Doc 1. Excerpt from 'Ministerial Correspondence process' guidance document. 
Note page 1 and pages 4-8 have been removed as they are out of scope of the request. 
Out of scope
8. MS Advisor searches SharePoint and the message bank to see if any responses
for similar correspondence have been recently completed. Depending on the topic,
MS Advisor may be able to draft a response using standard wording from previous
responses or the message bank.
9. MS Advisor prepares a commissioning email using the Ministerial Correspondence
commissioning email template. The subject line of this email should read “Request
for SME – CORM-[XXXX] about [subject matter of correspondence] due [DATE]”.

---

10. MS Advisor sends the commissioning email to the responsible Manager for the
correspondence response. Please note: Any correspondence relating to the
RMA must be commissioned to [email address] and not directly to
the responsible Manager.
Responsible Managers can be found using the following resources: 
• November 1 Managers in Working Areas.xlsx
• Business Group Day 1 Packs
The ‘Key Contacts’ section of Taku Mahi also provides a good indication of the 
likely responsible Manager: 
9(2)(g)(ii)
9(2)(g)(ii)
9(2)(g)(ii)
If the MS Advisor is unsure which Manager is responsible for their correspondence, 
they can speak to the MS Team Leader.  
11. If the responsible Manager does not assign a SME within 2 working days of
sending the commissioning email, the MS Advisor follows up with the responsible
Manager. If a timely response is not received from the responsible Manager, the
MS Advisor escalates to the MS Team Leader.
Out of scope

---