29 April 2026 
 
 
 
J M 
[FYI request #34288 email]  
 DOIA-REQ-0030271 
 
 
Tēnā koe J M 
 
Thank  you  for  your  correspondence  of  29  March  2026  to  the  Ministry  of  Business,  Innovation  and 
Employment (MBIE) requesting, under the Official Information Act 1982 (the Act), the following: 
 
I am writing to request information under the Official Information Act 1982 (OIA). 
 
Please  provide  all  relevant  official  information—including  but  not  limited  to  internal  policies, 
Standard  Operating  Procedures,  Knowledge  Base  articles,  "Advice  to  Staff"  circulars,  training 
modules, internal memos, legal frameworks, or any other documented guidance—that instructs or 
informs immigration officers on: 
 
1.      Handling Application Withdrawals: All information detailing how immigration officers must 
process and facilitate an applicant's request to withdraw their visa application at any stage before 
a final decision is recorded. 
 
2.      Handling Requests for Pre-Decline Notification and Election: All information on how officers 
should  handle  explicit  written  requests  asking  for  advance  notice  of  an  impending  decline. 
Specifically, how officers are guided to respond when an applicant requests this notice to exercise 
an election (choosing between withdrawing or proceeding with the decline), and whether officers 
are permitted to ignore such requests if they are not framed as an immediate, absolute withdrawal. 
 
3.      Fairness and Natural Justice: All information provided to immigration officers regarding the 
application of Fairness and Natural Justice in visa processing and decision-making. 
 
4.      Processing Sequence and Unresolved Correspondence: All information on the mandatory steps 
an  officer  must  take  regarding  unaddressed  correspondence  (such  as  a  request  for  pre-decline 
notification) before officially recording a decline decision in the AMS/ADEPT system. Are officers 
permitted to finalize a decline while such a request remains unacknowledged on the file? 
 
 
I am writing to advise you that MBIE has decided to extend the period of time available to make a decision 
on your request under section 15A(1)(a) of the Act, as the request necessitates a search through a large 
quantity  of  information  and  meeting  the  original  time  limit  would  unreasonably  interfere  with  the 
operations of MBIE.  
 
 

---

 
As such, a proper response cannot reasonably be made within the original time limit. MBIE will notify you 
of a decision on your request no later than 27 May 2026. 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of our decision to extend the 
time limit. Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
freephone 0800 802 602. 
 
Nāku noa, nā 
 
 
 
 
Ethan Herbert 
Senior Advisor, Ministerial Services 
Office of the Deputy Secretary Immigration 
Immigration New Zealand 
Ministry of Business, Innovation & Employment 
 

---