Managing conflicts of interest guidelines 
to be used in conjunction with conflict of interest policy and form 
Flow chart for Employees 
• 
Identifies that they have an actual, potential or 
 
Identifying conflict either 
perceived conflict between their personal beliefs and 
actual, perceived, or 
actions and their work; or  
possible conflict 
• 
Considers others may see that they have a conflict; or 
• 
Observes that a colleague or their manager may face a 
conflict 
 
 
Employee with conflict 
• 
Raise the matter with their manager and complete the 
Considering the 
conflict of interest form 
implications 
• 
Manager discusses with employee the seriousness of 
the conflict including possible impacts such as 
identifying the type and size, considering what would 
happen if there was external scrutiny 
• 
Discusses possible implications and how the situation 
may be managed 
• 
Agrees with the manager a process to deal with the 
conflict 
 
Employee observing a conflict 
• 
Raise the matter with the colleague/manager and 
explains the reasons for their concerns 
• 
Records the discussion and copies to the 
colleague/manager, if appropriate (e.g. significant 
issue) 
Employee with conflict 
Managing the conflict 
• 
Advises their manager of any changes to their situation 
• 
Ensures all matters are finished before closing off the 
issue 
• 
Ensures any discussion and decisions are recorded in 
writing and filed.  
 
Employee observing a conflict 
If the original conflict relates to a colleague and has not 
been dealt with in a reasonable time: 
• 
Raise the matter with the manager again and record 
actions and discussion 
• 
If it appears a relatively minor matter, record ongoing 
observations so that the matter can be taken up later if 
necessary 
• 
Reviews the conflict with the employee at least annually  
Follow up as necessary 
• 
Refers/advises manager’s manager or other affected 
parties/groups, if required  
• 
Ensures all discussions and decisions are recorded in 
writing, shared with the parties and recorded.  
• 
If a new conflict arises, then this process will need to 
be started for that conflict 
 

---

Flow chart for Managers 
to be used in conjunction with conflict of interest policy and form 
• 
The manager identifies or is informed that one of their 
Identifying conflict either 
employees may have a conflict in an area of their work; 
actual, 
  perceived, or 
or  
possible conflict 
• 
considers an employee maybe perceived as having a 
conflict 
  
 
 
• 
Manager considers the seriousness of the conflict 
Considers the implications 
including possible impacts such as identifying the type 
and size, considering what would happen if there was 
external scrutiny 
• 
Manager discusses with employee the seriousness of 
Managing the conflict 
the conflict including possible impacts and if not done 
already reviews the conflict of interest form with the 
employee and agrees how the conflict will be managed 
and if any follow up actions are required.  
• 
The manager should ensure all discussions are 
documents and recorded. 
• 
If the manager and employee need assistance with 
managing the conflict then it should go to the 
managers manager. 
 
 
• 
Once the manager and employee completed the form 
Saving conflict of interest 
then it needs to be recorded in myHR. 
form 
• 
The form is loaded into ‘other documents’ on MyHR. 
The title of the uploaded document should be Conflict of 
Interest Declaration 1/10/21 (i.e. date the form was 
signed.) For information on how to do this, click here 
Follow up as necessary 
• 
Manager reviews the conflict with the employee at least 
annually  
• 
Manager refers/advises their manager or other affected 
parties/groups, if required  
• 
Ensures all discussions and decisions are recorded in 
writing, shared with the parties and recorded.  
• 
If a new conflict arises, then this process will need to 
be started for that conflict. 

---