Conservation House 
John Luke 
18 – 32 Manners Street 
 
Te Aro  
fyi-request-33670-
Wellington 6011 
doc.govt.nz 
[email address] 
 
Ref: OIAD-6072 
 
 
 
 
 
 
9 March 2026 
 
Tēnā koe John, 
Thank you for your request to the Department of Conservation (DOC), received on 10 February 
2026 relating to Conservation Board meeting minutes and agendas. We have considered your 
request under the Official Information Act 1982 (the OIA). Your questions and our responses are 
listed below:  
1.  I have made similar request in the past- e.g. OIAD-4891. Upon checking, I have found that 
some conservation boards’ meeting agendas and minutes are still not up to date. For 
example, the Taranaki/Whanganui Conservation Board has no meeting agendas 
published for 2025 and only two sets of meeting minutes available for that year. This lack 
of timely publication is a barrier to transparency and public oversight. Once again, to 
ensure and encourage public transparency, I formally request copies of all meeting 
agendas and minutes for all conservation boards 
Conservation Boards are statutory bodies established under the Conservation Act 1987. These 
Boards are also subject to the Local Government Official Information and Meetings Act 1987 
(LGOIMA). We have followed up with all Conservation Boards to ensure they are fulfilling their 
obligations under LGOIMA. 
Conservation Board agendas and confirmed minutes, other than those noted below, are publicly 
available on the DOC website. Accordingly, this part of your request is refused under section 
18(d) of the OIA, as the information is already publicly available. 
You noted that some Conservation Board agendas and minutes on the DOC website appeared 
incomplete or not up to date. These have now been addressed in most cases.  
Despite reasonable searches, DOC has been unable to locate any minutes, notes, or recordings 
of the Waikato Conservation Board meeting held on 25 February 2025. This part of your request 
is therefore refused under section 18(e) of the OIA, as the information cannot be found despite 
reasonable steps taken to locate it. 
Unconfirmed minutes are withheld under section 9(2)(g)(i) of the OIA to protect the integrity of 
Conservation Board deliberations. These minutes are drafts and will be released publicly once 
confirmed by the respective Boards.  
A summary of the unconfirmed minutes that are withheld is below: 
Conservation Board 
Unconfirmed minutes that are withheld until confirmed 
East Coast Hawke’s Bay 
November 2025 
(No meeting held in September 2025)  
Tongariro/Taupō 
November 2025  

---

Nelson/Marlborough 
November 2025 
West Coast Tai Poutini 
October 2025 
(No Meeting held in June 2025) 
Canterbury Aoraki 
September 2025 
December 2025 
Otago 
December 2025 
Southland 
November 2025 
 
2.  In addition, I request copies of any internal guidelines, policies, or processes that outline 
how the Department manages, monitors, and ensures that each conservation board 
uploads its meeting agendas and minutes in a timely manner. 
 
The Conservation Board Manual (https://www.doc.govt.nz/about-us/statutory-and-advisory-
bodies/conservation-boards/conservation-board-manual/board-meeting-formalities-and-
procedures/#Section-8.3) sets out LGOIMA requirements for agenda and minute publications. 
This is the primary document that outlines how agendas and minutes must be prepared, 
confirmed, and published. 
 
In May 2025, DOC also completed an internal compliance review assessing adherence to 
LGOIMA ss 46, 46A and 51, and the Chief Ombudsman’s good-practice guidance. A copy of 
this document is listed below. Information unrelated to Conservation Boards has been removed 
as it is outside the scope of your request. 
 
Item 
Date 
Document description 
Decision 
1 
7 May 2025 
Reviewing Conservation Entities against 
Released in part – 
meeting notification requirements under Part 7 of  Out of Scope 
LGOIMA 
 
You are entitled to seek an investigation and review of my decision by writing to an Ombudsman 
as provided by section 28(3) of the OIA. 
Please note that this letter (with your personal details removed) and the attached document may 
be published on DOC’s website. 
 
Nāku noa, nā  
 
Kelley Reeve 
Director Governance and Government Services 
Department of Conservation 
Te Papa Atawhai 
2 
 

---