Fergusson Intermediate School 
Board of Trustees Meeting 
Held on Monday, 26th May 2025 
 Present  :   Paula Glen,  Simon Kenny, Sandra Honey,  Rachael Browne, Whaea Ange, 
Natasha Margrain 
In attendance :  Anne McPhie (Secretary),    
Apologies :   Phil ip Hartel ,     
Declaration of Interest :  Nil 
Speaking Rights Given to:  Anne McPhie   
 
Agenda Item 
Discussion 
Actioned 
Approval of Previous 
Tabled as read. 
Motion :   The Board moved 
Minutes 
to approve the minutes for 
Tuesday, 1st April 2025. 
Moved :  Paula Glen 
Second : Sandra Honey 
Conflict of Interest 
Nil 
 
Principals Report 
Tabled as read. 
Motion :   The Board moved 
Discussion -  
that the Principal's Korero for   
-  Managing the roll, class sizes are 
May 2025 be approved. 
manageable. 
Moved :  Sandra Honey 
Second : Paula Glen 
-  The number of stand-downs re term 1   
-  Family Harm Programme - letting 
Motion :   The Board moved 
whanau know.   Information from 
that the programme for 
police will only go to trusted sources 
Family Harm be approved. 
within the school.   
Moved :  Paula Glen 
Simon to ask Toby - 
Second :  Natasha Margrain 
-
 
  Paperwork / sign off camp for next 
 
meeting. 
-  Tech programme at a later meeting. 
-  Aaron - recently attended an AI PD, 
will need a policy for this. Simon will 
present at the next meeting 
information received from Evans Bay 
Intermediate.   They are letting 

---

teachers use it for reports although it 
still must reflect the child.   
Presiding Member 
Tabled as read.   
Motion : The Board moved 
 
 
that the Presiding Members 
 
 
Report be approved. 
 
 
Moved :  Sandra Honey 
 
 
Second : Natasha Margrain 
 
 
 
 
 
Motion :  The Board moved 
 
 
that confirmation for Simon’s 
 
 
Brisbane Conference and 
 
 
second email confirmation be 
 
 
approved. 
 
 
Moved :  Natasha Margrain 
 
 
Second : Paula Glen 
Board Succession 
 
Planning and Voting 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3 parent reps and 1 staff rep required. Will 
 
look at promoting at the upcoming Matariki 
 
evening. 
Paid Union Meeting 
 
Support Staff 
Tabled as read. 
Policy and Procedure  Tabled as read. 
Motion : The Board moved 
Update - Sandra 
Adding the Emergency planning as a standard  that the Policies and 
agenda item - put under health and safety.    Procedures that were 
 
discussed be approved. 
-  List of Hazardous material.   Safety 
Moved :  Paula Glen 
data sheet available, Simon to notify 
Second : Natasha Margrain 
Seymour. 
-  Staff to talk to students regarding 
lockdown. 
-  Earthquake - discuss with students 
that it is noisy, falling objects. 
 
The principal provided the assurance to the 
board regarding police vetting, teachers 
registration. 
Finance - Phillip 
March Report - tabled - carried forward 
Motion :  Carried Forward to 
 
April Report - tabled - carried forward 
next meeting. 
 
 
 

---

 
Surplus - the difference between the 2 
months (March/April). 
Photocopy - concern with the large amount 
printed out. 
 
Health and Safety 
-  Fire alarm - appliance called out - 
 
Update 
Foods room set off smoke alarm (oil in 
frying pan). 
-  Mouse in room 11. 
Property - Natasha 
-  Money for the hall - roof. 
 
-  Painting  kept some of the money, 
 
there are some touch ups still to be 
completed. 
-  Spouting - has this been done? 
-  Board has been invited to a property 
meeting in Lower Hutt.  Tina will 
attend in Masterton, she will report 
back to the Board. 
Cultural Advisor - 
 Finally booked for Te Ora Atamira at the  
 
Whaea Ange 
Lower Hutt Town Hall.  Simon to meet with 
Craig Sharp, who hosted previously.  
Orongomai will be involved, karanga, MC, 
Karakea organised. 
 
Will pick up the Friday te reo next term.   
Extra practices for kapa haka group. 
Correspondence 
 All detailed above 
 
 
Actioned 
 
 
Review 
 Nice casual meeting. 
 
Great policy meeting 
 
Next Meeting 
Monday, 23rd June 2025 @ 6.15pm 
 
Meeting closed 
8.18pm 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---

 
 
Carried Forward/Raised 
Action 
 
 
AI Policy 
Simon to talk to Aaron 
 
Camp Sign off 
Simon to talk to Toby 
 
Hazardous material - Documents 
Simon to talk to Seymour 
 
 
Kimi Ora 
No updates to date, waiting for the budget 
 
Newsletter 
Paula / Team next meeting 
 
Finance - March/April Reports 
 Philip 
 
 
Board Roles 
Paula 
 
Property Updates 
Natasha to connect with Tina re meeting 
 
Fundraising Policy 
Amy - Term 3/4 
 
Bike Track 
Waiting on Kimi Ora/Finance space 
 
 
 
Electronically Signed : 
Presiding Member - Paula Glen                             
Date :  23/06/2025                   

---