New Zealand Defence Force 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Defence Estate and Infrastructure 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Facilites Maintenance Contracts 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Delivery Partner   
 
 
Monthly Performance Score   
 
 
 
94.4%   
  Site 
 
 
 
Overall Score 
 
 
 
 
 
Pass   
  Date 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Performance Scorecard 
 
 
 
KPI 
KRA 
KRA 
KPI 
KPI 
Weighting  No. 
KPI 
Measure 
Performance Bands 
KPI 
Weighting  Frequency  Raw 
Score  Score 
KPI Score (with multiplier applied) 
KRA 
Score 
Completion of scheduled 
routine maintenance 
programme plan 
Delivery to 
Percentage routine 
maintenance activities 
High ≥ 98%  < 100% 
 
1.1 
Scheduled 
Pass ≥ 96% < 98% 
 
Maintenance 
(PRMA) completed within 
10.0% 
Monthly 
100% 
High 
10.0% 
each Outcome Group in 
Low ≥ 94% < 96%  
Programme 
relation to planned as 
Fail  <94% 
defined in the 
col aboratively developed 
vice 
annual SMPP 
er
Compliance with contract 
f S
outcome statement # and 
specification 
High 95% 
 
 o
57.5% 
Pass 90% 
53.5% 
el
1.2  Quality (applies to 
SM, USM) 
Monthly compliance checks, 
12.5% 
Monthly 
95% 
High 
12.5% 
 
joint compliance checks, 
Low 85% 
number of failed compliance 
Fail 80% 
1. Lev
checks 
Reactive Work 
Response 
Site response times 
exceeded for USM Requests 
(applies to USM) 
and Work Orders 
High 95% 
 
1.3   
(unscheduled maintenance 
Pass 90% 
activities) 
Low 85% 
5.0% 
Monthly 
90% 
Pass 
4.0% 
 
 
Response times as per the 
Fail 80% 
contract specification for L1 
 
- L5 
 
Released under the OfficIal Information Act 1982

---

Site completion of USM 
Reactive Work 
Requests and Work Orders 
High 95% 
 
1.4 
Completion 
(unscheduled maintenance 
Pass 90% 
activities) 
Low 85% 
5.0% 
Monthly 
95% 
High 
5.0% 
 
(applies to USM) 
Overdue jobs for the 
Fail 80% 
reporting month 
Completion of planned 
maintenance projects to 
agreed programme plan 
Percentage planned 
Planned Assigned 
maintenance projects 
High ≥ 90%  < 100%+ 
 
1.5  Projects Delivery  activities (PMPA) completed 
Pass ≥ 80% < 90% 
Low ≥ 70% < 80%  
10.0% 
Monthly 
100% 
High 
10.0% 
 
(applies to PMP) 
in relation to planned as 
defined in the 
Fail  <70% 
col aboratively developed 
annual PMP programme 
plan 
Data Quality and 
Completeness 
Accuracy and completeness 
of pre-invoicing data against 
Data Quality and 
the fol owing fields: job 
Completeness 
category/description, date 
High 100% 
Invoice/Claims: 
raised/issued/completed, 
Pass 95%   
floc, note to customer - fault 
Low 90% 
 
1.6  Timeliness, Data 
Quality and 
and repair strategy, labour 
Fail 85% 
15.0% 
Monthly 
95% 
PASS 
12.0% 
 
inputs and materials, total 
Claims Timeliness 
Completeness 
cost 
High 100% 
Claims Timeliness 
Pass 95% 
Number of days 
Low 90% 
invoice/claim is late being 
Fail 85% 
tabled (invoices to be tabled 
within 60 days of job 
completion) 
Administration aspects of 
the contract 
High 100% 
 
   
2.1 
Contract 
Timeliness of contract 
Pass 95% 
 
administration aspects and 
Low 90% 
11.5% 
Monthly 
100% 
High 
11.5% 
n &
Administration 
Fail 85% 
tion
attendance and contribution 
at site meetings 
Level of col aboration 
between NZDF and 
boratio unica 16.5% 
16.5% 
Contractor teams 
m
Col aborative 
Scored from 1-10 on the 
High ≥ 70% 
 
Colla
2.2 
Relationship 
fol owing areas: initiative, 
Pass ≥ 60% 
cooperative behaviour, 
Low ≥ 50% 
5.0% 
Monthly 
83% 
High 
5.0% 
 
2.  Com
Health 
understanding and 
Fail< 50% 
conformance with the 
contract and processes, 
honesty/transparency, 
Released under the OfficIal Information Act 1982

---

ownership of outcomes, 
timeliness 
 
2.3 
Stakeholder 
Results from customer 
Confidence 
surveys 
N/A 
0.0% 
Monthly 
N/A 
N/A 
N/A 
 
 
Compliance and proactive 
Health and Safety 
ent
management 
High 100% 
 
3.1  Health and Safety  Weekly compliance checks, 
Pass 80% 
 
Compliance 
joint compliance check 
Low 60% 
8.0% 
Monthly 
80% 
Pass 
6.4% 
ironm
scores, close out of any non 
Fail 50% 
nv
conformance within 
specified timeframe 
nd E
High 80% 
 
26.0%  3.2  Health and Safety 
Pass 70% 
8.0% 
Monthly 
100% 
High 
8.0% 
24.4%   
Performance 
CHIPS Score in CHESS 
Low 60% 
Fail <60% 
afety a
 S
Compliance with 
environmental 
Environmental 
management and 
High 95% 
 
ealth,
3.3  Management and  compliance requirements 
Pass 90% 
Monthly compliance checks, 
Low 85% 
10.0% 
Monthly 
95% 
High 
10.0% 
 
Compliance 
3. H
joint compliance check 
Fail 80% 
scores, number of failed 
compliance checks 
 
 
100.0%   
 
 
 
100.0% 
 
 
 
Monthly performance score  94.4%   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Result 
Multiplier 
 
 
Overall 
Score 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fail 
0.1 
 
 
95% 
High 
 
 
 
 
 
 
 
 
Low 
0.5 
 
 
80% 
Pass 
 
 
 
 
 
 
 
 
Pass 
0.8 
 
 
60% 
Low 
 
 
 
 
 
 
 
 
High 
1 
 
 
<60% 
Fail 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Released under the OfficIal Information Act 1982

---