Fergusson Intermediate School 
Board of Trustees Meeting 
Held on Tuesday, 1st April 2025 
 Present  :   Paula Glen,  Simon Kenny, Sandra Honey,  Rachael Browne, Phil ip Hartel , 
Whaea Ange 
In attendance :  Anne McPhie (Secretary),    
Apologies :      Natasha Margrain 
Declaration of Interest :  Nil 
Speaking Rights Given to:    
 
 
Agenda Item 
Discussion 
Actioned 
Approval of Previous 
Tabled as read. 
Motion :   The Board moved 
Minutes 
to approve the minutes for 
Monday, 24th February 2025. 
Moved :  Phillip Hartell 
Second : Rachael Browne 
Conflict of Interest 
Nil 
 
Principals Report 
Tabled as read. 
Motion :   The Board moved 
Simon acknowledged Rachael as SLT leader 
that the Principal's Korero for   
and at Board level.  Jess is grateful for her 
April 2025 be approved. 
support. 
Moved :  Paula Glen 
Second : Phillip Hartell 
Survey data - tabled as read. 
Mindfulness :  
Students - not so positive regarding 
mindfulness. 
Teachers - makes a positive difference, a 
nice way to reset.  Perhaps do a variety of 
mindfulness?   Teachers take turns, do a 
variety of music.  
 
Staff absences - variety of reasons.  To 
continue monitoring.  Simon to check in with 
staff with the higher absences. 
 
 

---

 
Discussion regarding warm jackets for staff 
for cooler months - support with wellbeing.  
Simon doing designs, getting quotes.   Is 
there a way of funding or subsidising?   Won't 
be coming out of the 2025 budget. 
 
Neighbours fence located by the bike shed.  
Leaning into her property.   Would like 
reassurance that no balls etc hit against the 
fence.   Will look at costs for fixing the 
fence. 
 
Presiding Member 
Met with Simon and Tina, checked in with 
Motion : The Board moved 
Toby. 
that the Presiding Members 
Dinners were well received for parent 
Report be approved. 
interviews.   Discussion was had regarding 
Moved :  Phillip Hartell 
payment of meals.  Look at adding in the 
Second : Sandra Honey 
2026 budget for staff wellbeing.  Managing 
expectations for what the price of the meal 
can be.  Well appreciated and received by 
the staff.  Will need clarification from Tina. 
 
Look at expanding/revisiting principals' 
discretion.  Phillip to discuss with Tina. 
 
Board newsletter, combined with school 
newsletter to be out by end of the term. 
 
Policy and Procedure  Board Assurances - refer to principals report.  Motion : The Board moved 
Update - Sandra 
Making sure that the staff is aware of the 
that the Policies and 
assurances for Health and Safety and 
Procedures that were 
Induction. 
discussed be approved. 
 
Moved :  Paula 
Policy.  Tabled and updated. 
Second : Phillip 
 
Read the updates on the demo site. 
 
Physical Restraint Rules and Guidelines -  
Board noted the changes to the minimizing 
physical restraint policy. 
 
The board noted the delayed schedule 
review of the Concerns and Complaints 
policy and its subtopics. 
 
AI policy - carried forward to the next 
meeting.  Sandra has put it on the site, 
model site.  Needing to be careful of general 

---

AI.  Needs to confirm the policy. 
Finance - Phillip 
Tabled as read.  
Motion :  The Board moved 
 
 
that the February Financial 
 
February Report 
Report be approved. 
Fundraising 
Tabled 
Moved :  Phillip Hartell 
 
Ratio holding firm.  Tina to send out an 
Second : Sandra Honey 
Camp 
explanation of the ratio. 
In favour :  All 
 
 
The Board approves the Statement of 
Motion :  The Board approves 
Financial Position Budget for 2025.    
the Statement of Financial 
 
Position Budget for 2025 
Draft 2024 Annual Accounts - Tabled.   
Moved :  Phillip Hartell 
Submitted for  completion to the Auditor. 
Second : Sandra Honey 
Deficit of $24,813. 
In favour :  All 
Anticipating a short fall, look carefully at 
 
expenditure.  Conscious of planning for the 
 
future. 
 
 
 
Delegations of Authority don't have any 
figures attached to it.  Anything outside of 
the budget should come to the board for 
approval.  Board delegates authority within 
the budget (less than $1,000). 
 
Fundraising - Round the Riverwalk - Board 
supports Eds Fundraising Initiatives around 
the RISE Challenge walk 
 
Working on fitness with students for next 
term.    Have spot prizes.  Would like to have 
every student raise $35 each.  Motivate 
students to buy into the prizes.  Consider the 
timing.  Fundraising towards Learning 
Support. 
 
Camp 
Trying to make it affordable.  
Communication to the parents to go out. 
 
Health and Safety 
The Neighbor in Mitre Grove would like 
 
Update- Phillip 
students to stop standing on the gas main 
cage. 
Students also throw acorns/feijoas over the 
fence - used as missiles.   Add to student 
notices. 
Property - Natasha - 
 Some windows are being replaced in the 
 
via Principal report 
hall, and have gone over budget. 
 
 
 
 

---

Cultural Advisor - 
Kapa haka is huge - 80 students.  Spoke to 
 
Whaea Ange 
Simon - Hutt Fest 2 day Wānanga - work 
with students for 2 days in the term 1 
holidays. 
Looking for a venue for ……. Have tried over 
Wellington.   FIS will run this event, and will 
be looking for volunteers. 
  
Correspondence 
Institute for Directors - email from Holly 
No action 
Pears 
 
Actioned 
 
 
Review 
Policy and Procedures - a lot better being 
 
moved forward. 
 
Next Meeting 
Monday, 26th May 2025 @ 6.15pm 
 
Meeting closed 
8.20 
 
 
 
Carried Forward 
Action 
 
 
Fundraising Policy 
Amy - review 
 
Budget 
Phillip - done 
 
School docs 
Sandra - done 
 
 
Board Roles 
Paula 
 
Succession Planning 
Team - newsletter 
 
Bike Track 
2025 - still waiting for Kimi Ora.   Bike track 
 
will naturally be made by the students. 
 
Kimi Ora 
Carried forward - Simon to email John 
 
 
Staff Code of Conduct/AI Policy 
Sandra - carried forward 
 
Newsletter 
Paula/Team - anything to add 
Electronically Signed :   
 
 
 Presiding Member:  Paula Glen  
 Date :  26/05/2025                  

---