be vaccinated, with enough notice to 
allow them to become fully vaccinated. 
26.  A person will be regarded as fully vaccinated based on the Ministry of Health Guidance at the time 
Released 
and having received a full course of any of the COVID-19 vaccines approved by the New Zealand 
Government (currently described in Schedule 3 of the Vaccinations Order as amended from time 
to time), including booster doses. Kaimahi will provide DIA with suitable evidence of full 
vaccination status as/when required. 
 
Page 10 of 31 

---

27.  DIA will collect evidence of vaccination status and exemption status from kaimahi if they are 
required to be fully vaccinated through an official Ministry of Health record regarding COVID-19 
vaccination or any other evidence that DIA considers appropriate at that time. 
28.  The information will be forwarded to Pūmanawa Tangata (People and Capability) and stored 
securely in the HR Information System. 
29.  Kaimahi can choose not to show evidence of their vaccination status but will be considered an 
unvaccinated employee for the purposes of this policy. 
30.  Information held by Te Tari Taiwhenua can be accessed and corrected by the person it is about.  1982
The information is required to ensure compliance with this policy, and to inform decisions 
(including decisions that may be adverse) about employment or discussions with kaimahi. 
Act 
Outcomes for kaimahi who are not fully vaccinated where vaccination is 
required 
31.  Where kaimahi do not meet the vaccination requirements, managers will have discussions to 
understand their situation and identify what options may be available. 
32.  The nature of the work undertaken, the way the individual works, the ability for them to 
undertake their work from an alternative location, the availability of alternative work and the 
reason(s) for the individual not being vaccinated will be taken into consideration. 
Information 
33.  Decisions will be made on a case-by-case basis. When meeting with their manager kaimahi can 
have a support person or representative of their choice present. Should they decide to get ful y 
vaccinated, kaimahi will be supported to do so. 
34.  Te Tari Taiwhenua’s priority is to retain kaimahi and to explore and attempt to agree reasonable 
alternative options wherever practicable. However, if other options are not practicable or 
Official 
available, ending of employment may be considered. Kaimahi will be provided with notice as 
provided for in their employment agreement or any relevant statutory notice requirements. 
the  
Vaccination status of new kaimahi  
35.  Unless the job requires vaccination under statute or as a result of a decision made by DIA, new 
kaimahi do not have to be fully vaccinated to be employed and will not be required to provide any 
proof of their vaccination status. They will be advised DIA has a COVID-19 policy that may require 
under 
them to be vaccinated if it is later determined to be necessary. 
36.  Where a job requires a vaccinated person, the recruitment advertisement will include that 
information. 
If an employee does not believe they can work safely in the workplace 
37.  If an employee is concerned about their safety, the safety of a member of their household or 
Released 
other close contact managers should: 
•  Discuss and consider concerns raised by the employee, the impact on them, others in their 
household, and other people in the workplace 
 
Page 11 of 31 

---

•  Discuss how the health and safety risk assessment, other controls in place and this policy 
support the wel being and safety of the employee 
•  Discuss whether there are any other reasonable controls or actions by the employee that 
could help them to feel safer within the workplace 
•  Determine an appropriate response in line with employer and employee duties under the 
Health and Safety at Work Act 2015 and public health advice from the Ministry of Health. 
This may include flexible working arrangements. 
1982
Contractors, suppliers and visitors to a DIA workplace 
38.  If kaimahi are required to be vaccinated to perform work under statute or this policy in the future, 
DIA may determine that contractors, suppliers and visitors may only enter a DIA workplace if they 
Act 
are able to show they are fully vaccinated. 
39.  At that time, kaimahi who invite contractors, suppliers or other visitors to a DIA workplace will be 
expected to: 
a)  notify them in advance that DIA workplaces require evidence of full vaccination (and what 
that may comprise) and they wil  be expected to show that evidence when visiting DIA 
workplaces 
b)  advise them of remote contact options that may be available should they want to access them 
Information 
c)  check that every contractor, supplier or visitor can show they are fully vaccinated through the 
evidence that DIA (or statute) considers appropriate at that time. 
Leave  
40.  Special paid leave is available for kaimahi to get vaccinated and for them to support their whānau 
Official 
to get vaccinated. 
41.  Special paid leave is available if kaimahi feel unwell after their vaccination. 
42.  Sick leave is available to support whānau if they become unwell after their vaccination.    
the  
43.  Further information is available in the Public Service Workforce Guidance. 
Storing vaccination status information where it is required 
44.  The date the vaccination information was sighted, and the expiry date of the information will be 
under 
stored in the HR Information System. 
45.  The information wil  only be accessible to those people in Pūmanawa Tangata (People and 
Capability) who need to have access to this information. 
Policy review 
46.  This policy will be reviewed regularly with material changes implemented following consultation 
with kaimahi wherever doing so is practicable. Reasons for reviewing include: 
Released 
•  changes to the wellbeing and safety measures including new measures becoming available 
•  new variants impacting significantly on the health and wellbeing of kaimahi 
•  changing public health advice. 
 
 
Page 12 of 31 

---

Appendix 2: Jobs with higher risk 
1.  The information below is provided to support ELT in making decisions on whether jobs 
should continue to be undertaken by vaccinated workers. 
VIP Chauffeur job 
2.  The deep dive assessment for VIP Chauffeurs identified the fol owing additional risks: 
•  Chauffeurs are in contact with many customers, Ministers and their families including 
young children who are not able to be vaccinated 
1982
•  Other passenger’s vaccination status will not be known and may be from higher risk 
groups e.g. elderly people 
Act 
•  The cars are confined spaces and it is difficult to ensure distancing of at least 1 metre 
even with the passenger sitting in the back seat 
•  Chauffeurs are sometimes driving for long periods during the day. 
3.  Submissions were received from 17 Chauffeurs, 15 of them supported the requirement 
for the job to continue to be undertaken by vaccinated kaimahi. 
4.  Submissions supporting continued vaccination noted: 
•  the Chauffeur role is at higher risk due to the close proximity and confined space that 
they work within 
Information 
•  Chauffeurs are in close and regular contact with the higher numbers of the public 
frequently over a day 
•  many Chauffeurs are in the older age group exposing them to a worse outcome 
should they catch COVID-19 
Official 
•  feeling safer at work if everyone is vaccinated. 
5.  Submissions that did not support continued vaccination noted: 
•  the cars are sanitised after every passenger, gloves are worn to lessen possible 
the  
contamination, individuals take responsibility to keep themselves hygienical y safe 
•  with high levels of vaccination, the risk is reduced and there is no more risk than 
anyone else in the workplace or community with people catching the virus doing so in 
their normal daily environment. 
under 
6.  There is one unvaccinated Chauffeur. Should the decision to continue vaccination be 
made options for redeployment wil  be pursued. 
7.  Taking into consideration the points above there is a strong argument that the VIP 
Chauffeur job should be undertaken by vaccinated kaimahi. 
Community Advisor job 
8.  The deep dive assessment for Community Advisors identified the fol owing additional 
Released 
risks: 
•  Community Advisors have meetings with vulnerable community groups, particularly 
with Māori on marae 
•  these meetings are regularly two to three hours in length and may involve sharing kai 
 
Page 13 of 31 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

Appendix 3: Determining whether to maintain a vaccination 
requirement 
Considerations for continued vaccination 
1.  The risk assessment process and Worksafe factors provide a health and safety risk 
management basis for these jobs to vaccinated. However, any decision to continue to 
require kaimahi to be vaccinated requires ELT to consider and balance vaccination against 
the fol owing factors: 
1982
a)  the Department’s obligations to manage risks as far as reasonably practicable 
b)  the scientific evidence on the impact of vaccines on transmission  
Act 
c)  public health considerations focussing on protecting vulnerable New Zealanders 
d)  the protection and preservation of individual rights and freedoms balanced against 
justified impingement on those rights and freedoms for health and safety reasons 
e)  would vaccination requirements mean inequitable outcomes. 
Further details of each of these is provided below. 
Health and Safety obligations 
Information 
2.  Worksafe advises that in deciding what controls to implement, employers will need to 
consider what is reasonably practicable as directed by HSWA. This includes considering: 
•  likelihood and consequence of the harm 
•  what is known about managing the risk 
•  the availability of control measures and how suitable they are 
Official 
•  whether the costs of implementing controls are grossly disproportionate to the risk. 
3.  The risk assessment process also requires consideration of the ‘hierarchy of controls’ 
the  
which involves prioritising more effective controls over less effective controls. ELT should 
consider the effectiveness of vaccination as a control over the other controls such as 
mask wearing, rapid antigen testing, physical distancing and hygiene practises. 
Scientific evidence under 
4.  The effectiveness of the vaccine in preventing transmission should be considered. While 
the scientific data shows that the efficacy of the vaccination against Omicron is lower 
than that of Delta, it is stil  accepted that vaccination offers some protection from onward 
transmission. Evidence on this is scarce but there is a non-peer-reviewed data from a 
smal  study suggesting that vaccinated people infect fewer people in their household3.  
Public health considerations 
Released 
5.  Public health considerations play a part in the decision making with the shift in the 
government’s focus onto protecting vulnerable New Zealanders. The Prime Minister 
 
 3 COVID-19: Science news | Ministry of Health NZ 
 
Page 16 of 31 

---

stated on 23 March that “…with the ongoing presence of Covid in our community, we need 
to continue to use tools that can keep our vulnerable communities safe, such as those who 
are immunocompromised and those with disabilities.”  
6.  DIA must assess the role that vaccination will play in achieving these public health goals 
and in sustaining public confidence in the provision of services.  This includes considering 
how kaimahi may impact on transmission in vulnerable communities – for better or, 
potentially, for worse. 
Balancing individual rights and freedoms 
1982
7.  WorkSafe advises that employers should first consider the controls that are least intrusive 
to employees. This reflects caution in limiting the rights and freedoms of kaimahi unless 
they are justified on health and safety grounds. In this case, the imposition of a vaccine 
Act 
requirement for certain staff would limit that person’s right to make decisions about their 
medical treatment. 
8.  Any decision that proposes to limit an individual’s fundamental rights and freedoms in 
order to manage health and safety risks must include consideration of whether those 
limits are justified and proportionate to the risk. 
9.  From a health and safety perspective (supported by the risk assessments and other 
considerations above), there is justification that vaccination is warranted for these jobs if 
we want to provide the greatest level of protection to our kaimahi, service users, and 
Information 
vulnerable communities. 
10.  However, it is difficult to quantify the effectiveness of vaccination in protecting against 
transmission of COVID-19 (over and above the use of other controls) when considering if 
it is a proportionate control to manage the risk for each role type. Ministry of Health is 
clear that it offers ‘some protection, especially after a third (booster) dose’ against 
Official 
transmission4.  It can also be argued that it is a reasonably practicable step to protect 
vulnerable individuals and communities in recognition of the public health objectives of 
the Government, however, it could be argued that in our current context other steps 
the  
represent a more proportionate and reasonable response to managing the risk when 
balanced against the limitation of personal freedoms and rights. 
11.  ELT, as Officers under HSWA, need to assess this and make the final determination as to 
whether requiring vaccination is a justifiable incursion into employees’ rights and 
freedoms for higher risk jobs when balanced against the health and safety considerations 
under 
outlined above. 
9(2)(h)
Inequities 
13.  Are there more Māori or Pasifika kaimahi in these jobs, would there be negative 
outcomes for community groups if only vaccinated staff can provide services or 
Released 
conversely unvaccinated staff provide services. 
 
 4 COVID-19: About the Omicron variant | Ministry of Health NZ 
 
Page 17 of 31 

---

14.  The impact is currently low as the number of unvaccinated kaimahi in these roles is small 
(3). However, we are do not know whether kaimahi have received their boosters. We 
assume the rate of boosters would be similar to that of the general public which is 72.6%. 
15.  If vaccination is required, the impact on Community Advisors may be higher as there are 
kaimahi Māori in this job now and there could be more in the future due to the 
recruitment of new employees. 
 
 
 
1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 
 
Page 18 of 31 

---

9(2)(h)
1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 
 
Page 19 of 31 

---

9(2)(h)
1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 
 
Page 20 of 31 

---

9(2)(h)
1982
Act 
 
 
 
Information 
Official 
the  
under 
Released 
 
Page 21 of 31 

---

Appendix 5: Summary of consultation feedback 
Feedback from the Tangata Whenua Network 
1.  Two drop-in sessions were held with the Tangata Whenua Network. 
2.  They raised their own health and wel being vulnerabilities, ensuring support for other 
kaimahi who may be vulnerable and concerns for Māori in the community they work 
with. 
3.  The group expressed the same concerns as others about the uncertainty of serving the  1982
public when their vaccination status is unknown and the uptake of other COVID controls 
(mask wearing and distancing). 
4.  Other issues raised were: 
Act 
•  long COVID and whether kaimahi would have enough sick leave to cover any long 
term sickness 
•  ensuring people feel safe being around unvaccinated kaimahi when they return to the 
workplace 
•  how we support kaimahi Māori to return to work 
•  concerns about an increasing number of people coming back to the office and 
whether there was sufficient space for everyone to fol ow, Waterloo Quay was 
Information 
mentioned, 
•  vaccinated kaimahi have been impacted by high workloads and the requirement to 
pick up additional work due to unvaccinated not working in the office 
•  how having the vaccination has affected people in different ways, vaccination injured 
•  have we considered our Treaty responsibilities, potential inequities, or completed 
Official 
demographic analysis 
•  timeframes for consultation and decisions were short (this was highlighted in the 
December consultation), we need to change our systems in the future 
the  
•  perception that Wellington was prioritised over the regions e.g. receiving resources 
•  lack of manaakitanga and leadership by ELT – could have held regular hui to check in 
with all kaimahi. 
under 
PSA feedback 
5.  The PSA provided feedback on the draft policy which was incorporated prior to the ELT 
meeting of 26 April. In the zoom session, discussion with the delegates focussed on 
vulnerable employees and ensuring managers provide the appropriate support for each 
individual. There are concerns about the lack of mask wearing and physical distancing 
across many DIA sites, particularly in SD&O where many temporary staff are coming on 
board due to the processing backlogs. The PSA did not provide a written submission. 
Released 
6.  The PSA sent out a separate newsletter encouraging members to engage in the 
consultation. The PSA have advised that they have had no issues raised directly with them 
about the revised approach. 
7.  A copy of all the written comments is available here. 
 
Page 22 of 31 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

On-line survey results 
1982
Act 
 
Information 
 
 
Official 
the  
under 
Released 
 
 
 
 
Page 26 of 31 

---

 
1982
Act 
 
 
Information 
 
Official 
the  
under 
 
Released 
 
 
Page 27 of 31 

---

Appendix 6: COVID-19 Policy engagement plan 
 
COVID-19 Policy Engagement plan 
Context 
Due to COVID-19 workplaces across New Zealand have had to adjust ways of working. As New 
Zealand moves past the Omicron peak and many mandates are being dropped, workplaces are 1982
able to welcome people back to site at increased capacity. DIA is updating its policy to align 
with these changes. These changes reflect a change in approach to managing COVID-19 due to 
the increased transmissibility of Omicron and the high levels of vaccination in New Zealand. 
Act 
In the ‘post-peak’ omicron environment, DIA hopes to see kaimahi return to working from the 
office more regularly. 
We know that some kaimahi, particularly those who are vulnerable or have vulnerable people 
at home, are concerned about ways of working in this phase of the pandemic, including the 
prospect of coming in to the office while COVID-19 is still in the community. 
Some kaimahi are also concerned about contact with unvaccinated kaimahi being allowed to 
Information 
return to the office and potential impacts in changes to the way controls are implemented. 
There are also considerations around property and ways of working – for example Pipitea St is 
operating at a 60/100 ratio. This means we physically can’t have all people return to site at the 
same time. 
Official 
Objective 
To ensure all kaimahi: 
the  
•  understand the new COVID-19 policy and how it impacts their ways of working 
•  feel safe and accepted in the workplace before the go-live date 
•  begin to reintegrate the office into their working arrangements 
under 
Approach 
It will be important for people leaders to have proactive conversations with all their kaimahi to 
ensure any anxiety, concerns or questions are addressed in advance of the new policy’s 
implementation date. 
Our mātāpono, principles and behaviours wil  be key to helping us navigate this change 
together. It will also be important for kaimahi and People Leaders to see ELT taking ownership 
Released 
of the new policy decision. 
To achieve this, we wil  provide opportunities for two-way engagement between ELT, People 
leaders and kaimahi. 
 
Page 28 of 31 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

Policy: COVID-19 Vaccination policy 
•  suppliers and other visitors (including whānau/friends) to DIA workplaces1 
•  members of the public accessing our services.   
Exceptions 
6.  The Chief Archivist may approve exceptions to this policy to allow members of the public 
to access public records under Archives New Zealand’s control. 
7.  The National Librarian may approve exceptions to this policy to allow members of the 
public to access the collections of the National Library and the Alexander Turnbull 
1982
Library. 
Act 
Delegated authorities 
8.  The delegated authorities that apply are governed by the Delegation Policy on the 
intranet (1840). 
Policy detail 
9.  COVID-19 is a highly transmissible virus with widespread community transmission, 
Information 
which is likely to be ongoing as strains appear or mutate. The effects can be serious and 
ongoing. This poses a risk that our kaimahi and those we interact with at work may 
become infected. 
10.  DIA needs to take all reasonably practicable steps to manage COVID-19 in our 
Official 
workplaces in a flexible and agile way, given the rapidly-changing environment. 
11.  When making decisions to amend this policy, DIA will be guided by current public health 
advice from the Ministry of Health, health and safety advice from WorkSafe (in relation 
the  
to the management and control of COVID-19) and balanced against the preservation of 
the basic rights and freedoms that individuals have to make decisions about, and 
manage their own health. 
under 
12.  Safety and wellbeing measures to reduce the transmission and effects of COVID-19 
supported by DIA include: 
•  encouraging and supporting kaimahi to be vaccinated, including boosters 
•  ensuring kaimahi stay home if unwel  
Released 
 
1 DIA workplaces are any place or vehicle where DIA kaimahi regularly work, including parts of sites where DIA 
kaimahi work with the agreement of other agencies, for example, co-located offices, and excludes the parts of 
those sites occupied by other agencies and private homes.    
UNCLASSIFIED 
 
Page 2 of 7 

---

Policy: COVID-19 Vaccination policy 
•  encouraging kaimahi to wear masks where physical distancing of 1m is not possible, 
for example in meeting rooms, lifts, communal areas or when moving about the 
workplace 
•  maintaining physical distancing of 1m wherever possible 
•  kaimahi in public facing roles being provided and wearing N95 (or similar) masks 
•  maintaining healthy hygiene habits, such as coughing into your elbow, washing and 
sanitising hands (hand sanitiser is available at all sites), desk cleaning (cleaning 
supplies should be available at all sites), and respecting personal space 
1982
•  branches providing access to surveillance Rapid Antigen Testing 
Act 
•  reorganising work and supporting flexible working arrangements (see the flexible 
working hub). 
13.  Kaimahi are encouraged to regularly read the information provided on the COVID-19 
Info Hub on 1840. 
Health and safety risk assessment - transmission of COVID-19 
in the workplace 
Information 
14.  DIA’s health and safety risk and impact assessments are completed in line with the 
Health & Safety at Work Act 2015. 
15.  The assessments identify mahi that involves close or higher risk contact with others, and 
the risk of kaimahi becoming infected with COVID-19 at work. They also consider worst-
Official 
case scenarios. 
16.  The assessments compare the inherent risk (without controls in place) and residual risk 
the  
(with available controls in place) of contracting or transmitting COVID-19 in the 
workplace, and whether that is higher than it is outside the workplace, in everyday life.  
17.  The current risk assessments also consider New Zealand’s high vaccination rate, the 
reduced risk of infection for those who have recently recovered from COVID-19, and the 
under 
apparent lowering of vaccine effectiveness against the transmission and/or effects of 
recent variants. 
18.  The assessments are dynamic, reflect the latest public health advice and be reviewed if 
factors or the broader environment change. For example, the emergence of a new 
variant or a significant change to Ministry of Health or public health advice. 
19.  The latest assessments are available here. Kaimahi can provide feedback at any time. 
Released 
UNCLASSIFIED 
 
Page 3 of 7 

---

Policy: COVID-19 Vaccination policy 
Vaccination 
20.  Vaccination is an important protection for managing the risk to health and safety, 
particularly for those at higher risk of severe illness. Vaccination reduces the likelihood 
and severity of infection. However, vaccine effectiveness wanes over time. Decisions by 
DIA on the use of vaccinations as a protection measure are based on the risk assessment 
outcomes. 
21.  DIA encourages all kaimahi to be fully vaccinated against COVID-19. Kaimahi are not 
required to be vaccinated or to provide DIA with evidence of their vaccination status.  1982
22.  Where the Government makes a statutory decision that kaimahi must be vaccinated to 
perform a job or part of a job (for example the COVID19 Public Health Response 
Act 
(Vaccinations) Order 2021) DIA will make that a condition of performing that job. 
23.  If health and safety risk assessments identify a job, or part of a job, as having a higher 
risk of COVID-19 that cannot be sufficiently managed by other controls, kaimahi may be 
required to be vaccinated under this policy. 
Process when vaccinations are required 
Information 
24.  Where kaimahi are required to be vaccinated to perform their job, they wil  be 
consulted prior to any final decision on that vaccination requirement being made. 
25.  Kaimahi wil  be advised of the date(s) they are required to be vaccinated, with enough 
notice to al ow them to become fully vaccinated. 
26.  A person will be regarded as fully vaccinated based on the Ministry of Health Guidance 
Official 
at the time and having received a full course of any of the COVID-19 vaccines approved 
by the New Zealand Government (currently described in Schedule 3 of the Vaccinations 
Order as amended from time to time), including booster doses. Kaimahi will provide DIA 
the  
with suitable evidence of full vaccination status as/when required. 
27.  DIA wil  col ect evidence of vaccination status and exemption status from kaimahi if they 
are required to be fully vaccinated through an official Ministry of Health record 
regarding COVID-19 vaccination or any other evidence that DIA considers appropriate at 
under 
that time.  
28.  The information will be forwarded to Pūmanawa Tangata (People and Capability) and 
stored securely in the HR Information System. 
29.  Kaimahi can choose not to show evidence of their vaccination status but will be 
considered an unvaccinated employee for the purposes of this policy. 
Released 
30.  Information held by Te Tari Taiwhenua can be accessed and corrected by the person it is 
about. The information is required to ensure compliance with this policy, and to inform 
decisions (including decisions that may be adverse) about employment or discussions 
with kaimahi. 
UNCLASSIFIED 
 
Page 4 of 7 

---

Policy: COVID-19 Vaccination policy 
Outcomes for kaimahi who are not ful y vaccinated where 
vaccination is required 
31.  Where kaimahi do not meet the vaccination requirements, managers will have 
discussions to understand their situation and identify what options may be available. 
32.  The nature of the work undertaken, the way the individual works, the ability for them to 
undertake their work from an alternative location, the availability of alternative work 
and the reason(s) for the individual not being vaccinated wil  be taken into 
1982
consideration. 
33.  Decisions will be made on a case-by-case basis. When meeting with their manager 
Act 
kaimahi can have a support person or representative of their choice present. Should 
they decide to get fully vaccinated, kaimahi wil  be supported to do so. 
34.  Te Tari Taiwhenua’s priority is to retain kaimahi and to explore and attempt to agree 
reasonable alternative options wherever practicable. However, if other options are not 
practicable or available, ending of employment may be considered. Kaimahi will be 
provided with notice as provided for in their employment agreement or any relevant 
statutory notice requirements.  
Information 
Vaccination status of new kaimahi 
35.  Unless the job requires vaccination under statute or as a result of a decision made by 
DIA, new kaimahi do not have to be fully vaccinated to be employed and wil  not be 
required to provide any proof of their vaccination s
Official tatus. They will be advised DIA has a 
COVID-19 policy that may require them to be vaccinated if it is later determined to be 
necessary. 
the  
36.  Where a job requires a vaccinated person, the recruitment advertisement will include 
that information. 
If an employee does not believe they can work safely in the 
under 
workplace 
37.  If an employee is concerned about their safety, the safety of a member of their 
household or other close contact managers should: 
•  Discuss and consider concerns raised by the employee, the impact on them, others 
in their household, and other people in the workplace 
Released 
•  Discuss how the health and safety risk assessment, other controls in place and this 
policy support the wel being and safety of the employee 
•  Discuss whether there are any other reasonable controls or actions by the 
employee that could help them to feel safer within the workplace 
UNCLASSIFIED 
 
Page 5 of 7 

---

Policy: COVID-19 Vaccination policy 
•  Determine an appropriate response in line with employer and employee duties 
under the Health and Safety at Work Act 2015 and public health advice from the 
Ministry of Health. This may include flexible working arrangements. 
Contractors, suppliers and visitors to a DIA workplace 
38.  If kaimahi are required to be vaccinated to perform work under statute or this policy in 
the future, DIA may determine that contractors, suppliers and visitors may only enter a 
DIA workplace if they are able to show they are fully vaccinated. 
1982
39.  At that time, kaimahi who invite contractors, suppliers or other visitors to a DIA 
workplace wil  be expected to: 
Act 
a)  notify them in advance that DIA workplaces require evidence of full vaccination (and 
what that may comprise) and they wil  be expected to show that evidence when 
visiting DIA workplaces 
b)  advise them of remote contact options that may be available should they want to 
access them 
c)  check that every contractor, supplier or visitor can show they are ful y vaccinated 
through the evidence that DIA (or statute) considers appropriate at that time. 
Information 
Leave 
40.  Special paid leave is available for kaimahi to get vaccinated and for them to support 
their whānau to get vaccinated.  Official 
41.  Special paid leave is available if kaimahi feel unwell after their vaccination.  
42.  Sick leave is available to support whānau if they become unwel  after their vaccination.     
the  
43.  Further information is available in the Public Service Workforce Guidance. 
Storing vaccination status information where it is required 
under 
44.  Individuals personal information is private. Vaccination information will be stored in the 
HR Information System. 
45.  Individual’s privacy wil  be protected with vaccination information only accessible to 
managers and people in Pūmanawa Tangata (People and Capability) who need to have 
access. 
Released 
Policy review 
46.  This policy will be reviewed regularly with material changes implemented following 
consultation with kaimahi wherever doing so is practicable. Reasons for reviewing 
include: 
UNCLASSIFIED 
 
Page 6 of 7 

---

Policy: COVID-19 Vaccination policy 
•  changes to the wel being and safety measures including new measures becoming 
available 
•  new variants impacting significantly on the health and wel being of kaimahi 
•  changing public health advice. 
 
1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 
UNCLASSIFIED 
 
Page 7 of 7 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

•  more clarity is needed on what leave is available when kaimahi get COVID. 
7.  A summary of the feedback received is attached as Appendix 1. 
 
Amendments to the policy 
8.  Amendments to the policy have been made following feedback. The key changes are: 
•  Remove the sentence about the Government’s updated strategic approach.  
The sentence above this (in the policy) sufficiently covers what the Department 1982
considers when amending the COVID-19 policy. 
•  Review and rewrite of the “Leave” section to provide clarity on the leave 
options available to kaimahi if they have COVID-19 or they need to get Act 
vaccinated.  
•  Review by Communications for plain english and an easily understood policy. 
9.  The feedback about the risk assessment was noted and discussed with Wel being, 
Health and Safety. This feedback did not result in any changes being made to the risk 
assessments. 
10.  The revised COVID-19 policy is attached as Appendix 2. 
11.  Based on the risk assessments, and that minimal feedback was received from kaimahi, 
Information 
it is recommended that you approve the COVID-19 policy and that it will come into 
effect from 1 November 2022 with a formal review day in one year. 
 
Communicating the final decision to kaimahi 
Official 
12.  An article will be published on 1840 and on the MaSS intranet advising kaimahi of the 
final decision of the COVID-19 policy review.   
13.  This will include information on what leave is available to kaimahi if they have 
the  
COVID-19, if they need to get vaccinated or if they are supporting their whanau to get 
vaccinated.   
14.  Managers will be advised through the next available People Leaders Update. 
 
under 
 
 
 
 
 
Released 
 
 
 
 
 
 
Page 2 of 9 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

Keep controls in place 
•  I am concerned that your document assuming that everything is “business as 
usual”, except in high-risk settings, and basic health measures are only listed 
under “If the situation changes…”. 
•  I want to see positive affirmation for continued mask-wearing by kaimahi who 
wish to protect themselves and others. Dr Siouxsie Wiles says “there is a way to 
ride the [Covid-19] merry-go-round more safely … using the tools we know reduce 
transmission: wearing good-quality masks, improving the quality of indoor air, 
and isolating when infectious” 
•  Having read through this it seems to be mostly based on political expediencies 
rather than either the science of our time or any real concerns for staff or the 
1982
public with which they interact.  Remote first working should be in place.  Where 
managers can justify their people have to work on site then vaccination, masks 
and social distancing should stil  be required. 
Act 
Risk Assessments 
With the question or risk statement being provided to use by assessors? It’s 
chal enging to understand how the residual scoring was achieved when the question 
isn’t provided. Did assessors use the DIA Risk Framework for likelihood and 
consequence? DIA Risk Management Framework 2019.docx (cohesion.net.nz)  Frankly 
if it was used then I’m surprise that assessors concluded the residual consequence 
was a ‘3 Moderate’. The consequence criteria for ‘4 Significant’ under ‘Stakeholder’ is 
“. Major injury(s) or illness resulting in long-term incapacity or ill health for one or 
more stakeholder or kaimahi”. It only takes ‘one’ kaimahi to trigger a ‘significant’ 
consequence rating.   
 
Information 
 
 
 
 
Official 
 
 
the  
 
 
under 
Released 
 
Page 4 of 9 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

•  suppliers and other visitors (including whānau/friends) to DIA workplaces1 
•  members of the public accessing our services.   
Exceptions 
6.  The Chief Archivist may approve exceptions to this policy to allow members of the 
public to access public records under Archives New Zealand’s control. 
7.  The National Librarian may approve exceptions to this policy to allow members of the 
public to access the collections of the National Library and the Alexander Turnbull 
1982
Library. 
Delegated authorities 
Act 
8.  The delegated authorities that apply are governed by the Delegation Policy on the 
intranet (1840). 
Policy detail 
9.  COVID-19 is a highly transmissible virus with potential to result in widespread 
Information 
community transmission, which is likely to be ongoing as strains appear or mutate. Any 
COVID-19 variant, especially at the same time as seasonal illness, has the potential to 
create major disruption. 
10.  DIA needs to take all reasonably practicable steps to manage COVID-19 in our 
Official 
workplaces in a flexible and agile way, given the dynamic COVID-19 environment. 
11.  When making decisions to amend this policy, DIA will be guided by current public 
health advice from the Ministry of
the   Health, health and safety advice from WorkSafe (in 
relation to the management and control of COVID-19) balanced against the 
preservation of the basic rights and freedoms that individuals have to make decisions 
about and manage their own health. 
under 
12.  Safety and wel being measures/controls that could be utilised to reduce the 
transmission and effects of COVID-19 include: 
•  encouraging kaimahi to wear masks 
•  access to N95 (or similar) masks 
•  physical distancing and capacity limits 
Released 
•  isolating 
 
 
1 DIA workplaces are any place or vehicle where DIA kaimahi regularly work, including parts of sites where DIA 
kaimahi work with the agreement of other agencies, for example, co-located offices, and excludes the parts 
of those sites occupied by other agencies and private homes.    
 
Page 6 of 9 

---

•  reporting and recording of confirmed cases 
•  accessing Rapid Antigen Testing, including surveillance if appropriate 
•  reorganising work and supporting flexible working arrangements (see the flexible 
working hub). 
13.  Safety and wel being measures/controls in place to reduce the transmission and 
effects of COVID-19 include: 
• 
encouraging and supporting kaimahi to be vaccinated, including boosters 
1982
• 
ensuring kaimahi stay home if they are unwell 
• 
encouraging kaimahi to maintain healthy hygiene habits, such as coughing into 
Act 
your elbow, washing and sanitising hands (hand sanitiser is available at all sites), 
desk cleaning (cleaning supplies should be available at all sites), and respecting 
personal space. 
14.  Kaimahi are encouraged to regularly read the information provided on the COVID-19 
Info Hub on 1840. 
Health and safety risk assessment - transmission of 
Information 
COVID-19 in the workplace 
15.  DIA’s health and safety risk and impact assessments are completed in line with the 
Health & Safety at Work Act 2015. 
16.  The assessments identify mahi that involves close or higher risk contact with others, 
Official 
and the heightened risk of kaimahi becoming infected with COVID-19 at work, more so 
than they would be in the community. This is particularly where this mahi involves 
working with vulnerable members of the public or communities. They also consider 
the  
worst-case scenarios. 
17.  The assessments compare the inherent risk (without controls in place) and residual risk 
(with available controls in place) of contracting or transmitting COVID-19 in the 
under 
workplace, and whether that is higher than it is outside the workplace, in everyday life.  
18.  The current risk assessments also consider public health advice; the COVID-19 settings 
(the national and regional trends of cases, hospitalisations and fatalities); New 
Zealand’s high vaccination rate; the accessibility of masks, Rapid Antigen Testing and 
antivirals; the reduced risk of infection for those who have recently recovered from 
COVID-19, and the lowering of vaccine effectiveness against the transmission and/or 
effects of recent variants. 
Released 
19.  The assessments are dynamic, reflect the latest public health advice and wil  be 
reviewed if factors or the broader environment change. For example, the emergence 
of a new variant of concern or a significant change to Ministry of Health or public 
health advice. 
 
Page 7 of 9 

---

20.  The latest assessments are available here. Kaimahi can provide feedback at any time. 
Vaccination 
21.  Vaccination is an important protection for managing the risk to health and safety, 
particularly for those at higher risk of severe illness. Vaccination reduces the likelihood 
and severity of infection. However, vaccine effectiveness wanes over time. Decisions 
on the use of vaccinations as a protection measure are based on the risk assessment 
outcomes, Government and Public Service Commission guidance. 
1982
22.  Kaimahi are not required to be vaccinated against COVID-19 or to provide evidence of 
their vaccination status. However, kaimahi are encouraged to be fully vaccinated. 
Act 
23.  If the Government makes a statutory decision that kaimahi must be vaccinated to 
perform a job or part of a job, DIA wil  make that a condition of performing that job. 
24.  If health and safety risk assessments identify a job, or part of a job, as having a higher 
risk of COVID-19 that cannot be sufficiently managed by other controls, kaimahi may 
be required to be vaccinated under this policy. Kaimahi will be consulted prior to any 
final decision on vaccination requirements being made. 
25.  Where kaimahi do not meet vaccination requirements, managers will have discussions 
Information 
to understand their situation and identify what other options may be available. The 
nature of the work undertaken, the way the individual works, the ability for them to 
undertake their work from an alternative location, the availability of alternative work 
and the reason(s) for the individual not being vaccinated wil  be taken into 
consideration. 
Official 
26.  Te Tari Taiwhenua’s priority wil  be to retain kaimahi and to explore and attempt to 
agree reasonable alternative options wherever practicable. However, if other options 
the  
are not practicable or available, ending of employment may be considered. 
27.  Where a job requires a vaccinated person, any recruitment advertising will include that 
information. 
under 
If an employee does not believe they can work safely in the 
workplace 
28.  If an employee is concerned about their safety, the safety of a member of their 
household or other close contact managers should: 
•  Discuss and consider concerns raised by the employee, the impact on them, others 
Released 
in their household, and other people in the workplace 
•  Discuss how the health and safety risk assessment, other controls in place and this 
policy support the wel being and safety of the employee 
•  Discuss whether there are any other reasonable controls or actions that could help 
the employee to feel safer in the workplace 
 
Page 8 of 9 

---

•  Determine an appropriate response in line with employer and employee duties 
under the Health and Safety at Work Act 2015 and public health advice from the 
Ministry of Health. This may include flexible working arrangements. 
Leave 
29.  Leave provisions available to kaimahi are provided in  the Leave Policy and align with 
the Public Service Workforce Guidance. 
30.  In particular, kaimahi are able to take up to two hours paid leave for medical 
1982
appointments for vaccinations for themselves or their whanāu. Managers should also 
consider paid special leave when kaimahi have COVID-19 and have no sick leave 
Act 
available.   
Policy review 
31.  This policy will be reviewed regularly with material changes implemented following 
consultation with kaimahi wherever doing so is practicable. Reasons for reviewing 
include: 
•  changes to the wel being and safety measures including new measures becoming 
Information 
available 
•  new variants impacting significantly on the health and wellbeing of kaimahi 
•  changing public health advice. 
 
Official 
 
the  
under 
Released 
 
Page 9 of 9 

---

1982
Act 
Information 
Official 
the  
under 
Released 

---

•  suppliers and other visitors (including whānau/friends) to DIA workplaces1 
•  members of the public accessing our services.   
Exceptions 
6.  The Chief Archivist may approve exceptions to this policy to allow members of the 
public to access public records under Archives New Zealand’s control. 
7.  The National Librarian may approve exceptions to this policy to allow members of the 1982
public to access the collections of the National Library and the Alexander Turnbull 
Library. 
Act 
Delegated authorities 
8.  The delegated authorities that apply are governed by the Delegation Policy on the 
intranet (1840). 
Policy detail 
Information 
9.  COVID-19 is a highly transmissible virus with potential to result in widespread 
community transmission, which is likely to be ongoing as strains appear or mutate. 
Any COVID-19 variant, especially at the same time as seasonal illness, has the 
potential to create major disruption. 
10.  DIA needs to take all reasonably practicable steps to manage COVID-19 in our 
Official 
workplaces in a flexible and agile way, given the dynamic COVID-19 environment. 
11.  When making decisions to amend this policy, DIA will be guided by current public 
the  
health advice from the Ministry of Health, health and safety advice from WorkSafe (in 
relation to the management and control of COVID-19) balanced against the 
preservation of the basic rights and freedoms that individuals have to make decisions 
about and manage their own health. 
under 
12.  Safety and wel being measures/controls that could be utilised to reduce the 
transmission and effects of COVID-19 include: 
•  encouraging kaimahi to wear masks 
•  access to N95 (or similar) masks 
•  physical distancing and capacity limits 
Released 
 
1 DIA workplaces are any place or vehicle where DIA kaimahi regularly work, including parts of sites where DIA 
kaimahi work with the agreement of other agencies, for example, co-located offices, and excludes the parts 
of those sites occupied by other agencies and private homes.    

---

•  isolating 
•  reporting and recording of confirmed cases 
•  accessing Rapid Antigen Testing, including surveillance if appropriate 
•  reorganising work and supporting flexible working arrangements (see the flexible 
working hub). 
13.  Safety and wellbeing measures/controls in place to reduce the transmission and 
effects of COVID-19 include: 
1982
• 
encouraging and supporting kaimahi to be vaccinated, including boosters 
• 
ensuring kaimahi stay home if they are unwell 
Act 
• 
encouraging kaimahi to maintain healthy hygiene habits, such as coughing into 
your elbow, washing and sanitising hands (hand sanitiser is available at all sites), 
desk cleaning (cleaning supplies should be available at all sites), and respecting 
personal space. 
14.  Kaimahi are encouraged to regularly read the information provided on the COVID-19 
Info Hub on 1840. 
Information 
Health and safety risk assessment - transmission of 
COVID-19 in the workplace 
15.  DIA’s health and safety risk and impact assessments are completed in line with the 
Official 
Health & Safety at Work Act 2015. 
16.  The assessments identify mahi that involves close or higher risk contact with others, 
and the heightened risk of kaimah
the  i becoming infected with COVID-19 at work, more so 
than they would be in the community. This is particularly where this mahi involves 
working with vulnerable members of the public or communities. They also consider 
worst-case scenarios. 
under 
17.  The assessments compare the inherent risk (without controls in place) and residual 
risk (with available controls in place) of contracting or transmitting COVID-19 in the 
workplace, and whether that is higher than it is outside the workplace, in everyday 
life.  
18.  The current risk assessments also consider public health advice; the COVID-19 settings 
(the national and regional trends of cases, hospitalisations and fatalities); New 
Zealand’s hi
Released  gh vaccination rate; the accessibility of masks, Rapid Antigen Testing and 
antivirals; the reduced risk of infection for those who have recently recovered from 
COVID-19, and the lowering of vaccine effectiveness against the transmission and/or 
effects of recent variants. 

---

19.  The assessments are dynamic, reflect the latest public health advice and wil  be 
reviewed if factors or the broader environment change. For example, the emergence 
of a new variant of concern or a significant change to Ministry of Health or public 
health advice. 
20.  The latest assessments are available here. Kaimahi can provide feedback at any time. 
Vaccination 
1982
21.  Vaccination is an important protection for managing the risk to health and safety, 
particularly for those at higher risk of severe illness. Vaccination reduces the likelihood 
Act 
and severity of infection. However, vaccine effectiveness wanes over time. Decisions 
on the use of vaccinations as a protection measure are based on the risk assessment 
outcomes, Government and Public Service Commission guidance. 
22.  Kaimahi are not required to be vaccinated against COVID-19 or to provide evidence of 
their vaccination status. However, kaimahi are encouraged to be fully vaccinated. 
23.  If the Government makes a statutory decision that kaimahi must be vaccinated to 
perform a job or part of a job, DIA wil  make that a condition of performing that job. 
Information 
24.  If health and safety risk assessments identify a job, or part of a job, as having a higher 
risk of COVID-19 that cannot be sufficiently managed by other controls, kaimahi may 
be required to be vaccinated under this policy. Kaimahi will be consulted prior to any 
final decision on vaccination requirements being made. 
25.  Where kaimahi do not meet vaccination requirements, managers will have discussions 
Official 
to understand their situation and identify what other options may be available. The 
nature of the work undertaken, the way the individual works, the ability for them to 
undertake their work from an alte
the  rnative location, the availability of alternative work 
and the reason(s) for the individual not being vaccinated wil  be taken into 
consideration. 
26.  Te Tari Taiwhenua’s priority wil  be to retain kaimahi and to explore and attempt to 
under 
agree reasonable alternative options wherever practicable. However, if other options 
are not practicable or available, ending of employment may be considered. 
27.  Where a job requires a vaccinated person, any recruitment advertising will include 
that information. 
If an employee does not believe they can work safely in the 
Released 
workplace 
28.  If an employee is concerned about their safety, the safety of a member of their 
household or other close contact managers should: 

---

•  Discuss and consider concerns raised by the employee, the impact on them, 
others in their household, and other people in the workplace 
•  Discuss how the health and safety risk assessment, other controls in place and this 
policy support the wel being and safety of the employee 
•  Discuss whether there are any other reasonable controls or actions that could 
help the employee to feel safer in the workplace 
•  Determine an appropriate response in line with employer and employee duties  1982
under the Health and Safety at Work Act 2015 and public health advice from the 
Ministry of Health. This may include flexible working arrangements. 
Act 
Leave 
29.  Leave provisions available to kaimahi are provided in  the Leave Policy and align with 
the Public Service Workforce Guidance. 
30.  In particular, kaimahi are able to take up to two hours paid leave for medical 
appointments for vaccinations for themselves or their whanāu. Managers should also 
consider paid special leave when kaimahi have COVID-19 and have no sick leave 
Information 
available.   
Policy review 
31.  This policy will be reviewed regularly with material changes implemented following 
Official 
consultation with kaimahi wherever doing so is practicable. Reasons for reviewing 
include: 
the  
•  changes to the wel being and safety measures including new measures becoming 
available 
•  new variants impacting significantly on the health and wellbeing of kaimahi 
changing public health advice. 
under 
 
Released 

---