Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Terminated staff due to vaccination status at Waikato Uni in 2022'.
HSW‐I01 Hazard and Risk Register COVID‐19
University of Waikato ‐ General Public Health 
Area / Faculty / Division 
Measures
Assessment date
16‐Nov‐2021
University of Waikato Vaccination 
Assessor/s
Last review date
Consultation Group
Register sign off*
Neil Quigley (Vice‐Chancellor)
Formal review scheduled for:
17‐Dec‐21
Hazard
Risk Description 
Consequence
Likelihood
Inherent risk rating
Preventative Controls
Recovery Controls
Consequence2 Likelihood2 Residual risk rating
Review date
Additional Controls to be implemented 
Person/s responsible
Implementation Date
Notes / Comments 
Status (i.e. completed / uncompleted
1. Signing in with QR code .
ISOLATION CONTROLS
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 test after 
1. Social distancing outdoor two metres.
being a close contact or having contracted COVID‐19.
2. Social distancing indoors one metre.
3. Employee assistance programme.
3. If people are unwell, stay home.
4. Extended leave provisions for persons self isolating after being 
4. If persons are experiencing symptoms related to 
a close contact or having contracted COVID‐19.
COVID‐19 contact Healthline and get tested. 
5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person physcially 
PPE/ADMINSTRATIVE 
attended the University during their infectious period there must 
1. Surgical masks or better mandatory for staff working  be a deep clean undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
in public‐facing areas, face coverings strongly 
confirmed case.
Risk of COVID‐19 Delta infection from other 
encouraged elsewhere.
staff, students, visitors and contractors. 
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, 
COVID‐19 (Delta Variant) 
(Based on Table 1 ‐ Criteria for increased risk 
Almost 
hand sanitiser, coughing / sneezing etiquette.
in the community
of COVID‐19 Infection or Transmission)
Extreme
certain
Critical 10000
3. Signage  
Extreme
Likely
Critical 1000
Completed 
1. Signing in with QR code.
ISOLATION CONTROLS 
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 test after 
1. Social distancing outdoor two metres.
being a close contact or having contracted COVID‐19.
2. Social distancing indoors one metre.
3. Employee assistance programme.
3. If people are unwell, stay home. 
4. Extended leave provisions for persons self isolating after being 
4. If persons are experiencing symptoms related to 
a close contact or having contracted COVID‐19. 
COVID‐19 contact Healthline and get tested. 
5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person physcially 
PPE/ADMINSTRATIVE 
attended the University during their infectious period there must 
1. Surgical masks or better mandatory for staff working  be a deep clean undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
in public‐facing areas, face coverings strongly 
confirmed case.
Risk of COVID‐19 Delta transmission to other 
encouraged elsewhere.
staff, students, visitors and contractors. 
2.Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, 
COVID‐19 (Delta Variant)    (Based on Table 1 ‐ Criteria for increased risk 
Almost 
hand sanitiser, coughing / sneezing etiquette. 
in the community
of COVID‐19 Infection or Transmission)
Extreme
certain
Critical 10000
3. Signage.
Extreme
Likely
Critical 1000
Completed 
HSW‐I01 Hazard and Risk Register ‐ COVID‐19 High Contact Areas, Public‐
Facing Staff
University of Waikato ‐ Academic Staff on campus and 
conducting research off‐site or with vulnerable communities 
(for the purpose of this assessment this means persons at 
Area / Faculty / Division 
higher risk of the effects of COVID 19 ‐ MoH)  This also covers 
staff and students activities that are covered by extended 
Government health orders.
Assessment date
16‐Nov‐2021
Assessor/s
University of Waikato Vaccination Consultation Group
Last review date
Register sign off*
Neil Quigley (Vice‐Chancellor)
Formal review scheduled for:
17‐Dec‐21
Hazard
Risk Description 
Consequence
Likelihood
Inherent risk rating
Preventative Controls
Recovery Controls
Consequence2 Likelihood2 Residual risk rating
Review date
Additional Controls to be implemented 
Person/s responsible
Implementation Date
Notes / Comments 
Status (i.e. completed / uncompleted
ENGINEERED CONTROLS
1. Signing in with QR code.
1. Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved for use in New Zealand.
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 test 
2. Enhanced Ventilation and Airflow 
after being a close contact or having contracted COVID‐
ISOLATION CONTROLS
19.
1. Social distancing outdoor two metres.
3. Employee assistance programme.
2. Social distancing indoors one metre.
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
3. Clear screens/barriers.
after being a close contact or having contracted COVID‐
4. If you are unwell, stay home.
19.
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐19 contact Healthline and get tested.
5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person 
PPE/ADMINSTRATIVE 
physcially attended the University during their 
1. Surgical masks or better mandatory for staff working in public‐facing areas, face coverings 
infectious period there must be a deep clean 
strongly encouraged elsewhere.
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
2. Field work risk assessment undertaken prior to commencement of reserach off‐site or with  confirmed case.
vulnerable communities
3. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, hand sanitiser, coughing / sneezing 
etiquette.
Risk of COVID‐19 Delta infection from other staff, students, 
4. Signage.
COVID‐19 (Delta Variant)  in 
visitors and contractors. (Based on Table 1 ‐ Criteria for 
Almost 
5. Enhanced cleaning protocols in public areas.
the community
increased risk of COVID‐19 Infection or Transmission)
Extreme
certain
Critical 10000
Major
Likely
High 100
Completed 
ENGINEERED CONTROLS
1. Signing in with QR code.
1. Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved for use in New Zealand.
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 test 
2. Enhanced Ventilation and Airflow 
after being a close contact or having contracted COVID‐
ISOLATION CONTROLS
19.
1. Social distancing outdoor two metres.
3. Employee assistance programme.
2. Social distancing indoors one metre.
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
3. Clear screens/barriers.
after being a close contact or having contracted COVID‐
4. If you are unwell, stay home.
19.
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐19 contact Healthline and get tested.
5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person 
PPE/ADMINSTRATIVE 
physcially attended the University during their 
1. Surgical masks or better mandatory for staff working in public‐facing areas, face coverings 
infectious period there must be a deep clean 
strongly encouraged elsewhere.
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
2. Field work risk assessment undertaken prior to commencement of reserach off‐site or with  confirmed case.
vulnerable communities
3. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, hand sanitiser, coughing / sneezing 
etiquette.
Risk of COVID‐19 Delta transmission to  other staff, students, 
4. Signage.
COVID‐19 (Delta Variant)  in 
visitors and contractors. (Based on Table 1 ‐ Criteria for 
Almost 
5. Enhanced cleaning protocols in public areas.
the community
increased risk of COVID‐19 Infection or Transmission)
Extreme
certain
Critical 10000
Major
Likely
High 100
Completed 
HSW‐I01 Hazard and Risk Register COVID‐19 with 
Vaccination and Public Health Measures
University of Waikato ‐  Staff with 
Area / Faculty / Division 
Vaccination and Public Health Measures 
moving across and between campuses
Assessment date
16‐Nov‐2021
University of Waikato Vaccination 
Assessor/s
Last review date
Consultation Group
Register sign off*
Neil Quigley (Vice‐Chancellor)
Formal review scheduled for:
17‐Dec‐21
Hazard
Risk Description 
Consequence
Likelihood
Inherent risk rating
Preventative Controls
Recovery Controls
Consequence2
Likelihood2
Residual risk rating
Review date
Additional Controls to be implemented 
Person/s responsible
Implementation Date
Notes / Comments 
Status (i.e. completed / uncompleted
1. Signing in with QR code.
ENGINEERED CONTROLS 
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 
1.Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved  test after being a close contact or having contracted 
for use in New Zealand.
COVID‐19.
ISOLATION CONTROLS 
3. Employee assistance programme.
1. Social distancing outdoor two metres.
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
2. Social distancing indoors one metre.
after being a close contact or having contracted COVID‐
3. Clear screens/barriers. 
19.
4. If you are unwell, stay home. 
5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person 
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐ physcially attended the University during their 
19 contact Healthline and get tested.
infectious period there must be a deep clean 
PPE/ADMINSTRATIVE 
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
1. Surgical masks or better mandatory for staff working confirmed case.
Risk of COVID‐19 Delta infection from 
in public‐facing areas, face coverings strongly 
other staff, students, visitors and 
encouraged elsewhere.
contractors. (Based on Table 1 ‐ Criteria 
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, 
COVID‐19 (Delta Variant)  in 
for increased risk of COVID‐19 Infection 
Almost 
hand sanitiser, coughing / sneezing etiquette. 
the community
or Transmission)
Extreme
certain
Critical 10000
3. Signage.
Major
Likely
High 100
Completed 
1. Signing in with QR code.
ENGINEERED CONTROLS
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 
1. Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved  test after being a close contact or having contracted 
for use in New Zealand.
COVID‐19.
ISOLATION CONTROLS
3. Employee assistance programme.
1. Social distancing outdoor two metres.
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
2. Social distancing indoors one metre.
after being a close contact or having contracted COVID‐
3. Clear screens/barriers.
19.
4. If you are unwell, stay home. 
5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person 
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐ physcially attended the University during their 
19 contact Healthline and get tested.
infectious period there must be a deep clean 
PPE/ADMINSTRATIVE 
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
1. Surgical masks or better mandatory for staff working confirmed case.
Risk of COVID‐19 Delta transmission to  
in public‐facing areas, face coverings strongly 
other staff, students, visitors and 
encouraged elsewhere. 
contractors. (Based on Table 1 ‐ Criteria 
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, 
COVID‐19 (Delta Variant)  in 
for increased risk of COVID‐19 Infection 
Almost 
hand sanitiser, coughing / sneezing etiquette.  
the community
or Transmission)
Extreme
certain
Critical 10000
3. Signage.
Major
Likely
High 100
Completed 
HSW‐I01 Hazard and Risk Register ‐ COVID‐19 High 
Contact Areas, Public‐Facing Staff
University of Waikato ‐ Close contact 
Area / Faculty / Division 
facilities  other than pastoral care, public‐
facing staff.
Assessment date
16‐Nov‐2021
University of Waikato Vaccination 
Assessor/s
Last review date
Consultation Group
Register sign off*
Neil Quigley (Vice‐Chancellor)
Formal review scheduled for:
17‐Dec‐21
Hazard
Risk Description 
Consequence
Likelihood
Inherent risk rating
Preventative Controls
Recovery Controls
Consequence2 ikelihood2 Residual risk rating
Review date
Additional Controls to be implemented 
Person/s responsible
Implementation Date
Notes / Comments 
Status (i.e. completed / uncompleted
ENGINEERED CONTROLS
1. Signing in with QR code.
1.Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved for use in New 
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 
Zealand.
test after being a close contact or having contracted 
2. Enhanced Ventilation and Airflow 
COVID‐19.
ISOLATION CONTROLS
3. Employee assistance programme.
1. Social distancing outdoor two metres.
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
2. Social distancing indoors one metre.
after being a close contact or having contracted COVID‐
3. Clear screens/barriers.
19.
4. If you are unwell, stay home.
5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person 
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐19 contact 
physcially attended the University during their 
Healthline and get tested.
infectious period there must be a deep clean 
PPE/ADMINSTRATIVE 
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
1. Surgical masks or better mandatory for staff working in public‐facing  confirmed case.
Risk of COVID‐19 Delta infection from 
areas, face coverings strongly encouraged elsewhere.
other staff, students, visitors and 
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, hand sanitiser, 
contractors. (Based on Table 1 ‐ Criteria 
coughing / sneezing etiquette.
COVID‐19 (Delta Variant)  in 
for increased risk of COVID‐19 Infection 
3. Signage.
the community
or Transmission)
Extreme
Almost certain
Critical 10000
4. Enhanced cleaning protocols in public areas.
Major
Likely
High 100
Completed 
ENGINEERED CONTROLS
1. Signing in with QR code.
1. Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved for use in New 
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 
Zealand.
test after being a close contact or having contracted 
2. Enhanced Ventilation and Airflow.
COVID‐19.
ISOLATION CONTROLS
3. Employee assistance programme.
1. Social distancing outdoor two metres.
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
2. Social distancing indoors one metre.
after being a close contact or having contracted COVID‐
3. Clear screens/barriers.
19.
4. If you are unwell, stay home. 
5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person 
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐19 contact 
physcially attended the University during their 
Healthline and get tested.
infectious period there must be a deep clean 
PPE/ADMINSTRATIVE
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
1. Surgical masks or better mandatory for staff working in public‐facing  confirmed case.
Risk of COVID‐19 Delta transmission to  
areas, face coverings strongly encouraged elsewhere.
other staff, students, visitors and 
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, hand sanitiser, 
contractors. (Based on Table 1 ‐ Criteria 
coughing / sneezing etiquette.
COVID‐19 (Delta Variant)  in 
for increased risk of COVID‐19 Infection 
3. Signage.
the community
or Transmission)
Extreme
Almost certain
Critical 10000
4. Enhanced cleaning protocols in public areas.
Major
Likely
High 100
Completed 
HSW‐I01 Hazard and Risk Register COVID‐19 with 
Vaccination and Public Health Measures
University of Waikato ‐ General Staff  
Area / Faculty / Division 
with Vaccination and Public Health 
Measures
Assessment date
16‐Nov‐2021
University of Waikato Vaccination 
Assessor/s
Last review date
Consultation Group
Register sign off*
Neil Quigley (Vice‐Chancellor)
Formal review scheduled for:
17‐Dec‐21
Hazard
Risk Description 
Consequence
Likelihood
Inherent risk rating
Preventative Controls
Recovery Controls
Consequence2
Likelihood2
Residual risk rating
Review date
Additional Controls to be implemented 
Person/s responsible
Implementation Date
Notes / Comments 
Status (i.e. completed / uncompleted
1. Signing in with QR code.
ENGINEERED CONTROLS 
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 
1. Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved for use in New Zealand.
test after being a close contact or having contracted 
ISOLATION CONTROLS 
COVID‐19.
1. Social distancing outdoor two metres.
3. Employee assistance programme.
2. Social distancing indoors one metre.
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
3. Clear screens/barriers. 
after being a close contact or having contracted 
4. If you are unwell, stay home. 
COVID‐19.
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐19 contact Healthline and get  5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person 
tested.
physcially attended the University during their 
PPE/ADMINSTRATIVE 
infectious period there must be a deep clean 
Risk of COVID‐19 Delta infection from 
1. Surgical masks or better mandatory for staff working in public‐facing areas, face 
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
other staff, students, visitors and 
coverings strongly encouraged elsewhere.
confirmed case.
contractors. (Based on Table 1 ‐ Criteria 
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, hand sanitiser, coughing / 
COVID‐19 (Delta Variant)  in 
for increased risk of COVID‐19 Infection 
Almost 
sneezing etiquette. 
the community
or Transmission)
Extreme
certain
Critical 10000
3. Signage
Major
Likely
High 100
Completed 
1. Signing in with QR code.
ENGINEERED CONTROLS
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 
1. Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved for use in New Zealand.
test after being a close contact or having contracted 
ISOLATION CONTROLS
COVID‐19.
1. Social distancing outdoor two metres.
3. Employee assistance programme.
2. Social distancing indoors one metre.
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
3. Clear screens/barriers.
after being a close contact or having contracted 
4. If you are unwell, stay home. 
COVID‐19.
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐19 contact Healthline and get  5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person 
tested.
physcially attended the University during their 
PPE/ADMINSTRATIVE 
infectious period there must be a deep clean 
Risk of COVID‐19 Delta transmission to  
1. Surgical masks or better mandatory for staff working in public‐facing areas, face 
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
other staff, students, visitors and 
coverings strongly encouraged elsewhere. 
confirmed case.
contractors. (Based on Table 1 ‐ Criteria 
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, hand sanitiser, coughing / 
COVID‐19 (Delta Variant)  in 
for increased risk of COVID‐19 Infection 
Almost 
sneezing etiquette.  
the community
or Transmission)
Extreme
certain
Critical 10000
3. Signage.
Major
Likely
High 100
Completed 
HSW‐I01 Hazard and Risk Register ‐ COVID‐19 High 
Contact Areas, Public‐Facing Staff
University of Waikato ‐ Pastoral Care 
Area / Faculty / Division 
(Student Services and any other areas 
providing close support to students)
Assessment date
16‐Nov‐2021
University of Waikato Vaccination 
Assessor/s
Last review date
Consultation Group
Register sign off*
Neil Quigley (Vice‐Chancellor)
Formal review scheduled for:
17‐Dec‐21
Hazard
Risk Description 
Consequence
Likelihood
Inherent risk rating
Preventative Controls
Recovery Controls
Consequence2 ikelihood Residual risk rating
Review date
Additional Controls to be implemented 
Person/s responsible
Implementation Date
Notes / Comments 
Status (i.e. completed / uncompleted
ENGINEERED CONTROLS
1. Signing in with QR code.
1. Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved for use in New 
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 
Zealand.
test after being a close contact or having contracted 
2. Enhanced Ventilation and Airflow 
COVID‐19.
ISOLATION CONTROLS
3. Employee assistance programme.
1. Social distancing outdoor two metres.
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
2. Social distancing indoors one metre.
after being a close contact or having contracted COVID‐
3. Clear screens/barriers.
19.
4. If you are unwell, stay home.
5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person 
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐19 contact 
physcially attended the University during their 
Healthline and get tested.
infectious period there must be a deep clean 
PPE/ADMINSTRATIVE 
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
1. Surgical masks or better mandatory for staff working in public‐facing  confirmed case.
Risk of COVID‐19 Delta infection from 
areas, face coverings strongly encouraged elsewhere.
other staff, students, visitors and 
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, hand sanitiser, 
contractors. (Based on Table 1 ‐ Criteria 
coughing / sneezing etiquette.
COVID‐19 (Delta Variant)  in 
for increased risk of COVID‐19 Infection 
Almost 
3. Signage.
the community
or Transmission)
Extreme
certain
Critical 10000
4. Enhanced cleaning protocols in public areas.
Major
Likely
High 100
Completed 
ENGINEERED CONTROLS
1. Signing in with QR code.
1. Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved for use in New 
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 
Zealand.
test after being a close contact or having contracted 
2. Enhanced Ventilation and Airflow.
COVID‐19.
ISOLATION CONTROLS
3. Employee assistance programme.
1. Social distancing outdoor two metres.
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
2. Social distancing indoors one metre.
after being a close contact or having contracted COVID‐
3. Clear screens/barriers.
19.
4. If you are unwell, stay home. 
5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person 
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐19 contact 
physcially attended the University during their 
Healthline and get tested.
infectious period there must be a deep clean 
PPE/ADMINSTRATIVE
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
1. Surgical masks or better mandatory for staff working in public‐facing  confirmed case.
Risk of COVID‐19 Delta transmission to  
areas, face coverings strongly encouraged elsewhere.
other staff, students, visitors and 
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, hand sanitiser, 
contractors. (Based on Table 1 ‐ Criteria 
coughing / sneezing etiquette.
COVID‐19 (Delta Variant)  in 
for increased risk of COVID‐19 Infection 
Almost 
3. Signage.
the community
or Transmission)
Extreme
certain
Critical 10000
4. Enhanced cleaning protocols in public areas.
Major
Likely
High 100
Completed 
HSW‐I01 Hazard and Risk Register ‐ Residential 
Leaders
University of Waikato ‐ Residential 
Area / Faculty / Division  Leaders
Assessment date
16‐Nov‐2021
University of Waikato Vaccination 
Assessor/s
Last review date
Consultation Group
Register sign off*
Neil Quigley (Vice‐Chancellor)
Formal review scheduled for:
17‐Dec‐21
Hazard
Risk Description 
Consequence
Likelihood
Inherent risk rating
Preventative Controls
Recovery Controls
Consequence2 ikelihood2 Residual risk rating
Review date
Additional Controls to be implemented 
Person/s responsible
Implementation Date
Notes / Comments 
Status (i.e. completed / uncompleted
1. Signing in with QR code.
ENGINEERED CONTROLS 
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 
1. Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved for use in New Zealand.
test after being a close contact or having COVID‐19.
2. Enhanced Ventilation and Airflow.
3. Employee assistance programme.
ISOLATION CONTROLS 
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
1. Social distancing outdoor two metres.
after being a close contact or having contracted COVID‐
2. Social distancing indoors one metre.
19.
3. Clear screens/barriers.
5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person 
4. If you are unwell, stay home.
physcially attended the University during their 
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐19 contact Healthline and get  infectious period there must be a deep clean 
tested.
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
PPE/ADMINSTRATIVE
confirmed case.
1. Surgical masks or better mandatory for staff working in public‐facing areas, masks 
strongly encouraged elsewhere.
Risk of COVID‐19 Delta infection 
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, hand sanitiser, coughing / 
from other staff, students, visitors 
sneezing etiquette.
and contractors. (Based on Table 1 ‐ 
3. Signage.
COVID‐19 (Delta Variant)  Criteria for increased risk of COVID‐
Almost 
4. Enhanced cleaning protocols in public areas.
in the community
19 Infection or Transmission)
Extreme
certain
Critical 10000
5. Disposable aprons.
Major
Likely
High 100
Completed 
1. Signing in with QR code.
ENGINEERED CONTROLS
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 
1. Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved for use in New Zealand.
test after being a close contact or having COVID‐19.
2. Enhanced Ventilation and Airflow.
3. Employee assistance programme.
ISOLATION CONTROLS
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
1. Social distancing outdoor two metres.
after being a close contact or having contracted COVID‐
2. Social distancing indoors one metre.
19.
3. Clear screens/barriers.
5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person 
4. If you are unwell, stay home.
physcially attended the University during their 
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐19 contact Healthline and get  infectious period there must be a deep clean 
tested.
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
PPE/ADMINSTRATIVE 
confirmed case.
1. Surgical masks or better mandatory for staff working in public‐facing areas, masks 
strongly encouraged elsewhere.
Risk of COVID‐19 Delta transmission 
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, hand sanitiser, coughing / 
to other staff, students, visitors and 
sneezing etiquette.
contractors. (Based on Table 1 ‐ 
3. Signage.
COVID‐19 (Delta Variant)  Criteria for increased risk of COVID‐
Almost 
4. Enhanced cleaning protocols in public areas.
in the community
19 Infection or Transmission)
Extreme
certain
Critical 10000
5. Disposable aprons.
Major
Likely
High 100
Completed 
HSW‐I01 Hazard and Risk Register ‐ 
Housekeepers ‐ Residential Halls
University of Waikato Housekeepers ‐ 
Area / Faculty / Division  Residential Halls
Assessment date
16‐Nov‐2021
University of Waikato Vaccination 
Assessor/s
Last review date
Consultation Group
Register sign off*
Neil Quigley (Vice‐Chancellor)
Formal review scheduled for:
17‐Dec‐21
Hazard
Risk Description 
Consequence
Likelihood
Inherent risk rating
Preventative Controls
Recovery Controls
Consequence2 ikelihood Residual risk rating
Review date
Additional Controls to be implemented 
Person/s responsible
Implementation Date
Notes / Comments 
Status (i.e. completed / uncompleted
ENGINEERED CONTROLS
1. Signing in with QR code.
1. Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved for use in New 
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 
Zealand.
test after being a close contact or having contracted 
2. Enhanced Ventilation and Airflow.
COVID‐19.
ISOLATION CONTROLS 
3. Employee assistance programme.
1. Social distancing outdoor two metres.
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
2. Social distancing indoors one metre.
after being a close contact or having contracted COVID‐
3. Clear Screens/Barriers.
19.
4. If you are unwell, stay home.
5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person 
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐19 contact Healthline  physcially attended the University during their 
and get tested.
infectious period there must be a deep clean 
PPE/ADMINSTRATIVE
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
1. Surgical masks or better mandatory for staff working in public‐facing 
confirmed case.
areas, masks strongly encouraged elsewhere.
Risk of COVID‐19 Delta infection from 
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, hand sanitiser, 
other staff, students, visitors and 
coughing / sneezing etiquette.
contractors. (Based on Table 1 ‐ 
3. Signage.
COVID‐19 (Delta Variant)  Criteria for increased risk of COVID‐
Almost 
4. Enhanced cleaning protocols in public areas. 
in the community
19 Infection or Transmission)
Extreme
certain
Critical 10000
5. Disposable Aprons.
Major
Likely
High 100
Completed 
ENGINEERED CONTROLS
1. Signing in with QR code.
1.Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved for use in New 
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 
Zealand.
test after being a close contact or having contracted 
2. Enhanced Ventilation and Airflow.
COVID‐19.
ISOLATION CONTROLS 
3. Employee assistance programme.
1. Social distancing outdoor two metres.
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
2. Social distancing indoors one metre.
after being a close contact or having contracted COVID‐
3. Clear Screens/Barriers.
19.
4. If you are unwell, stay home.
5. If a confirmed case of COVID‐19 and the person 
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐19 contact Healthline  physcially attended the University during their 
and get tested.
infectious period there must be a deep clean 
PPE/ADMINSTRATIVE
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
1. Surgical masks or better mandatory for staff working in public‐facing 
confirmed case.
areas, masks strongly encouraged elsewhere.
Risk of COVID‐19 Delta transmission 
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, hand sanitiser, 
to  other staff, students, visitors and 
coughing / sneezing etiquette.
contractors. (Based on Table 1 ‐ 
3. Signage.
COVID‐19 (Delta Variant)  Criteria for increased risk of COVID‐
Almost 
4. Enhanced cleaning protocols in public areas. 
in the community
19 Infection or Transmission)
Extreme
certain
Critical 10000
5. Disposable Aprons.
Major
Likely
High 100
Completed 
HSW‐I01 Hazard and Risk Register ‐ Residential 
Halls ‐ Confirmed Case COVID‐19
Area / Faculty / Division 
University of Waikato Residential 
Halls ‐ Confirmed Case COVID‐19
Assessment date
16‐Nov‐2021
University of Waikato Vaccination 
Assessor/s
Last review date
Consultation Group
Register sign off*
Neil Quigley (Vice‐Chancellor)
Formal review scheduled for:
17‐Dec‐21
Hazard
Risk Description 
Consequence
Likelihood
Inherent risk rating
Preventative Controls
Recovery Controls
Consequence2 Likelihood2 Residual risk rating
Review date
Additional Controls to be implemented 
Person/s responsible
Implementation Date
Notes / Comments 
Status (i.e. completed / uncompleted
ENGINEERED CONTROLS
1. Signing in with QR code. 
1. Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved for use in New 
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 test 
Zealand.
after being a close contact or having contracted COVID‐
2. Enhanced Ventilation and Airflow
19.
ISOLATION CONTROLS
3. Employee assistance programme.
1. Social distancing outdoor two metres.
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
2. Social distancing indoors one metre.
after being a close contact or having COVID‐19.
3. Clear screens/barriers.
5. If a confirmed case of COVID 19 and the person 
4. If you are unwell, stay home. 
physcially attended the University during their 
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐19 contact 
infectious period there must be a deep clean 
Healthline and get tested. 
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
6. Reisidential Units set aside to transfer students to that are a 
confirmed case.
confirmed case of COVID‐19 or isolating as a close contact.
PPE/ADMINSTRATIVE
1. N95 masks or better mandatory for staff working in residential halls, 
masks mandatory in public areas.
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, hand sanitiser, 
coughing / sneezing etiquette.
3. Signage.
Case of COVID‐19 Delta 
Risk of infection from a resident that 
4. Enhanced cleaning protocols in public areas. 
Variant in the residential 
is a close contact or a confirmed case 
Almost 
5. Disposable aprons. 
halls
of COVID‐19.
Extreme
certain
Critical 10000
6. Staff fit‐tested for N95 masks and donning/doffing PPE.
Extreme
Likely
Critical 1000
Completed 
ENGINEERED CONTROLS
1. Signing in with QR code. 
1. Fully vaccinated with a COVID‐19 vaccine approved for use in New 
2. Returning to work only with a negative COVID‐19 test 
Zealand.
after being a close contact or having contracted COVID‐
2. Enhanced Ventilation and Airflow
19.
ISOLATION CONTROLS
3. Employee assistance programme.
1. Social distancing outdoor two metres.
4. Extended leave provisions for persons self isolating 
2. Social distancing indoors one metre.
after being a close contact or having COVID‐19.
3. Clear screens/barriers.
5. If a confirmed case of COVID 19 and the person 
4. If you are unwell, stay home. 
physcially attended the University during their 
5. If you are experiencing symptoms related to COVID‐19 contact 
infectious period there must be a deep clean 
Healthline and get tested. 
undertaken of on‐site areas/vehicles used by a 
6. Reisidential Units set aside to transfer students to that are a 
confirmed case.
confirmed case of COVID‐19 or isolating as a close contact.
PPE/ADMINSTRATIVE
1. N95 masks or better mandatory for staff working in residential halls, 
masks mandatory in public areas.
2. Practicing Hygiene Requirements ‐ hand washing, hand sanitiser, 
coughing / sneezing etiquette.
3. Signage.
Case of COVID‐19 Delta 
Risk of transmission to a 
4. Enhanced cleaning protocols in public areas. 
Variant in the residential 
resident/staff by  a close contact or a 
Almost 
5. Disposable aprons. 
halls
confirmed case of COVID‐19.
Extreme
certain
Critical 10000
6. Staff fit‐tested for N95 masks and donning/doffing PPE.
Extreme
Likely
Critical 1000
Completed 
HSW‐I01 Hazard and Risk Register COVID‐19 ‐ General Public Health 
Measures ‐ Risks associated with COVID‐19 control measures
Area / Faculty / Division 
University of Waikato ‐ General Public Health Measures ‐ 
Risks associated with COVID‐19 control measures
Assessment date
16‐Nov‐2021
Assessor/s
University of Waikato Vaccination Consultation Group
Last review date
Register sign off*
Neil Quigley (Vice‐Chancellor)
Formal review scheduled for:
17‐Dec‐21
Hazard
Risk Description 
Consequence
Likelihood
Inherent risk rating
Preventative Controls
Recovery Controls
Consequence2 Likelihood2 Residual risk rating
Review date
Additional Controls to be implemented 
Person/s responsible
Implementation Date
Notes / Comments 
Status (i.e. completed / uncompleted
ISOLATION CONTROLS
1. Screens at public desks as required.
2. Social distancing indoors one metre.
3. Escape route to safe area established.
PPE/ADMINSTRATIVE
Mandatory vaccination 
Aggressive interactions with people that do not agree with 
1. De‐escalation training for all front line staff/staff in 
1. Signing in with QR code.
requirements for access to 
mandatory vaccination requirements (staff, students, 
Almost 
call centres.
2. Specialised employee assistance programme for staff and 
campus.
contractors and visitors).
Moderate
certain
High 100
2. Alarm buttons.
family members after aggressive interactions. 
Moderate
Likely
Medium 10 
Completed 
ADMINSTRATIVE
1. Consult with staff  when setting performance targets
set realistic and achievable targets that take into 
account existing workloads when setting targets. 
2. Regularly review workloads to ensure employees 
have sufficient resources in terms of time, 
administrative support and equipment to cope, help 
employees develop personal work plans to help them 
prioritise their tasks.
3. Encourage staff to speak up at an early stage if they 
feel their task demands are excessive and to seek 
management guidance about priorities if there are 
insufficient resources to effectively complete the tasks.
4. Review workloads during team meetings, through an 
Workload demands under 
Increased workload on staff delivering both online and face 
informal check‐in with the supervisor or worksite 
vaccine certificates.
to face, as required under vaccine certificate requirements.
Major
Likely
High 100
assessments.
Major
Possible
Medium 10 
Completed 
1. Consult with GP regarding any health conditions that  1. ACC coverage for physical injury caused by the vaccination, 
Adverse events following immunisation with COVID‐19 
may prevent the use of the Pfizer Vaccine (as of 
which's not a necessary part or ordinary consequence of the 
vaccines. An AEFI is an untoward medical event which 
16/11/21).
treatment.
follows immunisation and does not necessarily have a causal 
2. Use of other vaccines approved for use in NZ.
2. Leave provisions for persons experiencing adverse events 
relationship with the administration of the vaccine. The 
following vaccination.
adverse event may be an unfavourable or unintended sign, 
Immunisation
abnormal laboratory finding, symptom or disease.
Extreme
Unlikely
Medium 10 
Extreme
Unlikely
Medium 10
Completed