Quarterly Health, Safety, and Wel being Report – 
18032025/04 
10:19am - 9(2)(a)
 and 9(2)(a)
 joined the meeting. 
10:39am - James Palmer joined the meeting. 
Leads: 9(2)(a)
 
Papers: 
04.1 - Q2 HSW Report Feb 2025.pdf 
Leads explained the Health, Safety & Wellbeing (HSW) Roadmap sets out priority 
deliverables that wil  ensure we meet the Ministry’s obligations under the Health and 
Safety at Work Act (HSWA). This priority work includes: 
•  Implementing priority critical risk controls 
•  Strengthening the Ministry’s Health and Safety Management System 
•  Increasing the Ministry’s capability and understanding of responsibilities under 
the HSWA. 
•  Implementing recommendations from 9(2)(a), 6(d)
 review 
•  Continuing to embed and monitor Psychosocial Harm critical controls 
 
Leads confirmed they wil  circulate the Roadmap to Te Pūrengi. 
Te Pūrengi: 
•  Questioned whether use of the Employee Assistance Programme (EAP) 
indicates the Ministry is supporting kaimahi, or whether it is a negative 
indication. Leads noted the Ministry is working to gather insights relating to 
the increase in EAP usage.   
•  Discussed tools available to kaimahi to encourage psychological safety. 
Leads noted a variety of resources have been put in place for kaimahi in 
delayed redundancy. Leads noted the Growth and Performance Framework 
wil  also contribute to psychological safety and ensure a strong wellbeing 
conversation reflected in the system. 
•  9(2)(h)
 
•  Noted some staff who work in the field are exposed to risks that staff working 
from home or in the office are not and sought confirmation that these risks are 
also being accounted for. 

---

•  Discussed whether the Ministry’s current levels of EAP use are in line with 
previous years. Leads confirmed the current levels are similar to previous 
years, despite the increase. 
•  Discussed the benefits of a positive culture and noted that both lag and lead 
metrics wil  be important to work into the performance framework.  
•  Laura wil  report back to Te Pūrengi on efforts from the centre to support 
delayed redundancy kaimahi [Action 18032025/04.1]. 
 
Te Pūrengi responded to the following recommendations: 
1. Noted the HSW Roadmap progress since the last quarterly report and the update 
on progress to meet our obligations under the HSWA 2015. 
2. Reported back on the actions Deputy Secretaries have taken in their business 
group to address Health and Safety, following the ask from the Q1HSW Report in 
December 2024. 
These actions included: 
•  Encouraging weekly check ins with people leaders 
•  Managing uncertainty due to delayed redundancy 
•  Championing the use of EAP services 
 
3. Did not discuss the update on Ports of Auckland conviction, but did note this 
update. 
4. Did not give feedback on the proposed steps following the completion of the 
HSW Roadmap in July 2025 to: 
• Create a sustainable long term HSW strategy to take the Ministry to 2027 
• Create a comprehensive HSW Policy and HSW Operating Model. 
10:04am - 9(2)(a)
 and 9(2)(a)
 left the meeting. 
 

---