Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request '15 - ADHD and Police Contact / Data Recognition'.
Oranga Tamariki - Ministry for Children
link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Oranga Tamariki - Ministry for Children
Schedule: Reporting and Managing Missing Children and
Young People in Care
A schedule to the Memorandum of Understanding between Oranga Tamariki and New Zealand Police
Purpose
To date Oranga Tamariki has had no national y consistent process or risk assessment for reporting and
managing missing children and young people. Previously there have been regional level agreements
between Oranga Tamariki and the New Zealand Police (Police). This Protocol outlines a national y
consistent process.
This Protocol provides Police and Oranga Tamariki with clear definitions and guidelines for reporting and
managing missing children and young people in the care of Oranga Tamariki.
The new process wil  ensure timely, effective and consistent reporting of this vulnerable, high-risk group.
Key information and processes
This process is applicable for al  children and young people in the custody of the Chief Executive of the
Ministry of Social Development, including those in custody by way of sections 235 and 238(1)(d). Care
and Protection and Youth Justice Residences please refer to the Residential and High and Complex Needs
Services for your specific management processes.
Missing - criteria
A missing person is any person:
- whose whereabouts are unknown and
- there are genuine fears for the safety or concerns for the welfare and vulnerability of that person.
They wil  be considered missing until they are located and their wel being or otherwise is established.
Unauthorised absence
Some children or young people absent themselves from their home for a short period and then return.
Often their whereabouts are known or can be quickly established through contact with family/whānau or
friends. At times their whereabouts are unknown but the child or young person is not considered at risk
(see risk assessment below for assistance in making a decision in this situation).
If a child or young person's whereabouts are known, then they cannot be considered 'missing'.
Careful monitoring of an unauthorised absence is important, as the child or young person may
subsequently be deemed a missing person.
NOTE: Young people in the custody of the Chief Executive under sections 235 and 238(1)(d) are an exception
to the unauthorised absence criteria. Due to the increased risk of harm to themselves and others, they are to
12/23
link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Oranga Tamariki - Ministry for Children
be reported using the urgent process below.
Reporting times
There is no requirement to wait 24 hours to report someone missing. However, a child or young person
must meet the above criteria before a report is made to Police.
Process
A missing persons report should only be made to Police by Oranga Tamariki when the missing persons
criteria is met, and the fol owing risk assessment has been considered.
1. Risk assessment
For young people who have a youth justice status, please refer to the management of high-risk children
and young people policy. After hours should contact the youth justice manager, there should be an
updated risk management plan for al  children and young people who are on youth court orders. These
high-risk management plans should be updated weekly. This policy is available on the practice centre.
Consideration needs to be given to whether the child or young person's circumstances are an
'unauthorised absence' or whether he/she is 'missing'. A child or young person's age or vulnerability may
put them at higher risk. The fol owing additional factors are guidelines for consideration and should be
reflected in the risk assessment process:
- physical health, including any disability
- mental health, including self-harm or suicidality, ADHD, depression
- knowledge of the locality they went missing from
- access to friends/family/whānau/other support networks in the locality they went missing from
- recent stressors including, but not limited to, offending/court appearances, Family Group
Conference, change in placement, other significant changes in circumstances
- any other risk-taking behaviours, such as drugs/alcohol/huffing, offending, prostitution, previous
history of running away, living on the streets or with inappropriate people, associating with a
negative peer group
- out of character behaviour (particularly relevant to young people).
2. Timeframes
A decision should be made about whether the child or young person's absence is unauthorised, or if they
are missing, within the first hour of a social worker being advised that they are missing. This decision wil
be dependent on the circumstances and risk assessment, which may indicate an urgent response
timeframe.
- Urgent Response: Report made, as soon as possible, through the Police emergency 111 line. This
wil  ensure an immediate response by dispatching Police to the scene where the missing person
report wil  be taken and enquiries wil  commence. Then use the CYRAS templates to provide
additional information using the routine process below, stating that a 111 cal  has been made and
13/23
link to page 2 link to page 2 link to page 2 Oranga Tamariki - Ministry for Children
including the event number provided by the Police.
- Al  young people in the custody of the Chief Executive under sections 235 and 238(1)(d) are to be
reported via this process.
- Routine Response: Report made through the routine reporting process, consistent with national
policy and procedure, as outlined below.
3. Initial actions - Oranga Tamariki
Unless there are immediate fears for the safety or welfare of the child or young person, social workers
and/or caregivers should undertake a range of enquiries to try and locate the child or young person
before determining that a child or young person is missing, and a missing persons report is made to
Police. These enquiries might include but are not limited to:
- talking to known associates, contacts, parents/guardians/family/whānau members seeking the
child or young person's whereabouts - if there is any potential risk to the social worker or caregiver
during this process, they should seek Police assistance
- checking texts or cel  phone cal s and Facebook (where possible)
- making a visit to possible locations (if it is considered there is the possibility of flight or assault,
Police assistance should be sought).
The enquiries undertaken must be recorded as a casenote on CYRAS and reviewed in discussion with a
supervisor. If the child or young person is unable to be located and the assessment of the situation meets
the missing person criteria, Oranga Tamariki must make a missing person report to Police.
In al  cases where a child or young person is missing, their family/whānau should be informed.
4. Police report form
The Missing Person template in CYRAS (POL67) must be completed in ful  and provided to Police.
If there is to be media or publicity about the child or young person being missing then the child/young
person's guardian/s must be advised.
5. Oranga Tamariki action: business hours
- The caregiver of a child or young person is to contact the site social worker or supervisor who wil
undertake a risk assessment and complete the Missing Person (POL67) form in CYRAS.
- If the social worker is unavailable, caregivers should cal  the Oranga Tamariki site and ask for the
supervisor or duty social worker, or cal  the National Contact Centre.
- It is important that caregivers do not leave a voicemail message. There's a risk the message
won't be picked up immediately and it's vital for us to know if a child or young person is
missing.
- If an urgent response is required, the Police emergency 111 line is to be used. The CYRAS template
(POL 67) must also be completed to provide additional information using the process below,
stating that a 111 cal  has been made and including the event number provided by the Police.
- If a routine response is required, an assessment is to be made by the social worker as to whether
14/23
link to page 2 link to page 2 link to page 2 Oranga Tamariki - Ministry for Children
further enquiries need to be completed, before Police involvement.
- A report to Police should only be made once the risk assessment, initial action and triaging process
has been completed.
- Social workers must email the completed missing person report (POL67) in CYRAS. Specific fields
wil  auto-populate.
- The email should be accompanied with a photo of the missing person (where available).
6. Oranga Tamariki action: after hours
- If an urgent response is required, the Police emergency 111 line is to be used.
- If a routine response is required, an assessment is to be made by the National Contact Centre and
the caregiver as to whether the person is missing or fal s under the unauthorised absence category.
This wil  be recorded in CYRAS as a case note and the reminder sent to the al ocated site social
worker and supervisor.
- A report to Police should only be made by the National Contact Centre once the risk assessment,
initial action and triaging process have been completed.
- The National Contact Centre social workers must email the completed missing person report
(POL67) in CYRAS. Specific fields wil  auto-populate.
- The missing person report (POL 67) wil  be reminded to the al ocated site social worker and
supervisor. The next business day the site social worker should provide a photo of the missing
person (where available) by email to [email address] with the subject line
Surname/first name of child/young person and the Police file number in the email body.
7. Reporting process
- For both business hours and after-hours emails are only to be sent to:
[email address]. They wil  not be opened or read by the National Contact Centre but
wil  be automatical y forwarded to the Police Crime Reporting Line. The subject line must read: CYF
Missing Person Reported (surname/first name of child/young person being reported)
- You wil  immediately receive two automated confirmation emails, one from the National Contact
Centre, one from the Police Crime Reporting Line.
- If you do not receive the message from the Police Crime Reporting Line within ten minutes, then
please contact the Crime Reporting Line Supervisors Desk on: DDI 09 487 3483 or 09 487 3486.
8. Joint processes
- Police Crime Reporting Line wil  enter the report into the National Intel igence Application and
assign to the appropriate district for investigation.
- Police staff wil  pass on details to the appropriate Police Communications Centre for
dissemination to staff at shift handover until the child or young person is located.
- Oranga Tamariki wil  liaise with the Police representative assigned to the case and develop a joint
action plan to locate the missing child or young person.
- Police and Oranga Tamariki wil  each continue to make al  reasonable efforts to locate the child or
young person.
- The placement is to be suspended by the social worker if the child or young person has not been
located by day three and management are to be informed of this suspension.
15/23
link to page 2 link to page 2 Oranga Tamariki - Ministry for Children
- Al  discussions/contact/action between Oranga Tamariki, Police and any other involved parties
must be recorded in ful  on Oranga Tamariki CYRAS and Police National Intel igence Application.
Communication while the child or young person is missing
It is important to maintain communication between Oranga Tamariki and the Police while the
child/young person is missing. This should be a two-way process and the fol owing contact times should
be completed as a minimum. Any up to date information regarding attempts to locate the child/young
person should be communicated and any new information shared, including but not limited to:
- contact with known associates
- contacts with parents/guardians/family/whānau members
- consideration regarding publicity (i.e., Police website and/or Facebook page).
Section 8 of the Memorandum of Understanding between the New Zealand Police and Oranga Tamariki
covers communication. It is important that if either party is considering providing information or
comment to the media that this is discussed and content agreed before any comment is made or
information provided to the media.
Contact times
Oranga Tamariki to contact Police
As a minimum, Oranga Tamariki are to make contact with the Police at the fol owing points in time:
- Day 1
- Day 7
- Day 21
- Day 50
Al  discussions/contact between Oranga Tamariki, Police and any other involved parties must be
recorded in ful  on CYRAS and social workers are to provide Police a copy of any agreed action points
(either by email or in hard/copy).
Police to contact Oranga Tamariki
As a minimum, the Police are to make contact with Oranga Tamariki at the fol owing points in time:
- Day 3
- Day 14 - a joint meeting should be held to review the current situation
- Day 30
- Day 90
Al  discussions/contact between Oranga Tamariki, Police and any other involved parties must be
recorded in ful  on CYRAS and social workers are to provide Police a copy of any agreed action points
(either by email or in hard copy).
16/23
link to page 2 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Oranga Tamariki - Ministry for Children
When the child or young person is located
Oranga Tamariki
- Business hours: If the child or young person returns to the caregiver, or is located by persons other
than Police, the caregiver is to notify the Oranga Tamariki site social worker who wil  complete the
Oranga Tamariki "Missing Persons Located" form (POL 67a) form in CYRAS.
- After hours: If the child or young person returns to the caregiver or is located by persons other
than Police, the caregiver is to notify the Oranga Tamariki National Contact Centre who wil
complete the Oranga Tamariki "Missing Persons Located" form (POL 67a) form in CYRAS. This wil
be sent as a reminder to the al ocated site social worker and supervisor.
- For both business hours and after-hours emails are only to be sent to:
[email address]. They wil  not be opened or read by the National Contact Centre but
wil  be automatical y forwarded to the Police Crime Reporting Line. The subject line must read: CYF
Missing Person Located (surname/first name of child/young person being reported)
- You wil  immediately receive two automated confirmation emails, one from the National Contact
Centre, one from the Police Crime Reporting Line.
- If you do not receive the message from the Police Crime Reporting Line within 10 minutes, then
please contact the Crime Reporting Line Supervisors Desk on: DDI 09 487 3483 or 09 487 3486.
- The child or young person's guardians/family/whānau are to be advised of their return by the site
social worker.
Interviewing the child/young person
The child or young person needs to be interviewed by Oranga Tamariki. The child or young person should
be asked who they wish to speak to. Providing the opportunity to talk is key to ensuring ongoing safety
and preventing another missing person incident. The fol owing should be covered in the interview and a
summary recorded on CYRAS:
- identification of any harm that has occurred to the child/young person during their absence
(medical condition should be discussed immediately and any need for medical attention assessed)
- understanding and addressing the reasons the child/young person ran away
- how to avoid it happening again.
Police
- Business hours: Police wil  notify the Oranga Tamariki site social worker/local Oranga Tamariki
site and liaise as to where the child or young person is to be taken.
- After hours: Police wil  notify the Oranga Tamariki Contact Centre and liaise as to where the
child or young person is to be taken.
- Information received: If Police receive reliable information that the child or young person is at a
particular location and can verify this information, Police wil  liaise with Oranga Tamariki regarding
the safety of the child or young person and whether further action is required by Police. Police
assistance may be requested by Oranga Tamariki to remove the child or young person, if necessary.
Once the child or young person is located and their safety is ascertained, Police wil  clear the
missing person alert.
- The photo provided to the Police wil  be attached to the occurrence in the Police National
17/23
link to page 3 link to page 3 Oranga Tamariki - Ministry for Children
Intel igence Application.
Special considerations
At times families/whānau may al ow their child/young person to reside with them without the
knowledge/agreement of Oranga Tamariki. If the child or young person is known to be with
family/whānau, Police should be advised and discussion held about how to return the child/young
person to their appropriate placement. If it is known the child or young person is living with
family/whānau they are not considered a "missing person".
Repeat Missing Persons
Where a child or young person has been reported missing twice in a week or three times in a month, or
there are serious risks to consider, the management of the child or young person's case should be
reviewed.
Discussion should take place between the Oranga Tamariki social worker, supervisor and the practice
leader or manager to establish the underlying causes of this behaviour and develop an appropriate
response.
A case consultation would be an appropriate way to review the child or young person's management and
might include:
- Oranga Tamariki social workers - Care and Protection and/or Youth Justice, if involved
- Caregivers - Family Home or community placement
- The child or young person
- The child or young person's parents/guardians/family/whānau (if appropriate)
- The child or young person's counsel for child or youth advocate
- Residential staff - for their expertise in managing chal enging behaviour
- Police - Youth Services or other appropriate workers
- Education - school staff; teacher aides; social workers in schools
- Health - mental health workers if involved
- Others such as Family Group Conference Coordinators as appropriate.
Issues to be discussed include:
- review of current care and management of the child/young person
- whether an updated Tuituia assessment is needed
- security of current placement - what supports are needed short term and long term, is an
assessment needed?
- underlying causes of the running away- what can be done to support the child or young person to
choose differently in the future?
- schooling arrangements and day programme if they are stood down from school
- family/whānau contact
18/23
link to page 3 link to page 3 Oranga Tamariki - Ministry for Children
- longer term care and management
- other actions that might help the situation - counsel ing; buddy; sporting or recreation
- actions to be taken by each party should another incident occur whereby the child or young
person is reported missing
- how to engage the child or young person and their family/whānau in the on-going plan
- next review (i.e. weekly, daily).
The discussion, and any plan agreed, should be drawn up in a format that also includes details of the
various parties involved and how and when they are to regularly review progress against the plan. The
plan should be recorded in CYRAS and copies are to be provided by the social worker to others
(family/whānau, caregivers, and professionals) where appropriate.
Children and young people placed with 396 approved providers
The above processes apply to al  children and young people in the custody of the Chief Executive of
Oranga Tamariki. When a child or young person is placed with a section 396 approved care provider the
same definitions and processes apply with some key differences set out in the table below:
Process Summary
  Action
With Oranga
With section 396 provider
Tamariki approved
caregiver
1 Risk assessment considered about Business Hours: site The initial assessment can be completed by
whether the child or young person social worker to
the Provider or with the Provider in
assess
consultation with Oranga Tamariki
is missing or an unauthorised
absence
After Hours: National Business Hours: site social worker
Contact Centre to
assess
After Hours: National Contact Centre
2 Decision is made that the child or Business Hours: site Provider to liaise with Oranga Tamariki
young person is an unauthorised social worker
Business Hours: site social worker
absence, a casenote is recorded onAfter Hours: National After Hours: National Contact Centre
CYRAS and the status is regularly Contact Centre
reviewed
19/23
Oranga Tamariki - Ministry for Children
3 Decision is made that the child or Business Hours: site Provider in consultation with Oranga
young person is missing
social worker
Tamariki
After Hours: National Business Hours: site social worker
Contact Centre
After Hours: National Contact Centre
4 Urgent response required. Cal
Business Hours: site Provider to cal  Police via 111 and then
Police 111. Missing Person report social worker
complete the Missing Person Report and
(POL 67) is completed on CYRAS After Hours: National email it, copying in the site social worker
and emailed to
Contact Centre
and, if it is after hours, advising the National
missing [email address]
Contact Centre
5 Routine response required: MissingBusiness hours: site Provider to complete the Missing Person
Persons form to be completed in social worker
Report, copying in the site social worker,
CYRAS and emailed to:
After Hours: National and if it is after hours, advising the National
missing [email address]
Contact Centre
Contact Centre
6 The child or young person's
Business Hours: site  
family/whānau are advised
social worker
After Hours: National
Contact Centre
7 If the child or young person is
Oranga Tamariki wil Oranga Tamariki wil  advise/consult with
located and they are not being
advise the caregiver. the Provider.
returned to their previous
Business Hours: site Business Hours: site social worker
placement i.e. there is a change of social worker
After Hours: National Contact Centre
placement
After Hours: National
Contact Centre
8 The 'Missing Person Located' form Business hours: site Provider to complete the Missing Person
(POL 67a) is completed and
social worker
Located form, copying in the site social
emailed to:
After Hours: National worker, and if it is after hours, advising the
[email address]
Contact Centre
National Contact Centre
20/23
link to page 3 link to page 3 link to page 3 Oranga Tamariki - Ministry for Children
9 The child or young person is
Identification by site Discussion between Oranga Tamariki and
interviewed
social worker as to
Provider as to who is most appropriate
who is the most
person to complete this
appropriate person to
complete this
10If the child or young person is a
Jointly by the site
Jointly by Oranga Tamariki and Provider
repeat missing person a review of social worker,
their management is required
supervisor and the
practice leader or
manager
Persons authorised to sign on behalf of the parties
Oranga Tamariki
Title
Deputy Chief Executive, Oranga Tamariki
Address
Oranga Tamariki
Bowen State Building
34-38 Bowen Street
Wel ington
Telephone
04 916 3300
New Zealand Police
Title
Deputy Commissioner: Operations
Address
New Zealand Police National Headquarters
180 Molesworth Street
Wel ington
Telephone
04 463 4416
Signed on this day, 18th of December 2014.
Bernadine Mackenzie
Mike Clement
Deputy Chief Executive
Deputy Commissioner, Operations
Oranga Tamariki
New Zealand Police
21/23

Document Outline