4. HSW Quarterly Report – 13052025/04 
9:16am - Tracey Kaio, 9(2)(a)
, and 9(2)(a)
 joined the meeting. 
Leads: Tracey Kaio and 9(2)(a)
 
Papers: 
04.1 - Q3 HSW Report.pdf 
Te Pūrengi: 
•  9(2)(g)(i)
  
 
 
 
    
 
 
 
•  Sought clarification on the EAP data provided in Appendix 3 and what is 
provided in the main body of the report. Te Pūrengi requested a clearer 
narrative around the Ministry’s use of EAP. Leads agreed to investigate the 
EAP usage trend and confirm whether there has been a reduction. 
•  Discussed previous conversations with leads about building resilience around 
workload and noted that this wil  be discussed further at upcoming culture 
workshops. 
•  Raised concerns over kaimahi cancelling leave or working extended hours to 
complete their work. Te Pūrengi noted they wil  also discuss setting 
expectations with teams regarding workload at culture workshops. 
•  Discussed business planning and noted all work programmes should build in 
HSW objectives while at the planning stage 
•  Emphasised the need for more guidance on effectively managing hybrid 
teams. Leads noted the hybrid working initiative is underway.  
•  Noted the expectation to attend Leadership Mental Health Workshops running 
in May and June and to actively encourage attendance by General Managers 
and other leaders. 
 
 
 
 

---

Te Pūrengi responded to the following recommendations: 
1. Noted the progress made on the HSW Roadmap and the proposed activity 
    following completion of this (slide 3) and the progress made on 9(2)(a), 6(d) 
    
 recommendations (slide 6). 
•  Te Pūrengi noted Tracey wil  give a verbal update to General Managers on 
9(2)(a), 6(d)
.  
2. Gave feedback on the initial review of the Psychological Harm critical Risk 
    controls. 
•  9(2)(g)(i)
 
 
 
•  Leads agreed to investigate the EAP usage trend and confirm whether there 
has been a reduction. 
3. Noted the following actions (detail slide 9) 
1.  Attend the Leadership Mental Health Workshops running in May and June. 
2.  Complete frequent wellbeing and workload check-ins with your kaimahi and 
role model this leadership behaviour. 
3.  Continue to use the guidance in the 2024 updated Institute of Directors Health 
and Safety. 
4.  Continue supporting HSW Representatives to have visibility within your 
Business Group. 
 
9:49am - Tracey Kaio, 9(2)(a)
, and 9(2)(a)
 left the meeting. 
 

---