30 March 2026 
 
Erika Whittome 
By email to: [FYI request #34125 email] 
 
Kia ora Erika 
 
OFFICIAL INFORMATION ACT REQUEST 2026/22 
On the On Monday 23 March 2026, you made a request under the Official Information Act 1982 (the 
OIA) for the following information: 
 
Thank you for this information below: 
"To begin the official count, Returning Officers create a master roll by consolidating all the 
electoral rolls from voting places in each electorate, which lists the names of people who 
voted in each electorate. We scrutinise the master roll to identify voters who may have voted 
more than once in an electorate." 
  
Would you please provider more details on this information? 
1. How does the consolidating or crosschecking take place?  Eg Mount albert role has 
40,000+ names on it. 
2. Does each voting place hold just one copy of the electoral role in a paper printout? 
3. how is a master roll created? What is the process for taking paper printouts containing 
40,000+ names from multiple voting places and then consolidating them into a master roll? 
Each voting place will have several rolls for its home electorate and rolls for the relevant Māori roll 
and in many cases, rolls for neighbouring electorates. Every page of these rolls from every voting 
place in the electorate is scanned and uploaded to create an electronic master roll for each 
electorate. The master roll for each electorate also includes all special votes taken in New Zealand 
and from overseas.  The master roll is created electronically using the electronic roll scrutiny 
application (ERSA).   
As advised in our earlier response to you, we then scrutinise the electorate’s master roll to identify 
voters who may have voted more than once in an electorate. For example, if an individual has cast 
multiple votes in the Mt Albert electorate at different voting places on election day, this will be 
detected via Mt Albert’s master roll. The comparison process is undertaken electronically using 
ERSA.   
In the interests of transparency, we release responses to Official Information Act requests every 3 
months. We will publish this response with your personal details redacted. 
Electoral Commission 
Level 4, 34-42 Manners Street, PO Box 3220, Wellington 6140, New Zealand 
Telephone +64 4 495 0030 
www.vote.nz  |  www.elections.nz 

---

 
You have the right under section 28(3) of the Act to make a complaint to the Ombudsman if you are 
not satisfied with the response to your request.  Information about how to do this is available at 
www.ombudsman.parliament.nz or by phoning 0800 802 602.  
 
Yours sincerely  
 
 
Kristina Temel 
Chief Legal Advisor 
Legal, Regulation & Policy 
Electoral Commission 
Level 4, 34-42 Manners Street, PO Box 3220, Wellington 6140, New Zealand 
Telephone +64 4 495 0030 
www.vote.nz  |  www.elections.nz 

---