Our reference:  qA122570  
Enquiries to: [email address]  
 
26 March 2026 
 
 
Clampett Trust 
[FYI request #33814 email]  
 
 
Dear Clampett Trust 
 
Official Information Request for delegation instruments or service agreements of DMC 
 
I refer to your official information request dated 24 February 2026 for Delegation Instruments for 
MWLASS and Debt Management Central (DMC) 
 
Part of the information you have requested is enclosed. However, we have decided to refuse your 
request for information which relates to  the service agreement with Debt Management Central  
under  Section  7(2)(b)(ii)  of  the  LGOIMA  as  it’s  a  commercial  contract  and  its  release  would  be 
likely to unreasonably prejudice the commercial position of the parties. 
 
Summary of contractor services for debt collection 
 
Environment  Southland  engages  Debt  Management Central  (DMC)  to  undertake  debt  collection 
processes on its behalf from time to time, subject to the specific circumstances of any particular 
debt owed to Council and the circumstances of the debtor. 
 
Council pays a commission to DMC for the provision of those debt collection services. 
The specialist debt collection services provided by DMC to Council include: 
 
•  Prompt  and  appropriate  procedural  steps  taken  on  behalf  of  Council  for  collection 
purposes 
•  Managing communications and correspondence with debtors 
•  Facilitating payment arrangements (e.g. direct debits) 
•  Monitoring arrangements and automated follow up with debtors 
•  Use of specialist systems to support services 
•  Managing debt portfolios efficiently and effectively 
•  Managing  costs  of  debt  collection  and  supporting  recovery  of  those  costs  where 
appropriate 
•  Providing reporting in line with Council financial requirements 
 
Delegations and MWLASS 
 
 

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Council  has  not  delegated  statutory  authority  to  Manawatū-Whanganui  Local  Authority  Shared 
Services (MWLASS) for debt recovery activities. 
 
Accordingly, Council does not hold delegation instruments, sub-delegations, or other documents 
of the type described in your request. 
 
 
You  have  the  right  to  seek  an  investigation  and  review  by  the  Ombudsman  of  this  decision. 
Information  about  how  to  make  a  complaint  is  available  at  www.ombudsman.parliament.nz  or 
freephone 0800 802 602. 
 
 
If  you  wish  to  discuss  this  decision  with  us,  please  feel  free  to  contact  the  organisation  at 
[Southland Regional Council request email] 
 
 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
Patrick Ng 
General Manager Corporate Services 
 

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